Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: 03.02.2014, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10.30 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 14/1 14/8 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ragnhild S. Hartviksen, leder x Karsten Gabrielli, nestleder x Engebreth Tofteberg x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 3. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra ØKR: Ole Hagen og Anders Svarholt Møtende fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Råde har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 14/2 også skulle behandles for åpne dører.... Ragnhild S. Hartviksen Karsten Gabrielli Engebreth Tofteberg
Kontrollutvalget Rådes møte 03.02.2014 Saksliste PS 14/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.11 2013 PS 14/2 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2013 (Vedlegg U.off, Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) PS 14/3 PS 14/4 PS 14/5 Prosjektplan tilpasset opplæring og spesialundervisning Utført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS Kontrollutvalgets innspill til revidering av delegeringsreglement PS 14/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 PS 14/7 PS 14/8 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.11 2013 1. Protokoll fra møtet 25.11 2013, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 25.11 2013, godkjennes PS 14/2 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2013 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013, tas til orientering 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013, tas til orientering
PS 14/3 Prosjektplan tilpasset opplæring og spesialundervisning 1. Prosjektplan «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» godkjennes 1. Prosjektplan «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» godkjennes PS 14/4 Utført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning PS 14/5 Kontrollutvalgets innspill til revidering av delegeringsreglement 1. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å innarbeide i håndboken for folkevalgte kontrollutvalgets sist oppdaterte reglement fra 2005 med de to foreslåtte endringer. Sekundært foreslår kontrollutvalget at det i håndboken for folkevalgte vises til eget reglement for kontrollutvalget vedtatt av kommunestyret 15.12 2005. Kontrollutvalget mener at kontrollutvalgets reglement (vedtatt av kommunestyret i 2005) bør innarbeides i kommunens nye delegeringsreglement, da med to endringer: I punkt 3.1 i kontrollutvalgets reglement bør følgende setning tas inn «..og tilpasses formannskaps- og kommunestyremøtenes tidspunkter». I punkt 3.2 i kontrollutvalgets reglement fra 2005 strykes setningen «Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv bestemmer noe annet». Dette i henhold til kommunelovens 77.
1. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å innarbeide i håndboken for folkevalgte kontrollutvalgets sist oppdaterte reglement fra 2005 med de to foreslåtte endringer. Sekundært foreslår kontrollutvalget at det i håndboken for folkevalgte vises til eget reglement for kontrollutvalget vedtatt av kommunestyret 15.12 2005. PS 14/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til orientering 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 2. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til orientering PS 14/7 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering. Revisor Ole Hagen kom til denne saken for å svare på spørsmål angående overformynderiet 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 14/8 Eventuelt Tre saker ble tatt opp under «Eventuelt» 1. Endring av møtedato i mai Kontrollutvalget ønsker å endre dato for å unngå at leder må melde forfall til mai-møtet. Dato endres derfor fra 5 til 15. mai. Klokkeslett er uendret. 2. Kontrollutvalgskonferanse i juni. Kontrollutvalget bestemte at leder drar på konferansen. 3. Ønske om informasjonsmøte med rådmann/administrasjon om kommunens rusomsorg. Bakgrunnen for dette ønsket er at kontrollutvalget vil følge opp forvaltningsrevisjonsrapport «Virkemidler i kommunens rusomsorg». Kontrollutvalget ønsker å lære mer konkret om hvordan kommunen jobber med brukere med rusproblemer. 1. Kontrollutvalget endrer møtedato i mai fra 5. til 15. mai. Klokkeslett er uendret. 2. Kontrollutvalgets leder drar på kontrollutvalgskonferanse i Haugesund 3-4 juni. 3. Kontrollutvalget ber om et informasjonsmøte med rådmannen/administrasjonen 15. mai for å lære mer om hvordan kommunen jobber med brukere med rusproblemer.