TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 8.12.2015 14.00 15.25 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Rolleiv O. Lind (leder) Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad Kari Workinn Oddny Aleksandersen Andre Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Kristin Røymo (tilstede i sak 98/15 og 105/15) Kommunaldirektør Øystein Nermo (d.s.) Brann- og redningssjef Øystein Solstad (tilstede i sak 98/15) Behandlede saker Sak nr./år Sak 97-107/15 Underskrifter Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Rolleiv O. Lind Oddny Aleksandersen Kari Workinn Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 1.12.2015 som ble enstemmig godkjent. I tillegg ble det vedtatt føyd på saklista sak 107/15 Eventuelt. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 97/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.11.2015 98/15 Brann og redning - oppfølging 99/15 Svar på revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten 100/15 Engasjementsbrev Tromsø kommune 101/15 Forhold innen kultur og idrett 102/15 Henvendelse angående byggesak Sameiet Balsfjordvinden 3 103/15 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang - oppfølging 104/15 Salg av kommunal tomt på Snarby - oppfølging 105/15 Gravearbeider Storgata 106/15 Referatsaker 107/15 Eventuelt (sak tatt opp i møtet)
Blad 3 97/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 10.11.2015 Protokollen fra møtet 10.11.2015 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 10.11.2015 godkjennes. 98/15 Brann og redning - oppfølging Byrådsleder, kommunaldirektøren og brann- og redningssjefen orienterte om tiltakene som var iverksatt i forbindelse med fullførelsen av miljø- og medarbeiderprosjektet, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Før behandling av sakene 99-101/15 orienterte kontrollutvalgets leder at det har oppstått spørsmål om hans habilitet som følge av vervet som styreleder i KomRev NORD IKS, og er et forhold som bør vurderes nærmere. På denne bakgrunn bør sakene 99-101/15 utsettes til neste møte. 99/15 Svar på revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten 1. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 11.11.2015 på revisjonsbrev nr. 23 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 25.11.2015, og tar saken til orientering.
Blad 4 2. Kontrollutvalget forutsetter at revisor ved rapporteringen om det løpende revisjonsarbeidet informerer om resultatet av oppfølgingen som beskrevet i brevet av 25.11.2015. 100/15 Engasjementsbrev Tromsø kommune Kontrollutvalget tar engasjementsbrev av 20.11.2015 fra KomRev NORD til orientering. 101/15 Forhold innen kultur og idrett
Blad 5 102/15 Henvendelse angående byggesak Sameiet Balsfjordvinden 3 Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Sameiet Balsfjordvinden 3 angående et pumpehus beliggende på eiendommen 119/4139 og ber byrådsleder om å redegjøre for saken, herunder for de målinger som er foretatt, hvilke regler som gjelder for støy og lukt fra slike pumpehus, hvilke regler som gjelder om avstand til bebyggelse for offentlige pumpehus og hvordan saken tenkes fulgt opp fra administrasjonens side. Brev av 6.11.2015 fra Tromsø kommune og brev av 5.12.2015 fra Sameiet Balsfjordvinden 3 ble delt ut i møtet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Sameiet Balsfjordvinden 3 angående et pumpehus beliggende på eiendommen 119/4139 og ber byrådsleder om å redegjøre for saken, herunder for de målinger som er foretatt, hvilke regler som gjelder for støy og lukt fra slike pumpehus, hvilke regler som gjelder om avstand til bebyggelse for offentlige pumpehus og hvordan saken tenkes fulgt opp fra administrasjonens side. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.12.2015 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 103/15 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang - oppfølging Kontrollutvalget tar byrådsleders redegjørelse til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar byrådsleders redegjørelse til orientering.
Blad 6 Utskrift av saksprotokoll sendt 16.12.2015 til: - Lyngen kommune 104/15 Salg av kommunal tomt på Snarby - oppfølging Saken tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.12.2015 til: - Inger Sofie Andreassen 105/15 Gravearbeider i Storgata Byrådsleder og kommunaldirektøren orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget drøftet saken. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: Kontrollutvalget ønsker en endelig kostnadsoversikt fordelt per etat i Tromsø kommune når sluttregnskapet settes opp. Dette skal dessuten sammenholdes med respektive budsjettposter ved oppstart. K-Sekretariatet pålegges å følge opp at slik rapportering skjer. I møtet ble det opplyst at kommunen trakk asfaltering ut fra kontrakten, og kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra byrådsleder på hvilken måte anskaffelsen av asfalteringsarbeider i ettertid har skjedd.
Blad 7 Kontrollutvalget ønsker en endelig kostnadsoversikt fordelt per etat i Tromsø kommune når sluttregnskapet settes opp. Dette skal dessuten sammenholdes med respektive budsjettposter ved oppstart. K-Sekretariatet pålegges å følge opp at slik rapportering skjer. I møtet ble det opplyst at kommunen trakk asfaltering ut fra kontrakten, og kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra byrådsleder på hvilken måte anskaffelsen av asfalteringsarbeider i ettertid har skjedd. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.12.2015 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 106/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 12.11.2015 b) Byrådsmøtet 19.11.2015 c) Byrådsmøtet 25.11.2015 d) Byrådsmøtet 26.11.2015 e) Byrådsmøtet 3.12.2015 B. ABONNEMENT PÅ KOMMUNEREVISOREN a) Tas opp i møtet. C. ABONNEMENT PÅ KOMMUNAL RAPPORT a) Tas opp i møtet. 1. Referatsak B Abonnement på Kommunerevisoren: Følgende medlemmer ønsker abonnement på fagbladet; Rolleiv O. Lind og Jon Arne Jørstad. Sekretariatet sørger for å melde inn endringen til NKRF. Videre tar sekretariatet kontakt med Kåre Sørensen om det er ønskelig med abonnement. 2. Referatsak C Abonnement på Kommunal Rapport: Jon Arne Jørstad ønsker abonnement på bladet. Sekretariatet sørger for å melde inn endringen til administrasjonen i Kommunal Rapport. Videre tar sekretariatet kontakt med Kåre Sørensen om det er ønskelig med abonnement.
Blad 8 3. Referatsak A tas til orientering. 1. Referatsak B Abonnement på Kommunerevisoren: Følgende medlemmer ønsker abonnement på fagbladet; Rolleiv O. Lind og Jon Arne Jørstad. Sekretariatet sørger for å melde inn endringen til NKRF. Videre tar sekretariatet kontakt med Kåre Sørensen om det er ønskelig med abonnement. 2. Referatsak C Abonnement på Kommunal Rapport: Jon Arne Jørstad ønsker abonnement på bladet. Sekretariatet sørger for å melde inn endringen til administrasjonen i Kommunal Rapport. Videre tar sekretariatet kontakt med Kåre Sørensen om det er ønskelig med abonnement. 3. Referatsak A tas til orientering. 107/15 Eventuelt Kontrollutvalgets leder tok opp til drøfting publisering på kommunens hjemmeside av dokumenter fra kontrollutvalgets behandling. Det er ønskelig at innkalling med saksdokumenter gjøres tilgjengelig under møtekalenderen. Videre ble det drøftet hvorvidt det kunne være aktuelt å ta i bruk nettbrett, dvs. at møtedokumentene gjøres tilgjengelig elektronisk og blir ikke sendt ut på papir. Sekretariatet undersøker nærmere til neste møte om løsningen for publisering av møtedokumentene under møtekalenderen på kommunens hjemmeside, og eventuelt om det er mulig å ta i bruk nettbrett for kontrollutvalgets medlemmer. Sekretariatet undersøker nærmere til neste møte om løsningen for publisering av møtedokumentene under møtekalenderen på kommunens hjemmeside, og eventuelt om det er mulig å ta i bruk nettbrett for kontrollutvalgets medlemmer.
Blad 9 Rett utskrift: Finnsnes, den 10. desember 2015 Inger Johansen