Styresak. Forslag til vedtak. Styret vedtar investering i ARX-automat ved Sjukehusekspedisjonen i Bergen.

Transkript

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Økonomisjef Ola Rye/ Avdelingsleiar Marianne Saugestad Investering i ARX-automat i Sjukehusekspedisjon Bergen Styresak 09/13 (A) Styremøte Forslag til vedtak Styret vedtar investering i ARX-automat ved Sjukehusekspedisjonen i Bergen.

2 Fakta Bakgrunn, behov og målsetning I 2006 blei det i Sjukehusekspedisjonen (SHE) i Bergen sett i drift 2 lagerautomatar (Frisk & Rask) som dei fyrste av sitt slag i Noreg. Denne investeringa (1,8 mill.) medførte betydeleg effektivisering i det ein person med hjelp av automaten kunne plukke legemidlar til opp til 10 kundar samtidig mot at ein tidligare måtte plukke til ein og ein kunde. Sidan start har det vore utfordringar knytt til automatane. Kort tid etter installering oppstod behov for vedlikehaldsarbeid med tilhøyrande kostnader for apoteket. Dette har vore vedlikehaldsbehov knytt til tekniske og programvaremessige forhold. Nedetida har variert frå nokre timar til en arbeidsdag, men toppa seg hausten 2012 da automaten hadde driftsstopp i heile 4 dagar i strekk. I 2012 har leverandør (Constructor) vore kalla ut til apoteket 6 gonger for feilsøk og service i samband med driftsstans. Stoppa så vidt vi veit ikkje fått direkte konsekvensar for behandlinga av pasientar i Helse Bergen, men stoppa har til tider vore svært belastande for personale i SHE både i form av stressande arbeidsdagar og mykje overtid på dagar der automaten ikkje har fungert og avdelinga har vore drifta «alternativt» for å være i stand til å levere til kundane. Med tanke på beredskap er dette heller ikkje godt nok som leverandør av legemiddel til eit av landets største sjukehus. SHE i Bergen har dei 3 siste åra hatt samla vedlikehaldsutgifter på ca. kr (inkl. årsservice) og i tillegg kjem ekstraordinære utgifter, og her spesielt overtid for eige personale. Driftsansvarlig i SHE har berre i 2012 hatt nærmare 100 overtidstimar som truleg kan knyttast direkte til driftsstans. I 2009 vedtok styre at SAV skulle lyse ut og gjere ein anskaffing av lagerautomat der gevinstuttak skulle synliggjerast i det enkelte apotek (styresak 37/09). I 2012 ble det installert ARX-automatar både i Førde (PUB/SHE) og i Stavanger (PUB og SHE). I avtalen om lagerautomatar mellom valde leverandør ARX og Sjukehusapoteka Vest, har sjukehusekspedisjonen (SHE) i Bergen opsjon på lagerautomat i På grunn av dei nemnde driftsproblema og kostnadane i samband med disse meiner vi det er fornuftig å byte ut noverande automat med ARX-automat i SHE i Bergen. Med installasjon av ARX-automat i SHE i Bergen, kan SiB dekke behovet for ein meir sikker levering av legemidlar til Helse Bergen, både med tanke på daglige leveransar og i høve til beredskap. Gevinstområder Meir effektivt varemottak og plassering av varer Slik situasjonen er i dag, jobbar 2 apotekteknikarar med plassering av varer i automaten ca. 1-2 timer kvar dag. Plukk til kundar kan ikkje starte før plasseringa av varer er ferdig. Ved installasjon av ARX-automat med 2 innmatingsmoduler vil tida som vert brukt til plassering av varer bli kraftig redusert og plukk kan starte tidligare enn i dag. Tida som vert fristilt om morgonen kan nyttast til anna arbeid, som f.eks. ASL. I tillegg legg ein til grunn at tid brukt på sjølve varemottak vil gå ned, då tal prosesser som skal gjerast før vara kan leggast på plass blir færre. Auka kvalitet i leveransane ARX-automaten er heilautomatisk, dvs. at den både legg på plass og plukkar fram varer. Detter gjer at ein eliminerer feil ved plukking. Av uønska hendingar meldt i synergi dei siste 12 månader er ca. 7 % av hendingane som skuldast feil i plukking av varer. Å bli kvitt disse feila gjev auka kvalitet i leveransar til avdelingane og mindre tid brukt på oppklaring av feil både for sjukehuspersonale og apotekpersonale. Betre kontroll på varelager Varelageret i ARX-automaten er til ein kvar tid korrekt fordi alt skjer automatisk utan noko form for menneskeleg innblanding. Dette gjer at personalet i avdelinga via automatane har 2

3 betre kontroll på varelageret. Det har vi ikkje med dagens automat der vi plukkar manuelt. Ein unngår då feil på lager som ikkje vert oppdaga før kunden treng vara, og som igjen fører til forsinka levering. Tid brukt på leiting etter varer som er lagt feil, eller feil utlevert vil falle bort. Ei studie gjort i Danmark har vist at det i snitt tar 45 minuttar å løyse en lagerfeil. Haldbarheitskontroll I ARX-automatane er det enkelt (og raskt) å sjekke haldbarhet på produkta. Vidare er det verd å nemne at når 2D strekkoder kjem for fullt, er ARX-automatar klargjort for å handtere dette, noko som betyr at både utløpsdato og batch-informasjon vil ligge i strekkodane. Meir effektivt plukk/ hastighet SHE i Bergen har i dag ein svært effektiv arbeidsprosess med omsyn på plukk og samanstilling av leveransar. Det er vanskeleg å vurdere nøyaktig konsekvens av innføring av ARX-automat då vi allereie har automatisert deler av dette arbeidet, men det er venta at sjølve plukka vil gå noko raskare enn i dag, men at det på den andre sida vert plukka berre til ein og ein kunde om gangen (kontra til fleire kundar på ein gang i dag). Her tenkjer avdelinga å gjere nokre tidsstudiar før og etter for å sjå på effekten. Auka leveringskapasitet Jula 2012 opplevde avdelinga rekordhøg aktivitet (1500 varelinjer og 4000 pakningar som er om lag dobbelt så mykje som på ein gjennomsnittleg dag), og for fyrste gong ikkje på bemanning men avgjerande for å bli ferdig innan apoteket si opningstid, men kapasiteten i sjølve automaten. Sjølv om automaten var i bruk heile dagen gjekk plukka rett og slett ikkje raskt nok, og 4 personar måtte jobbe overtid for å bli ferdig. Dette tyder på det ikkje er så mykje å gå på i høve til auka kapasitet i noverande automat. SHE ventar at 2 ARX-automatar vil gje betydeleg auka leveringskapasitet på grunn av meir effektivt varemottak/plassering av varer og truleg også på grunn av raskare plukk. I tillegg vil automatane truleg gje betydeleg større plasskapasitet enn vi har i dag. Kommentarar Alternative løysningar 1. Ombygging/ oppgradering av noverande automatar Leverandør av automatane i Bergen, Constructor, har gitt tilbod på å skifte ut maskiner/ drivverk. Pris: kr ,- inkl. mva. Constructor har (etter betydelig press frå IT-sjef i SAV) akseptert krav om 90 dagar akseptansetestperiode kor 30 % av betalinga vert halden tilbake inntil leveransen er akseptert. Akseptansetesten krev at automatane har den lovde oppetida (97-99%) i hele perioden. I tillegg må vi rekne med ca. kr for å ordne alle «bugs» i integrasjonen Castor/ FarmaPro. I dette alternativet er det også svært ynskjeleg å utvide funksjonaliteten i Castor på ein del områder (ca kr). 2. Ny anbodskonkurranse for automat. Erfaring frå Stavanger og Førde Installasjon av ARX-automatar i Førde og Stavanger har hatt enkelte utfordringar. Det dreier seg i fyrste rekkje om problem med integrert kjøle-del på automaten i Førde (i Bergen planlegg ein separat kjølerom og dette vil difor ikkje være aktuelt) og utfordringar med innmatingsdelen i Stavanger, som var den fyrste som var bygd etter oppdatering av programvare. Disse problema er no løyst og den modellen Bergen vil få er utprøvd. Vidare har det vore utfordringar knytt til støy i Førde, som blei løyst ved å setje opp støyskjerming (dette vil bli vurdert i Bergen og). Erfaringane med service og tilgjenge er svært gode. ARX er representert i Norge, og har ein serviceingeniør som har ansvar for den norske marknaden. Ved eventuelle problem vert disse løyst på følgjande måtar: 3

4 1) Per telefon med rettleiing frå ARX Norge 2) ARX fikser problemet via fjernstøtte 3) Serviceingeniør kjem dersom problemet ikkje lar seg løyse via fjernstøtte/telefon 4) ARX sender ein ingeniør frå England dersom norske ingeniør er fråverande (eksempelvis på ferie) Praktisk gjennomføring i Bergen Planlagt løysning Løysninga som er tenkt installert i SHE i Bergen er en såkalla tandem, det vil si 2 like automatar som «speiler» kvarandre. Ved eventuell stopp i den automaten ligger akkurat dei same legemidlane i den andre. Automatane er tenkt plasser ca. der Frisk & Rask står i dag, med 2 band for varemottak/ påfylling som plasserast i den enden som vender mot varemottak og «utmatingshull» (til kunden) som vender same veg som automaten gjør i dag. Varene vil dermed følgje dei same linjer/ forflytting som i dag. Behov for generell ombygging (f.eks. flytting av vegger etc.) i avdelinga vil derfor ikkje være særlig stort. Installasjon Installasjon må skje i fleire fasar og forventas å gå over ca. 4-5 veker: 1. Flytting av lager frå Frisk & Rask til midlertidig lager. Her har SHE tenkt å leie hyller som settast opp i lange fakk (gjeres ila en helg). 2. Rivning av noverande automat Frisk & Rask 3. Oppbygging av ARX-automatar (ca. 2 veker) 4. Innflytting av noen varer til test- og testfase (ca. 1 uke) 5. Flytte resten av lager inn i ARX-automat (gjeres ila en helg) 6. Opplæring mens drift Se vedlagte grovskisse. Investeringsanalyse (budsjett og inntening) Det er gjennomført en utrekning av noverdi ut frå direkte kontantstrømmer som følgje av investeringa. Denne viser at investeringa har en samla positiv noverdi med ca. 0,4 mill. kroner. Det er då teke omsyn til: Investering og kontantstrøm i faste 2013 kroner Investeringskostnad 2,7 mill. (ramme investeringsbudsjett tusen kroner) Økonomisk levetid 10 år Årlig vedlikehaldskostnad i hht avtale med ARX ( kroner årlig) Innsparing av arbeidstid hos apotekteknikar 2 time per dag (verdi ca årlig) Redusert overtidsbruk pga stabilisert drift 100 timer årleg (verdi ca kroner årlig) Restverdi av Frisk og Rask er negativ med ca kroner (må rivast og ikkje kjent alternativt marknad for automaten) Avkastingskrav (reelt) 2,1 % Sparte investeringskostnader ved å ikkje vidareføre Frisk & Rask ( verdi ,-) I denne berekningen er det ikkje forsøkt å ta omsyn til meirinntekter frå økt varesal som følgje av økt kapasitet ved investering i ARX samanlikna med dagens Frisk og Rask løysning (data vanskelig tilgjengelig). Det er heller ikkje tatt omsyn til at framtidig drift av SHE i Bergen vil krevje en alternativ investering i de nærmaste årene (Frisk og Rask er 6 år gamal og har vesentlige driftstekniske problem). Investeringsanalysen er vedlagt 4

5 Risikoforhold Driftsstans/beredskap Automatane i SHE i Bergen har i dag en kritisk funksjon knytt til forsyning av legemiddel til et av landets største sjukehus. I det å bygge en ARX-tandem unngår man risiko forbundet med stans i en av automatane da lageret er fordelt på 2 maskiner. Ved stans i en automat har man i motsetning til dagens automat i tillegg fortsatt god tilgang til alle legemidlane (ved hjelp av manuelt plukk). Erfaringane frå Førde og Stavanger viser maksimum nedetid på 4 timer (i ein automat) og det vil truleg ikkje få særlig store konsekvensar for leveransane i Bergen. Midlertidig driftsperiode Den største risikoen ligger i den midlertidige driftsperioden, og om avdelinga vil være i stand til å levere til alle kundane som normalt og innan arbeidstida og med same gode kvalitet. Det vil bli nødvendig å samarbeide med kundane om økte lokale lagre i perioden, og vurdere økte/ hyppigare leveransar frå grossist i Oslo for å være i stand til å levere. Det vil truleg også være behov for utvida arbeidstid (og bruk av overtid) for personale i denne fasen. Nok plass for midlertidige hyller/lager i byggeperioden vil også bli en utfordring. Konklusjon Behovet til SHE er i første rekke en meir driftssikker lagerautomat, som er minst like effektiv og som sikrar fortsatt tilgang og leveransar av legatmidlar sjølv om man får en driftsstans. SHE i Bergen har i dag ca. 240 ulike mottakssteder, og daglig plukkast ca pakningar til 150 ulike einingar. Behovet for fortsatt effektivt automatisert lager og plukk er derfor en føresetnad for fortsatt å kunne levere i et slikt omfang vi gjør i dag og ikkje minst for å kunne imøtekomme fortsatt aktivitetsauke og eventuelt nye kundar. Ved installasjon av en tandem ARX-automat i SHE i Bergen blir avdelinga i så fall den første ARX-tandem i Norge og investeringa er såleis i tråd med Strategiplanen til SAV med omsyn til å være en attraktiv arbeidsplass samt å stadig søke mot meir effektiv ressursutnytting. Vi vil også med ARXautomat på en betre måte enn i dag være i stand til å imøtekomme eventuell konkurranseutsetting av leveransar av legatmidlar til sjukehusa i Helse Vest. Noko må gjerast med nåverande automat i Bergen, og installering av en ARX-automat synast som den mest fornuftige løysinga. SHE har allereie vært på omsyning både i SHE i Stavanger og på en stor distribusjonssentral i Glasgow, som meir «matcher» størrelsen til SHE i Bergen i høve til talet på ordrar og pakningar. Vi meiner at med 2 innmatingsband og 2 automatar vil vi kunne være i stand til å effektivisere våre arbeidsprosesser i høve til dagens automatar og fortsatt ha mogelegheit for økt leveringskapasitet. SiB/ SAV har ein dialog med ARX og september 2013 syntes å være en aktuell månad for installasjon. Dersom september blir installasjonstidspunkt, må ARX ha bekrefta bestilling frå SAV i løpet av februar SHE i Bergen ønskjer derfor styrets godkjenning til å starte denne prosessen. Vedlegg: Vedlegg 1 - Grovskisse areal og installasjon 5