Arkivsaksnr.: 11/375-2 Arkivnr.: MPROT Saksbehandler: Fagleder, Jenny Eide Hemstad SAMLOKALISERING AV NØDETATER - AMBULANSE, BRANN OG POLITI Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til styringsgruppas innstilling av utbygger og kontrakt inngås med Tronrud Eiendom AS 2. Lunners kommunes leiekostnader for brann og redning kr 668 000 innarbeides i Kommunens økonomiplan med full års virkning fra 2013. 3. Lunners kommunes leiekostnader for legevakt kr 216 000 innarbeides i kommunens økonomiplan fra 2013. 4. Leiekostnader for feietjenestens areal dekkes av feiegebyret. Inntekter fra feiegebyr økes med kr 173 000 fra 2013 (15 %) 5. Kr 511 000,- innarbeides i økonomiplan til etablering av dagkasernert Brannmannskap med helårsvirkning fra 2014. Halvårs virkning kr 255 000 innarbeides i økonomiplan for 2013 6. Arbeidet med å etablere legevaktsamarbeid med Gran igangsettes umiddelbart 7. Kommunestyret forutsetter likelydende vedtak i Gran
Bakgrunn: Når det gjelder saksopplysninger vedr. samlokalisering av nødetater henvises det til sak i Gran kommunestyres 30.04.09 Sak nr. 51/09 samt tilsvarende behandling i Lunner kommunestyre 17.06.09 sak 33/09. Gran kommunestyres vedtak om samlokalisering Sak 51/09 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til skisserte samlokalisering i felles bygg. 2. Bygget prosjekteres og bygges som offentlig/privat samarbeid OPS. Gran Kommune påtar seg framdriftsansvar for prosjektet videre 3. Gran kommunes leiekostnader 1,23 mill. kroner innarbeides i økonomiplan fra 2011 4. Gran kommune inngår intensjonsavtale med grunneier om kjøp av tomt. Anskaffelse finansieres ved videresalg av tomt til utbygger. Lunner kommunestyres vedtak om samlokalisering Sak 33/09 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til den skisserte samlokaliseringen i fellesbygg. 2. Bygget prosjekteres og bygges som offentlig/privat samarbeid, OPS. Gran kommune tillegges framdriftsansvar for prosjektet. Lunner kommunes rådmann forutsettes å være representert i prosjektorganisasjonen. 3. Lunner kommunes andel av leiekostnadene, ca. 800.000 kr/år, innarbeides i økonomiplanen fra 2011. Saksframstilling: Etter kommunestyrevedtak i Lunner, sak 33/09 og kommunestyrevedtak i Gran, sak 51/09 ble det opprettet en prosjektgruppe for å følge opp kommunestyrets vedtak i Gran og Lunner. Gran kommune ble tillagt framdriftsansvar for samlokaliseringsprosjektet. Gjennom Gran kommunes Eiendomsavdeling er det inngått rammeavtale med HR prosjekt og det ble inngått avtale om kjøp av prosjektledelse derfra. Tilsvarende rammeavtale med SG arkitektur ble benyttet for å knytte til seg arkitekttjenester i prosjekt og i utarbeidelse av anbudsdokumentene. Styringsgruppe for prosjektet har bestått av representanter fra Vestoppland politidistrikt og rådmennene i Gran og Lunner kommuner. Arbeidsgrupper har blitt utvalgt fra de respektive fagmiljøer i politi, legetjenesten samt brann og redning. Anbudsgrunnlag ble utarbeidet og det ble utlyst konkurranse for å prekvalifisere 3-4 entreprenører. Ved anbudsfristens utløp var det tre entreprenører som hadde meldt sin interesse og gjennom tildelingsprosessen ble 3 entreprenører prekvalifisert for videre deltagelse i anbudsprosessen: Backe Prosjekt SKI OPS AS Tronerud Eiendom Anbudsgrunnlag for detaljprosjektering ble sendt deltagerne i konkurransen med anbudsfrist 26.11.10 Legevakt
Lunner kommune har i mange år hatt få leger som har deltatt i legevaktsordningen i kommunen. Legevakten foregår fra eget legekontor uten sykepleier eller annet hjelpepersonell til stede. Flere leger er fritatt av legevaktsordningen av ulike årsaker. Gran kommune har de samme utfordringene. Det har tidligere blitt sett på å få til en felles legevakt. I sak 37/09 ble en interkommunal legevaktsentral for Lunner og Gran behandlet. Lunner kommunestyre var positive til en sentral legevaktløsning i forbindelse med samlokaliseringen av nødetater. Gran og Lunner kommune har i tillegg en egen nattlegevaktordning med Gjøvik interkommunale legevakt (GIL). En felles legevaktsordning for begge kommuner tilsier at legevaktene blir fordelt på flere leger, og vaktordningen blir derfor ikke så belastende for legene. Behovet for vikarleger vil derfor falle bort. Samlokaliseringen med de andre nødetatene er også svært viktig for en felles legevakt. Det må utarbeides en ny sak for begge kommunestyrene om en felles legevaktordning. Tildelingskriterier Anbudsdokumentene beskriver anbudsprosessen og gir føringer for funksjonalitet, størrelse og vekting av tildelingskriteriene. Anbudsfristen for innlevering ble fastsatt til 26.11.10. Det er etter anbudsfristens utløp gjennomført forhandlinger med entreprenørene og grundig gjennomgang av tilbudene i arbeidsgruppemøter. Tildelingskriteriene er som følger: Bygningsmessige løsninger 40 % (Arealeffektivitet, funksjonalitet, estetikk, miljømessige egenskaper og kvalitet) Pris 45 % - (Total leiepris inkl. utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold(fdv)) Tilbudt kompetanse 5 % Oppgaveforståelse 10 % Tilbyderne har gitt pris på 4 ulike leiealternativ: 1. 25 års leie med overtagelse av bygget etter leieperiodens utløp (restverdi) 2. 25 års leie kontrakt (finansiell leasing) 3. Opsjon på rett for leietaker på 10 års forlenging etter leieperiodens utløp 4. Opsjon på plikt på 10 års forlenging etter leieperiodens utløp, dvs 35 års leieavtale Ambulanse Sykehuset Innlandet har meldt sin interesse for å lokalisere ambulansetjenesten i felles lokalene. Valgt tilbyder er informert om dette. Dette er svært positivt for prosjektet både når det gjelder leiekostnad og faglig kvalitet på ambulanse/legevakttjeneste for innbyggerne i Gran og Lunner kommuner. Vurdering: I prosessen med å vurdere tilbudene har arbeidsgruppene sammen med prosjektleder og arkitekt, karaktersatt de respektive tilbud ut ifra tildelingskriteriene. Vurdering av leiekostnad er gjort med bakgrunn i kommunestyrets vedtak om OPS. Tilbyderne er derfor vurdert ut ifra leiealternativ 2, ren leiekontrakt. Politiet som stor leietager (45%) har dessuten ikke anledning til å eie bygget. Politimesteren er orientert underveis i prosessen og saken behandles 8. mars 2011.
Etter en total vurdering er det tilbudet fra Tronrud Eiendom AS som framstår som det beste. Styringsgruppen innstiller på at det inngås kontrakt med Tronrud Eiendom AS for framtidig leie av bygg for nødetatene i Gran og Lunner. Klagefrist på avgjørelsen er 10.03.11. Kontraktinngåelse Det er brukt juridisk bistand fra advokat firma Torkildsen og Tennøe som også var juridisk rådgivende ved kontraktsinngåelse ved bygging av PDMT sitt nye bygg i Mohagan. Leiekontrakt er utarbeidet etter mal fra PDMT som også er bygget som et OPS samarbeid. Framforhandlet forslag til leiekontrakt baserer seg på 25 års leie. Kortere leiealternativ er vurdert, men disse alternativene ble vesentlig dyrere. Budsjettmessige konsekvenser I kst. Sak 33/09 ble årlige leiekostnader for brann og redningstjenesten stipulert til ca 800 000 kr/år. Lunner kommunes andel av disse leiekostnadene er innarbeidet i Lunner kommunes økonomiplan. Tilsvarende vedtak er gjort i kommunestyre i Gran i sak 51/09. Anbudskonkurransen viser at de totale leiekostnader for kommunalt areal for brann og redning, feiing og legevakt blir 2 687 883 pr. år. Feiertjenesten er et selvkost område og finansieres med feie/tilsyns avgift. Feiernes areal i nytt bygg utgjør 23.6 % (191m 2 ) og leiekostnaden pr. år blir kr 440 000,-. Dette beløpet skal dekkes av feiegebyret og beløpet foreslås innarbeidet i kommunenes i budsjetter for 2013. Resterende areal (782 m2) skal benyttes av brann og redningstjenesten og kr. 1 700 077,-. innarbeides i kommunenes budsjett fra 2012. Med innflytting i 3. kvartal 2012 vil det bli et mindre forbruk som kan benyttes til nødvendige anskaffelser av løst inventar/utstyr. Dette må avklares endelig i budsjettarbeidet for 2012. Prosjektet har beskrevet felles legevakt for Gran og Lunner som en del av bygget. Kommunestyre i Gran har i sak 0074/07 i møte 19.09.07 og kommunestyre i Lunner har i sak 37/09 i møte 17.06.09, gitt sin tilslutning for felles legevakt for kommunene når nytt bygg for nødetatene er ferdigstilt. Kostnaden for leie av legevakt utgjør totalt kr. 547 941 i årlige leiekostnader. Fordelt pr. innbygger blir Lunner kommunes andel kr 215 121 pr. år. Kommunenes leiekostnad for legevaktareal innarbeides i kommunens driftsbudsjett fra 2013. Øvrige kostnader ved etablering/drift av interkommunal legevakt blir ikke kjent før arbeidet med å inngå en avtale om slikt samarbeid blir sluttført. Arbeidet med etablering av IS-avtale om felles legevakt med Gran kommune som vertskommune må være avsluttet innen 31.08.11. Saken legges fram til politisk behandling så raskt som mulig etter denne dato. Merknader: Konsekvens/endring av dagens drift Bygget omfattes av utbyggingsavtale i Gran sentrum Adkomstveg er vedtatt forskuttert av Gran kommune og finansiert gjennom refusjonsavtale med utbyggere langs ny vegtrase Avtale om felles legevakt for Gran og Lunner må etableres Gran brannstasjon kan avvikles 3 kontorplasser på Gran rådhus frigjøres 1 kontorplass på Roa brannstasjon frigjøres
Legevaktslokaler på Jaren legesenter blir ledig I kommunestyre sak 075/07 ble det gjort vedtak om etablering av felles brann og redningstjeneste med Lunner. Lunner kommunestyre fattet tilsvarende vedtak i kst sak 57/07 Samarbeidet organiseres i samsvar med anbefalingene i rapporten fra Brannvern- og beredskapsrådgiver 1, pkt 1-16 med dagkasernert styrke på Roa brannstasjon. Felles brann og redningstjeneste ble iverksatt fra 01.01.09, med Gran kommune som vertskommune. Vertskommuneavtalen ble gjennomført i sin helhet med unntak av avtalens pkt. 8, etablering av dagkasernert brannstyrke. Dette ble vedtatt utsatt i innsparingsprosjektet i 2009, inntil nytt bygg for nødetatene ferdigstilles. Kostnaden med etablering av 3 nye stillinger beløper seg til kr. 1 300 000,-, da er det beregnet en inntjeningsmulighet på kr. 500 000,- for disse mannskapene. Iverksettelse av pkt. 8 i vertskommuneavtalen vil da beløpe seg til kr. 780 000,- for Gran kommune og 511 000,- for Lunner kommune. Det foreslås at ordningen med dagkasernering iverksettes og etableres i nytt bygg fra 01.07.13. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Forslag til leiekontrakt med tilbyder Tegningsgrunnlag fra valgt tilbyder Driftsavtale med utbygger Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær