Bransjetreff i Bodø, 1.november 2018
Agenda Kort om hva karakterboka er Bakgrunnen for innføring Veien frem mot karakterboka Hvordan det skal evalueres+ Erfaringer i løpet av 2018 Anvendelse av evalueringer
Innledning dokumenterer leverandørerfaringer som kan benyttes ved tildeling i framtidige anskaffelser ble innført i Statens vegvesen 16.1.2018 Ensidig vurdering Kan snart brukes i alle typer prosjekter/kontrakter Tas i bruk i pågående prosjekter hvis forhold underveis har vært godt dokumentert og tatt opp med leverandøren Bruk av erfaringer i tildelingsfasen, ikke i kvalifikasjonsfasen Kan ikke brukes ved laveste pris som eneste tildelingskriterium Start på oppbygging av erfaringsdatabase i 2018
Bakgrunn (1) Dårligere samarbeid og dårligere kvalitet til en høyere pris Laveste pris ikke tilstrekkelig motivasjon til å gjøre en god jobb Statens vegvesen har blitt sett på som en engangsbyggherre Stor offentlig aktør fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser
Bakgrunn (2) Det skal lønne seg å gjøre en god jobb Gjennomføring av tidligere oppdrag viser forventet kvalitet Mål: mer vellykket kontraktgjennomføring, med riktig kvalitet og pris 05.03.2018
Bakgrunn (3) Interne utfordringer Enhetlig byggherre Forutsigbarhet Likebehandling Intern læring
Veien frem mot karakterboka Internt forarbeid Bransjen Andre offentlige byggherrer Juridiske rådgivere
Retningslinjer i intern veileder
Hvordan evaluere - rettslige rammer Underlagt regelverket for offentlige anskaffelser og de grunnleggende prinsippene om: Konkurranse Likebehandling Forutberegnelighet Etterprøvbarhet forholdsmessighet
Etterprøvbarhet og likebehandling Vurderingene må være objektivt konstaterbare Ikke subjektive vurderinger Må knytte vurderingene til konkrete hendelser Klart og saklig Vurderingene skal uten unntak være skriftlige
Forholdsmessighet Vektleggingen må være forholdsmessig og stå i forhold til forholdets art Retningslinjer bestemmer hvilke forhold som hører under hver enkelt karakter
Kontradiksjon Leverandøren skal få mulighet til å uttale seg om de forhold som ligger til grunn for evalueringen Selv om dette i seg selv ikke er et rettslig krav
Evaluering innenfor fire temaer Gjennomføring Kvalitet Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Ytre miljø Karakter med begrunnelse
Systemløsning for evaluering Ny modul «Leverandørevaluering» i Synergi Del-evalueringer og slutt-evaluering
Tema 1 - Gjennomføring Prosjektorganisasjon Nøkkelpersonell Organisering Oppfølging av UE Fremdrift Fremdriftsplanlegging Overholdelse tidsfrister Håndtering av endringer med minimalisering av konsekvenser for fremdrift
Tema 2 - Kvalitet Rutiner for kontroll av utførelse Kontraktens kapittel C2, pkt 17.1 og 17. 2 Krav om kontraktspesifikk kvalitetsplan med innhold Minstekrav til entreprenørens kontrollplan Overholdelse av tekniske kvalitetskrav Entreprenørens kontroll vs. byggherrens stikkprøvekontroll Dokumentasjon og krav om underbygning Avvikshåndtering Om prosedyrene er iht. kapittel 2 C2, pkt 17.2 Hvordan avvikshåndteringen fungerer i praksis Mangelshåndtering (ved overtakelsen) Vurdere antall mangler og alvorlighetsgrad Mangelens påvirkning av levetiden før den rettes
Tema 3 - SHA Lang på vei analogt med temaet kvalitet Rutiner for kontroll av utførelse (kapittel C2) Risikohåndtering i praksis Overholdelse av krav i kontrakt (kapittel C2) Avvikshåndtering
Tema 4 ytre miljø Lang på vei analogt med temaet kvalitet Rutiner for kontroll av utførelse (kapittel C2) Risikohåndtering i praksis Overholdelse av krav i kontrakt (kapittel C2 og D1) Avvikshåndtering
Karakterskala
Karakterenes betydning 6 Utmerket Ingen nevneverdige, negative forhold. Ikke nødvendigvis helt feilfritt, men, terskel for feil er meget lav og evt. feil må ikke ha betydning for resultatet eller forholdet til Statens vegvesen 5 Svært godt Det kan foreligge noen, men kun mindre forhold som trekker ned. Også her vil terskelen for feil være lav, men noe høyere enn i forhold til utmerket 4 Godt En normal kontraktgjennomføring, med normal terskel for feil. Det kan foreligge enkelte forhold som trekker ned, men disse må ikke være graverende eller mange. 3 Middels godt Det foreligger forhold som trekker ned, med flere feil og/eller negative forhold enn det som vurderes for å tilsvare bransjenormen for tilsvarende oppgaver 2 Dårlig Det foreligger en betydelig mengde forhold som trekker ned og/eller enkelte forhold av svært graverende karakter 1 Svært dårlig Som dårlig, men forholdene er enten enda flere eller av enda mer graverende karakter
Erfaringer fra dekkekontrakter i 2018
Viktigste utfordringer Få allerede igangsatte prosjekter kom i gang (forhold må ha vært godt dokumentert og tatt opp underveis) Foreløpig (fra Synergi pr 28. oktober) er i Region nord tatt i bruk for fullt i 4 (nye) dekkekontrakter Entreprisekontraktenes kap. C2 Spesielle bestemmelser for SVV er for dårlig kjent av begge parter i kontraktene Dokumentasjon av fakta og hendelser, både positive og negative, må få større plass i byggemøtene Dokumentasjonen er for ofte manglende eller upresis, slik at det ikke er grunnlag for å gi annen karakter enn 4 Byggherrens evaluering av leverandørene retter også søkelyset på etatens kontraktsoppfølging
Hvordan skal evalueringene brukes? Bruk av erfaringer fra skal kun brukes i selve tildelingsfasen, dvs. ikke i kvalifikasjonsfasen Tildelingskriteriet kan ikke lenger være «lavest pris» Må være «beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet» Som lovlig tildelingskriterium holder ikke «Staten vegvesen sin erfaring med tilbyder» Men erfaringen kan på vilkår benyttes som dokumentasjon for et tildelingskriterium, f.eks. kvalitet Ved bruk av karakterboka må leverandøren ha mulighet til å legge frem referanser fra andre oppdragsgivere i tillegg Erfaringene må være relevante for de aktuelle tildelingskriteriene.
Hva skjer videre? Fortsatt må SVV søke om «fravik» for å benytte annet enn laveste pris som tildelingskriterium» (bygg og anlegg) Vegdirektoratet arbeider nå med nye retningslinjer og nye kontraktsmaler, herunder en intern veiledning for hvordan skal brukes Inntil videre må Statens vegvesen bygge opp erfaringsbasen mye raskere enn hittil