Styresak nr: 03 /06 Behandles: 24.02.2006 Saksbehandler: Liv Unni Naalsund Aktiv forsyning utprøving av elektroniske løsninger Vedlegg til saken: Brosjyre fra Health Tec as Legemiddellogistikken kan beskrives ved følgende figur: Logistikk (skisse) Grossist Innkjøp Innkjøp Uttakfra fra Pakking Uttak Pakking /forsendelse /forsendelse Varemottak Varemottak Sykehusapotek LagerLagerføring føring OrdreOrdremottak mottak Plukking Utlevering Utlevering Plukking /pakking /pakking Varemottak / Varemottak / kontroll kontroll Pakking + leveranse til post FarmaPro versjon 5.0 Sentral styring / AVB Sykehuspost LagerLagerføring føring Uttak fra Uttak fra ASL Endose på post Automatisering Grossist I første trinn mellom grossist og apotek så er målet å oppnå best mulig priser fra grossist gjennom anbud, samt å oppnå en mest mulig effektiv bestillings og forsendelsesrutine. Per i dag så genereres ordre automatisk i vårt datasystem på grunnlag av fastsatte logistikkparametre. Ordren overføres elektronisk etter godkjenning av varebestiller. Vår grossist NMD tilbyr en større automatiseringsgrad (AVB) ved at de styrer logistikkparametrene og at ordren oversendes automatisk. Foreløpig mener vi at det er lite å hente i effektivisering hos oss på denne
automatiseringen, og at NMD s programvare for styring av logistikken ikke er tilstrekkelig utviklet. Sykehusapoteket I andre trinn, er målet å effektivisere håndtering og hold av legemidler og andre varer internt i apotekene. Man vil søke å oppnå mest mulig kostnadseffektivt hold gjennom optimalisering av omløpshastighet og volum kombinert med høy servicegrad. Dette innebærer også en effektivisering og derved reduksjon av personalkostnadskomponenten knyttet til håndteringen av varer. Følgende tiltak er under planlegging/gjennomføring: 1. Kompetanseoppbygging på logistikkområdet. Det har vært gjennomført kompetanseoppbygging på logistikk for personale som jobber med ledelse, planlegging og gjennomføring av varehåndtering og styring. Denne kompetanseoppbyggingen vil fortsette med sikte på å fastsette og følge opp effektiv målstyring på dette området. Gjennom god logistikk-kunnskap mener vi at vi kan styre et effektivt med det dataverktøyet vi har (FarmaPro). 2. Grossist pakker ferdige kasser for direkte levering på post. Vi vil i samarbeid med grossisten se på om det er mulig å redusere varehåndteringen gjennom at grossisten pakker etter bestillinger inn til apoteket. Dette vil i første omgang prøves ut for de poster der vi tilbyr aktiv forsyning. Varekassene vil da være merket fra grossist og kan tas med direkte opp på medisinrommet på posten uten oppakking på apoteket. Sykehuspost I trinn tre er målet å effektivisere håndtering og hold av medikamenter på sykehuspostene. Man ønsker å redusere volumet, redusere ukurans og kassasjon, og redusere sykehusets personalkostnad forbundet med bestilling og mottak av medikamenter. Dette mener vi kan oppnås gjennom at apoteket tar ansvar for legemiddelforsyningen til sykehuspostene (ASL apotekstyrte legemiddellagre) og at vi automatiserer mest mulig av varebestilling, varepåfylling og sykepleieres uttak av medikamenter. ASL Aktiv forsyning TopUp er ulike navn som er brukt på dette prinsippet at apoteket fyller opp medisinlagrene på sykehuspostene. Vi har gjennomført et prøveprosjekt i et halvt år på revmatolgisk avdeling. Prosjektet er evaluert og prosjektrapport er under utarbeidelse. Vi har besluttet å videreføre tilbudet etter ønske fra avdelingen. Videre har Intensivavdelingen forespurt oss om det er mulig for oss å tilby dette til dem, med bakgrunn i at flere sykehusapotek i Sør- Norge tilbyr dette og har dokumentert effektivitetsgevinster for sykehuset. Den samlede effektivisering gjennom en manuell oppfylling oppnås først og fremst ved at medikamentpåfyllingen utføres av et lite antall personer, som er apotekteknikere, og som har spesialkompetanse på legemidler. Ressursbehovet ved manuelle rutiner for bestilling og påfylling har vi anslått til 20% stilling per post, 80 000 kroner per år per post i personalkostnad. Noe mindre ved mindre poster. Dette er i tråd med de beregninger som er gjort ved andre sykehusapotek for denne tjenesten. I forståelse med ledelsen ved UNN så har vi besluttet å tilby dette uten kostnad for UNN i 2005. En kan da se det slik at det reduserer overskuddet med mulighet for utbetaling til UNN tilsvarende. Prinsippet i dette tas opp i sak 5/06. I Sykehusapotekene ANS, der tilsvarende service tilbys ved en rekke sykehus, varierer praksis fra at det leveres gratis til at det faktureres reelle kostnader, vi har fått oppgitt at de benytter en pris på 5-8 000 kroner per måned. I 2005 så har vi lagt inn i våre planer at vi skal benytte en halv apotekteknikerstilling ved Sykehusapoteket i Tromsø og tilsvarende eventuelt noe mindre ved Sykehusapoteket i Bodø til aktiv forsyning. Vi har ikke tatt stilling til om dette skal tilbys gratis ved Nordlandssykehuset.
Målet er at vi med den ressursen kan tilby tjenesten til 4 poster ved hvert sykehus eventuelt færre hvis det er flere store poster som er interessert i å prøve ut systemet. Når vi har overtatt forsyningen og styringen på medisinrommet, så ligger det til rette for å starte planlegging av effektivisering og automatiseringer av et eller flere ledd i prosessen. Vi kan se for oss følgende muligheter for effektivisering/automatisering: 1. Det utvikles bestillingsløsninger som kan overføre den registrerte ordren som skal til posten, til grossisten, slik at ordren pakkes i en kasse som kan tas med direkte til poste etter levering. Dette vil innebære inntil 24 timers leveringstid, noe vi kan ta høyde for ved fastsettelse av bestillingspunkter. 2. Det utvikles bestillingsløsninger som kan overføre ordre elektronisk fra posten til apoteket, slik at en ved registrering av bestillingsbehovet på post, får ordren lagt direkte inn i FarmaPro 3. Det utvikles løsninger for elektronisk styring på postlagrene. Disse integreres i FarmaPro slik at ordre genereres på posten på grunnlag av uttak som er gjort, og overføres direkte til apoteket for plukking, evt. videresending til grossist for plukking der. 4. Det utvikles løsninger for automatisk plukking (robotløsninger), som plukker ordren i apoteket. Dette kan tenkes som et alternativ til pkt 1 og vil gjøre kostnaden med skifte av grossist lavere og derved kunne øke konkurransen på grossistleddet. Per i dag kjenner vi til at det tilbys tre ulike automatiseringsløsninger som tilbys på det norske markedet. Ingen av de er i bruk i Norge ennå. Swiss-log - tilbyr dosepakking kombinert med distribusjon i rørpostsystemer. Systemet er basert på pakking til den enkelte pasient og forutsetter integrasjon med EPJ (elektronisk pasient journal) og bruk av elektronisk legemiddelforskrivning. Det forutsetter døgnbetjente apotek og videre forutsetter det utbygging av rørpost. Systemet er svært kostbart og vi tror at det ikke vil være kostnadseffektivt å anskaffe på sykehus av den størrelse som vi betjener i Helse Nord. Pyxis tilbyr er stort spekter av automatiseringsløsninger for ulike trinn i forsyningskjeden. De har ikke representanter i Norge, men vi kjenner til at de har levert anbud til A-hus. Vi tror at dette er store og dyre løsninger, men skal sette oss bedre inn i hva de leverer gjennom en studietur til Madrid, der systemet er i bruk. HealthTech er et norsk firma som tilbyr mindre og enklere løsninger enn Swiss-log og Pyxis, fra en belgisk produsent ved navn Vanas nv. Dette systemet kan gi effektivisering og kvalitetssikringsgevinster selv uten integrering mot våre datasystemer, men vil selvsagt gi en betydelig gevinst dersom integrasjon til FarmaPro og DIPS etableres. Siden dette er et såpass enkelt system kunne vi tenke oss å prøve ut løsningen på en post for å få en erfaring med automatiseringsløsninger og med utvikling av software-integrasjoner. Uten software-integrasjon, så vil dette være et skap for lagring av medikamenter, kalt en medisindispenser, der man kan ha full styring, generering av bestillingsliste, effektiv påfylling ved strekkodeleser, raskt og sikkert uttak av riktig medikament samt kontroll med hvem som tar ut medikamenter. Med integrasjon mot FarmaPro vil vi kunne overføre automatisk genererte bestillinger direkte til ordremodulen i FarmaPro slik at plukkseddel printes ut på apoteket, eventuelt overføres til grossisten for pakking til sykehuspost. Det vil da ikke være nødvendig for apotektekniker å gå på posten for å ta opp/ hente bestillingen. Med integrasjon mot DIPS, vil en kvalitetssikre uttak av riktig legemiddel til riktig pasient.
Integrasjonen mot FarmaPro er under utvikling, da den nok er en forutsetning for at firmaet skal få solgt noen enheter i Norge. Vi kunne tenke oss å anskaffe et system for en post med begrenset bruk av medikamenter, forslag kan være akuttmottaket, for å teste ut arbeidsmetoder og software. Dette skal ikke legge føringer for senere valg av løsninger, som vil gjøres på grunnlag av anbud. En løsning for akuttmottaket vil koste i størrelsesorden 200 400 000 kroner. Vi håper på å få et pristilbud som kan presenteres på styremøtet. Systemet vil ha lang levetid og kan avskrives over 10 år. Dersom styret i Sykehusapotek Nord gir sin tilslutning til at det kan gjennomføres en investering i denne størrelsesorden, vil vi presentere det for UNN med tanke på å tilby dette på apotekets regning til en post. Innstilling til vedtak: 1. Styret i Sykehusapotek Nord godkjenner at det kan investeres for inntil 400 000 kroner i et system for automatisering av hold av legemidler på post. 2. Avskrivningen av investeringen må skje innenfor vedtatt budsjett. 3. Til investeringen skal det knyttes et prosjekt som kan evaluere nytteverdien i forhold til investeringskostnaden for sykehusapoteket og sykehuset som helhet. 4. Det skal arbeides videre med å kartlegge hvilke løsninger som finnes på markedet og som kan ha en positiv kost-nytteverdi for sykehus av den størrelse som vi har i Helse Nord. Liv Unni Naalsund direktør