Prosjektmandat Lokalisering Gjennomføring 28.mars 209
. INNLEDNING OG BAKGRUNN Dette mandatet gjelder gjennomføring av vedtatt lokalisering. I foregående lokaliseringsprosjekt er hovedlokalisasjonene for prioriterte tjenesteområder avklart, og endelig vedtak er angitt i kapittel 2. Formålet med mandatet er å definere oppgaver og roller i prosjektet. Mandat for tidligere fase ligger vedlagt. Prosjektet skal styres og gjennomføres i henhold til Difis prosjektmodell Prosjektveiviseren. Denne er beskrevet nærmere på www.prosjektveiviseren.no. Figur Difi prosjektmodell 2. LOKALISERING ENDELIG VEDTAK Endelig vedtak og rådmannens beslutning er angitt i vedlegg 4. Side av
3. KRAV TIL LOKALER Lokalene for kommunens ansatte skal være gode, enhetlige og tilrettelagt den tjenesten som skal utføres i bygget, men med nøktern standard. For kontorlokaler der det utføres ombygginger, skal som hovedregel Statsbyggs arealnorm legges til grunn. Det skal legges til rette for minst mulig klimafotavtrykk for dette prosjektet, der aktuelle virkemidler kan være: Ombruk og miljø Mobilitet; tilrettelegging for gange og sykkel til lokalene, samt nærhet til kollektivtilbud der det er mulig å hensynta. Alle gjeldende lover og forskrifter skal ivaretas ved lokalisering av ressurser i den nye kommunen. Spesielt relevante lover og forskrifter er: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) Føringer i arbeidsmiljøloven som er særlig relevante: AML - formålet o a) å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet. AML 4- () Krav til arbeidsmiljøet o Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Standarden for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal til enhver tid utvikles og forbedres i samsvar med utviklingen i samfunnet. Føringer i arbeidsplassforskriften som er særlig relevante: - formål o Formålet med forskriften er å sikre at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd ivaretas ved at arbeidsplasser og arbeidslokaler tilrettelegges og utformes i forhold til arbeidet som utføres, den enkelte arbeidstaker og til særskilte risikoforhold 2- utforming og innredning av arbeidsplasser og arbeidslokaler o Arbeidslokaler og atkomsten til lokaler skal være utformet og innredet med sikte på den virksomheten og de arbeidsplassene som skal finnes i lokalet, og ha en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Arbeidsplasser skal være dimensjonert, innrettet og tilpasset arbeidets art, arbeidsutstyret og den enkelte arbeidstaker. Gulvarealet skal være så stort at det blir tilstrekkelig fri plass til gode og varierte arbeidsstillinger og bevegelser, og slik at arbeidet og bruk av arbeidsutstyr ikke medfører fare for sikkerhet og helse. Side 2 av
4. DELPROSJEKT A8 - LOKALISERING 4.. Oppdrag Delprosjektet har følgende oppdrag: Fase Detaljering. Utarbeide prinsipper og standard for lokalene som skal bygges om 2. Utarbeide mulighetsstudier for ombygging 3. Kostnadsestimering 4. Finne egnede lokaler til berørte, men ikke prioriterte områder; ref. punkt 4.3. 5. Utarbeide tidsplan for flytting 6. Budsjettering og finansieringsløsning 7. Forhandling leiekontrakter (eksterne lokaler) Tidsramme: Innen juni 209 Fase 2 Ombygging. Kontrahering av ombygging og tilpassing av vedtatte lokaler 2. Oppfølging av ombyggingsprosjektene Tidsramme: august 209-202 Fase 3 Logistikkplan og flytting: Utarbeidelse logistikkplan Koordinering inn/utflytting, inkludert transittlokaler Tidsramme: juni 209-202 Medvirkning Medvirkning ivaretas av ansattrepresentant og de tre hovedverneombudene som er representert i prosjektgruppa. Prosjektgruppa rapporterer direkte til direktør for Samfunnstjenester. Videre medvirker ansattrepresentant og lokalt verneombud i delprosjektene gjennom deltakelse i arbeidsgruppene for den enkelte lokalisasjon. God medvirkning er avgjørende for å sikre en vellykket prosess for lokalisering gjennomføring. Ansattrepresentant er oppnevnt av tillitsvalgtapparatet. Side 3 av
4.2. Mål Det skal defineres effektmål og resultatmål for delprosjektet. Effektmål/gevinster Det er definert følgende foreløpige effektmål for delprosjekt lokalisering: Optimalisert drift og samhandling: Lokalisering og samlokalisering skal legge til rette for optimalisert drift innen alle tjenesteområdene. Økonomi: Kommunen har en forsvarlig økonomistyring og et godt økonomisk handlingsrom. Kommunen er effektiv og omstillingsdyktig, og har fokus på ressursoptimalisering. Omfang av ombygging skal vurderes basert på kost nytte og en rasjonell økonomi. Kvalitet: Kommunens velferdstjenester er trygge, virkningsfulle og likeverdige, organisert nær der folk bor. Tjenestene bidrar til aktive brukere og innbyggere som opplever mestring i eget liv. Arbeidsgiver: Kommunen praktiserer medarbeiderskap og er en innovativ, dynamisk og lærende organisasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at de effektene/gevinstene som var forventet av prosjektet faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt- og linjeorganisasjonen. Det er linjeorganisasjonen(e) som har ansvar for at effektmålene nås og gevinstene blir realisert. Gevinstrealisering gjennomføres i et eget prosjekt. Resultatmål Resultatmålene beskriver hva delprosjektet skal levere. Det er delprosjektet (direktør og prosjektgruppen) som har ansvar for at resultatmålene oppnås. Prosess Fase Detaljering Forhandling av leieavtaler for eksterne lokaler Utarbeide mulighetsstudier som definerer omfang og kostnader på ombygginger Avklare lokaler til berørte, men ikke prioriterte områder Utarbeide forslag til, og forankre, budsjett knyttet til lokalisering o Driftsbudsjett (personell etc.) o Investeringsbudsjett (ombygginger etc.) o Flyttebudsjett Fase 2 Ombygging Sikre tilstrekkelige transittlokaler Sikre gode og tilpassede lokaler etter evt. ombygging Side 4 av
Fase 3 Logistikkplan og flytting: Sikre en god og fleksibel gjennomføring av flyttingen 4.3. Organisering og ansvar Prosjektet foreslås organisert på følgende måte: Porteføljestyring PL: Ingunn Ramsfjell Prosjektgruppe Lokale- Delprosjektleder:NN Arbeidsgruppe Lokale-2 Delprosjektleder:NN Arbeidsgruppe Lokale-3 Delprosjektleder:NN Arbeidsgruppe Lokale-4 Delprosjektleder:NN Arbeidsgruppe Transittlokaler Delprosjektleder:NN Arbeidsgruppe Figur 2 Oversikt hovedprosjekt og delprosjekter Nedenfor følger en beskrivelse av de ulike rollene i prosjektet. Prosjekteier Direktør for Samfunnstjenester er prosjekteier. Prosjektgruppa rapporterer direkte til direktør. Prosjektleder, delprosjektledere og prosjektgruppe Prosjektleder for lokalisering gjennomføring ansettes i en stillingsbrøk på 00 prosent. Direktør for Samfunnstjenester og prosjektleder skal i fellesskap avklare delprosjektledere og prosjektgruppens sammensetning. Innenfor definert stillingsbrøk disponeres delprosjektlederes og prosjektmedarbeidernes tid av prosjektleder, og er i gjennomføringen av sine prosjektoppgaver underlagt prosjektleders styring og oppfølging. Det etableres en prosjektgruppe bestående av prosjektleder, delprosjektledere, hovedverneombud, ansattrepresentant og fagansvarlig eiendom. Prosjektgruppen består av: Prosjektleder Ingunn Ramsfjell er leder av prosjektgruppen Delprosjektleder (delprosjektleder kan ha flere delprosjekt) Delprosjektleder 2 (delprosjektleder kan ha flere delprosjekt) Delprosjektleder 3 (delprosjektleder kan ha flere delprosjekt) Delprosjektleder 4 (delprosjektleder kan ha flere delprosjekt) Ansattrepresentant (en representant) Hovedverneombud, en fra hver kommune. Fagansvarlig eiendom o Fagansvarlig Asker: Heidi Gartland o Fagansvarlig Røyken: Arild Dorholt o Fagansvarlig Hurum: Steinar Østli Andreassen Side 5 av
I tillegg kalles representanter for berørte prosjekter, så som prosjektleder for skilting og visuell identitet, delprosjektet for ombruk, samt IKT. Prosjektleder har myndighet og ansvar til å lede prosjektet, og sammen med delprosjektledere og prosjektgruppen levere de nødvendige lokalene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av rådmann og direktør for Samfunnstjenester. Arbeidet i prosjektgruppen skal være basert på likeverdighet, raushet og forståelse mellom prosjektdeltakerne. Fagansvarlig for eiendom i prosjektgruppen skal ivareta eiendomsfaget for hver kommune, men kan også fungere som delprosjektleder. Delprosjekter Delprosjektene deles primært inn i lokalene som skal rehabiliteres eller bygges om, men det opprettes også et delprosjekt som skal utarbeide logistikkplan mellom byggene og praktisk gjennomføring av flyttingen. Prosjektleder vurderer til enhver tid hvilke delprosjekt som skal initieres. Arbeidsgrupper for delprosjektene Hver delprosjektleder leder en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen skal som hovedregel ha en representant for hver virksomhet som skal inn i det aktuelle lokalet. Lokal vernetjeneste (alternativt hovedverneombud) og en ansattrepresentant skal også som hovedregel være representert i arbeidsgruppene. Før oppstart av prosjektet er følgende delprosjekt vurdert som aktuelle: Overordnede delprosjekter. Fremskaffe nye lokaler til berørte, men ikke prioriterte områder: NAV-Modus Hjelpemiddeltjenesten Tillitsvalgte Praktisk bistand Helse rehabilitering og mestring (administrasjon) HEVD Kvalitet og forvaltning 2. Vurdering av lokaler for Hjemmetjenesten to avdelinger 3. Etablere delprosjekt mobilitet. 4. Logistikkplan og flytting Delprosjekter pr. tjenesteområde Økonomi og organisasjon:. Kunnskapssenter Innovasjon og digitalisering 2. Asker rådhus Side 6 av
Oppvekst:. Røyken rådhus (inklusive dokumentsenter) 2. Kulturhuset 3. Stasjonsbygningen/Skysstasjonen Velferd:. Bankbygget Hurum (Nordre Sætrevei 4) 2. Erteløkka 7/9 3. Spikkestadveien 90 (lokale for NAV) Samfunnstjenester:. Jørgensløkka/Fusdal og driftsstasjoner for Samfunnstjenester Samfunnsutvikling:. Knud Askers vei 20/24 Medborgerskap:. Kulturhuset i Asker kommune 2. Innbyggertorg (prioriterte områder): Tofte Sætre (Hurum rådhus) Slemmestad 3. Innbyggertorg (pågående prosesser): Heggedal Etteranmeldte behov skal fremmes for programstyret. Side 7 av
4.4. Ressursbehov og rammer Prosjektet får følgende overordnede ressursramme. Total budsjettramme Årsverk prosjektgruppe Årsverk arbeidsgrupper Prosjektnummer i Agresso Må på plass før kontrahering av ombygging og inngåelse av leiekontrakter. Prosjektleder og leder av prosjektgruppen 00 % Delprosjektleder Avklart Delprosjektleder 2 - Avklart Delprosjektleder 3 - Avklart Delprosjektleder 4 - Avklart Hovedtillitsvalgt - Avklart Hovedverneombud - Avklart Fagansvarlig eiendom o Fagansvarlig Asker: Heidi Gartland o Fagansvarlig Røyken: Arild Dorholt o Fagansvarlig Hurum: Steinar Østli Andreassen- Avklares Avklares Direktør og prosjektleder vurderer kontinuerlig prosjektets ressursbehov. Dette gjelder spesielt for prosjektgruppa og delprosjektledere. Nødvendige korrigerende tiltak avklares i møter med direktør. Side 8 av
4.5. Fremdriftsplan lokalisering - gjennomføring No Dato Milepæl Leveranser Informasjonspunkt [] Fase Jan 209 Ansette PL Ansatt prosjektleder 2 Mars Ansette Delprosjektledere 209 delprosjektledere ansatt 3 Mars Prosjektgruppe Avklart 209 på plass prosjektgruppe 4 Mars Driftsbudsjett Driftsbudsjett 209 godkjent 5 April Utarbeide Milepælsplan klar 209 milepælsplan 6 Feb 209 Forhandle og inngå leieavtaler Leiekontrakter signert 7 Løpende vår 209 Avklare lokalisering berørte, men ikke prioriterte områder 8 Mai 209 Mulighetsstudier utarbeidet 9 Mai 209 Tidsplan for flytting 0 Mai 209 Kostnadsestimat investering Juni 209 Budsjett investering 2 Juni 209 Foreløpig logistikkplan Lokalisering avklart Informasjon vurderes (kunnskapssenter av spesiell interesse) Mulighetsstudier Tidsplan for flytting med milepæler Kostnadsestimat utarbeidet Vedtatt budsjett Foreløpig tids- og logistikkplan forankret Informasjon vurderes 3 Signerte avtaler 2 3 Juni 209 Kontrahering ombygginger 4 Avklares Lokaler klare Klare lokaler 2 pr. prosjekt 5 Avklares Gjennomføre Lokalisering 3 flytting ferdigstilt [] Ved merket milepæl for informasjonspunkt skal det informeres til organisasjonen via nye Asker sine nettsider og/eller ved informasjon på Workplace Side 9 av
4.6. Rapportering og møteplan Prosjektrapportering skjer som hovedregel annenhver uke i det digitale prosjektverktøyet (Prosjektportalen). Det gjennomføres regulære møter mellom prosjektgruppa og direktør for statusrapportering. Prosjektleder og direktør rapporterer i tillegg til programstyret for nye Asker. Hyppighet vurderes i forhold til prosjektets faser og behov for avklaringer. Særmøter for andre aktiviteter i prosjektet avtales fortløpende. Side 0 av
5. VEDLEGG Dette prosjektmandatet har følgende vedlegg:. Intensjonsavtale om sammenslåing av kommunene Hurum, Røyken og Asker 2. Nye Asker kommune styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing 3. Ledelse, organisasjon og styring (LOS) overordnede prinsipper og føringer for administrativ organisering i nye Asker kommune 4. Vedtak lokalisering 5. Mandat A8 Lokalisering hovedlokalisasjoner Side av