Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: 22.04.2015, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:45 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/9-15/17 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Johnny Trandem, leder x Asbjørn Froholt, nestleder x Anita V. Sandtrø x Michael A. B. Torp x Vigdis M. Holm Forfall Hilde Kristiansen/ikke møtt Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Anita Sandtrø reiste spørsmål om sin habilitet i sak 15/14 fordi hun er i ferd med å gjennomføre en eiendomshandel med en av partene i saken. Kontrollutvalget besluttet at hun var habil til å behandle saken. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Jolanta Betker, kommuneansvarlig revisor Mina Evenrød og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: rådmann Ivar Nævra til sakene 15/9 og 15/15, økonomisjef Åsmund Rådahl til sak 15/9 Ordfører Inger-Lise Skartlien Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 15/15, skulle behandles for lukkede dører (Hjemmel: Kl. 31 pkt. 3, Offl. 24, andre ledd). Saken ble behandlet som første sak.... Johnny Trandem, leder Michael A. B. Torp Asbjørn Froholt, nestleder.. Anita V Standtrø Hilde Kristiansen
Kontrollutvalget Rygges møte 22.04.2015 Sakliste PS 15/9 PS 15/10 Uttalelse til årsregnskapet for 2014 - Rygge kommune Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter PS 15/11 Revisjonsrapport: Avslutning av" VA - investeringer 2013" PS 15/12 PS 15/13 PS 15/14 PS 15/15 PS 15/16 PS 15/17 Revisjonsnotat om likvidområdet Innsyn og kontroll med fristilte selskaper (AS) Henvendelse til kontrollutvalget - anmodning om granskning fra Georg Støtvig - iverksetting av sak i Formannskapet 084/04, erverv av regulert område Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem - angående et byggeoppdrag Referater og meldinger Eventuelt PS 15/9 Uttalelse til årsregnskapet for 2014 - Rygge kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Rygge kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Rygge kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet PS 15/10 Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter 1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes 2. I tillegg til de problemstillingene som er beskrevet i planen, ber kontrollutvalget om at
revisjonens inkluderer en problemstilling angående reinnleggelser, da det oppleves at dette er et symptom på at pasienter skrives ut for tidlig. 3. Ressursrammen økes til 350 timer Revisor foreslo følgende problemstilling nr. 5 «I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Rygge kommune sammenlignet med andre kommuner.» Kontrollutvalget sluttet seg til dette. 1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes, med følgende tilleggsproblemstilling nr. 5: «I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Rygge kommune sammenlignet med andre kommuner.» 2. Ressursrammen økes til 350 timer. PS 15/11 Revisjonsrapport: Avslutning av" VA - investeringer 2013" 1. Revisjonsrapport Avslutning av VA-investeringer 2013, tas til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med stort alvor på de mangler som er avdekket og at dette har medført brudd på Lov om offentlige anskaffelser. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for VA-investeringer 2013 godkjennes. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at Lov om offentlig anskaffelser blir fulgt og etterlevd for kommunale investeringsprosjekter. 1. Revisjonsrapport Avslutning av VA-investeringer 2013, tas til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med stort alvor på de mangler som er avdekket og at dette har medført brudd på Lov om offentlige anskaffelser. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for VA-investeringer 2013 godkjennes. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at Lov om offentlig anskaffelser blir fulgt og etterlevd for kommunale investeringsprosjekter. PS 15/12 Revisjonsnotat om likvidområdet 1. Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende likvidområdet, tas til etterretning 2. Revisjonen foretar en oppfølgingskontroll på likvidområdet i løpet av høsten 2015.
Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges for kontrollutvalget. 1. Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende likvidområdet, tas til etterretning 2. Revisjonen foretar en oppfølgingskontroll på likvidområdet i løpet av høsten 2015. Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges for kontrollutvalget. PS 15/13 Innsyn og kontroll med fristilte selskaper (AS) 1. Kontrollutvalget tar saksfremlegg om Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS), til etterretning 2. Saksfremlegget Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS) sendes til kommunestyret med følgende forslag til innstilling: Det skal fremgå i kommunens eiermelding at kommunen stiller krav til de selskaper som ikke omfattes av kommunelovens 80, om at kontrollutvalget og revisor gis innsynsrett som er nødvendig for å gjennomføre selskapskontroll. 1. Kontrollutvalget tar saksfremlegg om Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS), til etterretning 2. Saksfremlegget Innsyn og kontroll med fristilte selskap (AS) sendes til kommunestyret med følgende forslag til innstilling: Det skal fremgå i kommunens eiermelding at kommunen stiller krav til de selskaper som ikke omfattes av kommunelovens 80, om at kontrollutvalget og revisor gis innsynsrett som er nødvendig for å gjennomføre selskapskontroll. PS 15/14 Henvendelse til kontrollutvalget - anmodning om granskning fra Georg Støtvig - iverksetting av sak i Formannskapet 084/04, erverv av regulert område Saken legges fram uten forslag til vedtak Anita Sandtrø reiste spørsmål om sin habilitet fordi hun er i fer med å gjennomføre en eiendomshandel med en av partene i saken. Kontrollutvalget besluttet at hun var habil til å behandle saken.
Kontrollutvalget var enige om at det ikke var hensiktsmessig å starte egne undersøkelser før jordskifteretten har avsagt dom i saken. Utvalget fattet vedtak om at anmodningen vurderes på nytt når dom i saken foreligger. 1. Saken legges fram for kontrollutvalget til ny vurdering når jordskifteretten har avsagt dom i saken. PS 15/15 Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem - angående et byggeoppdrag 1 Kontrollutvalget tar til etterretning at rådmannen har igangsatt egne undersøkelser. 2 Kontrollutvalget ber om kopi av rapport så snart den foreligger. Møtet var lukket under rådmannens orientering. Kontrollutvalget var enig om at rapport fra revisjonen behandles som sak i neste møte. Vedtaket ble ellers som innstillingen. 1 Kontrollutvalget tar til etterretning at rådmannen har igangsatt egne undersøkelser. 2 Kontrollutvalget ber om kopi av rapport så snart den foreligger. 3. Rapporten behandles som sak i neste møte. PS 15/16 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/17 Eventuelt 1. Brev fra Fylkesmannen angående lukking av møter var sendt ut til kontrollutvalget på forhånd. Brevet ble tatt til otientering. 2. Oppslag i media ang. refusjon for ressurskrevende brukene i Moss var sendt ut på forhånd. Kontrollutvalget var enige om at problemstillingen kan vurderes i arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2017. Ordfører informerte imidlertid om at det var satt i gang et arbeid for å gjennomgå rutiner på dette området.
3. Status Visit Moss AS. Ordfører informerte om at rapporten fra avviklingsstyret ikke er ferdig, men alle kreditorene har fått pengene sine. Krav om rettssak mot styreleder opprettholdes fra kommunenes side. Det er ikke dannet noe nytt Visit Moss-selskap. 4. I forbindelse med neste møte blir det en sommeravslutning for kontrollutvalget. Selve møtet blir avholdt på kontoret til leder. Hvis været tillater blir det en liten båttur etter møtet. Møtestart settes til kl. 15:00. Ordfører, rådmann og seksjonsleder regnskapsrevisjon, inviteres. Neste møte, 8.6 2015, blir i lokalene til Østfold Gress A/S, Rød Gård, 1570 Dilling. Møtet starter kl. 15:00. Ordfører, rådmann og seksjonsleder regnskapsrevisjon, inviteres.