UiO SA: delprosjekt 1 Work-shop direktørnettverkseminar 29/1-2019 Kristin Lindley / Lena Andersen
Agenda Innledning Gruppearbeid Oppsummering i plenum Ca 20 min på hver av punktene 31.01.2019 3
Mottaksprosjektet UiO SA Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Hensikten er å klargjøre organisasjonen for implementering av nye løsninger. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT SA 31.01.2019 4
Høsten 2018 Tre workshops med alle som jobber i arkivtjenesten på UiO. Vernelinjen invitert som observatører Tre workshops med lederne for arkivarene En workshop med referansegruppen / brukerne av arkivtjenester I forkant av avholdt vi informasjonsmøter med alle arkivarene og alle lederne for arkivarene om prosjektet og arbeidet vi skulle gjennom 31.01.2019 5
Arkivarene Jobbet med rammene som ligger til grunn for prosjektet: Konsept for ny løsning som anskaffes av BOTT SA Effektivisering- forenkling-forbedring Tidligere utredninger Diskuterte fordeler og ulemper med dagens løsning Arbeidet i grupper; oppdrag: utvikle ulike modeller for organiseringen av arkivtjenesten slik at den er rigget for nye systemer Dilemmaer: Rammene trekker i sentral retning reduserer behovet for desentrale tjenester Hvorfor skal vi vurdere organisering før vi vet hva hvilket system som er valgt 31.01.2019 6
31.01.2019 7
Lederne for arkivarene Invitert til tre workshops. Oppdrag: gi innspill på modellene som arkivarene utarbeidet Ser behovet for, og støtter en sentralisering av arkivtjenesten Gi positive effekter som enhetlig UiO drift større fagmiljø redusert sårbarhet mer spennende arbeidsoppgaver Behov som personallederne mener må adresseres: Noen enheter ligger ikke på Blindern (OD, JUS, NHM, KHM): hva blir responstiden dersom det er behov for oppfølging lokalt? Museene er spesielle mtp samlingsforvaltningen Små stillinger; hva ligger i til arkivarstillingen? Hvor fort går man frem dersom arkivfunksjonen skal omorganiseres? 31.01.2019 8
31.01.2019 9
Referansegruppen En workshop Oppdrag: Hvilken støtte får brukerne i dag Og om tjenestene sentraliseres hva er det viktig å tenke på I dag: Bistand ved tekniske utfordringer med ephorte Veiledning i skjerming av dokumentasjon Veiledning i behandling av innsynsbegjæringer Gjenfinning av dokumentasjon Utvikling av rutiner for saksbehandlerne Fremover: Bedre systemstøtte mindre behov for systemstøtte lokalt Viktig at brukerne får den hjelp og støtte som er nødvendig og at det ikke tar lang tid. Viste også til andre vellykkede tjenester som er sentralisert; ISMO og Foreldrepermisjonsteamet i Seksjon for lønn
Dagens organisering Dagens Fordeler Ulemper Arkivarer Nærhet til saksbehandlere Helhetlig faglig oversikt med varierte arbeidsoppgaver Delt ansvar mellom fag og drift Vanskeliggjør standardisering av rutiner, kompetanseheving, utvikle en felles kultur og små delarkiver er sårbare Personalledere for arkivarene Nærhet til systemstøtte og kompetanse på lovverket. Lokal kompetanse (kjenner lokale saksbehandlingsrutiner) Veiledning til innsynsbegjæringer Varierende kompetanse og kvalitet Referansegruppe Lokal kompetanse Kjenner lokale saksbehandlingsrutiner. Finner dokumentasjon som ikke er i ephorte. Hjelp til å organisere kompliserte klagesaker og saker som handler om forskningsetiske spørsmål i ephorte Ble ikke spurt om dette
Sentralt personalansvar Sentralisering Fordeler Ulemper Arkivarer Økt mulighet for standardisering av oppgaver, rutiner og brukerstøtte En sentralisering vil gi en mer hensiktsmessig bruk av ressurser til arkivfaglige oppgaver. Inspirerende med et stort fagmiljø Spesialisering av kompetanse ut fra interesser En systematisk og langsiktig utvikling av kompetanse hos den enkelte Nærhet til kjernevirksomheten Personal ledere for arkivarene Større fagmiljø / mer spennende arbeidsoppgaver Effektiv, enhetlig UiO drift Redusert sårbarhet Mister ressurspersoner Referansegruppe Sentralisering av spisskompetanse Museene er spesielle mtp samlingsforvaltningen
Oppgaver 1. Dagens organisering vs sentralisering er det fordeler eller ulemper som ikke er kommet frem? 2. Dersom tjenesten sentraliseres; hva er det viktig å huske på når det gjelder støtten til brukerne? 31.01.2019 13
Utvikling leveranse Tidsplan Personal Ledere arkiv november desember januar februar 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 WSH1 Progr.styret WSH2 WSH3 SG møte Progr.styret Progr.styret SG møte 2019 Dir nettverk SG møte SG møte Programstyremøte SG møte mars 10 11 12 13 Beslutning Udir 35 Arkivarer WSH1 WSH2 Innspill referanse gruppe Høring på enhetene 15 personalledere IDF VO Oppsummering workshops workshop Beslutter anbefaling til høring IDF VO Endelig anbefaling IDF VO Workshop 1: Målbilde, utarbeide fordeler/ulemper As-IS org, andre org former Workshop 2: Andre org former, fordeler og ulemper Etter hver workshop sendes skriftlig resultat ut