EØS Kjøp av web-basert brukerundersøkelse til Bergen kommune

Transkript

1 EØS Kjøp av web-basert brukerundersøkelse til Bergen kommune Generell Informasjon Versjon 1 Url Ekstern anbuds referanse ID Konkurranse type: Anbudskonkurranse Prosedyre Åpen anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse :58 Tilbudsfrist :00 Endret dato :21 Oppdragsgiver Firma Bergen Kommune Adresse Pb 7700 Pb 7700 Postnr/By 5020 BERGEN Norge Versjonsendringer Beskrivelse Anskaffelsen gjelder kjøp av web-basert undersøkelsestjenester og bistand til Bergen kommune. Bergen kommune skal årlig gjennomføre en Web-basert brukerundersøkelse for foreldre/foresatte til barn/elever i alle barnehagene og skolene, samt SFO i kommunen. Brukerundersøkelsen skal måle foreldres opplevde kvalitet ved den tjenesten den enkelte barnehage og skole yter. Resultatene fra undersøkelsen skal publiseres på kommunens kvalitetsportal og på private barnehageeieres nettportaler. CPV koder Kode Beskrivelse Programvare for webserver Forsknings- og utviklingsvirksomhet og tilhørende konsulenttjenester Utførelse av undersøkelse Analyse av undersøkelse Statistiske tjenesteytelser Kundeundersøkelser Kundetilfredshetsundersøkelser Dokument Navn EØS Kjøp av web-basert brukerundersøkelse til Bergen kommune Beskrivelse Side 1 av 8

2 Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse :19 Spørsmsål - svar 3 Spørsmsål: 1.1 Det fremgår at kommunen har epostadresse til foresatte i skolen. Hvem er ansvarlig for å innhente kontaktinformasjon til foresatte i kommunale og private barnehager? Foresatte legger selv inn kontakt informasjon når de registrerer søknad. Det er obligatorisk å legge inn et telefonnummer og e-post adresse til den som søker ( e-post ble obligatorisk september /oktober 2014, var det ikke før dette tidspunkt). Dersom barnehagene mangler informasjon når barn er startet i barnehagen, er det barnehagen som ber foresatte legge dette inn i personlige opplysninger på sin side i søknadsportalen. Dette gjelder både kommunale og private barnehager. Spørsmål: 8.0 Hva menes med "omfattende og brukervennlig grafikk", jfr. punktene 44 og 45. Det er uklart hva som forventes mhp webportal. Er det flere digitale- og portalløsninger som leverandør skal lage grensesnitt mot? Vi henviser her til nettsidene for kvalitetsportalen i bergensskolen. En slik løsning vil også være tilstrekkelig for barnehagene, herunder de private. Spørsmål: Pkt. 11.0, 13.0, 42.0-og 46,0; Har oppdragsgiver bestemt seg for metode, og hvordan resultatene fra undersøkelsen best kan presenteres og anvendes, eller er det rom for faglig drøftinger? Skal være web-basert, anonymisert og basert på oppgitte tema. Utforming av spørsmål skal utvikles i samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør. Det er rom for faglige drøftinger om analysemulighetene innenfor rammen av bl.a. punkt 46. Spørsmål: 48.0 Menes det her rådata, f.eks. lagret i et Excel regneark? Ja, innenfor gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer :23 Spørsmål - svar 2 Spøsrmaål: I anbudsdokumentet etterspør dere lisenspriser, ref. punkt Vedlikehold side 2. (årlig totalbeløp for brukerstøtte, vedlikehold og lisenser). Under antall skriver dere 5.00 Betyr dette at dere ønsker fem lisenser, som betyr tilgang til systemet for 5 personer ansatt hos Bergen kommune? Bergen kommune ønsker tilbud på lisenser, vedlikehold osv. i 5 år. Ikke for 5 personer. Antallet viser antall år :04 Spørsmål og svar - 1 Spørsmål: 1. Hva er det antatte årlige omfanget av dette oppdraget? 2. Hvordan vil tildelingskriteriene bli vektet? Både omfanget og vekting av tildelingskriterier er beskrevet i konkurransedokumentene. Side 2 av 8

3 Produkter Kategory Beskrivelse Leveringsdato Antall Enhet Tjeneste Gjennomføringskrav jf. kravspesifikasjon Tjeneste Tjeneste Krav til gjennomføring av løsning/leveranse jf. kravspesifikasjon Krav til rapporter og analyser jf. kravspesifikasjon ,00 stk ,00 stk ,00 stk. Tjeneste Tekniske krav jf. kravspesifikasjon ,00 stk. Tjeneste Timepris for konsulentbistand ,00 time Vedlikehold Vedlikeholdspris (årlig totalbeløp for brukerstøtte, vedlikehold og lisenser) ,00 år Krav Nivå Beskrivelse 1.0 Bakgrunn og formål Ja Kun informasjon Bergen kommune skal årlig gjennomføre en Web-basert brukerundersøkelse for foreldre/foresatte til barn/elever i alle barnehagene og skolene, samt SFO i kommunen. Undersøkelsen skal være anonym. Brukerundersøkelsen skal måle foreldres opplevde kvalitet ved den tjenesten den enkelte barnehage og skole yter. Resultatene fra undersøkelsen skal publiseres på kommunens kvalitetsportal og på private barnehageeieres nettportaler. Tjenestetilbudet har det enkelte barn/den enkelte elev som målgruppe. Foreldre/Foresatte skal kunne gi tilbakemelding om hvordan de opplever at barnehagen/skolen legger til rette for det enkelte barns/den enkelte elevs utvikling og læring. Undersøkelsen skal gi respondentene mulighet til å gi separate svar for hvert enkelt av sine barn. 1.1 Målgrupper Ja Barnehagene: Målgruppen er alle foreldre/foresatte i barnehagene i Bergen. Barnehagesektoren består av i alt 251 barnehager, som pr gir plass til barn. Det er 177 private barnehager og 74 kommunale barnehager. Bergen bystyre er barnehageeier for de kommunale barnehagene, og det er 103 ulike private barnehageeiere. Den største private barnehageeieren er eieren av Kidsa barnehagene med totalt 28 barnehager. Den minste barnehageeieren er eieren av en familiebarnehage med 5 barn. Antall barnehager og barn vil øke i perioden frem til Skolene: Målgruppe er foreldre/foresatte til elever fra 1. til 10. trinn ved kommunale skoler. Grunnskolen i Bergen består av ca. 90 skoler med til sammen ca elever. Det finnes barneskoler med elever på trinn, ungdomsskoler med trinn, og kombinerte skoler med trinn. SFO er et frivillig tilbud til elever på de laveste trinnene i grunnskolen. I skoleundersøkelsen vil det dermed bare være aktuelt for noen av foreldrene/de foresatte å avgi svar. Undersøkelsen skal enkelt lede fra skoledelen og over i SFO-delen for de av foreldrene/de foresatte som dette er aktuelt for. I kommunens administrative system, Extens, er alle elever lagt inn i en felles database med navn, skole, klassetrinn og hovedforsørgers e-post adresse. 2.0 Tekniske krav Nei Resultatene fra undersøkelsen skal publiseres på kommunens kvalitetsportal og på private barnehageeieres nettportaler. 3.0 Tekniske krav Nei En årlig WEB basert undersøkelse gjennomføres tidlig i vårsemesteret. Side 3 av 8

4 4.0 Tekniske krav Nei Løsningen skal støtte de nyeste versjonene av de mest brukte nettleserne i Norge. 5.0 Tekniske krav Nei Løsningen skal ikke kreve installering av programvare eller database hos hverken oppdragsgiver eller respondent. 6.0 Tekniske krav Nei Dataene i barnehage undersøkelsen skal organiseres i en hierarkisk struktur etter barnehager, barnehageeier, bydeler og kommunen som helhet. 7.0 Tekniske krav Nei Dataene i skole og SFO undersøkelsen skal organiseres i en hierarkisk struktur samlet for alle skoler, for hver bydel, for den enkelte skole, for grupper av skoler (barneskoler /ungdomsskoler /kombinerte skoler ) og for elevgrupper på hovedtrinn, henholdsvis 1.-4., og Tekniske krav Nei Rapporteringsopplegg skal ha omfattende og brukervennlig grafikk på webportal, samt hovedrapport i PowerPoint. Rapporter skal også kunne eksporteres til ODX, MS-word, MS-excel og pdf-format. 9.0 Tema og spørsmålskrav Nei Hovedtemaene er valgt med bakgrunn i Rammeplan for barnehage, sentralt planverk for grunnskolen og kommunens satsingsområder. Hvert hovedtema skal belyses med et antall enkeltspørsmål Tema og spørsmålskrav Nei Undersøkelsen skal ha et akseptabelt antall spørsmål til foreldre/foresatte, som framgår av leverandørens kunnskap om tilsvarende undersøkelser Tema og spørsmål Nei Spørsmålene skal gi respondenten mulighet for å uttrykke grad av fornøydhet på en 6-delt skala Tema og spørsmål Nei Det skal i tillegg gis en mulighet for å markere at et spørsmål er uaktuelt for en respondent Tema og spørsmål Nei Alle spørsmål i undersøkelsen skal benytte de samme svarkategoriene på en skala fra «svært godt fornøyd» til «svært dårlig fornøyd» Tema og spørsmål Nei Side 4 av 8

5 Undersøkelsen for barnehage skal bestå av 6 hovedtema: o Lek- og læringsmiljø o Språkmiljø o Relasjonskompetanse o Barns medvirkning o Foreldres medvirkning Danning og inkluderende fellesskap. Undersøkelsen for skole skal bestå av maksimum 7 hovedtema: Skolens arbeid med lesing og skriving Skolens arbeid med regning og realfag Skolens arbeid med digital kompetanse Skolens arbeid med sosial kompetanse, læringsmiljø og mobbing Skolens tilrettelegging for fysisk aktivitet Skolens tilrettelegging for foreldrenes kommunikasjon og medvirkning Skolens arbeid med kunstfag og kultur. SFO undersøkelsen skal bestå av 3 hovedtema: Rammer for SFO Innhold i SFO-tilbudet Trivsel i SFO Tema og spørsmål Nei Undersøkelsen skal enkelt lede fra skoledelen og over i SFO-delen for de av foreldrene/de foresatte som dette er aktuelt for Tema og spørsmål Nei Spørsmålene i undersøkelsen skal utvikles i samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør Gjennomføringskrav Nei Skal gjennomføres årlig, men eventuelt på forskjellige tidspunkt på vårhalvåret for barnehage og skole Gjennomføringsrav Nei Skal første gang gjennomføres våren Gjennomføringskrav Nei For barnehageundersøkelsen er målgruppen foreldre/foresatte, som er hovedforsørger, med barn i barnehage i Bergen Gjennomføringskrav Nei For skoleundersøkelsen er målgruppene foreldre/foresatt (hovedforsørger) til elever fra trinn ved kommunale skoler Gjennomføringskrav Nei For SFO-undersøkelsen er målgruppen foreldre/foresatte (hovedforsørger) med barn i SFO Gjennomføringskrav Nei Foreldre/foresatte som har flere barn, skal gis anledning til å svare for hvert enkelt barn. Side 5 av 8

6 23.0 Gjennomføringskrav Nei Det skal sikres at det kun gis en respons pr barn/elev Gjennomføringskrav Nei Den enkelte respondent skal sikres anonymitet i tråd med Datatilsynets regler for personvern Gjennomføringskrav Nei Respondenten skal ha informasjon om hva rapporter vil inneholde, og på hvilke nivåer resultatene blir aggregerte Gjennomføringskrav Nei Datatilsynets regler for offentliggjøring av resultater og ivaretakelse av personvernet, skal følges Gjennomføringskrav Nei Leverandør skal ha nødvendige konsesjoner, kompetanse og kapasitet til å gjennomføre undersøkelsen, samt til å oppbevare og analysere resultatene Gjennomføringskrav Nei Leverandør skal underskrive databehandler avtale med Bergen kommune, og overholde kommunens retningslinjer for bruk av internettbaserte tjenester Gjennomføringskrav Nei Hver respondent, som er barnets/elevens hovedforsørger skal få tilsendt på e-post lenke til undersøkelsen og et unikt passord for gjennomføring av undersøkelsen Gjennomføringskrav Nei Undersøkelsen skal kunne gjennomføres på engelsk dersom respondenten velger det Gjennomføringskrav Nei Undersøkelsen skal gjennomføres innenfor en tidsramme på 3 uker 15 arbeidsdager i en periode som avtales med oppdragsgiver Gjennomføringskrav Nei Innenfor tidsrammen skal det sendes ut en purring/påminnelse til respondenter som ikke har besvart undersøkelsen Gjennomføringskrav Nei Det skal utarbeides en enkel brukerveiledning, som lett kan nås av respondentene. Veiledningen skal være både på norsk og på engelsk Krav til rapporter og analyser Nei Rapporter skal foreligge innen 3 uker etter avsluttet web-undersøkelse Krav til rapporter og analyser Nei Undersøkelsen fra barnehagene skal gi bakgrunnsinformasjon om barnets kjønn og levealder (over-under 3 år) Krav til rapporter og analyser Nei Undersøkelsen fra skole/sfo skal gi bakgrunnsinformasjon om elevens kjønn og klassetrinn Krav til rapporter og analyser Nei Undersøkelsene skal gi bakgrunnsinformasjon om respondentens kjønn og om det til vanlig snakkes et annet språk enn norsk i hjemmet Krav til rapporter og analyser Nei I tillegg til resultatene fra enkeltspørsmålene utarbeides en indeks for hvert hovedtema Krav til rapporter og analyser Nei Svarprosent skal oppgis sammen med resultatene Krav til rapporter og analyser Nei Resultatene skal oppgis både fordelt på svarkategoriene og som gjennomsnittstall (snittscore), med tidsserier som viser utvikling over tid Krav til rapporter og analyser Nei Side 6 av 8

7 Det skal kunne hentes ut resultater for kommunen samlet, for hver barnehageeier, for de ulike bydelene og for hver enkelt enhet - barnehage og skole Krav til rapporter og analyser Nei Rapporten klargjør spørsmål rundt standardavvik og signifikans Krav til rapporter og analyser Nei Rapporter skal kunne overføres elektronisk til oppdragsgivers og private barnehageeieres digitale verktøy og portaler Krav til rapporter og analyser Nei Rapporteringsopplegg skal ha omfattende og brukervennlig grafikk tilpasset oppdragsgivers og private barnehageeieres portal Krav til rapporter og analyser Nei Hovedrapport grafisk i powerpoint som skal publiseres på kommunens kvalitetsportal og på private barnehageeieres nettportaler Krav til rapporter og analyser Nei I tillegg til standardrapporter skal det kunne leveres rapporter og analyser som inkluderer: - Regresjonsanalyse - Tidsserier og utviklingstrekk - Standardavvik - Signifikans - Bakgrunnsinformasjon Krav til rapporter og analyser Nei Anonymiserte data fra gjennomført brukerundersøkelse er oppdragsgivers og private barnehageeieres eiendom Krav til rapporter og analyser Nei Alle data fra gjennomført brukerundersøkelse skal i anonymisert form være tilgjengelig for ledelsen i Bergen kommune og for private barnehageeiere Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Redegjør for hvordan løsningen / leveransen er tenkt gjennomført Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Beskriv dataverktøy og programvare Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Beskriv sikring av anonymitet og ivaretakelse av personvern Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Beskriv hvordan oppfølging og purring vil bli gjennomført og ivaretatt Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Beskriv hvordan informasjon, veiledning og støtte vil bli utført Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Beskriv hvordan oppbevaring og sikring av data vil bli ivaretatt Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Beskriv hvordan kommunikasjon og samarbeid med oppdragsgiver er tenkt ivaretatt med estimat for antall samarbeidstimer Krav til beskrivelse av løsning/leveranse Nei Løsningen skal beskrive supporttjenester knyttet til gjennomføring, oppfølging og rapportering. Tilgjengelighet til supporttjenester angis Krav til sikkerhet Nei Side 7 av 8

8 Vedlagt databehandleravtalen skal signeres Krav til sikkerhet Nei Lest og akseptert Bergen kommunes retningslinjer for internettbasertetjenester. Side 8 av 8