VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 22.10.2010 2010/12120 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Siri Berthinussen tlf 975 34 622 Nøtterøy Kommune v/rådmannen Tinghaugvn. 18 3140 BORGHEIM TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG - OSERØD SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Oserød skole i Nøtterøy kommune den 09.09.2010. Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: André Fürst Aune, rektor Sissel Anniken Brekke, verneombud Fire ansatte deltok i gruppesamtale Stian William Johansen, rådgiver Siri Berthinussen, rådgiver Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning "Med skolen som arbeidsplass". I den forbindelse gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. I tilsynssatsningen setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen har hatt en varighet på ca. 5 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale med fire arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) Befaring/omvisning på skolen med rektor og verneombud I tillegg er det gjennomført et møte med skoleeier/representanter fra eiendomsforvaltningen i kommunen med flere angående inneklima 14.09.2010, samt et oppsummeringsmøte/tilsyn med skoleeier den 24.09.2010. I sistnevnte møte oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved besøkte skoler i Nøtterøy kommune, samt funn etter tilsynsbesøk hos skoleeier knyttet til inneklima. På oppsummeringsmøtet var følgende tilstede: André Fürst Aune, rektor Oserød skole POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Sissel Anniken Brekke, verneombud Oserød skole Steinar Strand Jensen, rektor Borgheim ungdomskole Kai Fjellhegn, verneombud Borgheim og HVO Christian Thaulow, kom.direktør oppvekst og kultur Fritz Rye-Andersen, Eiendomsforvaltningen Tore Jan Leinaas, Eiendomsforvaltningen NK Jan Holm Hansen, Eiendomsforvaltningen Fra Arbeidstilsynet møtte Bente Rød-Karlsen, Stian William Johansen og Siri Berthinussen. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging I tilsynet fremkom det blant annet at: Oserød skole er en relativt ny barneskole, fra 2004. Det er ca 400 elever på skolen og 60 ansatte i aldersgruppen 32-70 år. Det er en overvekt av kvinnelige ansatte. Antall mannlige ansatte er syv. Flesteparten av de ansatte er organisert i enten Utdanningsforbundet, Delta, Fagforbundet, Lektorlaget eller LO. André Fürst Aune har vært rektor siden 2009. Skolene i Nøtterøy kommune har ingen fast vaktmester ansatt ved skolene, men har fått tildelt tre timer fast i uka. Hjelp ut over dette melder en fra om til eiendomsforvaltningen. Skolen har hatt en reduksjon i sykefraværet fra 11,1% 1. kvartal 2009 til 1,8% 1. kvartal 2010 (jfr. tall fra NAV). Oserød skole er en moderne skole formet som en hånd. Hver base har store, åpne rom, mindre grupperom og arbeidskroker. Innredningen er fleksible og flyttbare. Elevinngangene er desentraliserte og har romslige garderober der hver elev har sitt skap. Håndflaten i bygget inneholder fellesareal som aula, tumlerom (myk gymsal), realfagsrom og musikk- og formingsavdeling i tillegg til administrasjonen. Oserød skole er en sammenslåing av to skoler. I begynnelsen var de to ulike skolekulturene merkbare, men nå merker de ansatte ikke noe til de tidligere kulturforskjellene. Arbeidsmiljøet ved skolen er godt, det er en utbredt "vi-kultur", mye teamarbeid, latter og humor. De ansatte trives godt og de ansatte og ledelsen er stolte av skolen sin. Skolen og SFO har også et godt omdømme utad. Omvisning på skolen var det de ansatte som selv tok initiativ til.
VÅR REFERANSE 3 Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse Sissel Anniken Brekke har vært verneombud ett års tid. Hun har gjennomført lovpålagt HMSopplæring. Mange av de ansatte på skolen er organisert og rollen mellom tillitsvalgte og verneombud virker avklart for de ansatte. Det er ikke avsatt noe faste møtetidspunkter mellom ledelsen og verneombudet, men dialogen er god og møter og saker tas opp ved behov. Rektor har gjennomgått HMS-opplæring. Rektor har ikke mulighet til å ha medarbeidersamtaler, følge opp, samt ha ansvar for alle på skolen og dette er delegert mellom rektor, tre inspektører og en SFO-leder. Disse er en del av skolens administrasjon og er å regne som mellomledere. Det er uklart om mellomlederne med personalansvar har HMS-opplæring. I kommunens prosedyre for HMSopplæring og komptanseutvikling av 05.02.2009 står det: "Enhver leder har ansvar for at medarbeiderne har tilstrekkelig opplæring, og skal aktivt sørge for å kartlegge områder der de ansatte trenger opplæring i HMS, og integrere opplæringstiltakene i kompetanseplan. AMU avgjør hva som er tilfredsstillende opplæring." Arbeidstilsynet ønsker å få dette punktet utdypet. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav b skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helseog sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Se varsel om pålegg nr. 1. Det finnes et eget introduksjonssystem for nyansatte. Skolen bruker også kompetanse utenfra hvis de trenger kunnskapspåfyll, f. eks har representanter fra NAV Arbeidslivssenter holdt innlegg og hatt intern opplæring. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer Skolen gjennomfører vernerunder og medarbeidersamtaler hvert år. Verneombudet og ledelsen har alltid et møte i forkant av vernerunden for å bli enige om fokusområdene. Vernerunden ble sist utført 09.03.2010, og da deltok verneombud, rektor og vaktmester Helge Sundby. Oversikt over punkter, frister og hvem som er ansvarlig er laget, og punktene følges opp. I tillegg gjennomføres det en medarbeiderundersøkelse i regi av kommunen annet hvert år. Nå skal denne undersøkelsen bli treårig. De største arbeidsmiljøutfordringen er i følge de vi snakket med utfordrende elever, inneklima og vikarsituasjonen. Barn med diagnoser, eks ADHD, er en økende utfordring i skolen. Ikke bare i Nøtterøy kommune, men i skolen generelt. Midler til å ta seg av diagnose-elever mangler og mange mente at dette gikk ut over undervisningen, lærere og de andre elevene. Skolen samarbeider med PPT og BUPA. Ved sykdom er det ikke alltid penger til å sette inn vikarer, og nå på begynnelsen av skoleåret er vikarpoolen til kommunen ikke så stor, da det tar tid å få inn nye vikarer som har politiattest. Skolens ledelse og ansatte sier at det er stadige nedskjæringer i kommunene som fører til en økt arbeidsbyrde. Når det gjelder inneklimaet er det en utfordring i form av at det kan være veldig varmt på sommeren og veldig kaldt på vinteren (spesielt i "solrommene"). Enkelte ganger har det vært nede i 12 varmegrader på vinteren. Det har vært gjennomført inneklimamålinger og det er noen avvik på skolen relatert til Miljørettet helsevern. Det gjennomføres også planleggingsdager og seminarer for samtlige på skolen i løpet av skoleåret. Andre utfordringer/problemområder som fremkommer følger ledelsen og skolen opp med å lage handlingsplaner (årshjul), virksomhetsplaner og arbeidsdokumenter. Personalmøtene brukes flittig til å dele gode og dårligere opplevelser. Takhøyden er stor og de ansatte er ikke redde for å ta opp ting.
VÅR REFERANSE 4 Siden skolen ikke har tradisjonelle klasserom med dører kan lydnivået til tider være høyt. Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet Foruten om at de ansatte kan medvirke til HMS-arbeidet gjennom å svare på medarbeiderundersøkelsen med felles gjennomgang i etterkant, medarbeidersamtaler, vernerunder, medvirkning på planleggingsdager og seminarer påpekes det at ledelsen har en "åpen dør" politikk, og at det er lett for de ansatte å oppsøke dem om de har behov for det. Det er mange ulike arenaer for å kommunisere med hverandre, både i form av faste ukentlige- og månedlige møter. Dette gjelder både de som underviser 1.-7. trinn, samt de som er tilknyttet SFO. Assistentene har også egne møter. De ansatte er også flinke til å arrangere sosiale aktiviteter utenom arbeidstid. Det være seg hytteturer, teamturer, ut og spise og lignende. Og det er stor oppslutning om slike aktiviteter. Rapportering av avvik (skade/uønsket hendelse) Kommunen har utarbeidet et system for rapportering av avvik. I rutinen heter det at: "Enhver som oppdager uregelmessighet/feil/mangler og/eller uønskede hendelser som medfører brudd på lover/avtaler/forskrifter og dermed avvik på rutiner og prosedyrer, skal melde avvik." Skjemaet brukes av skolen. Det sendes inn en elektronisk rapport til kommunen på de skjemaene som er kommet inn. Skolens ledelse har gitt de ansatte opplæring og bistand med utfylling av skjemaet. Ikke alle er like gode på data og tilrettelegging og hjelp gis i forhold til utfylling. De ansatte vet at det finnes et avviksskjema, men i praksis går mange av dem til ledelsen når de vil melde om avvik. Rutiner for konflikthåndtering, elev/foreldreklager, vold og trusler Skolen har rutiner for håndtering av konflikter, varsling og oppfølging av kritikkverdige forhold, samt vold og trusler som er laget av kommunen. Disse ligger tilgjengelig for skolens intranettsider. Når det gjelder prosedyrer for håndtering av behandling av elev/foreldreklager så løses dette på lavest mulig nivå. Det presiseres at det må brukes skjønn og foretas en konkret totalvurdering i slike saker. I samtale med de ansatte får vi et inntrykk av at det er få slike saker, og ledelsen sier at de ansatte på Oserød er flinke å komme til ledelsen når det er slike saker. Når det gjelder vold og trusler finnes det, som nevnt over, også prosedyrer på dette, jfr. kommunens rutine for håndtering av trusler, vold og annen uakseptabel atferd av 05.02.2009. Under punktene lovhjemmel, hovedansvar, utstyr/hjelpemiddel og krav til personale (kompetansekrav) står det "ingen" og dette er mangelfullt. Ledelsen ved Oserødskole har fokus på vold og trusler, og teamene/lærerne er flinke til å støtte hverandre i slike saker. De ansatte ytret et ønske om at man med jevne mellomrom bør få opplæring i krisehåndtering og opplæring i vold og trusler da de mener dette er en økende utfordring i skolen i dag. Hvordan sikrer skoleeier en systematisk opplæring i forhold til håndtering og forebygging av vold og trusler? I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer at de ansatte får en regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jfr. varsel om pålegg nr 2. Avvikene som er levert inn på Oserød skole gjelder temaet vold og trusler.
VÅR REFERANSE 5 Organisering og tilrettelegging av arbeidet, samt sykefraværsoppfølging Skolen følger kommunens retningslinjer for oppfølging av syke. Det nevnes flere eksempler på individuell tilrettelegging; alt fra tett kontakt med ledelsen, fri enkelte dager i uken, slippe inspeksjon, annen organisering av arbeidstiden, kollegaveiledning, samtaler og lignende. De ansatte sier at det er en kultur for å ta vare på hverandre, og teamene er flinke til å avhjelpe hverandre. Ser de f. eks at kollegaer er slitne så har de sagt i fra til ledelsen om dette, slik at en kan komme i gang med forebyggende tiltak. Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging finnes og følges. Ledelsen ved Oserød skole følger opp de ansatte tett, og i tillegg til å gjøre det som står i rutine for oppfølging ved sykefravær er skolen flink til å finne alternative løsninger. Ved enkelte tilfeller er permisjon med lønn blitt gitt slik at den som er sliten kan komme seg fortere til hektene uten å ha stempelet syk på seg. De som har vært sykemeldt sier de føler seg sett og vet at ledelsen er der for dem. Det blir laget oppfølgingsplaner og gjennomført dialogmøter som er i tråd med gjeldende lovverk. Tidligere har skolen slitt med et høyt sykefravær, men dette er ikke tilfellet nå. Sykefravær generelt øker arbeidsbyrden for de andre. Vi fikk også høre om forskjellige tiltak/"stunt" skolen har gjort for å markere at alle er friske etter perioder med mye fravær. Det har de gjort med å servere kakao, pølser i lompe, kake m.m. Dette er små overraskelser i hverdagen for hele personalet, og som verdsettes. Bedriftshelsetjeneste Virksomheter i visse bransjer er gjennom egen forskrift pålagt å ha godkjent bedriftshelsetjeneste. Nytt av året er at undervisning og skole kommer inn under denne bestemmelsen. I forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (best.nr.501) 1 stilles det krav til at virksomheter innenfor skolesektoren skal være tilknyttet bedriftshelsetjeneste. Skolen visste at kommunen hadde inngått en avtale med BedriftsHelsen, som er en godkjent bedriftshelsetjeneste. I henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr.600) 5, skal arbeidsgiver samarbeide med bedriftshelsetjenesten om utarbeidelse av periodevis plan. Etter samme forskrift 4 skal arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår med kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak. Ledelsen hadde prøvd å finne frem til avtalen som er inngått uten hell. Virksomheten kunne ikke fremlegge periodevis plan for BHTs arbeid i virksomheten, se varsel om pålegg nr. 3. Arbeidstilsynet vil ha informasjon om hva BHT skal bistå kommunen med generelt, samt hva avtalen vil si for skolene spesielt. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Arbeidsgiver må sørge for at arbeidsgivers representant får nødvendig HMS-kompetanse,
VÅR REFERANSE 6 jf. arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav b. Frist for gjennomføring: 01.03.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig redegjørelse eller annen dokumentasjon fra arbeidsgiver som viser at arbeidsgivers representant har gjennomgått nødvendig opplæring for å kunne ivareta sikkerhet og helse for ansatte på eget ansvarsområde. 2. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jfr arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Slik rutinen er pr nå er den uklar og mangelfull. Frist for gjennomføring: 01.03.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 3. Virksomheten må i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide en periodevis plan for BHT`s arbeid i virksomheten, jfr. forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr. 600) 4a. Frist for gjennomføring: 01.12.2010 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått kopi av utarbeidet plan hvor det bl.a. fremkommer hvordan BHT skal bistå ved kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak hos Nøtterøy kommune generelt, men hos skolene spesielt. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15.11.2010. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Virksomheten fikk også tips om Arbeidstilsynets hjemmeside (www.arbeidstilsynet.no), samt www.regelhjelp.no. Ellers vil Arbeidstilsynet takke for det fine heftet rektor og skolen hadde laget i forbindelse med tilsynet som inneholdt dokumenter av ulike slag, samt servering. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/12120 ved svar.
VÅR REFERANSE 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Mona Bondevik tilsynsleder (sign.) Siri Berthinussen rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Oserød skole v/rektor André Fürst Oserødveien 64, Postboks 250 3163 NØTTERØY Aune Oserød skole v/verneombud Sissel Oserødveien 64, Postboks 250 3163 NØTTERØY Anniken Brekke Nøtterøy Kommune v/hvo Tinghaugvn. 18 3140 NØTTERØY Nøtterøy Kommune v/htv Tinghaugvn. 18 3140 NØTTERØY Nøtterøy kommune v/teknisk personell Tinghaugvn. 18 3140 NØTTERØY med hovedansvar for skoleeiers drift og vedlikehold av skolebygninger