Universitetet i Oslo Oppgaver kurs i bestillingssystemet for rollen Rekvirent Greteohu/torinl 19/08/2019
Innholdsfortegnelse Oppgave 1 - Katalogkjøp... 3 Oppgave 2 - Fritekstbestilling... 9 Oppgave 3 Fullt mottak av bestilling... 15 Oppgave 4 Delvis mottak av bestilling... 17 Oppgave 5 Annullere mottak/lukke bestilling... 20 Oppgave 6 Utføre et plankjøp... 22 Oppgave 7 Søk etter mine anmodninger... 24 Oppgave 8 Lage en rapport... 26 Oppgave 9 Kjøp fra ekstern katalog (punchout)... 30 Oppgave 10 Kopiere bestillinger... 33 Oppgave 11 Kontrollere (se gjennom) anmodning... 35 2
Oppgave 1 - Katalogkjøp 1) Sjekk hvilke enheter du kan lage anmodninger for a. Klikk på organisasjonsenheten som er knyttet til din bruker. b. Et nytt vindu åpnes hvor du vil se alle org.enheter som din bruker har tilgang til. Plusstegnet foran en organisasjonsenhet indikerer at det finnes flere undernivåer. c. Velg en organisasjonsenhet som du er tilknyttet. 2) Lag et katalogkjøp a. Velg Ny anmodning og Katalogprodukter 3
b. Søk etter de to produktene du skal ha (du kan også finne dette ved å velge i hierarkiet av produktgrupper). Du skal kjøpe brevkurver fra Staples; 4 blå og 4 svarte. c. Velg katalogproduktene du skal ha i. Legg inn antall (= 4 stk) for de 2 produktene du skal kjøpe ii. Legg produktene til handlekurven. iii. Gå til handlekurven (tilgjengelig etter at du har lagt noe i handlekurven). d. Du får nå en oversikt over hvilke produkter du har lagt i handlekurven. Velg Lag anmodning for å få opprettet anmodningen. 4
e. For å få opprettet anmodningen trenger vi noe mer informasjon: i. Legg inn en beskrivelse av produkt/tjeneste ii. Definer hvem som er mottaker dersom den er noen annen enn den som oppretter bestillingen. iii. Sjekk at leveringsadresse er riktig. Endre adressen om den ikke er riktig. iv. Velg Neste når du har kontrollert de ulike feltene. f. Bilde for Produktinformasjon åpnes i. Sjekk at riktige verdier er angitt under Produktinformasjon. ii. Åpne fliken Kontering. g. Legg inn riktig konteringsinfo i. Gyldige verdier finnes ved å velge og deretter velge blant alternativene som listes opp. Du kan utføre et søk for å finne riktig verdi eller bla i lista. Når du har funnet riktig verdi kan du legge den til i favorittlista ved å klikke på ikonet. Verdier du bruker ofte kan være smart å legge til i 5
favoritter slik at de blir enklere å finne igjen. Husk så å gå til favorittlisten for å velge verdien tilbake til anmodningen! ii. Dersom alle linjene skal ha samme konteringsinfo, krysser dere av i feltet Bruk på alle bestillingslinjer som ligger øverst i lista. iii. Når all konteringsinfo er fylt inn, velg Neste. Merk! Du kan legge de konteringene du bruker ofte inn i favorittliste, slik at det er enkelt å finne dem neste gang du lager en anmodning. Du kan også skrive rett i feltet hvis du vet nummeret. h. Legg inn en kommentar til leverandør dersom det er informasjon du vil skal komme med på bestillingen til leverandøren og velg så Neste. i. Nå er anmodningen ferdig og klar for å sendes til godkjenning i. Velg Velg handling ii. Velg Send til godkjenning. Legg inn godkjenner oppgitt av kursholder som mottaker. 6
iii. Velg Bekreft. iv. Velg Bekreft og fortsett for at anmodningen skal bli sendt til godkjenner. 3) Sjekk om du kan finne igjen bestillingen i Mine anmodninger a. Velg Mine anmodninger i venstre siden og deretter Søk Hvis du har laget flere anmodninger vil alle bli listet opp (basert på søkekriteriene du har angitt). Har du laget bare en anmodning vil kun denne vises. i. Velg Åpne for å se nærmere på anmodningen. ii. Nytt bilde åpnes hvor du kan se på alle detaljene knyttet til bestillingen. Her kan du navigere mellom å se på Generelle data, Andre data, Bestillingsrader, Relasjoner, Vedlegg, Kommentarer, Historikk og Sirkulasjon. Merk! Du har her også mulighet til å kopiere bestillingen til en ny bestilling, eller returnere den til eier for å gjøre endringer dersom den ikke er blitt godkjent enda. 7
Bildet over viser hvordan anmodningen ser ut når den åpnes av en med rollen «Rekvirent m/innkjøpsverktøy». Har du rollen «Rekvirent» så vil det se litt annerledes ut. 8
Oppgave 2 - Fritekstbestilling Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du legger inn en fritekstbestilling. Fritekstbestilling gjelder når det du skal kjøpe ikke finnes i en katalog, og du selv må beskrive varen/tjenesten. 1. Lag en fritekstbestilling til Semantix Translations Norway AS a. Velg Ny anmodning og Fritekstbestilling b. Legg inn generell informasjon om bestillingen Legg inn en beskrivelse av formålet med bestillingen i feltet Beskrivelse. Søk etter leverandør Semantix Translations Norway AS i. Velg ikonet ved siden av feltet Leverandør ii. Legg inn sema og klikk Søk iii. Velg Semantix Translations Norway AS ved å klikke på navnet 9
iv. Legg inn hvilken avtale du benytter ved å velge verdilisten til feltet Kontrakt Velg så avtalen ved å klikke på den. v. Legg inn at du ønsker varene levert neste dag ved å angi dato i feltet Påkrevd Leveringsdato. Datoformat er dd.mm.yyyy. Du kan legge datoen rett inn eller velge den fra verdilista som åpner en kalender hvor du kan velge dato. c. Endre leveringsadressen for bestillingen Velg ikonet ved siden av feltet Leveringsadresse Søk etter riktig adresse og velg denne 10
d. Legg inn bestilling av 2 typer oversettelser (2 bestillingslinjer); den første bestillingslinjen skal hete «Oversettelse av administrativ tekst fra bokmål til nynorsk», og den andre «Oversettelse av administrativ tekst fra nynorsk til bokmål», Velg for å få lagt til bestillingslinjene Legg inn Produktinformasjon, alle felter merket med * må fylles ut i. Legg inn Produktgruppe ved å velge fra verdilisten. Bruk produktgruppe Forretningsadministrative tjenester under «Tjenester/konsulentvirksomhet alle typer» 1. Bruk +-tegnet til å utvide listen 2. Velg gruppe ved å klikke på navnet. ii. Legg inn en Produktkode (leverandørens varenummer) hvis du vet dette (ikke obligatorisk) iii. Legg inn Produkt = Oversettelse til nynorsk iv. Legg inn Antall = 10 timer v. Legg inn pris pr time i feltet Enhetspris (netto) : 580,00 11
vi. Legg inn MVA % = 25 Legg til ny bestillingslinje ved å velge i. Registrer den andre oversettelsen og legg inn nødvendig produktinformasjon som i eksemplet over, men bestillingslinjen gjelder nå oversettelse fra nynorsk til bokmål, 10 timer ii. Velg Oppdater linje når du er ferdig med registreringen. Legg inn info om hvordan bestillingen skal konteres i. Klikk på fliken Kontering ii. Legg inn riktige konteringsverdier på begge linjene: 1. Systemet foreslår art 6700 Konsulenttjenester innen økonomi, revisjon og jus. Dette kan endres dersom det ikke er riktig i denne bestillingen 2. Velg prosjekt 000000 12
3. Velg ditt eget kostnadssted 4. Velg Tiltak 990000 Merk! Du kan legge til konteringsinfo for begge bestillingslinjene samtidig ved å krysse av Bruk på alle bestillingslinjer i verdilisten hvor du velger art, prosjekt, kostnadssted og tiltak. Velg for å gå videre. I bildet du nå kommer til kan du legge inn kommentar som du ønsker skal komme med til leverandør, knytte et dokument til bestillingen i systemet eller velge at dokumentet skal sendes med som vedlegg til bestillingen ut til leverandør. Merk! Dersom du ønsker at et vedlegg skal sendes med ut til leverandøren må du huske å krysse av Legg ved bestilling etter at du har hentet opp vedlegget. Velg for å gå videre. e. Send bestillingen til person oppgitt av instruktør for godkjenning. Velg Velg handling 13
Velg person oppgitt av instruktør som godkjenner og send bestillingen til han/henne. Husk å velge Bekreft og deretter for at anmodningen skal bli sendt til godkjenner. Får du opp bildet som sier at anmodningen er sendt til godkjenner? 14
Oppgave 3 Fullt mottak av bestilling Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du gjør et mottak av en bestilling når alle varene på bestillingen kommer samtidig. 1. Gjør mottak på varene som du anmodet om i oppgave 1. a. Velg Mine oppgaver og Motta Finn bestillingen din fra oppgave 1 og åpne den ved å klikke på ikonet b. Det var problemer med denne leveransen så du vil registrere en klage før du gjør selve mottaket. Legg inn en klage ved å velge ikonet problemer med leveransen. på den linja hvor du hadde Skriv inn tekst som du vil knytte til klagen i kommentar feltet. Velg Ok når du er ferdig. Hvis du senere vil se hvilken klage som er lagt inn kan du klikke på ikonet og få opp info om hvilken kommentar som er lagt inn, av hvem og når. 15
Ikonet legger seg også fremst på linja som du har lagt inn klage på slik at du enkelt kan se at det er lagt inn en klage på den. Merk! Klagen er kun info og blir ikke sendt til leverandør men kan brukes som underlag i videre diskusjoner med leverandøren. Du må selv ordne opp i eventuelt utestående med leverandøren. Seksjon for innkjøp følger med på klagene som legges inn i bestillingssystemet og tar dem videre med rammeavtaleleverandør. c. Motta alle varene Legg inn at du mottar 4 stk av hvert produkt Velg Motta Merk! Knappen Motta Alle vil gjøre det samme som du nettopp gjennomførte, men da mottar du alle bestillingslinjer i èn omgang. Legg inn mottaksdato i feltet Faktisk leveringsdato. Pakkseddelnummer/Følgeseddel nummer kan legges inn i feltet «Leveringsnotanummer», men dette er ikke obligatorisk. Velg 16
Oppgave 4 Delvis mottak av bestilling Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du utfører et delmottak. 1. Gjør et delmottak på oversettelsesjobben du bestilte i oppgave 2. Merk! Du kan velge å gjøre mottak på beløp, istedenfor antall. Dette kan være aktuelt hvis leverandør sender faktura for et tjenestekjøp hvor deler av arbeidet er utført. Når du vil motta på beløp istedenfor antall, trykker du på dette ikonet før du gjør mottak: a. Finn frem til bestillingen fra oppgave 2 og åpne denne i mottaksbildet. (Mine Oppgaver/Motta, velg «Åpne» på bestillingen fra Oppgave 2 - oversettelsestjenester) Legg inn at du skal motta 6 timer for hver bestillingslinje. Det er antallet du har fått rapportert er forbrukt så langt. Velg hver linje. for å få oppdatert at du har registrert 6 timer forbrukt på Velg OK for å fullføre mottaket 17
b. Søk opp bestillingen du nettopp gjorde et delmottak på under mine anmodninger og sjekk den ut Velg Mine anmodninger Angi Delvis mottatt og klikk Søk Finn bestillingen i oversikten og velg Åpne Ser du hvem som har opprettet bestillingen? i. Info finner du under Bestillingshistorikk når du har åpnet anmodningen 18
Hvordan er bestillingslinjene kontert? Hvordan ser bestillingsskjemaet ut? i. Klikk på fliken Vedlegg ii. Velg ikonet for å se bestillingsskjemaet 19
Oppgave 5 Annullere mottak/lukke bestilling Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du kan annullere et mottak og hvordan du kan lukke en bestilling dersom du har gjort et delmottak, og du blir enig med leverandøren at det ikke skal leveres flere varer/tjenester på bestillingen. 1. Annuller mottaket du gjorde i oppgave a. Finn bestillingen fra oppgave 4 og åpne den i varemottaksbildet (Mine Oppgaver/Motta og deretter åpne bestillingen). Merk! Ikonet markerer at det er gjort et delmottak på linjen. Hvis du vil inn og se på delmottakene for en linje eller annullere mottak knyttet til linjen kan du gjøre dette etter at du har valgt lastebilikonet. b. Du får beskjed om at det var 8 timer som var brukt på hver oversettelse og ikke 6 som du først hadde fått beskjed om. Velg alle mottak gjort på ordren vil bli annullert. og c. Motta 8 timer på hver linje: d. Oversettelsene er ferdige, og du blir enig med leverandøren at leveransen er fullført. Du skal derfor lukke bestillingen slik at den ikke lenger er synlig i varemottaksbildet. Velg 20
Legg inn forklaring på hvorfor du lukker bestillingen i feltet Kommentar Merk! Det går ingen melding til leverandør når du lukker eller annullerer bestillingen. Du må selv melde fra til leverandøren! Søk opp bestillingen under Mine anmodninger og sjekk den ut. Er din lukkebegrunnelse registrert i historikken? 21
Oppgave 6 Utføre et plankjøp Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du kan åpne en plan for utføre et plankjøp. Anmodninger som handles på plan trenger ikke innom godkjenner før de bestilles, ettersom budsjettet på planen allerede er godkjent 1. Åpne opp planen som du får opplyst av instruktør a. Velg Planer, Godkjente planer. Du vil da få opp en liste over godkjente planer som du kan benytte til plankjøp. b. Finn tak i den planen du skal ha, marker den og velg. Planbildet åpner seg og du kan se hvem som er brukere av planen og om det er tillatt med fritekstbestilling og bestilling av eksterne kataloger fra planen. c. Klikk på fliken Budsjetter 22
d. Er det flere budsjetter på planen din, marker hvilket budsjett du skal handle på og velg. Merk! Nå er planen åpnet og dette vil du se i venstre side av margen. Anmodninger du lager heretter vil bli laget mot planen inntil du stopper bruk av planen. e. Du skal nå gjennomføre et kjøp fra valgt budsjett. Lag anmodning (f. eks. blomster fra Euroflorist) og velg Automatisk når du kommer så lang at du må velge handling. Hvis du er usikker på hvordan du lager en katalogbestilling, se oppgave 1 for fremgangsmåte. Har du opprettet en fritekstbestilling vil få et valg som heter «Bestiller selv» som du skal bruke. Tips! Du kan også lage kopi av gamle bestillinger når en plan er åpnet. Denne kopien vil da knyttes mot planen. Dette forutsetter at planen ikke har begrensninger i forhold til innhold i bestillingen, som leverandør eller produktgruppe. 23
Oppgave 7 Søk etter mine anmodninger Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du kan finne igjen anmodninger som du tidligere har laget. 1. Først skal du finne frem til alle anmodninger som du har laget. a. Velg Mine anmodninger b. I bildet som åpner seg, velg Alle i det første feltet og klikk c. Anmodningene dine vil nå listes opp. Åpne den ene og se om du finner ut hvordan du kan bruke denne som underlag til å lage en ny bestilling. Hint: Finn knappen Kopier 2. Søk frem alle anmodninger som er i status Mottatt. 24
a. Gå tilbake til bildet Mine anmodninger. b. Velg Mottatt i det første feltet. c. Sjekk Startdato kun anmodninger opprettet etter denne startdatoen vil listes opp. d. Velg Søk. 3. Søke frem en anmodning basert på en beskrivelse du har lagt inn. 25
Oppgave 8 Lage en rapport Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du kan lage en enkel rapport. 1. Nå skal du lage en rapport for å få sett alle anmodninger laget på din enhet i perioden 1.september 2019 - til dagens dato. a. Velg Rapporter, Rapporter fra venstre side i menyen b. Legg inn kriterier for hvilken informasjon du vil ha i rapporten din: 26
Velg din egen organisasjonsenhet. Kryss også av for Inkluder delenheter dersom det finnes organisasjonsenheter under din enhet. Behold avkrysningen for «Alle» i feltet «Gjeldende bestillingsstatus» I feltet Handling velger du Opprettet. I feltene «Gyldig» skriver du inn datointervallet du vil se på (01.09.2019 og dagens dato) c. For å få se resultatet av rapporten velger du nå Søk 2. Nå skal du åpne en av bestillingene som søkeresultatet/rapporten ga deg, trykk «Åpne» a. Finner du bestillingsskjemaet som er sendt til leverandøren? b. Ser du hvem som har sendt bestillingen til leverandør? c. Gå tilbake til rapporten ved å klikke 3. Du ønsker nå å kjøre rapporten over til Excel for å få bedre oversikt og å kunne jobbe videre med den der (i Excel vil flere felt enn det som vises inne i Bestillingssystemet være synlig). a. Klikk på ikonet og velg «Open» i dialogboksen som åpner seg. 4. Søkekriteriene du brukte i rapporten kan lagres slik at du kan gjenbruke dem senere. a. Klikk på fliken Søkekriterier 27
Velg Legg inn navn på rapporten slik at du klarer å kjenne den igjen senere Velg Lagre når du har lagt inn rapportnavnet. b. I menyen på venstresiden velger du Rapporter/Lagrede rapporter for å få opp en oversikt over de rapportene du har lagret 28
Merk! Når du vil se på rapporten klikker du på linja som inneholder den rapporten du vil se, og søket utføres slik at du kommer direkte til resultatet. Du har mulighet til å redigere søkekriteriene ved å velge ikonet Du har mulighet til å endre navnet på rapporten ved å velge ikonet Du har mulighet til å slette rapporten dersom du ikke vil ha den i oversikten din lenger ved å velge ikonet 29
Oppgave 9 Kjøp fra ekstern katalog (punchout) Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du oppretter en katalogbestilling fra en ekstern katalog/punchout. Merk at utseende på skjermbilder vil variere fra leverandør til leverandør da du nå i deler av prosessen er ute på leverandørens system og ikke i UiOs bestillingssystem. 1. Opprett en katalogbestilling mot Elvebreddens's punchoutløsning. a. Velg Ny anmodning, Eksterne kataloger b. Klikk på den eksterne katalogen til Elvebredden c. Kjøp møtemat til et intern møte Finn maten du skal kjøpe Velg antall i «Legg til» Gå til handlekurven ved å klikke på symbolet for handelkurv 30
Husk å sjekke om det er et gebyr for minsteordre kan lønne seg å komme over det beløpet for å slippe å betale frakt (Elvebredden har per i dag et minsteordregebyr på 600kr eks MVA). Er totalbeløpet eks MVA under minsteordregebyret kan du velge å fortsette å handle, ellers så fullfører du ved å velge «Gå videre til handlekurv» Velg «Tilbake til Universitet i Oslos innkjøpssystem» og produktene tas med tilbake til handlekurven i bestillingssystemet vårt. 31
d. Tilbake i PM velger du. Fortsett på vanlig måte for å få opprettet anmodningen Merk! For enkelte eksterne kataloger kommer ikke ledetiden (leveringsdatoen) med over til bestillingssystemet. Man må da legge det inn selv (Legger du datoen inn på første side i anmodningen, vil denne arves til alle varelinjer). Sjekk at anmodningen er knyttet til riktig kontrakt; endre ved behov fyll inn om blankt i feltet «Kontrakt» Husk å legge ved deltakerliste for møtet, den skal ikke sendes til leverandør Husk at om maten er bestilt med servering så gjelder annen MVA-sats enn om en skal servere maten selv e. Send anmodningen til godkjenning (hvem du skal sende til oppgis av instruktør). 32
Oppgave 10 Kopiere bestillinger Formål: I denne oppgaven skal du lære hvordan du kopierer en bestilling. 1. Kopier anmodningen fra oppgave 2 a. Gå til Mine anmodninger og søk etter anmodninger som du har mottatt. Du kan også søke direkte etter bestillingsnummeret om du husker dette. b. Åpne bestillingen fra oppgave 2 c. Kopier bestillingen Velg Kopier til Ny Ser du noen forskjell på den nye anmodningen og originalen? (Du må justere feltet for «Beskrivelse» og ev. justere leveringsmottaker ved opprettelse av ny ble den automatisk foreslått til deg selv. Husk å oppdatere feltet «Påkrevd leveringsdato» også) d. Ferdigstill anmodningen og send den til instruktør for godkjenning 2. Kopier anmodningen fra forrige oppgave (punchout) a. Hva skjer? Du vil få en melding som sier at produktet kommer fra en ekstern katalog og disse får du ikke kopiert. 33
b. Hvorfor tror du at dette skjer? Leverandør kan ofte ha oppdatert katalogen og prisene siden anmodningen ble laget. Vi får derfor ikke lov til å kopiere bestillingslinjer med produkter fra eksternkatalog leverandører. Resten av informasjonen kopieres. 3. Søk opp bestillingen fra oppgave 2 under Rapporter. Kan du kopiere anmodningen herfra? 34
Oppgave 11 Kontrollere (se gjennom) anmodning Formål: I denne oppgaven skal du utføre kontroll av en anmodning som instruktør har sendt deg. 1. Finn frem til anmodningen som instruktør har sendt deg for kontroll a. Velg Mine oppgaver, Se gjennom b. Åpne anmodningen som du skal kontrollere 2. Se gjennom detaljene og sjekk om det er noe du må endre a. Detaljene kan du se på ved å I. Åpne linjenivået nede på siden og endre på anmodningen ved hjelp av ikonet II. Åpne innkjøpsverktøy ved hjelp av ikonet til høyre på anmodningslinjen (bare tilgjengelig for brukere med innkjøpsrettigheter) b. Bekreft at du er ferdig med kontrollen ved å velge 3. Send anmodningen til instruktør/person oppgitt av instruktør for godkjenning 35