TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 9.4.2013 14.30 17.10 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 16-23/13 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Kari Workinn Fra Tromsø kirkelige fellesråd: Kirkeverge Kristin Stang Meløe (tilstede i sak 17/13) Økonomisjef Tom Espen Hellesvik (tilstede i sak 17/13) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede i sakene 16-20/13) Forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik (d.s.) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Lill Martinsen Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 2.4.2013 som ble enstemmig godkjent. Sak 21/13 Tromsø Havns kontraktsinngåelse med Skanska Norge AS vedrørende ombygging av Tønsnes industrihavn er ikke ferdigstilt. I saken gjenstår fortsatt noen avklaringer. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 16/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 26.2.2013 17/13 Økonomien i Tromsø kirkelige fellesråd oppfølging av kontrollutvalgssak 10/13 18/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i eldreomsorgen 19/13 Drøfting bestilling forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet og ressursbruk i grunnskolene med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning 20/13 Tromsø kommunes garantiansvar oppfølging av kontrollutvalgssak 54/12 21/13 Tromsø Havns kontraktsinngåelse med Skanska Norge AS vedrørende ombygging av Tønsnes industrihavn 22/13 Referatsaker 23/13 Drøftingssak
Blad 3 16/13 Godkjenning av protokollen fra møtet 26.2.2013 Protokollen fra møtet 26.2.2013 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 26.2.2013 godkjennes. 17/13 Økonomien i Tromsø kirkelige fellesråd oppfølging av kontrollutvalgssak 10/13 Kirkevergen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar kirkevergens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp saken i løpet av høsten. Byrådsleder innkalles til møte for å orientere om Tromsø kommunes nye rutiner for økonomisk rapportering, omtalt i kommunestyresak 27/13. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar kirkevergens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp saken i løpet av høsten. Byrådsleder innkalles til møte for å orientere om Tromsø kommunes nye rutiner for økonomisk rapportering, omtalt i kommunestyresak 27/13. Utskrift av saksprotokoll sendt 15.4.2013 til: - Tromsø kirkelige fellesråd v/kirkevergen - Tromsø kommune v/ byrådsleder
Blad 4 18/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i eldreomsorgen Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til rapporten og de oppsummering med konklusjoner som er gjort, og tar den til orientering 2. Kommunestyret ber byrådet vurdere de avvik som er framkommet i rapporten, samt gjøre en vurdering om det er grunnlag for videre tiltak. Forvaltningsrevisor presenterte kortfattet rapportens innhold og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget drøftet i møte høringssvaret fra kommunens ledelse, gitt i brev av 18.3.2013 (vedlegg i forvaltningsrevisjonsrapporten), der byrådet ønsker at forvaltningsrevisjonsprosjektet gjenåpnes for å ta inn enheten Omsorgstjenesten Sentrum. Utvalget finner ikke grunn for å imøtekomme dette ønsket, da denne enheten fikk flere muligheter for å være med i prosjektet, samt at det har gått så lang tid siden prosjektarbeidet ble startet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til rapporten og de oppsummering med konklusjoner som er gjort, og tar den til orientering 2. Kommunestyret ber byrådet vurdere de avvik som er framkommet i rapporten, samt gjøre en vurdering om det er grunnlag for videre tiltak. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 15.4.2013 (svarfrist 3.5.2013) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt 6.5.2013 til: - Tromsø kommune v/ordfører
Blad 5 19/13 Drøfting bestilling forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet og ressursbruk i grunnskolene med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt omhandlende ressursbruk i grunnskolen med særskilt fokus på spesialundervisning av KomRev NORD, basert på K- Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt omhandlende ressursbruk i grunnskolen med særskilt fokus på spesialundervisning av KomRev NORD, basert på K- Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. Utskrift av saksprotokoll sendt 15.4.2013 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 20/13 Tromsø kommunes garantiansvar oppfølging av kontrollutvalgssak 54/12 Kontrollutvalget viser kommunestyrets behandling av Tromsø kommunes garantiansvar i sak 28/13, og tar saken til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser kommunestyrets behandling av Tromsø kommunes garantiansvar i sak 28/13, og tar saken til orientering.
Blad 6 21/13 Tromsø Havns kontraktsinngåelse med Skanska Norge AS vedrørende ombygging av Tønsnes industrihavn Felles forslag til vedtak: Saken utsettes. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes. Kontrollutvalgets leder Elisabeth Steen forlot møtet, og nestleder Edmund Kristoffersen overtok møteledelsen. 22/13 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 27.2.2013 b) Byrådsmøtet 28.2.2013 c) Byrådsmøtet 7.3.2013 d) Byrådsmøtet 14.3.2013 e) Byrådsmøtet 21.3.2013 B. SAKPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 27.2.2013 a) Sak 16/13 Kontrollutvalgssak 3/13 kontrollutvalgets årsrapport for 2012 b) Sak 21/13 Økonomisk internkontroll rapportering pr. 31.12.12 c) Sak 22/13 Eventuell innmelding i Transparency International Norge C. SVAR - KULTURHUSET FAKTURERING, KONTOFØRING OG AVGIFTS- BEREGNING AV INNTEKTER I 2012 a) Brev av 4.3.2013 fra Tromsø kommune D. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD a) Brev av 25.2.2013 fra KomRev NORD
Blad 7 E. AD. KONTROLLUTVALGET GODGJØRELSER VED DELTAKELSE PÅ SELSKAPERS EIERORGANER a) E-post korrespondanse K-Sekretariatet/Tromsø kommune F. OPNE MØTE I KONTROLLUTVAL OG KOMMUNALE FØRETAK a) Pressemelding av 8.2.2013 fra Kommunal- og regionaldepartementet G. VIL RENSE REGNSKAP a) Avisartikkel itromsø 27.2.2013 H. FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN - FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 5.-6. JUNI 2013 a) Invitasjon med program I tillegg delt ut i møtet: I. INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Brev av 3.4.2013 fra K-Sekretariatet J. INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Brev av 21.3.2013 fra KomRev NORD Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak E: Sekretariatet utarbeider sak til neste møte som omhandler kontrollutvalgets myndighetsområde i forbindelse med deltakelse på representantskapsmøter og generalforsamlinger, og som danner grunnlag for å få det innarbeidet i kommunens godtgjørelsesreglement for kontrollutvalget. 2. Referatsak G: Revisjonen orienterer om kommunens håndtering av pensjonsutgifter i forbindelse med revisors rapportering for årsregnskapet 2012. 3. Referatsak H: På FKT s fagkonferanse og årsmøte påmeldes Tor Zachariassen. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Referatsak E: Sekretariatet utarbeider sak til neste møte som omhandler kontrollutvalgets myndighetsområde i forbindelse med deltakelse på representantskapsmøter og generalforsamlinger, og som danner grunnlag for å få det innarbeidet i kommunens godtgjørelsesreglement for kontrollutvalget. 2. Referatsak G: Revisjonen orienterer om kommunens håndtering av pensjonsutgifter i forbindelse med revisors rapportering for årsregnskapet 2012.
Blad 8 3. Referatsak H: På FKT s fagkonferanse og årsmøte påmeldes Tor Zachariassen. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. 23/13 Drøftingssak henvendelse vedrørende barnevernet Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 11. april 2013 Inger Johansen