Rapport om arbeid med individuelle planer og ansvarsgrupper i Steinkjer kommune 2014 Koordinerende enhet i Steinkjer kommune v/ Ingeborg Laugsand
Innhold 1 Innledning... 3 2 Organisering av tverrfaglig samarbeid... 4 2.1 Koordinerende enhet... 4 2.2 Individuell plan (IP) og ansvarsgruppe... 5 2.3 Elektronisk samhandlingsverktøy for IP... 5 3 Aktivitet i 2014... 6 3.1 Individuell plan... 6 3.1.1 Antall rapporterte individuelle planer oversikt for perioden 2003 2014:... 6 3.1.2 Aldersfordeling på personer rapportert med IP i 2014:... 7 3.1.3 Kjønnsfordeling på personer med IP i 2014:... 7 3.1.4 Antall som har takket nei til IP... 8 3.1.5 Registrerte problemområder med IP i 2014:... 8 3.1.6 Antall rapporterte planer i de tre største problemområdene med fordeling etter alder og kjønn... 10 3.1.7 Antall IP fordelt etter koordinators fagområde... 10 3.2 Ansvarsgrupper... 11 3.2.1 Antall ansvarsgrupper fordelt etter møteleders fagområde... 12 3.2.2 Områder med hyppigst bruk av ansvarsgruppe i 2014... 13 3.2.3 Kompetanseutvikling... 13 4 Strategier og prioriteringer... 14 4.1 Koordinerende enhet og gode verktøy for samhandling... 14 4.2 Koordinatorskolering... 14 4.3 Videre arbeid i tjenesteenhetene... 14 4.4 Opplæringsloven og spesialundervisning... 15 1
Sammendrag Hensikten med rapporten er å lage en samlet oversikt over kommunens aktivitet på området habilitering og rehabilitering, jf forskrift og kommunens ansvar for å legge til rette og utvikle re-/habiliteringsfeltet. Rapporten skal fungere som et arbeidsverktøy for tjenesteenhetsledere i oppfølging av arbeidet med IP og koordinatorer i kommunen, og som grunnlag for rapportering til helsedirektoratet. Rapporten distribueres også til politikere, rådmannen og fylkesmannen. Steinkjer kommune har siden 2003 foretatt registeringer av antall aktive planer, og fra 2012 har dette blitt gjennomført elektronisk. Utarbeidelse av kartleggingsverktøyet er gjort i nært samarbeid med IT-avdelingen, og med hovedmålsetting om å øke kvalitet og validitet på rapporterte data. Registreringen har fra 2007 blitt sammenfattet i en rapport. Rapporten gir oss en samlet oversikt over hab-/rehabiliteringsområdet slik forskriften krever. I tillegg gir den mulighet til å jobbe videre og forbedre tjenestene i tråd med Samhandlingsreformens målsetting. Rapporten er oppbygd rundt de lover og forskrifter som ligger til grunn for oppbygging, organisering og gjennomføring av kommunens arbeid med habilitering og rehabilitering. Den viser videre statistikk laget på bakgrunn av innsamlet tallmateriale som de involverte enhetene har sendt inn til koordinerende enhet. Det rettes en takk til alle involverte tjenester som har bidratt til å samle inn nødvendige opplysninger som har dannet grunnlagsmateriale for å muliggjøre denne rapporten. Tilbakemeldinger fra Koordinatorforum og Avdelingsforum ved gjennomgang av resultater fra IPrapportering 2014: Vi kan bli bedre på å kvalitetssikre hvilket problemområde som blir det riktige å rapportere på for de brukerne som har flere diagnoser. Vi bør løfte fram og gjøre bedre kjent, den veilederen som finnes for inndeling i problemområder. Bruke koordinatorskoleringsarenaen til dette. Spesialisthelsetjenesten initierer mange IP-er som det ikke blir noe av etter at brukeren kommer hjem til kommunen. Fortsatt må det jobbes med å tydeliggjøre forskjellene på ansvarsgruppemøter og samarbeidsmøter. Det innsamla materialet for 2014 viser som i 2013, at utviklingshemming, psykiatri og rus fortsatt er de tre største problemområdene når det gjelder antall individuelle planer og ansvarsgruppearbeid. Dette er områder som er omfattende i sin kompleksitet, og som krever at koordinatorene innehar bred kompetanse om habiliterings- og rehabiliteringsarbeid. Det er også viktig at det er satt av nødvendig tid til utførelse av koordinatoroppgavene. Koordinerende enhet har i 2014 brukt mye tid på å tolke lovenes betydning og forsøke å komme fram til en felles forståelse av hva dette betyr i praksis. Lovverket gir store rom for tolkninger, og samhandling i praksisfeltet utfordres med bakgrunn i dette. 2
1 Innledning Alle som har behov for langvarige og koordinerte tjenester har en lovfestet rett til individuell plan - IP - jfr. Pasientrettighetsloven 2-5. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 7-1, Lov om spesialisthelsetjenester 2-5, Lov om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern 4-1, Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV-loven) 15, Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 28 og 33 og Barnevernloven 3-2a regulerer helse- og sosialpersonells plikt til å samhandle, avklare og utforme IP i samarbeid med brukeren. Jfr. Helsedirektoratets Veileder til forskrift om individuell plan 2010. Veilederen er et hjelpemiddel i arbeidet med individuell planlegging. Kommunens plikt til å utarbeide individuell plan og tilby koordinator er regulert i helse- og omsorgstjenesteloven 7-1 og 7-2, mens retten til individuell plan er regulert i pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. Oppnevning av koordinator er ikke regulert som en rettighet, verken i helse- og omsorgstjenesteloven eller i pasient- og brukerrettighetsloven. Klageadgangen er regulert i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 7, jf. særlig 7-2. Her framgår det at pasient eller bruker eller dennes representant som mener at bestemmelsene i kapitlene 2, 3 og 4, samt 5-1, 6-2 og 6-3 er brutt, kan klage til Fylkesmannen, og at klagen skal sendes til den som har truffet enkeltvedtaket eller avgjørelsen. Klageadgangen etter pasient- og brukerrettighetsloven omfatter ikke oppnevning av koordinator. Etter departementets vurdering regnes ikke beslutning om å oppnevne eller ikke oppnevne koordinator som et enkeltvedtak. Dette innebærer at heller ikke klagereglene i forvaltningsloven kapittel VI kommer til anvendelse, jf. forvaltningsloven 28. Offentlige tjenester er pålagt å sikre nødvendig samhandling. Ansvaret for å utarbeide IP er pålagt både kommuner og helseforetak, men kommunens ansvar understrekes pga nærhet til brukerne. Dette tydeliggjøres ytterligere i Helse- og omsorgstjenestelov som er vedtatt 2011 med virketidspunkt fra 01.01.2012. I Opplæringsloven stadfestes skole- og barnehageansattes plikt til samarbeid om elever med behov for tverrfaglige tjenester ( 15-5). Helsedirektoratet igangsatte et arbeid med å utarbeide en veileder til Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator. Denne var planlagt ferdig til 1.1.2014, men høringsfristen ble utsatt og veilederen var ennå ikke ferdig ved årsskiftet. Kommunen har plikt til å tilby utarbeidelse av IP ved behov for langvarige og koordinerte tjenester. Med behov for "langvarige tjenester" menes at behovet må ha en viss varighet, men det kreves ikke at behovet skal være varig eller strekke seg over et bestemt antall måneder eller år. Pliktbestemmelsen innebærer at kommunen på eget initiativ må vurdere om en person bør få tilbud om individuell plan. Individuell plan skal ikke utarbeides uten samtykke fra pasienten eller brukeren eller den som kan samtykke på vegne av vedkommende. Steinkjer kommune har valgt å ikke fatte enkeltvedtak for å iverksette IP. Avklaring fra helsedirektoratet 06.01.06, der det fastslås at forvaltningslovens saksbehandlingsregler ikke skal gjelde for vurderinger og avgjørelser etter pasientrettighetslovens kapittel 2, herunder avgjørelser om retten til individuell plan. 3
Prosedyrer for individuell plan og ansvarsgrupper, og ny prosedyre for koordinator ble godkjent i Avdelingsforum mai 2012, og politisk vedtak ble fattet i hovedutvalg for helse og omsorg (HHO) og hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) i juni 2012. Disse skal revideres annethvert år, og et revideringsarbeid ble igangsatt våren 2014. Revideringsarbeidet har bestått av gjennomgang av prosedyrer og tydeliggjøring av ansvarslinja for Koordinerende enhet. Dette arbeidet har vært til dels utfordrende og tidkrevende da utkast til veilederen: "Tekst til nettbasert veileder for habilitering og rehabilitering, IP og koordinator" ga rom for ulike tolkninger. Høring av veilederen ble avsluttet høsten 2014. Ferdig veileder forelå ikke ved årsskiftet. 2 Organisering av tverrfaglig samarbeid 2.1 Koordinerende enhet I følge Forskrift av 16.juni 2011 nr 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 6, skal kommunen ha en koordinerende enhet (KE) for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten. (Se Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator. Se også Veileder til forskrift om individuell plan IS-1253 fra Helsedirektoratet.) Koordinerende enhet skal ha oversikt over habiliterings- og rehabiliteringstilbudet i kommunen. Koordinerende enhet skal ha et overordnet ansvar for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorene jf 7-3 i helse og omsorgstjenesteloven. Koordinerende enhet har et overordnet ansvar for utarbeidelse av individuell plan. Med overordnet ansvar menes ansvar for å utvikle og kvalitetssikre rutiner for utarbeidelse av planen. Gjennom et tverrfaglig samarbeid mellom de ulike enheter/instanser, skapes sammenheng og helhet i de ulike tjenester kommunen har å tilby. Årlig rapportering av antall IP `er sikrer kommunens Koordinerende enhet bedre oversikt over habiliterings- og rehabiliteringstilbudet, og danner grunnlag for strategier og prioriteringer i det kommunale arbeidet. Lederne får gjennom rapporten kunnskap og bevisstgjøring om kompetansebehov og ressursbruk. Gjennom Steinkjer kommunes delegasjonsdokument er helsesjef delegert systemansvar for koordinerende enhet. Helsesjef har opprettet to forum for i praksis å kunne utøve de oppgaver Koordinerende enhet er pålagt, og det er oppnevnt fast sekretær for forumene. Avdelingsforum er møteplass for avdelingssjefer som har tjenester direkte knyttet til habilitering og rehabilitering. Disse møtes jevnlig for å ta felles beslutninger på systemnivå. Forumet får oversikt over tverretatlige behov og utviklingstrekk for alle ansvarsgrupper gjennom den årlige IPrapporteringen. Forumet har ansvar for at nødvendig veiledning og kompetanseheving knyttet til arbeidet i ansvarsgruppene kan gjennomføres. Forumet består av avdelingssjefer fra avdeling for Omsorg, Helse, Oppvekst, Samfunns-utvikling og NAV samt sekretær. Den årlige registreringen av IP og Ansvarsgrupper rapporteres til Avdelingsforum. Avdelingsforum har hatt 5 møter i 2014. Koordinatorforum er opprettet som møteplass for å ivareta koordinering og samhandling. Koordinatorforum består av systemkoordinator, koordinatorer for 9 ulike tjenesteområder; (habilitering barn og unge - helse, habilitering barn og unge oppvekst, habilitering voksne, medisinsk rehabilitering, psykisk rehabilitering, sosial rehabilitering, voksenopplæring, dagtilbud/sysselsetting og kultur/fritid), brukerrepresentant og sekretær. Koordinatorene har ansvar 4
for oversikt/tilrettelegging av individuelle re-habiliteringstjenester, og løfter inn ulik tematikk og utfordringsområder til Koordinatorforum. Koordinerings- og samhandlingssaker som oppleves særlig utfordrende tas opp i koordinatorforum. Utfordrende saker skyldes særlig manglende harmonisering mellom ulike lovverk, f.eks. helse og skole. Dette påvirker arbeidet i ansvarsgruppene. Koordinatorforum har ansvar for å løfte prinsipielle saker til avdelingsforum hvis koordinatorforum ikke finner en løsning. Brukermedvirkning på systemnivå er ivaretatt gjennom Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne gjennom representant i koordinatorforum. Koordinatorforum har hatt 11 møter i 2014. 2.2 Individuell plan (IP) og ansvarsgruppe Rett til en individuell plan betyr at tjenestemottaker har rett til en plan som sammenfatter vurderinger av behov og virkemidler, og som angir et helhetlig og begrunnet tjenestetilbud. Bestemmelsen gir tjenestemottakeren en rett til å få utarbeidet en plan, men rettskrav på bestemte tjenester vil ikke følge av selve planen. Denne retten følger av det øvrige regelverket. Forutsatt at tjenestene til enhver tid er faglig forsvarlige, følger det av prinsippet om kommunalt selvstyre at den enkelte kommune kan bestemme hvilke tjenester som skal tilbys. Det skal imidlertid legges stor vekt på tjenestemottakerens synspunkt og meninger. Men selv om planen i seg selv ikke utløser rettigheter, vil den være en viktig premiss når vedtak om tjenester skal fattes. Planen kan dermed bidra til å utløse nødvendige tjenester. Steinkjer kommune har bestemt at antall individuelle planer skal registreres for å skaffe nødvendig oversikt over re-habiliteringsområdet. Helsedirektoratet kartla i 2011 for første gang antall individuelle planer på landsbasis. Direktoratets interesse for en landsomfattende oversikt, gir kommunen et ansvar for å skaffe aktuelle data raskt og kvalitetssikkert. Kommunen må etablere tilfredsstillende ordninger for å ivareta dette. Steinkjer kommune har bestemt at ansvarsgrupper skal brukes som samarbeidsform. Kommunen er ikke pålagt å etablere eller registrere antall ansvarsgrupper. Steinkjer kommune velger likevel å lage en oversikt, da ansvarsgrupper ofte blir dannet når det er behov for å samordne flere tjenester. En ansvarsgruppe er en arbeidsform for planlegging, oppfølging og koordinering av offentlige og andre nødvendige tjenester for brukerne. 2.3 Elektronisk samhandlingsverktøy for IP Inn-Trøndelagskommunene (Snåsa, Verran, Inderøy og Steinkjer) inngikk i 2012 en avtale med Visma om innkjøp av og opplæring i det elektroniske IP-verktøyet SAMPRO. Det ble høsten 2013 gjennomført opplæring av 3 lokale administratorer og 9 koordinatorer som fikk rolle som superbrukere. Disse superbrukerne har i oppgave å lære opp de aktuelle kollegaer i egen enhet. I 2014 har noen av superbrukerne har også vært kursholdere i andre enheter. SAMPRO "rulles sakte ut" i organisasjonen parallelt med at rutiner omskrives og prosedyrer revideres. Det er også avholdt erfaringsmøter med Inn-Trøndelagskommunene, der fokuset har vært utfordringer knyttet til innfasing av SAMPRO. Det ble ganske raskt tydelig at prosedyrene for IP, ansvarsgruppe og koordinator for IP måtte ajourføres ifht at SAMPRO nå er verktøyet som benyttes. Med innføring av Sampro som IP-verktøy meldte det seg et behov for revidering av prosedyrene for IP, ansvarsgruppe og koordinatorrollen. 5
Dette har vært tid- og ressurskrevende, og opplæring har en periode måttet vike. I september 2014 ble det arrangert kursdag for koordinatorer hvor flere fagtjenester deltok. 3 Aktivitet i 2014 3.1 Individuell plan 3.1.1 Antall rapporterte individuelle planer oversikt for perioden 2003 2014: Diagram 1: Antall rapporterte IP - oversikt for perioden 2003-2014 Under 18 år Over 18 år Totalt aktive IP 208 172 183 176 154 158 165 148 46 33 13 0 0 0 8884 121 111 62 65 104 50 39 120 81 109 100 108 102 49 63 103 95 48 55 53 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Kommentar til diagram 1: Det ble i 2014 rapportert 148 aktive individuelle planer. Dette er en økning på 20 stk fra året før. Økningen rapporteres å være størst i gruppen over 18 år. Det er vanskelig å si noe om årsakene til dette. 6
3.1.2 Aldersfordeling på personer rapportert med IP i 2014: Diagram 2: Aldersfordeling på personer rapportert med IP i 2014 68 + år 1 % 0-5 år 4 % 51-67 år 10 % 6-12 år 13 % 26-50 år 28 % 13-18 år 18 % 19-25 år 26 % Kommentar til diagram 2: Diagrammet viser en prosentvis aldersfordeling av innrapporterte IP for 2014. Det totale antall innrapportert IP er 148 stk - dvs 100 %. Diagrammet viser at det er flest IP i aldersgruppen 26-50 år, med gruppen 19-25 år på andreplass. I 2014 rapporteres det en nedgang i antall individuelle planer i aldersgruppen 0-5 år - fra 11 % i 2013 til 4 % i 2014. Denne gruppen er 61 % av alle IP i 2014, mens det i 2013 utgjorde 66 %. Erfaringer viser at kompleksitet, arbeidsmengde og utfordringsbilde er størst i aldersgruppen 0-25 år. Overganger mellom ulike arenaer i et livsløp (barnehage-skole-arbeid) krever tett samhandling mellom fler aktører fra ulike sektorer hos denne aldersgruppen. 3.1.3 Kjønnsfordeling på personer med IP i 2014: Diagram 3: Kjønnsfordeling - IP 2014 Kvinner 36 % Menn 64 % 7
Kommentar til diagram 3: Det rapporterte materialet viser at det er flere gutter/menn enn jenter/kvinner som har IP i Steinkjer kommune i 2014. 2013 var første året det ble laget en kjønnsfordeling, og tallene har ikke endret seg mye. I 2013 ble det rapportert at 37 % kvinner og 63 % menn hadde IP. 3.1.4 Antall som har takket nei til IP Diagram 4: Kommentar til diagram 4: Det totale rapporterte antallet som har takket nei til IP for 2014 er 14. Dette er en økning på 10 stk fra 2013. Det er 10 gutter/menn og 4 jenter/kvinner som har takket nei til IP i 2014. 3.1.5 Registrerte problemområder med IP i 2014: Diagram 5: Antall IP 2014 fordelt etter problemområder og kjønn 40 35 30 25 20 15 10 5 0 menn kvinner 8
Kommentar til diagram 5: I 2014 som i 2013 var det innenfor problemområdene utviklingshemming og psykiatri det rapporteres å være flest personer med IP. Lærings- og sosiale vansker lå i 2014 på en tredjeplass. Det innrapporterte materialet viste en stor nedgang i antall individuelle planer innen rusfeltet. Bare 3 IP var rapportert for 2014. Dette var en markant nedgang fra 2013, da det ble rapportert 18 IP på rusfeltet. Forklaringen kan være at målgruppens utfordringsbilde endrer seg fra år til år, da psykiatri og rusproblematikk ofte henger tett sammen. Diagram 6: 60 Antall IP fordelt etter problemområder -utvikling tre siste år 50 40 30 2012 2013 2014 20 10 0 Kommentar til diagram 6: Det er i 2014 rapportert flere IP innen gruppen utviklingshemming enn tidligere år. Dette kan skyldes at fagfeltet plasserer flere diagnoser i denne sekkekategorien. 2014 er første året det registreres 1 aktiv IP innen kreftområdet. At kreftpasienter skal se nytten av å ha en IP, har vært et satsningsområde for kreftkoordinator i flere år. 9
Assistent Barnevernspedagog Boveileder Brukeren selv Ekstern koordinator Ergoterapeut Fastlege Fysioterapeut Førskolelærer Helsesøster Hjelpepleier Helsefagarbeider Kontaktlærer Kreftsykepleier Lektor Lærer Omsorgsarbeider Ped.psyk. Rådgiver Psyk. hjelpepleier Psyk. sykepleier Psykolog Pårørende Sosionom Spes. ped. koord. Spes. ped. lærer Spesialpedagog Sykepleier Vernepleier Jenter Gutter Jenter Gutter Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn 3.1.6 Antall rapporterte planer i de tre største problemområdene med fordeling etter alder og kjønn Diagram 7: Antall rapporterte IP i 2014 - de tre største problemområdene - fordelt på alder og kjønn 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Utviklingshemming Psykiatri Lærings-og sosiale vansker 0-5 år 6-12 år 13-18 år 19-25 år 26-50 år 51-67 år 67 + år Kommentarer til diagram 7: Diagrammet viser de tre problemområdene som er rapportert å ha flest aktive individuelle planer i 2014. Diagrammet viser også en fordeling på kjønn og alder for disse. I den yngste og de to eldste aldersgruppene er det flest jenter/kvinner med IP. I de andre aldersgruppene er det flest gutter/menn. Dette kan synes å være uavhengig av problemområde. 3.1.7 Antall IP fordelt etter koordinators fagområde Diagram 8: Utviklingstabell - antall IP fordelt etter koordinators fagområde 30 25 20 15 10 5 0 2013 2014 10
Kommentar til diagram 8: Det er 57 planer som er rapportert uten oppgitt koordinator i 2014. Til sammenligning var tallet for året før 58. Det er oppgitt koordinator for 91 planer i 2014 mot 70 i 2013. I 2014 er det helsefagutdannede faggrupper som er rapportert å ha koordinatoransvar for flest individuelle planer. Tallmaterialet viser at det er lite pedagogisk personale som har koordinatorfunksjon i arbeidet med individuell plan. I 2012 viste tallmaterialet at koordinatoransvaret ofte lå på yrkesgrupper med lavere utdanningsnivå. Dette så vi en endring på i 2013, og det er gledelig å se at dette også gjelder for 2014. 3.2 Ansvarsgrupper Det totale antallet innrapporterte ansvarsgrupper har økt fra 105 i 2013 til 146 i 2014. År 2012 2013 2014 Stk 179 105 146 En mulig forklaring kan være opprydding i begrepsforståelse ansvarsgruppemøte/samarbeidsmøter i 2013, og at videre fokus på temaet i koordinatorskole har bidratt til økning i antallet ansvarsgrupper i 2014. Diagram 9: 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Møtehyppighet fordelt på kjønn og alder 0-5 år 6-12 år 13-18 år 19-25 år 26-50 år 51-67 år 68 + år gutter/menn jenter/kvinner Kommentarer til diagram 9: Diagrammet viser at det er flest ansvarsgrupper blant gutter/menn i aldersgruppen 0-18 år. Dernest kommer jenter/kvinner i samme aldersgruppe. Rapportering for 2014 viste en nedgang i gjennomsnittlig antall gjennomførte møter pr ansvarsgruppe fra 1,9 møter i 2013 til 1,2 møter i 2014. Det innrapporterte tallmaterialet viste tydelig at det var mest ansvarsgruppeaktivitet i barne- og ungdomsåra. En forklaring kan være at i voksenlivet er det ofte mer stabilitet med tanke på bolig og aktivitet/jobb, og dermed går behovet for hyppige ansvarsgruppemøter ned. Prosedyrene for ansvarsgrupper sier at det skal holdes minimum ett ansvarsgruppemøte pr år pr bruker. Enkelte brukere kan imidlertid ha behov for hyppigere møter i ulike faser av livet. Dette grunnet naturlige overganger mellom barnehage/skole/jobb, eller ekstraordinære utfordringer og 11
Assistent Barnevernsped Boveileder Bruker selv Ekstern koord Ergoterapeut Fastlege Fysioterspeut Førskolelærer Helsefagarbeider Helsesøster Hjelpepleier Kontaktlærer Kreftsykepleier Lærer Omsorgsarbeider Psyk hjelpepl Psyk spl Psykolog Pårørende Sosionom Spes.ped koord Spes.ped.lærer Spesped Sykepleier Vernepleier håndtering av dette. Det er viktig at bruker/pårørende og kommunalt hjelpeapparat avklarer forventningsnivået til ansvarsgruppas samarbeid. 3.2.1 Antall ansvarsgrupper fordelt etter møteleders fagområde Diagram 10: Utviklingstabell - antall ansvarsgrupper fordelt etter møtelders fagområde 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2013 2014 Kommentar til diagram 10: I flere år har det blitt arbeidet med at kreftomsorgen skal benytte ansvarsgruppe som metode for strukturert samarbeid. I 2014 ser vi resultat av dette, da det rapporteres at 25 ansvarsgrupper har kreftsykepleier som møteleder. Dette er en økning på 20 ansvarsgrupper fra 2013. For 2014 rapporteres det at fastlege var møteleder for 20 ansvarsgrupper. Dette er en markant økning fra 2013 da antallet var 0. Tallmaterialet viser at det var i ansvarsgrupper knyttet til barn og unge under 18 år at fastlege har vært møteleder. Det innrapporterte tallmaterialet viser at det for pedagogisk personale er en klar dreining mot at det er spes.ped.koordinator som møteleder. 12
3.2.2 Områder med hyppigst bruk av ansvarsgruppe i 2014 Diagram 11: Ansvarsgruppetetthet - med fordeling på problemområde, alder og kjønn Antall Problemområde Alder Kjønn 16 Utviklingshemming 13-18 år Gutter 10 Utviklingshemming 13-18 år Jenter 9 Lærings og sosiale 6-12 år Gutter vansker 7 Psykiatri 13-18 år Gutter 7 Psykiatri 19-25 år Gutter 6 Lærings og sosiale 13-18 år Gutter vansker 5 Psykiatri 6-12 år Gutter Kommentar til diagram 11: Rapporteringa for 2014 viser at ansvarsgruppe blir aktivt brukt som samhandlingsverktøy i Steinkjer kommune. Tabellen viser antall rapporterte ansvarsgrupper innen ulike problemområder med fordeling på alder og kjønn. Problemområdene som har under 5 ansvarsgrupper er utelatt for at enkeltpersoner ikke skal kunne identifiseres. Det har de to siste årene vært flest ansvarsgrupper innen områdene psykiatri, lærings- og sosiale vansker i barneskolealder. Det innrapporterte tallmaterialet for 2014 viser imidlertid at det er gruppen utviklingshemming i ungdomsskole og videregående som har flest ansvarsgrupper. Med bakgrunn i tallmaterialet vil det fortsatt være viktig og riktig å satse på psykisk helsearbeid i grunnskolen. Dette vil også være i overensstemmelse med Steinkjers folkehelseprofil og tallmateriale fra HUNT. 3.2.3 Kompetanseutvikling Steinkjer kommune har siden 2005 hatt fokus på kompetanseheving vedrørende koordinering av IP og ansvarsgruppearbeid. Kompetansekartlegging skal legges til grunn for kommunens samla kompetansebehov innen dette fagområde, og bør derfor implementeres i avdelingenes årlige kompetanseplaner. Det anbefales at kommunen via Avdelingsforum har et tydelig mål for hvilken kompetanse kommunen trenger for å møte framtidens utfordringer i samhandling av langvarige og koordinerte tjenester. Steinkjer kommune fikk også i 2014 midler fra Helsedirektoratet til videreføring av koordinatorskole og utvikling av metodebok for koordinator 13
4 Strategier og prioriteringer 4.1 Koordinerende enhet og gode verktøy for samhandling Det er gjennom året 2014 jobbet med å tydeliggjøre organisering, ansvar og mandat for Koordinerende enhet. Dette arbeidet har foregått gjennom kvalitetssikring av systemer og prosedyrer, noe som omfattet en revidering av prosedyrer og retningslinjer for arbeidet med individuell plan, koordinatorrollen og ansvarsgrupper. Arbeidet er ikke ferdigstilt, men målet er å organisere dette i det elektroniske kvalitetssystemet, EQS. Evaluering av sammensetting og funksjon for Koordinatorforum ble gjennomført ved en bruk av en spørreundersøkelse. Resultatet ble flere forslag til endringer i sammensetning av medlemmer i forumet og konkrete forslag til tema for diskusjon. Foreslåtte endringer ble tatt til etterretning og vurdering Spørsmål til drøfting fra rapport 2013 ble bearbeidet i alle tjenester og koordinerende enhet behandlet svarene, og har tatt grep om endringsforslag for bedre samhandling. Det ble for tre år siden utviklet et elektronisk kartleggingsverktøy sammen med IKT-enheten. Dette for å kvalitetssikre resultatene av rapportering, og å gjøre arbeidet med bearbeiding av innrapportert materiale mindre arbeidskrevende. Dette har fungert etter intensjonen. Da det elektroniske samhandlingsverktøyet Sampro er tatt i bruk for individuelle planer, er det et mål at statistikkmaterialet etter hvert skal kunne hentes derifra. Det viser seg imidlertid at den administrative delen av Sampro er svært begrenset, slik den fungerer pr i dag. Systemansvarlig for Sampro har gjennom 2014 vært i dialog med leverandør Visma,og fremmet ønsker om videreutvikling av dette. Det er gitt lovnader om forbedringer på den administrative delen av Sampro i løpet av 2015. 4.2 Koordinatorskolering Prosjektet Koordinatorskole i Steinkjer ble avsluttet i 2013, og koordinatoropplæringa ble videreført i 2014 i noe mindre skala. Det ble arrangert en hel dag for alle koordinatorer der temaene var møtelederrollen og IP-verktøyet Sampro. Det var totalt 50 påmeldte, og halvparten deltok på den grunnleggende opplæringa som ble gitt i Sampro. Evalueringa viste at det for neste år er nødvendig med nivådelt opplæring. Dette med bakgrunn i veldig ulikt kompetansenivå. 4.3 Videre arbeid i tjenesteenhetene Tallene i rapporten er grunnlag for drøfting i de tjenesteenhetene som har tjenester direkte knyttet til habilitering og rehabilitering, dvs alle ledd i organisasjonen som arbeider med ansvarsgruppe og IP. Spørsmål til drøfting: Hvordan blir kompetanseskjemaet benyttet for å skaffe oversikt over kompetanse som finnes blant ansatte? Hvilke tiltak organiseres for å heve kompetansen på møtelederrollen, koordinatorrollen og IP-arbeid? Blir kompetansekartleggingsskjemaet implementert i enhetens årlige kompetanseplan? 14
Hvordan kan Koordinerende enhet legge til rette for god kvalitet i IP- og ansvarsgruppearbeidet? o Hvilken kompetanse behøves for å være en kvalitativ koordinator? o Hvilken kompetanse behøves for å være en kvalitativ møteleder? Hvordan definerer du et: o Ansvarsgruppemøte o Samarbeidsmøte Hvordan formidles referat om tema som er drøftet i Koordinatorforum og Avdelingsforum til ansatte i egen tjenesteenhet? Hvordan definerer du følgende begrep: o IP o IOP o IODP Hvilken opplæring skal til for å oppnå god samhandling i koordineringsarbeidet rundt brukerne? Hva er utfordringene med koordinatorrollen? Hva er utfordringene med møtelederrollen? Det gis tilbakemelding på at det er en del forvirring om betydning av ulike begrep, og dette jobbes det med for å få avklart på fylkesnivå. 4.4 Opplæringsloven og spesialundervisning Opplæringslova og Privatskolelova ble endret med virkning fra 01.08.13. Dette omhandlet samarbeid mellom skolen og aktørene i helse- og sosialtjenesten. Gjennom dette har skolen fått en plikt til å delta i arbeidet med individuell plan: OPPLL 15-5, PRSKOL 3-6a: Plikt til å delta i arbeidet med individuell plan Skolen skal, når det er nødvendig for å ivareta elevanes behov for eit heilskapleg, koordinert og indiviuelt tilpassa tenestetilbod, delta i samarbeid om utarbeiding og oppføring av tiltak og mål i individuell plan heimla etter anna lov og forskrift. Rundskriv nr F-04.13 med virkning fra 01.08.13 sier at pedagogisk personell ikke anbefales oppgaver som koordinator for individuell plan: 3. Plikt for skolene til å samarbeide om utarbeiding og oppfølging av tiltak og mål i individuell plan Det er innført en egen bestemmelse i opplæringsloven 15-5 og privatskoleloven 13-6a om samarbeid mellom skolen og aktørene i helse- og sosialtjenesten. Plikten til å utarbeide individuell plan følger av helse- og sosiallovgivningen. Skolens plikt, som nå lovfestes, gjelder deltakelse i arbeidet. Plikten er avgrenset til tilfeller der skolens samarbeid anses nødvendig for å ivareta elevens behov for et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset hjelpetilbud. Skolen vurderer selv hvorvidt slik deltakelse er nødvendig, og plikten til å samarbeide vil således ikke gjelde alle individuelle planer. Den nye bestemmelsen regulerer ikke koordinatorrollen, og pålegger ikke skolen en plikt til å være koordinator for individuell plan. Bestemmelsen er imidlertid heller ikke til hinder for at ansatte i skolen har rollen som koordinator for individuell plan. Bestemmelsen pålegger ikke PP-tjenesten en lovhjemlet plikt til å delta i arbeidet med individuell plan. Det er svært positivt at Steinkjer kommunes ledelse i flere år har vært enige om behovet for felles ansvar og engasjement for oppfølging av personer med behov for langvarige og sammensatte 15
tjenester. De vedtatte prosedyrene for habiliterings- og rehabiliteringsarbeidet befester en felles intensjon om at felles ansvar og samhandling gir best mulig tjeneste. Gjennom arbeidet med prosedyrerevideringen og arbeidet med å tydeliggjøre oppbyggingen av, myndigheten i og funksjonen for Koordinerende enhet, er innholdet i overforstående lover og forskrift diskutert og tolket mye av både Avdelingsforum og Koordinatorforum i 2014 for å komme fram til en ny felles forståelse av innholdet og ansvarsfordelingen. Dette arbeidet er ikke avsluttet når denne rapporten skrives. Steinkjer den 10.06.15 Ingeborg Laugsand Helsesjef Systemansvarlig Koordinerende enhet 16