Rapport. Arbeidsgruppe sparepakke 3 Administrasjon

Transkript

1 Rapport Arbeidsgruppe sparepakke 3 Administrasjon

2 1. Innleiing Rapporten omhandlar arbeidet i arbeidsgruppa Sparepakke 3 Administrasjon som har vurdert mulige innsparingar i administrasjonen, samt leiarstrukturen på Tinghuset. I tillegg har Formannskapet bedt rådmannen vurdere om det er mogeleg å finne rom for ei ny kommunalsjefstilling. Arbeidsgruppa har bestått av: Rådmann Elling Hetland Kommunalsjef Hilde A. Haraldseide Leiar Økonomi Vegard Bang Leiar Utvikling Bjørn Eikemo Leiar Tenestetorg Ragnhild Underhaug Ness Leiar Lønn og personal Linn Kallestadbakken Hovudtillitsvald Delta Øyvind Jacobsen. Knut Erik Ebne (1 møte) og Annbjørg Bue (2 møter) har møtt som vara. 2

3 2. Føresetnadar for arbeidet 2.1 Bakgrunn I Kommunestyremøte sak 065/14 Budsjett 2015 økonomiplan gjorde kommunestyre følgjande vedtak: «Rådmannen etablerer arbeidsgrupper i prosessen med oppfølging av tiltaket sparepakkar. Føringar for arbeidet: Hovudfokus skal vera å gje innbyggjarane tilstrekkelege tenester med høg kvalitet og god fagleg standard gjennom rett bruk av økonomiske og menneskelege ressursar. Tillitsvalde skal vera representert i arbeidsgruppene og i prosessen elles i samsvar med gjeldande avtaleverk. Det skal vera 2 politikarar i kvar arbeidsgruppe. Saka om sparepakkar skal handsamast i K-styret seinast mai 2015.» 2.2 Mandat Sparepakke 3 Administrasjon administrativ prosess Total Innsparingskrav frå 2016: ,- (inkludert rådmannen sitt framlegg). Kommunestyret tek opp att deler av budsjettvedtak 2013 og ber om ein gjennomgang av organisasjonskartet: leiarstruktur og einingar som er samlokalisert på Etne Tinghus, evt. andre einingar som rådmannen finn tenleg. Gruppa hadde frist for levering av rapporten 31. mars. 3. Prosess Arbeidsgruppa har valt å dele oppdraget i 3 deler: 1. Innsparing 2. Leiarstruktur på Tinghuset 3. Ny kommunalsjefstilling Arbeidsgruppa har tatt totalt 6 møter i tidsrommet til Arbeidet har i hovudsak bestått av: 3

4 Kartlegging av arbeidsoppgåver i einingane Kartlegging av talet førespurnader til Tenetestetorget i tidsrommet 08:00-09:00 og 15:00-15:30 Drøfting av dagens struktur på einingane Vurdering av budsjettpostar på ansvar Vurdering innsparing 4.1 Innsparing stillingsressursar Det vert i utgangspunktet ikkje anbefalt å kutte stillingar i administrasjon no, med tanke på alle prosessane som pågår m.a. knytt til kommunereform og interkommunalt samarbeid. Gruppa har likevel vurdert slik at det er vanskeleg å komme i mål med utan eit slik grep. Skal ein klare innsparingskravet utan kutt i stillingar vil det krevja reduksjon i postar som i utgangspunktet ikkje er administrasjon, jf. oversikta under andre budsjettpostar. Gruppa foreslår difor å kutte eit årsverk, noko som svarar til ca Utgangspunktet ved kutt i stilling bør vere å avslutte stillingar der folk sluttar frivillig. Viss ein reduserer administrasjonen med ei stilling må ein flytte på og/eller kutte i arbeidsoppgåvene som ligg til den aktuelle stillinga. Omfordeling kan skje ved å flytte arbeidsoppgåver ut av den aktuelle eininga eller ved å tilføre ressursar frå andre einingar. Arbeidsgruppa har kartlagt arbeidsoppgåvene på dei ulike einingane for å sjå om det er mogeleg å ta ned arbeidsoppgåver tilsvarande ein stilling. Oversikt over arbeidsoppgåver som ligg til dei ulike einingane er skissert i vedlegg 1. Gruppa har så langt ikkje klart å finne innsparingar i arbeidsoppgåver i eit slikt omfang. Arbeidsgruppa har vurdert om det er innsparingspotensial ved å redusere opningstida på Tinghuset. Det må til ei kvar tid vere minimum ein person som sit i resepsjonen som ekspederer både besøk og sentralbord. I samband med dette har Tenestetorget kartlagt besøk i tidsromma 08:00-09:00 og 15:00-15:30. Lite besøk etter Noko meir besøk om morgonen, men dette gjeld stort sett levering av saker, beskjeder eller avtalar. Dette vil i mindre grad bli råka av redusert opningstid. Innsparing 1,5 timer kvar dag som svarar til 20% stilling. Estimert innsparing ca ,-. Samstundes vil ei redusert opningstid truleg gje mindre trykk på sakshandsamarane, som vil kunne få meir skjerma arbeidstid. Ein bør likevel opne for at publikum kan gjere avtalar utanom opningstid. Opningstid frå 9-15 er også i tråd med gjeldande kjernetid i Etne kommune sitt fleksitidsreglement. 4

5 Nytt tilsetjingsreglement og tilsetjingsprosess er under utarbeiding. Bakgrunnen for dette er at det er gjennomført ein LEAN-prosess på tilsetjingsrutina som viser at det er mogeleg å få ein betydeleg reduksjon i tids- og ressursbruk frå stillingsvurdering til tilsetjing ved mellom anna gå vekk frå ordninga med tilsetjingsnemnd. Bruk av tilsetjingsnemnd krev mykje ressursar, både ut i einingane med sakshandsaming og i Tenestetorg og L/P. Ei omlegging av tilsetjingsrutina vil frigjere ressursar i einingane, på Tenestetorget og på Lønn og personal. Resten av ressursinnsparinga må difor tas ved å flytte arbeidsoppgåver innan støtteeiningane, eventuelt ved å flytte nokre oppgåver ut til einingane. Dette kan vere aktuelt for ein del tilskot og søknadar som t.d. sal- og skjenkeløyve, avløysartilskot, tilskot barn og unge, bustønad og TT-kort. 4.2 Innsparing andre budsjettpostar Arbeidsgruppa har vurdert budsjettpostar på ansvar for å sjå om nokon av desse kan reduserast. Ein har ikkje sett på småpostar som t.d. km-godtgjering og kursmidlar. Desse postane har vore gjenstand for reduksjonar i tidlegare innsparingsprosesser og gruppa har vurdert desse til å vere på eit minimum for kva som bør vere tilgjengeleg for at dei ulike fagområda skal kunne halde seg fagleg oppdatert og delta på interkommunale samarbeid. Vidare er kvar post som har vore oppe til diskusjon lista opp med ein kort kommentar, og det er sett opp budsjettert beløp på art, ansvar og teneste. Politisk styring og kontroll: Bevertning politiske utval. budsjettpost / 1000 / 1000 Denne posten sprekk kvart år, rekneskapstal viser over det doble i bruk dei 3 siste åra. Ev. kutt i bevertning vil føre til mindre administrativ jobb. Formannskapets disposisjonskonto: / 1000 / 1000 Sum som Formannskapet kan gje løyvingar frå i løpet av året. Posten ligg under politisk disponering, og ein eventuell reduksjon bør komme frå politisk hald. Abonnement på aviser og tidsskrift / 1000 / 1000 Posten sprekk med ca. 100 % kvart år. Skuldast abonemment på Kommunal Rapport for heile kommunestyret som gir utgifter på ca årleg. 5 Kjøp av tenester frå andre / 1500 / 1100

6 I budsjettet til kontrollutvalet ligg det opsjonar på ca og til høvesvis forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, jf. gjeldande revisjonsavtale (ut sumaren 2016). Desse er ikkje faste, men bestillast frå Kontrollutvalet i høve til budsjett. Tenesta har hatt eit mindreforbruk dei to siste åra på høvesvis og Tilskot: Tilskot til politiske lag / 1000 / 1000 Det vert årleg tildelt tilskot til dei politiske partia med 2000 per medlem i Kommunestyret, jf. gjeldande reglement for godtgjering av politiske verv 5. Dette utgjer årleg. Underforbruket her må likevel sjåast i samanheng med overforbruk på andre artar under teneste 1000 politisk styring. Tilskot til barne- og ungdomsorganisasjonar / 1700 / 2313 Ikkje lovpålagt teneste. Tilskotspostane har vorte redusert dei siste åra gjennom tidlegare innsparingar, dei fleste ligg på Kulturbudsjettet. Gjekk til Fredagsklubben, Etne KFUK/KFUM, Tripp trapp treff Etne, Skånevik og Kyrping og Skånevikspeidarane i Fellespottar for heile kommunen: Lærlingmidlar fleire artar / 1000 / 1806 Ikkje lovpålagt teneste. Rådmannen disponerer sentral pott til lærlingar, deles ut etter behov. Inneberer ca. 6 lærlingar til ei kvar tid på forskjellige trinn i løpet slik at totalsummen ikkje vert brukt opp. Brukast fyrst og fremst mot skule / barnehage, og er i utgangspunktet ikkje ein administrativ pott. Pott for helse og omsorg ligg hos A Viss ein skal kutte i stillingsressursar administrativt, kan ein prøve å kompensere noko med å bruke lærlingar i kontorfag. Sentral kurspott / 1000 / 1201 Ikkje lovpålagt teneste. Rådmannen disponerer ein sentral pott til kursing for heile org. Dekker også ulike utgifter i høve til vidareutdanning (stipend, dekking av kostnader osv.). Velferdsmidlar / 1200 / 1205 Ikkje lovpålagt teneste. Sentral pott som brukast til sumarfest / julebord for alle tilsette i kommunen. HMS-midlar / 1200 /

7 Ikkje lovpålagt teneste. Midlar som AMU disponerer etter søknad frå einingane i samband med handlingsplanar for HMS-arbeidet. Gruppa vurderer potten som mykje administrasjon for «lite» pengar. Kjøp av teneste frå andre: Kjøp av konsulenttenester / 1600 / 3010 Pott til kjøp av konsulenttenester innan plan. Har blitt styrka med stillingar dei siste åra. Kjøp av arbeidsgjevarkontroll / 1500 / 1200 Etne kommune kjøper arbeidsgjevarkontroll frå Bergen kommune i samband med skatteoppkrevjar-funksjonen. Då Skatteoppkrevjinga både skal utgreiast for samarbeid mellom VESS-kommunane og står i fare for å bli statleggjort vil ikkje gruppa anbefale å gjere endringar her før ein veit meir. Kjøp av tenester finans / 1000 / 1206 Etne kommune kjøper finansiell rådgjeving, inkludert lovpålagte finansrapportar, i høve til innlån i frå Bergen Capital Management. Årleg godtgjering er om lag Auka inntekter Det er fyrst og fremst på utvikling innan byggesak, kart og oppmåling og planarbeid det er store inntekter for dei nemnde ansvarsområda. Gruppa har vurdert rekneskap og budsjett-tal dei siste åra og vurdert gebyrnivået mot nabokummane. Me meiner det er fyrst og fremst innan planarbeid det kan gjerast endringar. Etne kommune har gebyr for handsaming av private reguleringsplanar, men det har ikkje vore lagt inn inntekter i budsjettet fram til nå. Det er mykje arbeid med dei private reguleringsplanane og gebyret er sett alt for låg for å dekke kostnadane med arbeidet. Kommunen tar heller ikkje ekstra betalt for annonsering. For å oppnå sjølvkost på dette området er det rom for å auke denne gebyrsatsen. Vi har også registrert at nabokommunane har langt høgare gebyr på denne tenesta. Me vil difor rå til at gebyret vert justert opp i samband med handsaming av taktshefte for På bakgrunn av dette rår me til å sette inntektene på 1600/3010/16201 til kr årleg frå og med

8 5. Vurdering leiarstruktur på Tinghuset Arbeidsgruppa har vurdert organiseringa av administrasjonen. Dagens organisering blei etablert i 2011 ut frå eit behov for tettare fagmiljø. Tilbakemeldingane frå dei tilsette er at dei er meir nøgde med den organiseringa ein har i dag, enn den som var før 2011 då det var større einingar. Ved å redusere talet på leiarar i administrasjonen vil det vera færre som deltar på overordna møter, men leiar/-ar for større einingar med meir komplekse fagmiljø vil måtte bruke meir tid på møter/informasjon til eininga/-ane. På same måte vil det bli færre som rapporterer på økonomi, tiltak, årsmelding m.m., leiar/-ar for større einingar med meir komplekse oppgåver vil måtte bruke meir tid på si rapportering. Leiarane på Tinghuset er stort sett i produksjon og gruppa ser ingen stor effektivisering i å kutte i talet på leiarar. Eit sentralt moment i vurderinga av leiarstrukturen i støtteeiningane er desse leiarane sitt faglege ansvar for heile den kommunale organisasjonen. Dette gjeld mellom anna på personalområdet, økonomiområdet og post arkiv, som er store og sentrale felt for den samla kommunale verksemda. Med større einingar vil det generelt vere enklare å avklare ansvar. I dag opplever ein ikkje at dette er eit problem mellom støtteeiningane, men at det kan vere ei utfordring mellom støtteeiningane og dei andre einingane. Det må gjerast ei vurdering på grensesnittet mellom støtteeiningane og dei eksterne einingane. Dette arbeidet vil bli starta opp i løpet av året. Ved ei samanslåing av ein eller fleire einingar vil ein kunne få noko større fleksibilitet i til ressursane, men støtteeiningane opplever ikkje dette som eit problem i det daglege. Det er starta ei utgreiing om samanslåing av administrative funksjonar (lønn, skatt og innkjøp) for VESS-kommunane, der det kan bli lagt nye funksjonar til Etne. Eventuelle endringar her vil kunne gje nye føresetnader og endring i leiarstruktur. Endringar i organisering genererer eit meirarbeid i ein periode og med tanke på det arbeidspresset alle opplever no kan det vere fornuftig å la strukturen vere slik den er. 8

9 9

10 6. Vurdering ny kommunalsjefstilling Arbeidsgruppa har vurdert om det er mogeleg å finne rom for ei ny kommunalsjefstilling innafor dagens budsjettrammer, for å styrke rådmannsnivået og komme meir på linje med andre kommunar når det gjeld strategisk leiing. Dette vil krevje ei vurdering av leiarstrukturen i heile organisasjonen og gruppa ser ikkje at det er mogeleg innafor den tidsfristen som er satt for arbeidet med sparepakkane. Vurdering av 2-nivåmodellen vil også inngå i ein slik gjennomgang. Det vil også vera naturleg å sjå på organiseringa av administrasjonen i samband med dette. 10

11 7. Konklusjon Innsparinga vert føreslått løyst slik: Tiltak Beløp Reduksjon 100% stilling Auka gebyrinntekter frå private reguleringsplanar gjennom nytt gebyrregulativ Reduksjon kjøp av konsulenttenester plan Reduksjon budsjett kontroll og revisjonen (selskapskontroll) Kutte HMS-midlar Sum Som ein konsekvens av dette vert opningstida vert Tinghuset redusert til , med moglegheit for å gjere avtalar utanom. 11