SKIPTVET KOMMUNE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: HERREDSHUSET Møtedato: 10.02.2009 Tid: 1830 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sogneprest Berit Øksnes holder andakt kl 1830. Lensmannen møter. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 1/09 09/100 REFERATER 3 2/09 08/912 FRITAK FRA POLITISKE VERV - ERIK RINGSTAD 4 3/09 08/731 FRIVILLIGHETSMELDINGEN 6 4/09 08/787 OMSORGSPLAN 2009-2015 10 5/09 08/915 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING MAMA'S PIZZA RESTAURANT 12 6/09 08/936 NY INNDELING AV STEMMEKRETSER 15 7/09 08/938 DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD - NY SELSKAPSAVTALE 17 8/09 09/35 FRIVILLIGHETSSENTRALEN I SKIPTVET - REVISJON AV AVTALEN MED SKIPTVET 20 9/09 09/36 ASKIM ASVO - KJØP AV TJENESTER 22
10/09 09/60 AVTALER MELLOM REISELIV INDRE ØSTFOLD OG KOMMUNENE - NY BEHANDLING 24 11/09 09/93 TILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING 25 12/09 09/100 ÅPEN POST 27 Skiptvet, den 30.01.2009. Svein Olav Agnalt Ordfører Kjell Eivind Solberg rådmann
SKIPTVET KOMMUNE Sak 1/09 SAKSFRAMLEGG REFERATER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 09/100 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/09 Kommunestyret 10.02.2009 01/09 Fra KS. Debatthefte Strategikonferanse 02/09 Fra Avlastningshjemmet for Indre Østfold. Økning av kommunens faste andel for drift av Avlastningshjemmet. 03/09 Fra Hafslund Nett AS. Oppgradering av 132kV- ledning Vamma kraftstasjon Skjøren tilkoblingspunkt. Oversendelse av anleggskonsesjon. 04/08 Fra Kommunal og regionaldep. Tiltakspakke for kommunesektoren 05/09 Fra Østfold fylkeskommune. Omstillingsloven oppnevnelse av medlem til drøftingsutvalg. Side 3 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 2/09 SAKSFRAMLEGG FRITAK FRA POLITISKE VERV - ERIK RINGSTAD Saksbehandler: Kjell Liborg Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/912 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/09 Formannskapet 27.01.2009 2/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: Søknad fra Erik Ringstad Bakgrunn: Erik Ringstad er ansatt som undervisningsinspektør ved Vestgård skole fra 01.01.09. På denne bakgrunn søker han om fritak fra vervet som medlem av hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg. Han søker også om fritak fra vervet i Samarbeidsutvalget for Kirkelund skole. Juridiske forhold: Kommuneloven sier følgende vedr valgbarhet, 14, 1, b: Utelukket fra valg er fylkesmannen, assisterende fylkesmann, og den som i vedkommende kommune eller fylkeskommune er administrasjonssjef eller dennes stedfortreder, er sekretær for kommunestyret eller fylkestinget, er leder av forvaltningsgren, har ansvar for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen, eller foretar revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Leder av enkeltstående virksomheter er likevel ikke utelukket fra valg. Vurdering: Erik Ringstad kan etter kommuneloven både sitte som medlem av hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg og samtidig være inspektør ved Vestgård skole. Rektor ved skolen er utelukket fra valg slik Skiptvet kommune er organisert. Inspektør jobber tett sammen med rektor i ledelsen av skolen og i forberedelse av saker som blir politisk behandlet. Dette vil være både enkeltsaker som berører skolen, men også generelle saker som årsmelding, økonomiplan og budsjett. I slike saker vil han være inhabil. I Samarbeidsutvalget for Kirkelund skole vurderes det at han er inhabil. Skiptvet kommune har ett skoleløp og selv om han ikke jobber ved Kirkelund er det lagt opp til et tett samarbeide mellom skolene. For å unngå en sammenblanding av roller anbefales det på denne bakgrunn at søknaden imøtekommes. INNSTILLING: Erik Ringstad innvilges fritak fra vervene som medlem av hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg og som medlem av Samarbeidsutvalget ved Kirkelund skole. Side 4 av 27
Sak 2/09 Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 4/09 Enstemmig som innstillingen TILRÅDING: Erik Ringstad innvilges fritak fra vervene som medlem av hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg og som medlem av Samarbeidsutvalget ved Kirkelund skole. Side 5 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 3/09 SAKSFRAMLEGG FRIVILLIGHETSMELDINGEN Saksbehandler: Gabriella Grossmann Arkivsaksnr.: 08/731 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 61/08 Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg 11.11.2008 105/08 Formannskapet 16.12.2008 3/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: Frivillighetsmeldingen Bakgrunn: Det ble i kommunestyret den 11.des. 2007 vedtatt at det skulle skrives en plan for å sikre en helhetlig frivillighetspolitikk. Saksutredning: Det ble nedsatt en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: Fem representanter for de politiske partiene, 1 representant valgt av idrettsrådet, 1 fra frivillighetssentralen, 1 fra barn og unges kommunestyre, 1 fra lag og foreninger og 2 fra kommunal administrasjon. Det har vært avholdt 6 møter før planen ble sendt ut til lag og foreninger på høring, samt gjort tilgjengelig på kommunens nettside i tillegg til å ligge i resepsjonen i Herredhuset. Arbeidsgruppen ønsket at den skulle bli lest og tatt opp til behandling bredest mulig, og at lag og foreninger skulle ha anledning til å komme med synspunkter på hva vi i arbeidsgruppen har kommet frem til. Det kom inn mange tilbakemeldinger og det har vært holdt ett møte i arbeidsgruppen etter høringsperioden. Vurdering: Frivillighetsmeldingen har blitt gjennomarbeidet av en bredt sammensatt arbeidsgruppe. Det er flere forslag som ligger implisitt i planen som krever endringer i kommunens rutiner(tiltak 1,2,3,4,5), men også forslag på å legge til rette for en organisering av det frivillige som skal føre til mer aktivitet (tiltak 6,7,8,9,10). Det har vært særlig viktig for arbeidsgruppen å ikke lage et dokument hvor kommunen alene skal stå for all merverdiskapning. Til det er kommunen og kulturadministrasjonen for liten. Arbeidsgruppen har derfor forsøkt å se kreativt på bruken av kommunens ressurser (tiltak 12,13,14,18) og finne eventuelle samarbeidsarenaer som kunne vært utviklet til felles nytte med frivilligheten fremover (tiltak 20,21,22,23). Alle forslag som er foreslått i planen har hatt enstemmig flertall i arbeidsgruppen. Etter behandlingen i hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg: I hovedutvalgets møte kom det opp noen spørsmål og synspunkter som ble tatt inn i vedtaket. Kan lag og foreninger opprette bankkonto uten at de er registrert i Brønnøysundregisterene? Side 6 av 27
Sak 3/09 Ved kontakt med banken svarer de at lag og foreninger som ikke har organisasjonsnr kan få opprette bankkonto. Banken krever da at det foreligger et skriv fra leder eller årsmøte om hvem som skal ha fullmakt til å disponere kontoen. Bør rådmannen delegeres myndighet når det er flere vurderingspunkter i tildelingsreglene? I utgangspunktet bør det være slik at rådmannen kan delegeres myndighet der hvor tildelingen er klart regelstyrt. Når det er skjønn bør tildelingen gjøres politisk. I og med at det i retningslinjene er noe som er regelstyrt og noe som er skjønn, foreslås det som en prøveordning i 2009 at administrasjonen regner ut tildeling av kulturmidler ut fra retningslinjene og at hele tildelingen legges fram for hovedutvalget til behandling og vedtak, både den regelstyrte og den skjønnsmessige delen. Gjennom dette kan alle vinne litt erfaring. Når skal kulturmeldingen rulleres? Det er vanlig at slike planer rulleres en gang hver kommunestyreperiode og slik bør det også være med denne. I og med at meldingen er ny og det er usikkerhet med praktiseringen av retningslinjene for tildeling bør det gjøres en gjennomgang/evaluering etter 1 år og det foreslås at denne gjøres i slutten av 2009. INNSTILLING: Frivillighetsmeldingen for 2008-2012 godkjennes. Den rulleres årlig. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg den 11.11.2008 sak 61/08 Harald Aase leder for arbeidsgruppa som har utarbeidet meldingen orienterte om prosessen med utarbeidelse av meldingen. Han svarte på/kommenterte spørsmål som ble stilt. Spørsmål og synspunkter ved gjennomgang av meldingen: Retningslinjene. Det er et mål å få disse mer kriteriestyrt. Det er allikevel flere steder hvor det fortsatt skal legges til grunn vurderinger ved tildeling. Bør kultursjefen delegeres tildelingsmyndigheten når det er flere vurderingspunkter? Søkeprosessen blir mer komplisert ved at antall punkter på søknadsskjemaet økes fra 5 til 20 punkter. Kan foreninger som ikke har medlemskontingent søke om tilskudd for eksempel til materialer? Foreninger som ikke mottar kulturstøtte får ikke benytte kommunens kopimaskin og lignende. Alle støtteordninger er ikke med i retningslinjene (kulturstipend og nærmiljøtiltak). Er det krav om å ha organisasjonsnummer for at en forening kan ha egen bankkonto? Bør det være kommunestyret som skal ha fullmakt til å endre retningslinjene? Side 7 av 27
Sak 3/09 Meldingen må redigeres så den er samsvar med når meldingen skal rulleres. Når på året skal rullering foretas? Harald Frorud foreslo at planen tas opp til votering i neste møte. Ved votering over forslaget fra Harald Frorud falt dette mot 1 stemme. Tilleggsforslag: Hovedutvalget foreslo at spørsmålene som er reist under behandlingen blir tatt med i den videre behandlingen av saken. Ved votering over innstillingen ble denne vedtatt mot 1 stemme. Tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Frivillighetsmeldingen for 2008-2012 godkjennes. Den rulleres årlig. Spørsmål og synspunkter ved gjennomgang av meldingen: Retningslinjene. Det er et mål å få disse mer kriteriestyrt. Det er allikevel flere steder hvor det fortsatt skal legges til grunn vurderinger ved tildeling. Bør kultursjefen delegeres tildelingsmyndigheten når det er flere vurderingspunkter? Søkeprosessen blir mer komplisert ved at antall punkter på søknadsskjemaet økes fra 5 til 20 punkter. Kan foreninger som ikke har medlemskontingent søke om tilskudd for eksempel til materialer? Foreninger som ikke mottar kulturstøtte får ikke benytte kommunens kopimaskin og lignende. Alle støtteordninger er ikke med i retningslinjene (kulturstipend og nærmiljøtiltak). Er det krav om å ha organisasjonsnummer for at en forening kan ha egen bankkonto? Bør det være kommunestyret som skal ha fullmakt til å endre retningslinjene? Meldingen må redigeres så den er samsvar med når meldingen skal rulleres. Når på året skal rullering foretas? Behandling/vedtak i Formannskapet den 16.12.2008 sak 105/08 Side 8 av 27
Sak 3/09 Harald Aase fremmet følgende tilleggsforslag til meldingen: Tillegg nytt 2.11 side 17: For å ivareta at tilskuddsordningene får en enda bredere sosial profil, og at som en stimulans for lag/foreninger til å faktisk gå gjennom søknadsprosessen, foreslås det at alle lag med minimum 10 medlemmer under 20 år og har medlemskontingent automatisk får et søknadstilskudd på kr 3.000. Eksisterende 2.11 og 2.12 endres til 2.12 og 2.13 Endring første avsnitt pkt 11. avslutning: Denne frivillighetsmeldingen gjelder fra 01.01.09 2012. I første omgang bør den rulleres 1. halvår 2010 i forbindelse med tildeling av kulturmidler. Deretter igjen etter to år. Frivillighetsmeldingen fra 2012 2016, gjeldende 01.01.12, er da vel etablert og rulleres deretter hvert fjerde år. Enstemmig som innstillingen med tilleggsforslaget fra Harald Aase. TILRÅDING: Frivillighetsmeldingen for 2008-2012 godkjennes med følgende endringer: Tillegg nytt 2.11 side 17: For å ivareta at tilskuddsordningene får en enda bredere sosial profil og at som en stimulans for lag/foreninger til å faktisk gå gjennom søknadsprosessen, foreslås det at alle lag med minimum 10 medlemmer under 20 år og har medlemskontingent automatisk får et søknadstilskudd på kr 3.000 Eksisterende 2.11 og 2.12 endres til 2.12 og 2.13 Endring første avsnitt pkt 11. avslutning: Denne frivillighetsmeldingen gjelder fra 01.01.09 2012. I første omgang bør den rulleres 1. halvår 2010 i forbindelse med tildeling av kulturmidler. Deretter igjen etter to år. Frivillighetsmeldingen fra 2012 2016, gjeldende 01.01.12, er da vel etablert og rulleres deretter hvert fjerde år. Side 9 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 4/09 SAKSFRAMLEGG OMSORGSPLAN 2009-2015 Saksbehandler: Gro Abotnes Arkivsaksnr.: 08/787 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 57/08 Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg 11.11.2008 4/09 Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg 20.01.2009 2/09 Formannskapet 27.01.2009 4/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: Omsorgsplan 2009 2015, Utkast 20/ 10-08 Bakgrunn: Det ble fattet vedtak i Kommunestyre sak 73/ 07 om utarbeiding av Omsorgsplan for 2009 2015 Saksutredning: Omsorgsplan er nå ferdig fra plangruppen sin side og legges frem for politisk behandling. Omsorgsplan er bygget på Stortingsmelding nr 25, befolkningsfremskrivning og utfordringer som virksomhet pleie og omsorg har i dag. Omsorgsplan er et styringsverktøy for perioden og ikke en fagplan. For plangruppa har det vært viktig å ta utgangspunkt i dagens tjenestetilbud og utfordringer. Prioriteringene for 2009 2010 er direkte følge av dette. Det er klare utfordringer som plangruppa setter fokus på. Omgjøring av omsorgsboligene til sykehjem og utvidelse av hjemmebaserte tjenester i takt med økende krav og krav til saksbehehandling er viktige elementer i dette. Punkt 3 i plan gir en oppsummering av tiltak med prioriteringer og synligjør de utfordringer virksomheten står overfor. Planen inneholder store behov og ønsker både for drift og investering. I øyeblikket fortoner det seg umulig å innfri behovene. Planen skal strekke seg fram til 2015. Det er viktig at planen kan endres i takt med utviklingen i Skiptvet kommune og at den blir revidert hvert år som en del av økonomiplanen. Saken er sendt på høring til lag og foreninger med høringsfrist 8. nov. Eventuelle høringsutttalelser vil bli lagt fram i møtet. INNSTILLING: Omsorgsplan tas til orientering. Forslagene i omsorgsplanen vurderes i økonomiplanen årlig. Side 10 av 27
Sak 4/09 Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg den 11.11.2008 sak 57/08 Erik Ringstad foreslo at saken utsettes. Ved voteringen ble saken utsatt mot 1 stemme. VEDTAK: Saken ble utsatt Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg den 20.01.2009 sak 4/09 Innstillingen enstemmig vedtatt VEDTAK: Omsorgsplan tas til orientering. Forslagene i omsorgsplanen vurderes i økonomiplanen årlig. Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 2/09 Enstemmig som innstillingen. TILRÅDING: Omsorgsplan tas til orientering. Forslagene i omsorgsplanen vurderes i økonomiplanen årlig. Side 11 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 5/09 SAKSFRAMLEGG SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING MAMMA'S PIZZA RESTAURANT Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 08/915 Arkiv: U63 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/09 Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg 20.01.2009 5/09 Formannskapet 27.01.2009 5/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Søknad fra Polat Fikret Tegning over skjenkelokalene Firmaattest og skatteattest Uttalelse fra lensmannen Bakgrunn: Det søkes om skjenkebevilling inne for området som på kartet er merket Baren og for uteserveringen (det vises til søknad om serveringsbevilling for samme område). Det søkes om alminnelig skjenkebevilling for øl, vin og sprit (fra 4,7 til 60 volumprosent). For inneserveringen søkes det om skjenketid mandag fredag kl. 12.00 22.00, fredag og lørdag kl. 12.00 03.00. Juridiske forhold: Bevilling gis til den for hvis regning stedet drives og som i dette tilfellet er søker og styrer. Styrer og stedfortreder må være over 20 år og ha dokumentert kunnskap om alkoholloven og bestemmelser gitt i medhold av den. Bevillingshaver må ha utvist uklanderlig vandel i forhold til straffeloven, skatte- og avgiftslovgivningen og regnskapslovgivningen. Det er ingen ting å bemerke på skatteattesten. Styrer og stedfortreder må ha utvist uklanderlig vandel i forhold til alkoholloven. Det skal innhentes uttalelse fra politiet og sosialtjenesten. Lensmannen har ingen merknader til at det innvilges skjenkebevilling. Vurdering: Stedet skal i hovedsak drives etter samme konsept som tidligere. Det har ikke kommet merknader eller klager på uteskjenkingen og det anbefales at det gis skjenkebevilling for uteserveringen i sesongen 01.03 30.09. Det søkes om skjenkebevilling for sprit. Denne anbefales avslått i tråd med de kommunale retningslinjene. Når det gjelder skjenketidende er kommunen i ferd med å revidere de alkoholpolitiske retningslinjene. Søknaden behandles etter gjeldende regler med begrenset tidsfrist til 31.08.09, jfr vedtak i kommunestyret i desember 2008. Side 12 av 27
Sak 5/09 Det tas forbehold om at både styrer og stedfortreder består kunnskapsprøve for skjenkebevilling. INNSTILLING: 1. Mamma s Pizza Restaurant v/polat Fikret innvilges skjenkebevilling for alkoholholdig drikk fra 4,7 til 22 volumprosent (øl og vin) i serveringslokalene inne hele året. For uteserveringen gis det skjenkebevilling i perioden 01.03 30.09. 2. Skjenkebevillingen gjelder til 31.08.2009. 3. Som styrer for skjenkebevillingen godkjennes Polat Fikret og som stedfortreder Haci Polat. 4. Det tas forbehold om at kunnskapsprøve for skjenkebevilling bestås. 5. Skjenketidene for inneserveringen settes til kl. 09.00-02.00 6. Skjenketidene for uteserveringen settes til kl. 10.00 23.00 7. Bevillingsgebyret for år 2009 fastsettes til kr. 3.500 og frist for innbetaling settes til 01.03.2009. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg den 20.01.2009 sak 7/09 Pkt. 6 rettes til kl. 23.30. Mangler fullt personnr. vedr. stedfortreder. Dette rettes innen formannskapets behandling.. Rettet innstilling vedtatt mot 2 stemmer. VEDTAK: 1. Mamma s Pizza Restaurant v/polat Fikret innvilges skjenkebevilling for alkoholholdig drikk fra 4,7 til 22 volumprosent (øl og vin) i serveringslokalene inne hele året. For uteserveringen gis det skjenkebevilling i perioden 01.03 30.09. 2. Skjenkebevillingen gjelder til 31.08.2009. 3. Som styrer for skjenkebevillingen godkjennes Polat Fikret og som stedfortreder Haci Polat. 4. Det tas forbehold om at kunnskapsprøve for skjenkebevilling bestås. 5. Skjenketidene for inneserveringen settes til kl. 09.00-02.00 6. Skjenketidene for uteserveringen settes til kl. 10.00 23.30 7. Bevillingsgebyret for år 2009 fastsettes til kr. 3.500 og frist for innbetaling settes til 01.03.2009. Side 13 av 27
Sak 5/09 Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 5/09 Odd-Ingar Widnes foreslo at skjenketidene settes til det som det er søkt om innenfor kommunens retningslinjer. Innstillingen med endringsforslaget fra Odd-Ingar Widnes ble vedtatt med 4 mot stemmer mot 3 stemmer som ble avgitt for innstillingen. TILRÅDING: 1. Mamma s Pizza Restaurant v/polat Fikret innvilges skjenkebevilling for alkoholholdig drikk fra 4,7 til 22 volumprosent (øl og vin) i serveringslokalene inne hele året. For uteserveringen gis det skjenkebevilling i perioden 01.03 30.09. 2. Skjenkebevillingen gjelder til 31.08.2009. 3. Som styrer for skjenkebevillingen godkjennes Polat Fikret og som stedfortreder Haci Polat. 4. Det tas forbehold om at kunnskapsprøve for skjenkebevilling bestås. 5. Skjenketidene for inneserveringen settes til kl. 12.00-22.00 søndag til torsdag og kl. 12.00 02.00 fredag - lørdag 6. Skjenketidene for uteserveringen settes til kl. 10.00 23.30 7. Bevillingsgebyret for år 2009 fastsettes til kr. 3.500 og frist for innbetaling settes til 01.03.2009. Side 14 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 6/09 SAKSFRAMLEGG NY INNDELING AV STEMMEKRETSER Saksbehandler: Ann Anthony Arkivsaksnr.: 08/936 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 109/08 Formannskapet 16.12.2008 6/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: K.sak 11/2005 Bakgrunn: Saken ble sist behandlet i Kommunestyret den 15.03.05, hvor de fattet vedtak om at antall stemmekretser skulle holdes uforandret. Den tas opp igjen nå da det er vedtatt at det ved Stortingsvalget i 2009 samtidig skal holdes valg til menighetsrådet. Kommunen er ved menighetsrådvalg ikke inndelt i stemmekretser og mange velgere må da reise to steder for å stemme ved begge valgene. Saksutredning: Vi har i dag 5 kretser hvorav 4 av disse har veldig få stemmeberettigede. Kretsene fordelte seg slik ved forrige stortingsvalg i 2005: Nr. Kretsnavn: Antall stemmeberettigede: Antall avgitte stemmer: 01 Vidnes 284 177 02 Lund 182 123 03 Langli 345 207 04 Haugen 190 104 05 Karlsrud 1441 938 Juridiske forhold: En endring i stemmekretsene må meldes folkeregistermyndigheten innen 31. mars 2009 jfr. valglovens 9 3 (1). Vurdering: En reduksjon av antall stemmekretser vil gi ressurs- og kostnadsbesparelse i form av redusert bemanning av byråkrater, utgifter til møtegodtgjørelse og lønn til stemmestyrene, valgrekvisita, servering m.m. Opptelling av stemmesedlene kan starte opp raskere og sikkerheten øker ved kun ett stemmested. Et av motargumentene har vært at tilgjengeligheten blir dårligere. Men for noen velgere vil det bli bedre ved at noen velgere grenser nærmere til Herredshuset enn til den valgkretsene de er ført opp i. Fordelen er også at velgerne fra kretsene som benytter seg av å kunne stemme på søndagen ikke blir registrert som fremmede stemmer. Dette letter valgstyrets arbeid og opptellingsresultatet kan foreligge tidligere. Side 15 av 27
Sak 6/09 INNSTILLING: 1 Fra og med Stortingsvalget i 2009 reduseres antall stemmekretser fra 5 til 1 og stemmekretsnavnet blir Skiptvet. 2 Som stemmested brukes Skiptvet Herredshus. Behandling/vedtak i Formannskapet den 16.12.2008 sak 109/08 Enstemmig som innstillingen TILRÅDING: 1 Fra og med Stortingsvalget i 2009 reduseres antall stemmekretser fra 5 til 1 og stemmekretsnavnet blir Skiptvet. 2 Som stemmested brukes Skiptvet Herredshus. Side 16 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 7/09 SAKSFRAMLEGG DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD - NY SELSKAPSAVTALE Saksbehandler: Evy Ruud Eng Arkivsaksnr.: 08/938 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 110/08 Formannskapet 16.12.2008 7/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: 1. Selskapsavtale for Driftassistansen i Østfold (DaØ) IKS Bakgrunn og saksopplysninger: Driftsassistansen i Østfold IKS blir fra 01.01.2009 utvidet idet Sarpsborg kommune går inn som medeier. Dette betinger endringer i selskapsavtalen, som dermed må behandles i kommunestyrene i alle eierkommunene. Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret Driftsassistansen i Østfold IKS eies i dag av 16 kommuner i Østfold. Sarpsborg og Hvaler er pr. i dag ikke medeiere i selskapet. Sarpsborg kommune har søkt om medeierskap i selskapet fra og med 01.01.2009 på like vilkår som øvrige eierkommuner. Styret i DaØ har vurdert søknaden m medeierskap og la fram følgende forslag til vedtak for representantskapet i DaØ den 01. oktober 2008: 1. Sarpsborg kommune ønskes velkommen som medeier i Driftsassistansen i Østfold IKS. 2. Nye eierandeler i selskapet blir som vist på tabellen under 3. Endringene i selskapsavtalen sendes til behandling i alle eierkommunene. KOMMUNE Tidligere EIERANDEL Ny EIERANDEL (%) RØMSKOG 2.1 1.84 AREMARK 2.5 2.19 MARKER 3.4 2.97 SKIPTVET 3.4 2.97 VÅLER 3.8 3.32 HOBØL 4 3.50 SPYDEBERG 4 3.50 TRØGSTAD 4.3 3.76 RAKKESTAD 5.7 4.99 EIDSBERG 6.6 5.77 RYGGE 8 7.00 ASKIM 8.1 7.09 HALDEN 11.1 9.71 MOSS 11.1 9.71 Side 17 av 27
Sak 7/09 SARPSBORG 0 12.52 FREDRIKSTAD 16.7 14.61 SUM 100 100 Representantskapet vedtok enstemmig styrets forslag til vedtak. Vurdering: I selskapsavtalen skal det angis hvem som er eiere av selskapet og hvilke eierandeler de ulike eierne har i selskapet, For at foretaksregisteret skal kunne godkjenne ny selskapsavtale må det vedlegges kopi av at dette er behandlet og godkjent i hver enkelt eierkommune. Utvidelse av antallet eiere må ansees for en positiv utvikling for selskapet og for fremme av selskapets formål. Utvidelse av antallet eiere medfører at økonomiske forpliktelser og ansvar for øvrig fordeles på flere eier, og må ansees for å være positivt for alle eierkommunene. INNSTILLING: Skiptvet kommune godkjenner at Sarpsborg kommune blir medeier i Driftsassistansen i Østfold IKS og at selskapsavtalen endres til å bli slik: 2 1-1 Selskapet eies av kommunene Aremark, Askim, Eidsberg, Halden, Hobøl, Marker, Moss, Rakkestad, Rømskog, Rygge, Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Fredrikstad. 1-2 Eierkommunenes eierandel i selskapet: KOMMUNE EIERANDEL (%) AREMARK 2.19 ASKIM 7.09 EIDSBERG 5.77 FREDRIKSTAD 14.61 HALDEN 9.71 HOBØL 3.50 MARKER 2.97 MOSS 9.71 RAKKESTAD 4.99 RYGGE 7.00 RØMSKOG 1.84 RÅDE 4.55 SARPSBORG 12.52 SKIPTVET 2.97 SPYDEBERG 3.50 TRØGSTAD 3.76 VÅLER 3.32 Den enkelte kommunes ansvarsandel i selskapet er lik den enkelte kommunes eierandel i selskapet. Side 18 av 27
Sak 7/09 Behandling/vedtak i Formannskapet den 16.12.2008 sak 110/08 Enstemmig som innstillingen. TILRÅDING: Skiptvet kommune godkjenner at Sarpsborg kommune blir medeier i Driftsassistansen i Østfold IKS og at selskapsavtalen endres til å bli slik: 2 1-1 Selskapet eies av kommunene Aremark, Askim, Eidsberg, Halden, Hobøl, Marker, Moss, Rakkestad, Rømskog, Rygge, Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Fredrikstad. 1-2 Eierkommunenes eierandel i selskapet: KOMMUNE EIERANDEL (%) AREMARK 2.19 ASKIM 7.09 EIDSBERG 5.77 FREDRIKSTAD 14.61 HALDEN 9.71 HOBØL 3.50 MARKER 2.97 MOSS 9.71 RAKKESTAD 4.99 RYGGE 7.00 RØMSKOG 1.84 RÅDE 4.55 SARPSBORG 12.52 SKIPTVET 2.97 SPYDEBERG 3.50 TRØGSTAD 3.76 VÅLER 3.32 Den enkelte kommunes ansvarsandel i selskapet er lik den enkelte kommunes eierandel i selskapet. Side 19 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 8/09 SAKSFRAMLEGG FRIVILLIGHETSSENTRALEN I SKIPTVET - REVISJON AV AVTALEN MED SKIPTVET Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 09/35 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/09 Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg 20.01.2009 6/09 Formannskapet 27.01.2009 8/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: - Avtale mellom Frivillighetssentralen i Skiptvet og Skiptvet kommune. - Årsmelding 2007 fra Frivillighetssentralen i Skiptvet Bakgrunn: Frivillighetssentralen i Skiptvet blei i 1997 etablert som et samarbeid mellom lag/foreninger i Skiptvet og Skiptvet kommune. Det blei den gangen inngått en avtale mellom sentralen og Skiptvet kommune som sikret sentralen økonomisk, lokaler med mer. Styret i sentralen har nå lagt fram et revidert forslag til avtale. Saksutredning: Vedlagte forslag til ny samarbeidsavtale er i det alt vesentlige lik den gamle avtalen. Endringene er markert med fete bokstaver. Skiptvet kommune har hele tiden hatt et medlem i styret. Fra starten av var dette helse- og sosialsjefen. Nå er det pleie- og omsorgssjefen. Styremedlemmet er oppnevnt administrativt. Det er aldri oppnevnt noen vararepresentant for det kommunale styremedlemmet. Dette er presisert i ny avtaletekst at kommunen skal ha et varamedlem. Juridiske forhold: Avtaleforslaget inneholder ingen ny forpliktelser ut over det Skiptvet kommune har ytt til nå. Økonomiske forhold: Forslaget har ingen nye økonomiske konsekvenser. Vurdering: Hvorvidt styremedlemmet og vararepresentanten i frivillighetssentralen skal vær politisk eller administrativ kan sikkert diskuteres. Når sentralen blei etablert, var det en klart mål at sentralen skulle bidra til økt aktivitet for eldre og beboere på Sollia-området. Det har da også preget sentralens virksomhet i stor grad. Sentralens aktivitet har økt aktivitetsnivået for elder betydelig. Sentralens årsmelding dokumenterer sentralens virksomhet godt. Den er derfor lagt ved til orientering. Med dette formålet har det vært hensiktsmessig at kommunens øverst ledelse på Solliaområdet har hatt nært forhold til sentralen. Jeg anser det fortsatt som hensiktsmessig at pleie- Side 20 av 27
Sak 8/09 og omsorgssjefen sitter som kommunens styrerepresentant i sentralen og at administrasjonen peker ut en vararepresentant. INNSTILLING: Vedlagte forslag til avtale mellom Frivillighetssentralen i Skiptvet og Skiptvet kommune godkjennes. Rådmannen peker ut kommunens representant og vararepresentant i sentralens styre. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg den 20.01.2009 sak 5/09 Kari Helgesen Heia meldte at hun anså seg inhabil fordi hun sitter i styret for frivillighetssentralen. Hun fratrådte utvalget. Alf Ivar Torsvik tiltrådte utvalget. Kari Helgesen Heia ble erklært inhabil. Innstillingen enstemmig vedtatt. VEDTAK: Vedlagte forslag til avtale mellom Frivillighetssentralen i Skiptvet og Skiptvet kommune godkjennes. Rådmannen peker ut kommunens representant og vararepresentant i sentralens styre. Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 6/09 Harald Aase foreslo at kommunens repr og vararepr rullerer mellom helse- og omsorg og kultur. Innstillingen med tilleggsforslaget fra Harald Aase ble enstemmig vedtatt. TILRÅDING: Vedlagte forslag til avtale mellom Frivillighetssentralen i Skiptvet og Skiptvet kommune godkjennes. Kommunens representant og vararepresentant rullerer mellom helse- og omsorg og kultur. Rådmannen peker ut kommunens representant og vararepresentant i sentralens styre. Side 21 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 9/09 SAKSFRAMLEGG ASKIM ASVO - KJØP AV TJENESTER Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 09/36 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/09 Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg 20.01.2009 7/09 Formannskapet 27.01.2009 9/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: KONTRAKT mellom Askim ASVO AS og Skiptvet kommune, forslag datert 7.01.09 Bakgrunn: Skiptvet kommune er aksjonær i Askim ASVO AS. Skiptvet kommune har avtale med NAV om tilskudd til kjøp av 4 plasser i Askim ASVO. 4 personer bosatt i Skiptvet har derfor arbeidstilbud i Askim ASVO. Disse plassene utnyttes ikke fult ut, men utnyttelsen er bedret over de siste 2 årene. Askim ASVO AS skaper arbeidstilbud for sine ansatte ut fra arbeidstagernes evner og arbeidskapasitet. Et av de tilbudene som Askim ASVO har utviklet er Miljøgruppa. Det er et mobilt arbeidslag som utfører praktisk arbeid ute. Miljøgruppa har i flere år arbeidet 4 dager for Askim kommune og 1 dag for Skiptvet kommune. I Skiptvet er det Næring og Teknikk som ber Miljøgruppa om tjenester på den fastlagte dagen(onsdager). Arbeidet består i rydding, ettersyn av søplekasser forskjellige steder i kommunen med mer. Saksutredning: Hittil har Miljøgruppa utført sine tjenester i Skiptvet kommune gratis. Bakgrunnen for det har vært at Skiptvet kommune ikke har fylt opp sine 4 plasser i Askim ASVO, men likevel betalt den kommunale egenandelen for 4 plasser. Når Skiptvet nå langt på veg fyller sine plasser, ber Askim ASVO om betaling for Miljøgruppas tjenester. Juridiske forhold: Miljøgruppas tjenester er å betrakte som forretningsmessige forhold. Kjøper og selger blir enige om betingelsene. Når Askim ASVO er et AS, kan det kanskje stilles spørsmål om kjøpet rammes av de offentlige innkjøpsreglene. Uten at dette er nærmere vurdert tror jeg ikke det. Økonomiske forhold: Askim Asvo priser 1 dag med Miljøgruppa til kr 130 000 pr år. Hver plass som Skiptvet har i Askim Asvo koster kr 37 000 i egenandel for Skiptvet kommune. Skiptvet kommune betaler da kr 37 000 X 4 = 148 000 kr til Askim ASVO allerede. De 4 arbeidstakeren fra Skiptvet sysselsettes nå med ca 3 årsverk til sammen. Askim Asvo og rådmannen har derfor blitt enige om at så lenge Askim ASVO sysselsetter ansatte fra Skiptvet med 3 årsverk, så kan prisen for Miljøgruppa reduseres med 37 000 kr, 1 kommunal egenandel. Prisen på Miljøgruppas arbeid 1 dag pr uke i Skiptvet blir da 93 000 kr i 2009. Beløpet bevilges fra reservekontoen. Side 22 av 27
Sak 9/09 Vurdering: Miljøgruppa sitt arbeid i Skiptvet har gjort det lettere for ytterligere en person fra Skiptvet å jobbe i Askim ASVO. Administrasjonen ser derfor Miljøgruppas virksomhet i Skiptvet som viktig. Etter drøftinger med Askim ASVO har vi kommet til at virkefeltet til Miljøgruppa også kan utvides slik at frivillighetssentralen kan formidle Miljøgruppas tjenester når sentralen har behov. Det kan vær ulike hjelpebehov for eldre eller funksjonshemmede. INNSTILLING: Forslaget til Kontrakt mellom Askim ASVO AS og Skiptvet kommune vedrørende bruk av Miljøgruppa godkjennes. Kr 93 000 bevilges fra reservekontoen. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg den 20.01.2009 sak 6/09 Innstillingen enstemmig vedtatt VEDTAK: Forslaget til Kontrakt mellom Askim ASVO AS og Skiptvet kommune vedrørende bruk av Miljøgruppa godkjennes. Kr 93 000 bevilges fra reservekontoen. Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 7/09 Enstemmig som innstillingen TILRÅDING: Forslaget til Kontrakt mellom Askim ASVO AS og Skiptvet kommune vedrørende bruk av Miljøgruppa godkjennes. Kr 93 000 bevilges fra reservekontoen. Side 23 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 10/09 SAKSFRAMLEGG AVTALER MELLOM REISELIV INDRE ØSTFOLD OG KOMMUNENE - NY BEHANDLING Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 09/60 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/09 Formannskapet 27.01.2009 10/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: 1. K.SAK 59/08 2. Reiseliv Indre Østfold sitt forslag til sammarbeidsavtale Etter at K.sak 59/08 blei behandlet i kommunestyret, har representanter for RIØ vært i formannskapet og redgjort for virksomheten sin. Formannskapet ba deretter om at saken kommer opp til ny behandling i første kommunestyre. Saksutredning: Spørsmålet er om Skiptvet kommune skal akseptere avtaleforslaget fra RIØ eller ikke. Forrige behandling innebar ikke godkjenneing av avtaleforslaget, men et forslag om halv kontingent. RIØ aksepterer ikke redusert kontingent. Da må Skiptvet kommune akseptere avtalen eller meldes seg ut av RIØ. INNSTILLING: Skiptvet kommune godkjenner Reiseliv Indre Østfold sitt forslag til sammarbeidsavtale for perioden 2009 2012. Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 8/09 Enstemmig som innestillingen. TILRÅDING: Skiptvet kommune godkjenner Reiseliv Indre Østfold sitt forslag til samarbeidsavtale for perioden 2009 2012. Side 24 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 11/09 SAKSFRAMLEGG TILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 09/93 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/09 Formannskapet 27.01.2009 11/09 Kommunestyret 10.02.2009 Vedlegg: Regjeringens tiltakspakke for å stimulere økonomisk aktivitet i kommunesektoren Forslag til bruk av tilskuddet Bakgrunn: Som en del av Regjeringens tiltakspakke som følge av finanskrisen er kommunene bevilget midler til vedlikehold og rehabilitering. Tilskuddet er et engangstilskudd for 2009 og midlene må brukes på prosjekter som settes i gang i 2009. Kommunene må rapportere om bruken av tilskuddet til fylkesmannen. Skiptvet kommune har fått beskjed om at vi vil få et tilskudd på 2.356.000 kr. Saksutredning: Tiltakspakken ble kjent 26.01. For å få satt tiltakene raskt ut i livet foreslås vedliggende plan for vedlikehold av kommunale bygninger. Tiltakene er hentet fra økonomiplanen. De enkelte summene er i hovedsak kostnadsanslag som er minst ett år gamle. Men på flere områder er det gode erfaringstall på kostnadene, for eksempel utbedring av bad i trygdeboligene. Det har i vurderingen blitt lagt vekt på tiltak som kan raskt igangsettes uten at det er behov for større utredninger. Det er ikke foreslått nye ventilasjonsanlegg på Kirkelund i denne omgang. I budsjettet for 2008 ble det bevilget 1,36 mill kr til nytt ventilasjonsanlegg i gymsal/svømmehall. Dette er ute på anbud. Nye ventilasjonsanlegg krever utredning og ikke minst må arbeidene tilpasses driften på skolen. Økonomiske forhold: De foreslåtte tiltakene dekkes fullt ut med tilskudd. INNSTILLING: Vedliggende forslag til vedlikehold av kommunale bygninger vedtas innenfor en kostnadsramme på 2.356.000 kr. Behandling/vedtak i Formannskapet den 27.01.2009 sak 11/09 Formannskapet ber om en vurdering av kvaliteten på vannledningen mellom Korsvoll og vanntårnet før kommunestyrets behandling. Formannskapet ber om en løpende orientering om og gjennomføring av tiltakene. Arbeidet med en langsiktig vedlikeholdsplan igangsettes som planlagt. Side 25 av 27
Sak 11/09 TILRÅDING: Vedliggende forslag til vedlikehold av kommunale bygninger vedtas innenfor en kostnadsramme på 2.356.000 kr. Formannskapet ber om en løpende orientering om og gjennomføring av tiltakene. Arbeidet med en langsiktig vedlikeholdsplan igangsettes som planlagt. Side 26 av 27
SKIPTVET KOMMUNE Sak 12/09 SAKSFRAMLEGG ÅPEN POST Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 09/100 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/09 Kommunestyret 10.02.2009 Side 27 av 27