INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA

Kristiansund kommune Frei kommune www.kristiansund.no/nykommune INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA Dato: Onsdag 21. desember 2005 Tid: kl 12.00 Sted: Frei rådhus - kommunestyresalen Sakliste Merknader til innkalling og sakliste 27/05 Godkjenning av protokoll fra fellesnemndas møte 21. november 2005 28/05 Orienteringssaker 29/05 Fellesnemndas budsjett og økonomiplan 2006 2007 30/05 Fellesnemndas uttalelse til vedtatt budsjett 2007 for Frei og Kristiansund 31/05 Organisering av arbeidet med administrativ og politisk struktur av den nye kommunen 32/05 Justering av reglene for møtegodtgjørelse 33/05 Sammenslåing av fastlegeordningen for Kristiansund og Frei samt opprettelse av ny legehjemmel 34/05 Innstillingsrett til barn og unges råd for Kristiansund og Frei 35/05 Møteplan våren 2006 Eventuelle forfall skal meldes til petter.ingeberg@kristiansund.kommune.no Tlf 71 58 61 73 Mobil 91 58 20 43 Varamedlemmer møter ikke uten nærmere innkalling fra prosjektleder Side 1

Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/2176/11895/05 000 Petter Ingeberg 09.11.2005 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei 21.12.2005 27/2005 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FELLESNEMNDAS MØTE 21. NOVEMBER 2005 Tilstede Dagfinn Ripnes (leder), Maritta Ohrstrand (nestleder) Steinar Berge, Gerhard Sæther, Anne Grethe Holmen, Astrid-Iren Brevik, Roger Hagen, Steve Runar Kalvøy, Joachim Røsandhaug, Ellinor Røsandhaug, Nora K. Wårle, Per Kr. Øyen, Per Kvalvik, Kirsti Dyrnes, Olaf Torvik, Bernhard Lillevik, Margareth Reitan, Kirsten Skaret Gulla, Per Eirik Bentz, Bjarne S. Elde. Fraværende Klaus F. Dalseth, Anette Thomsen. Vararepr. Bjørn Ivar Boxaspen (for Klaus F. Dalseth), Ove Todal (for Anette Thomsen). Møtested Bystyresalen, Kristiansund rådhus. Møtedato Mandag 21. november 2005. Tidspunkt Kl. 14.00 kl. 15.30. Sekretær Petter Ingeberg (prosjektleder). Merknader til innkalling og sakliste Ingen merknader til innkalling og sakliste. 19/05 Godkjenning av protokoll fra fellesnemndas møte 21. september 2005 Innstilling Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 21. september 2005 godkjennes. Vedtak Protokollen godkjent uten merknader. 20/05 Orienteringssaker 1. Referat fra møte i administrativ prosjektgruppe 28. september 2005. 2. Referat fra møte i administrativ prosjektgruppe 26. oktober 2005. 3. Referat fra fellesmøte i administrativ styringsgruppe/prosjektgruppe 28. september 2005. 4. Referat fra møte i administrativ styringsgruppe 5. oktober 2005. 5. Referat fra møte i administrativ styringsgruppe 2. november 2005. 6. Skriv datert 7. oktober 2005 fra KRD om ekstra tilskudd til kommunesammenslåingen. 7. Artikkel fra KS om virksomhetsoverdragelse. 8. Muntlig orientering fra utvidet administrativ styringsgruppe i forhold til spørsmål som ble tatt opp under fellesnemndas møter 23. juni og 21. september (orienteringen ble framført av rådmann Inge Martin Måløy) side 2

Fortløpende informasjon til politikere om sammenslåingsarbeidet (Per Kr.Øyen 23. juni) Styringsgruppen går inn for at det settes opp en fast post i begynnelsen av hvert møte i kommunestyre/bystyre, evt. formannskap samt fellesnemnda med informasjon/oppdatering knyttet til kommunesammenslåingen. Rådmennene samarbeider om disposisjon slik at informasjonen blir noenlunde likelydende i begge kommuner. All offentlig informasjon legges også fortløpende ut på www.kristiansund.no/nykomune Styringsgruppen vurderer om det kan være hensiktsmessig med tidligere ansettelse og tiltredelse av rådmann (Per Kristian Øyen 23. juni) Den utvidede styringsgruppen synes det er riktig å fastholde det som ble vedtatt i felles kommunestyremøte 2. november 2004. Her var det enstemmig enighet om ansettelse av ny rådmann med tiltredelse 1. juli 2007. Man ser for seg at ansettelsesprosessen starter høsten 2006, etter at fellesnemnda har vedtatt politisk og administrativ struktur, og at dette sees i sammenheng med tilsvarende prosess for ansettelse av det nye lederteamet. Arbeidet med politisk organisering av den nye kommunen bør igangsettes så snart som mulig (Per Kristian Øyen 23. juni) Arbeidet med politisk og administrativ organisering må forseres og politikerne må være med i hele prosessen. Det må gjennomføres en evaluering slik bystyret i Kristiansund har vedtatt. (Andreas Sandvik 21. september) I fellesmøte mellom utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe 28. september 2005 ble det satt ned en arbeidsgruppe som har fått i mandat å utarbeide forslag til politisk og administrativ organisering av den nye kommunen. Gruppen består av 2 politikere, 2 fra administrasjonen og 2 tillitsvalgte fra hver kommune, til sammen 12 personer pluss prosjektleder. Det er et mål at saken behandles av fellesnemnda i løpet av februar måned 2005. I overnevnte fellesmøte var det også enighet om at det på nåværende stadium ikke bør gjennomføres evaluering av dagens organisering i forkant av kommunesammenslåingen. Det må avklares hvem som skal ha ansettelsesmyndighet for lederne i den nye kommunen (Olaf Torvik 23. juni) I interimperioden er det fellesnemnda som ansetter rådmann og ledergruppen i den nye kommunen. Øvrige stillinger delegeres til rådmennene, etter reglement som fastsettes av det partssammensatte utvalget (jmfr. pkt 2 i reglementet for PAU) Rådmennene kontakter KS for bistand i forbindelse med juridiske og avtalemessige forhold knyttet til overføring av ansatte til stillinger i den nye kommunen. Fellesnemnda ber det partsammensatte utvalget legge fram som sak på neste møte med forslag til reglement for tilsetting av kommunalsjefer og ledere i den nye kommunen. Fellesnemnda ber også om at tidspunktet for tilsettinger vurderes nærmere. (Olaf Torvik 21.09.05) Vedtak: Forslaget fra Olaf Torvik oversendes administrativ styringsgruppe til videre behandling. Den utvidede styringsgruppen fremmer sak for det partssammensatte utvalget etter at saken har vært drøftet med KS i forbindelse med juridiske og avtalemessige forhold knyttet til overføring av ansatte til stillinger i den nye kommunen. Kostnader knyttet til opprettholdelse av VTA arbeidsplassene på Frei inn i prosjektbudsjettet 2005 (Andreas Sandvik 21. september) Kostnadene til VTA arbeidsplassene er finansiert over driftsbudsjettet for Frei i 2005. Utgiftene for 2006 legges inn i sammenslåingsbudsjettet. Det er ønskelig å få økt antall VTA plasser. Er dette vurdert (Per Kristian Øyen 21. sept) Saken vurderes i forbindelse med sammenslåing av de vernede bedriftene i Frei og Kristiansund. Fellesnemnda må få tilsendt saksdokumenter, vedlegg og referat fra alle møter i utvalg og arbeidsgrupper og andre saker som er under behandling, bla. høringssvar på visjoner og grunnverdier, rapport fra befaring på skolene, notat fra Steinar Holm om IKT skoleverket, Helge Carlsens notat om arbeidsgruppe for helse og sosialtjenestene, (Andreas Sandvik 21. september) Styringsgruppen må vurdere tid, kostnader og papir til utsending av underliggende dokumenter og konsekvensene av dette (Dagfinn Ripnes 21. sept) side 3

Den utvidede styringsgruppen er prinsipielt av den oppfatning at fellesnemnda tilsendes saksdokumenter med nødvendige og relevante vedlegg til saker som fremmes. Ytterligere dokumentasjon legges i saksmappene forevises på forespørsel. Denne ordningen praktiseres i forhold til politiske utvalg i Frei og Kristiansund. Styringsgruppen synes det er riktig at man følger de samme prosedyrer og sedvaner i forhold til Fellesnemnda. Referat fra møter i arbeidsgrupper er i utgangspunktet arbeidsdokument og legges ikke fram før de enkelte saker kommer til politisk behandling. Alle medlemmer og varamedlemmer i fellesnemnda har epost-adresser. Det er et mål at deler av saksdokumentene kan sendes elektronisk Fellesnemnda har ikke mandat til å behandle en slik sak (motorsportsenter) (Andreas Sandvik 21. september) I henhold til pkt 1 i mandatet skal fellesnemnda i åpne møter planlegge sammenslåingsprosjektet, samordne og forberede iverksetting av sammenslåingen fram til iverksettelsestidspunktet. Herunder ligger ikke styringen av forhold i de to kommunene fram til sammenslåingstidspunktet. Disposisjoner på vegne av den nye kommunen treffes av de gamle kommunene etter avtale imellom eller av begge kommunene før det nye kommunestyret er konstituert. I henhold til pkt. 5 i mandatet har fellesnemnda tilrådningsrett til begge kommunestyrene i saker som vedkommer sammenslåingsprosessen. Eventuell ny plassering av et motorsportsenter er et eksempel på et tiltak som berører både de eksisterende kommuner og den nye kommunen. Fellesnemnda er, slik den utvidede styringsgruppen ser det, et egnet forum for å drøfte en slik utfordring med tanke på best mulig løsning. De formelle vedtak fattes av det enkelte kommunestyre, alternativt at kommunestyrene gir fellesnemnda fullmakt til å ta avgjørelse der det synes. hensiktsmessig (jmfr pkt 2 i fellesnemndas mandat) Den utvidede styringsgruppen kan ikke se at det er noen formelle årsaker som er til hinder for at fellesnemnda kan drøfte denne type saker i sine møter. Mororsportsenter Det ble informerte kort om det fellesarbeidet som er satt i gang for å vurdere plassering av motorsportsenter. Saken legges fram til behandling i begge kommunestyrer Merknader til pkt 8 i orienteringssakene Kirsten Skaret Gulla foreslo at Fellesnemnda får framlagt svar på de spørsmål/merknader medlemmer/nemnda måtte ha, skriftlig. Forslaget ble bifalt av fellesnemnda. Etter debatt foreslo Dagfinn Ripnes at det fremmes sak til fellesnemndas møte 21. desember om organisering av arbeidet med administrativ og politisk struktur av den nye kommunen. Forslaget ble bifalt av fellesnemnda. Vedtak Fellesnemnda tar sak 20/05 med merknader til orientering. 21/05 Endring av punkt 6 i fellesnemndas mandat Innstilling Fellesnemnda vedtar den politiske og administrative organiseringen av den nye kommunen. Herunder ligger også reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. Vedtak Innstillingen enstemmig vedtatt. 22/05 Felles forliksråd for Frei og Kristiansund fra 1. januar 2006 Innstilling 1. Det etableres felles forliksråd for Kristiansund og Frei fra 01.01.06. 2. Forliksrådet skal ha to medlemmer fra Kristiansund og ett medlem fra Frei. 3. Forliksrådet skal ha to varamedlemmer fra Kristiansund og ett varamedlem fra Frei, slik at første og tredje varamedlem velges fra Kristiansund og andre varamedlem velges fra Frei. 4. Valget på medlemmer og varamedlemmer gjelder fram til det foretas ordinære valg til nemnder, råd og utvalg i nye Kristiansund kommune. side 4

Vedtak Innstillingen enstemmig vedtatt. 23/05 Korrigert prosjektbudsjett 2005 - kommunesammenslåing Innstilling Fellesnemnda vedtar prosjektbudsjettet i 2005 for kommunesammenslåingen slik det framgår av saksutredningen til denne saken datert 14.11.05 (04/2176/11915/05). Vedtak Innstillingen enstemmig vedtatt. 24/05 Disponering av tildelte midler til infrastruktur i forbindelse med sammenslåing av Kristiansund kommune og Frei kommune Innstilling 1 Fellesnemnda vedtar å disponere tildelte midler til infrastruktur til følgende prosjekt: a. 1,6 millioner kroner til Den nye servicekommunen Kristiansund Frei. b. 5,3 millioner kroner til Veiforbindelsen Bolga Vadsteinsvika. c. 4,6 millioner kroner til Gang- og sykkevei fra kai til kai. d. 2,4 millioner kroner til fylkesveg 268 Kvalvikveien. e. 2,0 millioner kroner settes av til forlenget rullebane på Kristiansund lufthavn. Sum 15,9 millioner kroner. Endringsforslag Maritta Ohrstrand foreslo følgende tilføyelse til pkt b og d. Vedtaket forutsetter 50 % medfinansiering av Møre og Romsdal Fylke. Vedtak Innstilling enstemmig vedtatt med Ohrstrands tilføyelse til pkt b og d. Endelig vedtak ble følgende 1 Fellesnemnda vedtar å disponere tildelte midler til infrastruktur til følgende prosjekt: a. 1,6 millioner kroner til Den nye servicekommunen Kristiansund Frei. b. 5,3 millioner kroner til Veiforbindelsen Bolga Vadsteinsvika, forutsatt 50 % medfinansiering av Møre og Romsdal Fylke. c. 4,6 millioner kroner til Gang- og sykkevei fra kai til kai. d. 2,4 millioner kroner til fylkesveg 268 Kvalvikveien, forutsatt 50 % medfinansiering av Møre og Romsdal Fylke. e. 2,0 millioner kroner settes av til forlenget rullebane på Kristiansund lufthavn. Sum 15,9 millioner kroner. 25/05 Oppnevning av representanter fra fellesnemnda, til barn og unges råd Innstilling 1. Det oppnevnes to representanter fra Fellesnemnda for Kristiansund og Frei en fra hver kommune - som kontaktpersoner for barn og unges råd i Kristiansund og Frei. 2. Kontaktpersonene skal være et bindeledd mellom barn og unges råd og kommunenes politikere. 3. Kontaktpersonene bør delta på møtene i Barn og unges råd. 4. Oppnevnelsen gjelder fram til 1. januar 2008. side 5

Forslag a. Nora Korsnes Wårle foreslo: Maritta Ohrstrand som representant fra Frei, med Nora Korsnes Wårle som vararepresentant. b. Steve Kalvøy forslo: Joachim Rødsandhaug som representant fra Frei. c. Steinar Berge foreslo: Geir Gjengstø som representant fra Kristiansund. d. Dagfinn Ripnes opplyste at Geir Gjengstø er 8. vararepresentant til fellesnemnda fra de borgelige partiene, og at man fortrinnsvis ønsker å velge inn faste representanter til barn og unges råd. Som følge av dette ble det bedt om forslag på annen representant fra Kristiansund. e. Kirsten Skaret Gulla foreslo: Per Erik Bentz som representant fra Kristiansund. f. Dagfinn Ripnes foreslo: Astrid Iren Brevik som vararepresentant fra Kristiansund. Vedtak 1 Ved votering mellom Maritta Ohrstrand og Joachim Røsandhaug, ble Maritta Ohrstrand valgt som representant fra Frei ble med 16 mot 6 stemmer. Ved votering mellom Nora Korsnes Wårle og Joachim Røsandhaug, ble Nora Korsnes Wårle valgt som vararepresentant fra Frei ble med 12 mot 10 stemmer. Per Erik Bentz ble enstemmig valgt som representant fra Kristiansund. Astrid Iren Brevik ble enstemmig valgt som vararepresentant fra Kristiansund. Pkt 2, 3 og 4 ble enstemmig vedtatt i tråd med innstillingen. Endelig vedtak ble følgende 1. Maritta B. Ohrstrand med Nora Korsnes Wårle som vara oppnevnes som kontaktperson fra Frei til barn og unges råd i Kristiansund og Frei. Per Erik Bentz med Astrid Iren Brevik som vara oppnevnes som kontaktperson fra Kristiansund til barn og unges råd i Kristiansund og Frei. 2. Kontaktpersonene skal være et bindeledd mellom barn og unges råd og kommunenes politikere. 3. Kontaktpersonene bør delta på møtene i barn og unges råd. 4. Oppnevnelsen gjelder fram til 1. januar 2008. 26/05 Ekstramøte i fellesnemnda 21. desember Møtet hevet kl 15.30 Innstilling Fellesnemnda avholder ekstramøte onsdag 21. desember kl 12.00. Vedtak Innstilling enstemmig vedtatt. Dagfinn Ripnes Leder av fellesnemnda Forslag til VEDTAK Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 21. november 2005 godkjennes. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestlder av fellesnemnda side 6

Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/2176/11895/05 000 Petter Ingeberg 09.11.2005 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei 21.12.2005 28/2005 ORIENTERINGSSAKER Referat fra fellesmøte mellom utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe 7. desember 2005 (vedlagt). Kommunen vår 5/2005. Fra januar 2006 kommer miniposten ut som et internt informasjonsblad til ansatte og politikere i Frei og Kristiansund. Utgivelsesdato er ca. den 10. i hver måned. Forslag til VEDTAK Fellesnemnda tar sak 28/05 til orientering. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestlder av fellesnemnda side 7

Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/2176/11895/05 000 Petter Ingeberg 09.11.2005 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei 21.12.2005 29/2005 BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN FOR FELLESNEMNDA 2006-2007 I forbindelse med sammenslåingen av Kristiansund og Frei kommuner ble det søkt om statlig tilskudd på i alt 84,7 millioner kroner til delvis dekning av engangskostnader og til infrastrukturtiltak. Etter to tildelingsrunder har Kommunal- og regionaldepartementet bevilget til sammen 35,1 millioner kroner i støtte til denne kommunesammenslåingen, hvorav 15.9 millioner kroner til infrastrukturtiltak. I møte den 21. november 2005 under sak 23/05 vedtok fellesnemnda bruken av 15,9 millioner kroner til infrastrukturtiltak. Det er foreløpig ikke gitt tilskudd til oppussing og tilrettelegging av administrasjonsbygg tilpasset den nye kommunens behov. De resterende 19,2 millioner kroner av det statlige tilskuddet utgjør rammen for utgifter til engangskostnader knyttet til kommunesammenslåingen. Bruken av tilskuddet vedtas av fellesnemnda. Eventuelle utgifter som går ut over dette i perioden 2006 og 2007 må, etter nærmere avtale, dekkes over eksisterende kommuners driftsbudsjett. Vedlagte budsjettforslag har en total utgiftsramme på 20,4 millioner kroner. Fratrukket momskompensasjon på 1,2 millioner, har budsjettet en totalramme på 19,2 millioner kroner. Av dette er 1,3 millioner kroner avsatt til en reservepott. Det er foreløpig ikke beregnet lønns og prisstigning for 2006 og 2007. Utgiftene til dette forventes dekket ved ekstra tilskudd fra staten. Budsjettforslaget er satt opp av prosjektleder i samråd med økonomilederne i de to kommunene. Forslaget ble behandlet i fellesmøte mellom utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe i møte 7. desember. Fellesmøtet anbefaler det forslaget som her framlegges. Med utgangspunkt i det som her er nevnt legges saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak. 1. Fellesnemnda vedtar sammenslåingsbudsjettet for 2006 og 2007 i samsvar med tilrådningen fra utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe i møte 7. desember 2005. 2. Budsjettet disponeres av leder av administrativ styringsgruppe i samsvar med den vedtatte økonomimodellen for fellesnemnda. Dagfinn Ripnes Leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand Nestleder av fellesnemnda side 8

Kristiansund kommune Frei kommune www.kristiansund.kommune/nykommune Fellesnemndas budsjett og økonomiplan 2006 og 2007 - kommentert talldel D E F SUM NR Tekst Bud 2005 Bud 2006 Bud 2007 D, E, F Lønn prosjektledelse 450 000 450 000 900 000 1. Prosjektleders lønn er videreført i 2006 og 2007. Det er ikke lagt inn midler til eventuell prosjektavslutning og rapportskriving i 2008. Dette må eventuelt dekkes over driftsbudsjettet til nye Kristiansund. Prosjektmedarbeider 400 000 400 000 2. Prosjektmedarbeider er lagt inn med et årsverk fra januar 2007. 3. Bruk av egne ansatte/vikarutgifter Posten er tiltenkt utgifter som følge av at noen ansatte trolig må bruke deler av stillingen til sammenslåingsarbeidet. Eventuelle vikarutgifter i den forbindelse må dekkes over den enkelte kommunes driftsbudsjett som del av egenandelen til kommunesammenslåingen. Frikjøp tillitsvalgte 300 000 300 000 600 000 4. I prosjektsøknaden var det ført opp 1,2 mill. I dette budsjettet er beløpet redusert til kr 600 000. 5. Overtid Eventuelle utgifter til overtid dekkes over kommunenes driftsbudsjett som egenandel. Godtgjøring ansatte/tillitsvalgte 1 000 000 1 000 000 200000 6. En videreføring av vedtatte godtgjøringsregler for ansatte og tillitsvalgte. I søknaden til KRD var det ført opp 3 millioner kroner til dette formålet. Godtgjøring fellesnemnda 150 000 350 000 7. Det er budsjettert med 6 møter i 2006 og 8 møter i 2007 (a kr 25 000) 200 000 8. Pensjonsutgifter (15 % av alle lønnsposter unntatt overtid) 345 000 382 500 727 500 9. Gruppelivsforsikring (kr 60 pr ansatt pr måned) 1 000 1 500 2 500 10. Arbeidsgiveravgift lønn (14,1 % av alle lønnsposter inkl overtid og pensjon) 415 386 455 994 871 380 11. Sum lønnsutgifter budsjett 2005 (vedtatt, korrigert budsjett for 2005) 900 000 Sum lønnsutgifter 900 000 2 442 881 3 033 919 6 376 800 12. I søknaden til KRD var det ført opp kr. 14 450 000 til lønnsutgifter. side 9

Kontormateriell 10 000 15 000 25 000 13. Det er ført opp et anslag på totalt kr. 25 000. Matvarer 40 000 40 000 80 000 14. Bevertning ved møter og lignende. 15. Annet forbruksmateriell 20 000 20 000 40 000 Telefon, bank, posttjenester 50 000 50 000 100 000 16. Posten går i hovedsak til distribusjonsutgifter til kommunen vår, samt telefonutgifter. Annonse, reklame informasjon (inkl kommunen vår) 300 000 300 000 600 000 17. Trykkeriutgifter til kommunen vår, samt annonsering og annet informasjonsmateriell. Reiseutgifter/godtgjørelser/befaringer 40 000 40 000 80 000 18. Beløpene er ført som anslag og omfatter også reiseutgifter og bilgodtgjørelse. Andre oppgavepliktige godtgjørelser 2 000 2 000 4 000 19. Diett- og telefongodtgjørelse. Transportutgifter 20 000 20 000 40 000 20. Flybilletter, tog- og taxibilletter i forbindelse med møter, kurs og konferanser. Inventar og utstyr 40 000 40 000 80 000 21. Beløpet er ført som anslag. 22. MVA som kompenseres (anslag) 200 000 200 000 400 000 23. MVA som ikke kompenseres (anslag) 50 000 50 000 100 000 Diverse driftsutgifter/uforutsette utgifter 400 000 400 000 800 000 24. Anslagspost for uforutsette utgifter. VTA-plasser Freiprodukter 135 000 135 000 270 000 25. Ført opp i henhold til vedtak i fellesnemnda. Konsulenttjenester 100 000 100 000 200 000 26. Anslagspost. I søknaden til KRD var det ført opp 1,5 mill til konsulenttjenester. Harmonisering av materiell/profilprogram 200 000 200 000 27. Profilprogram som del av markedsføringen av den nye kommunen. Visjoner grunnverdier 130 000 130 000 260 000 28. Videreføring av igangsatt arbeid i 2006 og 2007. 29. Folkemøter (Anslagspost.) 50 000 50 000 100 000 Ledersamlinger 120 000 120 000 240 000 30. En ledersamling i 2006 og en samling i 2007. Etablering felles bedriftskultur/kulturbygging 175 000 175 000 350 000 31. Anslagspost. Dette er en viktig del av sammenslåingsprosessen for innbyggerne og ansatte. Ny kommune markering/festprogram Den nye sammenslåtte kommunen bør markeres i 2008 både i forhold til innbyggere, ansatte, omland, 200 000 200 000 32. fylke og nasjonalt. side 10

Telefoni og IKT (inkl mva. utgifter som kompenseres) 3 000 000 3 500 000 6 500 000 Posten er ført opp med utgangspunkt i oppsett fra IKT gruppen som totalt utgjorde 13 millioner kroner. I fellesmøte mellom administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe ble det vedtatt følgende prioritering av tiltakene innenfor en ramme på 6,5 millioner kroner: 1. Ny telefonløsning 2. Felles økonomi, lønn, fakturering og budsjettsystem 3. Felles sak/arkiv system 4. Felles fagsystemer 5. Bredbånd rådhus/rådhus 6. Støttesystem og sentralbord 7. Utvidelse av telefonløsning 8. Bedre infrastruktur til kommunale bygg 33. 9. Opplæring i grunnleggende IKT Arkivopprydding og tilrettelegging 200 000 200 000 I milæpælsrapporten fra arkivgruppen er det ført opp en relativt stor utgift til opprydding av gamle arkiv i Frei og i Kristiansund. Utgifter til dette må eventuelt dekkes over driftsbudsjettene til eksisterende kommuner. 34. Det er ført opp kr 200 000 i 2007 til tilrettelegging av arkiv for den nye kommunen. 35. Vedtatt prosjektbudsjett for 2005 -andre utgifter 1 916 000 36. Udisponerte midler/reservepott 1 338 200 37. Sum andre driftsutgifter 1 916 000 4 882 000 7 225 200 14 023 200 38. Brutto driftsutgifter (sum lønn + sum andre driftsutgifter) 2 816 000 7 324 881 10 259 119 20 400 000 39. Øremerket tilskudd fra staten (tilskudd til engangskostnader) -2 616 000-6 824 881-9 759 119-19 200 000 40. Mva som kompenseres -200 000-500 000-500 000-1 200 000 41. Sum driftsinntekter -2 816 000-7 324 881-10 259 119-20 400 000 42. Netto driftsutgifter 0 0 0 0 side 11

Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/2176/11895/05 000 Petter Ingeberg 09.11.2005 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei 21.12.2005 30/2005 Fellesnemndas uttalelse til budsjett 2006 for Frei kommune og Kristiansund kommune I henhold til paragraf 26 i inndelingsloven skal fellesnemnda i sin virkeperiode gi fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta for dei kommunane saka gjeld. Hovedpoenget med denne bestemmelsen i innedlingsloven er at fellesnemnda skal kunne gå gjennom og vurdere kommunebudsjettene, med utgangspunkt i om det legges opp til disposisjoner som vil være uheldige når kommunene skal sluttes sammen. Siden sammenslutningen av Frei og Kristiansund skjer etter ønske fra begge kommuner, og som følge av nært samarbeid, er det enighet om at den enkelte kommune ikke kan foreta nye prioriteringer som får konsekvenser for nye Kristiansund, uten at den andre kommunen samtykker. Ordførerne og rådmennene i Kristiansund og Frei er garantister for at dette ikke skjer. Ordførerne og rådmennene sitter også i de sentrale styringsorganene i sammenslåingsprosjektet. I møtet 21. desember vil rådmennene informere kort om de vedtatte kommunebudsjettene for 2006. Fellesnemnda inviteres til å ta budsjettet for 2006 for Frei og Kristiansund til orientering, uten merknader. Med utgangspunkt i det som her er nevnt legges saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Fellesnemnda tar vedtatt budsjett 2006 for Frei og Kristiansund kommuner til orientering uten merknader. Dagfinn Ripnes Leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand Nestleder av fellesnemnda Side 12

Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/2176/11895/05 000 Petter Ingeberg 09.11.2005 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei 21.12.2005 31/2005 Organisering av arbeidet med administrativ og politisk struktur av den nye kommunen I møte 21. november 2005 under sak 20/05 orienteringssaker, vedtok fellesnemnda at det settes opp egen sak til møte den 21. desember om organisering av arbeidet med administrativ og politisk struktur av den nye kommunen. Arbeidsgruppe om politisk og administrativ organisering Etter at saken om politisk og administrativ organisering hadde gått flere runder mellom styringsgruppen og prosjektgruppen (se vedlagte historikk), og etter ønsker fra fellesnemnda om forsering av arbeidet, ble det i møte den 28. september 2005 satt ned en gruppe som fikk i oppdrag å arbeide med forslag til politisk og administrativ organisering av den nye kommunen. Arbeidsgruppen fikk i oppgave å strukturere arbeidet slik at fellesnemnda får saken til endelig behandling innen utgangen av februar måned i 2006. Arbeidsgruppen ble opprettet i fellesmøte mellom utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe. Oppretting av denne gruppen er i samsvar med gjeldende mandat for oppretting av arbeidsgrupper/ad-hoc utvalg. Arbeidsgruppen består av følgende personer: Dagfinn Ripnes ordfører i Kristiansund Maritta Ohrstrand (leder) ordfører i Frei Anton Monge, rådmann i Kristiansund Inge Martin Måløy rådmann i Frei Bjarne S Elde opposisjonspolitiker fellesnemnda (Ap) Steve Kalvøy opposisjonspolitiker fellesnemnda (Frp) Just Ingebrigtsen kommunalsjef Kristiansund Karl Kjetil Skuseth utviklingssjef Frei Bjørn Tore Schrøen tillitsvalgt Frei Astrid Kreyberg Grødahl tillitsvalgt Frei Gunn Otnes tillitsvalgt Kristiansund Monica Aarønes tillitsvalgt Kristiansund Petter Ingeberg prosjektleder/sekretær De politiske representantene er oppnevnt av fellesnemndas arbeidsutvalg. De administrative representantene er oppnevnt av rådmennene. Representantene fra de tillitsvalgte er oppnevnt av de tillitsvalgte. Prosjektlederen ble oppnevnt av fellesmøtet den 28. september. I tillegg til oppstartsmøtet 28. september, har arbeidsgruppen hittil hatt 3 møter. Arbeidsgruppens leder vil i møtet 21. desember informere nærmere om status i arbeidet. side 13

Videre arbeid med politisk og administrativ organisering Styringsgruppen anbefaler at det igangsatte arbeidet med politisk og administrativ organisering videreføres i samsvar med oppsatt framdriftsplan. Med de nye møtedatoene som er foreslått for våren 2006 innebærer dette at saken kan behandles av fellesnemnda i møte den 30. mars. Slik den utvidede styringsgruppen ser det, er det viktig å få vedtatt organiseringen av den nye kommunen tidlig i 2006. Dette blant annet av hensyn til det arbeidet som utføres i de ulike arbeidsgruppene, av hensyn til tjenester som skal sammenslås i løpet av 2006 og ikke minst av hensyn til arbeidet med stillingsstruktur og bemanning av den nye kommunen. Med utgangspunkt i overnevnte vil den utvidede styringsgruppen fraråde at arbeidsgruppen nedlegges og at en ny gruppe/grupper blir oppnevnt for å arbeide med denne saken. Dette vil etter all sannsynlighet medføre at fellesnemnda ikke får saken til behandling før høsten 2006. Slik den utvidede styringsgruppen ser det bør den nedsatte arbeidsgruppen videreføre arbeidet både med politisk og administrativ organisering, og legge sin innstilling fram for en bred høring før saken behandles av fellesnemnda. Alternativt kan arbeidsgruppen, hvis fellesnemnda ønsker det, utvides slik at alle politiske parti som er representert i de to kommunestyrene blir representert i arbeidsgruppen. Dette innebærer at det må utpekes en representant fra Venstre, en fra Kristelig folkeparti, en fra Sosialistisk venstreparti og en fra Oppvekstpartiet. Dette medfører en utvidelse av arbeidsgruppen fra 13 til 17 personer, noe som blir en relativt stor gruppe. Man har forstått fellesnemnda slik at det ønskes en bredere politisk representasjon. Som følge av dette foreslås det at arbeidsgruppen viderefører sitt arbeid slik som opprinnelig planlagt, men med utvidet antall medlemmer. Vararepresentanter I fellesnemndas møte 21. november 2005 foreslo Anne Grethe Holmen at de politiske representantene i arbeidsgruppen skal ha vararepresentanter. Fellesnemnda er så langt det eneste utvalget i kommunesammenslåingsprosessen der det er valgt vararepresentanter. I de øvrige grupper og ad-hoc utvalg er det kun oppnevnt representanter. Dette av hensiktsmessige og rasjonelle årsaker, samt at dette er grupper med tidsbegrenset varighet,. Det er fritt opp til fellesnemnda å velge om de ønsker vararepresentanter for de politisk oppnevnte medlemmene i denne arbeidsgruppen. Dette fremmes imidlertid ikke som en del av denne innstillingen. Med utgangspunkt i det som her er nevnt legges saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: 1. Gruppen som er oppnevnt for å arbeide med å forslag til politisk og administrativ organisering av den nye kommunen, viderefører sitt arbeidet med tanke på sluttbehandling i fellesnemnda 30. mars 2006. 2. Arbeidsgruppen utvides med en representant fra hvert av partiene Venstre, Kristelig folkeparti, Sosialistisk venstreparti og Oppvekstpartiet. Representantene velges av fellesnemnda i møte 21. desember 2005. Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda Dagfin Ripnes leder av fellesnemnda side 14

Kristiansund kommune Frei kommune www.kristiansund.kommune/nykommune Historikk Politisk og administrativ organisering av nye Kristiansund Administrativ styringsgruppe 22. november 2004 - sak 82/04 framtidig organisering Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av Helge Carlsen, Just Ingebrigtsen, Kjell Sæther og Karl K Skuseth. Arbeidsgruppen utarbeider skisser til organisasjonsmodeller til styringsgruppemøtet den 17.12.04. Adm. Styringsgruppes innstilling vil bli drøftet i organisasjonen før forslaget videresendes politisk arbeidsutvalg som innstiller på ny organisering til fellesnemnda. Administrativ styringsgruppe 17. desember 2004 - sak 87/04 administrativ organisering Det ble orientert om arbeidet som Kjell/Karl Kjetil/Just/Helge hadde gjort i denne forbindelse. Det ble lagt frem 5 forskjellige modeller som ble drøftet. Det jobbes videre med dette. Administrativ styringsgruppe 25. januar 2005 - sak 5/05 administrativ organisering av den nye kommunen. Fortsettelse av drøftinger fra forrige møte. Framlagte skisser til modeller bearbeides. Skissene sendes ut til den administrativ prosjektgruppe for synspunkter og uttalelse og foreløpig i en intern behandling. Administrativ prosjektgruppe 9. februar 2005 - sak 2/05 ny administrativ organisering av ny kommune Leder orienterte om prosessen, og gjennomgikk de 5 utdelte modellene. Det ble understreket at vi er inne i en svært innledende fase og at dette kun er grove skisser. Svært mye arbeid gjenstår, og endelig vedtak skal fattes av det nye kommunestyret i 2008. Det ble diskutert og utvekslet synspunkter og innspill fra alle deltakere. Prosjektgruppen var samlet på at det var viktig å forsøke å avklare ny struktur innen utgangen av 2005, blant annet fordi det arbeides med sammenslåing av tjenesteområder fra 1. januar 2006. Leder oppsummerte diskusjonene slik; Saken behandles på nytt i neste prosjektgruppemøte 31. mars 2005 Alle tillitsvalgte bør frem til da diskutere de aktuelle modellene, og eventuelt komme med forslag til nye modeller. Det er viktig å huske at modellene enda kun er grove skisser. Det er ikke valgt modell i administrativ styringsgruppe. Ordførerne har signalisert at de liker to-nivå modellene. Det skal settes opp en tidsplan for dette arbeidet frem til neste møte. Administrativ prosjektgruppe 31. mars 2005 - sak 4/05 orienteringer Sak 2 - tidsplan for administrativ organisering og struktur, og sak 3 - ajourført oppgaveliste settes opp som sak til møte 14. april. Administrativ prosjektgruppe 14. april 2005 - sak 12/05 ny administrativ organisering Saken ble presentert for prosjektgruppa i møte i februar 2005 og skisse til fem ulike modeller er tidligere sendt til medlemmene. Prosjektgruppa og tillitsvalgte er bedt om å komme med innspill til styringsgruppen om, kommentarer og evt forslag til andre modeller. Det ble i møtet påpekt viktigheten av at den administrative organiseringen blir bestemt raskt. Dette både av hensyn til de ansatte og på grunn av at arbeidet med sammenkoblingen av de ulike tjenestene som nå er startet, Politikerne ønsker at fellesnemnda etableres snarest og vil ta saken opp i nemnda. side 15

Tillitsvalgte har ikke forslag på andre modeller for administrativ organisering, og ga uttrykk for at tredelt-modell er å foretrekke framfor den to-delte. De ønsket ikke drift/ utviklingsmodellen eller områdemodellen. Tillitsvalgte ga uttrykk for at enhetene bør være oversiktlig og ikke være for store. Det ble påpekt viktigheten av å bevare fagmiljø i den nye organisasjonen. Fra tillitsvalgte er det også ønskelig at det som defineres som en enhet/ virksomhet med egen leder ikke har avdelinger i fysisk avstand fra hverandre. Administrativ styringsgruppe 6. april 2005 - sak 22/05 ny administrativ struktur Utgangspunktet for administrativ organisering er videreføring av 2-nivåmodellen (rådmannsnivå og virksomhetsnivå) Toppledelsen består av rådmann og 3 eller 4 kommunalsjefer. Personal og økonomi funksjonene legges under kommunalsjefene. Det er laget skisse til ulike modeller som tidligere er sendt til styringsgruppen og prosjektgruppen. Det er mulig at noen av virksomhetene/enhetene bør organiseres i litt større enheter Prosjektgruppen tar saken opp i møte 14. april. Politisk organisering er foreløpig ikke skissert Administrativ og politisk organisering fastsettes av fellesnemnda. Styringsgruppen tar saken opp i møte 27. april etter at prosjektgruppen har drøftet saken. Administrativ styringsgruppe 4. mai 2005 - sak 36/05 ny administrativ organisering/struktur Se tidligere referat fra administrativ styringsgruppe 6. april sak 22/05 og administrativ prosjektgruppe 14. april sak 12/05 Det har vært uformell drøfting av saken på Frei både blant administrasjon og blant formannskapets medlemmer Personalsjef Nils Walseth la fram et notat datert 4. mai 2005 og foreslo følgende: 1. Styringsgruppen vedtar at nåværende administrative strukturer i de to kommunene blir gjenstand for en evaluering i form av en ansattundersøkelse. Undersøkelsen bør kunne gjennomføres i løpet av sommeren/tidlig høst 2005. Med dette som grunnlag vil fellesnemnda få viktige innspill/tilbakemeldinger før saken om ny administrativ struktur behandles politisk. 2. I medhold av HA 3-4 utvides styringsgruppen med representanter fra de ansattes organisasjoner når forslag til ny administrativ struktur skal behandles videre og forberedes for fellesnemnda. Det utarbeides et konkret mandat for behandlingen av denne aktuelle saken, på linje med oppdrag/mandat gitt andre arbeidsgrupper (økonomi, lønn/personal med mer). Det ble gitt uttrykk for at en slik undersøkelse også bør omfatte brukere, politikere og tillitsvalgte. Videre at det kan være behov for å søke ekstern bistand til dette arbeidet, for eksempel fra Kommunenes Sentralforbund. Styringsgruppen ga personalsjefene i oppdrag å utrede dette nærmere og legger saken fram for administrativ prosjektgruppe og deretter administrativ styringsgruppe 24. juni. Administrativ prosjektgruppe 15. juni 2005 - sak 34/05 evaluering politisk og administrativ organisering Saken utsettes og tas opp i fellesmøte med styringsgruppen 24. juni. Fellesnemnda 23. juni 2005 Sagt av flere representanter: Arbeidet med organisering av den nye kommunen bør igangsettes så snart som mulig Fellesmøte prosjektgruppe/styringsgruppe 24. juni - Sak 49/05 Evaluering politisk og administrativ organisering Det vises til tidligere behandling i prosjektgruppen og i styringsgruppen. Et notat fra utviklingsseksjonen var sendt medlemmene før møtet. Arbeidsgruppen anbefalte gjennomføring av KS-pakke 1 + 2, og at man muligens kunne gjennomføre pakke 2 ved delvis bruk av egne ansatte. Gruppen mente det var behov for å gjennomføre en slik evaluering. Synspunkter på dagens organisering er en viktig brikke når man skal bygge en ny organisering. Gruppen viste også til at bystyret i Kristiansund også hadde bedt om en evaluering av dagens organisering. side 16

Administrasjonen i Frei ga uttrykk at man satt inne med nok opplysninger til å kunne starte arbeidet med å utforme ny organisasjon for den nye kommune, uten en omfattende evaluering. Evalueringen blir kostbar og tar for mye tid i forhold til ønsket om snarlig avklaring. Redusert tildeling fra kommunaldepartementet er også et argument for ikke å bruke et relativt stort beløp til en slik evaluering. Flere av medlemmene i prosjekt- og styringsgruppen støttet synspunktet fra Frei Tillitsvalgte ga uttrykk for at evaluering er nødvendig. Flere ga uttrykk for at man burde sette sammen et utvalg av administrasjon, tillitsvalgte og politikere fra fellesnemnda som får i oppdrag å arbeide med en skisse til ny organisering. Etter endt debatt ble prosjekt- og styringsgruppen enige om at saken oversendes prosjektgruppen. Gruppens mandat er å beskrive utkast til organisering av den nye kommunen, utfordringer og milepæler for arbeidet. Arbeidet skal ha bred forankring og involvering. Prosjektgruppen vurderer hvordan man i arbeidet kan trekke inn/konsultere ulike grupper av ansatte og politiske utvalg. Arbeidsgruppens rapport og anbefalinger legges fram for styringsgruppen og vedtas av fellesnemnda. Saken tas opp av prosjektgruppen i møte 24. august. Administrativ prosjektgruppe 24. august 2005 - Sak 43/05 Evaluering politisk og administrativ organisering Prosjektgruppen vedtok å utsette saken til neste møte (28. september) Administrativ styringsgruppe 31. august 2005 - Sak 62/05 Politisk og administrativ organisering Fellesnemnda ga i møte 23. juni 2005 uttrykk for at det er ønskelig med en forsering av arbeidet med politisk og administrativ organisering av den nye kommunen. Prosjektgruppen ble i møte 24. juni gitt i mandat å arbeide nærmere med denne saken. For bedre å imøtekomme fellesnemnda, ønsker styringsgruppen saken drøftet nærmere i fellesmøte (utvidet styringsgruppe og prosjektgruppen) onsdag 28. september. Fellesnemnda 21. september 2005 Sagt av flere representanter: Det haster med å behandle politisk og administrativ organisering. Ønske med ekstramøte i fellesnemnda i oktober for å behandle dette. Onsdag 28. september fellesmøte mellom utvidet administrativ styringsgruppe og administrativ prosjektgruppe Rådmennene la fram et notat om politisk og administrativ organisering. Vedlagt notatet var også en historikk om denne saken. Etter debatt ble det enighet om følgende: Notatet datert 28. september fra rådmennene aksepteres som skisse for videre arbeid med politisk og administrativ organisering av den nye kommunen. Det var enighet om framgangsmåten i prosessen uten at det ble trukket noen endelig konklusjon på gruppens arbeid. Det oppnevnes en arbeidsgruppe bestående av: 4 politikere fra fellesnemnda - oppnevnes av fellesnemndas arbeidsutvalg 2 fra administrasjonen i hver kommune - oppnevnes av rådmennene 2 tillitsvalgte fra hver kommune - oppnevnes av tillitsvalgte i prosjektgruppen Prosjektleder for kommunesammenslåingen blir arbeidsgruppens sekretær Arbeidsgruppen skal legge fram forslag til politisk og administrativ organisering av den nye kommunen. Arbeidsgruppen strukturerer sitt arbeid slik at fellesnemnda får saken til endelig behandling innen utgangen av februar måned i 2006. Første møte i arbeidsgruppen blir torsdag 6. oktober kl 10.00 12.00 i formannskapssalen i Frei rådhus. Følgende er oppnevnt som medlemmer av arbeidsgruppen: Dagfinn Ripnes ordfører i Kristiansund Maritta Ohrstrand ordfører i Frei Anton Monge, rådmann i Kristiansund Inge Martin Måløy rådmann i Frei Bjarne S Elde opposisjonspolitiker fellesnemnda (Ap) side 17

Steve Kalvøy Just Ingebrigtsen Karl Kjetil Skuseth Bjørn Tore Schrøen Astrid Kreyberg Grødahl Gunn Otnes Monica Aarønes Petter Ingeberg opposisjonspolitiker fellesnemnda (Frp) kommunalsjef Kristiansund utviklingssjef Frei tillitsvalgt Frei tillitsvalgt Frei tillitsvalgt Kristiansund tillitsvalgt Kristiansund prosjektleder/sekretær Oppnevningen av arbeidsgruppen er gjort med utgangspunkt i styringsgruppens og prosjektgruppens mandat. Onsdag 21. november 2005 sak 21/05 endring av punkt 6 i fellesnemndas mandat Innstilling: Fellesnemnda vedtar den politiske og administrative organiseringen av den nye kommunen. Herunder ligger også reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. Vedtak: Innstillingen enstemmig vedtatt. Saken med likelydende innstilling behandles av kommunestyret i Frei og bystyret i Kristiansund 6. desember. I samme møte ble sammensetting av og mandatet til gruppen som arbeider med politisk og administrativ organisering drøftet av fellesnemnda. Det ble vedtatt at dette fremlegges en sak om dette i fellesnemndas ekstramøte 21. desember 2005. Tirsdag 6 desember 2005 endring av punkt 6 i fellesnemndas mandat - kommunestyrebehandling Innstilling: Fellesnemnda vedtar den politiske og administrative organiseringen av den nye kommunen. Herunder ligger også reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. Innstillingen ble ikke vedtatt. Etter forslag fra Krf ble det vedtatt at fellesnemnda innstiller i saken og at dagens kommunestyrer fatter endelig vedtak. I forbindelse med dette orienterte rådmennene om at de vil undersøke nærmere om kommunestyrene har anledning til å fatte slikt vedtak etter at fellesnemnda er opprettet som øverste politiske organ i forbindelse med forberedelsene til kommunesammenslåingen. side 18

Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/2176/11895/05 000 Petter Ingeberg 09.11.2005 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei 21.12.2005 32/2005 Justering av regler for møtegodtgjørelse I møte 23. juni under sak 06/05 vedtok fellesnemnda følgende vedrørende møtegodtgjørelse for fellesnemndas møter: 1. Møtegodtgjørelsen for fellesnemnda fastsettes til kr. 1000 pr. møte. 2. Møtegodtgjørelsen til det partssammensatte utvalget gis lik den godtgjøring som er fastsatt for administrasjonsutvalget i Kristiansund. 3. Godtgjøringen følger regelverket for arbeids- og økonomiske vilkår for folkevalgte. 4. Utgiftene belastes kommunesammenslåingsprosjektet budsjettansvar 1500 I samme møte under sak 05/05 vedtok fellesnemnda følgende retningslinjer for godtgjøring til ansatte og tillitsvalgte: 1. Faste medlemmer i den administrative styringsgruppen og i den administrative prosjektgruppen gis en årlig godtgjørelse på kr. 25 000. 2. Det fastsettes i tillegg en fast møtegodtgjørelse for disse to gruppene på kr. 1000 pr. møte. 3. Medlemmer i ad hoc-grupper, som oppnevnes av den administrative styringsgruppen og den administrative prosjektgruppen, gis en godtgjørelse på kr. 500 pr. møte. 4. Godtgjøringen følger regelverket for arbeids- og økonomiske vilkår for folkevalgte i Kristiansund kommune. 5. Annet ekstraarbeid/overtid i tilknytning til sammenslåingsprosjektet godtgjøres i h.h.t. hovedtariffavtalens bestemmelser. 6. Utgiftene belastes prosjektet/tilskuddsmidlene Prosjektadministrasjon og utredning budsjettansvar 1500. 7. Reglene gjøres gjeldende foreløpig for 2005. 8. Sekretæren i den enkelte gruppe fører oversikt over dato for avholdte møter, møtetid og møtedeltakelse. Listene innleveres innen utgangen av hvert kvartal. 9. Prosjektleder fører logg som, etter nærmere retningslinjer, viser den totale tidsbruken i forbindelse med kommunesammenslåingen. I overnevnte to saker ble det ikke tatt stilling til om godtgjøringen også gjelder for fellesnemndas leder og nestleder, som er ordføreren i Kristiansund og ordføreren i Frei. Disse sitter også i et par andre sentrale utvalg i sammenslåingsprosessen. Etter gjeldende reglement for arbeids- og økonomiske vilkår for folkevalgte, dekkes vanligvis ordførernes godtgjørelse alt utvalgsarbeid som ordfører er pålagt eller valgt til i egen kommune. side 19

Når det gjelder deltakelse i fellesnemnda og andre utvalg knyttet direkte til kommunesammenslåingen, så kommer ordførernes deltakelse, på lik linje med øvrige ansatte og politikere, i tillegg til det arbeid de til vanlig utfører for egen kommune. Ordførerne står naturlig nok meget sentralt i sammenslåingsprosessen og har relativt mye ekstraarbeid knyttet til dette. Det er derfor ikke urimelig at det skjer en likebehandling slik at også ordførerne også omfattes av de godtgjøringsreglene som gjelder for nemnder og arbeidsgrupper som er direkte knyttet til kommunesammenslåingen. Med utgangspunkt i det som her er nevnt legges saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak. Ordføreren i Kristiansund og ordføreren i Frei tilstås møtegodgjørelse i kommunesammenslåingsprosessen etter de samme retningslinjer som gjelder for andre medlemmer i fellesnemnda, arbeidsgrupper og ad-hoc utvalg. Anton Monge Leder av administrativ styringsgruppe side 20