Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: ONSDAG 14. oktober 2015 kl. 19.00 STED: Sola menighetssenter, Soltunveien 6. TIL: Christian Lie Repr. Sola MR (leder) Marianne Hovland Repr. Sola MR Ole Bernhard Eriksen Repr. Ræge MR (nestleder) Henning Kristensen Vararepr. Ræge MR Bjørn Magne Espeset Repr. Sørnes MR Edvard Aarsland Repr. Sørnes MR Nelly Hveding Vararepr. Tananger MR Sigve Martin Mæland Vararepr. Tananger MR Janne Stangeland Rege Sindre Eskedal Trygve Torgersen Tore J. Aas Repr. Sola kommune Geistlig repr. Stavanger biskop Kirkeverge/sekretær for fellesrådet (forfall) Avtr. assisterende kirkeverge Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: post@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf 51755370 Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord:
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 2 SAKLISTE: Sak 22/15: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.10.15 Sak 23/15: Godkjenning av møteprotokoll fra møte 10.06.2015 Sak 24/15: Orienteringer, skriv og meldinger Sak 25/15: Regnskapsrapport januar august 2015 Sak 26/15: Oppfølging: Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd Sak 27/15: Omlegging av regnskaps og lønnsadministrasjon for Sola kirkelige fellesråd Sak 28/15: Endelig fastsettelse: Vedtekter for gravplassene i Sola kommune Sak 29/15: Evaluering og tilbakeblikk på fellesrådets arbeid 2011-2015 Sak 30/15: Eventuelt
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 3 SAKLISTE: Sak 22/15: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.10.15 Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møtet 14.10.2015 godkjennes. Sak 23/15: Godkjenning av møteprotokoll fra møte 10.06.2015 Forslag til VEDTAK: Protokoll fra fellesrådets møte 10.06.15 godkjennes. Sak 24/15: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv (Kirkelig arbeidsgiver og interesseorganisasjon): 08/15 De sentrale særavtalene er reforhandlet 09/15 Tariffrevisjonen pr. 01.05.2015 10/15 Påminning om kirkelige arbeidsgiveres aktivitetsplikt KAs rundskriv fra 2002 og tidligere er tilgjengelige på: http://www.ka.no/rundskriv a. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon b. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg c. Brev 11.09.15 fra Stavanger biskop: Svar på søknad om godkjenning: Montering av lyse trappeforkanter i koret, Tananger kirke d. Aktuelt om gravlundforvaltning i Sola e. Informasjon om Kirkevalget 14.09.2015 f. Oppfølging av Kompetanseheving innenfor grafisk presentasjon, bruk av sosiale medier og hjemmesider for stab og frivillige. Kurs i regi av IKO vinteren 2016: En mer synlig kirke. Om kommunikasjon og markedsføring. g. Konstituering av nytt Sola kirkelige fellesråd 11.11.2015 h. S i. j.
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 4 Forslag til VEDTAK: Framlagt informasjon, skriv og meldinger tas til orientering. Sak 25/15: Regnskapsrapport januar august 2015 SAKSDOKUMENTER TORE s saksforelegg SAKSFORELEGG Forslag til VEDTAK: Sdfgsdfsdf Sak 26/15: Oppfølging: Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd SAKSHISTORIKK FR-sak 43/2001: Evaluering av stillingene i Sola kirkelig fellesråd FR-sak 72/2002: Organisasjonsutvalgets rapport forslag til organisering FR-sak 60/2004: Fordeling av ressurser / stillinger til menighetene FR-sak 08/2007: stillingsfordeling i menighetene med henv. til FR-sak 36/2004 Årsmelding 2003 FR-sak 14/2007: Stillingsfordeling i menighetene jfr. FR-sak 08/2007 FR-sak 38/2009: Forslag til organisering av fellesrådets administrative tjenester kirkelig servicetorg (pkt. e). FR-sak 33/2011 Ressurs- og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd foreløpig drøftning FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR sak 33/2011) SAKSDOKUMENTER FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR sak 33/2011) Drøftingsmøte 24.09.15 mellom arbeidsgruppe og daglige ledere: Viktige drøftingstema SAKSFORELEGG I behandlingen av FR-sak 423/2013 ble det gjort følgende vedtak: a. På bakgrunn av saksforelegget og fellesrådets debatt og innspill i saken ber rådet om at Christian Lie og Edvard Aarsland sammen med kirkevergeadministrasjonen utgjøre
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 5 en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til FR-sak 42/2013 Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd b. Fellesrådet ber om at daglige ledere med deres kompetanse og erfaring involveres i arbeidsgruppens arbeid. Arbeidsgruppen hadde i sin drøfting i 2014 fokus på følgende punkter: 1. Pedagogisk oppsett presentasjon av fellesrådets nåværende ressursfordeling 2. Grunnbemanning i menighetene 3. Tilskudd FR til MR 2015 4. Fordeling trosopplæringsmidler fra staten v/bd.rådet 5. Ressursfordeling erfaringer fra andre fellesråd I drøftingsmøte mellom arbeidsgruppen og daglige lederne i Sola-menighetene A. Fellesrådets nåværende stillingsfordeling til menighetene B. «Hva er relevant fordeling av fellesrådets ressurser overfor menighetene»?! C. Fellesrådets ordning med økonomiske støtte til menighetsrådene D. Trosopplæringsmidler E. Innspill på andre forhold Forslag til VEDTAK: a. Sd b. Sd c. Sd d. s Sak 27/15: Omlegging av regnskaps og lønnsadministrasjon for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Brev 03.09.15 til Sola kommune: VEDR REGNSKAPS- OG LØNNSADMINISTRASJON FOR SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD 02.09.15 fra Sola kirkelige fellesråd: TILBUDSKONKURRANSE REGNSKAP/LØNN Brev fra rådmann Sola kommune 14.09.15 SAKSFORELEGG I avtalt kontaktmøte 20.08.15 vedr fellesrådets budsjettinnspill for 2016 og kommunens HØP 2016-19 mellom Sola kommune v/rådmann og økonomisjef og Sola kirkelige fellesråd v/leder og
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 6 kirkeverge ble det fra kommunens side anmodet om at Sola kirkelige fellesråd overtar ansvaret for regnskapsføring og lønnskjøring fom 01.01.2016 på bakgrunn av kommunens vurderinger vedr egen regnskaps og lønnsadministrasjon. Det formelle grunnlaget for gjeldende regnskaps- og lønnsadministrasjon er pkt II i gjeldende tjenesteytingsavtale mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd fra 2003. Vi oppfatter at Sola kommune i møtet 20.08. signaliserer oppsigelse av dette punktet, da med 3 måneders varsel ref avtaletekstens pkt VII - 2 Økonomiutvalget og kirkevergeadministrasjonen i Sola kirkelige fellesråd påbegynte umiddelbart arbeidet med å kartlegge og utrede saken, for å klargjøre hvilke muligheter en har for å inngå en slik avtale som må gjøres med ekstern aktør og hva den skal omfatte. I tillegg måtte det forberedes noe omlegging av interne rutiner og ordninger. Kirkevergeadministrasjonen er kjent med at storparten av landets kirkelige fellesråd får utført sin regnskaps og lønnsadministrasjon i egen kommune som tjenesteyting. Noen av landets største fellesråd har egen fagadministrasjon på disse feltene. Enkelte større fellesrådsadministrasjoner utfører vertstjenester for mindre nabo-fellesråd. Sola kirkelige fellesråd vurderer det imidlertid slik det er for lite og sårbart til å etablere og inneha denne type kompetanse selv. Det er så langt adminsitrasjonen kjenner til få aktører i markedet som håndterer KOSTRA-regnskaper. Vi vet at f.eks. KNIF Regnskap er en kompetent aktør med gode kundereferanser innen kirkelig sektor. Det pågår for tiden en stor prosess i kommune-norge som forbereder og avklarer mulige kommunesammenslåinger. Mye av dette skal være avklart i løpet av 2016. I den grad Sola kommune blir slått sammen med andre kommuner, vil også Sola kirkelige fellesråd bli lagt ned og inngå i et større kirkelig fellesråd som vil følge grensene for en ny større kommune. Dette inkluderer ny organisering som også omfatter regnskap og lønn. Ingen er p.t. kjent med hvilken størrelse en evt ny kommune / fellesråd vil få. Hvis den politiske prosessen videre får den framdrift som signalisert ligger nye kommuneetableringer 2-3 år fram i tid. I møtet 20.08. ble det antydet at Sola kommune bruker ca 0,9 årsverk til regnskaps- og lønnsadministrasjon overfor fellesrådet. Basert på det ble det antydet at en vil kunne yte ca. kr 500 000 i økt rammebevilgning som dekning av økte kostnader til dette. Når Sola kirkelige fellesråd i september har gått ut og innhentet pristilbud på regnskaps og lønnstjenester ville det være det behov for en snarlig avklaring på størrelsen på økt tilskuddsbeløp. Det ville være ukorrekt for Sola kirkelige fellesråd å motsette seg kommunens anmodning om å overta regnskaps og lønnsadministrasjonen. Kirkevergeadministrasjonen gikk umiddelbart i gang med å utrede saken med tanke på igangsetting fra 01.01.2016. Foreløpig plan har vært at avtroppende ass.kirkeverge engasjeres på timebasis utover høsten for å forberede og sammen med ny ass.kirkeverge etablere nye eksterne regnskaps og lønnstjenester. Sendt forespørsel til 6 eksterne aktører. 1 aktør har i tillegg hørt om dette og spurte om å få levere pristilbud. Det er mottatt i alt 4 pristilbud som varierer
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 7 På bakgrunn av rådmannens brev av 14.09015 setter kirkevergeadministrasjonen denne saken på vent til 2016, men finner det relevant å informere avtroppende fellesråd om saken. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd tar saken til orientering. Sak 28/15: Endelig fastsettelse: Vedtekter for gravplassene i Sola kommune SAKSDOKUMENTER: SAKSFORELEGG Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd Sak 29/15: Evaluering og tilbakeblikk på fellesrådets arbeid 2011-2015 SAKSFORELEGG Avtroppende fellesråd har hatt en ordinær funksjonstid på 4 år. Avtroppende fellesråd fratrer 30.11.2015 og nytt fellesråd trer formelt i funksjon 01.12.2019, med funksjonstid fram til 30.11.2019. Kirkelig fellesråds hovedoppgaver er ihht. kirkeloven som følger: 1. Sørger for rammebetingelser for menighetene 2. Styrer planprosesser 3. Ivaretar arbeidsgiveransvaret 4. Forvalter kirker og kirkegårder Det er videre en annen hovedoppgave for kirkelig fellesråd å utvikle og forvalte gode relasjoner og gode rutiner i forhold til egen kommune, som har det finansielle ansvaret for den lokale kirke. God økonomiforvaltning henger tett sammen med dette, og fellesrådet har en viktig oppgave å forvalte de samlede ressursene på en forsvarlig og rettferdig måte i forhold til menighetene. Dette gjelder selvsagt også de ressursene som tilsatte medarbeidere representerer.
Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 8 Det er verdifullt for fellesrådets administrasjon og nytt fellesråd å lytte til avtroppende fellesråds evaluering og tilbakeblikk på styreperioden som nå avsluttes. Det er viktig å forvalte videre historikk og vurderinger i ulike saker på en tjenlig måte. Fellesrådets medlemmer inviteres med dette til å gi innspill, kommentarer og evaluerende vurderinger av fellesrådets arbeid de siste 4 årene. Forslag til VEDTAK: Fellesrådet og kirkevergeadministrasjonen tar innspill og kommentarer til orientering. Sak 30/15: Eventuelt Vel møtt! Sola, 07.10.2015 Christian Lie (sign.) Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge
Sola kirkelige fellesråd Kirkevergen Til den det måtte angå Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato: 15/00005-001 tja 131 Sola 02.09.2015 TILBUDSKONKURRANSE REGNSKAP/LØNN Sola kirkelige fellesråd innbyr med dette tilbydere til en tilbudskonkurranse for regnskapstjenester og lønnskjøring. Behov Sola kirkelige fellesråd skal inngå avtale om regnskapsføring for fellesrådet, fire menigheter og en menighetsbarnehage. Alle regnskap føres etter kommunale regnskapsprinsipper, kontering/attestasjon og anvisning, budsjettering, avdeling- og prosjekt-regnskap, mva-oppgjør, KOSTRA-rapportering og annen offentlig rapportering og statistikk. Ønsket igangsetting 1/1-2016. Kvalifikasjonskrav Det må dokumenteres at ansvarlig regnskapsfører har kompetanse/erfaring fra denne type regnskapsføring. Jfr KA, kirkelig arbeidsgiver- interesseorganisasjon: Økonomistyring Regnskapet må være digitalisert og web-basert. Alle bilag skannes og gjøres tilgjengelig gjennom regnskapssystemet. Digital bankavstemming og nettbank (kun for regnskapsfører) Egenproduserte rapporter ved behov; tilgjengelig rapportgenerator Lønnssystem tilpasset KA sitt tariffområde, hoved-/mellom-oppgjør pr 1/5 Skatteattest og referanser må vedlegges. Regnskap tilgjengelig 10. i påfølgende måned. Tildelingskriterier Ved utvelgelse vil det bli lagt vekt på pris (20%), programvare/brukervennlighet (40%) og erfaring/kompetanse (40%). Omfang/kapasiteter Sola kirkelige fellesråd (FR) 1500 bilag pr år 1000 utgående fakturaer fordelt på FR + 4 menigheter Mva-kompensasjon, -oppgjør Årsoppgjør 30 fast ansatte (inkl ansatte i menighet), lønnskjøring 12. i hver mnd Ca 100 lønns-/-trekkoppgaver 10 brukere Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 4050 SOLA www.sola.kirken.no 976 993 691
Sola kirkelige fellesråd Kirkevergen Tananger menighetsbarnehage (kjøres pt i felles regnskap ex. lønn) 300 bilag pr år Mva-oppgjør 1000 fakturaer pr år 30 fast ansatt 75 lønns-/-trekkoppgaver 2 brukere Pris Pristilbudet må inneholde: Oppstartskostnader, inkl nødvendig opplæring Estimert årskostnad inkl årsoppgjør Timepris for bistand utover «normalen» Årlige lisenskostnader Informasjon om sikkerhet/backup Adekvat informasjon om årsoppgjør for revisjonen. Ytterligere opplysninger kan gis av kirkeverge Trygve Torgersen tlf 415 66868 eller undertegnede. Innleveringsfrist er fredag 11. september 2015 kl 12.00. Tilbudet sendes pr epost til post@sola.kirken.no. Vennlig hilsen Tore J Aas Ass. kirkeverge Telefon 908 41153 Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: 51 75 53 70 post@sola.kirken.no 3206.21.94889 4050 SOLA www.sola.kirken.no 976 993 691
Drøftingsmøte 24.09.15 kl. 1500 1630 Deltakere: Daglige lederne og ressursutvalget i Sola kirkelige fellesråd Randi Tveit, Siri Lindtveit, Johan Jensen, Linn Elisabeth Aase, Edvard Aarsland, Christian Lie, Trygve Torgersen, Kai Rune Byberg (hvis tid/anledning. 1. Viktige drøftingstema A. Fellesrådets nåværende stillingsfordeling til menighetene (vedlagt stillingsfordeling pr mars 2015) B. «Hva er relevant fordeling av fellesrådets ressurser overfor menighetene»?! - Hvilken menighet skal få ny stilling når/hvis fellesrådet får økt rammetildeling fra Sola kommune (jfr. fellesrådets årlige budsjettinnspill til kommunen) - Eventuell omfordeling / omprioritering av stilling / stillingstype når det oppstår vakanse i fellesrådets stillinger - Er det mulig å flytte en eksisterende stilling fra en menighet til en annen? Innspill, synspunkter og kommentarer C. Fellesrådets ordning med økonomiske støtte til menighetsrådene Jfr. vedtak 27.01.15 i FR-sak 06/15 Fellesrådet har fastsatt en midlertid støtteordning for 2015, med halvering av 2014 tilskuddsbeløp. Innspill, synspunkter og kommentarer D. Trosopplæringsmidler Se vedlagt dokument fra Ås kirkelige fellesråd - er nåværende fordeling av trosopplæringsmidlene ufravikelig? - Kan menighetene samarbeide om større / fulle stillinger? - Avsetning til framtidige pensjonsforpliktelser for ansatte i trosopplæring Innspill, synspunkter og kommentarer E. Innspill på andre forhold 1
Drøftingsmøte 24.09.15 kl. 1500 1630 Deltakere: Daglige lederne og ressursutvalget i Sola kirkelige fellesråd Randi Tveit, Siri Lindtveit, Johan Jensen, Linn Elisabeth Aase, Edvard Aarsland, Christian Lie, Trygve Torgersen, Kai Rune Byberg (hvis tid/anledning. 1. Viktige drøftingstema A. Fellesrådets nåværende stillingsfordeling til menighetene (vedlagt stillingsfordeling pr mars 2015) B. «Hva er relevant fordeling av fellesrådets ressurser overfor menighetene»?! - Hvilken menighet skal få ny stilling når/hvis fellesrådet får økt rammetildeling fra Sola kommune (jfr. fellesrådets årlige budsjettinnspill til kommunen) - Eventuell omfordeling / omprioritering av stilling / stillingstype når det oppstår vakanse i fellesrådets stillinger - Er det mulig å flytte en eksisterende stilling fra en menighet til en annen? Innspill, synspunkter og kommentarer C. Fellesrådets ordning med økonomiske støtte til menighetsrådene Jfr. vedtak 27.01.15 i FR-sak 06/15 Fellesrådet har fastsatt en midlertid støtteordning for 2015, med halvering av 2014 tilskuddsbeløp. Innspill, synspunkter og kommentarer D. Trosopplæringsmidler Se vedlagt dokument fra Ås kirkelige fellesråd - er nåværende fordeling av trosopplæringsmidlene ufravikelig? - Kan menighetene samarbeide om større / fulle stillinger? - Avsetning til framtidige pensjonsforpliktelser for ansatte i trosopplæring Innspill, synspunkter og kommentarer E. Innspill på andre forhold 1
Sola kommune Kultur Høringsinstanser Vår dato Vår ref Arkivkode 04.09.2015 Saksnr.: 15/2546-3 REG 6006 Saksbehandler Deres ref. Morten E. Hansen HØRING PÅ FORSLAG TIL PLANPROGRAM PLAN 6006 KOMMUNEDELPLAN FOR KULTURMINNER SOLA KOMMUNE Utvalg for kultur, samfunnsutvikling og miljø vedtok i sitt møte tirsdag 1. september å sende forslaget til planprogram for plan 6006 Kommunedelplan for kulturminner Sola kommune 2016 2026 ut på høring. Høringsfrist er 22. oktober. Høringssvar sendes til epost@sola.kommune.no og merkes med 15/2546 Kulturminneplan. For å få utarbeidet en best mulig kulturminneplan for Sola er det særdeles viktig med et godt samarbeid med personer og lag i kommunen med særskilt interesse for og kunnskap om kulturminnene i kommunen. Jeg håper derfor at dere vil bidra aktivt til å forme kulturminneplanen og innholdet i denne og ser frem til en tett dialog og samarbeid om dette viktige arbeidet i tiden som kommer. Med hilsen Morten E. Hansen kultursjef Sola kommune Vedlegg: Forslag til planprogram Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb. 99, 4097 SOLA 51 65 33 00 epost@sola.kommune.no 948243113
Til: Sigve Martin Mæland Emne: SV: Vedr planlagt møte i Sola kirkelige fellesråd ONSDAG 26.august 2015 kl. 19.00: Utsettes til 14.oktober 2015 Hei Sigve, Jeg har notert det; så melder du eventuelt forfall når innkallingen kommer. Fra: Sigve Martin Mæland [mailto:sigvemm@online.no] Sendt: 20. august 2015 21:56 Til: Trygve Torgersen Kopi: christianlie@hotmail.com Emne: RE: Vedr planlagt møte i Sola kirkelige fellesråd ONSDAG 26.august 2015 kl. 19.00: Utsettes til 14.oktober 2015 Takk, det er ingen vits å ha møte utan saker. :-) To blir eitt. Det er innflytting i første fase i Great Yarmouth 12/10, og eg må bli til 13/10 for å sjå at alt fungerer som det skal. Viss det IKKje gjer det, KAN det hende at eg ikkje når møtet. Me får sjå. Sigve From: Trygve Torgersen [mailto:trygve.torgersen@sola.kirken.no] Sent: 19. august 2015 14:16 To: 'Bjørn Magne Espeset (bmespeset@gmail.com)'; Christian Lie (christianlie@hotmail.com); 'Edvard Aarsland'; 'Janne Stangeland Rege'; 'Marianne Hovland (mariannehovland@hotmail.com)'; 'Ole Bernhard Eriksen'; 'eskedal.sindre@gmail.com'; 'Nelly Margrethe Hveding'; Tore J. Aas; 'Sigve Martin Mæland'; 'Henning Kristiansen' Cc: 'Kjetil Aano'; Just Salvesen; Berit Espeset; Haakon Kessel; Randi Lundberg Tveit; Johan Jensen; Siri Bloch Lindtveit; 'Anne Abrahamsen'; 'Janne-May Sørensen'; 'Jess Milter'; Linn Elisabeth Aase; 'Kristin Byberg'; 'Turid Tjora' Subject: Vedr planlagt møte i Sola kirkelige fellesråd ONSDAG 26.august 2015 kl. 19.00: Utsettes til 14.oktober 2015 Til medlemmer og varamedlemmer i Sola kirkelige fellesråd Varamedlemmer: Til orientering Daglige ledere og sokneprester: Til orientering Prosten i Tungenes: Til orientering Sola kirkelige fellesråd har i sin møteplan sitt neste møte onsdag 26.august 2015 kl. 19.00. Det er svært få saker til behandling til neste møte. Leder i fellesrådet og kirkevergen har derfor besluttet at planlagte møter 26/8 og 11/11 slåes sammen. Neste møte i Sola kirkelige fellesråd fastsettes til onsdag 14.oktober kl. 19.00. Dette møtet blir det siste ordinære møte i inneværende valgperiode. Etter Kirkevalget 14.september skal nytt kirkelig fellesråd være konstituert innen 31.november 2015. file:///c /...ola%20kirkelige%20fellesråd%20onsdag%2026.august%202015%20kl.%2019.00%20utsettes%20til%2014.oktober%202015.txt[02.10.2015 10:16:51]
Med vennlig hilsen Trygve Torgersen kirkeverge Sola kirkelige fellesråd Tlf. 51755375 E-post: trygve.torgersen@sola.kirken.no Pb. 82, 4097 SOLA file:///c /...ola%20kirkelige%20fellesråd%20onsdag%2026.august%202015%20kl.%2019.00%20utsettes%20til%2014.oktober%202015.txt[02.10.2015 10:16:51]
DEN NORSKE KIRKE Stavanger biskop Sola kirkelige fellesråd Postboks 82 4097 SOLA Dato: 11.09.2015 Vår ref: 15/4163-2 RAH (15/33457) Deres ref: Svar på søknad om godkjenning: Montering av lyse trappeforkanter i koret, Tananger kirke Vi viser til brev av 30.07.2015 med søknad om godkjenning av montering av lyse trappeforkanter i koret i Tananger kirke. I lov av 7.juni 1996 nr. 31 om Den norske kirke, fjerde ledd andre punktum, heter det at: Anskaffelse og avhendelse av kirkens inventar og utstyr skal godkjennes av biskopen. Saken har vært forelagt Kirkerådets kirkebyggkonsulent. Stavanger biskop godkjenner planene til montering av lyse trappeforkanter i koret i Tananger kirke, slik det fremgår av vedlegg til søknad. Det forutsettes at bredden på de nye trappeforkantene følger fugene som i dag. Vedtaket er gjort med hjemmel i kirkelovens 18 fjerde ledd. Med vennlig hilsen Jorunn Kraft Vistnes, e.f. stiftsdirektør Ragnhild Halle kulturrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Stavanger bispedømmeråd E-post: stavanger.biskop@kirken.no Telefon: 51846270 Saksbehandler Lagårdsveien 44 Web: www.kirken.no/stavanger Telefaks: 51846271 Ragnhild Halle 4010 STAVANGER Org. nr.: 974 763 222 Bankkontonr: 7694 05 00709
2
Mottakere: Ove Morten Berge Prosten i Tungenes Postboks 19 4096 RANDABERG Sola kirkelige fellesråd Postboks 82 4097 SOLA Tananger menighetsråd Postboks 120 4056 TANANGER 3
SÆRUTSKRIFT FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR-sak 33/2011) TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 43/2001: Evaluering av stillingene i Sola kirkelig fellesråd FR-sak 72/2002: Organisasjonsutvalgets rapport forslag til organisering FR-sak 60/2004: Fordeling av ressurser / stillinger til menighetene FR-sak 08/2007: stillingsfordeling i menighetene med henv. til FR-sak 36/2004 Årsmelding 2003 FR-sak 14/2007: Stillingsfordeling i menighetene jfr. FR-sak 08/2007 FR-sak 38/2009: Forslag til organisering av fellesrådets administrative tjenester kirkelig servicetorg (pkt. e). FR-sak 33/2011 Ressurs- og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd foreløpig drøftning SAKSDOKUMENTER Saksforelegg FR-sak 33/2011 Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd foreløpig drøfting Ansatte og stillingsprosent Sola kirkelige fellesråd pr. oktober 2013 Nøkkeltall Sola kirkelige fellesråd 2012 Solakirkene i tall 2012 SAKSFORELEGG a. Sakens historikk Sola kirkelige fellesråd har hatt stillings og ressursfordelingen til vurdering og drøfting ved gjentagne anledninger, jfr. oversikten over tidligere behandlinger fra 2001 og framover. Rådet har ved flere anledninger ønsket å se på gjeldende stillingsfordeling i forhold til ulike behov og situasjoner i menighetene Forrige råd drøftet saken i sitt siste møte 31.08.2011 og gjorde følgende vedtak: 33/2011: Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd foreløpig drøfting VEDTAK: a. Fellesrådet tar sine drøftinger og synspunkter med i sitt videre arbeid med saken. b. Fellesrådet ber administrasjonen følge opp evaluering av servicetorget ihht. FR-sak 38/2009 pkt. d-e og vurdere dette i sammenheng med prosessen vedr. ressurs og stillingsfordeling Vedtaket viser til FR-sak 38/2009, som fastsatte ny ordning med felles, kirkelige servicetorg i Sola: 38/2009: Forslag til ny organisering av fellesrådets administrative tjenester kirkelig servicetorg VEDTAK: a) Sola kirkelig fellesråd går inn for å etablere sentralt, kirkelig servicetorg innen 1.kvartal 2010. b) Ny leder i kirkelige fellesråd, kirkevergen, Heidi Warren, Sidsel Holmsen og Christian Lie samt ansattes representant fra en av de 3 andre menighetene oppnevnes til 1
SÆRUTSKRIFT arbeidsgruppe som arbeider fram endelig modell for samt rammer og ansvarsområde for kirkelig servicetorg i Sola. Arbeidsgruppen gis fullmakt til å supplere med evt. andre ressurspersoner i arbeidet. c) Arbeidsgruppen avgir innstilling til fellesrådet innen februar 2010. d) Ny ordning med kirkelig servicetorg evalueres innen utgangen av 2011. e) I forbindelse med evaluering av kirkelig servicetorg ber fellesrådet om at også grensesnittet i forhold til tidligere vedtatt fordelingsnøkkel av stillingsressurser blir vurdert. Kirkevergen peker på og understreker betraktningene i saksforelegget til FR-sak 33/2011 som forrige fellesråd behandlet like før fullført valgperiode og som beskrev i noen grad nåsituasjonen samt reflekterte noe omkring personalressursfordelingen i fellesrådets område. Det gjengis kun noen få utdrag fra dette. Oppfølgingen av denne saken er på flere måter på overtid, og administrasjonen har ikke klart å følge dette opp på en tilfredsstillende måte. Det er derfor viktig at nåværende fellesråd settes godt inn i saken for å kunne gjøre ønskelige og nødvendige vedtak i forhold til framtidig fordeling av tilgjengelige ressurser, og de følgende punktene redegjør for noe historikk samt relevante og viktige forhold i Sola kirkelige fellesråd. b. Fellesrådets ansvar og oppgaver Kirkelig fellesråd har ihht. kirkelovens 14 klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Følgende avsnitt gjengis fra forrige saksforelegg (2011): Fellesrådets oppgaver ihht. Kirkeloven er primært bygging, drift og vedlikehold av kirkebyggene, anlegg, drift og forvaltning av kirkegårdene, opprettelse, forvaltning og evt. nedleggelse av stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett, anskaffelse og drift av menighets og prestekontor. Videre skal fellesrådet anskaffe lokaler og utstyr til konfirmantopplæring (jfr. 14). Det er innenfor disse ansvarsområdene fellesrådets økonomiske midler skal fordeles. Det er innenfor disse rammene og oppgavene fellesrådet etter beste evne skal fordele og forvalte tilgjengelige økonomiske rammer samt tilsatte medarbeidere. De årlige personalrelaterte utgiftene omfatter jevnt opp mot 80 % av det totale driftsbudsjettet, som er et forvaltningsbudsjett. Fellesrådet prioriterer med dette en svært stor del til stillinger i menighetene. Det er imidlertid en god del år siden fellesrådet har fått varig økt det årlige rammetilskuddet fra Sola kommune for å kunne øke antall stillinger til strategisk, utadrettet arbeid i menighetene. c. Opprettelse av Solakirkenes servicetorg Rådet vedtok i 2009 etablering av kirkelig servicetorg, som kom i drift fra mai 2010. Bakgrunnen for dette var i stor grad preget av det arbeidet som Komité for Ressurs, struktur og tjenester på oppdrag fra Sola kirkelige fellesråd la fram i mai 2007, med følgende mandat: FR-sak 37/2006: RESSURS, STRUKTUR OG TJENESTER VEDTAK: Fellesrådet oppnevner en komité som skal arbeide med disse sakene: - Foreslå forbedringer av administrative ordninger og rutiner for menighetene i Sola innenfor de budsjettrammer fellesrådet har. - Gi en oversikt over det som har kommet av utredninger til Sola kirkelige fellesråd de senere årene på 2
SÆRUTSKRIFT dette saksfeltet. - Gi en presentasjon av vår organisasjon og der en peker på sterke og svake sider slik den fungerer i dag. - Det er kjent at flere fellesråd rundt om i landet har innført nye administrative ordninger og Sola kirkelige fellesråd ønsker mer informasjon om disse og hvilke fordeler og ulemper de nye ordninger har medført. - Forslagene fra komiteen skal ivareta de ansattes behov for trygghet og godt arbeidsmiljø på en god måte. Evaluering av servicetorget legges fram i FR-sak 41/2013. d. Fordeling av personalressursene i fellesrådets område Det vises til vedlagt oversikt Ansatte og stillingsprosent Sola kirkelige fellesråd pr. oktober 2013. Ifm etableringen av Solakirkenes servicetorg pekte fellesrådet på nødvendigheten av også å se på fordelingen av eksisterende stillinger som dekkes over eget budsjett til de 4 menighetene. Det er i fellesrådets område 4 menigheter med respektive staber, slik det har vært i svært mange år. Menighetene har stor nytte av stillingene som er lagt til deres tjenester og aktiviteter. Når det ifm fellesrådets årlige budsjettprosess og ved andre anledninger kommer fram behov og ønsker om flere stillinger, grunner dette seg omtrent alltid i ønske om og behov for å øke aktiviteter og tilbud til lokalbefolkningen i menighetene. Dagens personalsituasjon i fellesrådet er fordelt med følgende finansiering: Fellesrådet Diakon/kateket (staten) Trosopplæring (staten) Menighetene Totalt 13,35 årsverk 1,00 årsverk 2,55 årsverk 4,15 årsverk (inkl. korttidsbarnehager) 21,05 årsverk. Sokneprestene i menighetene (4 årsverk) er statsfinansiert via Stavanger bispedømme og hører derfor ikke med i fellesrådets finansieringsoversikt. Menighetenes egenfinansierte stillinger er som følger: Sola Tananger Sørnes Ræge Totalt 0,90 årsverk (+ 0,45 årsverk korttidsbarnehage) 0,70 årsverk 0,80 årsverk (+ 0,60 årsverk korttidsbarnehage) 0,70 årsverk 3,10 årsverk Flere av disse stillingsenhetene bygger på / er utvidelse av fellesrådsfinansierte stillinger. 3
SÆRUTSKRIFT e. Trosopplæringsreform nye varige stillinger Når fellesrådet ser på ressursfordelingen, er det relevant å peke på de nye og friske økonomiske ressursene menighetene er tilført for vel 2 år siden, og som har i betydelig grad styrket de 4 menighetene i forhold til strategisk innsats blant barn og unge. Menighetene fikk fra og med 2011 tilført betydelig friske statlige midler ifm igangsetting av trosopplæringsreformen i den norske kirke, der Tungenes prosti kom inn på opptrappingsplanen. Tilskuddet for 2013 er totalt på kr. 1 485 000, tildelt etter faste kriterier og fordeling som ble avtalt for hver menighet i gjennomføringsfasen. Det er i menighetene tilsatt følgende stillinger, fullt og helt finansiert av trosopplæringsmidlene: Sola Tananger Sørnes Ræge Totalt 1,00 årsverk (+ 0,2 egenfinansiert) 0,60 årsverk 0,50 årsverk 0,45 årsverk 2,55 årsverk Dette er nye stillinger som ikke eksisterte innen menighetene / fellesrådet før 2011 og som har styrket menighetenes trosopplæringskapasitet betydelig. Trosopplæringstilskuddet er fra statens side faste og varige, og menighetene / fellesrådet skal planlegge med dette med en lang tidshorisont. Det er imidlertid nødvendig å være klar over at de årlige statlige tilskuddene til trosopplæringsarbeid i menighetene etter alt å dømme ikke vil holde tritt med lønns og prisutviklingen generelt i samfunnet. Konsekvensen av det er at stillingsstørrelsene over tid vil kunne bli noe redusert, hvis ikke menighetene selv kompenserer for dette med egne midler. Med flere deltidsstillinger i trosopplæringsarbeidet blir det en viss gjennomtrekk i stillingene, og menighetene bør derfor vurdere å samarbeide om færre og fortrinnsvis hele stillingsstørrelser. f. Andre statlig finansierte stillinger Fellesrådet mottar som fast ordning i prinsippet 50 % stillingsstøtte til 2 stillinger, nemlig diakonstillingen (Sola/alle menighetene) og kateketstillingen (Tananger). Det er fellesrådet som i sin tid har plassert disse stillingene i disse stabene. g. Behov for grunnbemanning i kirkene I arbeidet med vurdering av fordeling av tilgjengelige ressurser overfor menighetene vil kirkevergen påpeke og hevde viktigheten av at hver menighet har en grunnbemanning til å betjene biskopens forordnede tjenester (gudstjenester, vielser, begravelser). Det er verdifullt at fellesrådet i en årrekke har prioritert midler til at alle menighetene har en daglig leder i 100 % stilling. Det er én av suksessfaktorene for at Sola-menighetene er veldrevne, synlige og aktive i lokalmiljøene. De forordnede tjenestene som er grunnfunksjonene / tilbudene i menighetene binder samtidig en stor del av for eksempel kantor-ressursene. De administrative stillingene bruker mye av tiden for planlegging og tilrettelegging av de faste, kirkelige tjenestene. 4
SÆRUTSKRIFT En tenkt grunnbemanning i menighetene med daglig leder, kantor og kirketjenerressurs ut fra dagens bemanning vil totalt legge beslag på 6,25 årsverk, dvs. nær 50 % av dagens fellesrådsfinansierte stillinger. Det er videre viktig at fellesrådet er oppmerksomt på at en god del av stillingene i menighetene har en historikk, og i en del av disse forholdene vil det være en finslipt erfaring og tilrettelegging som ligger bak stillingen, stillingsstørrelse, prioriterte arbeidsoppgaver m.v. h. Aktivitetsnivå og ulike variasjoner i menighetene En del av bakgrunnen for at fellesrådet ønsker en vurdering av ressursbruk og - fordeling av tilgjengelige stillingsressurser er at de respektive menighetene har variasjoner i forhold til kirkelige tjenester, total befolkning, medlemmer i den norske kirke mv. Det et utarbeidet et tallmessig utgangspunkt som synliggjør en del av disse variasjonene i vedlagt dokument Nøkkeltall Sola kirkelige fellesråd 2012. Dette dokumentet bør videreutvikles på en slik måte at det i så relevant grad som mulig speiler den virkelige situasjonen og arbeidet i den respektive menighet, samt ivaretar dette over en viss tidsperiode, for eksempel de 10 siste år. Det er foreløpig ikke lagt inn. Denne tallmodellen gir en nyttig hjelp til å måle det en kan kalle kirkelige behov ut fra to parametre: Grunnbemanning/minimumsbehov som er nødvendig for å drive en (liten) menighet Volum som synliggjør antall innbyggere, alle typer kirkelige tjenester (gudstjenester, vielser, begravelser, dåp osv. osv.) Eksempelvis vil en faktor som standard og tilgjengelighet kirkebygg vil være relevant i en totaloppstilling som skal gi et bilde av de ulike menighetene. 3 av kirkene våre er av ny og relativt ny dato med tilrettelagte lokaliteter for alle typer kirkelig arbeid og aktivitet Vektingen av de ulike faktorer, aktiviteter og tilbud vil til en viss grad alltid være subjektiv, og vil i betydelig grad påvirke det totale resultatet. En kan peke på et par eksempler i så måte: Eksempelvis vil Sola trolig ha altfor lite ressurser i forhold til befolkningsgrunnlaget, men sikkert greit med ressurser i forhold til hvor mange som i snitt stiller på gudstjeneste. Ræge har gjerne grei bemanning i forhold til innbyggere / medlemmer, men lavt i forhold til hvor mye innbyggerene bruker menigheten. Det er viktig å finjustere denne type tallmodell slik at den blir en relevant veiledning til å fordele de ressursene man har tilgjengelig. Det er videre viktig å sikre at man ikke låser seg til modellen, men at alle forhold og behov vurderes i lys av det totale bildet for menighetene og fellesrådet I Sola. Det tilgjengelige kirkelige statistikkmateriale gir ikke tall for total befolkning innenfor respektive menighetsgrenser. De offentlige skolekrets-grensene samsvarer heller ikke i alle tilfeller med de samme menighetsgrensene. 5
SÆRUTSKRIFT Framlagt talloversikt gir et helt foreløpig bilde av visse forskjeller mellom menighetene i Sola, der Sola menighet får en størst andel av totalpoeng ut fra innlagte data, vekting og 50/50-andel variable og faste poeng. I arbeidet videre vil det være relevant å se på dette sammen med nåværende fordeling av stillingsressurser. i. Usikre eksterne faktorer som kan / vil påvirke nåværende økonomiske disposisjoner de nærmeste 5-10 år. Følgende mulige endringer som i stor grad vil påvirke eksisterende bemanning (årsverk) i menighetene og fellesrådet: - Det er nå et tydeligere politisk press på nåværende kommunestruktur der en framtidig justering av nåværende kommunegrenser kan forventes. Nåværende kirkelov vil føre til at eksisterende kirkelige fellesråd automatisk vil følge med inn i en ny, større kommune og bli en del av et stort kirkelig fellesråd. Det er umulig å si på det nåværende tidspunkt om dette kan få konsekvenser for så store kommuner og kirkelige fellesråd som i Sola. Mulig tidsperspektiv kan være 6-10 år på nasjonalt plan. - Arbeidet med utmeislingen av ny kirkeordning og ny organisasjonsform arbeider langsomt framover i de sentralkirkelige organer. Framtidig finanseringsform er ikke utredet. Betydelig endring kan medføre endring på nåværende kirkelov som regulerer den kommunale rammetilskuddsordningen. Et mulig tidsperspektiv for endring kan være 7-15 år. - Eventuelt redusert rammetilskudd fra kommunen vil i sterk grad påvirke antall årsverk i fellesrådet - Eventuell økning av rammetilskudd fra kommunen vil gi mulighet til å øke bemanningen i menighetene j. Mulige tiltak Når fellesrådet i dette arbeidet skal se på mulige konsekvenser ut fra tallmateriale og overordnede vurderinger kan det pekes på ulike mulige tiltak for å realisere dets vedtak i forhold til personalressursfordelingen: - Flytte på eksisterende stillingsressurser fra en menighet til en annen - Flytte på stillingshjemler fra én menighet til en annen ifm vakanser - Øke eksisterende stillingshjemler ifm økt rammetilskudd - Vurdere daglig leder ansvar for 2 menigheter ifm vakanser - Omgjøre stillingsinnhold i administrative stillinger pga. effektivisering til strategisk / utøvende arbeid i menighetene På dette stadiet i denne saken er det ikke relevant å drøfte tjenlighet og ulemper av mulige tiltak. Kirkevergen tror det generelt vil være veldig uheldig å splitte opp eksisterende stillinger i én menighet til flere menigheter for å oppnå en mer rettferdig stillingsfordeling mellom menighetene. 6
SÆRUTSKRIFT Fra saksforelegg til FR-sak 33/2011 gjengis: Fellesrådets tilsatte medarbeidere er i prinsippet tilsatte i hele fellesrådets område, og plassert på respektive arbeidssteder. Fellesrådet som arbeidsgiver har mulighet med sin styringsrett å omdisponere og flytte sine personalressurser. Eventuelle vedtak i fellesrådet som bærer i seg forslag om varige endringer i arbeidssted og innsatsområde skal overfor de ansatte behandles ihht. til bestemmelsene i Hovedavtalen om samarbeid og medbestemmelse når slike saker kommer til realitetsbehandling. k. Foreløpig konklusjon og videre arbeid Kirkevergen ser behovet for at det arbeides målrettet og systematisk videre med saken, og foreslår overfor fellesrådet at det nedsettes en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til fellesrådet. Forslag til VEDTAK: VEDTAK: På bakgrunn av saksforelegget og fellesrådets debatt og innspill i saken ber rådet om at Christian Lie og Edvard Aarsland sammen med kirkevergeadministrasjonen utgjøre en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til FR-sak 43/2013 Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd a. På bakgrunn av saksforelegget og fellesrådets debatt og innspill i saken ber rådet om at Christian Lie og Edvard Aarsland sammen med kirkevergeadministrasjonen utgjøre en arbeidsgruppe som i løpet av 2014 legger fram oppfølgingssak til FRsak 43/2013 Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd b. Fellesrådet ber om at daglige ledere med deres kompetanse og erfaring involveres i arbeidsgruppens arbeid. - - - - - - - - - Sak 06/2015: Forslag til driftsbudsjett 2015 for Sola kirkelige fellesråd TIDLIGERE BEHANDLING - 21/2014: Budsjettprosess 2015 innspill til Sola kommune - 40/2014: Oppfølging av FR-sak 42/2013 vedr ressurs- og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Brev 23.01.2015 fra Sola kommune vedr. Vedtatt budsjett 2015 mottatt 26.01.2015 Forslag til driftsbudsjett 2015 Sola kirkelige fellesråd (talldel): Budsjettskriv 13.06.2014 til Sola kommune Totalbudsjett Spesifisert personalbudsjett 7
SÆRUTSKRIFT Spesifisert vedlikehold SAKSFORELEGG A. Innledning Sola kirkelige fellesråd prioriterer en forutsigbar og ansvarlig økonomiforvaltning for sin virksomhet. Fellesrådets lønnsforpliktelser som arbeidsgiver legger beslag på om lag 75 % av driftsbudsjettet i 2015. Stillingene er knyttet til faste og prioriterte oppgaver knyttet til biskopens forordnede gudstjenester i de 4 menighetene i Sola, kirkelige handlinger ellers (dåp, vielser, begravelser), samt opplærings og undervisningsarbeid (konfirmantarbeid, barne - og ungdomsarbeid). Stillingene som fellesrådet stiller til disposisjon for menighetene skal primært brukes til disse pålagte oppgavene og stilles til disposisjon for å kunne iverksette menighetsrådenes strategi og vedtak. Trosopplæringsmidler tildeles menighetene fra staten via Stavanger bispedømme og regnskapsføres i egne avdelinger. Budsjettet for disse midlene legges fram til behandling og godkjenning i fellesrådet 18.03.2015 etter innspill fra respektive menighetsråd. Fellesrådet mottar klare signaler fra kommunen om at den vanskelig kan finne mulighet til varig økt rammetilskudd for nye stillinger, og peker på at Sola kirkelige fellesråd må påregne samme økonomiske rammebetingelser og begrensninger som kommunens egne avdelinger og virksomheter. Forslag til driftsbudsjett 2015 er i balanse, men med mindre bruk av fondsmidler enn for 2014 - budsjettet. Budsjettarbeidet utfordres av at budsjettet fastsettes før regnskapsresultatet for 2014 er klart. En innser videre at det reelle økonomiske handlingsrommet ikke gir mulighet til nye tiltak, stillinger og aktivitet. Menighetenes og fellesrådets primære oppgaver skal ha høyest prioritert. Menighetene må påregne at eventuelle nye stillinger må finansieres av menighetene selv. Nye tiltak og aktiviteter kan igangsettes i den grad eksisterende ressurser omprioriteres. Kirkevergeadministrasjonen ser at økt aktivitetsnivå de siste årene i menighetene knyttet til trosopplæring genererer noe økt forbruk, uten at fellesrådet så langt har holdt igjen noen andel av tildelte trosopplæringsmidler. B. Rammetilskudd 2015 fra Sola kommune Kommunens økonomiavdeling har fom 2014 tatt i bruk ny modell for beregning av rammetilskuddet til Sola kirkelige fellesråd. Budsjettskriv mottatt 26.01.2015 fra Sola kommune gir fellesrådet den endelige tilskuddsrammen som gjengis i det følgende. Utgangspunktet for budsjettrammen i 2015 er vedtatt budsjett 2014 som besto av følgende elementer: Tekst Beløp Tilskudd til Sola kirkelige fellesråd 12 934 000 Lønns- og pensjonsreserve 2014 til dekning av lønnsoppgjør 2014 samt 806 000 reguleringspremie og AFP 2014 Mva-kompensasjon Sola kirkelige fellesråd -639 000 8
SÆRUTSKRIFT Nettosum 13 101 000 Reell utbetaling av tilskudd for 2014 er på kr 13 284 486, herav kr 989 486 i beregnet tilleggsutbetaling for delårseffekt av lønnsoppgjør 2014 samt reguleringspremie 2014. Tilskudd 2015 blir dermed som følger: Tekst Beløp Videreføring av tilskudd til Sola kirkelige fellesråd 2014 12 934 000 Reparasjon lekkasje Sørnes kirke (bevilgning gjeldende kun i 2014) -710 000 Døpefont Ræge kirke (bevilgning gjelder kun 2015) 60 000 FDV-kostnader nytt seremonirom 100 000 Faktisk helårseffekt av lønnsoppgjør 2014 inn i 2015 397 000 Sum tilskudd 2015 før fradrag mva-kompensasjon 12 781 000 Mva-kompensasjon 2015 (indeksregulert) -652 000 Sum tilskudd til utbetaling i 2015 til Sola kirkelige fellesråd 12 129 000 Samlet budsjettert tilskudd til Sola kirkelige fellesråd i 2015 fra Sola kommune er kr. 12 129 000 og ble fastsatt under Sola kommunestyres budsjettbehandling 11.12.2014 under sak 076/14 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2015-2018 OG ÅRSBUDSJETT 2015. Kommunestyret har i tillegg bevilget følgende investeringsmidler for 2015: Utbedring av fondvegg Sørnes kirke, kr 1 503 000 inkludert mva. Ferdigstillelse av natursteinmur ved Tananger kirke, kr 700 000 inkl. mva. Prosjektmidler ny kirke Sola sentrum, kr 1 000 000 inkl. mva. Rammetilskuddet fra kommunen har innarbeidet årlig kompensasjon for lønns og pensjonsmerutgifter. Denne lønns- og pensjonsreserven er for 2015 estimert til kr 400.000. Ordningen med kompensasjon for tariffhjemlede lønnsjusteringer har i mange år vært en fast avtale mellom Sola kommune og fellesrådet. Det er heller ikke i Sola kommunes rammetilskudd for 2015 innarbeidet kompensasjon for generell prisstigning for driftsbudsjettet.. Dette er en del av kommunens pågående innsparingstiltak. Tilskuddet for 2015 er ellers videreført fra 2014 og innebærer ingen realvekst. C. Andre inntekter Sola kirkelige fellesråds budsjett vil for 2015 ha følgende andre inntektsposter: Statlig tilskudd (via Stavanger BDR) til diakoni og undervisning : kr 600 000 (2014-tilskudd: 598.000 kr.) Inntekter fra egenbetaling for eksterne vielser på kr 130.000 disponeres på eget fond og forvaltes ihht. fellesrådets fastsatte retningslinjer (FR-sak 11/2009). Uttak blir belastet fellesrådets regnskap og gjort opp ifm årsavslutning. 9
SÆRUTSKRIFT a. Refusjon på kr. 96 000 fra Tananger menighet, som betaling for fellestjenester i Tananger kirke knyttet til menighetens barnehage / SFO, jfr. FR-sak 05/2014. Det er ikke innført ordning med festeavgifter (graver) i Sola kommune. Ihht. gravferdslovens 21 Vedtekter og avgifter er det den lokale kommune som kan fastsette bl.a. festeavgifter på graver etter forslag fra kirkelig fellesråd. Sola kommune er en av svært få kommuner i Rogaland og ellers i landet som enda ikke har innført festeavgift. D. Lønn personalutgifter Fellesrådet har lønnsansvar for 22 medarbeidere i 14,35 årsverk fordelt på 4 menighetsstaber og kirkevergekontoret. Trosopplæringsmedarbeidere og menighetsrådsfinansierte stillinger er ikke med i disse tallene. Lønnsbeløpene i budsjettet synliggjør kjente lønnsforpliktelser pr desember 2015 etter tariffjusteringene i 2014 og inkluderer både sentrale og lokale tariffmessige oppgjør. KLP Pensjon Vi viser til vedlagt skriv 01.08.2014 fra KLP vedr Premiesatser i pensjonsordningen 2015 og gjengir følgende: Finanstilsynet har besluttet at grunnlagsrenten for ny opptjening av pensjonsrettigheter skal settes ned fra 2,5 % til 2 % fra 2015. Dette medfører økning i premien fra 2015. Fra 2015 trer imidlertid nye regler for uførepensjon i kraft. Disse fører til at en større del av ytelsene til uføre vil komme fra folketrygden i fremtiden, og dermed mindre fra tjenestepensjonsordningene. Dette bidrar til å redusere den delen av premiene som er relatert til uførepensjon fra 2015. Disse forholdene slår ut i hver sin retning, men økningen som følge av redusert grunnlagsrente er noe større enn reduksjonen som følger av nye uføreregler. Samlet sett medfører dette derfor en økning i premiesatsene i alle KLPs pensjonsordninger.. Sola kirkelige fellesråd er som KLP kunde en del av et stort forsikringsfelleskap sammen med alle andre norske kommuner og kirkelige fellesråd. Fellesrådet bruker samme satser i sin budsjettering som Sola kommune. Godtgjørelse for folkevalgte Gjeldende ordning Satsene for til møtegodtgjørelse og lederhonorar for FR s og MR s ledere, nestledere og øvrige medlemmer ble fastsatt av fellesrådet i konstituerende møte 23.11.11 under Sak 12/2012 Ordning med lederhonorar og møtegodtgjørelse for fellesrådet og menighetsrådene. Dette er en videreføring av ordningen som ble opprinnelig vedtatt i 1998. Fast ledergodtgjørelse samt møtegodtgjørelse er for 2015 budsjettert til kr 565.000. Disse kostnadene er regnskapsført med kr 592.143 i 2013 og kr 500.532 i 2014. Variasjoner i 10
SÆRUTSKRIFT møtefrekvensen både for menighetsrådene og fellesrådet gir noe ulik kostnader år for år. Det påløper også arbeidsgiveravgift. Vel 75 % av fellesrådets totale driftsbudsjett for kommende år er relatert til lønn- og personalutgifter, mot 74% 2014, 72 % i 2013 og ca. 69 % i 2012. E. Vedlikehold bygg og anlegg (kirkene) Fellesrådet forvalter nyere og moderne kirkebygg med avanserte tekniske installasjoner (ventilasjon, varme, alarmsystemer mv.) som krever årlig kvalifisert fagmessig vedlikehold og serviceoppfølging. Disse faste utgiftene legger årlig beslag på en del betydelig del av vedlikeholdsbudsjettet. Det forebyggende vedlikehold av kirkebyggene bør alltid være prioritert. Dette vil for kommende budsjettår ha en besparende effekt fordi man da kan unngå større og mer kostbare vedlikeholdsetterslep. Det kommer allikevel erfaringsvis årlig opp en del akutte vedlikeholdsbehov som ikke kan vente av en slik karakter at det må tas umiddelbart. Kirkevergekontoret ønsker å følge opp planlagt kontakt med et eksternt rådgivningsfirma for å få utført en systematisk og uhildet kartlegging av bygningsmassens vedlikeholdsbehov. Dette vil gi en bedre forutsigbarhet med hensyn til forventede vedlikeholdskostnader og vil være en viktig dokumentasjon i økonomiplanarbeidet i kommende år. Resterende saldo av øremerket tilskudd fra Sola kommunestyre for 2014 på kr. 710 000 til arbeidet med å tette taket i Sørnes kirke og impregnere mursteinsveggene vil i 2015 blir prioritert til resterende impregneringsarbeid og andre tettetiltak. Prosjektledelse og oppfølging av dette er i regi av Sola kommune, men gis som et øremerket vedlikeholdstilskudd til fellesrådet. Det er i 2014 brukt kr 500.532 til vedlikehold av kirkebygg. Det er i framlagt budsjettforslag avsatt totalt kr 360 000 til anlegg og bygg, som er noe høyere med 2014-budsjettet. F. Renhold i kirkene Administrasjonen arbeider med en mulig samordning av én mulig leverandør av rengjøringstjenestene i kirkene. Det er også kontakt med Sola kommune for å få vurdert om Sola kirkelige fellesråd kan bli inkorporert i Sola kommunes gjeldende rammeavtale med sin leverandør av rengjøringstjenester. G. Forsikring av kirkebygg Administrasjonen har gjennomført møte med WACO Forsikringsmegling AS og gått gjennom hele forsikringsporteføljen med tanke på 2015. Opprinnelig varslet premie for 2015 var kr 149 954, mot kr 130 0186 i 2014. Bygningenes fullverdigrunnlag er indeksregulert med 6,6 % for 2015. I samråd med WACO er forsikringssum på eiendeler redusert med 50 % av fullverdi forsikringssum på bygg mot 100% tidligere, da dette vurderes som mer enn tilstrekkelig dekning. Egenandel-satsen er fra og med 2015 reduseres fra 100 000 kr til 50 000 kr. For kirkebyggforsikring gav det en mindre merkostnad, samtidig som det gir en potensialt 11