Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møteinnkalling Utvalg: Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møtested: Skogtunet Dato: 30.11.2011 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 60/11 Godkjenning av protokoll for forrige møte PS 61/11 Spørsmål PS 62/11 Tilskudd til ikke-kommunal barnehage 2011 PS 63/11 Økonomiplan 2012-2015 og årsbudsjett 2012 PS 64/11 Søknad om fornyelse av Vinmonopolets salgsbevilling PS 65/11 Valg av representanter til 17. mai komiteen PS 66/11 Evaluering av arbeid med Frivilligsentral i Hvaler kommune PS 67/11 Anmodning fra IMDI om bosetting av nyankomne flyktninger i 2012. PS 68/11 Forprosjekt konkurranseeksponering PS 69/11 Meldinger og informasjon NB! Møtested er Skogtunet på Sandbakken med møtestart kl 17:00 Enkel servering. Wiggo Sørlien Utvalgsleder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 30
PS 60/11 Godkjenning av protokoll for forrige møte Møteinnkalling side 2 av 30
PS 61/11 Spørsmål Møteinnkalling side 3 av 30
Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2011/82 - Huser gårdsbarnehage 2011 - Doknr 34 A11 Kirsten Elvsveen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 62/11 Tilskudd til ikke-kommunal barnehage 2011 Sammendrag Hvaler kommune har behandlet tilskudd til ikke-kommunale barnehager i UKPT 23.03.2011, sak 15/11, i kommunestyret 07.04.2011, sak 24/11 og igjen i kommunestyret 22.06.2011, sak 54/11. Saksopplysninger Departementet har i brev til Fylkesmannen 04.07.11 presisert oppdatering av forskrift F 05/2011. Denne presiseringen beskriver at ved beregning av 4 % administrasjonstilskudd til ikke-kommunale barnehager, skal de kommunale barnehagenes bruttobudsjett legges til grunn. Dette medfører en endring i tilskuddet, slik at Hvaler kommunes tilskudd per heltidsplass til ikke-kommunale barnehager, for perioden 01.01 31.12.2011 blir: 2011 Drift inkl admin Kapital Totalt Ordinær barnehage små barn 154 787 7800 162 587 Ordinær barnehage store barn 74 602 7800 82 402 Den ikke-kommunale barnehagen får 88 % av dette for perioden 01.01 31.07.2011 og 96 % fra 01.08 31.12.2011. Vurdering Som følge av justeringer av tilskuddet i forhold til beregning av administrasjonstilskudd, gis den ikkekommunale barnehagen for perioden 01.01 31.12.2011 et kommunalt tilskudd på kr 4 882 397,-. I tillegg er det foretatt justering i forhold til antall plasser pr 15.08.2011, som gir en økning av tilskudd tilsvarende kr 95 848,- for perioden 15.08 31.12.2011. Samlet tilskudd til Huser Gårdsbarnehage for 2011 blir kr 4 978 245,- Konklusjoner Rådmannen vil i budsjettforslag for 2012 komme med foreløpige satser og foreløpig samlet tilskudd til ikke-kommunale barnehager i kommunen. Det vil bli politisk behandling av fastsetting av endelig sats for tilskuddet, vilkår ved tildeling av kommunalt tilskudd og lokale retningslinjer for rapportering av antall barn, alder og oppholdstid i løpet av februar 2012. Rådmannens forslag til vedtak Saken tas til etterretning Hvaler kommune, 10.11.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 4 av 30
Hvaler kommune Saksnr 2011/1502 - Økonomiplan 2012-2015 og årsbudsjett 2012 - Doknr 3 Arkivkode 100 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 29.11.2011 28/11 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 29.11.2011 Utvalget for miljø og teknikk 30.11.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 63/11 Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 29/11 Administrasjonsutvalget 01.12.2011 30/11 Formannskapet 01.12.2011 Kommunestyret 15.12.2011 Økonomiplan 2012-2015 og årsbudsjett 2012 Sammendrag I denne saken inviterer rådmannen kommunestyret til å komme med ulike tiltak som kan gi økonomiske rammer for økonomiplanen 2012 2015 og årsbudsjett 2012. Utfordringene i kommunens økonomi er blitt enda mer krevende enn det som har vært forutsatt i gjeldende økonomiplan. Det er ikke mulig å videreføre samme grad av oppsparte midler utover i økonomiplanperioden som man har måttet gjort for å sikre balanse inneværende år. Det er derfor nødvendig å redusere våre kostnader til det nivået som inntektene fremover tillater. For budsjettåret 2012 tilsier dette et forbedringsbehov på 9,9 millioner kroner i forhold til et utarbeidet minimumsbudsjett. I økonomiplanperioden synes det som svært krevende å kunne levere tilstrekkelig tjenester i omfang og kvalitet, innenfor det inntektsnivået som årsbudsjettet for 2012 legger opp til. Rådmannen vil på bakgrunn av dette, samt de føringer som ligger i kommuneplanens delmål 1.2 om sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi, foreslå å vurdere nye inndekningsmuligheter i planperioden. Dette gjelder særlig innen områdene vindkraft, næringsutvikling (verdiskaping), eiendomsskatt og andre tiltak for økte skatteinntekter. Rådmannen har i budsjett og økonomiplaner de siste to årene varslet om at vi oftere enn før vil komme i situasjoner hvor vi ikke klarer å levere tjenester som i alle deler oppfyller lovpålagte oppgaver og rettighetslovgivningen. Med de økonomiske rammene som er disponible i kommende økonomiplanperiode (2012-2015) forsterkes disse vanskelighetene, og det er åpenbart at vi står foran et klart svekket tjenestetilbud på nær sagt alle områder. Saksopplysninger Bakgrunn Kommuneloven stiller flere krav til kommunale budsjetter: - Budsjettet skal være i balanse - Budsjettet skal være realistisk - Budsjettet skal være oversiktlig - Budsjettet skal være fullstendig Møteinnkalling side 5 av 30
Balansekravet innebærer at budsjetterte inntekter minst må dekke budsjetterte utgifter. Realismekravet betyr at budsjettet skal bygge på realistiske anslag over inntekter og utgifter. Dette kravet kan ofte være vanskelig å forene med krav i gjeldende rettighetslovgivning som setter standarder for kvalitet og omfang på tjenestene til innbyggerne. Kravene om oversiktelighet og fullstendighet avspeiler at budsjettet skal fungere som informasjonskilde når det gjelder rammene for kommunens virksomhet, inneha alle kjente utgifter og inntekter og fremstilles i et samlet dokument. Disse kravene må være oppfylt for hvert enkelt budsjettår i økonomiplanperioden. Fylkesmannen, som statlig tilsynsmyndighet, skal påse at kravene er oppfylt. Dersom budsjettet ikke oppfyller kravene kan fylkesmannen returnere budsjettet til kommunestyret med krav om at budsjettet behandles på nytt. I tillegg til lovkrav, har kommunestyret også gitt tilslutning til økonomimål og interne handlingsregler for økonomistyringen. Det vises til vedtatt samfunnsdel i kommuneplanen om en sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi. Målsettingen skal nås ved at kommunen årlig skal ha en viss andel overskudd, årlig styrking av disposisjonsfondet, ha en håndterbar gjeldsbyrde, prioritere lovpålagte tiltak og kontinuerlig vurdere nye inntekts- og inndekningsmuligheter. Utover disse målsetningene så tilstrebes det å følge handlingsreglene på andelen investeringer som belaster kommunens disponible økonomi skal være lavere enn hva som årlig avdras og at merinntektene positive premieavvik fra pensjon avsettes til fond til bruk når tilsvarende premieavvik skal kostnadsføres igjen. Prosess og dokumenter Utgangspunktet for budsjettrammene for økonomiplanen 2012 2015 er vedtatte rammer som fremkommer av økonomiplanen for 2011 2014. Disse er blitt justert i henhold til budsjettveksten som er lagt opp til gjennom kommuneproposisjonen. Deretter er det blitt utført kartlegging av behov utover forventet budsjettvekst og reduksjon. Denne kartleggingen og utarbeidelse av økonomiplanmål, er benyttet som grunnlag for budsjettsamtale med nesten alle virksomheter/seksjoner. Budsjettbehovet etter kartleggingen, er deretter blitt nedjustert i rådmannens første prioriteringsrunde og presenteres med begrepet minimumsbudsjett i vedlagte budsjettdokumenter. Minimumsbudsjettet inneholder kun lovpålagte oppgaver og lønns/prisvekst. Situasjonen for 2012 er så stram at selv dette budsjettet mangler budsjettdekning i størrelsesorden 9,9 mill kroner. Administrasjonen har derfor måttet utarbeide alternative tiltak for å redusere utgifter og øke inntekter som foreslått i rådmannens budsjettforslag. Utfordringene i kommunens økonomi ser ut til å bli enda mer krevende enn det som har vært forutsatt i gjeldende økonomiplan. Dog er dette i tråd med rådmannens varslinger i økonomiplan 2011-2014. Rådmannen legger derfor opp til at administrasjonens budsjettdokumenter vil se noe annerledes ut enn foregående år. Økonomiplan dokumentet er betydelig forkortet i forhold til foregående år for å ha et sterkere fokus på kommunens tilstrammende handlingsrom. Foruten de obligatoriske hovedoversiktene med tilhørende noter, inneholder dokumentet en opplisting av budsjettbehov, opplisting av innsparingstiltak som danner grunnlaget for rådmannens forslag, samt en del som omhandler forslag til mål for planperioden. Vedlegg Vedlegg 1 Egenbetalinger, gebyrer og betalingssatser 2012. Vedlegg 2 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2012 kontrollutvalgets vedtak. Vedlegg 3 Hvaler Menighetsråds budsjettforslag 2012 2015. Møteinnkalling side 6 av 30
Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 44, om økonomiplan Kommunelovens 45-47, om årsbudsjett Vurdering Regnskapsresultat 2011 Kommunens tertialrapport pr 31.08.2011 antydet et regnskapsmessig resultat i balanse for regnskapsåret 2011, men med det forbehold at kommunelovens krav om pliktige strykninger vil kunne inntreffe. Det vil si at hvis foreløpig regnskapsresultatet er et merforbruk (underskudd) må man stryke ev budsjetterte avsetninger til fond eller budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet før man gjør opp regnskapet. Det betyr at så lenge andelen av budsjetterte avsetninger til fond og overføring til investeringsregnskapet, er større enn andelen foreløpig merforbruk, vil man ikke få et regnskapsmessig merforbruk (underskudd). Svikten i skatteinntektene har blitt ytterligere forsterket siden tertialrapport 31.08.2011 ble utarbeidet. På det tidspunktet var akkumulert mindreinntekt ca 3 mill kroner. Nå er mindreinntekten blitt 5,7 mill kroner etter at marginoppgjøret for høstens skatteoppgjør er ferdig. Dermed gjenstår det bare skatteinntekter for november og desember måned igjen for dette regnskapsåret. Kommunestyret dekket inn 2,7 mill kroner av skattesvikten i behandlingen av tertialrapporten. Men skattesvikten er fortsatt betydelig, slik at risikoen for at den kan stige utover andelen av midler til pliktige strykninger, har økt. Allikevel anser rådmannen at det mest sannsynlige regnskapsresultatet for 2011 vil bli et resultat i balanse. Utvikling i kommunens økonomi Hvaler kommune har de siste syv årene hatt regnskapsresultater i balanse eller med overskudd. Balanse etter pliktige strykninger ble oppnådd i 2007 og 2008. Regnskapsresultatene de siste to årene har vært store overskudd som hovedsakelig har kommet av engangsinntekter som ikke kan påregnes fremover. Rådmannen er av den oppfatning at de siste to års overskudd ikke gjenspeiler seksjonene og virksomhetenes romslighet i vedtatte budsjettrammer. Eksempelvis så hadde alle seksjoner og virksomheter totalt et merforbruk på 1,9 mill kroner i 2010. Kommunen kom i balanse totalt, kom ved hjelp av finanstekniske årsaker (premieavvik pensjon m.m.) Det nasjonale informasjonssystemet KOSTRA (KOmmune-STat-Rapportering) som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet, viser at Hvaler kommune har et tjenestenivå som er lavere enn sammenlignbare kommuner innen de fleste tjenesteområdene. Siste tilgjengelig nøkkeltall gjelder for regnskapsåret 2010 og viser at det i hovedsak bare er hovedområdene barnehage og grunnskole uten tilrettelagt undervisning som ikke er lavere enn sammenlignbare kommuner, men nokså likt. Man forventer at også disse hovedområdene vil komme lavere enn sammenlignbare kommuner i 2011 eller 2012. Regnskapsresultatet forventes for 2011 å bli i balanse etter pliktige strykninger. I arbeidet med å saldere budsjettet for 2011, ble det lagt inn stor grad av oppsparte midler i form av fond og større anslag på inntektene for skatt, rammetilskudd og rente enn hva statens anslag tilsa. Regnskapsutviklingen for dette året, tilsier at det vil være uklokt å videreføre tilsvarende meranslag på disse inntektspostene fremover i økonomiplanperioden. Det er heller ikke mulig å benytte samme grad av oppsparte midler da beholdningen av disse brukes opp innen planperiodens utløp. Regjeringens forslag til statsbudsjett for 2012 legger opp til en budsjettvekst på 3,53 prosent fra 2011 i frie inntekter for Hvaler kommune. Møteinnkalling side 7 av 30
Som figuren over illustrerer, så realveksten fra 2011 til 2012 på knappe 0,26 prosent fordi man ikke har anledning til å videreføre samme inntektsnivå når kommunelovens krav skal ivaretas. Det gjøres oppmerksom på at all overføring i forbindelse med samhandlingsreformen, forutsettes benyttet til dette formålet. Man har derfor holdt disse overføringene på 5,2 mill kroner utenfor andelen av tilgjengelig budsjettmidler man har til fordeling mellom stab og seksjoner (øremerking). Ser man budsjettbehovet i sammen med hva som er tilgjengelig av budsjettmidler, så er det en ubalanse som tidligere nevnt på et betydelig beløp - 9,9 mill kroner. Denne ubalansen er foreslått dekket inn med de tiltakene som foreslås i tabellen innsparingstiltak anvendt i rådmannens budsjettforslag i økonomiplanens kapittel 2.4. Flere av disse tiltakene er av en slik karakter og omfang, at rådmannen anser at vi i enda større grad enn tidligere, vil komme i en situasjon hvor vi ikke driver i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser. Foruten tabellen om innsparingstiltak er det utarbeidet en egen tabell for ikke prioriterte eller anvendte kutt. Ser man disse to tabellene i sammen, så gir dem et bilde av administrasjonens prioritering for å komme i budsjettbalanse, samtidig som de kan gi det politiske nivået et handlingsrom for omprioritering. Tabellen under sammenfatter hovedtallene for seksjonene gjennom de ulike budsjettprosessene frem til rådmannens forslag. Møteinnkalling side 8 av 30
For at budsjettet skal kunne oppfylle kommunelovens krav om balanse i økonomiplanperioden, er det forutsatt bruk av fondsmidler. Behovet for bruk av tidligere oppsparte midler er på 1,7 mill kroner i 2013 og på henholdsvis 2,3- og 2,5 mill kroner i 2014 og 2015. Dette er en situasjon som ikke kan fortsette ut planperioden, både fordi man ikke har tilstrekkelig oppsparte midler totalt sett og delvis fordi det også vil ta bort grunnlaget for modellen med videreføring av over- eller underskudd. Investeringer handlingsregel ivaretatt Oversikt over investeringsbudsjettet er gjengitt i vedlegg 2, og er ordnet slik at det skilles mellom investeringer som betales gjennom gebyrer og avgifter, investeringer som belaster kommunens disponible økonomi og tidligere vedtatte investeringstiltak med finansiering som videreføres. Kommunens økonomi preges i økonomiplanperioden blant annet av økende netto kapitalkostnader. Dette bidrar til at driftsinntektene ikke er tilstrekkelig til å dekke ønskelige driftsutgifter. I rådmannens forslag til investeringsbudsjett er handlingsregel om å redusere de investeringene som belaster kommunens disponible økonomi ned til et nivå som er mindre enn det som årlig avdras, ivaretatt. I denne sammenhengen kan vi altså se bort fra de investeringene som betales av gebyrer og avgifter. Det er derfor i forslag til økonomiplan bare innarbeidet nye investeringstiltak som man har et godt beslutningsgrunnlag for, og økonomiske bæreevne til å gjennomføre. Disse investeringstiltakene utgjør totalt om lag 24,3 mill kroner, hvorav 14,2 mill kroner er innen selvkostområdene for vann, avløp og renovasjon. De resterende investeringstiltakene som gjelder tidligere vedtatte investeringer som videreføres, utgjør om lag 7,5 mill kroner i 2012. Disse investeringene er også i varierende grad påbegynte investeringer. Etter hovedoversikten for investeringsbudsjettet vises ulike investeringsbehov som man av knappe økonomiske ressurser, prioriterte å legge utenfor forslag til investeringsramme. De viktigste faktorene i denne vurderingen har vært investeringsnivå med tilhørende kapitalkostnader, driftsmessige konsekvenser og behovskonsekvensene. Til eksempel så ligger fortsatt investeringen om boliger for funksjonshemmede på Østerhaug utenfor foreslått investeringsramme hovedsakelig fordi de driftsmessige kostnadene ikke lar seg løse innenfor tilgjengelige økonomiske rammer i planperioden. Veien videre Rådmannen anser det som helt nødvendig for arbeidet med å bedre kommunens økonomi, å finne alternativer for å øke inntektene våre. Sammenligningstall viser at Hvaler kommune verken har stor andel av øvrige driftsmidler utover frie inntekter, eller høyt tjenestenivå for de største oppgaveområdene. Utfordringene med å kunne levere tilstrekkelige tjenester i omfang og kvalitet innenfor inntektsnivået som årsbudsjettet for 2012 legger opp til, virker svært krevende på lengre sikt. Kommunen har minimalt med oppsparte midler å dekke opp behovene med. Nivået på våre kommunale tjenester virker å være såpass presset at de ikke kan reduseres i det omfang for å dekke fremtidige behov. Rådmannen har i budsjett og økonomiplaner de siste to årene varslet om at vi oftere enn før vil komme i situasjoner hvor vi ikke klarer å levere tjenester som i alle deler oppfyller lovpålagte oppgaver og rettighetslovgivningen. Med de økonomiske rammene som er disponible i kommende økonomiplanperiode (2012-2015) forsterkes disse vanskelighetene, og det er åpenbart at vi står foran et klart svekket tjenestetilbud på nær sagt alle områder. Dette gir svært negative konsekvenser for de som har behov for kommunens tjenester, uheldige virkninger for rettssikkerheten, og økte belastninger for kommunens ansatte. Rådmannen vil derfor på bakgrunn av dette, samt de føringer som ligger i kommuneplanens delmål 1.2 om sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi, foreslå å vurdere nye inntektsmuligheter i planperioden. I nåværende situasjon ser rådmannen det som uforsvarlig å ikke vurdere alle potensielle muligheter. Hvaler kommune har et godt utgangspunkt som følge av at vi i senere år har hatt god økonomistyring som har forebygget regnskapsmessige underskudd, samtidig som vi driver flere viktige prosesser som også vi gi oss bedre ressursutnyttelse på noe sikt. Nå nærmer vi oss etter rådmannens mening likevel et punkt hvor det fort kan bli for sent å finne bærekraftige løsninger på kommunens utfordringer. Møteinnkalling side 9 av 30
I henhold til delegeringsreglementet skal kommunestyret fastsette seksjonenes netto økonomiske rammer og hovedmål. Kommunestyret har delegert til utvalgene å fordele denne rammen til de respektive virksomhetene og disse vil bli behandlet rett over nyttår. Formannskapet anbefales å gi innstilling til kommunestyret om rammene til seksjonene og om finansieringen av disse rammene, i kraft av sin særskilte myndighet i kommuneloven. Alle andre utvalg som har denne saken til behandling, kan avgi uttalelse til utvalgene, formannskapet og kommunestyret, hvis utvalget ønsker å gjøre det. Kommunestyrets vedtak om budsjettrammer for seksjonene og staben, er ikke nødvendigvis bindende tiltak for utvalgenes og virksomhetenes videre budsjettarbeid. Disse bør gis et gitt handlingsrom for å kunne optimalisere effekter og redusere konsekvenser for brukerne, for de ulike tiltakene. Rådmannens forslag til vedtak Økonomiplan for Hvaler kommune 2012 2015, og årsbudsjett for 2012 vedtas i samsvar med vedlagte forslag. Dette innebærer at: 1. Rammene for inntekter og driftsutgifter, herunder seksjonenes driftsrammer, fastsettes i samsvar med oversikt for driftsbudsjett, tabell 1 2. Rammene for investeringer og finansieringen av disse fastsettes i samsvar med oversikt investeringsbudsjett, tabell 2 3. Målene for kommunen som helhet og således også for hver seksjon og sentral stab fastsettes slik det fremgår i økonomiplanen kapittel 3. 4. Formannskap, utvalget for miljø og teknikk og utvalget for kultur og personrettede tjenester fastsetter i henhold til delegeringsreglementet rammene og målene for virksomhetene med bakgrunn i kommunestyrets vedtak om mål og rammer for seksjonene. 5. Hvaler kommune benytter maksimalt skatteøre for skatteåret 2012. 6. Kompensasjon for betalt merverdiavgift fra investeringsregnskapet, tilbakeføres til investeringsregnskapet med gjeldende regelverks laveste minimumssats (60% i 2012). 7. Egenbetalinger, gebyrer og betalingssatser for 2012 vedtas i samsvar med vedlegg 1. 8. Rådmannen gis i oppdrag å prioritere kommuneplanens delmål 1.2 om sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi, for å vurdere nye inndekningsmuligheter i planperioden. Dette særlig innenfor Vindkraft Næringsutvikling (verdiskapning/effekter på kommunens økonomi) Eiendomsskatt Andre tiltak for økte skatteinntekter Hvaler kommune, 15.11.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 10 av 30
Hvaler kommune Saksnr 2011/2263 - Salgsbevilling - Vinmonopolet på Skjærhalden - Doknr 2 Arkivkode U62 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 64/11 Søknad om fornyelse av Vinmonopolets salgsbevilling Saksopplysninger Ifølge Alkoholloven 3-1 kan salg av alkoholholdig drikk med høyere alkoholinnhold enn 4,7 volumprosent bare foretas av AS Vinmonopolet på grunnlag av kommunal bevilling. Vinmonopolet søker i brev datert 1.10.2011 om fornyelse av kommunal salgsbevilling for salg av brennevin, vin og øl med høyere alkoholinnhold enn 4,7 volumprosent (sterkøl) for perioden 1.7.2012 30.6.2016 for sin butikk på Skjærhalden. AS Vinmonopolet er fritatt fra kravet om styrer og stedfortreder, jfr Alkoholloven 1-7c. Innkomne merknader Politiet og sosialetaten har ihht Alkoholloven vært forespurt om søknaden. Ingen av disse hadde noen bemerkninger til saken. Hjemmelsgrunnlag Alkoholloven 1-6 Bevillingsperioden Alkoholloven 1-7c Styrer og stedfortreder Alkoholloven 3-1 Retten til salg av alkoholholdige drikker Ruspolitisk handlingsplan med tilhørende retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevillinger, vedtatt av kommunestyret 14.5.2008. Vurdering Rådmannen anbefaler at Vinmonopolets søknad om fornyelse av kommunal salgsbevilling innvilges, da vilkårene for å gi slik salgsbevilling anses for oppfylt. Rådmannens forslag til vedtak 1. Søknad om kommunal salgsbevilling for AS Vinmonopolet for salg av brennevin, vin og øl med høyere alkoholinnhold enn 4,7 volumprosent (sterkøl) i butikk på Skjærhalden innvilges. 2. Bevillingsperioden er 1.7.2012 30.6.2016. 3. Det forutsettes at salgsbevillingen utøves innenfor rammen av alkoholloven og kommunens alkoholpolitiske retningslinjer. Hvaler kommune, 28.10.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 30
Hvaler kommune Saksnr 2011/2153 - Valg av faste utvalg og nemnder for valgperioden 2011-2015 - Doknr 50 Arkivkode 080 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 65/11 Kommunestyret 15.12.2011 Valg av representanter til 17. mai komiteen Saksopplysninger I 2005 ble 17. mai komiteen satt sammen og organisert etter ønske om en bredere fordeling av oppgaver samt bevissthet rundt behov for godt samarbeid mellom de arrangerende organisasjonene. Komiteen består pr i dag av medlemmer fra menighetsrådet, skolenes FAU er, Musikkforeningen og 2 politisk oppnevnte representanter. Kulturkontoret i kommunen innkaller til konstituerende møte og bistår ellers komiteen der det er naturlig og etter tilgjengelig kapasitet. I sak 16/06, vedtatt i kommunestyremøtet 26.4.2006, ble det vedtatt at 17. mai komiteens 2 politisk oppnevnte representanter tilkjennes møtegodtgjørelse for møtene i komiteen. Det ble også vedtatt at representantene velges for hele valgperioden, 4 år. Det er nå kommet innspill fra politisk representant og leder av 17. mai komiteen de siste 4 år, Espen K Andreassen. Han ønsker å få vurdert om organiseringen av 17. mai-feiringen helt og holdent bør legges som oppgave til kulturkontoret, og uten direkte politisk deltakelse Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrevedtak 26.4.2006, sak 16/06 Vurdering Rådmannen vil anføre at 17. mai er en offentlig høytidsdag som har en viktig historisk politisk begrunnelse. Kanskje er det slik at den politiske begrunnelsen for dagen i senere år har kommet mer i bakgrunnen, enn det som var tilfelle for den måten som dagen tidligere ble feiret på. I så fall gir det oss grunn til å vurdere om vi ønsker å forebygge en eventuell fortsatt svekkelse av 17. mai som politisk markering, eller om vi skal la utviklingen naturlig gå videre uten noen spesiell bevissthet om slike spørsmål. Dersom vi ønsker et politisk preg på feiringen av 17. mai, så kan dette selvfølgelig også sikres på flere alternative måter, og uten at arrangementskomiteen nødvendigvis består av politisk valgte. Det viktigste er at den politiske historien som er forbundet med 17. mai, kommer tydelig frem ved feiringen av dagen. I en slik sammenheng vil det etter rådmannens mening være viktig at nåværende politikere og andre offentlige personer, bidrar tydelig til å formidle og oversette til vår tid den politiske betydningen av historien til 17. mai. For å få det til må politikere og andre offentlige personer være aktivt med og prege feiringen av dagen. Rådmannen legger saken frem uten forslag til vedtak, men antyder at det kan være et alternativ å velge kommunestyrets representanter til 17. mai komiteen for to år av gangen, til forskjell fra nåværende fire. Det er UKPT som innstiller til kommunestyret i denne saken. Møteinnkalling side 12 av 30
Rådmannens forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak fra rådmannen. Hvaler kommune, 26.10.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 30
Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2009/64 - Etablering av Frivillighetssentral - Doknr 44 F08 Astri Tanderø Engblad Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 29.11.2011 27/11 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 29.11.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 66/11 Kommunestyret 15.12.2011 Evaluering av arbeidet med Frivilligsentral i Hvaler kommune 2009-2011 Sammendrag Vedtak i Kommunestyret 22.04.2009: Kommunestyret går inn for at det etableres en frivillighetssentral i Hvaler kommune med leder i 50 prosent stilling fra 1. juli. Det legges til grunn en kostnadsfordeling 40/60 mellom kommune og stat. Hvaler kommune fortsetter dialogen med det frivillige Hvaler for å sikre deres personalmessige og økonomiske deltagelse i prosjektet. Det søkes om statlige midler til et halvt års drift for 2009 innen søknadsfristen 1. mai. Midlene til kommunens andel skulle tas av disposisjonsfondet. Det statlige tilskuddet er 60 % av driftsutgiftene eller maksimum 280.000. Det ble bevilget 140 000 for 2009. Dette var for et halvt års drift. For 2010 og 2011 ble det bevilget 280 000. Kommunens bidrag for 2010 og 2011 er tatt fra disposisjonsfond. Dersom drift av frivilligsentralen skal fortsette på samme nivå i 2012 må det bevilges 260 000 friske midler utenfor eksisterende ramme. Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i møte 12. desember 2008 å opprette frivilligsentral i Hvaler kommune. Det ble iverksatt arbeid med å utrede saken vårhalvåret 2009. En sentral problemstilling i dette arbeidet var avklaring av samarbeid med lokale lag og foreninger i Hvaler. Det ble kontaktet til sammen 40 lag og foreninger, samt flere enkeltpersoner. I saksutredningen orienteres det om at ingen lag eller foreninger ønsker eller har mulighet til å bidra økonomisk til Frivilligsentralen. Som en følge av dette, forutsatte etablering av en frivilligsentral netto utgifter for Hvaler kommune ut over verdien av å stille lokaler til rådighet slik det opprinnelig var forutsatt. Arbeidet resulterte i sak til politisk behandling i utvalg og kommunestyre i mars og april 2009, der rådmannen fremmet følgende forslag til vedtak: Kommunestyrets vedtak i møte 12. desember 2008 om opprettelse av frivillighetssentral kan likevel ikke gjennomføres som følge av at kommunens netto utgifter til formålet viser seg å bli vesentlig høyere enn først antatt. Eldrerådet og Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne fattet likelydende vedtak 18.03.2009. Der det ble gitt uttrykk for skuffelse over at Frivilligsentralen ikke lot seg etablere innenfor de forutsatte økonomiske rammene, samtidig som det ble gitt uttrykk for forståelse for rådmannens forslag til vedtak. Møteinnkalling side 14 av 30
Begge råd ga imidlertid uttrykk for ønske om å utrede et rimeligere alternativ til Frivilligsentralen, gjennom en enklere og annerledes organisering. UKPT fattet vedtak om å fremme rådmannens innstilling videre til kommunestyret 19.03.2009. Kommunestyret fattet følgende vedtak 22.04.2009: Kommunestyret går inn for at det etableres en frivillighetssentral i Hvaler kommune med leder i 50% stilling fra 1. juli. Det legges til grunn en kostnadsfordeling 40/60 mellom kommune og stat. Hvaler kommune fortsetter dialogen med det frivillige Hvaler for å sikre deres personalmessige og økonomiske deltagelse i prosjektet. Det søkes om statlige midler til et halvt års drift for 2009 innen søknadsfristen 1. mai. Midlene tas av disposisjonsfondet. Frivilligsentralen ble deretter satt i drift høsthalvåret 2009, og er fortsatt i drift inneværende år. Økonomiske forhold: Driften ved frivilligsentralen har dels vært finansiert gjennom statlige tilskudd, dels av Hvaler kommune. Hvaler kommunes andel har vært tatt av disposisjonsfondet hvert år. I tillegg har Hvaler kommune stilt lokaler til rådighet, kostnadsberegnet til kr. 75.000,- årlig. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrevedtak av 10.12.2008 om etablering av frivillighetssentral i sak 83/08 etablering av frivillighetssentral Kommunestyrevedtak av 22.04.2009 om etablering av frivillighetssentral i sak 18/09 konklusjon på arbeid med å etablere frivillighetssentral Vurdering I løpet av de to årene Frivilligsentralen har vært i drift, har tilbudet variert i innhold og omfang. Det har vært forsøkt mange aktiviteter, men disse har hele tiden hatt et beskjedent omfang. Det er ikke utviklet noe forpliktende samarbeid med frivillige organisasjoner i Hvaler, verken personalmessig eller økonomisk (jfr. kommunestyrevedtaket av 22.04.09). Det er kommet signaler fra bl.a. Eldrerådet om at aktiviteten ved Frivilligsentralen ikke er tilfredsstillende. Styret i Frivilligsentralen stiller seg ikke bak denne kritikken. Utvalget for kultur og personrettede tjenester (UKPT) har myndigheten til å avlegge innstilling til kommunestyret. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse hvis de ønsker det. UPKT anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret tar bes gjøre en vurdering av spørsmålet om videreføring av Frivilligsentralen som del av arbeidet med budsjett og økonomiplan 2012-2015.. Hvaler kommune, 17.10.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 15 av 30
Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2011/2233 - Bosetting av flyktninger 2012 - Doknr 3 F30 Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 67/11 Formannskapet 01.12.2011 Kommunestyret 15.12.2011 Anmodning fra IMDI om bosetting av nyankomne flyktninger i 2012. Sammendrag Denne saken gir en kort orientering om arbeidet med bosetting og integrering av flyktninger på Hvaler. I tillegg fremmes saken som grunnlag for svar på anmodningen fra IMDi om å ta imot 10 flyktninger i 2012. Kommunen har pr i dag bosatt til sammen 34 flyktninger, hvorav et stort antall (24) av disse er enslige mindreårige (EM). En egen oppfølgingsgruppe, med base på Strandbakken, følger opp de ungdommene som etter hvert flytter ut av bofellesskapene. Arbeidet med mindreårige flyktninger administreres av barnevernstjenesten og store deler av driften finansieres med midler fra Bufetat. De øvrige flyktningene blir fulgt opp av kommunens flyktningkonsulent, miljøterapeut og andre tjenester fra NAV. Saksopplysninger Anmodning om bosetting av flyktninger i 2012. Integrerings- og Mangfoldsdirektoratet (IMDi) har i brev av 26.09.2011, anmodet Hvaler kommune om bosetting av 10 flyktninger, herunder enslige mindreårige til eksisterende omsorgstiltak. I sitt anmodningsbrev understreker IMDi betydningen av presise vedtak for antall flyktninger og viktigheten av å unngå vedtaksformuleringer som skaper uklarhet i hvor mange flyktninger kommunen faktisk kommer til å ta imot. IMDi ber om at ikke fattes vedtak som begrenser mulighetene til å gjennomføre bosettingsarbeidet. Vedtak må fattes uten forbehold Kommunale vedtak som er førende for bosetting og integrering av flyktninger Vedtak fattet i Kommunestyret og Utvalget for kultur og personrettede tjenester (UKPT) i 2009 og 2010. Kommunestyret vedtok i sak 75/08 bosetting av 15 flyktninger i 2009. Kommunestyret vedtok i sak 58/09 bosetting av 15 flyktninger i 2010. UKPT godkjente i møte 25.03.10. integreringsplan for flyktninger i Hvaler Kommunestyret vedtok i sak 47/10 kjøp av boliger til bofellesskap for mindreårige flyktninger. UKPT vedtok i sak 7/10 omorganisering av virksomhet barnevern fra 01.03.2010. med ansvaret for bosetting av enslige mindreårige. Vedtak i Kommunestyret 17.02.2011.: 1. Hvaler kommune opprettholder antall mindreårige flyktninger på dagens nivå (2011) og bosetter mindreårige flyktninger i takt med utflytting fra bofellesskapene. Dette forutsetter samme eller bedre tilskudd- og refusjonsordninger for mindreårige flyktninger fra statlig hold. 2. Hvaler kommune bosetter voksne flyktninger i takt med tilgang på boliger slik at summen av bosetting av mindreårige flyktninger og voksne til sammen utgjør 20 personer i perioden 2011 til 2013. Møteinnkalling side 16 av 30
3. Integreringstilskudd og særskilt tilskudd til enslige mindreårige tilfører seksjon opplæring og kultur kr 400 000,- i 2011, jfr vedtak KS 84/10. En forutsetter at dette gir budsjettmessig dekning til assistentstøtte på alle trinn. Utover dette benyttes integreringstilskuddet til utgifter i bosettingsåret og de fire påfølgende år til blant annet innvandrer og flyktningkontortjenester, bolig- og boligadministrasjonstjenester, sysselsettingstiltak, yrkeskvalifisering, arbeidstrening, sosialkontortjenester, sosialhjelp, barneverntjenester, tolketjenester, barnehagetjenester, helsetjenester, kultur- og ungdomstiltak (ref rundskriv 1/11 integreringstilskudd for år-1 og år 2-5). Orientering til UKPT 02.11.2011 Behovet for å styrke det planmessige arbeidet knyttet til flyktningene, og de endringer i ledelsen av bofellesskapene dette medfører, var bakgrunnen for en orientering til UKPT 02.11. I orienteringen blir det også gitt en kortfattet statusrapport om arbeidet med bosetting og integrering.. Kort orientering om arbeidet med flyktninger i Hvaler kommune Pr 1.10.2011 har Hvaler kommune tatt imot 22 EM fra henholdsvis Eritrea, Afghanistan og Somalia og Irak. Det store flertallet utgjøres av afghanske gutter. Oppfølgingsgruppa har ansvar for ettervernsarbeidet for dem som flytter ut av bofellesskapene. Pr i dag gjelder dette 5 ungdommer. Erfaringer med flyktningarbeidet i Hvaler kommune Besøkshjem og vennskapshjem En viktig kanal for kunnskap om norske verdier og samfunnsforhold, går gjennom kontakt med personer i nærmiljøet. Pr i dag har 5 av de EM avtalefestet og jevnlig kontakt med et besøkshjem. Virksomheten har som målsetting å utvide antallet besøkshjem. Av de voksne flyktningene, har 2 jevnlig kontakt med en norsk familie. Hjelpeverger Med hjemmel i lov om vergemål for umyndige, skal det oppnevnes hjelpeverger for de EM for å ivarerta deres økonomiske interesser. Så langt er det skaffet til veie godt kvalifiserte verger. Flere av disse har også utvidet sosial kontakt med ungdommene. Skolegang - leksehjelp Det overveiende antallet flyktninger under omsorg av barnevernet får sin skolegang på Hvaler ungdomsskole. 3 personer har skolegangen lagt til Fredrikstad Internasjonale skole (FRIS). Med tanke på den til dels svært mangelfulle skolegang som disse ungdommene har ved ankomst til Norge, er innsatsvilje og resultater gode, for enkelte meget gode. Fra skoleåret 2011/2012 går 3 ungdommer i den videregående skolen, linjene for Helse- og sosialfag og Teknisk industriell produksjon (TIP). Samtlige går på Glemmen vgs. Det er viktig å understreke den generelle utfordringen flyktningene har i å tilegne seg det norske språket. Det legges derfor stor vekt på arbeidet med norsk både i bofellesskapene, gjennom organiseringen av det pedagogiske arbeidet i skolen og i deltagelse i sosiale aktiviteter som ungdomsklubben. I tillegg er det ved et av bofellesskapene engasjert pensjonerte lærere som leksehjelpere, en ordning som har vist seg å fungere meget godt. Sosiale aktiviteter etablering av vennskap Ungdommene er gjennomgående sosialt aktive og flere av dem deltar i aktiviteter som dans, idrett, treningsstudio, ungdomsklubben osv. Den sosiale interaksjonen synes å være god i skolesammenheng og i de aktiviteter de deltar i, men ut over dette er det kun et fåtall som så langt har etablert mer varige vennskap med etnisk norsk ungdom. Arbeid Både i gruppen EM og blant de eldre flyktninger er interessen for å komme i arbeid meget stor. Av de som er under Oppfølgingsgruppas ansvar har samtlige hatt sommerjobb i 2011. Det er behov for deltidsarbeidsplasser for hele flyktninggruppen. To av de voksne flyktningene benyttes som tilkallingsvikarer på bofellesskapene. En av disse har nylig fått fast deltidsstilling ved et bofellesskap i Fredrikstad. Generelt har det vist seg vanskelig å få deltidsjobb for denne gruppen. På grunn av ukurante arbeidstider har manglende offentlig transport vanskeliggjort arbeid i Fredrikstad. Møteinnkalling side 17 av 30
Et viktig tiltak i denne sammenheng er å legge til rette for at flyktningene får tatt sertifikat. Pr i dag har 4 personer tatt sertifikat, mens 2 er i ferd med å fullført opplæringen. 1 person er nå i gang med kursing til bussertifikat. Tilskudd og økonomi Når det gjelder tilskudd og økonomi knyttet til arbeidet med flyktninger, ble kommunestyret gitt en grundig orientering om dette gjennom kommunestyresak 9/11 behandlet 17.02.11. I forslaget til statsbudsjett foreslår regjeringen avsatt 4,56 mrd. kroner til integreringstilskudd i 2012. Satsene for de enkelte kategorier flyktninger fremgår av nedenforstående oppsett. Bosettingsår Satser 2012 År 1 enslige voksne 210 000 År 1 andre voksne 156 500 År 1 enslige mindreårige 156 500 År 1 barn 135 000 År 2 156 500 År 3 135 000 År 4 80 000 År 5 70 000 Sum (enslige voksne) over 5 år 651 500 Sum (andre voksne) over 5 år 598 000 Sum (enslige mindreårige) over 5 år 598 000 Sum (barn) over 5 år 576 500 For ytterligere opplysninger om tilskuddsordningene henvises til Integrerings- og Mangfoldsdirektoratets hjemmeside: http://www.imdi.no Bosetting av flyktninger i 2012 og 2013 Siden arbeidet med bosetting av flyktninger startet opp høsten 2009, har Hvaler kommune gjort mange positive erfaringer og i så måte også høstet ros fra IMDi for sitt arbeid. På kort tid er det etablert en egen virksomhet med ansvar for driften av tre bofellesskap. Det er pr i dag 30,43 årsverk knyttet til dette arbeidet. Når kommunen nå får en fornyet henvendelse fra IMDi, er det et uttrykk for den tillit og respekt kommunen høster for sitt arbeid, dernest er det et en viktig understrekning av det ansvar samtlige norske kommuner, herunder Hvaler, har for å etterleve de konvensjoner Norge har sluttet seg til på asyl- og flyktningområdet. En mulig utvidelse av antallet flyktninger for bosetting i tråd med IMDis anmodning, vil kunne medføre nødvendigheten av å etablere et nytt bofellesskap om kommunen får tilvist nye EM, alternativt at nyankomne voksne flyktninger bosettes i boliger kommunen må skaffe tilveie. Etablering av et mulig nytt bofellesskap (med døgnkontinuerlig drift), vil nødvendiggjøre kjøp, evt. leie, av en større bolig samt opprettelse av anslagsvis 6 7 nye stillinger i virksomhet barnevern. Under sin behandling 17.02.11. understreket kommunestyret at det er viktig å opprettholde antallet flyktninger på dagens nivå både med tanke på det antallet personer som er tilsatt og det inntektstap en eventuell nedtrapping vil innebære. I tillegg slås det fast at anmodningen om bosetting av 20 nye flyktninger i perioden 2011-2013 må skje i takt med tilgangen på egnede boliger. Rådmannen finner grunn til å understreke dette forholdet også i denne saken. Til orientering er det i 2011 bosatt to voksne og to ungdommer på Hvaler. Med tanke på aldersammensetningen i bofellesskapene, er det kun et mindre antall (maks 4) som vil være aktuelle for utflytting i 2012, mens antallet i 2013 vil være doblet. I henhold til kommunens delegeringsreglement er det kommunestyret som treffer endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra Utvalg for kultur og personrettede tjenester. Formannskapet som også behandler saken kan uttale seg dersom de selv ønsker det. Vedlegg Møteinnkalling side 18 av 30
Brev fra Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) datert 26.09.2011. Innkomne merknader Ingen Vurdering Hvaler kommune har på kort tid tatt imot 34 flyktninger og bosatt disse i tre bofellesskap og et antall selvstendige leiligheter. Dette er et arbeid som har betydd tilsetting av mange nye medarbeidere og gitt kommunen en rekke nye administrative, organisatoriske og faglige erfaringer. Her er det viktig også å understreke den synergieffekt, ikke minst i form av ny kompetanse, som arbeidet med flyktninger har på andre deler av kommunes virksomhet. Arbeidet med bosetting av EM har ført til en radikal endring av virksomhet barnevern både i form av oppgaver og personalansvar. Denne omfattende endringen, innen en relativt kort tidshorisont, har gjort sitt til at en rekke arbeidsoppgaver på flyktningområdet, knyttet til nødvendig planverk, kontroll, opplæring og informasjon, har blitt satt på vent. For å kunne møte disse utfordringene, har virksomhetsleder tatt initiativ til å omorganisere den daglige ledelsen av bofellesskapene med det mål for øye å frigjøre personressurser for planleggingsarbeidet. Etter planen vil dette arbeidet starte opp i desember 2011. I tillegg til at virksomhet barnevern nå har behov for å finne sin form og planmessige grunnlag, må det understreks at boligsituasjon utgjør en vesentlig flaskehals for en ytterligere vekst i bosettingen i tråd med anmodningen fra IMDi. Dette både i forhold til boliger for EM (som også skal fungere som arbeidsplass), de som etter hvert flytter ut av bofellesskapene og de voksne flyktningene. I den forbindelse vil rådmannen understreke at boligsituasjonen for flyktninger, og den situasjon kommunen er stilt ovenfor med tanke på andre vanskeligstilte, nødvendiggjør en handlingsplan som synliggjør det totale boligsosiale behovet i årene som kommer. Som konklusjon vil rådmannen tilrå at det er de føringer som kommunestyret ga i sak 9/11 som også legges til grunn for svaret på anmodningen fra IMDi om bosetting i 2012. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler Utvalg for kultur og personrettede tjenester å innstille slik til kommunestyret. 1. Hvaler kommune ønsker i tråd med tidligere vedtak å bosette flyktninger i takt med utflytting fra bofellesskapene. Dette forutsetter samme eller bedre tilskudd- og refusjonsordninger fra statlig hold. 2. Hvaler kommune bosetter voksne flyktninger i takt med tilgang på boliger slik at summen av bosetting av mindreårige flyktninger og voksne til sammen utgjør 20 personer i perioden 2011 2013 Hvaler kommune, 14.11.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 19 av 30
Hvaler kommune Saksnr 2011/948 - Prosjekt konkurranseeksponering - Doknr 16 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 30.11.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 68/11 Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 30/11 Administrasjonsutvalget 01.12.2011 31/11 Formannskapet 01.12.2011 Kommunestyret 15.12.2011 Forprosjekt konkurranseeksponering Sammendrag Kommunestyret vedtok den 26. mai 2011 at det skulle gjennomføres et forprosjekt for å vurdere ulike sider knyttet til innføring av elementer av konkurranseeksponering i kommunen. Forprosjektets skulle blant annet gi svar på hvilke områder av kommunen som egner seg for styring etter enhetskostnader, hvor det finnes gode sammenlikningsdata og de økonomiske konsekvensene nødvendige tiltak vil ha. Kommunestyret vedtok også at det skulle fremlegges en revidert prosjektplan for godkjenning etter at konklusjonene fra forprosjektet er kjent. På bakgrunn av dette fremlegges forprosjektrapport utarbeidet av BDO AS og en kortfattet revidert prosjektbeskrivelse versjon 2.0 (fullstendig prosjektplan kan lastes ned på www.hvaler.kommune.no). Forprosjektrapporten gir svar på de problemstillinger som var ønsket besvart. Rapporten gir også et godt teoretisk grunnlag for styringsmodellen basert på enhetspriser. Formålet med å styre etter enhetskostnader er å effektivisere ressursbruken og etablere et ryddigere skille mellom det politiske og det administrative ansvaret. Aktivitetsnivå er et politisk ansvar, mens effektiviteten er virksomhetens ansvar. På kort sikt vil det ikke være mulig å beregne effekten av en ny styringsmodell. På lengre sikt vil modellen, gjennom økt fokus på enhetskostnader, kunne bidra til å effektivisere ressursbruken. Forprosjektet konkluderer med at en rekke tjenesteområder vil egne seg for styring etter enhetskostnader. Det ser ut til at spesielt barnehager, skole/sfo og hjemmetjenester vil egne seg godt for dette. Andre områder anses som lite egnet, dette gjelder områder hvor aktivitetsnivået har liten betydning for de totale kostnader. Selvkostområder er også trolig lite egnet for styring etter enhetskostnader, her anbefales det i stedet å bruke andre styringsmekanismer for å følge opp effektiviteten. Noen områder peker seg ut som kompliserte, NAV, barnevern og tiltak for funksjonshemmede. Her vil ikke selve saksbehandlingen egne seg, men iverksettelse av tiltakene vil kunne gjøre det. Forutsetningen for innføring av god styring etter enhetskostnader er at det gir mening å måle enhetskostnader og aktivitet. Dersom virksomhetens ressursforbruk i liten grad varierer med aktivitetsnivået, gir styringsmodellen mindre mening. Det er ingen forutsetning om at alle tjenester i kommunen må styres etter enhetskostnader, ei heller at det finnes sammenlignbare enhetskostnader med andre. Det er også mulig at deler av tjenestene kan egne seg for styring etter enhetskostnader, mens andre deler av tjenesten samtidig egner seg for rammestyring. Møteinnkalling side 20 av 30
For å teste ut modellen på utvalgte tjenesteområder, anbefales det å gjennomføre et pilotprosjekt før endelig beslutning tas. Virksomheter som inngår i pilotprosjektet vil bygge sitt budsjett for 2013 basert på en enhetskostnad multiplisert med et vedtatt omfang. En evaluering av pilotprosjektet gjennomføres etter at første tertialrapport for 2013 foreligger. Evalueringen fremlegges for politisk behandling som grunnlag for en beslutning om innføring av ny styringsmodell eller ei fra 1. januar 2014. Det er bevilget 250.000,- til prosjektet gjennom øremerkede midler i budsjettet for 2011. I tillegg er det bevilget 150.000,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Østfold for året 2011. Om et tilsvarende beløp fra Fylkesmannen i Østfold også innvilges for året 2012, vil prosjektets eksterne kostnader være inndekket. I tillegg til dette foreligger et estimert omfang av internt arbeid på ca 2 200 timeverk. Det er ikke avdekket behov for andre investeringer i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Prosjektet vil bli svært krevende og omfattende for store deler av organisasjonen. For å lykkes må det gis høy prioritet over en lang periode. Prosjektet vil også kreve gode forankringsprosesser gjennom involvering av virksomhetsledere, ansatte og deres tillitsvalgte i arbeidet. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 39/11 den 26. mai 2011 prosjektplan versjon 1.0 for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. I denne prosjektplanen var det innlagt et beslutningspunkt om endelig oppstart av prosjektet. Beslutningsgrunnlaget er en forprosjektrapport og en ny versjon av prosjektplanen revidert på bakgrunn av funn fra forprosjektet. Forprosjektet skulle gi svar på følgende spørsmål: På hvilke områder finnes tilgang til gode statistikker over enhetskostnader for tjenesteproduksjon som vi kan sammenlikne oss med og hvordan vedlikeholdes disse (finne kilder til data)? Hvilke forutsetninger ligger bak sammenlikningsdataene som vi må ta hensyn til ved sammenlikning? På hvilke områder er det fornuftig å vurdere innføring av styring etter enhetskostnader? Hvilket område bør eventuelt inngå i en pilot? Hvor stor andel av kommunens kostnader innenfor et valgt område (en virksomhet eller et tjenesteområde) kan styres basert på enhetskostnader? Fordeler, ulemper og forutsetninger ved en innføring av et slikt styringssystem for den enkelte virksomhet eller tjenesteområde. Hvilken fremgangsmåte bør velges i hovedprosjektet for implementering av ny løsning? Hva er omfanget av dette arbeidet? Samlede økonomiske konsekvenser av foreslåtte tiltak. Forprosjektet er gjennomført etter en lukket anbudskonkurranse, hvor 8 konsulentselskaper ble invitert til å delta. 2 konsulentselskaper leverte anbud, og på bakgrunn av utvalgskriteriene ble BDO AS ansett å ha det beste tilbudet. Avtale med BDO AS ble inngått 2. september 2011. Etter avtaleinngåelsen har konsulenten jobbet i et tett samarbeid med kommunens prosjektleder, økonomisjef og seksjonssjefer. Rapporten har vært gjennom to høringer med prosjektets styringsgruppe som har bestått av rådmann, seksjonssjefer, økonomisjef, personalsjef, hovedtillitsvalgt og prosjektleder. Rapporten er også presentert for øvrige tillitsvalgte før utsendelse til politisk behandling. Endelig rapport fra BDO AS forelå 7. november 2011 og er vedlagt denne saken. På bakgrunn av dette, fremlegges forprosjektrapporten og en revidert prosjektplan, versjon 2.0. Forprosjekt rapporten Rapporten har først en innledning, med bakgrunn og mandat for forprosjektet. Det er viktig å understreke at med konkurranseeksponering menes her at kommunen utvikler kvalitets- og styringssystemer som i vesentlig grad baserer seg på enhetskostnader for tjenestene kommunen leverer. Hensikten er at disse systemene skal sette kommunen i stand til å etterprøve hvorvidt egen tjenesteproduksjon er konkurransedyktig i forhold til andre leverandører av tilsvarende tjenester. Konkurranseeksponering innebærer ikke konkurranseutsetting, men kun innføring av en ny styringsmodell etter enhetspriser. Møteinnkalling side 21 av 30