ANSKAFFELSE: KONSULENTTJENESTER - HR, OU, REKRUTTERING OG ANNET VADSØ Tillegg: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret 10 Er det korrekt at tilbyderne ikke skal vedlegge HMSegenerklæring? Ja. Endringer i regelverket gjør at dette ikke lenger er påkrevd. 9 1: Det er i Vedlegg E - Svarskjema gjennomføringsevne og kapasitet satt av plass til å oppgi leverandørens samlede arbeidsstyrke uten å fordele dem på relevant delområder. Under vurderingen av kvalifikasjonskravet er det oppgitt at Oppdragsgiver vil vurdere leverandørens arbeidsstyrke opp mot type og antall delområder tilbyder søker om å bli kvalifisert på og at jo flere delområder det søkes kvalifisering for jo større kapasitet bør tilbyder ha. Hvordan vil Oppdragsgiver vurdere om tilbyderne har nok ressurser innenfor et gitt delområde når Vedlegg E ikke inneholder rubrikker for å synliggjøre ressurser pr. delområde? 1. Det vises til prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 2.2.4. Ut fra søkers beskrivelse av «type» og «antall» forutsetter oppdragsgiver at en kan vurdere søknaden opp mot antall delområdet det søkes kvalifisering for. 2. Matrisen vil ikke bli endret. Vi anbefaler og gi en kort beskrivelse opp mot delområder i punktet med redegjørelse. 2: Kan Oppdragsgiver vurdere å oppdatere matrisen i Vedlegg E slik at den synliggjør antall ressurser pr delområde?
8 Vi er en internasjonal organisasjon der konsulenter jobber på kryss av landegrenser. Norske og internasjonale konsulenter fra det norske selskapets internasjonale søsterselskap(er) støtter ved konsulentoppdrag i Norge (og vice versa). I forbindelse med søknad om prekvalifikasjon, kan jeg be om svar på følgende: 1. Ja. Dersom dere har forplikelseserfaring kan dere også støtte dere på deres erfaring både i forbindelse med gjennomgføringsevne og kapasitet og efaring. Dersom vi søker som norsk virksomhet, men med forpliktelseserklæringer (for erfaring) fra et eller flere internasjonale søsterselskaper, kan vi da: (1) bruke konsulentene fra internasjonale søsterselskaper i forbindelse med utfylling av svarskjema gjennomføringsevne og kapasitet (f.eks. hvis den norske virksomheten har 15 konsulenter og en svensk en som fyller ut forpliktelseserklæring har 15, kan vi da si at tilbyder har 30 konsulenter? (2) samme spørsmål for Vedlegg D - Svarskjema erfaring, kan vi bruke referanseoppdrag for virksomheter som har fylt ut en forpliktelseserklæring i forbindelse med prekvalifikasjonen? 7 Vi har følgende spørsmål til besvarelsen av prekvalifiseringsforespørselen.: Ref tidligere spørsmål av 26.10 på område D. 1. Kan dere gi mer spesifisert stillingstyper dere henviser til som er helsefaglige pkt. Db? Er dette lege/sykepleiere som kommer fra Norge? ref dere har pkt. Dc som tar for seg helsefaglige stillinger fra utlandet. 1. Henviser til tidligere svar. Det er ikke behov for rekrutteringsbistand til «vanlige» helsefaglige stillinger. Dette vil i større grad være helsefaglige spesialiststillinger. 2. Om en tilbyder velger å støtte seg på ressurser hos andre juridske enheter må forpliktelseserklæring foreligge. Tillegg: Spørsmål/svar/endringer // 2
2. Vedr. personale i datterselskap som arbeider på oppdrag i morselskap på oppdrag i Norge. Skal da vedlegg F fylles inn for 100 % eid datterselskap? 6 1. Vedrørende Punkt 2.1.3: Etisk forsvarlig virksomhet: Man trenger ikke leverne noe her dersom man ikke er rettskraftig dømt for noe? 2. Vedrørende Punkt 2.2.4 Tilbyders gjennomføringsevne og kapasitet: Ønsker dere både en "En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste tre år, og opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren" og utfylt "Vedlegg E - Svarskjema gjennomføringsevne og kapasitet", eller kun sistnevnte? Sistnevnte fanger ikke eksakt utdanningsnivået. 3. Har dere en mal for søknadsbrev dere ønsker at vi skal benytte? 4. Vedrørende punkt 3.2 Søknadens utforming: Det er blant annet under "Dok 09 Kravspesifikasjon kvalitetsstyringssystem" anledning til å legge ved vedlegg, ref celle H10 "Beskrivelse iht. dokumentasjonskrav punkt 2.2.2 i prekvalifiseringsgrunnlaget, og med eventuell henvisning til nærmere beskrivelse" Hvor skal vi legge eventuelle vedlegg utover oversikt i punkt 3.2? Etter Dok 12? 5. Vil de samme personene vurdere flere av områdene A, B, C og D? Er det ønskelig med nye prosjekter per område for å vise bredde eller gjentagende prosjekter dersom enkelte prosjekter er mest relevante og dekker flere av områdende? 1. Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 2.1.3 Etisk forsvarlig virksomhet. Dersom tilbyder ikke er rettskraftig dømt er det ikke nødvendig å legge ved dokumentasjon. 2. Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 2.2.4 og svar på spørsmål 10 fra prekvalifiseringskonferansen. Tilbyder skal gi «en redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste tre år, og opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren. Dette skal fremgå ved å oppgi antall ansatte og deres kvalifikasjoner i form av stilling og antall års relevant erfaring og utdanning» Denne redegjørelsen skal fremkomme i vedlegg E Svarskjema gjennomføringsevne og kapasitet. 3. Nei 4. Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 3.2 Søknadens utforming ved levering. Eventuelle vedlegg til punkt 2.2.2 lastes opp som dok 09 vedlegg til kravspesifikasjon kvalitetssikringssytem. 5. Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 2.2.3 Tilbyders relevante erfaring. Tilbyder skal knytte erfaring opp mot delområdet/deltilbudet det søkes på. Dersom de mest relevante prosjektene dekker flere delområder kan prosjektene gjentas for flere delområdet. 6. Ja, det vil være mulig. Det skal opplyses om eventuelle underleverandører i et eventuelle tilbud. Krav til underleverandører vil fremgår av konkurransegrunnlaget.. 7. Tilbyder kan vise til skandinavisk erfaring. Tillegg: Spørsmål/svar/endringer // 3
6. Kan vi ta inn underleverandører på et senere tidspunkt, i tilbudsfasen, dersom vi ser behov for det og er invitert videre? Vi kjenner til at det har vært vanlig praksis i rammeavtaleprosesser for de regionale helseforetakene tidligere, og vi vet ikke helt hva dere vil etterspørre i tilbudsfasen. 7. Er skandinavisk helseerfaring likestilt med norsk? Vi opplever ofte at eksempelvis Sverige ligger langt fremme på kvalitetsstyring, og vil tro referanseprosjekter derfra kan være vel så spennende 8. Vedrørende referat leverandørkonferanse, spørsmål 6/9: Dere fokuserte i leverandørkonferansen på at dere ikke ønsker å motta for mye dokumentasjon, samtidig åpner dere for vedlegg til excelfilen med referanseprosjekter i spørsmål 9; Leverandører kan legge ved et vedlegg dersom "det er noe særskilt ved leveransen som krever dette". Kan dere utdype hva som regnes som særskilt? Med denne åpningen kan det fremstå attraktivt å legge ved utdypende beskrivelser. Det er uansett vanskelig å beskrive et stort prosjekt på en utdypende måte i excelfilen. 8. Viser til svar på spørsmål 9 fra prekvalifiseringskonferansen. Det er ønskelig at tilbyder kun benytter seg av vedlegget, da dette vil bli lagt til grunn for evalueringen. Dersom tilbyder mener de ikke får frem nødvendig informasjon gjennom vedlegget, kan tilbyder legge ved utdypende beskrivelser. Se svar på spørsmål 4 ovenfor for hvordan dette legges ved søknaden. «Særskilt» vil være hvis noe i prosjektet eksempelvis er uvanlig og ikke lar seg forklare kort. Vi vil imiderltid sterkt oppfordere til korte og konsise besvarelser og vil understreke at det sentrale er at det fremgår hvorvidt prosjektet er relevant. 5 Spørsmål 1: Under delområde D, "Search, rekruttering og utvelgelse", er det mulig å levere inn tilbud innen tre områder Da, Db og Dc (DA = Toppleder, Db = Andre lederstillinger og spesialister og Dc = Helsefaglig rekruttering fra utlandet). I vedlegg D - Svarskjema erfaring, er det under fanen for Delområde D kun satt av plass til å beskrive 5 leveranser. Vi Spørsmål 1: Se svar på spørsmål 4. Ny versjon av vedlegg D- Svarskjema erfaring er lastet opp Spørsmål 2: Viser til svar på spørsmål 4 fra prekvalifiseringskonferansen. Tilbyder skal skrive et kort og konsist «sammendrag» under hvert av punktene i kvalitetssikringssystemet. Dersom nødvendig kan tilbyder henvise til ytterligere dokumentasjon. Dette må vedlegges søknaden. 02.11.2015 Tillegg: Spørsmål/svar/endringer // 4
ønsker å legge inn tilbud på både Da og Db. Skal beskrivelsen av våre referanseprosjekter innen disse to områdene fylles inn i samme skjema, slik at vi f.eks. beskriver to leveranser fra Da og tre leveranser fra Db? Spørsmål 2: I Vedlegg C skal kvalitetssikringssystemet beskrives. Vårt kvalitetssikringssystem er bygget opp etter ISO-9001:2008, men vi er ikke sertifiserte. Vi har egne prosedyrer for bla. intern kompetanseutvikling, avvikshåndtering, håndtering av sensistive opplysninger etc. Kan en kopi av disse prosedyrene samt en beskrivelse av systemets oppbygging og bruk vedlegges som separate dokumenter, eller må den fullstendige beskrivelsen legges inn i Excel-arket? 4 Hei, Vi har et spørsmål angående referanser til Område D - search, rekruttering og utvelgelse. Når vi skal fylle ut vedlegg D - Svarskjema erfaring. Skal vi fylle ut 5 referanser for hele området D, eller skal vi fylle ut med 5 referanser fra hvert av delområdene D.a), D.b) og D.c.) (Toppleder, Andre lederstillinger og spesialiststillinger, og helsefaglig rekruttering fra utlandet)? Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 2.2.3 og ny versjon av vedlegg D - Svarskjema erfaring. Tilbyder skal oppgi inntil 5 leveranser for hvert av underområdene a-c. 02.11.2015 33 Ref tidligere spørsmål av 26.10 på område D. Kan dere gi mer spesifisert stillingstyper dere henviser til som er helsefaglige i pkt. D b? Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 1.3.1 og svar på spørsmål av 26.10.2015. Delområde Db) gjelder search, rekruttering og utvelgelse av andre lederstillinger og spesialiststillinger. Herunder rekruttering av helsefaglige lederstillinger og spesialiststillinger. Dette gjelder altså 02.11.2015 Tillegg: Spørsmål/svar/endringer // 5
Er dette lege/sykepleiere som kommer fra Norge? ref dere har pkt. Dc som tar for seg helsefaglige stillinger fra utlandet. eksempelvis ikke ordinær rekruttering av sykepleier/lege til en avdeling. 2 Vi ønsker å foreta en riktig avgjørelse på hvorvidt vi ønsker å besvare deres prekvalifikasjon. Vi har forståelse for at det kan være utfordrende å oppgi forventet verdi på avtlaen. VI ønsker imidlertid å utfordere dere litt på dette punktet: Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 1.3.1. Det knytter seg stor usikkerhet til den estimerte verdien og forbruk kan variere betydelig fra år til år. Oppdragsgiver ønsker derfor ikke å oppgi verdi fordelt på hvert delområde eller deltilbud da dette vil kunne bli mer villedende enn til hjelp for tilbyder. For delområde Db.) vil dette gjelde både helsefaglige og merkantile stillinger. 26.10.2015 Kan dere gi et anslag på fordeling mellom de fire områdene? Under område D: Er spesialiststillinger både helsefaglige og merkantile? Kan dere oppgi en fordeling mellom toppledere, mellomledere, spesialister og rekrutering fra utland? 1 Vedrörande krav på revisor så tror jag det är få bedrifter som omsätter under 5 miljoner som har revisor. Det blir därför vanskeligt att få en revisjonsberettning för 2014 års bokslut. Efter samtale med revisor kan de tillby: 1. Revisjonsberettning så långt 2015 2. Revisjonsgenomgang så långt 2015 (ikke lika omfattande som revisjonsberettning) (3. Revisjonsgenomgang av 2014, men revisorn syns det blir litt rart) Det vises til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 2.2.1. og foa 17-8 (5). Dersom leverandøren ikke kan fremlegge de etterspurte dokumenter, kan leverandøren godtgjøre sin finansielle og økonomiske stilling med annen dokumentasjon. 0ppdragsgiver vil på bakgrunn av mottatt dokumentasjon foreta en konkret vurdering av tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. Der det ikke foreligger en revisjonsberetning vil det være naturlig at en dokumenterer oppfyllelse av kravet med revisjonsberetning så langt i 2015, regnskapene for 2014 (om de 26.10.2015 Tillegg: Spørsmål/svar/endringer // 6
Uppfyller punkt 1 eller 2 era krav (blir litt som kraven på nystartade bedrifter)? Angående kreditvärdighet så må sum egenkapital og geld vara over 500.000 för att kunna få den klassificering ni önskar. För 2014 var egenkapital mellom 400.000 og 500.000 og vi kan därför kun få "Bedriften scoret positivt på alle parametrer. Kreditt kan gis", men konkurspredikasjon kan ikke göres. 2015 har bedriften växt og har ett egenkapital på over 500.000, men kreditinstitut kan ikke se detta. eksisterer) og en begrunnelse for hvorfor det ikke foreligger revisjonsberetning. Tilbydere som mener at kredittvurderingen ikke vil gi et riktig bilde, bes oversende utfyllende opplysninger på hvorfor i kvalifiseringssøknaden. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av mottatt dokumentasjon foreta en konkret vurdering av tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. I dette tilfelle vil dette kunne bero på hva som fremkommer i regnskaper og revisjonsberetning for 2015. Är detta innanför era krav för kreditvärdighet? Viss ikke, vad skall vi kompletera med? Eller må vi stötta oss på en annan bedrift? Tillegg: Spørsmål/svar/endringer // 7