Rapport om arbeid med individuelle planer og ansvarsgrupper i Steinkjer kommune

Transkript

1 Rapport om arbeid med individuelle planer og ansvarsgrupper i Steinkjer kommune 2013 [Skriv inn dokumentsammendrag her. Sammendraget kan være en kort oppsummering av innholdet i dokumentet. Skriv inn dokumentsammendrag her. Sammendraget kan være en kort oppsummering av innholdet i dokumentet.] Koordinerende enhet i Steinkjer kommune v/ingeborg Laugsand

2 Innhold Sammendrag Innledning Organisering av tverrfaglig samarbeid Koordinerende enhet Individuell plan (IP) og ansvarsgruppe Elektronisk samhandlingsverktøy for IP Aktivitet i Individuell plan Antall rapporterte IP oversikt for perioden : Aldersfordeling på de som er rapportert å ha IP i 2013: Kjønnsfordeling på personer med IP i 2013: Antall som har takket nei til IP: Registrerte problemområder med IP i 2013: De tre største problemområdene fordelt etter alder og kjønn: Koordinator for IP fordelt på faggruppe: Ansvarsgrupper Antall ansvarsgrupper fordelt etter møteleders faggruppe: Områder med hyppigst bruk av ansvarsgrupper Kompetanseutvikling Strategier og prioriteringer Koordinerende enhet og gode verktøy for samhandling Koordinatorskolen Videre arbeid i tjenesteenhetene Opplæringsloven og spesialundervisning

3 Sammendrag Alle som har behov for langvarige og koordinerte tjenester har en lovfestet rett til individuell plan IP etter bestemmelsen i pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. Pliktbestemmelsen i helse- og omsorgstjenestelovens 7-1 pålegger kommunene på eget initiativ å vurdere om en person bør få tilbud om individuell plan. Hensikten med rapporten er å lage en samlet oversikt over kommunens aktivitet på området habilitering og rehabilitering, jf forskrift og kommunens ansvar for å legge til rette og utvikle re-/habiliteringsfeltet. Rapporten skal fungere som et arbeidsverktøy for tjenesteenhetsledere i oppfølging av arbeidet med IP og koordinatorer i kommunen, og som grunnlag for rapportering til helsedirektoratet. Rapporten distribueres også til politikere, rådmannen og fylkesmannen. Steinkjer kommune har siden 2003 foretatt registeringer av antall aktive planer. Registreringen har fra 2007 blitt sammenfattet i en rapport. Rapporteringen og registreringen har vært papirbasert, men fra 2012 er dette gjennomført elektronisk. Utarbeidelse av kartleggingsverktøyet er gjort i nært samarbeid med IT-avdelingen, og med hovedmålsetting om å øke kvalitet og validitet på rapporterte data. Det rettes en takk til alle involverte tjenester som har bidratt til å samle inn nødvendige opplysninger som har dannet grunnlagsmateriale for å muliggjøre denne rapporten. Rapporten gir oss en samlet oversikt over hab-/rehabiliteringsområdet slik forskriften krever. I tillegg gir den mulighet til å jobbe videre og forbedre tjenestene i tråd med Samhandlingsreformens målsetting. Rapporten er oppbygd rundt de lover og forskrifter som ligger til grunn for oppbygging, organisering og gjennomføring av kommunens arbeid med habilitering og rehabilitering. Den viser videre statistikk laget på bakgrunn av innsamlet tallmateriale som de involverte enhetene har sendt inn til koordinerende enhet. Det innsamla materialet for 2013 viser at utviklingshemming, psykiatri og rus er de tre største problemområdene når det gjelder antall individuelle planer, og at psykiatri, lærings- og sosiale vansker og utviklingshemming er de tre største når det kommer til antall ansvarsgrupper. Dette er områder som er omfattende i sin kompleksitet og som krever at koordinatorene innehar bred kompetanse om hab- og rehabiliteringsarbeid, samt at det er satt av nødvendig tid til koordinatoroppgavene. Tallmaterialet for 2013 viser at ansatte med pedagogisk høgskoleutdanning er godt representert som møteleder i ansvarsgrupper. I 2013 er pedagogisk personale nesten helt fraværende å se i rollen som koordinator for IP. Det vi så i 2012 ifht at faggrupper uten høgskoleutdanning hadde fått, eller tatt mer ansvar i koordinatorrollen, ser ikke ut til å ha fortsatt inn i

4 1. Innledning Kommunens plikt til å utarbeide individuell plan og tilby koordinator er regulert i helse- og omsorgstjenesteloven 7-1 og 7-2, mens retten til individuell plan er regulert i pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. Oppnevning av koordinator er ikke regulert som en rettighet, verken i helse- og omsorgstjenesteloven eller i pasient- og brukerrettighetsloven. Klageadgangen er regulert i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 7, jf. særlig 7-2. Her framgår det at pasient eller bruker eller dennes representant som mener at bestemmelsene i kapitlene 2, 3 og 4, samt 5-1, 6-2 og 6-3 er brutt, kan klage til Fylkesmannen, og at klagen skal sendes til den som har truffet enkeltvedtaket eller avgjørelsen. Klageadgangen etter pasient- og brukerrettighetsloven omfatter ikke oppnevning av koordinator. Etter departementets vurdering regnes ikke beslutning om å oppnevne eller ikke oppnevne koordinator som et enkeltvedtak. Dette innebærer at heller ikke klagereglene i forvaltningsloven kapittel VI kommer til anvendelse, jf. forvaltningsloven 28. Alle som har behov for langvarige og koordinerte tjenester har en lovfestet rett til individuell plan - IP - jfr. Pasientrettighetsloven 2-5. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 7-1, Lov om spesialisthelsetjenester 2-5, Lov om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern 4-1, Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV-loven) 15, Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 28 og 33 og Barnevernloven 3-2a regulerer helse- og sosialpersonells plikt til å samhandle, avklare og utforme IP i samarbeid med brukeren. Jfr. Helsedirektoratets Veileder til forskrift om individuell plan Veilederen er et hjelpemiddel i arbeidet med individuell planlegging. I Opplæringsloven stadfestes skole- og barnehageansattes plikt til å samarbeide rundt elever med behov for tverrfaglige tjenester ( 15-5). I Steinkjer kommune gjenspeiles dette i organisering av Koordinerende enhet og i vedtatte prosedyrer for området. Helsedirektoratet har igangsatt et arbeid med å utarbeide en veileder til Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator som er planlagt ferdig til Offentlige tjenester er pålagt å sikre nødvendig samhandling. Ansvaret for å utarbeide IP er pålagt både kommuner og helseforetak, men kommunens ansvar understrekes pga nærhet til brukerne. Dette tydeliggjøres ytterligere i Helse- og omsorgstjenestelov som er vedtatt 2011 med virketidspunkt fra Kommunen har plikt til å tilby utarbeidelse av IP ved behov for langvarige og koordinerte tjenester. Med behov for "langvarige tjenester" menes at behovet må ha en viss varighet, men det kreves ikke at behovet skal være varig eller strekke seg over et bestemt antall måneder eller år. Pliktbestemmelsen innebærer at kommunen på eget initiativ må vurdere om en person bør få tilbud om individuell plan. Individuell plan skal ikke utarbeides uten samtykke fra pasienten eller brukeren eller den som kan samtykke på vegne av vedkommende. Steinkjer kommune har valgt å ikke fatte enkeltvedtak for å iverksette IP. Etter avklaring fra helsedirektoratet der det fastslås at forvaltningslovens saksbehandlingsregler ikke skal gjelde for vurderinger og avgjørelser etter pasientrettighetslovens kapittel 2 - dermed 4

5 avgjørelser om retten til individuell plan. IP skal fungere som en sektorovergripende og koordinerende plan på tvers av tjenester, etater og forvaltningsnivå. Reviderte prosedyrer for individuell plan og ansvarsgrupper, og ny prosedyre for koordinator ble godkjent i Avdelingsforum mai 2012, og politisk vedtak ble fattet i hovedutvalg for helse og omsorg (HHO) og hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) i juni I Steinkjer kommune er det et tverrsektorielt lederansvar å legge til rette for arbeid med IP, gi mulighet for utøvelse av koordinatorrollen (jfr. 7-2) og samarbeide i ansvarsgruppe. Rapporten vil derfor være av særlig interesse for ledere med ansvar for koordinatorer. 2 Organisering av tverrfaglig samarbeid 2.1 Koordinerende enhet I følge Forskrift av 16.juni 2011 nr 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 6, skal kommunen ha en koordinerende enhet (KE) for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten. (Se Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator. Se også Veileder til forskrift om individuell plan IS-1253 fra Helsedirektoratet.) Koordinerende enhet skal ha oversikt over habiliterings- og rehabiliteringstilbudet i kommunen. Koordinerende enhet skal ha et overordnet ansvar for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorene jf 7-3 i helse og omsorgstjenesteloven. Koordinerende enhet har et overordnet ansvar for utarbeidelse av individuell plan. Med overordnet ansvar menes ansvar for å utvikle og kvalitetssikre rutiner for utarbeidelse av planen. Gjennom et tverrfaglig samarbeid mellom de ulike enheter/instanser, skapes sammenheng og helhet i de ulike tjenester kommunen har å tilby. Årlig rapportering av antall IP `er sikrer kommunens Koordinerende enhet bedre oversikt over habiliterings- og rehabiliteringstilbudet, og danner grunnlag for strategier og prioriteringer i det kommunale arbeidet. Lederne får gjennom rapporten kunnskap og bevisstgjøring om kompetansebehov og ressursbruk. Gjennom Steinkjer kommunes delegasjonsdokument er helsesjef delegert systemansvar for koordinerende enhet. Helsesjef har opprettet Avdelingsforum og Koordinatorforum for i praksis å kunne utøve de oppgaver koordinerende enhet er pålagt. Avdelingsforum er møteplass for avdelingssjefer som har tjenester direkte knyttet til habilitering og rehabilitering. Disse møtes jevnlig for å ta felles beslutninger på systemnivå. Forumet får oversikt over tverretatlige behov og utviklingstrekk for alle ansvarsgrupper gjennom den årlige IP-rapporteringen. Forumet har ansvar for at nødvendig veiledning og kompetanseheving knyttet til arbeidet i ansvarsgruppene kan gjennomføres. Forumet består av avdelingssjefer fra avdeling for Omsorg, Helse, Oppvekst, Samfunns-utvikling og NAV samt sekretær. Brukermedvirkning på systemnivå er ivaretatt gjennom Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne gjennom representant i koordinatorforum. Den årlige registreringen av IP og Ansvarsgrupper rapporteres til Avdelingsforum. Avdelingsforum har hatt 5 møter i

6 Koordinatorforum er opprettet som møteplass for å ivareta koordinering og samhandling. Koordinatorforum består av systemkoordinator, koordinatorer for 9 ulike tjenesteområder; (habilitering barn og unge - helse, habilitering barn og unge oppvekst, habilitering voksne, medisinsk rehabilitering, psykisk rehabilitering, sosial rehabilitering, voksenopplæring, dagtilbud/sysselsetting og kultur/fritid), brukerrepresentant og sekretær. Koordinatorene har ansvar for oversikt/tilrettelegging av individuelle re-habiliteringstjenester, og løfter inn ulik tematikk og utfordringsområder til Koordinatorforum. Koordinerings- og samhandlingssaker som oppleves særlig utfordrende tas opp i koordinatorforum. Utfordrende saker skyldes særlig manglende harmonisering mellom ulike lovverk, f.eks. helse og skole. Dette påvirker arbeidet i ansvarsgruppene. Koordinatorforum har ansvar for å løfte prinsipielle saker til avdelingsforum hvis koordinatorforum ikke finner en løsning. Koordinatorforum har hatt 11 møter i Individuell plan (IP) og ansvarsgruppe Rett til en individuell plan betyr at tjenestemottaker har rett til en plan som sammenfatter vurderinger av behov og virkemidler, og som angir et helhetlig og begrunnet tjenestetilbud. Bestemmelsen gir tjenestemottakeren en rett til å få utarbeidet en plan, men rettskrav på bestemte tjenester vil ikke følge av selve planen. Denne retten følger av det øvrige regelverket. Forutsatt at tjenestene til enhver tid er faglig forsvarlige, følger det av prinsippet om kommunalt selvstyre at den enkelte kommune kan bestemme hvilke tjenester som skal tilbys. Det skal imidlertid legges stor vekt på tjenestemottakerens synspunkt og meninger. Men selv om planen i seg selv ikke utløser rettigheter, vil den være en viktig premiss når vedtak om tjenester skal fattes. Planen kan dermed bidra til å utløse nødvendige tjenester. Sentrale myndigheter peker på tre hovedforutsetninger for å oppnå en god IP: - Brukerne skal oppleve seg sett, hørt og verdsatt - Løfte frem koordinatorrollen - Arbeidet med individuell plan må forankres på politisk og administrativt nivå Steinkjer kommune har bestemt at antall individuelle planer skal registreres for å skaffe nødvendig oversikt over re-habiliteringsområdet. Helsedirektoratet kartla i 2011 for første gang antall individuelle planer på landsbasis. Direktoratets interesse for en landsomfattende oversikt, gir kommunen et ansvar for å skaffe aktuelle data raskt og kvalitetssikkert. Kommunen må etablere tilfredsstillende ordninger for å ivareta dette. Steinkjer kommune har bestemt at ansvarsgrupper skal brukes som samarbeidsform. Kommunen er ikke pålagt å etablere eller registrere antall ansvarsgrupper. Steinkjer kommune velger likevel å lage en oversikt, da ansvarsgrupper ofte blir dannet når det er behov for å samordne flere tjenester. En ansvarsgruppe er en arbeidsform for planlegging, oppfølging og koordinering av offentlige og andre nødvendige tjenester for brukerne. 2.3 Elektronisk samhandlingsverktøy for IP Inn-Trøndelagskommunene (Snåsa, Verran, Inderøy og Steinkjer) inngikk i 2012 en avtale med Visma om innkjøp av og opplæring i det elektroniske IP-verktøyet SAMPRO. Det ble høsten 2013 kjørt opplæring av 3 lokale administratorer og 9 koordinatorer som fikk en rolle som superbrukere. Disse superbrukerne har fått i oppgave å lære opp de aktuelle kollegaer i egen enhet. Noen av superbrukerne har også vært kursholdere i andre enheter. SAMPRO 6

7 "rulles sakte ut" i organisasjonen parallelt med at rutiner omskrives og prosedyrer revideres. Det er også avholdt erfaringsmøter med Inn-Trøndelagskommunene der fokuset har vært utfordringer knyttet til innfasing av SAMPRO. Det ble ganske raskt tydelig at prosedyrene for IP, ansvarsgruppe og koordinator for IP måtte ajourføres ifht at SAMPRO nå er verktøyet som benyttes. Opplæring i større skala enn enhetsnivå vil derfor bli iverksatt når prosedyrene er ferdig revidert i Denne opplæringa vil bli en del av Koordinatorskolen som gjennomføres som en kursdag i september

8 3. Aktivitet i 2013 Ved innrapportering av aktivitet gis det ikke mulighet for å skrive kommentarer i skjemaet. Det gjør at analyse av årsakene til de differanser som oppstår fra år til år kan bli noe usikre. 3.1 Individuell plan Antall rapporterte IP oversikt for perioden : Diagram 1: Kommentar til diagram 1: Det registreres at det totale antallet individuelle planer i 2013 er redusert fra Det er vanskelig å si noe om årsaker til denne utviklingen. Fordelingen mellom antall planer over og under 18 år er på samme nivå som i Aldersfordeling på de som er rapportert å ha IP i 2013: Diagram 2: Aldersfordeling på personer rapportert med IP i år 9 % år 24 % 68 + år 1 % 0-5 år 11 % 6-12 år 13 % år 19 % år 23 % 8

9 0-5 år 6-12 år år år år år 68+ år 0-5 år 6-12 år år år år år 68+ år 0-5 år 6-12 år år år år år 68+ år Kommentar til diagram 2: Diagrammet viser en prosentvis fordeling av aldersfordelingen på de som i 2013 ble rapportert å ha en IP. 100 % er alle rapporterte IP i altså 128 stk. Diagrammet viser at det er flest IP i aldersgruppen år og i år. Til sammen utgjør dette 47 %. Erfaringer viser imidlertid at kompleksitet, arbeidsmengde og utfordringsbilde er størst i aldersgruppen 0-25 år altså 66 %. Her er det et mye større nettverk som er på banen. Her er det mange overganger mellom ulike arenaer i et livsløp (barnehage-skole-arbeid) som krever tett samhandling mellom flere aktører fra ulike sektorer Kjønnsfordeling på personer med IP i 2013: Diagram 3: Kjønnsfordeling - IP 2013 Kvinner 37 % Menn 63 % Kommentar til diagram 3: Det rapporterte materialet viser at det er flere gutter/menn enn jenter/kvinner som har individuell plan i Steinkjer Kommune i Det er første året det lages en kjønnsfordeling Antall som har takket nei til IP: Diagram 4: Utvikling i antall som har takket nei til IP - fordelt på alder og kjønn Menn Kvinner

10 Kommentar til diagram 4: Det rapporterte antallet som har takket nei til IP for 2013 er 4. Dette er en reduksjon på 42 fra Det er ingen kvinner som er rapportert å takke nei til IP i Steinkjer kommune har de to siste årene hatt fokus på kompetanseheving gjennom temadager og Koordinatorskole. Rapporteringa for 2013 tyder på at dette arbeidet har gjort at informasjonen som kommuniseres ut til den enkelte som trenger IP har blitt bedre. Dette kan være en av grunnene til at færre takker nei. Noen brukere/planeiere får etter hvert godt strukturerte hverdager med tilrettelagt jobb/ arbeidstrening/ dagtilbud, og god hjelp rundt seg i boligen sin. Dette gjør at behovet for IP å ikke være til stede. Dette kan da bli rapportert som "takket nei til IP". I og med at det i 2013 er en markant nedgang, er det lurt at tjenesteenhetene kvalitetssikrer om de faktisk har rapportert på dette Registrerte problemområder med IP i 2013: Diagram 5: Kommentar til diagram 5: Også i 2013 er det innenfor problemområdene utviklingshemming og psykiatri det rapporteres å være flest personer med individuelle planer. Ny utvikling i 2013 er at områdene rus og lærings-og sosiale vansker er større enn nevrologi. Det innrapporterte tallmaterialet viser at det i 2013 er en økning i individuelle planer innen rusfeltet i forhold til Dette er sammenfallende med at NAV har hatt fokus på IP for denne målgruppen i

11 Gutter Jenter Gutter Jenter Gutter Jenter Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner De tre største problemområdene fordelt etter alder og kjønn: Diagram 6: De tre største problemområdene i antall rapporterte IP fordelt på alder og kjønn Utviklingshemming Psykiatri Rus 0-5 år 6-12 år år år år år 68+ år Kommentar til diagram 6: Diagrammet viser alders- og kjønnsfordelinga innenfor de tre største problemområdene. Det er interessant å se at i gruppen år er det flest kvinner som er rapportert å ha IP, mens det i aldersgruppen år er flest menn. I den eldste gruppa er det likt mellom kvinner og menn Koordinator for IP fordelt på faggruppe: Diagram 7: 11

12 Kommentar til diagram 7: Det er 58 planer som er rapportert uten oppgitt koordinator i 2013 og 70 planer som oppgir hvilken faggruppe som er koordinator. Tallmaterialet viser at enkelte skoler ikke har koordinatorfunksjon i sitt arbeid rundt IP. Det er viktig for det videre arbeidet at man finner årsaken til dette. Dette må diskuteres i Koordinerende enhet. Man ser ikke i 2013 den samme trenden i at koordinatoransvaret ligger tungt hos yrkesgrupper med lavere utdanning som man kunne se i Ansvarsgrupper Antallet innrapporterte ansvarsgrupper har gått ned fra 179 i 2012 til 105 i Det er også rapportert en nedgang i gjennomsnittlig gjennomførte møter pr ansvarsgruppe fra 2,4 møter pr gruppe i 2012 til 1,9 møter pr gruppe i Vi må helt tilbake til 2009 for å finne så lavt rapportert gjennomsnittsantall i ansvarsgruppemøter pr år. De senere år har aktiviteten ligget mellom 2,0-2,4 ansvarsgruppemøter pr år pr bruker. Prosedyrene for ansvarsgrupper sier at det skal holdes minimum ett ansvarsgruppemøte pr år pr bruker. Enkelte brukere kan imidlertid ha behov for hyppige møter i faser av livet som skyldes naturlige overganger eller ekstraordinære utfordringer og håndtering av dette. Det er viktig at bruker/pårørende og kommunalt hjelpeapparat avklarer forventningsnivået til ansvarsgruppas arbeid seg i mellom Antall ansvarsgrupper fordelt etter møteleders faggruppe: Diagram 8: 12

13 Assistent Barnevernspedagog Boveileder Brukeren selv Ekstern koordinator Ergoterapeut Fastlege Fysioterapeut Førskolelærer Helsefagarbeider Helsesøster Hjelpepleier Kontaktlærer Kreftsykepleier Lærer Omsorgsarb Psyk hjpleier Psyk spl Psykolog Pårørende Sosionom Spes. ped. Koord Spes. ped. lærer Spesped Sykepleier Vernepleier Diagramtittel Antall ansvarsgrupper fordelt etter faggruppe på møteleder: Kommentar til diagram 8: Årets rapportering viser at faggruppen "lærer", er den som er møteleder for flest ansvarsgrupper totalt sett. Disse ansvarsgruppene finner vi innenfor både grunnskolen og voksenopplæringa. Barnevernspedagog, boveileder, brukeren selv, spesialpedagogisk koordinator og spesialpedagog er andre faggrupper som har hatt en økning som møteledere. Ergoterapeut, fysioterapeut, hjelpepleier, sykepleier og vernepleier er faggrupper som har hatt en markant nedgang i denne funksjonen. Det meldes for øvrig til Koordinerende enhet at reduksjon i sistnevnte fagtjenester kan være årsak til nedgangen Områder med hyppigst bruk av ansvarsgrupper 2013 Diagram 9: Flest rapporterte antall ansvarsgrupper (AG) fordelt på problemområde, alder og kjønn Antall Problemområde Alder Kjønn 10 Psykiatri 6-12 år Gutter 8 Lærings og sosiale vansker 6-12 år Jenter 7 Lærings og sosiale vansker 6-12 år Gutter 6 Utviklingshemming 13-18år Gutter 6 Lærings og sosiale vansker år Menn Kommentar til diagram 9: Rapporteringene for 2013 viser at ansvarsgruppe blir aktivt brukt som samhandlingsverktøy i Steinkjer kommune. Tabellen viser fordelingen av antall rapporterte ansvarsgrupper innen ulike problemområder med fordeling på alder og kjønn. Tabellen utelater de problemområdene som har under 5 ansvarsgrupper innenfor et problemområde. Dette for at enkeltpersoner ikke skal kunne identifiseres. Det er også i 2013 flest ansvarsgrupper innen områdene psykiatri, lærings- og sosiale vansker i barneskolealder. Fokus på psykisk helsearbeid i barneskolealder anses, med bakgrunn i 13

14 tallmaterialet, å være av stor betydning framover. Dette er krevende områder med sammensatt problematikk. Å satse her vil være i overensstemmelse med Steinkjers folkehelseprofil og tallmateriale fra HUNT Kompetanseutvikling Steinkjer kommune har siden 2005 hatt fokus på kompetanseheving vedrørende koordinering av IP og ansvarsgruppearbeid. Kompetansekartlegging legges til grunn for kommunens samla kompetansebehov og bør derfor implementeres i avdelingenes årlige kompetanseplaner. Det anbefales at kommunen via Avdelingsforum - har en bevisst strategi for hvilken kompetanse kommunen trenger for å møte framtidens utfordringer. For å styrke den enkelte koordinator i kommunen var det et ønske å få gjennomført en felles opplæring for disse. Avdelingsforum og Koordinerende enhet initierte dette og søkte på utlyste habiliteringsmidler fra Helsedirektoratet. Kommunen fikk prosjektmidler til etablering og oppstart av koordinatorskole i Prosjektperioden var Koordinatorskolen har i tillegg til opplæring til alle koordinatorer i kommunen, for tjenestemottakere i alle aldersgrupper. 4. Strategier og prioriteringer 4.1 Koordinerende enhet og gode verktøy for samhandling Ved de siste års gjennomgang av rapporteringsmateriale er behovet for å kvalitetssikre resultatene av rapporteringa og gjøre bearbeidinga av materialet mindre arbeidskrevende bekreftet flere ganger. Med bakgrunn i dette ble det i løpet av 2012 lagt ned mye arbeid sammen med IKT-enheten for å bearbeide og utvikle et elektronisk kartleggingsverktøy. Dette verktøyet har blitt brukt i to år, og har vist seg å fungere etter intensjonen. Nå som det elektroniske IP-verktøyet SAMPRO er innkjøpt, er det et mål å kunne hente ut statistikk-materialet derifra. Det viser seg imidlertid at den administrative delen av SAMPRO er svært begrenset slik den foreligger pr i dag. Det er i 2013 opprettet dialog mellom leverandør og kommunen med ønske om at leverandør skal videreutvikle dette. Målet er å fremme kvalitative og representative data på en mindre arbeidskrevende måte enn i dag. Kommunen har også etablert et elektronisk kvalitetssystem (EQS) som gjør at arbeidet med IP og ansvarsgrupper sikres ved at nødvendige prosedyrer blir lett tilgjengelig. Her vil også all info og materiale fra opplæringsdager og koordinatorskole legges tilgjengelig for kommunens ansatte. Det er i løpet av 2013 gitt tilbakemeldinger til Koordinerende enhet at det er en del usikkerhet i enkelte enheter på hva som er et ansvarsgruppemøte og hva som er et samarbeidsmøte rundt 14

15 en bruker. Prosedyrene for ansvarsgrupper skal revideres i 2014, og i den forbindelse bør definisjonen av hva som er et ansvarsgruppemøte framkomme tydelig. På kommunens hjemmeside ( ) finnes en oppdatert oversikt med navn på kommunens koordinatorer for re- /habiliteringsområdet. Informasjonsbrosjyre med kun koordinatorenes funksjonsadresser fås ved henvendelse til Servicetorget, 1. etg., Rådhuset. 4.2 Koordinatorskolen Koordinatorskolen, med fokus på koordinatorrollens ansvar og oppgaver, skal videreføres og videreutvikles i årene fremover, om enn i et mindre omfang enn den hadde i prosjektet. Avdelingsforum har besluttet at Koordinatorskolen i 2014 skal være en kursdag. Denne dagen skal gjennomføres i september og skal bestå av en ½ dag der koordinatorrollen er tema og ½ dag der IP-verktøyet Sampro er tema. Erfaringsutveksling omkring det å være koordinator og bruken av Sampro anses å være sentral. 4.3 Videre arbeid i tjenesteenhetene Tallene i rapporten er grunnlag for drøfting i de tjenesteenhetene som har tjenester direkte knyttet til habilitering og rehabilitering, dvs alle ledd i organisasjonen som arbeider med IP og ansvarsgruppe. Spørsmål til drøfting: Er det en ensartet oppfatning av forskjellen mellom ansvarsgruppemøter og ordinære samarbeidsmøter / arbeidsmøter? Hva er bakgrunnen for nedgangen i antall registrerte ansvarsgrupper? Kartlegging Brukertilfredshet?. Er bruken av ansvarsgrupper tilfredsstillende for bruker? Er brukeren fornøyd med gjennomføring av ansvarsgruppemøtene? Med oppfølging etter møtene? Med forberedelse til møtene? Blir bruker spurt om dette? Har medarbeiderne en akseptabel arbeidsmengde knyttet til sitt arbeid med ansvarsgrupper? Har medarbeiderne en akseptabel arbeidsmengde knyttet til sin rolle som koordinator for IP? Hvor mye tid brukes i gjennomsnitt pr sak? Er dette en akseptabel mengde? Kompetanseheving. Forslag til tema, områder og målgrupper? Er opplæringa til møteledelse god nok? Koordinatorskolen var det nyttig? Hvordan skal effekten vedvare? Mentorordning eller ressursgruppe? Systemkoordinator for Koordinerende enhet i Steinkjer Kommune anmoder om at disse spørsmålene tas opp til drøfting i personalmøter i de enhetene som arbeider med IP og ansvarsgruppe. Tilbakemeldingen sendes til koordinerende enhet på denne adresse: systemkoordinator@steinkjer.kommune.no innen 20.september

16 Organisering og tilrettelegging for IP og ansvarsgruppearbeid er et lederansvar, og det innebærer også å ha fokus på og oversikt over medarbeidernes kompetanse på området. For å få en konkret oversikt anbefales å gjennomføre en strategisk kompetansekartlegging, STRAK, se under koordinerende enhet. Det er et lederansvar å formidle viktigheten av kartleggingen, slik at den som utfører rapporteringsarbeidet er kjent med hva materialet skal brukes til, og forstår betydningen av innsatsen som legges ned opp mot brukergruppen. 4.4 Opplæringsloven og spesialundervisning Det er innført en egen bestemmelse i opplæringsloven ved virkning fra om samarbeid mellom skolen og aktørene i helse- og sosialtjenesten. Gjennom dette har fått skolen en plikt til å delta i arbeidet med individuell plan Plikt til å delta i arbeidet med individuell plan Skolen skal, når det er nødvendig for å ivareta elevanes behov for eit heilskapleg, koordinert og individuelt tilpassa tenestetilbod, delta i samarbeid om utarbeiding og oppfølging av tiltak og mål i individuell plan heimla etter anna lov og forskrift. Nytt rundskriv nr F med virkning fra sier at pedagogisk personell ikke anbefales oppgaver som koordinator for individuell plan. 3-6a. Plikt til å delta i arbeidet med individuell plan Skolen skal, når det er nødvendig for å ivareta elevanes behov for eit heilskapleg, koordinert og individuelt tilpassa tenestetilbod, delta i samarbeid om utarbeiding og oppfølging av tiltak og mål i individuell plan heimla etter anna lov og forskrift. Det er svært positivt at Steinkjer kommunes ledelse har vært enige om behovet for felles ansvar og engasjement for oppfølging av personer med langvarige og sammensatte behov. De vedtatte prosedyrene for habiliterings- og rehabiliteringsarbeidet befester en felles intensjon om at felles ansvar og samhandling gir best mulig tjeneste. Steinkjer Ingeborg Laugsand Helsesjef Systemansvarlig for Koordinerende enhet 16