Skoleadministrativt system Kravspesifikasjon

Skoleadministrativt system Kravspesifikasjon

2 Kravspesifikasjon Innhold Formål og bakgrunn... 3 Feide... 3 Kommunale standarder... 3 Vurdering for læring... 3 Kartleggingsarbeid i skolene... 4 Oversikt over temaer/fagfelt... 6 Integrasjoner/samhandling... 7 Kravspesifikasjonstabell - skoleadministrativt system... 8

3 Kravspesifikasjon Kravspesifikasjon Formål og bakgrunn Oppdragsgiver, Fet og Rælingen kommuner, ønsker å anskaffe et skoleadministrativt system. Fet kommune har 5 skoler, hvorav 4 av skolene er barneskoler (1-7 trinn) og 1 av skolene er ungdomsskole (8-10 trinn). En av barneskolene er organisert som baseskole. De 5 skolene har i underkant av 1500 elever og ca. 180 ansatte innen skole/sfo. Rælingen kommune har 8 skoler, hvorav 6 av skolene er barneskoler (1-7 trinn) og 2 av skolene er ungdomsskoler (8-10 trinn). De 8 skolene har i overkant av 2100 elever og ca. 200 ansatte innen skole/sfo. Enebakk kommune, som er med som opsjonspart, har 6 skoler, hvorav 4 av skolene er barneskoler (1-7 trinn) og 2 av skolene er ungdomsskoler (8-10 trinn). De 6 skolene har ca. 1500 elever og ca. 150 ansatte innen skole/sfo. Feide Løsningen som tilbys må kunne benyttes sammen med FEIDE. Kommunene har inngått avtale med Identum om levering av Feide. Systemet skal være autoritativt kilde for persondata for elever. Ansattes personopplysninger registreres i Visma sitt HRM system. Nytt fagsystem skal hente ansattes personopplysninger fra dette systemet. Kommunale standarder Fet og Rælingen kommuner har de siste årene lagt ned betydelige ressurser på å bygge opp systemer og standarder for kartleggingsarbeid og vurdering for læring (VFL). Det vil derfor være svært viktig at et skoleadministrativt system bygger opp under dette arbeidet, slik at skolene kan fortsette den gode utviklingen. Vurdering for læring Systemet er forpliktende jf. lov og forskrift og retningslinjer på kommunenivå. Intensjonene i vurderingsarbeidet er forpliktende jf. opplæringsloven, vurderingsforskriften, læreplanverket og ut fra det faglige grunnlaget for VFL. Metodene som brukes i vurderingsarbeidet er forpliktende jf. krav i lov og forskrift og fellesmetoder på skolenivå, for øvrig har lærer metodefrihet. VFL i skolene består av fem hovedelementer Systematisk og fortløpende vurderingsarbeid i hvert enkelt fag Individuelle læringssamtaler Utviklingssamtaler Halvårsvurdering Undervisningsvurdering Vurderingsarbeid skal være en løpende og systematisk kjerneaktivitet i skolen og i det enkelte fag og må derfor planlegges og settes inn i en helhetlig sammenheng. Arbeidet med underveisvurdering i skolene synliggjøres i to lokale plandokumenter: Systemplan for underveisvurdering for den enkelte skole Vurderingsplan for det enkelte fag

4 Kravspesifikasjon Kartleggingsarbeid i skolene Kartleggingsarbeid i skolene har til hensikt å Sikre systematisk arbeid med den enkelte elevs faglige utvikling Sikre tidlig tiltaksetablering med god kvalitet Gi grunnlag for tilpasset opplæring Gi grunnlag for systemforbedring og utvikling av pedagogisk praksis Kvalitet i kartleggingsarbeidet Kartleggingsarbeidet i skolene skal både sikre god faglig utvikling for hver enkelt elev og gi grunnlag for systemforbedring og utvikling av pedagogisk praksis. Dette krever god prosesskvalitet i alle faser av kartleggingsarbeidet kombinert med et grunnleggende systemperspektiv som sikrer fokus på mulige sammenhenger mellom læringsresultater og skolens pedagogiske praksis. Skolene har fastsatt obligatoriske kartleggingsprøver i lesing, regning og engelsk på alle trinn. Oversikten under viser minste standard for kartlegging av alle elever i skolene. Den enkelte skole har frihet til å velge andre kartleggingsverktøy i tillegg eller hyppigere bruk av de obligatoriske kartleggingsverktøyene. Lesing Regning Engelsk 1.trinn Bokstavtesten 1 og 2 Nasjonal kartleggingsprøve Alle teller! Nasjonal kartleggingsprøve 2.trinn Nasjonal kartleggingsprøve Nasjonal kartleggingsprøve Kommunal kartleggingsprøve 3.trinn Nasjonal kartleggingsprøve Nasjonal kartleggingsprøve Nasjonal kartleggingsprøve 4.trinn Ordkjedetesten Carlsten leseprøve Alle teller! førtest Alle teller! ettertest Kommunal kartleggingsprøve Nasjonal kartleggingsprøve digitale ferdigheter 5.trinn Nasjonal prøve Nasjonal prøve Nasjonal prøve 6.trinn 7.trinn 8.trinn Nasjonal prøve Nasjonal prøve Nasjonal prøve 9.trinn Nasjonal prøve Nasjonal prøve 10.trinn

5 Kravspesifikasjon Vi kan dele kartleggingsarbeidet inn i seks kvalitetsområder forberede, kartlegge, analysere, tiltak / utvikling, rapportere og evaluere: Gjennom systematisk arbeid med de seks kvalitetsområdene etableres gode strukturer i kartleggingsarbeidet slik at skolen Har god oversikt over status for hver enkelt kartleggingsprosess Har funksjonelle dialog- og støttestrukturer i kartleggingsarbeidet Utvikler sin tilbakemeldingskultur Utnytter det potensialet kartleggingsresultater er for tilrettelegging for læring Finner koplingene mellom resultater og pedagogisk praksis Kan definere utviklingsbehov Disponerer ressursene slik at elevene oppnår best mulig faglig kompetanse Utvikler god kompetanse for å sette inn adekvate tiltak på individ-, gruppe- og systemnivå

6 Kravspesifikasjon Oversikt over temaer/fagfelt Figuren viser en oversikt over hvilke temaer som blir etterspurt i kravspesifikasjonen. Noen av temaene er lagt inn som opsjoner. Det vil være opptil tilbyder å vurdere hvorvidt opsjonene skal besvares. Timeplanlegging Vikarinnkallling Fravær Orden og oppførsel Elevvurdering Elektronisk meldingsbok Variabel lønn Administrativt system for barnehage Rapportering Skoleadministrativt system (SAS) Arkivering Vitnemål Rollestyring/ tilgang SFO Hjem-skole Individuell opplæringsplan

7 Kravspesifikasjon Integrasjoner/samhandling Oppdragsgiver ønsker et helhetlig system, og vil derfor legge stor vekt på integrasjoner og samhandling med andre systemer. Det vil derfor være svært viktig at leverandør leverer beskrivelser og skjermdump som forklarer dette på en god måte. Feide Visma ERP Økonomi /HRM Ephorte Folkeregisteret Visma IP- Sampro Vokal/Puls SAS Microsoft O365 VIGO Microsoft Office GSI PAS/PGS

8 Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonstabell - skoleadministrativt system Oppdragsgivers krav/beskrivelse 1 Generelle overordnede krav 1.1 Løsningen skal være webbasert, og støtte følgende nettlesere: Internet Explorer (versjon 10 eller nyere) Microsoft Edge Firefox Chrome Opera Safari Leverandørens beskrivelse/kommentar Leverandør kommenterer hvorvidt det er behov for Java for at løsningen skal fungere. 1.2 Løsningen har: Støtte for åpne dokumentformater Støtte for konvertering til PDF Støtte for konvertering til regneark for videre bearbeiding 1.3 Programmet leveres som en ASP-tjeneste 1.4 All tekst i løsningen er på norsk 1.5 Løsningen har et intuitivt og responsivt design 1.6 Tilbyder beskriver drift og vedlikehold av løsningen Risikovurdering Back-up Informasjonssikkerhet Håndtering av personopplysninger Andre relevante elementer 1.7 Opplæring. Superbrukere og øvrige ansatte. Tilbyder redegjør for anbefalt omfang og innhold. 1.8 Brukerstøtte og vedlikehold av løsningen. Tilbyder redegjør for innhold 2 Generelle funksjonelle krav 2.1 Register/database for elev og foresatte 2.2 Løsningen håndterer enkelt opprykk til nytt skoleår. Det er mulig å klargjøre opprykk til neste skoleår inneværende skoleår. Opprykk til nytt skoleår må også gjelde for aldersblandede grupper Tilbyder redegjør for hvordan dette gjennomføres.

9 Kravspesifikasjon 2.3 Løsningen kan registrere ulike familiestrukturer. 2.4 Løsningen administrerer påmelding til leksehjelp og kulturskoletimen. 2.5 Tilbyder beskriver muligheten for å håndtere elektroniske skjemaer, enten ved at løsningen leverer dette som en del av tjenesten eller gjennom integrasjon. Kommunene benytter i dag elektroniske skjemaer fra KF. Eksempler: Skoleskyss SFO-søknader (påmelding, avmelding, endring av antall dager, bestilling av enkeltdager) Søknader om fri fra undervisningen/permisjoner Bytte av skolekrets Registrering av medisinbehov Innskriving av nye 1.trinnselever. Valg av fremmedspråk, fordypning i engelsk og arbeidslivsfag (m/vedlegg) Det vil være enkelt å ta i bruk nye skjemaer utover de som er listet opp. 2.6 Samtykkeerklæringer (elektroniske) Eksempler: Kan kjøre buss Bruk av bilder og film, inkl. filming av elever Kan sitte på med andre Utendørs bading Sykling til og fra skole Leirskole Annet 2.7 Løsningen håndterer flyttemeldinger 3 Rollestyring/tilgang 3.1 Pålogging skjer via Feide for elever, skoleadministrasjonen og lærere, og gjennom ID-porten eller tilsvarende løsning for foresatte. Rælingen kommune har Feide fra Identum. 3.2 Løsningen har mulighet for 2-faktor autentisering. 3.3 Løsningen kan opprette klasser, faggrupper, ad-hoc grupper og andre relevante grupper 3.4 Løsningen har ingen begrensninger i rettighetssystemet angående antall roller per person. Brukere kan både ha flere roller og de kan ha flere profiler på hver enkelt rolle.

10 Kravspesifikasjon 4 Integrasjoner/utveksling av data 4.1 Løsningen må kunne tilby støtte/utveksle data med annen programvare kommunen benytter: Visma Enterprise (Økonomi og HRM) - Hente ut ansattinformasjon fra HRM - Levere vikartimelister til HRM - Levere overtidslister til HRM - Levere fakturagrunnlag til Økonomi Sak-/arkivsystemet ephorte5 Microsoft Office Microsoft Office365 4.2 Løsningen utveksler data med: Vokal/Puls Fet har allerede anskaffet og tatt i bruk Vokal 4.3 Løsningen utveksler data til/fra aktuelle nasjonale systemer: GSI PAS/PGS VIGO 4.4 Løsningen konverterer/overfører persondata fra eksisterende system til nytt SAS Kommunene benytter i dag Extens fra IST. Tilbyder beskriver denne overføringen. 4.5 Løsningen importerer data fra folkeregisteret 4.6 Løsningen samhandler med Visma IP Sampro. 5 Fravær 5.1 Elevfravær: Løsningen kan enkelt registrere elevfravær. Lærere kan føre elevfravær med smarttelefoner og nettbrett, gjerne via egen app. Løsningen har utskriftsmulighet Automatisk varsling av elevfravær over 8 dager og/eller 10 enkelttimer. Varslingsresultat skal kvalitetssikres av administrasjon på den enkelte skole før det sendes ut til foresatte. Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse 5.2 Ansattfravær: Registrere fravær Fortløpende mulighet for å skrive ut rapporter. Overføring av fraværslister til Visma Enterprise, HRM.

11 Kravspesifikasjon Varsling på oppfølging av sykefravær hos ansatte. Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse 6 Orden og oppførsel 6.1 Løsningen kan: Registrere fravær Registrere ordensanmerkninger Skrive ut rapport på orden og oppførsel 6.2 Dokumentasjon av orden og oppførsel. Denne informasjonen skal være med på vitnemålet, kunne synliggjøres for foresatte og arkiveres. 7 Vitnemål og karakterer 7.1 Løsningen kan: Registrere terminkarakterer, standpunktkarakter og vitnemål i henhold til utdanningsdirektoratets retningslinjer Skrive ut karakterprotokoll, vitnemålsprotokoll og eksamensprotokoll Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse. 7.2 Løsningen kan levere enkel administrasjon av valgfag i henhold til at elevene kan velge nytt valgfag hvert år, og at valgfag med karakterer fra 8. og 9. trinn evt. skal overføres til standpunktfag med standpunktkarakterer på vitnemålet. 8 SFO 8.1 Løsningen leverer SFO administrasjon Dette omfatter blant annet: Registrere inn- og utsjekk på SFO Pårørendeinformasjon Registrere påmelding til helåpne dager (påske, jul, vinterferie osv.) Registrere hvem som kan hente barna Opplysningsskjema Tilbyder leverer skjermdump og beskriver løsning 8.2 Systemet produserer faktureringsgrunnlag for SFO. Faktureringsgrunnlag overføres til Visma Enterprise, fakturering Tilbyder redegjør for hvordan overføringen gjennomføres. 9 Kartlegging 9.1 Registrere kartleggingsresultater basert på de obligatoriske kartleggingene og oppfølgingskartlegginger

12 Kravspesifikasjon Importere kartleggingsresultater Eksempler: o Nasjonale prøver o Nasjonale kartleggingsprøver o Kartleggeren o Alle teller Registrere merknader i forhold til kartleggingsresultat Registrere individuelle oppfølgingstiltak som følge av kartleggingsresultater Tilbyder redegjør for funksjonalitet, inkludert skjermdump. 9.2 Løsningen har mulighet for å aggregere kartleggingsresultater basert på klasse-, trinn- og skolenivå 9.3 Løsningen har mulighet for å aggregere karakterer basert på klasse-, trinn- og skolenivå 9.4 Løsningen har mulighet for å aggregere fravær basert på klasse-, trinn- og skolenivå 10 Elevvurdering 10.1 Løsningen har funksjonalitet som sikrer systematisk vurderingsarbeid og dokumentasjon av elevens kompetanse basert på kompetansemål/retningslinjer: Halvårsvurderinger i fag og orden og oppførsel Vurdering av individuelle oppfølgingstiltak Underveisvurderinger Elevsamtaler/individuelle læringssamtaler (lærer-elev) Utviklingssamtaler (lærer-elev-foresatt) Undervisningsvurdering Tilbyder leverer skjermdump og beskriver løsning 10.2 Løsningen har mulighet for å: Tilgjengeliggjøre halvårsvurderinger for elev og foresatte Dokumentere måloppnåelse på avtalte mål i lærings- og utviklingssamtaler Vise elevens utvikling over tid Overføre sentral læringsinformasjon om elevens kompetanse og utvikling til ny lærer Overføre informasjon fra skole og foresatte ved overføring til ungdomstrinn, ev. også ved flytting til ny skole 11 Kommunikasjon hjem skole 11.1 Løsningen håndterer masseutsendinger ved bruk av SMS eller App til enkeltpersoner og grupper.

13 Kravspesifikasjon Enveiskommunikasjon som erstatter behovet for «ranselpost» Tilbyder beskriver løsningen. 11.2 Foreldre har mulighet for å logge inn på løsningen for å se: Fravær Anmerkning Vurdering Karakterer Annen relevant informasjon Endre personalia 12 Arkivering 12.1 Løsningen arkiverer følgende informasjon i kommunens sak-/arkivløsning ephorte eller i egen Noark-godkjent arkivløsning: Fravær Karakterer Vurderinger Vedtak Notater Brev Orden og oppførsel Samtykkeerklæringer Annen relevant informasjon Tilbyder leverer skjermdump og beskriver løsning 12.2 Løsningen håndterer lagring av personsensitive opplysninger i henhold til gjeldende retningslinjer. 13 Rapportering og utskrift 13.1 Løsningen har et rapporteringsverktøy med mulighet for å gjøre utvalg/filtrering av data, samt uttrekk til regneark. 13.2 Løsningen har utskriftsmulighet for blant annet: Klasseliste Karakterer Vitnemål Fravær Orden og oppførsel Oversikt elever med SFO plass Fakturagrunnlag Statistikker Kartleggingsresultater Annen relevant informasjon Tilbyder levere skjermdump og beskrivelse

14 Kravspesifikasjon 13.3 Løsningen har utskriftsmulighet for både historikk og statistikker, samt mulighet for diverse kombinasjoner av både klasselister og SFO-lister 14 Timeplanlegging 14.1 Løsningen har egen modul for timeplanlegging, som gir gode oversikter og er fleksibel i bruk. Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse av funksjonalitet

15 Kravspesifikasjon Opsjoner (Utfylling valgfritt for tilbyder) 15 Vikarinnkalling 15.1 Løsningen har egen modul for vikarinnkalling Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse av funksjonalitet 16 Elektronisk meldingsbok 16.1 Løsningen har egen modul for «Elektronisk meldingsbok (toveis)» Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse av funksjonalitet 17 Administrativt system for barnehage 17.1 Administrativt system for barnehage som har mange av de samme funksjonene som administrativt system for skole Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse av funksjonalitet 18 Individuell opplæringsplan - IOP 18.1 Individuell opplæringsplan som tilfredsstiller krav til personvern og sikker lagring av informasjoner. Oppdragsgiver har Visma Sikker Arkivkjerne (VSA) som benyttes for lagring av personsensitiv informasjon i sikker sone. Tilbyder leverer skjermdump og beskrivelse av funksjonalitet