Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 26.01.2016, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 19.01.2016 Arild Olsen leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 2/16 Godkjenning av protokoller fra 15.12.2015, 20.12.2015 og 29.12.2015 PS 3/16 Referatsaker RS 1/16 Svalbardbudsjettet 2015 -Tilskudd PS 4/16 Kjøp av tjenesteboliger PS 5/16 Særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser - barnetalsperson 2015-2019 PS 6/16 Behandling av søknad om permanent skjenkebevilling - ISS for kantina på UNIS - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef Side 2
PS 2/16 Godkjenning av protokoller fra 15.12.2015, 20.12.2015 og 29.12.2015 Side 3
PS 3/16 Referatsaker RS 1/16 Svalbardbudsjettet 2015 -Tilskudd Side 4
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/32-4-151 Elin Dolmseth 14.01.2016 Kjøp av tjenesteboliger Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 4/16 26.01.2016 Lokalstyret 09.02.2016 Anbefaling: Det kjøpes to nye boliger. Disse to boligene og de tre boligene som AU 29.12.15 fattet vedtak om å kjøpe, finansieres av antatt forsikringssum for de fem ødelagte spisshusene, til sammen 15 mill kr. Investeringsbudsjettet for 2016 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: 5 av Longyearbyen lokalstyres familieboliger ble totalskadet i snøskredet 19.12.15. Boligene var forsikret. For raskest mulig å kunne tilby nye boliger til ansatte som mistet boligene sine i skredet fattet AU den 29.12.15 med hjemmel i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre punkt 10.3, jfr Svalbardloven 36b, at Longyearbyen lokalstyre kjøper tre familieleiligheter fra LNSS på Elvesletta (se vedlegg). LL overtar (kjøper) leilighetene med virkning fra 1.2.16 til en total pris på kr. 9.041.391,-: 505.13.H0101, kr. 3.244.800,- 114 kvm BRA 505.15.H0302, kr. 3.285.360,- 114 kvm BRA 505.9.H0102, kr. 2.511.231,- 81 kvm BRA Leilighetene leies av LNSS i januar 2016. To av leilighetene på Elvesletta er tatt i bruk av ansatte som bodde i spisshus. En leilighet står foreløpig tom. I tillegg er det inngått leieavtale med Sparebanken Nord-Norge om bolig i vei 338.50 (110 kvm). Også denne boligen er tatt i bruk av ansatt som bodde i spisshus. Det vurderes om LL skal kjøpe boligen. Det vurderes også å kjøpe ytterligere en leilighet på Elvesletta på 114 kvm. LL har foreløpig ikke mottatt bekreftelse på total forsikringssum for de 5 spisshusene som ble totalskadet i snøskredet. Anslått sum er 15 mill kr. Vurdering: LL har behov for å erstatte familieboligene som ble totalskadet i snøskredet. Eiendomsenheten har som følge av AU sitt vedtak 29.12.15 inngått avtale om kjøp av tre boliger og det jobbes med å kjøpe to til. Det foreslås at lokalstyret fatter vedtak om kjøp av ytterligere to boliger (ut over de tre boenhetene som AU har fattet vedtak om) og at alle fem boligene finansieres av forsikringsoppgjøret. Vedlegg: 1 Særutskrift AU sak 1/16: Kjøp av tjenesteboliger som følge av snøskred 19.12.2015 - Hastevedtak etter Svalbardloven 36b Side 5
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/32-2-151 Elin Dolmseth 12.01.2016 Særutskrift AU sak 1/16: Kjøp av tjenesteboliger som følge av snøskred 19.12.2015 - Hastevedtak etter Svalbardloven 36b Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 1/16 29.12.2015 Administrasjonsutvalgets vedtak - 29.12.2015 Vedtak: Med hjemmel i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre punkt 10.3, jfr Svalbardloven 36b, kjøper Longyearbyen lokalstyre 3 familieboliger fra LNSS på Elvesletta til en anslått kjøpesum på 8,5 9 mill kr. Saksopplysninger: Følgende epost ble sendt fra lokalstyreleder til medlemmene i AU 29.12.2015 samt lokallederne i H, AP, V og MDG: «Som en konsekvens av raset befinner vi oss nå i et situasjon der boliger til ansatte vil bli et problem. Totalt sett er det 5 boliger tilhørende LL som ble ødelagt i raset. Boligene er selvfølgelig forsikret, oppgjøret er på anslagsvis 25000 pr kvm. Altså ca 3 mil nok pr bolig. Vi har PT fått en korttids leiekontrakt med LNSS på 3 store nye familieboliger på Elvesletta. (80, 100 og 100 kvm) Disse er av nyere dato og med god standard, altså antatt lave vedlikeholdskostnader. Jeg ser ingen grunn til at vi hverken skal leie eller vente på et forsikringsoppgjør for å få på plass permanent boliger. Mitt forslag til Lars Ole Saugnes var og gå i dialog med LNSS for kjøp av disse boligene. Han samtykket, det gjorde også bolig ansvarlig Mette Østby samt økonomi sjef Elin Dolmseth. Presisere at hverken nøyaktig sum på forsikring eller kjøps sum for tre nye boliger er avklart 100% og baserer seg PT på anslag. Anslått forsikrings oppgjør 15 mil nok Anslått kjøpesum på de tre nevnte boligene er på 8,5 til 9 mil nok. På grunn av regnskapet er det klokt og først ha disse i eie etter den 1.1.16.-Det vil også bli laget en trykk sak for første offisielle planlagte AU møte i 2016-utgangspunkt denne mail der nøyaktig pris/forsikrings oppgjør vil bli presentert. Det referees til Delegasjonsreglementet for Longyearbyen Lokalstyre 10.4 og Svalbard loven 36B som tilsvarer kommuneloven 13. begge disse sier noe om myndighet/muligheter ved hastesaker. Vi kan innkalle til et haste AU møte, men jeg kan ikke se at det er påtvunget-saken har ingen prinsipielle momenter og det økonomiske er fullt ut håndterbart. Vennligst besvar mail og jeg ber om at AU stiller seg bak beslutning, eller så ber dere om ekstraordinært AU møte for avklaringer.» I følge lokalstyreleder ble det ikke gitt innsigelser til et slikt hastevedtak. Side 6
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/27-1-033 Unn Martinsen 11.01.2016 Særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser - barnetalsperson 2015-2019 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 5/16 26.01.2016 Lokalstyret 09.02.2016 Anbefaling Longyearbyen lokalstyre viderefører ordningen med å oppnevne en tjenestemann som skal ivareta barn og unges interesser i planlegging og andre saker som angår barn og unges forhold. Barnetalspersonen gis møte- og talerett i teknisk utvalg og i oppvekst- og kulturutvalget i tillegg til administrasjonsutvalget og lokalstyret. Barnetalspersonen er også høringsinstans for plansaker. Ingeborg Runde oppnevnes som barnetalsperson i Longyearbyen lokalstyre for lokalstyrets valgperiode 2015-2019. Saksopplysninger Svalbardmiljølovens 49 om arealplanens innhold sier følgende: Planen skal inneholde en planbeskrivelse som redegjør for hvordan hensynet til miljø ( ) og lokalsamfunn (herunder sikkerhet og barns behov) blir ivaretatt. På fastlandet skal kommunestyret iht plan- og bygningsloven sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen. Plan- og bygningsloven er ikke gjort gjeldende for Svalbard men ordningen med barnetalsperson har blitt praktisert i lokalstyret siden årsskiftet 2003/2004. Kristine Lidin Malm ble oppnevnt som barnetalsperson i 2010. Anne Jahre ble i 2013 oppnevnt som barnetalsperson i Kristine Lidin Malms permisjonstid. Kristine Lidin Malm ønsker ikke å fortsette i vervet og Anne Jahre skal flytte fra Longyearbyen. Saken legges derfor til politisk behandling slik at lokalstyret skal kunne oppnevne en ny barnetalsperson. Vurdering I Svalbardmeldinga (2009) er styrking av familiesamfunnet en uttalt målsetting. Ordningen med barnetalsperson har bidratt til å sikre at barn og unges interesser er blitt ivaretatt i utviklingen av Longyearbyen som et robust familiesamfunn. Lokalstyret står nå foran flere utviklingsoppgaver som i stor grad berører barn og unge, bla ny arealplan med delplaner, revidering av ruspolitisk handlingsplan, utredning av yrkesfaglig tilbud ved videregående avdeling og barnehageutredning. Administrasjonssjefen anbefaler derfor at ordningen med barnetalsperson videreføres. Barnetalspersonen bør i tillegg til møte- og talerett i administrasjonsutvalget og lokalstyret få møte- og talerett i teknisk utvalg og i oppvekst- og kulturutvalget, da disse utvalgene er delegert ansvaret for fagsaker på sine områder og gir sine anbefalinger til AU/lokalstyret. Side 7
2016/27-1 Side 2 av 2 Administrasjonssjefen foreslår at Ingeborg Runde oppnevnes som ny barnetalsperson i Longyearbyen lokalstyre. Ingeborg Runde er tilsatt som leder for ungdomsvirksomheten i enhet barn og unge, har tidligere vært klubbleder og vil kunne ivareta barn og unges interesser på en god måte. Side 8
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/689-2-U63 Sissel Helen Hultgren 17.11.2015 Behandling av søknad om permanent skjenkebevilling - ISS for kantina på UNIS Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 6/16 26.01.2016 Lokalstyret 09.02.2016 Anbefaling: ISS gis skjenkebevilling i UNIS-bygget, herunder kantine, møterom, konferanselokaler, museum og tilstøtende fellesarealer for perioden d.d 30/6-2016, tilsvarende den bevillingen tidligere gitt til Radisson Blu Polar Hotel Spitsbergen for samme sted. Skjenketider: Brennevin: kl. 13.00 24.00 Øl/vin: kl. 11.00 01.00 Skjenkebestyrer: Veronica Langteigen Stedfortreder: Gustav Halsvik Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har etter delegasjon fra Sysselmannen myndighet til å avgjøre søknader om skjenkebevillinger, avgjøre søknader om tidsbegrensede endringer i eksisterende skjenkebevillinger og søknader om bevilling for enkeltstående anledninger innen Longyearbyen planområde. Ved behandling av søknader og utøvelse av skjenkebevillinger skal skjenketidsbestemmelsene for Longyearbyen og Forskrift om alkoholordningen for Svalbard legges til grunn. Skjenketidsbestemmelsene inngår i Ruspolitisk handlingsplan 2012 2023, som ble vedtatt av lokalstyret den 20/3-2012. Samtlige skjenkebevillinger som er gitt i Longyearbyen går ut 31/5-2016, og alle skjenkestedene må derfor sende inn ny søknad i 2016 dersom de fortsatt ønsker bevilling. Skjenkebevillingene kan gis for en periode på 4 år, men det anbefales i dette tilfelle å gi eventuelle bevillinger frem til 2016 når alle skjenkesaker skal gjennomgås. Frem til 1.juni 2015, hadde Radisson Blu Polar Hotel Spitsbergen hatt skjenkebevilling i UNISkantinen, men denne er oppsagt etter at ISS overtok driften av kantinen. Skatteattest og firmaattest er ikke innhentet. Sysselmannen har ingen merknader til søknaden. Side 9
2015/689-2 Side 2 av 2 Vurdering: Administrasjonssjefen mener søknaden oppfyller kriteriene for å få tildelt skjenkebevilling i h.h.t.: - Forskrift for alkoholordningen for Svalbard - Ruspolitisk handlingsplan for 2012 2023 - Skjenketidsbestemmelser for Longyearbyen Administrasjonssjefen anbefaler derfor at det gis skjenkebevilling som omsøkt. Vedlegg: 1 Søknad om skjenkebevilling i Longyearbyen 2016 - ISS for kantina på UNIS Side 10
Side 11