EFFEKTMÅL Nytt kommunalområde for Miljø og Plansaker Basert på medvirkningsseminar 10.3.16 Bearbeidet av Prosjektgruppa 29.3.16 1
INNHOLD SIDETALL Framtidsfortelling 3 Effektmål 4 Verdier 6 Seminarsammendrag 4 Om prosessdagen 5 Deltagerspørsmål 9 Gruppeforslag 10 2
FRAMTIDSFORTELLING - 2026 Lederne fra Kommunalområdet for miljø- og planarbeids ga innspill til hvordan de ønsket at nye Sandefjord kommune skal se ut og levere sine tjenester i 2026. Her er en oppsummering av framtidsbildene: Kommunen er en ren og grønn kommune med lave utslipp. Kommunen ivaretar ambisiøse miljømål i forbindelse med blant annet klima, energi, renovasjon og vannforvaltning på en faglig god måte. Alle kommunens ansatte bruker biler som går på enten el eller biogass. Avløp er 100 % separert, overvann håndteres i åpne systemer, skogen er råstoffleverandør til bygninger og produkter, vi har lokal matproduksjon, - også i skolehager og offentlige parker. Kommunen ivaretar vann- og avløpstjenester og vei på en god og effektiv måte i evighetens perspektiv. Vi har hatt store endringer innen samferdsel, VA-nettet er i 3D modell med god overvåkning og kontroll og hovedtrafikk er ute av sentrum. Veier er gode og trygge og kommunen er også blitt en populær destinasjon for turer, med sammenhengende løyper for gange og sykkel fra Sandefjords sjøer til Andebus dype skoger. Som et resultat ligger kommunen på topp når man ser på dens levekårsindeks. Vi har gode lokalsamfunn som er rause og inkluderende, og som er godt tilrettelagt for alle innbyggere. Publikum finner lett frem til de tilbudene kommunen har. Samtidig bistår godt vedlikeholdt infrastruktur, lokale servicekontorer og tilstrekkelig mengde skoler, sykehjem og gode sosiale og fysiske møteplasser i hele kommunen til beboernes velvære. Lokalsamfunnene i de tidligere tre kommunene som nå er blitt til én lever også i beste velgående. Sandefjord kommune forvalter såkorn til et fellesskap av mennesker i gode omgivelser! En klar og god sammenheng mellom krav og kapasitet sammen med en sterk visjon om kommunen som et godt sted både å jobbe og bo gjør at servicenivået opprettholdes for alle innbyggere. Brukerne er svært fornøyde med kommunens tilgjengelighet og opplever gode, raske og faglig velfungerende svar. Digitale infosteder og menneskelig kontakt med saksbehandlere fungerer svært bra, og kommunen framstår med et godt omdømme, ikke minst takket være god infrastruktur, kort responstid ved uhell, god digital fagbase og tydelig ledelse. Kommunalområdet for miljø- og planarbeid har store og spennende utfordringer som vi er godt rustet til å takle gjennom nye verktøy og godt, tverrfaglig samarbeid mellom fagmiljøene. Fagområdene er i kontinuerlig i endring basert på behovene i kommunen. Alle etatene har en felles hovedplan slik at alle drar i lik retning. Vi har svært effektiv bruk av økonomiske ressurser samt at bidrag fra frivillige bistår når ressurser mangler. Digitalisering effektiviserer produksjon og saksgang. Vi har funnet gode løsninger på kontorlandskaper som imøtekommer alles behov. De ansatte er stolte av sine jobber og sin tilhørighet. Hver medarbeider har et eieforhold til arbeidet han/hun gjør og det er et konstant fokus på godt arbeidsmiljø. 3
EFFEKTMÅL Kommunalområdet for Miljø- og plansaker søker å realisere det potensiale som ligger i å samle det beste fra alle sine tre kommuner; Andebu, Stokke og Sandefjord. Som et verktøy for å realisere dette har kommunalområdet etablert følgende effektmål: Innbyggere/Brukere Vi planlegger og legger til rette for god infrastruktur som fremmer god folkehelse. Vi er en grønn kommune som har høy bevissthet og fokus på klima og miljø. Våre brukere skal oppleve god, objektiv og likeverdig behandling, som gis til rett tid. Alle innbyggere kjenner seg trygge på at de bor i et godt organisert og sikkert lokalsamfunn. Vi skal bidra til å redusere klima/gassutslipp og vurdere miljøkonsekvenser i alle beslutninger. Medarbeidere Sammen skaper vi et arbeidsmiljø som er positivt utfordrende, fleksibelt, inkluderende og åpent. Vi har et godt omdømme, og er stolte over egen arbeidsplass. Vi har forståelse og respekt for hverandre slik at vi får til et godt samarbeid for å løse våre felles oppgaver. Vi har tydelige og kompetente ledere som kommuniserer mål og prioriteter på en god måte. Vi som medarbeidere opplever reell medvirkning. 4
EFFEKTMÅL forts. Effektive tjenester Vi realiserer gevinster av stordriftsfordeler og leverer gode og effektive tjenester Vi har god fremdrift i alle prosesser og arbeidet foregår i et langsiktig perspektiv med god faglig forankring Vi sørger for verdibevarende vedlikehold av eiendeler og infrastruktur. Det er god sammenheng mellom kapasitet og forventinger til tjenesteproduksjon. Samarbeid Vi løser oppgaver på en helhetlig og samordnet måte, og relevante parter inkluderes i samarbeidsprosesser Våre felles interne verdier og mål gjør samarbeidet vårt effektivt og vi oppleves som en profesjonell samarbeidspartner. 5
HVILKE VERDIER ØNSKER VI SKAL LIGGE TIL GRUNN NÅR VI BYGGER KULTUR I VÅR NYE KOMMUNE? Ordene med størst skrift gikk igjen hos flere grupper. 6
SAMMENDRAG Fra medvirkningsseminaret 10. mars 2016 7
PROSESSDAG 1: Innspill fra kommunalområdets ledelse Del 1: Lederne ble bedt om å se etter det som inspirerte dem ifbm. sammenslåingen. Del 2: Lederne ble bedt om å notere ned spørsmål de hadde ifbm. sammenslåingen. Resultatet er sammenfattet i dette dokumentet. Del 3: Lederne ble bedt om å drøfte hvordan man kan bruke hverandres ressurser/styrker for å skape optimale tjenester. Del 4: Lederne ble bedt om å intervjue hverandre to og to om en situasjon hvor de og deres avdeling presterte bra. Intervjuene ble så sammenfattet til et suksessfaktor-dokument som oppsummerte avdelingene på sitt beste. Del 5: Lederne ble bedt om å lage en historie, et framtidsbilde, med en forestilling om best tenkelige framtid hvor alt ser ut slik lederne skulle ønske seg. Resultatet er sammenfattet i dette dokumentet. Del 6: Lederne ble bedt om å lage effektmål basert på framtidsbildene. Resultatet er sammenfattet i dette dokumentet. Del 7: Lederne ble bedt om å komme med innspill til samarbeidsformer. Del 8: Lederne ble bedt om å oppgi sentrale verdier og normer som de mente ville være bærende elementer av den kultur de ønsker seg i sin nye kommune. Resultatet er sammenfattet i dette dokumentet. 8
SPØRSMÅL FRA DELTAGERNE Hvordan få på plass en organisasjon slik at vi kan komme i gang? Hvordan nullstille seg for en ny kommune, samtidig som vi tar med det beste fra de 3? Hva er bedre? Hva er visjonen for kommunen? Hvordan skal vi få de 3 kommunene til å enes om felles mål? /Hvilke verdier vil prege den nye kommunen? Hvordan få tydeliggjort mål ift. ny organisasjonsstruktur? Hvilket kommuneområde skal vi høre til? / Hvor skal vi fysisk plasseres? Hvem blir mine nye kolleger? Hva blir min rolle?/ Hvilke oppgaver får jeg? Skal kvaliteten på tjenestene og tjenestetilbudet økes, opprettholdes eller reduseres? Hvordan få felles forståelse for hverandres begrepsbruk ol. Hvordan lykkes med innplassering av medarbeidere? Hvordan vil rådmannen sikre en ny bedriftskultur og bli en homogen gruppe uten gamle kulturgrenser? Hvordan opprettholde et godt samarbeid mellom politikere og administrasjon? Blir vi en mer digital kommune? Får vi høyere servicenivå? Hvordan hente gevinst ut av større fagmiljø? Hvordan få alle (ansatte og innbyggere) fornøyde? Hvordan ta vare på medarbeidere som strever med frustrasjon over tap av det som var? Hvordan få fylkets beste arbeidsmiljø? Hvordan sikre kapasitet i forhold til geografi, lønn/arbeidsvilkår og forventning? Hvordan velger vi den mest fremtidsrettede teknologien? Hvordan få alle til å glede seg til å gå på jobb? Hvordan harmonisere særavtaler som er inngått? Får vi beholde initialene våre? Hvordan ta i bruk ny teknologi slik at vi blir mer synlige og tilgjengelige? Hvordan sikre gode tjenester for alle (uavhengig av georgrafi, demografi, etc.) 9
FORSLAG TIL EFFEKTMÅL FRA GRUPPENE 10
MEDARBEIDERE Kompetente og lykkelige ansatte Et godt og inkluderende arbeidsmiljø Arbeidstakerne opplever medvirkning og tar ansvar for oppgaver Man skal ha stolte medarbeidere og godt arbeidsmiljø Vestfolds beste arbeidsplass Grønn ramme for alle beslutninger (som klima, miljø, bærekraft) Lik kultur Alle ansatte skal trives på jobb En grønn kommune med bevissthet på miljøeffekt i alle beslutninger Kommunen skal være en attraktiv arbeidsplass Ansatte skal oppleve et positivt utfordrende arbeidsmiljø hvor det er stor respekt og forståelse av hverandres arbeidsområder Man skal ha tilstrekkelig med ressurser til å yte god kvalitet på tjenestetilbudet Medarbeiderne tas med i planlegging 11
SAMARBEID Fokus på tverrfaglighet og profesjonelle grupper Et godt system Gode rutiner for involvering og avklaringer Godt utviklede og manifesterte verktøy for tverrfaglig/tverretatlig samarbeid (inklusive normer for saklighet og god forklaringsmodell) Å opptre profesjonelt ovenfor eksterne samarbeidspartnere (utbyggere ol.) Benyttelse og tilretteleggelse av tverrsektorelt samarbeid som metode både internt og eksternt Kommunikasjon på tvers av fagområdene Helhetlig oppgaveløsning Prosjektbasert arbeid i større grad enn i dag Faglig tydelighet med ansatte som ser verdier av hverandres faglige kompetanse og tilgjengelige ressurser 12
EFFEKTIVE TJENESTER Ha veier som brukerne opplever som trygge Matrikkelenheter skal opprettes raskt Medarbeiderne skal ha tilstrekkelig god kompetanse som sikrer effektive tjenester Økonomisk solidaritet En god og rettferdig saksbehandling Være tilgjengelige. Både fysisk og digitalt Godt vedlikehold (ved å ivareta kommunens eiendler) Arbeid i et langsiktig perspektiv (fordi drift koster) Kvalitativt gode tjenester i rett tid Løpende forbedringsarbeid Verdibevarende vedlikehold av infrastruktur 13
INNBYGGERE/BRUKERE Ambisiøse miljø- og klimamål Gode kommunaltekniske tjenester basert på gode faglige forankrede planer Tilretteleggelse for god fokehelse Brukerne skal ha trygghet for basisbehov Det skal forekomme lokal medvirkning i utviklingsprosesser God nærings- og bostedsutvikling En trafikksikker kommune med trygge skole- og sykkelveier Optimalisering av tjenestetilbudet (med kort responstid og tilgjengelighet) Kostnadseffektivisering innenfor realistiske økonomiske rammer Økt folkehelse blant kommunens innbyggere God stedsutvikling og gode lokalsamfunn Brukere skal kunne finne all adekvat info Mest mulig selvhjelpende brukere 14
Vi takker så mye for en hyggelig samling! 15