Økonomisk sosialhjelp

Økonomisk sosialhjelp Trondheim kommunerevisjon Februar 2006

Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen Utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp i Trondheim ligger på ca. 5500 pr. år, hvorav ca. 2200 husstander mottar økonomisk sosialhjelp hver måned. Økonomisk sosialhjelp er en lovfestet rett som er hjemlet i sosialtjenestelovens kapittel 5 og er en betydelig utgiftspost i kommunens regnskap. Det viktig å ha gode rutiner og praksis rundt utbetaling av økonomisk sosialhjelp for å sikre at utbetalingene gjøres på riktig grunnlag. Undersøkelsen er foretatt i perioden september november i 2005 av Tove Meland og Anne-Margit Eide Schjølberg. Rådmannen har hatt rapporten til høring i januar 2006. Trondheim dato 16.02.06 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Tove Meland revisor Anne-Margit E. Schjølberg revisor Økonomisk sosialhjelp 1 Februar 2006

INNHOLD SAMMENDRAG...3 1. BAKGRUNN...5 2. PROBLEMSTILLINGER...5 3. FRAMGANGSMÅTE...5 4. ORGANISERING SOSIALTJENESTEN...5 4.1 BESKRIVELSE AV RUTINER/PROSEDYRER...6 5. RESULTATER OG VURDERINGER...6 5.1 ER UTBETALINGEN AV ØKONOMISK SOSIALHJELP I HENHOLD TIL GJELDENDE...6 RETNINGSLINJER...6 5.2 ER KOMMUNENS DELEGASJONSREGLEMENT FULGT...6 5.3 ER UTBETALING AV ØKONOMISK SOSIALHJELP I HENHOLD TIL GJELDENDE SATSER...7 5.4 ER DEN INTERNE KONTROLLEN TILFREDSTILLENDE/UTBETALES ØKONOMISK SOSIALHJELP...7 PÅ RIKTIG GRUNNLAG...7 5.5 ARKIV...10 5.6 FORVALTNING AV TRYGD...11 6. OPPSUMMERING...12 7. RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE...13 8. REVISJONENS KOMMENTARER TIL RÅDMANNENS UTTALELSE...18 2

Sammendrag Bakgrunn Revisjonen har hatt en gjennomgang av behandling og utbetaling av økonomisk sosialhjelp ved de fire forvaltningskontorene i Trondheim kommune. Ut i fra revisjonens vurdering av økonomisk sosialhjelp som et vesentlig område i vår risiko og vesentlighetsvurdering ble området valg ut for kartlegging og gjennomgang i 2005. Problemstillinger 1. Er utbetalingen av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldende retningslinjer. 2. Er kommunens delegasjonsreglementet fulgt 3. Er utbetalingen av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldende satser 4. Er den interne kontrollen tilfredstillende /utbetales økonomisk sosialhjelp på riktig grunnlag 5. Er klientarkivene godt nok sikret 6. Finnes det rutiner for forvaltning av trygd Resultat og vurderinger Revisjonens gjennomgang avdekker at kommunen mangler felles interne retningslinjer for håndtering av økonomisk sosialhjelp. De delegerte fullmaktene for ledere og saksbehandlere er ikke formalisert, praktisert og dokumentert på samme måte ved de 4 forvaltningskontorene. Revisjonen hadde ved vår gjennomgang i en del tilfeller problemer med å finne sammenhengen mellom klientens søknad om økonomisk sosialhjelp og forvaltningskontorets vedtak om utbetaling. Vi fant ikke spor etter hvilke kontrollhandlinger som var utført for å verifisere opplysninger i klientenes søknader. Revisjonen finner det derfor vanskelig å kunne vurdere om økonomisk sosialhjelp utbetales på riktig grunnlag. Revisjonen ser det som en risiko at merkantilt personale har mulighet for å lage vedtak om økonomisk sosialhjelp i sosialdatasystemet Oskar og samtidig kunne foreta utbetalinger via nettbank uten at det er etablert spesielle kontrollrutiner som fanger opp dette. Revisjonen registrerte at arkivering av klientmapper ved flere av forvaltningskontorene er strid med loven. Trondheim kommune forvalter på frivillig basis trygdeytelsen for en del klienter som selv ikke er i stand til å styre sin private økonomi. Revisjonens inntrykk er at kommunen ikke har felles retningslinjer for forvaltning og regnskapsføring av disse klientenes trygdeytelser. Regnskapene er ikke underlagt administrativ kontroll. 3

Anbefalinger Revisjonen anbefaler at administrasjonen går gjennom rutinene rundt økonomisk sosialhjelp med tanke på å utarbeide felles skriftlige retningslinjer, herunder fastsette hvilke kontrollhandlinger som skal utføres og hvordan kontrollhandlingene skal dokumenteres. Revisjonen anbefaler administrasjonen å utarbeide skriftlige fullmakter både for lederne, stedfortredere og saksbehandlere. Revisjonen anbefaler at administrasjonen vurderer om det kan være mulig å ha en referanse mellom vedtak og søknad som er unik, for eksempel et søknadsnummer. Når det gjelder muntlige søknader må det klart fremgå av vedtaket at søknaden er muntlig. Revisjonen ber administrasjonene vurdere om det er mulig å ta ut lister på saker der vedtaket er fattet av samme person som har foretatt utbetalingen, for å vurdere omfanget av dette samt å ha en ekstra oppfølging av disse sakene. Avstemmingen mellom sosialdatasystemet Oskar og nettbank som utføres av de merkantile ved forvaltningskontorene må dokumenteres med forklaring på evt. avvik, signatur og dato også på den kopien som arkiveres på forvaltningskontoret. Dette for å dokumentere den interne kontrollen som utføres. Revisjonen anbefaler at det utarbeides felles retningslinjer for sikring av arkivene i henhold til gjeldende lover. I tillegg bør det utarbeides felles retningslinjer for hva som skal arkiveres i klientmappene og ajourhold av mappene bør innskjerpes ved enkelte forvaltningskontor. Dersom kommunen tar på seg et ansvar med å forvalte klientenes trygd bør kommunen utarbeide felles skriftlige retningslinjer som gjøres kjent for alle involverte parter. Kommunen må stille krav til enhetlig regnskapsføring og dokumentasjon av forvaltningen av trygden. Regnskapene bør være underlagt en administrativ kontroll. Etter revisjonens mening bør forvaltningskontorene vurdere om det for klienter som ikke på sikt vil bli i stand til å styre sin egen økonomi heller bør oppnevnes en hjelpeverge. 4

1. Bakgrunn Revisjonen har hatt en gjennomgang av behandling og utbetaling av økonomisk sosialhjelp ved de fire forvaltningskontorene i Trondheim kommune. Ut i fra vår risiko og vesentlighetsvurdering for 2005 ble økonomisk sosialhjelp valg ut for kartlegging og gjennomgang. 2. Problemstillinger 7. Er utbetalingen av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldende retningslinjer. 8. Er kommunens delegasjonsreglementet fulgt 9. Er utbetalingen av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldende satser 10. Er den interne kontrollen tilfredstillende /utbetales økonomisk sosialhjelp på riktig grunnlag 11. Er klientarkivene godt nok sikret 12. Finnes det rutiner for forvaltning av trygd 3. Framgangsmåte Revisjonen har besøkt alle de 4 forvaltningskontorene i løpet av høsten 2005. Vi har hatt samtaler med tre av fire ledere. Ved det fjerde kontoret hadde vi etter avtale med leder en samtale med en sosialfaglig og en merkantilt ansatt. Vi har også hatt samtaler med finans- og regnskapstjenesten. Revisjonen har kartlagt rutinene for utbetaling av økonomisk sosialhjelp ved de fire forvaltningskontorene og har i tillegg ved stikkprøver forsøkt å kontrollere at rutinene fungerer slik som vi har fått dem beskrevet. Vi har plukket ut 10 tilfeldige klientmapper for gjennomgang på hvert forvaltningskontor. 4. Organisering sosialtjenesten Trondheim har fire offentligeservicekontorer, Østbyen, Midtbyen, Lerkendal og Heimdal. Disse offentligeservicekontorene består av Trondheim kommune, Trygdeetaten og Aetat. Trondheim kommune har forvaltningskontorer på servicekontorene som bl.a utbetaler økonomisk sosialhjelp. Det enkelte forvaltningskontor har en felles leder for den sosiale og den helsefaglige delen av kontoret. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp i Trondheim ligger på ca. 5500 pr. år, hvorav ca. 2200 husstander mottar økonomisk sosialhjelp hver måned. I 2004 ble det utbetalt kr 174 mill. i økonomisk sosialhjelp. Økonomisk sosialhjelp skal ytes til de som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter. Sitatet er hentet fra lov om sosiale tjenester, 5.1. Økonomisk sosialhjelp gis som bidrag, lån, garantier, depositum eller rekvisisjoner for kjøp av varer. Stønaden kan utbetales som en engangsstønad i en vanskelig situasjon, eller som en løpende stønad. Stønaden skal ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen. Det kan stilles vilkår for tildeling av økonomisk stønad, som f.eks at klienten skal melde seg som arbeidsledig eller søke om trygdeytelser. 5

4.1 Beskrivelse av rutiner/prosedyrer Servicekontorene har felles mottak i første etasje. Det merkantile personalet går turnus som servicevert i informasjonen. Det sosialfaglige personalet har turnus i mottak. De som søker sosialhjelp blir henvist av serviceverten til mottak hvor sosialfaglig personal kartlegger hvilke tiltak/sosial hjelp søkeren er berettiget til. Søkeren får utlevert søknadsskjema og en liste over hvilken dokumentasjon/vedlegg som skal følge med søknaden. 5. Resultater og vurderinger 5.1 Er utbetalingen av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldende retningslinjer. Revisjonens besøk på de fire forvaltningskontorene avdekket at det er forskjell på hvilke retningslinjer og rutiner som finnes vedrørende økonomisk sosialhjelp. To av forvaltningskontorene sier at de har gamle rutinehåndbøker som fortsatt er i bruk, et kontor har laget nye rutiner, mens et annet kontor sier at det ikke finnes rutinehåndbøker. Det er et ønske fra flere av de vi har snakket med at det blir utarbeidet en felles håndbok for alle forvaltningskontorene og at den blir tilgjengelig på intranett. Vi har fått opplyst at en prosjektgruppe er i arbeid med å utarbeide nye rutiner. Revisjonens vurdering. Revisjonen synes det er uheldig at kommunen ikke har utarbeidet felles retningslinjer for håndtering av økonomisk sosialhjelp. På grunn av at det ikke er utarbeidet slike felles retningslinjer er det vanskelig for revisjonen å vurdere om utbetaling av økonomisk sosialhjelp er gjort i henhold til gjeldende retningslinjer. Revisjonen mener det også må være rasjonelt å ha felles retningslinjer slik at hvert enkelt forvaltningskontor slipper å bruke ressurser på utarbeide egne. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at det utarbeides felles retningslinjer vedr. økonomisk sosialhjelp for Trondheim kommune. 5.2 Er kommunens delegasjonsreglement fulgt Lederne ved forvaltningskontorene har fått sine fullmakter delegert fra rådmannen gjennom lederavtalene. Enhetslederne etterlyste imidlertid en formell skriftlig fullmakt. Når det gjelder saksbehandlerene har lederne gitt enkelte en utvidet fullmakt som er tilnærmet lik leders. For de øvrige saksbehandlerne benyttes det ved alle forvaltningskontorene et felles delegasjonsskjema hvor det skal krysses av for hvilke fullmakter den enkelte har. 6

Revisjonens vurdering. Revisjonens inntrykk er at den delegerte fullmakten for lederne og saksbehandlere ikke er formalisert, praktisert og dokumentert på samme måte ved forvaltningskontorene. Ved manglende skriftlige fullmakter kan det oppstå usikkerhet i forhold til formell plassering av ansvar og myndighet. Anbefalinger Revisjonen anbefaler administrasjonen å utarbeide skriftlige fullmakter både for lederne, stedfortredere og saksbehandlere. 5.3 Er utbetaling av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldende satser Hver kommune har egne livsoppholdssatser. En slik sats angir hvor mye en husstand som er avhengig av økonomisk sosialhjelp vil kunne disponere til sitt daglige forbruk. Det er bystyret som vedtar veiledende satser for økonomisk sosialhjelp og veiledende standarder for beregning av økonomiske ytelser. Satsene blir lagt inn i sosialdatasystemet Oskar av ITtjenesten sentralt. Revisjonens vurdering Revisjonen har på stikkprøvebasis sett på utbetaling av sosialhjelp til enkelte klienter ved alle forvaltningskontorene. Ut i fra de opplysninger som sto i vedtakene avdekket ikke revisjonen feil bruk av satser. 5.4 Er den interne kontrollen tilfredstillende/utbetales økonomisk sosialhjelp på riktig grunnlag. Med intern kontroll mener vi i denne sammenheng alle de kontroller som er utført for å sikre at utbetaling av økonomis sosialhjelp er gjort på riktig grunnlag. Vi har valgt å dele kartleggingen inn i søknad, vedtak og utbetaling. Søknad/dokumentasjon Ved søknad om økonomisk sosialhjelp skal det fylles ut et søknadsskjema. Søknadsskjemaet skal være korrekt fylt ut med alle utgifter. I tillegg skal klienten krysse av på skjemaet om vedkommende har inntekt eller ikke. Dersom vedkommende har inntekt så skal denne spesifiseres. Det er viktig at rubrikken for inntekt er krysset av og skjemaet er signert. Kommunen vil da ha en sterkere sak ved en eventuell anmeldelse av klienter som har mottatt urettmessig sosial støtte p.g.a. feil oppgitt inntekt. Vi har fått opplyst at det i helt spesielle tilfeller også mottas muntlige søknader om økonomisk sosialhjelp. 7

Ved første gangs søknad skal det legges ved en del dokumentasjon. Klienten får med seg en liste over hvilken dokumentasjon som skal legges ved søknaden. Det kan bl.a. være husleiekontrakter, kontoutskrift fra bank, ligningsattest, trygdeytelser, stipend og lån. Det varierer mellom forvaltningskontorene hvilken dokumentasjon som kreves, spesielt gjelder det klienter som allerede er i systemet. Klienter som mottar sosialhjelp med vilkår må dokumentere om vilkårene er oppfylt, som for eksempel om de har meldt seg arbeidsledig ved Aetat. Forvaltningskontorene skiller mellom eldre og yngre klienter. Målet er at yngre klienter fra 18 til 30 år ikke skal være passive mottakere av sosialhjelp. Disse klientene henvises til enhet for Arbeid og kompetanse for oppfølging og tiltak. De yngste i denne gruppen skal prioriteres når det gjelder å sette inn tiltak. Enhet for Arbeid og kompetanse gir beskjed til saksbehandlerne ved forvaltningskontorene dersom klienten ikke har møtt opp i henhold til avtale. Vi fikk på et av forvaltningskontorene opplyst at enhet for Arbeid og kompetanse for tiden hadde bare en person tilgjengelig for det aktuelle forvaltningskontoret selv om det skal være fire personer. Når det gjelder dokumentasjon er det forskjellig oppfatning ved forvaltningskontorene hvilken dokumentasjon som kan kreves fra klientene. Dette gjelder for eksempel om forvaltningskontoret har anledning til å kreve fullstendig bankkontoutskrift. Det varierer også hvor ofte det innhentes kopi av selvangivelse og ligningsattest. Revisjonens vurdering Ved vår gjennomgang av klientmapper fant vi flere tilfeller hvor søknaden manglet. Ikke alle søknadene var fullstendig fylt ut med hensyn til avkryssing om de hadde inntekt eller ikke. Det manglet dokumentasjon i klientmappene over hvilke kontroller, eventuelt hvilke oppslag i registrene som blir utført av saksbehandlerne. På grunn av manglende spor etter saksbehandlers verifisering av opplysninger i søknaden er det vanskelig for revisjonen å vurdere den interne kontrollen som blir utført før vedtaket og om økonomisk sosialhjelp faktisk utbetales på riktig grunnlag. For dårlig intern kontroll på dette området kan føre til feil utbetalinger og tap av penger Anbefalinger Revisjonen anbefaler at administrasjonen går gjennom rutinene rundt økonomisk sosialhjelp med tanke på å utarbeide felles skriftlige retningslinjer, herunder fastsette hvilke kontrollhandlinger som skal utføres og hvordan kontrollhandlingene skal dokumenteres. Det bør være mulig i ettertid å kunne kontrollere om utbetaling av sosialhjelp er gjort på riktig grunnlag. Det bør være like krav til hvilken dokumentasjon som skal innhentes fra klienten på alle forvaltningskontorene. Revisjonen mener at det er grunnleggende for ivareta en lik behandling av klientene. Vedtak Saksbehandler skriver vedtak på økonomisk sosialhjelp på grunnlag av søknad med nødvendige vedlegg. Vi har fått opplyst at vedtak også i enkelte tilfeller kan fattes på bakgrunn av en muntlig søknad. Vi er blitt kjent med at det forekommer utbetalinger av økonomisk sosialhjelp uten skriftlig vedtak. Finans- og regnskapstjenesten avdekker ved sin avstemming av utbetalingene mot sosialdatasystemet Oskar at det forekommer utbetalinger uten vedtak. 8

Revisjonens vurdering. Revisjonens gjennomgang avdekket at det i en del tilfeller er vanskelig å finne sammenheng mellom søknad og vedtak. Det er ingen spesiell referanse mellom søknad og vedtak utenom søknadsdato. Det varierte hvilken dato det ble henvist til i vedtaket, dato på søknaden, søknadens registreringsdato eller en annen dato. I noen tilfeller fant vi ikke en søknad i klientmappen som refererte seg til vedtaket. Problemene med å koble vedtak mot søknad gjør det vanskelig for oss å vurdere om vedtaket er fattet på riktig grunnlag og vurdere om sosialhjelpen faktisk utbetales på bakgrunn av en reell søknad. Noen få vedtak var ikke underskrevet av bemyndiget person. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at administrasjonen vurderer om det kan være mulig å ha en referanse mellom vedtak og søknad som er unik, for eksempel et søknadsnummer. Alternativt bør alle saksbehandlerne være nøye med å referere en av følgende datoer, søknadsdato eller mottaksdato i vedtaket. Når det gjelder muntlige søknader må det klart fremgå av vedtaket at søknaden er muntlig. Utbetaling Etter behandling av søknaden legger saksbehandlerne vedtaket inn i sosialdatasystemet Oskar og setter saken på vent., under arbeid. Merkantilt ansatte ser over saken, men har ikke ansvar for å følge opp at det er riktig person som har fattet vedtaket. De merkantile ferdigstiller saken, saken er da låst for endringer. De merkantile kjører saken ut på papir og gir den til saksbehandler for signatur. Saken går så til utbetaling. Saksbehandler kan godkjenne vanlige utbetalinger. Leder skal underskrive på avslag, omgjøring av lån til bidrag og spesielle utbetalinger over et visst nivå. Merkantile sender betalingsoppdrag for remittering til regnskapstjenesten. Leder anviser samlet grunnlaget for remittering. Finans- og regnskapstjenesten foretar utbetalingen over banken. Ved spesielle utbetalinger, hastesaker, utbetales støtten ved hjelp av nettbank. Merkantile ved forvaltningskontorene utbetaler da pengene direkte til klienten. Revisjonen registrerer at merkantilt personale har mulighet for å lage et vedtak om økonomisk sosialhjelp i sosialdatasystemet Oskar og foreta utbetaling over nettbank uten godkjennelse fra saksbehandler eller leder. Nettbanken skal avstemmes daglig mot sosialdatasystemet Oskar av forvaltningskontorene. Avstemmingen skal signeres av merkantil og leder og sendes Finans- og regnskapstjenesten. Regnskapstjenesten avstemmer også banken mot sosialdatasystemet Oskar. I de tilfeller hvor det ikke foreligger vedtak i sosialdatasystemet Oskar (differanse mellom sosialdatasystemet Oskar og banken) tar finans- og regnskapstjenesten kontakt med forvaltningskontoret. Vi har fått opplyst at det forekommer en del feilutbetalinger av økonomisk sosialhjelp. Avdekkede feilutbetalinger av økonomisk sosialhjelp blir ført på en egen fordringskonto i regnskapet. På denne kontoen står pr. desember 2005 kr 2.443.488,- i urettmessig mottatt sosialhjelp. Saldoen på denne kontoen har ligget mellom kr 2 til 3 mill. de siste 5 årene. Disse fordringene blir fulgt opp av inkassobyrået Lindorf. 9

Revisjonens vurdering. Revisjonen konstaterer at det er lagt opp til arbeidsdeling mellom saksbehandler som fatter vedtak og merkantile som foretar utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Vi ser det imidlertid som en risiko at merkantilt personale i praksis har mulighet for å lage vedtak om økonomisk sosialhjelp i sosialdatasystemet Oskar og foreta utbetaling via nettbank uten at det er etablert interne kontrollrutiner som fanger opp dette. Revisjonen har som tidligere nevnt sett at det forekommer utbetalinger uten vedtak (for eksempel hastesaker), dette vil medføre avvik mellom sosialdatasystemet Oskar og nettbank. Forvaltningskontorene skal hver dag avstemme sosialdatasystemet Oskar mot nettbanken og sende avstemmingen til finans- og regnskapstjenesten. Finans og regnskapstjenesten har i enkelte tilfeller funnet differanser ved avstemminger noe som skyldes manglende vedtak. Alle avvik burde vært oppdaget og korrigert eller forklart av forvaltningskontoret før oversendelse til finansog regnskapstjenesten. Anbefalinger Revisjonen ser det som en risiko at merkantilt ansatte har mulighet for å lage vedtak i sosialdatasystemet Oskar og samtidig foreta utbetaling av sosialstøtte over nettbank. Vi ber administrasjonene vurdere om det er mulig å ta ut lister på saker der vedtaket er fattet av samme person som har foretatt utbetalingen, for å vurdere omfanget av dette samt å ha en ekstra oppfølging av disse sakene. Avstemmingen mellom sosialdatasystemet Oskar og nettbank som utføres av de merkantile ved forvaltningskontorene må dokumenteres med forklaring på evt. avvik, signatur og dato også på den kopien som arkiveres på forvaltningskontoret. Dette for å dokumentere den interne kontrollen som utføres. 5.5 Arkiv Forvaltningskontorene har forskjellig fysisk utforming i forhold til samlokaliseringen med Aetat og Trygdeetaten. Østbyen forvaltningskontor har egne lokaler med adgangskontroll. Arkivet er et rullearkiv som er låsbart og låses ved arbeidstidens slutt. Helse og sosialmappene ligger i samme hengemappe i arkivet. Midtbyen forvaltningskontor har felles lokaler med Aetat og Trygdekontoret. Den felles sonen har adgangskontroll. Arkivet er et rullearkiv som ikke er låsbart. Helse og sosialmappene ligger i samme hengemappe i arkivet. Heimdal har felles lokaler med Aetat og Trygdekontoret i sone med adgangskontroll. Arkivet er et rullearkiv som pr. i dag ikke er låsbart, men kan gjøres låsbart. Låsesystem er bestilt i forbindelse med utvidelse av arkivet. Helse og sosialmappene ligger i samme hengemappe i arkivet. Lerkendal har felles lokaler med Aetat og Trygdekontoret i sone med adgangskontroll. Arkivet er skap med skuffer som står i et eget rom som låses ved arbeidstidens slutt. Helse og sosialmappene ligger adskilt i egne skap. 10

For alle forvaltningskontorene er klientmappene arkivert på fødselsdato. Klientmappene er inndelt slik at søknaden, vedtakene og dokumentasjonen ligger i hver sin plastmappe med forskjellige farger. Revisjonens vurdering. Revisjonen registrere at mappene ved 3 av forvaltningskontorene kan være tilgjengelige for Aetat og Trygdekontorets ansatte i løpet av arbeidstiden. I tillegg har Aetat og Trygdekontorets ansatte pr. i dag adgang til mappene ved to av forvaltningskontorene også etter arbeidstid. Ved 3 av forvaltningskontorene er mappene for sosial og helse arkivert sammen. Problemstillingen med arkivrutiner ved de offentlige servicekontorene er reist av revisjonen tidligere i høst gjennom prosjektet Offentlige servicekontor og Trondheim kommunes taushetsplikt. Revisjonen avdekket at ikke alle forvaltningskontorene var à jour med arkiveringen i klientmappen noe som gjorde det vanskelig for oss å utføre kontrollen. Vi registrerte også at det var ulik praksis med hensyn til arkivering av innhentet dokumentasjon. Som eksempel kan nevnes at ved et kontor ble ligningsattestene bare lagt i en felles bunke og ikke arkivert i klientmappen. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at det utarbeides felles retningslinjer for sikring av arkivene i henhold til gjeldende lover. I tillegg bør det utarbeides felles retningslinjer for hva som skal arkiveres i klientmappene og ajourhold av mappene bør innskjerpes ved enkelte forvaltningskontor. 5.6 Forvaltning av trygd Saksbehandlere ved forvaltningskontorene i kommunen kan forvalte trygdeytelsen for klienter. Forvaltning av trygd er frivillig og benyttes som siste utvei for klienter som ikke klarer å styre sin økonomi. Forvaltningskontoret inngår en skriftlig avtale med klienten og Trygdekontoret om at trygden overføres til en bankkonto i kommunen. Klienten kan si opp avtalen når vedkommende ønsker det. Saksbehandlerne betaler regninger for klienten og overfører penger til klientens private bankkonto via sosialdatasystemet Oskar. Det må fattes vedtak i sosialdatasystemet Oskar for all disponering av trygden. Forvaltning av trygd bør ifølge saksbehandler vi har vært i kontakt med være midlertidig. Ved varig forvaltning av trygd bør det etter vedkommendes mening oppnevnes hjelpeverge. For å yte klienter ekstra hjelp settes det i enkelte tilfeller vilkår om forvaltning av trygd. Som eksempel kan nevnes at kommunen betaler husleierestanse for at klienten skal beholde boligen. Retningslinjer og regnskapsføring Trygden som forvaltes overføres fra Trygdekontoret til bankkonto i Trondheim kommune og utbetales via sosialdatasystemet Oskar. Saksbehandler må skrive vedtak i sosialdatasystemet 11

Oskar for å få ut penger fra kontoen til å betale regninger eller overføre penger til klientens konto. Utbetalingsrutinene er de samme som for økonomisk sosialhjelp. Det føres ikke særskilt regnskap for forvaltning av trygden for hver enkelt klient som viser avstemming mellom disponibel trygd og utbetalinger via sosialdatasystemet Oskar. I noen tilfeller må forvaltningskontoret lage vedtak på ekstra utbetalinger i form av sosial hjelp fordi klienten har fått utbetalt mer fra forvaltningskontoret enn den trygden som er disponibel. Det er også mulig at klienten får utbetalt for lite i forhold til sin disponible trygd på grunn av denne manglende regnskapsføring på klientnivå. Revisjonens vurdering Revisjonens inntrykk etter å ha besøkt de fire forvaltningskontorene er at det ikke finnes felles retningslinjer i kommunen for forvaltning og regnskapsføring av trygd. Revisjonen mener det er alvorlig at kommunen ikke har felles skriftlige retningslinjer der kommunen forvalter andres midler. Anbefalinger Dersom kommunen tar på seg et ansvar med å forvalte klientenes trygd bør kommunen utarbeide felles skriftlige retningslinjer som gjøres kjent for alle involverte parter. Intern kontroll på dette området er spesielt viktig da klientene selv ikke er i stand til å holde oversikt over egen økonomi. Kommunen må stille krav til enhetlig regnskapsføring og dokumentasjon av forvaltningen av trygden. Regnskapene bør være underlagt en administrativ kontroll. Etter revisjonens mening bør forvaltningskontorene vurdere om det for klienter som ikke på sikt vil bli i stand til å styre sin egen økonomi heller bør oppnevnes en hjelpeverge. 6. Oppsummering Revisjonen anbefaler at det utarbeides felles retningslinjer vedrørende søknad, vedtak og utbetaling av økonomisk sosialhjelp i Trondheim kommune. Det bør fastsettes hvilke kontrollhandlinger som skal utføres og hvordan kontrollhandlingene skal dokumenteres. Det bør være mulig i ettertid å kunne vurdere om utbetaling av sosialhjelp er gjort på riktig grunnlag. Dersom kommunen tar på seg et ansvar med å forvalte klienters trygd bør kommunen ha skriftlige retningslinjer som gjøres kjent for alle involverte parter. Intern kontroll på dette området er spesielt viktig da klientene selv ikke er i stand til å holde oversikt over egen økonomi. Etter revisjonens mening bør forvaltningskontorene vurdere om det for klienter som ikke på sikt vil bli i stand til å styre sin egen økonomi heller bør oppnevnes en hjelpeverge. 12

7. Rådmannens høringsuttalelse KOMMENTAR TIL REVISJONENS RAPPORT VEDR UTBETALING AV ØKONOMISK SOSIALHJELP. Rådmannen vil med dette gi en tilbakemelding på de kommentarer og anbefalinger som Revisjonen gir i sin rapport vedr. utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Tilbakemeldingene knyttes opp mot de enkelte punktene i rapporten fra og med punkt 4. Ad. Punkt 4. Organisering av tjenesten. 4.1 Beskrivelse av rutiner De nyetablerte offentlige servicekontorenes mottak er i en oppbyggingsfase. Den tverretatlige teametableringen vil sikre enda bedre samhandling for en rask avklaring av brukernes behov og hvilke helhetlige tilbud den enkelte bruker kan gis. I mottak vil de fleste unge under 30 år bli henvist til kontakt med enhet for Arbeid og kompetanse før deres søknad om økonomisk sosialhjelp blir behandlet. De blir orientert om hvorfor dette skjer og hva som er Trondheim kommunes holdning bl.a i forhold til å utnytte alle muligheter for å bli selvhjulpen. Kontakten med brukeren, og da spesielt ovenfor førstegangssøkeren slutter ikke i mottaket. De langt fleste blir innkalt til samtale med saksbehandler før eller i forbinelse med selve behandlingen av søknad om økonomisk sosialhjelp. Alternativt blir det tatt telefonisk kontakt med brukeren. Mulighet for at brukeren umiddelbart eller på sikt skal bli selvforsørget gjennom tiltak event. gjennom trygdeytelser vurderes/avklares parallelt med behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp Ad punkt 5. Resultater og vurderinger 5.1 Er utbetaling av økonomsik sosialhjelp i henhold til gjeldene retningslinjer De overordnede retningslinjer for utbetaling av økonomisk sosialhjelp er å finne i sosialtjenestelovens kapittel 5. I tillegg finnes utdypende fortolkning i forskrift og rundskriv til loven. I tillegg til de statlige retningslinjer har Trondheim kommune utarbeidet en del egne retningslinjer for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. Retningslinjene er ikke samlet i egen perm fra administrativt hold. Noen av de tidligere sosialkontorene hadde utarbeidet egne permer for saksbehandling. Permene var utarbeidet etter samme mal med individuelle tilpasninger for det enkelte sosialkontor. På noen av forvaltningskontorene er disse permene i bruk og justert opp i hht til dagens organisering. Hvilke felles nedskrevne rutiner finnes: Statlige: Rundskriv I-34/2001: Sosialtjenestelovens kapittel 5 13

Kapittel 5 omhandler utbetaling av økonomsik sosialhjelp. Rundskrivet beskriver meget detaljert hvordan loven skal forståes; vurdering i forhold til søkers inntekter og utgifter, hva som skal vektlegges i saksbehandling og søknadsvurdering fra ulike grupper, utmåling av stønad, vilkårssetting, stønadsformer, refusjoner etc. Hver enkelt saksbehandler har et eksemplar av dette rundskrivet. Etter 2001 er det fra statlig hold utgitt 6 7 kortere rundskriv som omtaler endret praksis, og nye retningslinjer. Som eksempel kan nevnes retningslinjer for hvordan søknader fra samboere behandles. Disse rundskrivene er lett tilgjengelig for den enkelte saksbehandler under Sosial- og helsedirektoratets nettside. Kommunale retningslinjer: Bystyrets vedtak om satser for basisbeløp( penger til mat, klær, toalettart, reise etc) som også inneholder standard/makssatser for en rekke ytelsestyper. Ensartede delegasjonsbestemmelser for forvaltningskontorene er under utarbeidelse og vil være klar for utsending i begynnelsen av mars mnd. Hver enkelt saksbehandler får sin skriftlige delgasjonsmyndighet og i denne beskrives også standarder og makssatser for ytelsestypene. I saksbehandlersystemet Gerica som benyttes av forvaltningskontorene og oppfølgingstjenestene finnes det en samlet oversikt over gjeldene rutiner /prosedyrer og brukerveiledninger i systemet. Her er det også lagt inn rutine for saksbehandling av klagesaker etter lov om sosiale tjenester samt rutine for vedtak om heldøgns opphold i omsorgs/rehabiliteringsinstitusjon for rusmiddelmisbrukere. Retningslinje og mal for klagesaker utarbeidet i 2005 ligger også inne i saksbehandlersystemet Oscar. Fra Rådmannens side vil det med det første ferdigstilles en rutine som beskriver alle ledd i søknadsbehandlingen av saker etter lov om sosiale tjenester. Fra mottak av søknad til utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Hvordan innregistrering av nye brukere skal finne sted, hvilke statuskoder som skal benyttes, ferdigstilling av vedtak, underskrifter etc. Arbeidet med utarbeidelse av felles rutiner for forvaltningskontorene er et prioritert satsningsområde hos Rådmannen. Det går inn som en del av arbeidet med å utarbeide et kvalitetssystem for forvaltningskontorene. Det stilles krav til rapportering av avvik vedr. bl.a. klage på tjeneste, saksbehandlingstid og feilutbetaling av sosialhjelp. 5.2 Er kommunens delegasjonsreglement fulgt Som nevnt ovenfor vil det i løpet av mars måned foreligge ensartede delegasjonsbestemmelser for forvaltningskontorene. Hver enkelt saksbehandler, stedfortreder vil få sin delegasjon angitt i et personlig dokument ut fra vurdering av arbeidsområde, kompetanse, erfaring/selvstendighet m.v. Delegasjonsbestemmelsene vil omfatte både sosial- og helseområdet samt fritid og bolig. 14

I disse dager sendes det ut et nytt delegasjonsreglement for Trondheim kommune på høring. Når dette er vedtatt vil de enkelte lederne ved forvaltningskontorene få formalisert sin delegasjon. 5.3 Er utbetalingen av økonomisk sosialhjelp i henhold til gjeldene satser Det er gledelig at Revisjonens gjennomgang av saker ikke avdekket noen form for feil bruk av satser. 5.4 Er den interne kontrollen tilfredsstillende/utbetales økonomisk sosialhjelp på riktig grunnlag. Søknad/dokumentasjon Som nevnt ovenfor er det i gang arbeide med en overordnet rutine som skal beskrive alle ledd i saksbehandlingen, herunder mottak av søknad og med hvilke krav som stilles til dokumentasjon. I tillegg utarbeides det underliggende rutiner, bla. En rutine spesifikk for mottak av søknad og hvilke kontroller og hvilken dokumentasjon som forlanges. Rutinen vil beskrive utfylling av søknadsskjema. Det vil også stilles krav til at saksbehandler journalfører hvilken kontroll som er gjennomført i forbindelse med forberedelse til saksbehandlingen. Forvaltningskontorene tar årlig imot ca. 25.000 søknader, flere av disse gjennom posten. En del av disse søknadene vil naturlig nok være mangelfullt utfylt med bakgrunn i lese- skrivevansker, mangelfulle norskkunnskaper og også i noen sammenhenger fordi saksbehandler er så tett på brukeren at han kjenner situasjonen til brukeren meget godt. Med bakgrunn i at forvaltningskontorene nå er samlokalisert med trygdekontor og aetat i offentlige servicekontor vil kravet til at brukeren skal innlevere skriftlig dokumentasjon på ytelser fra disse kontorene bli frafallt. Dette vil være informasjon som lett vil være tilgjengelig for den enkelte saksbehandler på forvaltningskontoret. Den enkelte saksbehandler har gjennom nettet tilgang til alle statlige rundskriv. I de nye utartbeidede rutinene vil en henvise til de aktuelle rundskriv og hvor de forefinnes på nettet. Rådmannen er enig med Revisjonen i at det i noen tilfeller foreligger for dårlig utfyllte søknadsskjemaer og for dårlig verifisering av de kontroller som saksbehandler har utført i forbindelse med saksbehandlingen. Manglende verifisering av at kontroll er utført er imidlertid ikke ensbetydene med at denne kontrollen ikke er utført. Vedtak Lov om sosiale tjenester stiller ikke krav om at en søknad om økonomisk sosialhjelp skal være skriftlig eller være fyllt ut på et særskilt søknadsskjema. I de tilfeller hvor vedtak skrives etter muntlig søknad fra brukeren vil dette være saker hvor brukeren er godt kjent av saksbehandler. Som oftest vil dette være søknad om enkeltytelser. Ved muntlige søknader skal saksbehandler fylle ut et skjema som dokumenterer at muntlig søknad er lagt fram. Selv om vedtak skrives 15

etter muntlig søknad skal saksbehandler utføre de samme kontrollrutiner som ved skriftlig søknad. Utbetaling av økonomisk sosialhjelp skal ikke finne sted uten at det i forkant foreligger et skriftlig enkeltvedtak. Den daglige avstemmingen av utbetalingene mot sosialdatasystemet Oscar vil avdekke hvis dette skjer. Etter de opplysninger en har innhentet fra Finans- og regnskapstjenetsen er omfanget av slike forhold langt færre i dag enn hva tilfellet var tidligere. Rådmannen vil imidlertid innskjerpe rutinene. Forvaltningskontorene skal melde avvik i slike forhold. Innkommende søknader registreres daglig ved forvaltningskontoret. Innregistreringsdato ved forvaltningskontoret blir registrert som søknadsdato i saksbehandlersystemet. Dette gjøres da det ofte er stor forskjell på den dato som bruker underskriver med på søknadsskjemaet og den dato søknaden blir innlevert ved forvaltningskontoret. Dato for mottak av søknad og registreringsdato og søknadsnr. påføres i rubrikkfelt på søknadsskjemaets første side. Det saksnr som søknaden blir gitt ved innregistreringen blir også vedtakets saksnr. I noen tilfeller innleverer brukeren flere søknader. I de fleste tilfeller behandles disse søknadene samtidig, dvs at flere søknader ender opp i ett vedtak. Dette vedtaket får saksnr. lik den ene søknaden. Hvis bruker f.eks har levert 3 søknader blir ett av søknadsnr videreført i vedtaket. De to øvrige søknadsnr. blir annulert. I slike tilfeller skal det i vedtaket henvises til alle tre søknadsnummrene. Dette blir ikke alltid gjort. Det er heller ikke alltid overenstemmelse mellom søknadsteksten ; det bruker søker om og teksten i vedtaket som viser til hva brukeren blir innvilget. Hvis brukeren søker om penger til f.eks mat og det under saksbehandlingen kommer fram at han har krav på et fast månedlig tilskudd i økonomisk sosialhjelp kan dette bli gitt som et månedlig tilskudd til f.eks dekning av boutgifter. Øverst i tekstfeltet på vedtaket skal det beskrives hva saken gjelder. Rådmannen vil i den nye rutinen påpeke nødvendigheten av at det henvises til de søkandene som vedtaket omfatter og søkandsteksten Rådmannen er oppmerksom på at rutinene her ikke er gode nok. Dette er et arbeide som Rådmannen vil prioritere å følge opp framover. Utbetaling Rådmannen er kjent med at merkantile har mulighet for å lage et vedtak om økonomisk sosialhjelp i sosialdatasystemet Oscar og foreta utbetaling på det samme vedtaket. Merkantile er ikke tildelt egne brukere, men fatter i de fleste tilfeller vedtak om enkeltytelser på brukere som er registrert som brukere under en saksbehandler. Når dette skjer er det i saker hvor en sosialfaglig saksbehandler i forkant har foretatt en vurdering av søknaden. I tillegg skal disse vedtakene underskrives av sosialfaglig personell, saksbehandler eller leder. Merkantile har ikke delegasjon til å innvilge økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven. Det er ikke mulig å få kjørt ut rapport som viser oversikt over saker hvor den samme merkantil har skrevet vedtak og også effektuert vedtaket med utbetaling. 16

Rådmannen har imidlertid bedt om distriktsvise rapporter som viser antallet vedtak som er fattet av ansatte med merkantil ident i 2005. En vil da få en oversikt over omfanget av merkantil saksbehandling. Det vil i tillegg bli foretatt stikkontrollere i forhold til underskrift av vedtak med merkantil ident og utbetalinger på disse vedtakene. Rådmannen vil med det første legge fram en ny rutine for kontroll med innregistrering av nye brukere i saksbehandlersystemet Oscar. 2 personer med stedfortredere på hvert kontor, blir øremerket ansvar for hver sin del av registreringen og kontroll i forhold til dette. Det utarbeides en månedlig attestert oversikt over nyregistretrte brukere som fremlegges for leder til underskrift. De månedlige oversiktene skal arkiveres ved enheten. Ved at 2 personer får hvert sitt ansvarsområde i forhold til kontroll med nye brukere vil en kunne forebygge at event fiktive brukere blir innregistert i saksbehandlersystemet Revisjonen omtaler også vedtak som fører til feilutbetaling. Det skjer at saksbehandlere gjør feil som medfører at brukeren får utbetalt ytelser de egentlig ikke er berettiget til. Dette kan skyldes at for eksempel en ikke har vært nøyaktig nok i forhold til dokumentasjonskrav. De vedtak som gjelder urettmessig mottatt sosialhjelp gjelder i all hovedsak utbetalinger hvor saksbehandler i ettertid har oppdaget at brukeren har fått uberettigede ytelser, ved enten i direkte vinnings hensikt eller ved bevisst/ ubevisst feilinformasjon, har gitt uriktige eller mangelfulle opplysninger. I slike tilfeller kan bruker bli anmeldt og/ eller for meget utbetalt sosialhjelp blir forsøkt inndrevet bl.a. ved hjelp av Lindorf. Feilutbetaling av økonomisk sosialhjelp, ved manglende kontroll av dokumentasjon eller ved dobbeltutbetaling, skal det nå sendes avviksmelding på. 5.5 Arkiv De merknader som Revisjonen kommer med i forhold til arkiv ved forvaltningskontorene er riktige. Saker etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven skal ikke oppbevares i samme saksarkiv. Rådmannen har startet opp arbeide med å etterkomme Bystyrets vedtak i sak 190/05 av 15.12.05. 5.6 Forvaltning av trygd I de fleste tilfeller hvor en går inn i et samarbeide med brukeren om å forvalte brukerens trygd, er det i saker hvor brukeren gjentatte ganger har opparbeidet seg restanser i forhold til betaling av boutgifter og som følge av dette står i fare for å bli kastet ut. Andre tiltak som opprettelse av bankavtale med fast trekk av husleie skal være prøvd før forvaltning av trygd foreslås som tiltak. Omfanget av forvaltning av trygd varierer mellom kontorene. De kontor med flest brukere bosatt i kommunale boliger har de langt fleste avtalene om forvaltning. Andre brukere må også ha hjelp til disponering av penger til mat og klær. Rådmannen er enig med Revisjonen i at den beste løsningen er oppnevning av hjelpeverge. Problemet her er at det er veldig vanskelig å finne personer som er villig til å påta seg et slikt ansvar. Advokater påtar seg denne type arbeide, men i de fleste tilfeller har ikke brukeren stor nok trygd til å dekke denne ekstra utgiften. Rådmannen vil også drøfte forholdene rundt oppnevning av hjelpeverge med Overformynderiet 17

Rådmannen vil utarbeide klare skriftlige retningslinjer med interne kontrollrutiner for dette arbeidet. Det vil bli stillt krav om enhetlig regnskapsførsel og dokumentasjon på forvaltning av trygd samt at regnskapet blir underlagt administrativ kontroll. 6. Oppsummering Utarbeidelsen av skriftlige rutiner for arbeidet med saksbehandling og utbetaling av økonomisk sosialhjelp inngår som en del av utviklingen av et kvalitetssystem for forvaltningskontorene. Arbeidet er prioritert fra Rådmannens side og rutiner for de fleste områdene som Revisjonen peker på er under arbeide. Rådmannen vil be om bistand fra Kommuneadvokaten og Overformynderiet i forbindelse med utarbeidelsen av skriftlige retningslinjer og rutiner for arbeidet med forvaltning av trygd. Rådmannen i Trondheim, 2006-02-10 Tor Åm kommunaldirektør John Røst saksbehandler 8. Revisjonens kommentarer til rådmannens uttalelse. Revisjonene er fornøyd med rådmannens uttalelse der det beskrives hvilke tiltak som vil bli satt i verk for å rette opp de svakhetene som er tatt opp i revisjonens rapport. Revisjonen merker seg at rådmannen vil prioritere arbeidet med å utarbeide felles rutiner for forvaltningskontorene som skal beskrive alle ledd i saksbehandlingen, herunder krav til dokumentasjon og arkivering. Det skal videre stilles krav til saksbehandlers journalføring av kontrollhandlinger. Revisjonen merker seg også at det i løpet av mars måned vil foreligge ensartede delegasjonsbestemmelser for forvaltningskontorene. Der den enkelte saksbehandler, stedfortreder vil får sin delegasjon angitt i et personlig dokument. Rådmannen har startet opp arbeid med å Bystyrets vedtak i sak 190/05 av 15.12.05 vedrørende arkiv ved forvaltningskontorene. Vedrørende forvaltning av trygd vil rådmannen drøfte forholdene rundt oppnevning av hjelpeverge med overformynderiet. Det vil bli utarbeidet klare skriftlige retningslinjer der det stilles krav om enhetlig regnskapsførsel og dokumentasjon. Regnskapene vil bli underlagt administrativ kontroll. 18