Til: Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon. Oversender høring om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO

Transkript

1 Universitetet i Oslo Enhet for internadministrasjon Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 BJOERNAR Oversender høring om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Det vises til oversendelse av ovennevnte. EIA LOS ser frem til at ephorte og manuell arkivering fra fagsystemer erstattes av et mer brukervennlig system med større grad av automatisert saksbehandling og arkivering. I den sammenheng ser vi fordelene ved å samle arkivarene ved UiO i en enhet. Dette vil være nyttig for å kunne sette inn tilstrekkelige ressurser etter hvert som arbeidsoppgaver endres og nye krav til arkivforvaltning oppstår. For å oppleve tilhørighet til den nye enheten - og for å få til et best mulig samarbeid er det imidlertid viktig at arkivmedarbeiderne samlokaliseres. EIA LOS støtter dermed hovedtrekkene i prosjektets anbefalinger. Med hensyn til detaljene i den fremtidige organisering, vil vi trekke frem følgende: Selv om teknologien som kjøpes inn skal være enkel å bruke, vil det fortsatt være behov for brukerstøtte. I begynnelsen, når systemet er nytt for alle, vil behovet for veiledning og hjelp være stort. I denne sammenheng støttes forslaget om at ansvaret for brukerstøtten legges til arkivtjenesten fremfor at lokale superbrukere blir tildelt oppgaven. Ut fra tidligere erfaring opplever vi at det i de fleste tilfeller er mest effektivt å hjelpe saksbehandlerne ansikt til ansikt på kontoret fremfor over telefon. Av den grunn synes vi det er en god løsning med «stedlig tilstedeværelse» ved de enhetene der det er stort behov for brukerstøtte og som fysisk ligger i stor avstand til stedet der arkivarene samlokaliseres. Vi har forståelse for at den nye hverdagen som rapporten beskriver, krever større grad av spesialisering. Imidlertid bør ikke arbeidsoppgavene bli så «spesialisert» at arbeidet blir ensformig og kjedelig. Det vektlegges derfor at man får beholde en blanding av «utadrettede» og mer «innadvendte» oppgaver. Dette vil gjøre arbeidshverdagen variert og meningsfull. Vi vil minne om at det fortsatt er stor etterspørsel etter mapper og brev fra papirarkivet til LOS. Hvor ofte det spørres etter materiale fra de ulike delarkivenes papirarkiv, er noe man bør ta hensyn til når ny lokalisering av en samlet arkivtjeneste bestemmes. Enhet for intern administrasjon Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7 Telefon: Telefaks: postmottak@admin.uio.no

2 2 Med hilsen Bjørnar Vold-Sarnes Fung. leder - EIA Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Bjørnar Vold-Sarnes , bjornar.vold-sarnes@admin.uio.no

3 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3853 HILDEKSL HFs høringssvar om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Innledning Det humanistiske fakultet viser til høring om anbefaling av organisering av arkivtjenesten ved UiO, og ønsker å takke prosjektet for en god og grundig rapport. Prosjektet skisserer to mulige organiseringer dagens desentraliserte, og en sentralisering og anbefaler en sentralisering av arkivtjenesten. Fordeler med sentralisering HF mener at en sentralisering av arkivtjenestene, der ansvar for fag og drift ligger samme sted, vil være sentral for å lykkes med implementering av nye løsninger fra BOTT SA. En slik sentralisering vil være nødvendig for å hente ut potensielle gevinster i et nytt saksbehandlings- og arkivsystem, samt frigjøre ressurser til det utviklingsarbeidet implementeringen vil kreve. Videre trekker prosjektet i sin anbefaling frem andre fordeler ved en sentralisering, som også HF mener er viktige for å møte våre fremtidige behov. Redusert sårbarhet i arkivtjenestene er av stor betydning, og HF mener, i likhet med prosjektet, at en sentralisering vil gi økt stabilitet hva gjelder arkivdriften. HF stiller seg positive til at de særskilte behovene hos Kulturhistorisk Museum blir ivaretatt gjennom den arkivløsning som er beskrevet i rapporten. Mulige utfordringer HF er positive til en standardisering og automatisering av administrative prosesser, samtidig som det er viktig at utfordringene ved en sentralisering av arkivtjenesten identifiseres og tas høyde for. Som en utfordring ved sentralisering, trekkes nærhet til brukerne og brukerstøtte frem. HF mener at løsningen som skissert i anbefalingen, der brukerstøtten organiseres som en del av en sentralisert arkivtjeneste, kan løse disse utfordringene på sikt. HF mener at god og nær brukerstøtte er særdeles viktig i overgangen til nytt system, samtidig som en sentral organisering av denne vil sikre en enhetlig opplæring av brukerne. HF ser at det her kan være ulike behov i ulike faser av prosessen, og ønsker at det tas høyde for dette. En del av det papirbaserte arkivmaterialet fra før 2008 blir i dag brukt i løpende saksbehandling, og en sentralisering vil føre til at man ikke har den samme nærhet til dette materialet. Enkelte saksbehandlere, godkjenningsgruppen, er avhengig av rask tilgang på originaldokumenter, og det Det humanistiske fakultet Kontoradr.: Niels Henrik Abels vei 36, 0313 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@hf.uio.no

4 2 er viktig at det lages en god ordning for dette. HF har i dag ca. 1 kilometer med papirarkiv, og det er ønskelig med en nærmere redegjørelse for hvor dette skal lokaliseres på sikt. Tidsplan og gevinstrealisering HF savner en gevinstrealiseringsplan som kommuniserer forventet effektivisering, hvilke tiltak som er nødvendige for å realisere disse og deres kostnader, samt en oversikt over de nødvendige arbeidsprosessene i den løpende driften. Videre ønsker HF en tidsplan med nærmere beskrivelse av prosessens ulike faser, samt en redegjørelse for fysisk lokasjon. Prosjektet skisserer en flytting av personalansvaret fra og med Videre skal samlokalisering finne sted senest når de nye løsningene fra BOTT SA er levert. Det er viktig for HF at man i perioden mellom flytting av personalansvar og samlokalisering finner gode løsninger for de ansatte i delarkivene. HF ønsker derfor en nærmere redegjørelse for organiseringen av arkivtjenestene i denne perioden. Med hilsen Monica Bakken fakultetsdirektør Helga Reiss HR-sjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Hilde Kristine Sletner, h.k.sletner@hf.uio.no

5 Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 MAGJ Høringssvar om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Det juridiske fakultet viser til brev av om anbefaling om sentralisering av arkivtjenesten, og takker for muligheten til å komme med innspill. Fakultetet støtter prinsippet om sentralisering av arkivtjenesten gitt mer digitalisering fremover og mindre behandling av papir, samt nye og standardiserte arbeidsprosesser. De fremtidige behovene for arkivet, slik de er skissert i kapittel 4 i anbefalingen, fremstår som godt beskrevet og realistiske. Ved første gjennomlesing stilte fakultetet spørsmål ved de økonomiske konsekvensene av en sentralisering og normeringen av et eventuelt sentralisert arkiv. Disse har imidlertid blitt besvart av Johannes Falk Paulsen i e-post datert 14. mars. Vi omtaler for ordens skyld likevel disse to forholdene kort i punkt 1 og 2 under. Fakultetet har noen kommentarer knyttet til selve prosessen med sentralisering og tidsplanen for denne som vi beskriver i punkt 3. I forlengelsen av kommentarene om tidsplanen, har vi også noen bekymringer for forberedelsene av innføringen av nytt sak- og arkivsystem. Disse er redegjort for i punkt 4. Vi er klar over at siste punkt egentlig faller utenfor høringen, men vi mener at momentene som reises her, er viktige premisser i det videre arbeidet i retning av sentralisering, digitalisering og automatisering. 1. Økonomiske konsekvenser Hverken de økonomiske konsekvensene av en sentralisering eller hvordan overføring av ressurser skal gjennomføre i praksis, er omtalt i notatet. Det juridiske fakultet er kjent med at enkelte andre fakulteter har latt ledige arkivstillinger stå ubesatt i påvente av beslutningen om fremtidig organisering av arkiv. Ved Det juridiske fakultet er begge arkivstillingene besatt. Dette har skapt usikkerhet om hvorvidt alle stillinger som er definert som arkivstillinger, er tenkt overført til sentralt nivå eller bare de som i dag er besatt. Fakultetet har i e-posten av 14. mars, fått bekreftet at en eventuell sentralisering vil foregå ved å flytte arbeidsgiveransvar og redusere tildelingsrammen tilsvarende. E-posten gir også uttrykk for at UiO har oversikt over antall arkivårsverk ved hvert fakultet de siste tre år. Det juridiske fakultet tolker det som at denne oversikten vil ligge til grunn for hvor mange stillinger som overføres, altså at alle stillinger som er definert som arkivstillinger overføres, ikke bare de som er besatt ved Administrasjonsseksjonen Kontoradr.: Telefon: Telefaks: postmottak@jus.uio.no

6 2 overføringstidspunktet. Dette er en nødvendig forutsetning for å få et godt forhold mellom ressurser og omfanget av oppgaver som overføres fra hver enhet. 2. Normering av fremtidig arkiv Hverken de underliggende utredningene eller høringsnotatet vurderer hvor stort et fremtidig arkiv bør være. Det er et generelt mål at digitalisering og standardisering av arbeidsprosesser skal føre til effektivisering og mindre ressursbruk. Spørsmål som hvilke konsekvenser dette vil få for et sentralisert arkiv, og om det vil være behov for alle dagens ca. 30 arkivarer i fremtiden, burde derfor ha vært reist eller omtalt i anbefalingen. I e-posten av 14. mars, opplyses imidlertid følgende: «Det er også utarbeidet en foreløpig modell for normering av arkivbehovene ved enhetene. Den baserer seg på antall ansatte de tre siste år, og antall studenter de tre siste år. I henhold til denne modellen som legger til grunn at JUS har 4,4 % av alle ansatte ved UiO, og 15 % av alle studenter, burde JUS ha behov for 2,4 årsverk på arkiv.» Fakultetet tolker dette som at begge våre arkivarer er tenkt inn i den nye organiseringen i et lengre tidsperspektiv, og således ikke står i fare for å bli overtallig. Vi vil presisere at en slik trygghet er viktig for våre ansatte i en slik omstilling, og dette burde ha blitt kommunisert enda tydeligere. 3. Organisering av ny arkivtjeneste og tidsplan for implementering I anbefalingen av organisering av arkivtjenesten er samlokalisering planlagt senest når ny løsning fra BOTT SA er levert. Fakultetet vil advare mot en tidsplan som legger opp til at sentralisering/samlokalisering skjer samtidig med eller kort tid før implementering av nytt system. Erfaringsmessig krever det mye av organisasjonen å innføre nytt sak- og arkivsystem, med hensyn til både forberedelser før og brukerstøtte ved innføring. En samlokalisering bør, etter fakultets syn, derfor enten være gjennomført i god tid før implementering av nytt sak- og arkivsystem, eller utsettes til etter at implementeringen er fullført. Fakultetet opplever at brukerstøtten i det lokale delarkivet fungerer svært godt og langt på vei kompenserer for ephortes begrensninger. Anbefalingen om ny organisering vektlegger imidlertid i større grad utviklingsoppgaver. Vi mener at en vellykket implementering og drift av nytt system er avhengig av at brukerstøtte prioriteres. Vi håper at brukerstøtten ivaretas på en god måte også i ny organisasjonsstruktur og at det allokeres tilstrekkelig ressurser til brukerstøtte. Høringsnotatet gir få indikasjoner på hvordan den nye arkivtjenesten er tenkt organisert. Ut over brukerstøtte som omtales eksplisitt, nevnes det at det vil bli behov for å dele opp arkivet i fag- eller undergrupper. Inntrykket er dermed at det er mye som gjenstår før den nye organisasjonsmodellen er klar. Utvikling og innføring av ny arkivorganisering synes å skulle gå parallelt med at mottak av det nye systemet forberedes. Med denne forståelsen er fakultetet usikker på realismen av den skisserte tidsplanen, noe som igjen skaper usikkerhet både blant arkivmedarbeiderne og i organisasjonen med hensyn til hvordan oppgaver skal løses.

7 3 Videre vil vi påpeke at denne situasjonen både å lykkes med omorganiseringen, få den nye organisasjonen til å fungere godt og samtidig være ansvarlig for innføring av det nye systemet ved UiO stiller store krav til arkivleder. Arkivlederstillingen synes å bli vesentlig endret sammenlignet med tidligere organisering, med hensyn til både bredde og personalansvar, og fakultetet stiller derfor spørsmål om hvorvidt den er riktig normert som seksjonsleder eller om den for fremtiden bør være på et høyere nivå. 4. Brukerstøtte og oppgavefordeling i nytt arkivsystem I forberedelsene av nytt sak- og arkivsystem vil Det juridiske fakultet sterkt anbefale å bygge på erfaringene fra innføringen av ephorte. Den gang fikk vi et system uten at rutinene for bruk var lagt i forkant, noe som resulterte i at hvert enkelt fakultet utviklet egne rutiner. Etter fakultetets syn, er dette hovedårsaken til at UiO på flere saksområder ikke har en enhetlig praksis for arkivering i dag. Fakultetet anbefaler at det gjøres en grundig gjennomgang av hva som skal dokumenteres i arkivsystemet og hva som kun behandles i et fagsystem, før innføringen av nytt sak- og arkivsystem. Eksempelvis mener fakultetet at det ikke er nødvendig å arkivere sensurklager slik UiO gjør i dag. En sensurklage er kun en melding om at en student ønsker en ny vurdering av eksamensbesvarelsen, noe som studenten har krav på. Sensurklagen saksbehandles ikke, og den besvares kun ved at ny karakter kommer i studentweb. I UiOs bevarings- og kassasjonsplan for fagsaker fastsettes det videre at sensurklager kun har kortvarig administrativ verdi. Gitt disse momentene mener fakultetet at sensurklager bør kunne behandles og midlertidig arkiveres i et fagsystem for studentsaker. Om UiO likevel velger å videreføre arkivering av sensurklager i nytt arkivsystem, medfører dette fortsatt dobbelt- og merarbeid. Saksbehandlere vil få restanser i arkivsystemet samtidig som de faktisk gjør jobben i fagsystemet. Og selv om en robot importerer sensurklager til en samlesak i arkivsystemet, må en leder fordele klagene til de aktuelle saksbehandlerne før disse bare avskriver klagene ved å ta dem til etterretning. For Det juridiske fakultet med våre sensurklager pr. år er dette en betydelig og kanskje unødvendig merbelastning. Det juridiske fakultet peker i denne sammenhengen på at bevarings- og kassasjonsplanen også fastsetter at søknader om tilrettelegging ved eksamen kun har kortvarig administrativ verdi. Fakultetet mottar årlig tilretteleggingssøknader. Disse inneholder i tillegg gjerne attester fra leger som begrunner behovet for tilrettelegging. Arkivering av tilretteleggingssøknader medfører da at vi arkiverer helseopplysninger om studenter, og fakultetet er usikker på hvordan dette forholder seg til GDPR.

8 4 Konklusjon Fakultetet støtter prinsippet om sentralisering av arkivtjenesten gitt mer digitalisering fremover og mindre behandling av papir, samt nye og standardiserte arbeidsprosesser. Fakultetet mener imidlertid at høringsnotatet ikke behandler vesentlige sider ved en sentralisering, og vi kan derfor ikke slutte oss til saken uten at disse forholdene er nærmere beskrevet. Med hilsen Dag Michalsen dekan Benedicte Rustad fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Vedlegg: referat fra lokalt IDF møte Saksbehandler: Marianne Gjerstad ,

9 Kulturhistorisk museum Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 INGRILF Høringssvar fra KHM - Anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Vi viser til høringsbrev datert 4. mars 2019 og tilhørende høringsdokument Anbefaling om organisering av arkivtjenestene ved UiO. Dokumentet tar høyde for at det lovpålagte forvaltningsansvaret fører til at grunnleggende arkivfunksjoner ved KHM er av en annen karakter enn de generelle prosessene ved UiO. Kulturhistorisk museum (KHM) stiller seg positive til anbefalingen om å samle arkivressurser under en personalledelse med fokus på systemforvaltning i de tilfellene der prosesser kan standardiseres og digitaliseres og tjenester automatiseres. Det er i tillegg svært positivt at det i dokumentet ligger en anbefaling å beholde permanent lokale arkivarer til arbeidet med KHMs kulturhistoriske og vitenskapelige arkiv. Dette er i tråd med våre tidligere innspill. Vår hovedinnvending er at vi i høringsdokumentet savner en klarere presisering av at fagog personalansvaret for museets arkivarer beholdes ved Seksjon for samlingsforvaltning ved Kulturhistorisk museum. Dette bør tydeliggjøres i dokumentet. Denne måten å skille de kulturhistoriske og vitenskapelige arkivene med egen fag- og personalledelse ved museet fra den sentrale systemfokuserte arkivtjenesten samsvarer med organiseringen ved de andre universitetsmuseene i BOTT-samarbeidet. Under følger en mer detaljert gjennomgang av høringsdokumentet. Kapittel 1, 4. avsnitt KHM ønsker å presisere grunnen til arkivets plassering i Seksjon for samlingsforvaltning. Museets arkiver dokumenterer samlingene, deres proveniens og annen faglig relevant informasjon, og er en forutsetning for all forskning, forvaltning og formidling knyttet til samlingene. Således er de en integrert del av samlingene. Samtidig inneholder arkivene virksomhetskritisk og uvurderlig dokumentasjonsmateriale fra museets arkeologiske, etnografiske og numismatiske virksomhet fra 1800-tallet til i dag. Arkivet ivaretar også andre arkivalia av institusjonshistoriske hensyn - museets hukommelse og er i seg selv å anse som en kulturhistorisk samling. I avsnittets siste setning står det at UiO har hatt ett arkiv siden innføringen av ephorte i Vi vil føye til at KHM har en egen arkivdel, topografisk arkiv, med et eget ordningsprinsipp. Det faglige ansvaret, forvaltningen og formidlingen for denne arkivdelen har hele tiden ligget hos KHM selv om systemforvaltningen har ligget i Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon. Seksjon for samlingsforvaltning Kontoradr.: Frederiks gate 2 Telefon: Telefaks: postmottak@khm.uio.no

10 2 Kapittel 3 KHM er positiv til en standardisert styring av beste praksis for dokumentasjonsforvaltningen, men ønsker å påpeke at museets kjerneoppgaver ikke kan løses gjennom de store studenttunge systemene og prosessene. Vi er bekymret for at standardisering og effektivisering av prosesser i liten grad vil være relevant for museets lovpålagte saksbehandling. Kapittel 4.5 KHM ønsker her å føye til at materialet i tillegg er primærkilden til informasjon om museets samlinger. Arkivmaterialet utgjør i seg selv samlinger med kulturhistorisk verdi som det fra et vitenskapelig og museumsfaglig ståsted vil være svært uheldig å avlevere. Disse kulturhistoriske og vitenskapelige arkivene er i stadig bruk av forskere, museets saksbehandlere, fylkeskommuner, historielag, studenter og privatpersoner. For at arkivmaterialet skal kunne tilgjengeliggjøres og anvendes på en effektiv og forsvarlig måte, er det avgjørende at ivaretakelse av den kulturhistoriske og vitenskapelige dokumentasjonen skjer ved hjelp av arkivfaglig personale med lokal, erfaringsbasert kjennskap til materialet. I dette kapittelet savner KHM også en klarere presisering av nødvendigheten av at fag- og personalansvaret for museets arkivarer beholdes ved Seksjon for samlingsforvaltning ved Kulturhistorisk museum (jf kapittel 4.5 og 7.3.1). Kapittel Høringen anbefaler i dette avsnittet å samlokalisere den sentraliserte arkivtjenesten da det er vanskelig å ha personalansvar for ansatte som er fast lokalisert et annet sted. Dette forslaget støtter KHM. En konsekvens er at museet må ha arkivfaglig personale med lokalt fag- og personalansvar. Brukerstøtte i system bør ligge sentralt, mens brukerstøtte i de analoge arkivene (gjenfinning og tilgjengeliggjøring) må forbli lokalt. Kapittel 7.4 I dette avsnittet hevdes det at gjenfinning i papirarkivene kan løses av en RT-kø på samme måte som andre brukerhenvendelser, og at lokalt dedikerte arkivarer og nærhet til arkivet ikke er nødvendig. En slik ordning vil forutsette totalt ordnede og registrerte arkiver i en slik grad at enhver kan finne frem uten kjennskap til arkivenes oppbygging og innhold. I det kulturhistoriske og vitenskapelige arkivmaterialet ved KHM vil både innhold, bruk og materiale gjøre det nødvendig med erfaringsbasert kjennskap lokalt for å forvalte og formidle dokumentasjonen. Kapittel 8, 3. avsnitt I dette avsnittet anbefales det å beholde lokal tilstedeværelse av arkivkompetanse ved KHM for forvaltning av papirarkivene knyttet til utøvelsen av museets lovpålagte rolle i kulturminneforvaltningen. Vi savner en presisering av nødvendigheten av erfaringsbasert kjennskap lokalt for å ivareta den kulturhistoriske og vitenskapelige dokumentasjonen.

11 3 Avslutningsvis mener KHM at det i dagens effektiviserings- og digitaliseringstankegang ikke må glemmes at formålet med arkiv er å ta vare på dokumentasjon som har kulturell- eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli gjort tilgjengelige for ettertiden. Med vennlig hilsen Håkon Glørstad Museumsdirektør Ingrid Louise Flatval Seksjonsleder Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Ingrid Louise Flatval, i.l.flatval@khm.uio.no

12 Det medisinske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 ANITARO Svar på høring om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Vi viser til brev av 4. mars vedrørende forslag til fremtidig organisering av arkivtjenesten ved UiO. Anbefalingen som nå er sendt ut fra Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon består av tre hovedpunkter: Sentralisering av arkivtjenesten Brukerstøtten organiseres som en del av denne Personalansvaret flyttes fra og en endelig samlokalisering er på plass senest når nye løsninger fra BOTT SA er levert. Det medisinske fakultet har i dag et meget velfungerende delarkiv, som yter god brukerstøtte og drifter produksjonen i ephorte på en svært god og effektiv måte. Vi er ett av få, om ikke det eneste, delarkiv som har en egen superbruker for ephorte. Likevel har vi relativt få årsverk knyttet til arkivdriften i forhold til produksjonsstørrelsen i ephorte. Delarkivet ved Det medisinske fakultet ble omorganisert og sentralisert i 2006, ved at tre delarkiver ble slått sammen til ett. To år senere ble ephorte innført. På bakgrunn av våre erfaringer med denne vellykkede omorganiseringen støtter vi i all hovedsak den fremlagte anbefalingen. Med implementeringen av nye løsninger vil det bli bruk for en god brukerstøtte. Vårt fakultet opprettet en egen superbrukerstilling etter at vi innførte ephorte i En samlet brukerstøtte vil imidlertid være mindre sårbar enn lokale superbrukere, og som en del av den sentraliserte arkivtjenesten vil man dra veksel på tjenestens totale arkivkompetanse. Dette tror vi vil sikre høyere kvalitet totalt sett, og godt tilpassede opplegg for de enkelte enhetene og brukerne. Vi mener også at det er viktig at personalansvaret og fagansvaret samles så tidlig som mulig, kanskje allerede fra Dette vil være viktig for den enkelte arkivars kompetanseutvikling, samtidig som det vil gi den nye arkivtjenesten muligheten til å være godt samkjørt og forberedt med tanke på mottaket og implementeringen av nye løsninger fra BOTT SA. Et samlet personal- og fagansvar hos arkivleder vil medføre et meget stort lederspenn, hvis man skal gå utfra det totale antallet arkivmedarbeidere per dags dato. Å dele arkivoppgavene i grupper, slik det foreslås i anbefalingen, mener vi derfor vil være en god løsning. Det medisinske fakultet Kontoradr.: Sogn Arena, Klaus Torgårds vei 3, 2. et., 0372 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@medisin.uio.no

13 2 Det er imidlertid uheldig at det fremdeles ikke foreligger konkrete planer for samlokalisering av den nye arkivenheten, noe som vil kunne bidra til usikkerhet. Vi forutsetter derfor at det så snart som mulig vil foreligge konkrete planer for en samlokalisering og at denne vil skje i god tid før implementering av nye løsninger. Med hilsen Ivar Prydz Gladhaug dekan Unn-Hilde Grasmo-Wendler fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Anita Robøle , anita.robole@medisin.uio.no

14 Universitetet i Oslo Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Notat Dato: 22. mars 2019 Organisering av arkivtjenesten ved UiO høring Vi viser til brev av 4. mars om høring vedrørende ovennevnte. Vi vil først understreke at MN-fakultetet pr i dag har et meget velfungerende arkiv. Sett fra vårt ståsted, vil en endring i organisering av arkivtjenesten ved UiO kunne innebære at ansatte ved dette fakultetet får et dårligere tilbud enn i dag. Vi forventer derfor at en fremtidig organisering av arkivet ikke gir dette som resultat. Dersom det kan sikres en tjeneste på samme gode nivå som i dag, er vi i utgangspunktet ikke motstandere av en sentralisering. Arbeidsgruppen anbefaler også at brukerstøtte går inn i en sentralisert arkivtjeneste. Våre innspill her er i tråd med det som er fremhevet over: Dette må ikke innebære at brukerne opplever at tjenesten blir dårligere. Når det gjelder tidspunkt for omorganiseringen, forutsetter vi at den ikke kan finne sted før det nye arkivsystemet er på plass. Vi har også et innspill når det gjelder intern organisering av en samlokalisert arkivtjeneste: Dette blir ens stor seksjon, og det kan i slike tilfeller være hensiktsmessig med oppdeling i avdelinger etter funksjonsområde. MN-fakultetet gjennomførte et slik grep da vi samlet alle økonomifunksjoner på fakultetsnivå. Her ble medarbeiderne delt på tre avdelinger og med hver sin avdelingsleder som personalansvarlig. Med hilsen Jarle Nygard Fakultetsdirektør Mona Bratlie Ass. fakultetsdirektør

15 Naturhistorisk museum Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 DAVIDUL Svar fra NHM vedrørende forslag til fremtidig organisering av arkivtjenesten Vi viser til høring med utsatt høringsfrist 8. april Naturhistorisk museum støtter forslaget til en fremtidig sentralisert modell for arkivtjenesten. Med samtidens fokus på avbyråkratisering, effektivisering og digitalisering av arbeidsprosessene i offentlig administrasjon blir det naturlig å revurdere hvordan arkivorganisasjonen er bygd opp. NHM ser at flere ressurser hos den sentrale arkivtjenesten vil gi grunnlag for mer standardiserte løsninger på tvers av enhetene ved UiO, som hittil har vært vanskelig å få til med begrensede ressurser og gjennomslagskraft hos den sentrale arkivenheten, som i større grad har hatt fokus på systemutvikling/-vedlikehold, enn på fellesløsninger for daglig drift. Samtidig vil det kunne være utfordringer knyttet til en slik sentralisering. De lokale enhetene kan miste mye av sin «arkivsamvittighet» i arbeidsprosessene og når arkivtjenesten sentraliseres og spesialiseres, vil muligens en del av oppgavene, som arkivarene har i dag, bli liggende igjen på enhetene, da arkivarene gjerne har en sammensatt rolle i et dynamisk administrasjonsmiljø. I punkt 1 tar vi opp noen betraktninger vedrørende lokal brukerstøtte. Museet har også noen kommentarer vedrørende den nye tjenesten i punkt 2 og 3, i forhold til papirarkiv og felles postmottak. I punkt 4 beskrives dagens stillingsressurs på arkivet ved Naturhistorisk museum. 1. Brukerstøtte lokal superbruker I høringen legges det frem tre alternativ til organisering av brukerstøtte (7.3) og det anbefales en modell med kun sentral brukerstøtte (7.3.3.). En må alltid regne med startvansker i en implementeringsfase av et nytt system, men utførelsen av daglige oppgaver kan ikke stoppe opp på grunn av overgangen til et nytt system. Slik det legges opp til i høringen, med en samlokalisering av arkivtjenesten før et nytt system er innført og testet, vil det sannsynligvis bli et veldig stort press på den sentraliserte brukerstøtten, da saksbehandlere vil ha behov for oppfølging hurtig og i selv enkle funksjoner den første tiden. Det foreslås derfor at museet har en lokal superbruker i denne fasen, som supplement til den sentrale brukerstøtten. Dette trenger ikke være en arkivar, men en saksbehandler med nødvendige tilganger og trening, Naturhistorisk museum Kontoradr.: Sars gate 1, Tøyen, 0562 Oslo Telefon: postmottak@nhm.uio.no

16 2 som kan gi støtte på kort varsel. En lokal superbruker vil kunne avlaste en nyopprettet arkivtjeneste. I høringen legges det opp til at støtte også kan gis ved «brukerens skrivebord». På grunn av museets fysiske avstand til den sentrale arkivtjenesten vil det være lite hensiktsmessig at brukerstøtte skal reise fra Sogn Arena til Tøyen. Her kan en lokal superbruker assistere den sentrale brukerstøtten ved behov. En slik superbrukerrolle kan eventuelt opphøre etter implementeringsfasen, hvis det er slik at de nye løsningene er så effektive at en sentral brukerstøtte er tilstrekkelig. 2. Papirarkivet ansvarsforhold og tilganger 2.1 Uavklart ansvarsforhold I punkt 6 står det at enhetene «eier» papirmaterialet, i motsetning til det elektroniske arkivet, som «eies» av UiO. Hvordan dette «eierskapet» eller ansvarsforholdet vil være i en ny arkivorganisasjon kommer ikke godt nok frem i høringen. Vil den nye arkivenheten ta over dette eierskapet til papirarkivet? Skal enhetenes papirarkiv samlokaliseres? Vil den nye organisasjonen ta på seg utgiftene og arbeidet med rydding, bevaring, avlevering og eventuell digitalisering? Dette må beskrives nærmere, da museet har en større mengde papirmateriale, som ikke er ordnet godt nok. I disse dager skal papirarkivet flyttes over i et annet magasin i samme bygg. Her er det en større jobb med kartlegging og sikring av eldre materiale. Det er derfor sentralt for museet å vite om dette er en oppgave museet skal fokusere på eller om dette blir ivaretatt av en ny arkivorganisasjon. Museet er særlig opptatt av at samlingsrelevant dokumentasjon forblir tilgjengelig for de som jobber med samlingene her hos oss, frem til materiale eventuelt måtte bli digitalisert i fremtiden. 2.2 Tilgang til arkivet Mesteparten av museets papirarkiv er lokalisert i «ren sone» i våre tilgangsstyrte samlingsmagasin på Økern, med unntak av en del materiale som er spredt rundt på byggene på Tøyen. Det vises til at den nye enheten vil ha ansvaret for fremfinning i det gamle papirarkivet (jmf. punkt 7.4). Det blir vanskelig å gi en sentral arkivenhet fri tilgang til disse lokalene. Her må en i så fall finne en løsning der utvalgte saksbehandlere får riktige tilganger, opplæring i bruk av lokalene og oversikt over hvor materialet befinner seg, hvis det er slik at papirarkivene forblir på enhetene. 3. Felles postmottak - epost I dag har de fleste enhetene ved UiO et eget postmottak, der arkivarene har ansvaret for mottak og fordeling. Det ser ikke ut til å være nevnt hvordan dette skal løses i den anbefalte modellen for arkivtjenesten. Et sentralt postmottak for fysisk post kan løses med skanningsløsninger og oversendelse av ikke-skannbart materiale med budsentralen. Men det gjøres oppmerksom på at delarkivene, og kanskje særlig enhetene med mye publikumskontakt, får en god del eposter daglig via postmottak@[enhet].uio.no-adressen. Dette er inngående post på lik linje med fysisk post. Hvis

17 3 arkivaren flyttes, må følgelig de lokale enhetenes postmottak på epost erstattes med en sentral epostadresse, med mindre dette ansvaret er vurdert fjernet fra arkivets oppgaver. 4. Stillingsressurser ved NHM Det kommer ikke frem i høringen hvordan de lokale enhetene skal bidra med årsverk eller andre ressurser. I dag har Naturhistorisk museum et halvt årsverk på arkivet. Museet ansatte i 2015 en person i en fast 100 % stilling, 50 % som arkivar og 50 % som HR-medarbeider. Det vil ikke være hensiktsmessig for museet at den ansatte får delt tilhørighet mellom museet og den nye arkivenheten. Museet ønsker derfor å beholde denne stillingsressursen og fylle den delen av stillingen, som faller bort ved sentraliseringen, med nytt innhold. Med hilsen Tone Lindheim museumsdirektør Geir Arve Rogstad avdelingsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: David Ulleland , david.ulleland@nhm.uio.no

18 Universitetet i Oslo Det odontologiske fakultet Notat Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: 10. april 2019 Anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO - Høringssvar fra det odontologiske fakultet Høringsutkastet har vært diskutert med delarkivet, i fakultetets ledergruppe og er drøftet med fagforeningene. Fakultetet har mottatt arbeidsgruppens anbefaling om fremtidig organisering av arkivet ved UiO «Prosjektet anbefaler en sentralisering av arkivtjenesten og at brukerstøtten organiseres som en del av denne. Det anbefales at personalansvaret flyttes og at samlokalisering er på plass senest når nye løsninger fra BOTT SA er levert.» Gode argumenter for sentralisert løsning Et viktig argument for å gjøre organisatoriske endringer er knyttet til at arkivmaterialet er i ferd med å endre karakter. For å rigge oss for framtiden, støtter fakultetet arbeidsgruppens anbefaling om å sentralisere funksjonen i ett fagmiljø. Samorganisering og i all hovedsak samlokalisering av arkivtjenesten ved UiO vil blant annet gjøre fagmiljøet mer synlig i organisasjonen. Standardisering av rutiner og samkjøring av beste praksis vil bli enklere og det vil bli mer rom for utviklingsoppgaver og å tilegne seg spisskompetanse. Driften vil bli mindre sårbar ved fravær og ferieavvikling, som er særlig aktuelt for de mindre lokalarkiv. Sentrale innspill fra Det odontologiske fakultet 1. Fra 1. januar 2020 er det planlagt at personalansvaret for arkivarene overføres fra enhetene til sentralt nivå. En ny organisasjonsforvaltning må være på plass innen den tid. Det gjelder blant annet bemanningsplan med lederstruktur og kompetansebehov. En overføring av personalansvaret kan først skje når dette er avklart. E-post: postmottak@odont.uio.no

19 2 2. Arkivtjenesten bør samlokaliseres først når ny programvare (gjennom felles løsninger i BOTT samarbeidet) er etablert og i drift. 3. Hvordan vil en ny organisering innvirke på den interne husleien for arkivlokalene, både fra tidspunktet for overflytting av personalansvaret, og ved samlokalisering? Desentralisert modell En desentral løsning har sine fordeler, nærheten til fagområdet ved fakultetet, nærhet til saksbehandlerne og saksbehandlernes nærhet til arkivet. Samtidig er det åpenbare ulemper ved en slik modell; lite lokalt fagmiljø og stor sårbarhet. En klar ulempe med sentralisert arkivløsning er at det kan oppleves som om det er stor avstand mellom arkivet og den enkelte saksbehandler ved enhetene. Det kan, og må, sikres gjennom gode elektroniske løsninger, fokus på god brukerstøtte og grundig opplæring av saksbehandlerne, særlig ved innføring av ny systemløsning (levert fra BOTT). Profesjonalitet, kompetanse og kulturbygning i en sentralisert modell Arkiv er en kritisk funksjon som må være på plass for alle tjenesteområder på sammenslåingstidspunktet. Den nye arkivtjenesten må være operativ fra første dag. Det vil ta tid å etablere en felles kultur, særlig arkivtjenestene ved UiO, som har vært organisert på ulike måter ved enhetene. Å bygge felles kultur i den nye arkivtjenesten, fremtvinger at det arbeides med å skaffe en. Det må settes opp et sett av felles faglige og organisatoriske mål, hva er det vært verdt å ta med videre og hva bør endres? Hvilken arkivfaglig kompetanse har UiO i dag? Hva trengs i fremtiden? Arkivtjenesten vil få nye oppgaver, og noen oppgaver vil falle bort. Det bør defineres hvilken type og hvilket nivå av kompetanse som forventes i de forskjellige rollene i den nye arkivtjenesten Som det nevnes i høringsutkastet vil digitalisering av arkivtjenesten være et sentralt utviklingstrekk. Det vil kreve økt digital kompetanse i arkivtjenesten. Opplæringsbehovet og bemanningsløsningen bør må derfor sees i sammenheng med dimensjoneringen av arkivtjenesten. Det må derfor arbeides frem en kompetanseoversikt og derigjennom et opplæringsbehov for arkivarene. Hvilken kompetanse og rutiner kreves det av arkivtjenesten? Det må derfor utarbeides stillingsbeskrivelser for de ulike rollene der både oppgaver og kompetansekrav fremkommer.

20 3 Organisering i en sentralisert modell Hva med intern organisering. Det må utarbeides en bemanningsplan (leder, arkivleder, systemansvarlig, arkivmedarbeidere). Ved en sammenslåing er det viktig å avklare hvordan ulike roller skal ivaretas. Det gjelder lederstruktur av arkivtjenesten, organisering av arkivmedarbeidere, oppgavespesialisering og hva med rulleringsordninger? Ved UiO er det i dag tilsatt ca. 35 arkivarer. Det dreier seg om ca. 30 arkivarer som skal tilhøre den nye seksjonen, i tillegg til arkivleder og øvrig ansatte i Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon. Seksjonen består i dag av arkivleder, 1 seniorrådgiver og 3 rådgivere hvorav 2 i 100% stilling. Arkivet vil, ved en sammenslåing, bestå av ca. 35 personer. Hvor skal personalansvaret skal ligge? Ny organisering av arkivfunksjonen krever at en i ledergruppen har tung arkivfaglig kompetanse og det kreves en ledelse med realkompetanse innenfor personaladministrasjon. Det må bygges en lederstruktur, eks. ved etablering av teamledere, som sikrer en god administrativ og personalmessig håndtering. Det kan være utfordrende å ha personalansvar for ansatte som er lokalisert et annet sted. Fra fakultetets ståsted vil det også være utfordrende å forholde seg til ansatte som har sitt arbeidssted ved enheten, men hvor personalansvaret er sentralisert. Fakultetet etterspør hvordan dette er tenkt håndtert inntil man er samlokalisert. Et forslag er at det utarbeides en driftsavtale med enhetene som regulerer overgangsfasen, fra personalansvaret er sentralisert, til arkivfunksjonen er samlokalisert. Pål Barkvoll dekan Leif Erling Jensen fungerende fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert.

21 Senter for utvikling og miljø Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 KNUTKJA Svar på høring - omorganisering av arkivtjenesten ved UiO Vi viser til oversendt høring av 4. mars. Senter for utvikling og miljø kommer med dette med vårt høringssvar. Generelt SUM imøteser innføring av et nytt og mer brukervennlig saksbehandlings- og arkivsystem gjennom BOTT-samarbeidet (BOTT SA). Erfaringene med ephorte har vært og er varierte og systemet er på ingen måte et optimalt verktøy for våre behov. Vi ser fram til å få installert et tidsmessig system som kan gi en helhetlig digital støtte for arbeidsprosesser, men ser også noe utfordringer som er nærmere beskrevet under. Arbeidsprosesser, saksbehandling og dokumentfangst De fleste «ordinære» administrative arbeidsoppgaver for de faglige enhetene innen felter som personal, studieadministrasjon, forskning (satsinger og eksternfinansierte prosjekter) kan beskrives i lineære arbeidsprosesser som kan standardiseres i BOTT SA. Etter vår vurdering er det imidlertid ikke innen denne delen av vår virksomhet vi har mangler innen dokumentfangst til arkiv. Et viktig og forsømt område for dokumentfangst ligger utenfor den administrative saksbehandlinga og linja. Mye av den vitenskapelige aktiviteten mellom forskere på enhetene ved UiO og eksternt (nasjonalt og internasjonalt) er basert på fagfellesskap og personlige relasjoner. Dette nettverksarbeidet foregår over tid og er ofte grunnlag for samarbeid i (formelle og uformelle) forskergrupper, for samskriving og publisering, samt deltakelse på seminarer og konferanser, m.m. Forskerens autonome rolle er selvfølgelig udiskuterbar, men etter hvert som det faglige samarbeidet konkretiseres, nærmer man seg en grense for arkivverdighet for involverte dokumentene. Her ligger det et stort potensielt dokumenttilfang som bør være av arkivmessig interesse, spesielt sett i forhold til krav om arkivering av forskningsadministrasjon i arkivplanen. Skal dette eventuelt inngå i arkivfangsten i BOTT SA, krever det arkivfaglig kompetanse på enhetene, kunnskap om aktuelle fagfelt og forskningsområder, samt nær kontakt med de Senter for utvikling og miljø Kontoradr.: Sognsveien 68, 2. etg., 0855 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@sum.uio.no

22 2 vitenskapelig ansatte. En modell med sentralisert arkivtjeneste vil etter alt å dømme ikke kunne ivareta en slik arkivfangst så her må hensynene veies mot hverandre. Vi vil også på det sterkeste understreke behovet for brukermedvirkning i design av arbeidsprosesser for saksbehandlere innen alle fagområder, både de som bruker BOTT SA til daglig, men spesielt for dem som bruker systemet mer sporadisk. Det er viktig med både fokus på tjeneste- og interaksjonsdesign, jf. erfaringene med ephorte, som kun hadde arkivfaglig fokus. Kompetanse Utrulling av et nytt arkiv- og saksbehandlingssystem krever opplæring av ansatte på alle nivåer ledere, faste og periodiske saksbehandlere og arkivarer. I tillegg er det en forutsetning med brukermedvirkning i utvikling av prosesser og interaksjonsdesign, som nevnt over. Samtidig er et nytt og forhåpentligvis brukertilpasset BOTT SA også en mulighet til å sette arkiv, kvalitetssikret saksbehandling, forenkling gjennom definerte arbeidsprosesser, samt utvikling av nye arbeidsprosesser ved behov, på dagsordenen ved UiO. Samtidig er det allment kjent at innføring av nye virksomhetskritiske systemer krever stor grad av tilrettelegging, oppfølging, beredskap på feilretting, samt brukerstøtte etter pilotfasen på utvalgte enheter. Brukerstøtten må være skalert i forhold til bistandsbehovet i tidlig bruksfase. Det betyr for de fleste enheter at deres arkivfaglige ressurs må være til stede på enheten ved utrullingen av systemet og i en relativt lang periode i etterkant av utrullingen. Nedtrapping til ordinær brukerstøtte må være gradvis og basert på løpende evalueringer av innmeldte behov. Dette betyr at en sentralisert og samlokalisert arkivtjeneste ikke kan realiseres i utrullingsfasen og i en påfølgende tidsperiode av usikker lengde. Organisering Vi ser de arkivfaglige fordelene med å sentralisere arkivtjenesten ved UiO som kan arbeide med å utvikling av saksbehandling og arkiv. Vi er imidlertid bekymret for at en slik sentralisering gir en arkivtjeneste med for ensidig fokus på lover, forskrifter og regler på området og derved gir en suboptimalisering som ikke understøtter UiOs kjernevirksomhet. Erfaringsmessig gir sentralisering av tjenester og funksjoner mindre brukerperspektiv og mindre forståelse for oppgaveløsning og saksbehandling på enhetene. UiOs arbeid med strategi 2030 vil gi nye føringer for den samlede virksomheten i et tiårsperspektiv. Tverrfaglig forskning og endring/tilpasning av organisasjonsstrukturen til spesifikke forskningsformål er blant annet en forutsetning for å lykkes som et internasjonalt ledende forskningsuniversitet (jf. anbefalingene fra UiOs International advisory board i 2014). Dette perspektivet må inngå i organisering, tilpasning og utvikling av tjenester for BOTT SA ved UiO.

23 3 Konlusjon På bakgrunn av overstående innspill anbefaler SUM ikke en sentralisering av arkivtjenesten ved UiO. Subsidiært: En sentralisering av arkivtjenesten kan gjennomføres etter en konsekvensanalyse og vurdering /tilpasning av om 1) den nye arkivtjenesten i tilstrekkelig grad understøtter UiOs strategiske mål og 2) tjenesten kan bidra til å støtte og fremme UiOs primærvirksomhet. Med vennlig hilsen Knut Kjæreng prosjektleder, prosess- og lederstøtte Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Knut Kjæreng , knut.kjareng@sum.uio.no

24 Det samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr..: 2019/3608 TONEV SV-fakultetets svar på høring om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Vi viser til ovennevnte høring av med utsatt svarfrist til 8. april. Fakultetet takker for et oversiktlig og ryddig høringsnotat. Vi stiller oss bak prosjektets anbefaling om en sentralisering av arkivtjenesten og at brukerstøtten organiseres som en del av denne. Fakultetet støtter også anbefalingen om at personalansvaret flyttes og at samlokalisering er på plass senest når nye løsninger fra BOTT SA er levert. Ettersom fakultetet i dag har en meget serviceorientert og kompetent arkivtjeneste som har god kjennskap til saksbehandlerne på fakultetet og som tilbyr god brukerstøtte til den enkelte saksbehandler, ber vi om at følgende punkter ivaretas i det videre arbeidet med sentralisering av arkivtjenesten: 1. Fordeling av saker til riktige saksbehandlere. Arkivtjenesten bør ha et enkelt system med oversikt over hvilke saker de ulike saksbehandlerne ved enhetene skal ha tilsendt. 2. Innsynsbegjæringer. Saksbehandlere mottar i økende grad innsynsbegjæringer og har hittil hatt mye hjelp av arkivtjenesten til å vurdere hva som må sladdes og ikke av sensitivt innhold. Fakultetet vil fortsatt ha behov for kompetanse og bistand i slike saker. 3. Sakstitler, offentlig journal og usikkerhet knyttet til delvis skjerming av titler. Saksbehandlere trenger hjelp av arkivtjenesten til sakstitler, særlig i sensitive saker. Denne bistanden fra arkivtjenesten må dekkes av brukerstøtten som beskrives under punkt i høringsnotatet. 4. Fakultetet regner med at nytt arkiv- og saksbehandlersystem ivaretar behovet for dokumentfangst. 5. Behov for automatiserte og digitaliserte løsninger som hindrer dobbeltregistreringer. Eksempelvis har Norges Forskningsråd et arkivsystem for esøknader, og fakultetet opplever Fakultetsadministrasjonen Kontoradr.: Eilert Sundts hus 3. et., Moltke Moes vei 31, 0851 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@sv.uio.no

25 2 en manglende automatikk i at slike eksterne portaler imøtekommer fakultetets arkivløsning. 6. Personaloppfølging av arkivtjenesten. Fakultetet er opptatt av god personaloppfølging av arkivtjenesten, og vi har en åpen og god dialog med arkivansvarlig under hele prosessen. Vi regner med at arkivmedarbeiderne involveres også i det videre arbeidet. Når det gjelder brukerstøtte, ser det for fakultetet ut til at Medisinsk fakultet har en hensiktsmessig løsning, slik det er beskrevet i fotnote 11 under kapittel 7 i høringsnotatet. Fakultetet er for øvrig av den oppfatning at en sentralisering forutsetter at vi lykkes med delprosjekt 3: Mottak og implementering av nye løsninger. Med hilsen Nils-Henrik von der Fehr dekan Tone Vold-Sarnes Assisterende fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Tone Vold-Sarnes, , tone.vold-sarnes@sv.uio.no

26 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: ADS SFESD Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon Dato: Saksnr.: 2019/3608 SBL Høring om anbefaling om organisering av arkivtjenesten ved UiO Det vises til notat datert med vedlagt høringsnotat om ovennevnte. Fakultetet deler det overordnede syn som legges til grunn i høringsnotatet, der effektivisering og kvalitetsheving gjennom tett integrasjon mellom fagsystemer og arkivsystem er en bærende idé. Dette er muligheter som i dag ligger uutnyttet. En virkning av systemintegrasjon vil naturlig nok være en effektivisering av de lokale saksbehandlernes hverdag (på alle administrative områder), og at behovet for oppfølging av saker fra arkivets side derfor må kunne forventes å gå ned. Tettere integrasjon av UiOs felles, virksomhetskritiske systemer gir samtidig et åpenbart behov for styrking og nyorganisering av arkivfunksjonen på virksomhetsnivå potensielt også et behov for styrking av integrasjonskompetanse i fagavdelingene sentralt. Etablering av en sentral arkivenhet gir rom for både spesialisering blant arkivmedarbeidere og etablering av robuste team internt ved arkivenheten. Begge deler er etter fakultetets vurdering klare gevinster både på virksomhets- og avdelingsnivå. Basert på disse vurderingene støtter UV-fakultetet at arkivfunksjonen ved UiO sentraliseres, og at arkivfaglige ressurser i denne forbindelsen overføres til sentralt nivå. Fakultetet vil samtidig understreke behovet for en transparent plan for fremtidig finansiering av arkivfunksjonen. Øvrige kommentarer 1. Integrasjon og automatisering fordrer enhetlige prosedyrer og felles retningslinjer for saksbehandling på tvers av enhetene. Slik sett vil det scenarioet som legges til grunn i høringsnotatet medvirke til en harmonisering av UiOs forvaltningsvirksomhet, hvilket må kunne antas å gi både kvalitets- og effektiviseringsgevinster på sikt. Fakultetet legger samtidig til grunn at også en sentralisert løsning vil videreføre prinsippet om lokalt eierskap til saker og dokumenter, slik at oppfølging kan skje effektivt av lokale ledere. Fakultetet deler ikke utredningens analyse vedrørende dagens organisering av arkivvirksomheten, som er at manglende harmonisering i hovedsak skyldes at UiOs arkivleder ikke har hatt direkte personalledelse av delarkivenes ansatte. Vår oppfatning er Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: Telefaks: postmottak@uv.uio.no