DEN NORSKE KIRKE Ullensaker kirkelige fellesråd Postboks A, Rådhuset, 2051 Jessheim INNKALLING Råd/utvalg Dato/tid: Sted: Ullensaker kirkelige 19.06.14 Mogreina menighetshus fellesråd Kl. 1800 12.06.14 SAKLISTE SAK 15/14: SAK 16/14: REFERAT: UKF 10.04.14 REFERATSAKER/SKRIV Skriv fra Furuset menighetsråd SAK 17/14: REGNSKAPSRAPPORT PR. 31.05.14 Saken legges frem i møte med muntlig gjennomgang SAK 18/14: FORARBEID TIL BUDSJETT 2015 OG ØK-PLAN 2015-2018 Se vedlagt saksdokument. Kirkevergens innstilling: Det fremlagte forslaget Forarbeid til Budsjett 2015 og ØK-plan 2015-2018 vedtas. SAK 19/14: STRATEGIPLAN 2016-2031 Saken har vært behandlet i de ulike menighetsrådene og legges frem for endelig behandling i fellesrådet. Saken sendes ut i sin helhet med vedlegg, unntatt Trosopplæringsplanen. (Dersom noen trenger dette i utskrevet stand, kan det bestilles på kirkevergens kontor). Kirkevergens innstilling: Den fremlagte Strategiplanen for kirken i Ullensaker vedtas. SAK 20/14: EVENTUELT Knut Iver Holter (leder) Dene Støe (fungerende kirkeverge)
Ullensaker kirkelige fellesråd Møte 19.06.14 12.06.14 SAK 18/14: FORARBEID TIL BUDSJETT 2015 OG ØK-PLAN 2015-2018 BUDSJETT 2015 OG ØK-PLAN 2015-2018 Inntekter: Kommunal bevilgning: Driftsmidler. Kommunal bevilgning til drift for 2015 er definert til kr. 420 pr. innbygger i Ullensaker. Ved en befolkningstilvekst i 2014 på 562 (lavt estimert), vil antall innbyggere pr. 31.12.14 være på 33.000. Dette gir et kommunalt tilskudd på kr 13.860.000. I tillegg kommer kommunal tjenesteyting på kr 171.000, en sak som bare inntekts- og utgiftsføres, men som er definert i tilskuddet. Til sammen kr. 14.031.000. (For 2014 var tilskuddet kr. 13.168.500). Dersom dette blir resultatet, vil økningen i kommunalt tilskudd fra 2014 til 2015 være kr. 862.500. MERK: dette er foreløpige tall, men er en indikasjon på at det kommunale tilskuddet vil innebære en god økning i driftsmidler takket være økningen i tilskudd pr. innbygger. Økningen i antall innbyggere er også av vesentlig betydning. En bør imidlertid merke seg at denne finansieringsmodellen med gjennomsnitt av kostratall og faktisk befolkningstilvekst kan være sårbar dersom ikke disse «grunntallene» øker fra år til år. Det vil være fornuftig å opparbeide seg en buffer til å kunne møte denne type økonomiske utfordringer. Investeringsmidler. 1) Jessheim kirke. Ombygging og utbygging. Denne saken er behandlet og oversendt Ullensaker kommune april 2014. Beskrivelse av prosjektet med tegninger/skisser og kostnad foreligger for søknad om bevilgning til prosjektet. Det er søkt om kr 28.5 mill. i 2015. 2) Utvidelse av Ullensaker kirkegård Til utvidelse av Ullensaker kirkegård ligger restmidler til disposisjon på 884.000 for 2014. Dette disponeres til arbeid med grunnundersøkelser, tilegning av areal, regulering samt nødvendige plantegninger. Dette skjer i 2014-2015. Selve utvidelsen gjennomføres og fullføres i 2016.
- 2 - Det ligger et foreløpig estimat når det gjelder finansiering av gjennomføringen av prosjektet inkludert parkeringsareal: kr 7 mill. i 2016. Dette tallet kan endre seg når flere detaljer er på plass. Dersom forholdene tilsier at det må jobbes raskere med utvidelsen på grunn av behov for flere ledige graver, vil det være behov for investeringsmidler allerede i 2015. 3) Utvidelse av Hovin kirkegård Det er bevilget kr 1000.000 til planarbeid for utvidelse av Hovin kirkegård i 2014. Dette disponeres til arbeid med masseutskifting, tilegning av areal, samt nødvendige plantegninger. Dette skjer i 2014-2015. Selve utvidelsen gjennomføres og fullføres i 2016. Det ligger et foreløpig estimat når det gjelder finansiering av gjennomføringen av prosjektet inkludert ny driftsbygning/garasje og HC-toalett: kr 6 mill. i 2016. Dette tallet kan endre seg når flere detaljer er på plass. 4) Ullensaker kirke. Kirketaket Den delen av kirketaket som vender vestover, på vestsiden av tårnet, ble rehabilitert med papp, nye lekter og omlegging av takskifer i 2002. Resten av kirketaket trenger rehabilitering. Estimat: kr 2 mill. i 2016. 5) De kr 500.000 som årlig har vært bevilget til aktuelle investeringsoppgaver for Ullensaker kirkelige fellesråd, var ikke bevilget som tilskudd for 2014. Det forventes at slike frie investeringsmidler vil være tilgjengelig igjen fra og med 2015. Dette er midler som disponeres til f.eks brannsikring, ENØK og andre «fortløpende» investeringsoppgaver. Det har tidligere vært beskrevet at det er behov for en øking til kr. 700.000 pr år til denne type behov. Dette betyr at en søker om frie investeringsmidler: kr 700.000 for årene 2015, 2016, 2017 og 2018. 6) Gystadmarka kirke Strategiplanen beskriver behov for en ny kirke i området Gystadmarka/ den nye bydelen som er under planlegging. Det må settes av tomt til formålet i planperioden 2015-2018, og i strategiplanen for Ullensaker kirkelige fellesråd er definert et behov for bygging av et første byggetrinn av ny kirke i 2019. Midler til planarbeid: 1mill. i 2018. (20 mill. i 2019)
- 3 - Statlig bevilging: a) Trosopplæringsmidler: ca. kr. 1,78 mill. for 2014. Bevilgningen har de senere årene ikke holdt tritt med antall tilskuddsberettigede medlemmer. Folketallet i aktuelle aldre har steget mye uten at dette er kompensert i statlige bevilgninger. Heller ikke lønns- og prisvekst er kompensert. Virksomheten med trosopplæring må få et utvidet statlig tilskudd med grunnlag i aktuelt folketall dersom den skal kunne drives i økonomisk balanse. Tilskuddet i forhold til folketall, døpte i aktuell alder, skulle vært på ca. 2.1 mill. b) Tilskudd til diakonstilling. Dette kom på plass fra og med 2014. Statlig tilskudd dekker 50% stilling soknediakon, 2014 kroner (300.000). Tilskuddet er for 2015 vil bli regulert ut fra reelle utgifter. Øvrige inntekter: a) Utleie av lokaliteter som f.eks utleie av kirker til konserter, drift av barnehage, kor, dansegruppe, øvrige arr.m. b) Festeavgifter ved forvaltning av graver. Dette er en betydelig inntektskilde, men den krever et stort administrativt arbeid. Gravregisteret må til enhver tid være oppdatert. c) Salg av tjenester: stell av graver. Inntektene dekker planter, arbeid på kirkegård, administrasjon og diverse. Utgifter: A) Drift a) Normal drift av kirkelig sektor med lønnsøkning og inflasjon b) Inndekning av deler av tidligere års merforbruk. Når det gjelder tidligere års merforbruk er det søkt kommunen om at denne inndekningen kan skje over tre år i stedet for to år, dvs perioden 2013 2015. I 2014 er det budsjettert dekning av merforbruket med kr 600.000. For 2015 skal det dekkes inn ytterligere noe over kr 900.000. Med økt kommunalt tilskudd og noe vakanse, vil dette være innen rekkevidde. Ad stillinger: det vil være vanskelig i perioden å foreta opprettelse eller utvidelse av stillinger. For 2014 er det ikke budsjettmessig dekning for dette. Når detaljbudsjettet for 2015 legges, vil en vurdere om det kan være mulig å foreta noe utvidelse av kontorsekretærstillingene i Hovin og Furuset fra august 2015.
- 4 - Ved permisjoner og vakanser vil en i det enkelte tilfelle drøfte midlertidige løsninger med tanke på oppgaver som skal ivaretas før eventuell ansettelse av vikarer/nye medarbeidere. c) Ad generell drift: Mange av budsjettpostene vil være forutsigbare og i mindre grad variable. Variable kostnader: EL-utgifter, brøyting, vedlikehold og byggetjenester kan variere fra budsjett til budsjett, avhengig av vær og temperatur. Det vil være riktig å budsjettere romslig på disse postene slik at det i utgangspunktet er dekning for kostnadene. Reduserte kostnader gir gevinst. B) Vedlikehold Vedlikehold. Plan for vedlikehold legges ut fra prioriterte behov for den enkelte kirke/kirkegård. Rør- og EL-arbeid prioriteres (noe EL-arbeid vil normalt kunne ligge under investering Brannsikring). Fortløpende vedlikehold som f.eks maling/beising, småreparasjoner etc vil kunne utføres ved hjelp av eget personell. Kostnader til «smått» vedlikehold må legges i budsjettet. C) Investering a) Utvidelse av Ullensaker kirkegård. Planarbeid for utvidelse av kirkegården er en hovedoppgave i 2015. Det er allerede i 2013 utført arbeid med «sjakting» med tanke på fortidsminner, og i 2014 blir det jobbet med regulering og geotekniske undersøkelser. I 2015 skal det tegnes og planlegges med tanke på tidlig oppstart i 2016. b) Utvidelse av Hovin kirkegård. Det er startet et forarbeid i 2014, og i løpet av 2015 må alle planer være klare for oppstart tidlig 2016. I forbindelse med denne utvidelsen må det bygges nytt servicebygg samt HC-toalett. c) Oppgradering av orglene, spesielt orgelet i Ullensaker kirke. d) Jessheim kirke. Utbygging og oppgradering. Dette er et større prosjekt som en ønsker å få på plass i investeringsbudsjettet for 2015. Det er allerede laget en plan med tegninger og kostnadsberegninger. I denne sammenhengen er det også tegnet og beregnet et tilbygg med tanke på å gi rom for de som pr dato bruker Rådhusvegen 7 som et dagtilbud (rusomsorg). e) Strategiplanen for kirkelig utvikling i Ullensaker ble fullført i 2014. Det må også legges en plan for oppfølging og rullering av denne planen slik at den til enhver tid er oppdatert i relasjon til utviklingen i Ullensaker kommune. Planen gjelder for perioden 2016-2031. Strategiplanen har form og funksjon som en «kommunedelplan». Den beskriver aktuelle behov og fremstille dette på en lettfattelig og oversiktlig måte for politikere og administrasjon i kommunen samt bispekontor/bispedømmeråd. Den vil danne grunnlaget for videre arbeid med den kirkelige virksomheten i Ullensaker kommune. f) Ullensaker kirke: rengjøring. Legge en plan for dette i løpet av en senere ØK-plan periode (2018-2021) g) Energiøkonomisering: legger en plan for dette i samarbeid med KA.
PERSONELLPLAN - 5 - I henhold til strategiplanen legges følgende plan: 1. Totaløkning i aktivitet i alle menigheter pga befolkningstilvekst. Økte antall gudstjenester/dåp/gravferder, og større utfordringer/krav når det gjelder musikk ved kirkelige handlinger, spesielt ved vielser og gravferd. Til tider kan det være problematisk å skaffe kvalifisert personell. 2. Kontortjeneste. Det er behov for noe mer ressurser, spesielt når det gjelder føring av regnskap for menighetene. Det er også behov for større stillinger generelt for å ivareta økonomi/budsjett og sekretærfunksjon for menighetsrådene. Dette er arbeid som krever mer kompetanse innenfor økonomi. 3. Trosopplæring er et stort satsingsområde. I tillegg til de stillinger som er etablert både ved egen og statlig finansiering, er det på sikt behov for en utvidelse av staben til denne tjenesten. En må være bevisst på at antall konfirmanter er økende og at det må settes inn ennå mer ressurser til denne målgruppen, også til oppfølging etter konfirmasjonstiden. 4. Diakoni. Det er satset en god del på diakoni i menighetene de siste årene. Fra og med 2014 har fellesrådet endelig mottatt statlig støtte til en 50% diakonstilling (Hovin menighet). Dette er en tjeneste som vil få ennå mer fokus i årene som kommer. I første omgang vil det bli prioritert å øke stillingen i Furuset til hel stilling. Det må videre arbeides med å styrke denne tjenesten på tvers av menighetene til beste for de helhetlig diakonale behov i Ullensaker. 5. Kirketjener. Ved utvidelse av kirkegårder blir det nødvendig med noe utvidelse/opprettelse av stillinger. I perioden er det Hovin og Furuset/Mogreina som er i størst behov. 6. Kantor. Sang- og musikklivet i menighetene er under utvikling og trenger etter hvert mer ressurser. Det planlegges opprettelse av en kantorstilling (50%) fast vikar tilknyttet Hovin. Ved utbygging av Jessheim kirke er det beskrevet et behov for ennå mer utvikling av sang-/musikk i menigheten, og som åpent kulturtilbud. Ved bygging av ny kirke, Gystadmarka, vil det være nødvendig med ny kantorstilling. Dette vil være aktuelt i neste periode (2019/2020). Ad satsing i nye boområder: De store utfordringene er knyttet til de nye boområdene Skogmo og Sand/Hovin og nye boområder på Kløfta. På sikt må det arbeides med finansiering av stillinger som kan bidra i ennå større grad med tilbud og aktiviteter i nærmiljøene, særlig for barn og familier.
- 6 - PERSONELLPLAN (årlig oversikt) Året 2015 gir små rom for utvidelse eller opprettelse av nye stillinger. Fordeling og utnyttelse av personellressurser: Uavhengig av de finansielle mulighetene til opprettelse og utvidelse av stillinger, må det foretas en gjennomgang av de totale personellressursene med tanke på en mest mulig rasjonell utnyttelse av kompetanse og arbeidskraft. En må finne gode og tjenlige samarbeidsløsninger på tvers av menighetsgrenser slik at flest mulig i de aktuelle målgruppene blir ivaretatt. Samtidig må en bevare identiteten til den lokale menighet. Forslag til utvidelse av stillinger og nye stillinger. Avhengig av budsjettmessig dekning: Stilling: Bud 2015 Bud 2016 Bud 2017 Bud 2018 Kirkemusiker (fast vikar) Ny stilling 50% Diakonstilling i Furuset Utvidelse fra 60 til 100% (fra aug. 2016) Menighetspedagog i Furuset Målgruppe konfirmanter/ungdom Ny stilling 50% Kontorsekretær i Furuset Utvidelse fra 80 til 100% (oppgave regnskap for de fire menighetene) (fra aug 2015) Kontorsekretær i Hovin/Mogreina inkl prostisekr. Utvidelse fra 70%-100% (fra august 2015) Kontorsekretær i Ullensaker Utvidelse fra 80%-100% (fra aug. 2016) Kirketjener i Hovin Ny stilling 50% Menighetspedagog i Ullensaker Utvidelse fra 70-100% (fra august 2018)
- 7 - VEDLIKEHOLDSBEHOV 2015-2018 Også på dette området må 2015 være «spareår». Nødvendig vedlikehold utføres: Oppgaver av mindre art som i stor grad utføres av kirketjenerne. Maling, muring, reparasjon av maskiner, beising av gjerder, grøntpleie av busker og trær, - og mange ulike behov som en oppdager underveis. INVESTERINGSBEHOV 2015-2018 1) Utvidelse av kirkegårdene Ullensaker og Hovin. 2) Noe ENØK-arbeid. 3) Utbygging og ombygging Jessheim kirke. 4) Maskinpark: fornying av maskiner for sommer- og vinterdrift 5) Hovin: nytt HC-toalett 6) Kirketaket Ullensaker kirke. Omlegging av takstein og reparasjon. 7) Brannsikring 8) Gystadmarka kirke. Planarbeid. INVESTERINGSBUDSJETT 2015-2018 FORSLAG: 2014/2015 2016 2017 2018 Utvidelse av Ullensaker kirkegård Planarbeid 900 (14/15) Gjennomføring av utvidelsen 7 mill Utvidelse av Hovin kirkegård Planarbeid 1 mill (14/15) Gjennomføring av utvidelsen Inklusiv HC-toalett 6 mill Planarbeid Jessheim kirke 1 mill (14/15) Jessheim kirke ut-/ombygging 28.5 mill (2015) Brannsikring (årlig) 100 100 100 100 Maskinpark fornying 130 100 100 100 ENØK. Egen plan 400 (14/15) Kirketaket Ullensaker kirke 2 mill Årlig til diverse: I vedtatt plan ligger 500.000 pr. år. UKF ber om at dette høynes til 700 (2015) 700 700 700 Gystadmarka kirke INVESTERINGSKOSTNADER I PLANPERIODEN 2015-2018 Til sammen: kr. 50.130.000 1 mill
- 8 - Prosjekter som tidligere er nevnt og som vil bli aktuelle i senere planperioder. Jfr Strategiplan. 1) Avsetting av areal til ny gravplass med seremonirom. Se egen strategiplan. Med den befolkningstilveksten og utviklingen som skjer i Ullensaker kommune, vil det i fremtiden være behov for mer areal til gravplasser. Det er pr. dato fire etablerte kirkegårder, og disse trenger tidvis til utvidelser. Men, det finnes en grense for hvor mye de etablerte kirkegårdene kan utvides av hensyn til omkringliggende arealer/områder, og hvor hensiktsmessig det vil være rent driftsmessig med store kirkegårder. Vi viser til Gravferdsloven 2. Anlegg m.v. av kirkegård: Kommunen skal sørge for at det er tilstrekkelig areal til kirkegård og at slikt areal reguleres etter kap. VII i plan og bygningsloven av 14. juni 1985 nr. 77. Samfunnet får også et mer flerkulturelt preg, og innbyggere som tilhører ulike tros- og livssynsretninger trenger et tilbud som ivaretar deres behov. Det vil være naturlig at en ny gravplass også planlegges med seremonirom som kan tjene dette formålet. 2) Ny kirke Gystadmarka. Se egen strategiplan for kirken i Ullensaker. Ifølge plan for området Gystadmarka/Jessheim nord-øst er det satt av areal til ny kirke. Lokaliseringen er pr 2014 ennå ikke fastsatt, men det ligger forslag i lanen om 2-3 alternative tomtearealer. I planperioden 2016-2019 vil det bli behov for et første byggetrinn for ny kirke i området. Et nytt sokn vil bli foreslått etablert i forkant av denne prosessen. 3) Utvidelse av Mogreina kirkegård. Arealet ligger klart for regulering og utvidelse. Behov for utvidelse: i perioden etter 2030.