Referat fra årsmøte 2010 Midtunhaugen Velforening Tirsdag 18. februar 2010 ble det avholdt ordinært årsmøte for Midtunhaugen Velforening, i Midtun Barnehage. 1. Åpning Møtet ble åpnet av styrets leder, Eivind Fjeld. 35 enheter var representert, hvorav 4 etter skriftlig fullmakt. Anette Matre ble valgt til ordstyrer og Irene Thorsnes til referent. Det ble ikke fremmet noen motkandidater. 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling Årsmøteinnkallingen ble enstemmig godkjent. Det var enighet om at årsmeldingen fortsatt legges ut på hjemmesiden, men at de som ikke har tilgang til internett kan få papirkopi ved henvendelse til et navngitt medlem av styret. 3. Årsberetning Kommentarer til årsberetningen: Vedlikehold Dårlig øverst i feltet. Plenklipping bak nr 100-112 er ikke godt nok utført. Det nye styret bør evaluere og reforhandle kontrakten med Nattland Hage og Anlegg AS, og legge kontrakten ut på hjemmesiden sammen med kart, hvor områdene for vedlikehold er angitt. Strøkasser Det ble etterlyst en oversikt over hvor strøkassene er plassert. Styret vil legge ut oversikt på hjemmesiden etter at flere strøkasser er plassert ut og de har fått sin endelige plassering. Oversikt over velforeningens fellesareal Oversikt over fellesarealene lå som vedlegg til årsmeldingen. Det gjøres oppmerksom på at hele hovedveien med fortau er kommunal. Det virker forvirrende med ulike eierforhold. Styret ble oppfordret til å undersøke om de to områdene som ikke eies av Midtunhaugen Velforening kan overføres til velforeningen. I følge en tidligere leder i velforeningen, har det vært gjort forsøk på å få overført området som eies av Nydal til velforeningen, uten hell. På grunn av de ulike eierforholdene, er ansvarsområdet for de ulike områdene uklare. Ved tidligere henvendelser til kommunen ang. utbedring av sidevei, ble det fremholdt at det ikke var kommunens ansvar, men at vi har privat vei på kommunal grunn. Selv om det er uklare ansvarsforhold, vil velforeningen vedlikeholde fellesarealene i hele feltet og sørge for at Midtunhaugen blir et trivelig og trygt sted å være for små og store.
Lekeplasser Leder orienterte om jobben som er påbegynt på nedre lekeplass. En beboer mente hun hadde fått for mye innsyn til hagen sin. Styret vil gjøre det som er mulig for å redusere innsyn til hager. Det ble noe diskusjon om hvilket vedtak som ble gjort på årsmøtet 2009. Styret leste opp årsberetning, sak og referat vedrørende nedre lekeplass i 2009. Det ble presisert at det hadde blitt vedtatt å innrette lekeplassen mot 7-15 åringer. 4. Regnskap og revisjon 2009 Regnskapet for 2009 ble gjennomgått og enstemmig godkjent 5. Innkomne saker Sak 1: Vedtekstsendring dobbeltstemme på årsmøte Det ble orientert om at en vedtekstsendring må ha 2/3 flertall og at det må avholdes skriftlig avstemning dersom minst ett medlem ønsket det. Vedtekstendringen ble enstemmig vedtatt. Sak 2: Bjørketrær til sjenanse for beboerne i rekken nr.184-190 Forslaget ble stemt over og fikk stemmelikhet 17-17. Ett medlem avsto fra å stemme. Dobbelstemmen til leder førte til at forslaget falt. Alternativt forslag var å prøve å få til en mellomløsning. Det ble vedtatt mot 5 stemmer at: Det skal undersøkes om trærne kan beskjæres. Dersom ikke vil innstilling fra styret gjelde. Det er: Styret innstiller på at bjørketrærne fjernes ved roten, annen eksisterende beplantning kan eventuelt beskjæres, og at det etter behov beplantes med lavtvoksende vintergrønne busker. Styret innstiller videre på at dette dekkes i budsjettet under posten Oppgradering fellesområder med kr 10000,-. Unni Dahl i nr. 202 tar kontakt med trepleier. Sak 3: Fjerning av hekk ved utkjørsel fra parkeringsplass nedenfor rekken nr.33-43 Innstilling fra styret ble nedstemt. Det ble stemt over forslaget fra Tallaksen. Vedtak: Forslaget fra Tallaksen ble vedtatt: Hekkene fjernes og erstattes med lavtvoksende busker eller gress. Det ble fremmet benkeforslag om å flytte de høytvoksende vekstene (rododendron mm) til nedre voll på nedre lekeplass. Vedtak: De høytvoksende vekstene (rododendron mm) flyttes til nedre voll på nedre lekeplass. Alle stemte for begge forslagene, med unntak av en blank stemme. Styret ble videre anmodet om å vurdere å legge på duk og bark under ny beplantning Sak 4: Brøyting Det kom frem en del misnøye rundt manglende brøyting. Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt:
Vedtak: Det nye styret reforhandler brøytekontraktene. Det benyttes en kartskisse med oversikt over alle stikkveier for å angi hvilke områder som skal brøytes. Kontrakten må bli mer detaljert med retningslinjer for hvor det skal være farbart og ikke brøyte foran bl.a. postkasser og bossoppsettingsplasser. Ny kontrakt legges ut på hjemmesiden. Sak 5: Søppel ved midtre papircontainer Det er fremdeles et problem at folk setter fra seg papir og annet søppel ved papircontainerne. Utallige oppfordringer fra styret og årsmøter har ikke gitt resultater. Etter en del diskusjon omkring papircontainerne ble det fremmet benkeforslag om at begge papircontainerne fjernes. Det vises til årsmelding der styret oppfordrer beboerne til å skaffe seg egne papirbeholdere hos BIR på tlf 815 33 030. De er gratis og tømmes torsdag hver 4. uke. Vedtak: Begge papircontainerne fjernes. Vedtatt mot 2 stemmer. Sak 6: Kjøring og parkering på gang- og tilførselsveier, fellesareal Denne saken ble gjenstand for en del diskusjon. Det råder en del uklarheter omkring parkeringsplasser generelt, om enkelte har bruksrett til parkeringsplasser, hva som er gjesteparkering osv. Bl.a ble det på årsmøtet sagt at: Styret bør sjekke hvor velforeningens medlemmer har tinglyst rett til å stå parkert Ang. skilting, så bør det kunne legges frem en plan på neste årsmøte der det bestrebes å gi de de ulike fargesoner (se årsmelding og Oversikt over velforeningnes fellesarealer ) lik behandling. Det råder misforståelser om at noen mener de har anledning til å parkere på gangveier/fellesareal. Det skal som hovedregel ikke kjøres på gangveier, men vanlig av- og pålessing er ok Deretter ble det stemt over styrets forslag til vedtak, som ble vedtatt mot 7 stemmer. Vedtak: Årsmøtet gir det neste styret fullmakt til å avgjøre om det skal settes opp skilt med innkjøring forbudt, unntatt for varelevering, og/eller fysisk hindring for å unngå unødig kjøring og parkering på velforeningens arealer. Styret setter frist til 31.mars 2010 for beboere til å fremlegge skriftlig dokumentasjon på rettigheter (bruksrett/eiendomsrett) knyttet til fellesareal, bortsett fra for oppmerkete nummererte parkeringsplasser. Sak 7: Merking av parkeringsplasser nedenfor 33-43 Det ble fremmet forslag om at det kun merkes 1 parkeringsplass i enden mot gangvei nedenfor nr.41/43, for å sikre passasje. Deretter ble styrets innstilling enstemming vedtatt: Vedtak: Parkeringsplassene på området nedenfor 33-43 blir merket opp på nytt, da det er uoversiktlige parkeringsforhold her. Kostnaden er estimert til ca. kr. 2 000. Sak 8: Mangelfull drenering/vann i veien Styret fremholdt at det har vært vanlig praksis at slike saker utredes av forslagsstiller og at forslaget må ha en kostnadsramme. Det ble enstemmig vedtatt at: Vedtak: Saken må undersøkes nærmere av Neverdal, og han må fremskaffe et eventuelt pristilbud for å få utbedret forholdet.
Sak 9: Nedre lekeplass Leder, Eivind Fjeld, fokuserte på det som har blitt foreslått utført i kommende styreperiode. Det ble diskusjon omkring nedre lekeplass, der det ble klaget på dårlig kommunikasjon med enkelte av beboerne rundt lekeplassen, samt innsyn til hage nedenfor plassen. Styret ble videre bedt om å undersøke sikkerhetsregler ang. sandkasse/skråning. Diskusjonen ble avsluttet med å henstille til styret om å ta hensyn til dem som bor rundt lekeplassen, bl.a. ved å plante busker/trær for å skjerme mot innsyn. Forslag fra styret ble vedtatt mot 6 stemmer: Vedtak: Det bevilges kr. 75.000 til arbeid som prioriteres i henhold til følgende liste: 1. Sprøyte mot ugress til våren, ved spiring. Dette ligger inne i anbudet fra 2009 med kr. 500. 2. Sette opp balanseapparat Junior Spica, beregnet for aldersgruppen 2-6 år, se http://www.lekogsikkerhet.com/no/produkter/lekeplass/balanse/ele400058/. Dette apparatet ble kjøpt inn til midtre lekeplass, men det ble ikke stor nok sikkerhetssone (Ø3,4 m) til apparatet der. 3. Fullføre plenlegging det gjenstår ca 60 kvm. 4. Plante hekk på platåkant i forlengelse av oppsatt gjerde. Denne kan fungere som et slags gjerde og forhindre de små fra å dette ned skråningen fra sandkassen. 5. Skråning mot platå: Plante busker som både vil se fint ut og samtidig forhindre erosjon 6. Avgrense lekeplassen mot øvre vei vha en hekk t.o.m. inngang til lekeplassen ved BKKboks: Legge jordvoll langs veien og beplante med vintergrønne busker. Nattland Hage og Anlegg AS foreslo rododendron og det kan synes som et godt valg, da de er frodige og vintergrønne, tette, vakre når de blomstrer og kan fås i ulike høyder. 7. Beplantning i jordvoll ovenfor nr. 55-51 med busker, fortrinnsvis vintergrønne for å avgrense lekeplassen og skjerme mot innsyn. 8. Legge grus i inngangsvei til lekeplassen, bredt nok til barnevogner og rullestolbrukere. 9. Generell beplantning: Det kan bli aktuelt med ytterligere beplantning på deler av grøntarealet/lekeplassen, for eksempel kan det bli flott med noen frodige og duftende busker/planter i skråningen bak sittegruppen, noen bærbusker og frukttrær i området ved steingarden mm. Det kan også evt. flyttes busker fra andre steder i velforeningens område, dersom det vokser for tett der. 10. Ferdigstillelse av steingarden. 11. Badminton/volleyball stativ, eventuelt kombinert med smashball flyttbart og trenger ingen fundamentering. 12. Avgrensning mot ny enebolig (nr. 25). Må avventes til boligbygging er mer ferdig. Nattland Hage og Anlegg AS fortsetter arbeidet i 2010.
6. Kontingent 2010 Det ble stemt over styrets forslag om å øke kontingenten fra kr. 1.400,- til kr. 1.800,-. Dette ble nedstemt: 10 stemmer for og 16 stemmer mot. Deretter ble det stemt over benkeforslag om at kontingenten ikke økes til kr. 1.800,-, men til kr. 1.600,-. Dette ble vedtatt med 18 stemmer for og 8 imot. Vedtak: Kontingenten økes fra kr. 1.400,- til kr. 1.600,- 7. Budsjett Forslag til budsjett for 2010 ble utarbeidet med kontingent på 1.800 kr. Den vedtatte kontigenten medfører 25.000 kr mindre i inntekter. I tillegg innebærer de vedtatte sakene relativt store utgiftsposter det kommende år. Buffer etter 2010 blir redusert fra 68.000 kr til 43.000 kr. Innspill fra salen om at velforeningen kan tåle ett år med litt lite buffer, for å foreta en investering i området. Det kom også innpill fra en beboer som oppfordret styret til å vurdere om noen av de planlagte prosjektene kunne utføres på dugnad. Det virket som om det var god stemning for det. Vedtak: Utgiftspostene i det foreslåtte budsjettet ble enstemmig vedtatt. Det vedtatte budsjett for 2010 er da som følger: Budsjett 2010 Post Inntekter Utgifter Medlemskontingent 125 medlemmer á kr 1600,- kr 200 000.00 Renteinntekter kr 5 000.00 1. Brøyting og strøing kr 70 000.00 2. Vedlikehold grøntarealer/dugnad/lekeplasser kr 65 000.00 3. Vedlikehold asfalt kr - 4. Annet vedlikehold kr 10 000.00 5. Forsikring kr 3 500.00 6. Administrasjon og porto (Inkl bankgebyrer) kr 3 000.00 7. Oppgradering Fellesområder kr 75 000.00 8. Regnskapsbyrå kr 7 500.00 9. Annet uforutsett kr 10 000.00 10. Eiendomskatt (NY) kr 2 500.00 kr 205 000.00 kr 246 500.00 Penger på konto pr 31.12.2009 kr 84 759.34 Penger på konto pr 31.12.2010 kr 43 259.34
8. Valg av nytt styre Valgkomiteen hadde følgende innstilling til valg av styret for 2010: Styremedlemmer ikke på valg Irene Thorsnes Nr. 51 igjen Nye styremedlemmer Nye varamedlemmer Revisorer Valgkomité 2009 Trer ut av styret/ valgkomité Trond Havelin Kari Dalland Liv Sverdrup Mette Monsen Audhild Kårdal Torgeir Jensen Ørjan Karlsen Stein Roar Helle Stein Roar Helle Beate Myking Audhild Kårdal Eivind Fjeld Torgeir Jensen Nr. 122 Nr. 73 Nr. 200 Nr. 110 Nr. 198 Nr. 128 Nr. 198 Nr. 250 Nr. 250 Nr. 196 Nr. 198 Nr. 214 Nr. 128 2 år 2 år 2 år (gjenvalg) Vedtak: Valgkomiteens innstilling ble vedtatt med akklamasjon. Styret for 2010 (konstituert på styremøte 8.03.10) Trond Havelin Nr. 122 Leder Mette Monsen Nr. 110 Nestleder Irene Thorsnes Nr. 51 Kasserer Kari Dalland Nr. 73 Sekretær Liv Sverdrup Nr. 200 Styremedlem Kari Dalland meldte 6.april at hun ikke hadde mulighet til å fortsette som styremedlem ut perioden. Varamedlem Audhild Kårdal overtok for henne fra samme dato. Styret for 2010 ser etter dette slik ut: Trond Havelin Nr. 122 Leder Mette Monsen Nr. 110 Nestleder Irene Thorsnes Nr. 51 Kasserer Audhild Kårdal Nr. 198 Styremedlem Liv Sverdrup Nr. 200 Styremedlem Midtun 9.04.10 Eivind Fjeld sign. Anette Matre sign.