Naturhistorisk museum Universitetet i Oslo

Transkript

1 Naturhistorisk museum Universitetet i Oslo Til: Styret for Naturhistorisk museum Sakstype: Diskusjonssak Saksnr.: D-SAK 2 Journalnr.: 15/294 Møtedato: Saksansvarlige: Lindheim, Ugletveit Sakstittel: Nye utfordringer og satsninger er det behov for å tilpasse måten vi organiserer oss på skal vi opprette en ny enhet for prosjekt og utvikling? Museet står foran nye store nye utfordringer. Rehabilitering av Brøggers hus og planlegging og utforming av nye store utstillinger, flytting av forskningsaktivitet til, planlegging og etablering av privat finansiert klimasenter, nytt veksthus osv. Disse oppgavene kommer i tillegg til vår ordinære og løpende drift. en har initiert et arbeid som innebærer at vi må se på ulike måter å møte disse utfordringene på. Det er laget et idenotat med tre ulike scenarier, som her legges fram for styret som en diskusjonssak. Styret inviteres til å komme med innspill til det videre arbeidet. Det skal nedsettes en arbeidsgruppe som vil videreutvikle forslaget og vurdere fordeler og ulemper med de ulike alternativene. Deretter vil saken behandles i ulike organer før det legges fram for styret som en beslutningssak. Vedlegg: Notatet «Nye utfordringer og satsninger. Er det behov for å tilpasse måten vi organiserer oss på skal vi opprette en ny enhet for prosjekt og utvikling?» Naturhistorisk museum Postadr.: Postboks 1172 Blindern, 0318 Oslo Kontoradr.: Sars gate 1, Tøyen, 0562 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@nhm.uio.no Org.nr.:

2 Naturhistorisk museum Universitetet i Oslo Nye utfordringer og satsinger. Er det behov for å tilpasse måten vi organiserer oss på skal vi opprette en ny enhet for prosjekt og utvikling? Museet har passert sine 200 første år, og har i løpet av disse årene vært gjennom mange endringer. I årene fremover vil NHM kanskje gå gjennom noen av de største endringene som vil bli nevnt ved neste 100 årsmarkering. Et første skritt er rehabiliteringen av Brøggers hus, Geologisk museum. Bygningen skal utvikles til en moderne formidlingsarena. Samtidig flyttes byggets tradisjonelle forsknings- og samlings til, og inn i nye lokaler som er tilrettelagt for dette. Parallelt med UiOs satsning på rehabilitering av Brøggers hus, og etablering av satellitten på, prosjekteres det et nytt veksthus, samt et nytt privat finansiert klimasenter. Begge deler vil utgjøre epokeendringer i forhold til museets lange historie. I tillegg er bydelen under utvikling, og området utenfor museets gjerder står foran store endringer. Samlet sett blir disse endringene de største siden museene ble etablert i den botaniske hagen for vel 100 år siden. Endringene kommer omtrent samtidig, og de kommer i en tid hvor museet må innstille seg på en annen økonomisk hverdag der museet i økende grad må søke ekstern inntjening. Videre vil det bli et økende behov for modernisering av både formidlingstilbud, personalkompetanse og forskningsinfrastuktur. Dette vil stille store krav til organisasjonsstrukturen vår. For å realisere disse prosjektene må museet yte et betydelig bidrag innen utredning, planlegging og utvikling. Disse oppgavene kommer i tillegg til museets ordinære driftsoppgaver. Spørsmålet er om museet er organisert på en måte som kan håndtere disse utviklingsoppgavene. Dette notatet tar til orde for en endring av museets organisering. Vi ser for oss flere mulige løsninger. Dagens situasjon I dag er museet organisert i fem selvstendige seksjoner. Disse seksjonene har sine definerte ansvarsområder, men med enkelte naturlige overlapp. Lederne for de forskjellige seksjonene utgjør direktørens nærmeste ressurspersoner. Direktøren forholder seg til museets styre, og linjeledelsen for øvrig ved UiO. Seksjonene er igjen delt inn i forskjellige undergrupper, med sine gruppeledere. På denne måten er arbeids- og personaloppfølging fordelt nedover i organisasjonen.

3 2 Dagens organisasjon: Seksjon for konserverings og Gruppeledere med Veksthus Gartnere inne prosjektleder med (Utstillinger, skole, annen formidling) leder med Økonomigruppe Økonomileder overgartner med arbeidsleder HR/personal/HMS og arkiv gruppe Botaniker butikkleder med Brøggers hus leder med Andre adm. tjenester (under etablering /erstatning for Brøggers hus) En organisasjon i endringer vil det alltid arbeide med utviklingsoppgaver. Flere seksjoner håndterer i dag store og krevende prosjekter og utviklingsoppgaver, som nødvendiggjør en stor grad av spisskompetanse på flere områder. Det spesielle i dagens situasjon, og i årene som kommer, er at disse utviklingsprosjektene er så omfattende. De krever en tett oppfølging fra direktør, NHMs styre og UiOs øvrige ledelse. Spesielt viktig er kontaktflaten inn mot UiOs eiendomsavdeling. Kontakten inn mot private sponsorer, og Oslo kommune vil også kreve en økt oppfølging fra NHMs side. Behov for en ny organisering Museet har behov for en samlende strategi hvor fornying og utvikling inngår i det løpende arbeidet. Alle seksjonene prioriterer arbeid med årsplaner og budsjett, internt strategiarbeid, profesjonalisering, leder- og medarbeiderutvikling. Men de store nye prosjekts- og utviklingsoppgavene er kanskje for tunge og krevende for at de skal løses innen dagens struktur. Det kan være mer hensiktsmessig at prosjektene kjøres i en egen organisasjon, og at seksjonene overtar når man er kommet over i en driftsfase. For å møte de nye utfordringene kan vi opprette en ny seksjon, en ny stab knyttet til direktøren eller en egen prosjektorganisasjon. En slik ny enhet vil måtte tilføres ressurser i form av stillinger. Det kan både gjøres ved at man oppretter nye stillinger og/eller at nøkkelpersonell flyttes over/lånes ut på hel- eller deltid. Den nye enheten for prosjekt og utvikling vil måtte ha kompetanse innen utvikling av større prosjekter. Det kan være bygge- og rehabiliteringsprosjekter, utvikling av nye utstillinger,

4 3 innhenting av sponsormidler (fundraising) etc. Det kan være samhandling med offentlige myndigheter, og andre det er naturlig å samarbeide med. Eksempler på prosjekter kan være; Rehabilitering av Brøggers hus Planlegging og utforming av nye store utstillinger Planlegging og etablering av klimasenter Planlegging og etablering av nytt veksthus Fundraising av de store nye utstillingene i Brøggers hus, samt til andre formål Planlegging og etablering av sommerfuglhus En ny enhet vil ha behov for en kompetent leder, men vil i tillegg kunne bemannes både med faste eksisterende stillingsressurser, og evt. nye krefter utenfra. Når prosjektene er ferdig utviklet og går over i en driftsfase er det naturlig at de overføres og forankres i de øvrige seksjonene. Eksempler på prosjekter som allerede vil være i en driftsfase er -prosjektet som fra 1/ vil komme over i en driftsfase. Skulle det komme til et byggetrinn III på, eller hvis det planlegges et nytt samlingsbygg på Tøyen, vil det i den nye modellen være naturlig at disse legges til den nye enheten for prosjekt og utvikling. I driftsfasen vil det kunne implementeres i Seksjon for konserverings- og.. Behov for ressurser i en ny enhet for prosjekt og utvikling. Bemanningen vil kunne forandre seg i takt med de forskjellige prosjektene. Ved avvikling eller ferdigstilling av prosjekter vil enhetens tilstedeværelse på organisasjonskartet kunne vurderes på nytt. Dersom man ser for seg at alle store utviklingsprosjekter man vet om i dag, legges inn i samme enhet, vil den kunne se slik ut: Stilling som leder for enheten () Prosjekt- og utviklingskoordinator/fundraiser Ny stilling (lønn og driftsmidler) Prosjektleder nye utstillinger eksisterende stilling - bytte seksjon eller delt funksjon inn i ny enhet? Prosjektleder nytt veksthus eksisterende stilling midlertidig lånes ut fra Hagen Prosjektleder rehabilitering Brøggers hus eksisterende stilling deler eller hele stillingen i prosjektfasen stjenester eksisterende stilling prosentandel av årsverk? (tilhørighet i UTAD eller knyttet til direktøren?) Designtjenester eksisterende stilling prosentandel av årsverk? (tilhørighet i UTAD) Lederstøtte -? M.v.?

5 4 Ny organisasjon vil kunne se slik ut: Alternativ 1 Ny seksjon: Seksjon for prosjekt og utvikling Seksjon for konserveringsog forskergruppeledere / overgartner Oppgaver: Brøggers hus Veksthus? Nye utstillinger Klimasenter Fundraising Sommerfuglhus etc Lokal IT Økonomi Økonomisjef Butikksjef HR/personal/ HMS/arkiv Alternativ 2 Ny stabsfunksjon: Stabsleder Koordinator Prosjektleder Seksjon for konserveringsog forskergruppeledere / overgartner Lokal IT Økonomi Økonomisjef Butikksjef HR/personal/ HMS/arkiv

6 5 Alternativ 3 Ny prosjektorganisasjon Prosjektorganisasjon Prosjektkoordinator Seksjon for konserverings og forskergruppeledere / overgartner Lokal IT Økonomi Økonomisjef Butikksjef HR/personal/ HMS/arkiv Gjennomføring. NHM har en stram økonomi og det er ikke mulig å tilføre organisasjonen mange nye stillingsressurser. For at vi skal kunne klare å levere de mange nye oppgaver vi har fått, må vi ta høyde for at det tilføres noen ny ressurser til nyopprettet enhet, men at disse ressursene spares inn på andre seksjoner. Det vil fremover være helt nødvendig å vurdere omprioritering/omdisponering når stillinger blir ledige etter frivillig fratredelse eller pensjonering. I er det i dag to ledige stillinger; en seksjonssjef og en overgartner. Stillingen som seksjonssjef er kunngjort og under vurdering. I tillegg har vi to ledige stillinger i UTAD, en og en kommunikasjonsrådgiver. Stillingen som er kunngjort. I SKF er det en ledig stilling som tekniker på SEM-lab. Man kunne tenke seg at en av disse stillingene gjøres om og overføres til den nye seksjonen. De øvrige stillingsressursene som er tenkt inn i den nye enheten er allerede besatt av nøkkelpersonell ansatt ved NHM som helt eller delvis vil kunne lånes ut av sin seksjon. Her må man gjøre en nøye vurdering i hvert enkelt tilfelle hvorvidt hele eller deler av stillingene skal flyttes

7 6 på midlertidig eller permanent basis. En slik gjennomføringsprosess vil kunne basere seg på frivillighet. Det er nødvendig raskt å møte våre nye utfordringer med prosjekter som rehabilitering av Brøggers hus m.v. En eventuell opprettelse av ny enhet for prosjekt og utvikling vil sammen med andre nødvendige justeringer i de øvrige seksjonene føre til en oppdatert funksjons- og bemanningsplan. Naturhistorisk museum har startet arbeidet med å revidere hele den gjeldende funksjons- og bemanningsplanen fra Prosessen så langt: Ideskissen er diskutert i ledergruppen og i IDF-møte med tjenestemannsorganisasjonene (TMO) TMO er invitert til å velge en representant som kan bidra til å utarbeide et vurderings- og beslutningsgrunnlag Videre prosess: Diskusjonssak i museets styre Nedsette arbeidsgruppe som skal videreutvikler forslaget og vurdere fordeler og ulemper med de ulike alternativene Kunngjøring av stilling som prosjektkoordinator og strategi/fundraiser Diskusjon i ledergruppen Diskusjon i allmøte/seksjonsmøter Drøfting med TMO Diskusjon og beslutning i museets styre Oppretting av ny stedkode