Sykehuset Innlandet HF Styremøte 20.03.15 SAK NR 030 2015 STATUSRAPPORT FOR HANDLINGSPLAN FOR Å STYRKE DET PASIENTADMINISTRATIVE ARBEIDET Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar statusrapporten for oppfølging av tiltakene i Handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet til orientering. 2. Styret ber om å bli orientert om resultatene fra internrevisjonen på området. 3. Administrerende direktør bes om å sørge for at innsatsen for å redusere ventetider og unngå fristbrudd opprettholdes, og at Sykehuset Innlandet er godt forberedt på reformen om fritt behandlingsvalg og økte pasientrettigheter. Brumunddal, 13..mars 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 030 2015 Bakgrunn Gjeldende handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Innlandet ble vedtatt i møte 3. oktober 2013, styresak 067-2013. Styret bad da om å bli holdt regelmessig orientert om status for arbeidet, og saken er fulgt opp i styremøtene 20. februar 2014, sak 017-2014 og 5. mai 2014, sak 039-2014. I møte 4. september 2014, sak 70-2014, ble det framlagt en evaluering av de iverksatte tiltakene. I de månedlige ledelsesrapporteringene følges utviklingen av hovedmålene for kvalitet knyttet til de pasientadministrative nøkkelområdene fristbrudd og ventetider, bekreftelse og timeavtale i samme brev og epikrisetid. Ved tertialvise ledelsens gjennomgåelser gjøres det en egen risikovurdering for det pasientadministrative arbeidet på divisjons- og foretaksnivå. Målene for fristbrudd og ventetider ble ikke nådd i 2014. Styringsbudskapet fra Helse- og omsorgsdepartementet og Helse Sør-Øst er at arbeidet må fortsette og intensiveres. I oppdragog bestillerdokumentet for 2015 er det lagt vekt på å videreutvikle pasientens helsetjeneste ved å innskjerpe forventningene til tilgjengelighet av helsetjenestene og det pasientadministrative arbeidet, konkretisert under avsnittet: Mål 2015 Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten skal være under 65 dager. Sykehuset Innlandet skal gjennomføre tiltak for å redusere variasjoner i effektivitet og ventetid mellom sykehusene, herunder: o sikre læring mellom avdelinger og sykehus ut fra kunnskap om beste praksis og særskilt vurdere hvilke konkrete tiltak som er nødvendig for å redusere ventetider og øke effektiviteten hos enheter som er mindre effektive enn gjennomsnittet o implementere faglige retningslinjer og standardisere pasientforløp o identifisere flaskehalser i pasientbehandlingen og konkrete tiltak for å avhjelpe disse o sikre tiltak for bedre planlegging og organisering slik at kapasiteten ved poliklinikker og operasjonsstuer samt utstyr utnyttes bedre gjennom døgnet o identifisere tiltak for hvordan private aktører kan benyttes mer målrettet Det regionale helseforetaket er pålagt å legge fram for departementet en plan med konkrete tiltak for å redusere ventetider og implementere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer for hvert enkelt helseforetak og regionen samlet, innen 1. april 2015. Departementet vil legge planene til grunn for oppfølgingsmøtene gjennom 2015. Helseforetaket vil i eget brev bli gitt nærmere anvisning om hvordan en slik plan skal utarbeides og frist for innsending av bidrag til Helse Sør-Øst RHF. Ingen fristbrudd Saksframstilling Handlingsplanen for det pasientadministrative systemet (PAS) er sammensatt av to deler: 1. Intern styring og kontroll 2. Arbeidsprosesser i pasientforløpet Denne handlingsplanen blir i 2015 supplert med en ny plan med konkrete tiltak for å redusere ventetider, unngå fristbrudd og sikre gode pasientforløp og effektivitet, utarbeidet i en Powerpoint-mal fra Helse Sør-Øst (vedlegg 1). Denne planen betraktes som en sentral del av Sykehuset Innlandets handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet.
Del 1 Intern styring og kontroll Ansvaret for å følge opp handlingsplanen med å ivareta intern styring og kontroll er lagt til nivå- 2-ledere: divisjons- og stabsdirektører. Den ledelsesmessige oppfølgingen skjer via de månedlige ledelsesrapportene og i oppfølgingsmøter mellom administrerende direktør og divisjonsdirektørene. I oppfølgingsmøtene har fagdirektør ansvar for området kvalitet og pasientsikkerhet. Styringsparametere/indikatorer distribueres fortsatt som grafiske oversikter månedlig pr. divisjon og avdeling, og oppdateres på Intranett på MinSide. Svingninger i nøkkeltall som kan tyde på rutinesvikt følges opp månedlig via fagcontroller og et nettverk av kontorledere/helsesekretærer fra hver divisjon. Nettverket er videreført også etter at midlene for divisjonskoordinatorene ble tilbakeført til divisjonene fra 2015. Det ble innført obligatorisk opplæring i DIPS i 2014, både som grunnkurs og rollebaserte e-læringskurs for å sikre en god og enhetlig dokumentasjon av pasientforløpet. Tilrettelegging for gjennomføring av kursene er en viktig lederoppgave. Det planlegges en intern revisjon høsten 2015, for å se om områdene som var kategorisert som «røde» i opprinnelig handlingsplan er tilfredsstillende fulgt opp. Del 2 Arbeidsprosesser i pasientforløpet Ansvaret for å følge opp arbeidsprosessene ligger i linjen, hos avdelingssjef med støtte av kontorleder. Første prioritet er fortsatt å øke tilgjengeligheten av spesialisthelestjenesten for pasientene: ingen fristbrudd, kortere ventetid og ingen langtidsventende over ett år. Utviklingen av disse nøkkeltallene følges i den månedlige ledelsesrapporteringen.. SMS-varsling og Min journal Innføring av SMS-varsling i 2014 har medført en nedgang i ikke møtt andelen, men det er behov for å videreutvikle tjenesten ut fra erfaringene som er gjort. Det har vist seg at informasjonen i selve SMS-meldingen bør forbedres, og en skal se på hvor lenge før timeavtalen varslet bør sendes. «Min journal» gir mulighet for pasient å melde fra på Internett om at en ønsker å bytte time, og løsningen er tatt i bruk for deler av Sykehuset Innlandet. Foreløpig er det ikke mulig å få direkte svar, men en får et nytt timebrev. Tjenesten skal også kunne brukes til å få tilgang til epikrise/utskrivningsnotat for sykehuskontakten. Vurderingsfrist og direkte time Det har skjedd en gradvis positiv utvikling av at pasienter får timeavtale sammen med svar på henvisningen, og andelen ligger nå på 67 % totalt. Sykehuset Innlandet ligger godt innenfor fristen for vurdering på 10/30 dager, og forventer ikke noe store utfordringer med dette når kravet blir 10 dager for alle når ny pasient- og brukerrettighetslov trer i kraft fra 1. september. Standardisering av brev Standardisering av SIs brevmaler til HSØs maler er ikke iverksatt, da en vil avvente tilbakemelding fra erfaringer etter gjennomført pilot i et annet helseforetak. Det vurderes om en kan redusere mengden informasjon som sendes i brevene ved å henvise til rettighetsinformasjon og praktisk informasjon om det enkelte behandlingssted på Sykehuset Innlandets hjemmesider på nettet.
Etterslep på ventelister Pasienter som ikke har fått time innen forventet tentativ dato utgjør et etterslep på ventelistene og skaper utfordringer for avdelingene å ta igjen. En ny rapport (Kostas kube) basert på DIPSrapporter viser en samlet oversikt pr uke over pasienter som har vært til avtale, pasienter som står oppført med en time og pasientene som skulle ha hatt en time, men som fortsatt står på venteliste. Denne oversikten er nyttig både for å følge med på etterslepet og kunne planlegge aktiviteten fram i tid. Godkjenning og signering av dokumenter «Ikke godkjente dokumenter» og signering av lab- og røntgensvar følges opp månedlig som tidligere. Det foretas nå fortløpende signering av lab- og røntgensvar, mens det fortsatt er noe igjen på å ha full kontroll over ikke godkjente dokumenter. Selv om det ikke har lykkes å komme særlig under 5.000 dokumenter på foretaksnivå, har den enkelte avdeling likevel oversikt over sine dokumenter ut fra mottatt tilbakerapportering med vurdering av åpne dokumenter. En intern revisjon høsten 2015 vil følge opp status for de «røde» områdene fra konsernrevisjonen sin gjennomgang for arbeidsprosessene i pasientforløpet. Planleggingen av revisjonen er i gang med etablering av revisjonsteam fra utdannede internrevisorer i Sykehuset Innlandet. Plan for oppfølging av ventetid, pasientforløp og effektivitet i 2015 Den vedlagte planen danner grunnlaget for oppfølging av Sykehuset Innlandet og bygger på erfaringene fra planlegging, gjennomføring og resultater fra fjorårets arbeid med å forbedre ventetider og tilgjengelighet i Helse Sør-øst. En samlet regional plan skal fremlegges for Helse- og omsorgsdepartementet innen fristen 1. april, jfr. krav i Oppdrag- og bestillerdokumentet for 2015. Et viktig suksesskriterium for å komme i mål med planen er å få avviklet etterslepet av pasienter, dvs. de som fortsatt står på en venteliste etter at tentativ måned for timeavtale er passert. Det er nødvendig å utvide planleggingshorisonten for legene på poliklinikkene og åpne timebøkene lenger fram i tid, minimum 4-6 måneder. Den nye planen inneholder flere nye kvalitetsindikatorer: Andel fristbrudd for avviklede pasienter Antall fristbrudd for ventende pasienter (NY) Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter Gjennomsnittlig ventetid for ventende pasienter Antall ventende Antall ventende over ett år Andel nyhenviste med fast time (NY) Intern venteliste / etterslep (NY) Sykehuset Innlandet følger utviklingen av indikatorene ved hjelp av egne rapporter (Kostas kuber), med unntak av andel nyhenviste med fast time. Helse Sør-Øst RHF har i arbeidet med å bedre ventetider og fristbrudd utviklet en løsning for styrings- og benchmarkingsdata for poliklinikkaktivitet med WEB grensesnitt, slik at helseforetakene kan følge med på egen utvikling og sammenligne seg med andre sykehus. Det gjennomføres opplæring i verktøyet for ledere på divisjons.- og avdelingsnivå. Endringer i pasient- og brukerrettighetsloven og reform om Fritt behandlingsvalg
Fra 1. september iverksettes endringer i pasient- og brukerrettighetsloven, som stiller økte krav til spesialisthelsetjenesten: - Alle pasienter skal ha en tilbakemelding med vurdering av henvisning innen 10 dager (tidligere 30 dager) - Pasientene får rett til helsehjelp hvis ikke henvisningen blir avvist. (gruppen uprioriterte behovspasienter blir borte) - Pasienter skal få fast time/evt. tentativ uke sammen med svar på vurdering (økt krav til direkte time) - Ved fristbrudd skal helseforetaket ta kontakt med HELFO om alternativt tilbud innen fritt sykehusvalg (tidligere var det pasientens ansvar). Fritt behandlingsvalg innebærer at pasienten etter å ha vært til vurdering fritt skal kunne velge hvor en vil bli behandlet, også i private institusjoner som er blitt godkjent av ordningen. Reformen innføres først innen psykisk helsevern ultimo 2015, og utvides til å gjelde somatiske sykdomsgrupper i 2016. Reformer innføres for å skape konkurranse i markedet for å få det offentlige helsevesenet til å bli bedre. Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør har i oppfølgingsmøter med divisjonsdirektørene lagt vekt på at SI skal innfri kravene med å redusere ventetidene, hindre fristbrudd og unngå at pasienter må vente i mer enn ett år på behandling. Administrerende direktør har også sett at utfordringene noen fagområder har med å rekruttere og beholde spesialistkompetanse har gjort det vanskelig å holde fristene for pasientene. Det gjør det nødvendig å finne fram til nye løsninger for aktivitetsplanlegging på poliklinikkene, særlig innen fagområder som har størst utfordringer, men også generelt. Ledelsens gjennomgåelse ved utgangen av 2014 viste at det har vært en positiv utvikling av risikoen forbundet med det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Innlandet. Resultatene for fristbrudd og ventetider viser samtidig at foretaket fortsatt må ha fokus på oppfølging av det pasientadministrative arbeidet framover. I 2015 gjelder det særlig ved innføring av pakkeforløp for kreft, økte pasientrettigheter og reformen for fritt behandlingsvalg.