Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED FAMILIEVERNKONTORET ØVRE ROMERIKE Dato for tilsynsbesøk: 02.12.2013. Tilsynet ble utført av Berit Roll Elgsaas og Mary Jonassen. Tilsynet ble gjennomført ved at Fylkesmannens representanter intervjuet et utvalg av kontorets ansatte: Vidar Morønning, Liv Jorunn Ulbrandt, Marthe Johnsen Ekker og Berit Elstad Myrvold. Virksomheten ved familievernkontorene er regulert av følgende regelverk: Lov av 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer Forskrift om journalføring ved familievernkontorene fastsatt av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet 20. desember 2007 Forskrift av 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven Fylkesmannens tilsynsansvar er hjemlet i lov om familievernkontorer 3 første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt ved familievernkontoret, jf. retningslinjer for Fylkesmannens tilsyn med familievernkontorene av 22. januar 2008 (utarbeidet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet). Tilsynsmyndigheten har sin oppmerksomhet rettet mot alle forhold som har betydning for familievernkontorenes virksomhet.
Kontorets beliggenhet og tilgjengelighet. Familievernkontoret har sentral beliggenhet i Jessheim sentrum Veiberggt. 2 Tærudgården. Familievernkontoret dekker kommunene Gjerdrum, Ullensaker, Nes, Eidsvoll, Nannestad og Hurdal. Kontoret har åpent mandag til fredag fra kl. 08.00 15.00. Terapeutene kan avtale timer slik at klienter kan komme til samtale utover åpningstiden. Telefonen betjenes fra kl. 08.00 15.00. Det er stor pågang på telefonen. Det kan legges igjen beskjed på telefonsvarer og kontoret ringer tilbake til klient. Kontoret kan også kontaktes via e-post. Bemanning: Daglig leder: Antall ansatte: Personalgruppens faglige sammensetning: Vidar Morønning 7 (utenom leder) 1 merkantil 1 sosionom 1 barnevernspedagog 2 vernepleiere 2 psykologer Innledning: Familievernkontoret ble innledningsvis informert om tilsynsmyndighetens oppgave, formålet med og plan for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen skal i henhold til retningslinjer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet føre tilsyn ved hvert av familievernkontorene innenfor sitt tilsynsområde så ofte det vurderes nødvendig, og minimum ett besøk hvert tredje år. Departementet kan i tillegg pålegge tilsynsbesøk. Etter hvert tilsynsbesøk skal Fylkesmannen sende skriftlig rapport til familievernkontorets leder, med kopi til den statlige regionale familievernmyndigheten. Fylkesmannen skal påpeke forhold som bør rettes. Det ble ført tilsyn med følgende områder: Ressurssituasjonen Lovpålagte oppgaver Taushetsplikt Opplysningsplikt Barns rett til å bli hørt Journalføring og føring av meklingsprotokoll Ressurssituasjonen: Ved Fylkesmannens tilsyn i 2010 fremkom i intervju med de ansatte at ressurssituasjonen ikke var tilfredsstillende ved kontoret i forhold til folketall og Bufetats norm. Kontoret var underbemannet og spørsmålet om flere stillinger er tatt opp med Bufetat. Det er en ekstern mekler i Eidsvoll kommune. I tillegg er det det en ekstern mekler på Jessheim som nå er ansatt for å mekle i Ullensaker kommune.
Kontoret har i dag 8 stillinger, inkludert leder. Personalgruppen er stabil og består av erfarne ansatte med god kompetanse. Siden 2010 har en terapeut sluttet og en ny er ansatt. En ansatt er i permisjon og det er vikar i stillingen. I intervjurunden fremkom at ressurssituasjonen fremdeles ikke er tilfredsstillende i forhold til Bufetats norm for terapeuter og merkantil. Flere ansatte opplever stort arbeidspress for å oppnå fastsatte frister, se også pkt. lovpålagte oppgaver. Det har vært flere sykemeldinger fra mai 2013. Det er god kjønnsfordeling 3 ansatte er menn og 4 ansatte er kvinner. Befolkningen har økt med ca. 6000 de senere år på Øvre Romerike. Kontorets leder har faste møter med Bufetat. Bufetat følger opp kontoret og det er godt samarbeid med etaten. Lovpålagte oppgaver: Det følger av familievernkontorloven (fvkl.) 1 første ledd at familievernkontorene skal gi tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Videre skal familievernkontoret foreta meklinger etter ekteskapsloven og barneloven. Utadrettet virksomhet er i annet ledd i samme bestemmelse beskrevet som en oppgave kontorene bør gjennomføre. Det fremgår av forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven, (meklingsforskriften), 3, at meklingsapparatet skal dimensjoneres ut i fra dekningsbehovet etter ekteskapsloven 26 og barneloven 51, slik at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid. Departementet har i kommentarene til bestemmelsen uttalt at foreldrene skal kunne møte til mekling uten vesentlig ventetid, og har anslått at inntil tre uker må anses som en akseptabel ventetid fra begjæring om mekling til tilbud om første meklingstime. Det fremkom under tilsynet at Bufetat har gitt føringer om at mekling skal prioriteres og gis innen 3 uker fra klient tar kontakt med kontoret og til første time gis. Kontoret gir tilbud om mekling innen denne fristen i 90 % av sakene. I saker der barn lever i utsatt omsorgssituasjon og barn har BUP-tilbud, prioriteres foreldrene. Kontoret avviser ingen som har relasjonelle vansker, men ber foreldre med psykiske vansker om i første rekke kontakte fastlege eventuelt psykolog. Kontoret har mellom 4 og 8 ukers ventetid i rådgivningssaker/andre saker. Sakene gjennomgås og fordeles i ukentlige inntaksmøter. Det gis 4 nye saker pr. uke til hver terapeut - 3 meklingssaker og en rådgivningsak. Dersom det blir ledig kapasitet etter at meklingssakene er fordelt, blir flere tilbudt rådgivning. Det føres egen liste for hastesaker og det henvises til eksterne meklere. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et godt inntakssystem for nye saker. Kontoret driver en del utadrettet virksomhet. Kontoret har vært pilotkontor for innføring av KOR. KOR er en evidensbasert terapimetode som fokuserer mye på brukermedvirkning. Alle familiekontor skal bruke denne metoden. Kontoret utfører også tilsyn ved samvær etter barneloven etter henvisning fra Bufetat. Det har tidligere vært samarbeid med familiesentrene i Nes, Nannestad og Ullensaker. Det er nå etablert kontakt med Eidsvoll familiesenter for samarbeid.
Taushetsplikt: Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for familievernkontor, enten det er privat eller offentlig, har taushetsplikt etter fvkl. 5. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan kontoret sikrer at de ansatte er kjent med sin taushetsplikt, og hvorvidt de ansatte faktisk er kjent med innholdet i regelverket om taushetsplikt. Det fremkom i intervjuene at taushetsplikten tas opp i møter i konkrete saker og at det innhentes informasjon fra lovdata. Taushetsplikten er også tema på innføringskurs for meklere og vedlikeholdskurs hvert 5 år. Kontoret har høyt fokus på temaet taushetsplikt. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er godt kjent med at de har taushetsplikt og hvilket regelverk taushetsplikten reguleres av. Opplysningsplikt til barneverntjenesten: Fylkesmannen førte tilsyn med at kontoret er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og helse- og omsorgstjenesten, jf. fvkl. 9 og 10. Etter fvkl. 9 andre ledd skal ansatte ved familievernkontorer av eget tiltak gi opplysninger til helse- og omsorgstjenesten når det er grunn til å tro at en gravid kvinne misbruker rusmidler på en slik måte at det er overveiende sannsynlig at barnet vil bli født med skade. Videre skal de ansatte etter fvkl. 10 andre ledd å gi opplysninger av eget tiltak til barneverntjenesten (sende bekymringsmelding) når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker. I tillegg skal de ansatte etter disse bestemmelsene gi opplysninger etter pålegg fra helse- og omsorgstjenesten og barneverntjenesten. I tilsynsrapport 30.11.2010 anbefalte Fylkesmannen familievernkontoret om å gjennomgå rutiner og føre oversikt over antall meldte saker. Det fremkom ved dette tilsynet at de ansatte er vel kjent med reglene om at de har et selvstendig ansvar for å melde saker til barneverntjenesten og sosialtjenesten. Saker meldes selvstendig av terapeutene og drøftes med leder. Det gis informasjon til foreldre. Kontoret gir ofte uttalelser til barneverntjenesten i saker der de ber om bistand. Av intervjuene fremkom at det ikke er ført oversikt over antall meldte saker siden tilsynet i 2010. Meldinger til barneverntjenesten kan registreres i journalsystemet. Kontoret har ikke plikt til å føre statistikk over meldte saker. Etter det som fremkom under intervjuene er det ikke meldt mange saker etter fvkl. 9 og 10. Fylkesmannen anbefaler at kontoret fører oversikt over antall meldinger for egen oversikt. Kontoret har ingen faste møter med kommunene, men det er godt samarbeid i enkeltsaker. Barns rett til å bli hørt før mekling: Mekler skal i følge meklingsforskriften 2 ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt. Barn har rett til å uttale seg i
alle saker som berører dem. Dette følger av barneloven 31 og Barnekonvensjonen artikkel 12. Det er først og fremst foreldrene som skal snakke med barnet. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan familievernkontoret sikrer at barn faktisk er hørt før foreldrene møter til mekling. Det fremkom i intervjuene at foreldrene alltid blir gjort oppmerksomme på barns rett til å bli hørt når de møter til mekling. Det tas opp med foreldre om de har snakket med barna. I saker der de ikke er enige om samvær er barna ofte med under mekling. Det er viktig for barn å få sagt sin mening selv om foreldrene skal bestemme. Det ble anslått at et av ti barn høres under mekling. Foreldre kommer ofte frem til raskere løsninger når barn bringes inn i mekling. Terapeutene mente de burde snakke med flere barn, men dette er ressurskrevende. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et høyt fokus på barns rett til å bli hørt. Terapeutene tar initiativ til å få foreldrene til å forstå betydningen av at barna skal få si sin mening. Vi understreker at dette er en rettighet for barna at de høres da det gjelder deres personlige forhold for fremtiden. Kontoret bes fortsatt ha fokus på at flere barn høres i mekling og samværssaker. Journalføring og føring av meklingsprotokoll: Fylkesmannens tilsyn var rettet mot de ansattes tilgang til journal og meklingsarkiv, hvordan familievernkontoret håndterer krav om innsyn i journal og hvordan arkiv, terminaler og skriver er sikret mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. I henhold til journalforskriften 7 og 14 skal bare de ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid, ha tilgang til journal og meklingsprotokoll. Den enkelte ansatte skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med, eventuelt fellesklienter når det jobbes i team. Plikten til å føre klientjournal gjelder ikke ved mekling, jf. journalforskriften 12. Leder skal ha tilgang til samtlige journaler og hele meklingsarkivet. Arkivet, terminaler og skriver skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke finner sted. Klientjournal og meklingsprotokoller skal oppbevares i tre år, jf. journalforskriften 15. Enhver har rett til innsyn i klientjournal for opplysninger som direkte gjelder ham eller henne. Innsyn i opplysninger ut over dette forutsetter samtykke fra den opplysningene gjelder. Dette følger av fvkl. 12. Behandler/mekler plikter å opplyse om at journalopplysningene og opplysninger i meklingsprotokollen kan knyttes til utarbeidelse av statistikk, jf. journalforskriften 6 og 11. Familievernkontoret fører både elektronisk og manuell journal og meklingsprotokoll som makuleres etter 3 år. Leder og merkantil har tilgang til alle sakene. Terapeut har bare tilgang til egne saker. Det fremkom at de ansatte informerer klientene om at det føres journal og meklingsprotokoll og at det kan bes om innsyn i journalen. Videre at opplysningene i journal og meklingsprotokoll kan knyttes til utarbeidelse av statistikk. Opplysningene gis i innkallingsbrev og første samtale med klient.
Kontoret har rutiner dersom klienter ber om innsyn i journal og tilsynsmyndigheten vurderer at de ansatte er kjent med reglene i journalforskriften og innsyn i journal. Avslutningsvis gikk tilsynet gjennom plassering av arkivet, skriver og terminaler. Arkiv, skriver og terminaler var plassert i eget rom ved siden av skranke/ekspedisjon. Tilsynet vurderer at plasseringen av terminaler, arkiv og skriver er betryggende og i tråd med 4-9 i forskrift 11.desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv. Avsluttende merknader: Det fremkom at ressurssituasjonen ved Øvre Romerike familievernkontor ikke er tilfredsstillende ut fra Bufetats interne bemanningsnorm. Etter Fylkesmannens vurdering må ressurssituasjonen fortløpende vurderes i samråd med Bufetat. Det vises til redegjørelse fra Fylkesmannen under punktene ressurssituasjonen og lovpålagte oppgaver ovenfor. Utover dette har tilsynsmyndigheten ingen merknader til familievernkontorets arbeid og prioriteringer. Oslo, 18.desember 2013 Berit Roll Elgsaas Mary Jonassen Rapporten er sendt til: Øvre Romerike familievernkontor v/vidar Morønning, Postboks 202, 2051 Jessheim og Bufetat, Region Øst, Postboks 2233, 3103 Tønsberg