Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 11.02.2014, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 4/2-2014 Christin Kristoffersen leder NB! Alle lokalstyrets medlemmer kalles inn til en «workshop» i forkant av møtet (kl. 17.00), der tema er nytt delegasjonsreglement. Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 1/14 Referatsaker PS 2/14 Godkjenning av protokoll fra møte 10.12.2013 PS 3/14 Strategisk havneplan PS 4/14 Avvik fra finansreglementet: Innskudd i bank PS 5/14 Budsjettkorrigering 2014: Fendring Bykaia PS 6/14 Suppleringsvalg av varamedlemmer til Kontrollutvalget PS 7/14 Søknad om skjenkebevilling - Better Moments AS Side 2
PS 1/14 Referatsaker RS 1/14 Protokoll kontrollutvalgsmøte 28.11.2013 RS 2/14 Svalbardbudsjettet 2014 - kap. 3 Tilskudd til Longyearbyen lokalstyre PS 2/14 Godkjenning av protokoll fra møte 10.12.2013 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/412-7-144 Marianne Stokkereit Aasen 14.01.2014 Strategisk havneplan Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 3/14 28.01.2014 Lokalstyret 3/14 11.02.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 28.01.2014 Sektorsjef teknisk Marianne Aasen orienterte innledningsvis nærmere om saken. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt, med de justeringer som framkom i møtet. Ny justert plan sendes ut til behandlingen i lokalstyrets møte. Administrasjonsutvalgets innstilling - 28.01.2014 Lokalstyret vedtar strategisk havneplan med vedlegg, datert 20.01.14, slik den foreligger i vedlegget til saken. Anbefaling: Lokalstyret vedtar strategisk havneplan med vedlegg, datert 20.01.14, slik den foreligger i vedlegget til saken. Saksopplysninger: Administrasjonsutvalget som styringsgruppe behandlet saken i sitt møte 19.11.13, i dette møtet ble følgende vedtatt: 1. Visjon 2. Overordnede utviklingsscenarier 3. Strategier i 12 års perspektivet 4. Mål I administrasjonsutvalgets møte 15.10.13 ble statusbeskrivelsen vedtatt. Siden forrige statusoppdatering til styringsgruppen har ressursgruppen arbeidet med følgende: Dokumentet er gjennomgått og videreutviklet ut i fra de vedtak som ble gjort i møtet 19.11.13. Alle i ressursgruppen har bidratt innenfor sine fagområder med faktastoff til dokumentet. Prosjektansvarlig har hatt møte og gjennomgang med sysselmannen som også har bidratt til dokumentet. Ressursgruppen har arbeidet med handlingsplanen, det vil si 4 og 12 års perspektivene. Dokumentet inneholder nå: Side 4
2013/412-7 Side 2 av 4 De vedtatte konkrete strategier og mål. Vedtatt statusbeskrivelse. Forslag til overordnete langsiktige utviklingsscenarier (drivkrefter), og resonnement for utviklingsscenariene fordelt på virksomhetsområdene. Handlingsplan for de første 12 årene. Denne skal rulleres årlig, og konkretiseres i forbindelse med budsjettprosessen. Vurdering: Som nevnt tidligere er det vanskelig å tenke seg utvikling i et 40 års perspektiv, og kanskje spesielt for Longyearbyen. Ser vi 10 år tilbake i tid har utviklingen i byen både knyttet til turisme, forskning og utvikling og kull vært stor. Antall studenter ved UNIS er større enn noen gang, og trenden fortsetter. Turismen er i vekst, tross nedgang andre steder i verden, og SNSK arbeider med å snu og endre selskapet til nye markeder. Hva skjer de neste 40 årene? Hvilke trender skal vi planlegge for? Hvilke endringer kommer i samfunnet vårt? Hvilke trender utenfor Longyearbyen og Svalbard vil påvirke oss, og hvilke vil ikke påvirke oss? Dette er spørsmål vi gjerne skulle hatt svar på når vi nå har arbeidet med strategisk havneplan. Vi kan si noe om trender, men vi kan ikke si noe eksakt om fremtiden, det har derfor vært viktig for ressursgruppen å legge til rette for mange muligheter til utvikling isteden for å snevre inn. For å belyse litt hvor vanskelig det er å se inn i fremtiden kan si se 40 år tilbake i tid (kilde: Wikipedia): Den 1. juni 1973 vedtok regjeringen å opprette tre nasjonalparker, to større naturreservater og 15 fuglereservater i øygruppen. Byggingen av rullebanen ved Svalbard lufthavn, Longyear startet i 1973, og det første flyet landet på flyplassen den 14. september 1974. Lufthavna åpnet offisielt den 2. september 1975. I desember 1978 ble Svalbard tilknyttet det automatiske rikstelefonnettet. NRK TV startet den 22. desember 1984 som det første europeiske kringkastingsselskap ordinære direktesendinger av et riksdekkende TV-program ved å knytte Svalbard til riksnettet over satellitt. I 1971 stod en ny skole ferdig på Haugen, midt i Longyeardalen. Norges siste verksskole ble avviklet i 1976 og Staten, ved Kirke- utdannings- og forskningsdepartementet, overtok driften av skolen fra Store Norske Spitsbergen Kulkompani. Hva tenkte man om fremtiden for 40 år siden? Hadde man trodd at vi skulle ta ned satellittinformasjon, og at det skulle være en stadig voksende næring? Hadde man tenkt tanken om universitet? Og hva tenkte man om turistnæringen? Her er noen utviklingseksempel: Antall gjestedøgn fra 1991 og frem til i dag: Utvikling av båttrafikken fra 2000 og frem til i dag: Side 5
2013/412-7 Side 3 av 4 Antall liggedøgn ved kai er begrenset av kapasitet og vil ikke kunne øke før antall kaimeter øker. Årsverksutviklingen i perioden har vært som følger: Det er sammenheng mellom utviklingen og endringene i Longyearbyen og statens føringer og vedtak. Endring i skatt, nedleggelse av gruve etc etc, men på tross av dette er trenden økende innenfor alle områder. Hvordan vil de neste 20 og 40 årene se ut? I forslag til strategisk havneplan har ressursgruppen prøvd å se for seg hvilke trender som kan komme til å slå inn, basert på dagens kunnskap og dagens trender. Hvilke overordnede politiske føringer og beslutninger som kommer har vi ikke diskutert i planen. Planen vil derfor måtte endres ut i fra de statlige føringer som legges for utvikling av Longyearbyen. Ressursgruppen vet at det samtidig med strategisk havneplan arbeides med en næringsanalyse og en masterplan for turisme. Ny lokalsamfunnsplan er akkurat vedtatt, og arealplanen skal revideres nå i 2014. Alle disse dokumentene må sees sammen når vi skal se på utviklingstrekkene. Alle dokumentene sammen vil være grunnleggende for hva som skal gjøres når, altså rekkefølgen på tiltak. Det vil derfor være viktig at handlingsplanen er et levende dokument som revideres årlig for å ivareta endringer og de behov som næringslivet har opp imot havna. Havna skal være en tilrettelegger for næringsaktivitet. I handlingsplanen har vi prøvd å synliggjøre de mest kjente kortsiktige behovene. Denne delen av planen vil måtte revideres årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen, dette for å ivareta endringer i næringsaktivitet, turisme etc etc. Alternativs vurdering: Nullalternativet til å utarbeide en strategisk havneplan er å la havna drive som i dag og ikke legge til rette for videre utvikling. På den andre siden av skalaen er å legge til rette for rask og tyngre utvikling. Side 6
2013/412-7 Side 4 av 4 Ressursgruppen mener at det forslaget som nå legges frem er et balansert forslag som ser inn i fremtiden, men som samtidig legger til rette for en utvikling som samfunnet og næringslivet har mulighet til, og ønsker. Ressursgruppen anbefaler vedlagte forslag til strategisk havneplan. Vedlegg: 1 Strategisk havneplan versjon 1, oppdatert 31.01.14 (Eget dokument) Side 7
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/375-10-200 Elin Dolmseth 17.01.2014 Avvik fra finansreglementet: Innskudd i bank Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 4/14 28.01.2014 Lokalstyret 4/14 11.02.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 28.01.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 28.01.2014 Lokalstyret godkjenner at finansreglementets punkt 6.1 avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelsen kan være max 300 mill kr. finansreglementets punkt 6.2 avvikes, slik at innskudd i andre banker kan være max 40 mill kr. Anbefaling: Lokalstyret godkjenner at finansreglementets punkt 6.1 avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelsen kan være max 300 mill kr. finansreglementets punkt 6.2 avvikes, slik at innskudd i andre banker kan være max 40 mill kr. Saksopplysninger: Lokalstyret vedtok i sak 31/2011 i møte 14.6.11 Reglement for finansforvaltning. Longyearbyen lokalstyres finansforvaltning skal bl.a. drives slik at virksomheten har høy likviditet og lav finansiell risiko. Administrasjonssjefen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at finansforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer Longyearbyen lokalstyre er eksponert for. Finansreglementet skal vedtas minst en gang i hver lokalstyreperiode. Det planlegges å legge fram reglementet til behandling i lokalstyret i 2014, bl.a. som følge av endret organisering av LL pr. 1.1.14 og spørsmålet om reglementet bør åpne for kjøp av valuta / valutasikring. Finansforskriften pålegger lokalstyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens Side 94
2011/375-10 Side 2 av 3 regler og reglene i finansforskriften. I 2011 var det KomRev Nord IKS som vurderte finansreglementet. Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før lokalstyret vedtar nytt, endret finansreglement. I januar 2014 vil Longyearbyen lokalstyre (LL) motta kr. 192.953.000 i tilskudd over svalbardbudsjettet. Ca 72 mill kr av beløpet er tilskudd til bygging av renseanlegg på energiverket. Også i 2012 og 2013 har LL mottatt tilskudd til bygging av renseanlegget, ca 44 mill kr. Utgiftene til dette prosjektet har så langt vært begrenset. Kontrakt er nå underskrevet og betalingsplan skissert. Anlegget skal være ferdigstilt 31.12.15. Tilskuddet innbetales til LL sin konto i Sparebanken Nord-Norge (SNN), vår hovedbankforbindelse. Finansreglementet til Longyearbyen lokalstyre sier bl.a. følgende: 6.1 Hovedbankforbindelse. Innskudd i hovedbankforbindelsen skal max være 100 mill kr. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum kredittrating BBB. Longyearbyen lokalstyres samlede innskudd i banken skal ikke overstige 2 % av bankens forvaltningskapital. Mål for tilfredsstillende avkastning: rentevilkår i hht bankavtale. 6.2. Innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen. I tillegg til plassering i hovedbankforbindelsen, kan ledig likviditet og midler beregnet for driftsformål plasseres som innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen etter følgende retningslinjer: Inntil 25 % av ledig likviditet kan plasseres med tidsbinding på inntil 12 måneder. Innskuddet i en bank, med eller uten tidsbinding, kan ikke utgjøre mer enn 20 mill kr. Banker med rating BBB eller bedre kan brukes. Longyearbyen lokalstyres samlede innskudd i en bank skal ikke overstige 2 % av bankens forvaltningskapital Mål for tilfredsstillende avkastning på årsbasis: årsgjennomsnittlig 3 mnd nominell NIBOR-rente. Pr. i dag benytter LL følgende banker: Bank: Rating* Forvaltningskapital* 2 % av forvaltningskapitalen utgjør: Sparebank 1 Nord-Norge A 73,8 milliarder 1 476 000 000 (SNN), hovedbankforbindelse Sparebank 1 SMN A 106,9 milliarder 2 138 000 000 Sparebanken Hedmark A+ 46,3 milliarder 926 000 000 Sparebanken Pluss A 38,9 milliarder 778 000 000 Sparebanken Øst A- 24,1 milliarder 482 000 000 Fana Sparebank A- 14,2 milliarder 284 000 000 Stadsbygd Sparebank BBB 2,4 milliarder 48 000 000 Åfjord Sparebank BBB 1,7 milliarder 34 000 000 * Informasjon hentet fra «Bankrapport 2013» utarbeidet av Sparebank 1 Markets. Rating-skalaen går fra A til E, der A er beste rating. En metodebeskrivelse av hvordan ratingen er satt i «Bankrapporten 2013» følger vedlagt. Side 95
2011/375-10 Side 3 av 3 Når statstilskuddet overføres til SNN, vil LL sitt innskudd i SNN (hovedbankforbindelsen) være om lag 260 mill kr, dvs langt over bestemmelsen i finansreglementet. Plasseringsbankene er også tilnærmet «fylt opp» i fht finansreglementets bestemmelser. Likviditeten i LL er spesielt god som følge av statstilskuddet til renseanlegget. Skal finansreglementets bestemmelser om plassering av likviditet følges, må LL opprette konti i flere banker. Vurdering: For å håndtere den ekstraordinære likvide situasjonen kan vi heve grensen for hvor mye innskudd LL kan ha hos hovedbankforbindelsen og hos plasseringsbankene og / eller etablere flere bankforbindelser Lokalstyret må selv ta stilling til den finansielle risikoen knyttet til å plassere likviditeten i bankinnskudd og størrelsen på bankinnskuddene. Administrasjonssjefen ønsker i utgangspunktet ikke å etablere flere bankforbindelser, da det gir økte administrative oppgaver. Administrasjonssjefen ser for seg at max innskudd i hovedbankforbindelsen økes, fra 100 mill kr. til 300 mill kr. Videre foreslår administrasjonssjefen at max innskudd i plasseringsbanker økes fra 20 mill kr. til 40 mill kr. Generelt anses norske banker for å være solide, med liten sjanse for at innskudd vil gå tapt. Tromsø kommune har også SNN som hovedbankforbindelse, og kommunen anslår at gjennomsnittlig innskudd i SNN i 2013 har vært på 500 mill. kroner. Tromsø kommune vurderer det som lite risikofylt å ha sin likviditet i SNN. Finansreglementet til Tromsø kommune åpner for bruk av plasseringsbanker om det gir bedre betingelser på innskuddene. Det at lokalstyret evt. velger å gå ut over finansreglementets bestemmelser som følge av ekstra god likviditet pga statstilskudd til renseanlegget anses ikke som en endring i finansreglementet. Det er altså ikke nødvendig å la uavhengig kompetanse vurdere finansreglementet som følge av denne saken. Vedlegg: 1 Metodebeskrivelse for rating av banker Andre vedlegg (ikke vedlagt): Reglement for finansforvaltning. Side 96
Side 97
Side 98
Side 99
Side 100
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/19-2-153 Jørn Myrlund 16.01.2014 Budsjettkorrigering 2014: Fendring Bykaia Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 5/14 28.01.2014 Lokalstyret 5/14 11.02.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 28.01.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 28.01.2014 Longyearbyen lokalstyre vedtar å øke bevilgningen «Fendring Bykaia» med 1 MNOK. Budsjettramme for prosjektet blir økt fra 3,3 MNOK til 4,3 MNOK. Økt ramme finansieres ved bruk av salgsinntekter fra havnebåten Fjell. Investeringsbudsjettet for 2014 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre vedtar å øke bevilgningen «Fendring Bykaia» med 1 MNOK. Budsjettramme for prosjektet blir økt fra 3,3 MNOK til 4,3 MNOK. Økt ramme finansieres ved bruk av salgsinntekter fra havnebåten Fjell. Investeringsbudsjettet for 2014 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har i budsjett for 2013 vedtatt utskifting av fendring av Bykaia. Multiconsult Tromsø har vært konsulent på oppdraget og har også stått for dimensjonering av fendersystemet, samt utlysning av anbudskonkurranse og innstilling av innkomne tilbud. Første gangs utsendelse av tilbudsforespørsel våren 2013 til utvalgte leverandører ga dårlig respons og det var ikke mulig å slutte en avtale på bakgrunn av innkomne tilbud. Tilbudet ble så modifisert og utlyst via Doffin. Av innkomne tilbud ble leverandør valgt på bakgrunn av konsulentens anbefaling. Saken ble behandlet i lokalstyret den 12.11.2013, hvorpå budsjettet ble regulert til kr 3,3 MNOK. I ettertid, etter undertegning av avtale med valgt leverandør, oppdager vi at de dokumenter som Longyearbyen lokalstyre har fått oversendt fra konsulent ikke stemmer overens med den informasjon som konsulent har benyttet i tilbudskonkurranse utlyst på Doffin. Her har konsulent sendt «ny versjon av spesifikasjoner/tegning» til Longyearbyen havn, mens gammel versjon er benyttet i tilbudsforespørselen. Side 101
2014/19-2 Side 2 av 2 Resultatet er at valgt tilbyder og tilbud, mangler (50%) 6 nye fender dekk i forhold til ny spesifikasjon. LL har i ettertid sammen med leverandør forsøkt å finne løsning på problemet. Sammen med representanter fra valgt leverandør av fenderløsning, leverandørens konsulent og representanter for produsenten av fenderløsning, har administrasjonen arbeidet ut et nytt forslag til fendring av Bykaia. Tid er av viktig betydning i denne saken. Fendringen skulle vært skiftet ut i 2013. Kai er påført skader i 2012 og 2013 som gjør at hjørnefender mot vest som tar mye av kreftene ved anløp er revet av og sunket. Dette betyr at vi ikke har noen god fendring og beskyttelse til å møte sesongen 2014. En ny fendring må på plass snarest mulig. For å rekke en installasjon i mai måned i år, har allerede leverandør for egen regning satt nødvendige elementer i bestilling. Det er beregnet 1 måned med demontering og montering av nye fenderelementer. Fullverdig fendring av Bykaia som vil ha en forventet levetid på +20 år vil i henhold til nye beregninger ha en totalkost på kr 4,3 MNOK LL vil forfølge saken overfor Multiconsult i forhold til feilprosjektering. Vurdering: En konsekvens av ikke å gjennomføre tiltaket, vil være at Bykaia i verste fall ikke vil være i stand til å ta i mot skip uten å kunne risikere skader på fartøy eller kaikonstruksjoner. Noe som kan få store økonomiske konsekvenser. Ett alternativ kan være å installere det som har vært ute på anbud. Vi vil da få en løsning som ikke vil være optimal. Mindre fartøy, i størrelsesorden 30 til 60 meter, vil kunne skade kaikonstruksjoner og fartøy grunnet lengere avstander mellom fendrer. Levetiden på rimeligere løsninger vil også være betydelig kortere enn ønsket løsning. Basert på tidligere anbefalinger i saken og ny informasjon om aktuelle løsninger bør prosjektet gjennomføres som vedtatt tidligere med nødvendige tilleggsbevilgninger. En merkostnad på ca 1 MNOK vil over forventet levetid på +20 år og en nedskrivingstid på 15 år ha liten innvirkning på kostnadssiden. Ny løsning øker Bykaia sin evne til å håndtere større fartøy på en bedre måte, og tilfredsstiller i høyere grad nye internasjonale krav fra cruisenæringen til moderne fendersystemer. Side 102
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/797-35-033 Svein Olav Ween 16.01.2014 Suppleringsvalg av varamedlemmer til Kontrollutvalget Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 7/14 28.01.2014 Lokalstyret 6/14 11.02.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 28.01.2014 Lokalstyrelederen satte fram flg. forslag på nye varamedlemmer: 1. Diana Snibsøer 2. Aleksander Askeland Lokalstyrelederens forslag ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 28.01.2014 Som nye varamedlemmer for AP til Kontrollutvalget velges: 1. Diana Snibsøer 2. Aleksander Askeland Anbefaling: Som nye varamedlemmer for AP til Kontrollutvalget velges: 3. 4. Saksopplysninger: Kontrollutvalgets sammensetning pr. i dag er: Medlemmer: Varamedlemmer: Svein Jonny Albrigtsen, leder AP 1. --- AP Odd Egil Hofstad AP 2. (Anne Meland) AP Frigg Jørgensen, nestleder TF 1. Thor O. Bendiksen TF Hanne Jensen H 1. Sten Christian Pedersen H Jørn Dybdahl KL 1. Jens Abild KL Side 103
2011/797-35 Side 2 av 2 Siden 1. vara Kjell Mork har gått bort, og 2. vara Anne Meland har flyttet, må det foretas suppleringsvalg av to varamedlemmer til utvalget. I hht. saksbehandlingsforskriftens 16, 3. ledd, skal de nye velges fra «den samme gruppe som den utredende tilhørte.» Medlemmer og varamedlemmer i nemnder og utvalg med beslutningsmyndighet (dvs. AU, teknisk utvalg, oppvekst- og kontrollutvalget), samt ansatte i Longyearbyen lokalstyre, kan ikke velges til verv i kontrollutvalget. Side 104
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/1062-4-U63 Svein Olav Ween 15.01.2014 Søknad om skjenkebevilling - Better Moments AS Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 9/14 28.01.2014 Lokalstyret 7/14 11.02.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 28.01.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 28.01.2014 Better Moments AS gis skjenkebevilling i forbindelse med servering av sine turgjester i Svalbard Kayak Center sine lokaler i Sjøområdet fram til 30/6-2016: Skjenketider: Brennevin: kl. 13.00 24.00 Øl/vin kl. 12.00 01.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Eivind Aksnes Niklas Gerhardsson Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Anbefaling: Better Moments AS gis skjenkebevilling i forbindelse med servering av sine turgjester i Svalbard Kayak Center sine lokaler i Sjøområdet fram til 30/6-2016: Skjenketider: Brennevin: kl. 13.00 24.00 Øl/vin kl. 12.00 01.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Eivind Aksnes Niklas Gerhardsson Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Side 105
2013/1062-4 Side 2 av 2 Saksopplysninger: Better Moments AS er en turoperatør som arrangerer guidede scooterturer for små grupper. Det søkes om bevilling for skjenking av alkohol til sine gjester etter endt scootertur. Longyearbyen lokalstyre har etter delegasjon fra Sysselmannen myndighet til å avgjøre søknader om skjenkebevillinger, avgjøre søknader om tidsbegrensede endringer i eksisterende skjenkebevillinger og søknader om bevilling for enkeltstående anledninger innen Longyearbyen planområde. Skjenkebevillingene kan gis for en periode på inntil 4 år. Ved behandling av søknader og utøvelse av skjenkebevillinger skal skjenketidsbestemmelsene for Longyearbyen og Forskrift om alkoholordningen for Svalbard legges til grunn. Skjenketidsbestemmelsene inngår i Ruspolitisk handlingsplan 2012 2023, som ble vedtatt av lokalstyret den 20/3-2012. Sysselmannen har ingen merknader til søknaden. Vurdering: Better Moments skriver i sin søknad at de ønsker å tilby litt drikke til sine gjester etter endt scootertur. Dette er ikke tenkt å skulle være noen bar eller utsalg for andre gjester, men det er ønskelig å kunne ha mulighet til å servere alkohol til sine gjester mens dagens tur gjennomgås. Serveringen skal foregå i lukkede lokaler slik at ingen utenforstående skal kunne komme inn uanmeldt. Slik konseptet er beskrevet kan en ikke se at det skulle være knyttet store ulemper til en evt. skjenkebevilling. Administrasjonssjefen mener søknaden heller ikke er i strid med kriteriene for å få tildelt skjenkebevilling i h.h.t.: - Forskrift for alkoholordningen for Svalbard - Ruspolitisk handlingsplan for 2012 2023 - Skjenketidsbestemmelser for Longyearbyen Administrasjonssjefen anbefaler derfor at det gis skjenkebevilling som omsøkt. Vedlegg: 1 Søknad om skjenkebevilling, dat. 14.12.2013 2 Beskrivelse av Better Moments AS Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Uttale fra Sysselmannen Side 106
Søknad om skjenkebevilling i Longyearbyen Navn på virksomhet (den for hvis regning virksomheten drives, 1-4) Navn - virksomhet Navn - skjenkelokale Postadr. E-post Tlf. Mobil Skjenkebestyrer Navn Fødselsnr. (11-siffer) 150982xxxxx Postadr. E-post Tlf. Mobil Stedfortreder for styrer Navn Fødselsnr. (11-siffer) 690971xxxxx Postadr. E-post Tlf. Mobil Type alkohol (sett kryss på det som det søkes om) Alkohol Inne Uteservering Nattklubb Utvidet skjenketid Øl/vin Brennevin Vedlegg Mattilsynets godkjennelse av skjenkestedet (nye skjenkesteder) Tegning av skjenkearealet (kan være håndtegnet av søker) Eventuelle kommentarer Dato: Underskrift: Saken forelegges Sysselmannen på Svalbard til uttalelse før tillatelse kan gis. Søknaden sendes: Longyearbyen lokalstyre Postboks 350 9171 Longyearbyen E-post: postmottak@lokalstyre.no Side 107
En liten beskrivelse hvem Better Moments AS er, og hvordan vi vil bedrive skjenking Better Moments AS er en turoperatør som ønsker å gi gjestene sine det lille ekstra. Vi har små grupper med erfarne guider som alltid har en god historie på lur. Våre nisjeprodukt Catching the light strekker seg fra mørketiden til og med midnattssolen. På disse kveldsturene serverer vi en treretters middag. Vi har også standard dagsturer til Barentsburg, Tempelfjorden og Østkysten. Siden vi kjører scooter på våre turer og ikke kan tillate gjestene å nyte alkohol under måltider ønsker vi derfor å tilby gjestene en liten drink etter turen. Dette er ikke noe salg der vi kommer til å ha gjestene sittende i en bar. Det er snakk om en liten akevitt mens vi går igjennom dagens tur. Forklarer kart og venter på at alle skal bli klar til avreise tilbake til hotellet. Vi ønsker ikke å ha en skjenkeløyve til å drive en bar. Det er kun snakk om de få minuttene gjestene er tilbake fra tur. Det kommer heller ikke til å være åpent for andre gjester. Så i grunn er det et lukket selskap. Det vil ikke være noe videre salg til kundene etter denne ene. Da kjører vi heller gjestene til en av byens puber. Dagsturene våre er ferdig mellom kl 1600 og 1800 og kveldsturene våre er ferdig fra kl 24-01. Svalbard Kayak Center som eier lokalene (Niklas Gerhardsson og Jørn Dybdal) eier også 50% av Better Moments. Så de er helt klar over at det er søkt om skjenkeløyve her. WC Kontor Lager T Omkledningsrom R A P P Oppholdsrom/Briefingrom Som dere ser på tegningen over er dette en kjapp oversikt over hvordan lokalene ser ut. Det er jo et av de gamle naustene som er pusset opp til lokaler som fungerer som turproduksjonslokaler med kontorer. Lokalene er nok ikke større enn ca 45 kvadrat meter. Mvh Eivind Aksnes Side 108