FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. september 2009 Møtetid: Kl. 1000 Møtested: Miljøbygget, Sal II De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 010/09 Referatsaker 011/09 Kommunens bruk av engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering (tiltakspakken) 012/09 Orientering fra revisjonen 013/09 Revisjon 2009 014/09 Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Flatanger kommune Steinkjer 03.09.2009 Ronald Geving leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Tel: 74 11 14 73 Mobil: 41 68 99 12
SAK 010/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.09.2009 Per Helge Genberg 010/09 430-1749-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referater 1 KomSek Trøndelag IKS 2 Overhalla kommune 3 Flatanger kommune Brev til Flatanger kommune om budsjettjustering 2009 KomSek Trøndelag Brev til KomSek Trøndelag IKS om fortsatt deltakelse i selskapet Melding om vedtak: Flatanger kommunes regnskap for 2008 Vedlagt Vedlagt SAK 011/09 KOMMUNENS BRUK AV ENGANGSTILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING (TILTAKSPAKKEN) Kontrollutvalget 09.09.2009 Per Helge Genberg 011/09 430-1749-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Vedlegg 1. Norges Kommunerevisorforbund: einfo 09/13 Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering 2. Kommunal- og regionaldepartementet: Rundskriv H-03/09 18.02.2009 Kommunedelen av tiltakspakken, s 1-3 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Regjeringens tiltakspakke for vedlikehold, rehabilitering og oppgradering av kommunal infrastruktur ble vedtatt av Stortinget i februar 2009. Tilskuddet på i alt 4 mrd kr (3,2 mrd til kommunene og 0,8 mrd til fylkeskommunene) er fordelt etter innbyggertall, og har klart definerte vilkår. Midlene skal brukes til vedlikeholdsprosjekt på bygg, veier og anlegg der tiltakene kommer i tillegg til allerede vedtatte prosjekt. Engangstilskuddet gjelder for 2009 og arbeidet må være
satt i gang dette året. Etter melding fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet om en særlig hasteprosedyre for offentlige anskaffelser kan anbudsprosessen nå reduseres til en måned. Sjøl om engangstilskuddet i utgangspunktet er ment å fullfinansiere vedlikeholdstiltak, kan tiltakspakken f.eks kombineres med rentekompensasjonsordningene for kirkebygg og skolebygg/svømmebasseng. Det er ikke anledning til å bruke tilskuddet til investeringer i nye bygg og anlegg. Kommunene plikter å rapportere til fylkesmannen om bruken av midlene, og revisor skal attestere. Ved brudd på kriteriene skal tilskuddet tilbakebetales. Vurdering Det vil være naturlig at kontrollutvalget ber administrasjonen i kommunen orientere om bruken av midlene og hvor langt tiltakene er kommet. SAK 012/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget 09.09.2009 Per Helge Genberg 012/09 430-1749-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS vil gi en orientering i møtet. SAK 013/09 REVISJON 2009 Kontrollutvalget 09.09.2009 Per Helge Genberg 013/09 430-1749-5.3 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet
Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2009 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Vurdering Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 014/09 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2010 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget 09.09.2009 Per Helge Genberg 014/09 430-1749-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsynsarbeidet i Flatanger kommune med en total ramme på kr. 435.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 2. Regnskapsoversikt pr 31.07.2009 for kontroll og tilsyn Flatanger kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for
kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen til enhver tid tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig 56 300 50 000 50 000 50 000 50 000 oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester 101 446 95 000 95 000 95 000 95 000 Kjøp av revisjonstjenester 255 500 290 000 290 000 290 000 290 000 Total ramme kontrollutvalget 413 246 435 000 435 000 435 000 435 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. Budsjettene for 2010 og økonomiplanene for 2010 2013 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 7.mai 2009. Forslaget til budsjett er i 2010-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,5 % fra 2009 til 2010. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Med virkning fra mai 2009 vedtok representantskapene å overflytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra KomSek Trøndelag IKS til KomRev Trøndelag IKS. Dette fører til at budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester blir redusert, parallelt med en budsjettøkning i kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, men foretar sjøl den endelige interne fordelingen når kommunestyret har fastsatt den totale rammen. Vurdering Som ansvarlig for å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen har kontrollutvalget et vidt og krevende arbeidsfelt. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Målet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet.
Generelt bør det legges større vekt på internkontrollen i kommunene. Et eventuelt sterkere fokus på internkontroll kan f.eks gjøres ved å omprioritere innenfor den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon eller ved å be kommunestyret om en økt ramme. Budsjettforslaget bygger på erfaring og regnskapstall, og det er gjort noen mindre endringer i forhold til forrige år. I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2010 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men det ligger i utvalgets formål at antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår.