Styret for Sølvberget KF

Møtebok: Styret for Sølvberget KF (11.09.2018) Styret for Sølvberget KF Dato: 11.09.2018 Sted: Utsikten 4.etg. Notat:

Saksliste Saker til behandling 16/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 3 17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018 8 18/18 Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) 15

16/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018-17/05486-60 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 : Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 Sølvberget KF Postadr.: Postboks 8001 4068 STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: +47 51507465 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger-kulturhus.no Orgnr. 982766184 UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO Anne Vikse 17/05486 033 04.09.2018 Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Utsikten Møtedato: 21.08.2018 Tid: 15:30 Møtenr. Møteleder: Hilde Karlsen Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Hilde Karlsen (H), Anne Kristin Bruns (Krf), Olav T. Laake (Ap), Eirik Sakariassen (SV), Linn Tønnessen (ansattes representant), Anne Torill Stensberg (administrasjon), Anne Vikse (administrasjon) Journalister: Tilhørere: 2 1

16/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018-17/05486-60 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 : Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 Saksnr. Arkivsaksnr. 14/18 18/22493-1 Forslag til årsbudsjett 2019 og handlings- og økonomiplan 2019-2022 2

16/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018-17/05486-60 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 : Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 Saker til behandling 14/18 Forslag til årsbudsjett 2019 og handlings- og økonomiplan 2019-2022 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 14/18 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tilrår styret å godkjenne forslag til Handlings- og økonomiplan 2019-2022 for Sølvberget KF, med følgende endringer: - Driftsrammen utvides med kr 500 000,- for året 2019. - Tabellen «driftsbudsjett 2019-2022» tilføres følgende note: Tiltakene er oppført i uprioritert rekkefølge. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialogen med rådmannen. Vedtak 2. Styret for Sølvberget KF tilrår styret å godkjenne forslag til Handlings- og økonomiplan 2019-2022 for Sølvberget KF, med følgende endringer: Driftsrammen utvides med kr 500 000,- for året 2019. Begrunnelse: Som et ledd i utviklingen av kulturbyen Stavanger fram mot byjubileet i 2025, ønsker vi å etablere et Bukkene Bruse-land på Sølvberget. Et opplevelsessenter fra barnebøkenes verden som innbyr til lek og aktivitet, med inspirasjon fra Junibacken i Stockholm. En slik attraksjon mangler foreløpig i Norge, og vil både fylle et nasjonalt behov for å vise fram den norske barnelitteraturen, og et lokalt behov for å trekke flere småbarnsfamilier til regionen både som innbyggere og turister. Barnefamilier er Sølvbergets kjernemålgruppe, og Nordisk barnebokkonferanse gjør Stavanger til et naturlig knutepunkt for en nasjonal satsing på barnelitteratur. Å stimulere til leseglede blant framtidens barn og unge er et av bibliotekets viktigste samfunnsoppdrag, men et samfunn i rask endring krever nye måter å formidle på. Et opplevelsessenter for barnelitteratur samlokalisert med Stavanger bibliotek vil gi stor synergieffekt for begge parter, og bidra til å gjøre litteraturen levende også for skjermgenerasjonen. Sølvberget starter mulighetsstudie i 2019 for å se på muligheter for å etablere et opplevelsessenter for norsk barnelitteratur på Sølvberget. Som en del av mulighetsstudien skal det ses på muligheter for å gjøre Sølvberget ytterligere mer attraktivt for barnefamilier ved å etablere lekesoner, og lekeelementer i Sølvbergets og eventuelt i lokalene der det er barnelitteratur. Tabellen «driftsbudsjett 2019-2022» tilføres følgende note: Tiltakene er oppført i uprioritert rekkefølge. 3

16/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018-17/05486-60 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 : Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 3. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialogen med rådmannen. 4

16/18 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018-17/05486-60 Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 : Protokoll Styret for Sølvberget KF 21.08.2018 Hilde Karlsen Anne Kristin Bruns Olav T. Laake Leder Nestleder Eirik Sakariassen Linn Tønnessen 5

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: 04.09.2018 18/25085-1 Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 17/18 11.09.2018 På sakslisten Tertialrapport, 2.tertial 2018 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 2. tertial 2018 til orientering. 2. Revidert driftsbudsjett vedtas i tråd med bibliotek- og kulturhussjefens forslag. 1

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 Tertialrapport, 2.tertial 2018 Bakgrunn for saken Tertialrapport for 2. tertial 2018 Økonomisk status for Sølvberget KF 31.08.18. I denne saken rapporteres om økonomi, HMS og statistikk samlet i en sak. Økonomisk status for Sølvberget KF 31.08.2018 VEDTATT BUDSJETT (TUSEN) REVIDERT BUDSJETT (TUSEN) REGNSKAP (TUSEN) FORBRUK (%) 30 LØNNSUTGIFTER 45832 49 025 31 246 63,74 31 DRIFTSUTGIFTER 10274 12 638 5 782 45,75 32 INVENTAR, UTSTYR OG MASKINER 15006 12 365 8 331 67,37 33 KJØP AV TJENESTER 7520 8 120 4 566 56,23 34 OVERFØRINGER 3046 3 208 1 554 48,44 35 FINANSUTGIFTER 8925 9 634 5 833 60,55 SUM UTGIFTER 90603 94 990 57 313 60,34 36 INNTEKTER -2880-2 830-1 601 56,57 37 REFUSJONER -5656-5 953-4 974 83,56 38 OVERFØRINGER -76007-80 379-53 058 66,01 39 FINANSINNTEKTER -6060-5 828-4 881 83,74 SUM INNTEKTER -90603-94 990-64 515 67,92 Driftsutgifter Årsbudsjettet til Sølvberget, medregnet prosjektene, er kr 94,99 millioner. Av disse er tilskuddet fra kommunen kr kr 64,595 mill pluss merutgifter som følge av lønnsoppgjør. Ved utgangen av 2. tertial er samlet forbruk 60,34 % og summen av inntekter 67,92 %. Totaltallene for Sølvberget KF inneholder både drift av bibliotek, arrangementsvirksomhet og større aktiviteter som Kapittel og ICORN. Budsjettet i 2018 er realistisk og planlagt aktivitet er høy. Det er lagt opp til stram budsjettstyring, og det påregnes at regnskapet vil gå i balanse ved årsslutt med de grepene som vi fremmer i revideringsforslagene nedenfor. Når det gjelder lønn, som er den største utgiftsposten, er forbruket 3 % under budsjettet og ligger på 63,74 % (Forbruket lå på 70,42 % ved 2.tertial 2017). Bufferen på 3 % er nødvendig siden det er høyt aktivitetsnivå i 3.tertial og de pågående lønnsforhandlingene vil ha tilbakevirkende effekt for lønnsbudsjettet. Dermed kan vi konstatere at tiltakene knyttet til lønn har hatt effekt. Samtidig bør overtidsforbruket følges nøye. Innføringen av nye biblioteksystem har gitt organisasjonen mer arbeid og overtidsbruk. Det er det betydelige kostnader knyttet til utgifter til husdrift (husleie, renhold, vakthold og energi) som gir grunn til bekymringer. Sølvberget har gjennomgått en ombyggings- og fornyingsfase i perioden 2014-2018. Byggeprosjektet har åpnet huset ytterlige for publikum, 2

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 med betjening i flere etasjer. Dette medfører også økte kostnader til husdrift, som strøm, vakthold og renhold. Sølvberget har også inngått en ny leieavtale med Stavanger Eiendom fra 01.01.2018 som ga 1,375 mill i økte husleiekostnader, samtidig med at utgifter til vaktmestertjenestene har økt. Den nye leieavtalen med Stavanger Eiendom har påført Sølvberget økte utgifter til drift. Sølvberget ser behov for å revidere driftsbudsjettet for å dekke et forventet avvik for energi og vaktmestertjenester på samlet 700 tusen kroner. Det påløp ytterligere 230 tusen til KLP innbetalinger som må dekkes fra driftsbudsjettet. Disse avvikene ønsker vi å dekke inn som følger: Beløp (tusen) Energi 300 Vaktmester 400 Finansiering av KLP 230 Sum behov til revidering 930 Lav rente til eksisterende lån 66 Refusjon fra Odeon jfr. ny avtale 64 Redusert mediebudsjett 400 Redusert avsetning til 2019 400 Sum dekning til revidering 930 Investeringer Sølvberget har hatt store investeringer i de siste årene. Det gjelder både sluttføring av Nye Sølvberget, nytt biblioteksystem og Kiellandsenter. De økonomiske rammene som er gitt i gjeldende HØP ser ut til å holde, men noen av de godkjente investeringsmidlene for 2018 vil måtte forskyves. Av en total investeringsramme på kr 12,9 mill. i 2018 foreslås det å forskyve kr 5,8 mill. til 2019 for å fullføre Kiellandssenteret. jfr. Forslag til HØP 2019-2022 behandlet under styremøtet 21.08.18. I første omgang tas det opp et lån på 3,5 mill i løpet av høsten 2018. De resterende lån på 6,21 tas opp i 2019. Restbeløp tas fra memoriakonto for ubrukte lånemidler fra 2017 og dermed er investeringsbudsjettet er fullfinansiert. Investeringsbudsjettet er revidert, jfr.tabell nederst. Status for de ulike investeringsprosjektene: Arbeidet med implementeringen av nytt biblioteksystem sammen med Bergen, Trondheim og Kristiansand går mot slutten og avsluttes i år. Arbeidet med Kiellandsenter er utsatt med 5,8 mill til 2019 og investeringsbudsjettet er justert ned med tilsvarende kr 5,8 mill til 1 mill i 2018. Beløpet føres videre til neste års investeringsbudsjett. Dette er ivaretatt allerede i Sølvbergets forslag til HØP 2019-2022. Utstillinger og formidlingsareal er lagt til både deler av første og fjerde etasje. I tillegg vil program- og arrangementsaktiviteter knyttes til Kielland. Kiellandsenteret åpner for publikum februar 2019, og de store investeringene i prosjektet vil komme i første kvartal 2019.. 3

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 Budsjett inkl. endring Regnskap 2018 Forslag til Forbruk i % revidering NYE SØLVBERGET, FASE 2: 2.-4.ETG 950 000 1 146 851 120,72 950 000 NYTT BIBLIOTEKSYSTEM 2 000 000 672 695 33,63 2 000 000 Litteraturhus/Kiellandsenter 6 800 000 860 801 12,66 1 000 000 KONTOR 0 3 653 0,00 0 VERKSTED 0 31 875 0,00 0 BIBLIOTEK 0 758 096 0,00 0 WAYFINDING 950 000 94 100 9,91 950 000 DIGITAL FORMIDLING 1 100 000 454 690 41,34 1 100 000 IT-UTSTYR 500 000 73 299 14,66 500 000 MADLA FILIAL INVESTERINGER 600 000 0 0,00 600 000 SUM INVESTERINGSBEHOV 12 900 000 4 096 060 31,75 7 100 000 RENTER/AVDRAG/UTLÅN -440 000-221 204 50,27-440 000 FINANSIERING -12 460 000 0 0,00-6 660 000 SUM FINANSIERING -12 900 000-221 204 1,71-7 100 000 Helse, miljø og sikkerhet Sykefraværet i andre kvartal var 4,45% (5,34% i 2017). Langtidssykefraværet utgjorde 3,41% (4,02% i 2017), mens egenmeldt sykefravær var på 1,04% (1,32% i 2017). I 2. kvartal var det rapportert inn 41 avviksmeldinger i vårt HR- og avvikssystem, Simployer. I samme periode i fjor var det meldt inn 5 saker. En økning i antall rapporteringer ansees som positivt ettersom det tyder på at ansatte nå bruker avvikssystemet. Av de 42 sakene er noen saker meldt inn flere ganger ettersom ulike medarbeidere varsler om samme sak. Utlån Totalt sett gikk utlånet opp med 5,3%. En del av veksten skyldes den stadig mer populære Sommerles-kampanjen. Andre faktorer som kan ha spilt inn: Sommeren 2017 forlenget vi lånetiden til 2 måneder. Det var derfor mange lån, som vanligvis ville blitt fornyet, som ikke ble fornyet. Våren og sommeren 2017 pusset vi opp i forbindelse med åpningen av Nye Sølvberget. Vi hadde derfor ikke Meråpent og heller ikke lørdagsåpent i 2-4. etasje. At en betydelig del av veksten skyldes Sommerles kan vi se i at utlån av faglitteratur for barn steg med 14,6%, og skjønnlitteratur for barn med 16,8%. Faglitteratur for voksne steg også med 3,1% og skjønnlitteratur for voksne med 9,8%. Utlån av musikk for voksne gikk ned med 23,7%. I 2017 gikk utlånet totalt sett ned med 26%. Fallet skyldes naturligvis at CD er er i ferd med å bli et utdatert medium. Folk lytter til musikk via strømmetjenester. Utlån av film for voksne gikk ned med 14,3%. Til sammenligning gikk det i 1. tertial 2018 ned med 11%. 1. tertial 2017 ned med 4,8%, og i hele 2017 ned med 3%. I likhet med musikksamlingen må deler av fallet sees i sammenheng med at målgruppen i stadig større grad ser film og tv-serier via strømmetjenester, Netflix, HBO osv. 4

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 På Madla bibliotek steg utlånet med 6,3%. I likhet med veksten på hovedbiblioteket skyldes nok også veksten på Madla Sommerles samt det faktum at lånetiden sommeren 2017 ble forlenget til 2 måned er. Statistikken for utenlandske e - bøker pleier ikke å komme før mellom 3. 5. hver måned. Så de tallene har jeg ikke nå. Men jeg har sammenlignbare tall for periodene 1.1.2017-30.07.2017 og 01.01.2018-30.07.2018. Utlånet av e - bøker er så å si helt likt. Det gikk ned med 0,3%. Utlånet av e - lydbøker i Overdrive steg med 71,2%. 5

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 Besøk Det totale besøket gikk i 2. tertial ned med 4,9% på hele Sølvberget (inkludert kinoen). På hovedbiblioteket gikk den ned med 5,5%. Til sammenligning gikk det totale besøket på Sølvberget ned med 9% i 1. tertial 2018. Om vi sammenligner tallene med kinoen har besøket der falt med 3%. Bruk av Meråpent - tilbudet på Sølvberget gikk opp med 55%. Veksten er trolig enda høyere ettersom mange kommer i grupper og da logger seg inn via én person. Meråpent - tilbudet ble sommeren 2018 også utvidet til vestfløyen i 2. etasje. Besøket på Madla bibliotek gikk ned med 5,6%. Besøket på Sølvbergets nettsider gikk opp med 17%. 6

17/18 Tertialrapport, 2.tertial 2018-18/25085-1 Tertialrapport, 2.tertial 2018 : Tertialrapport, 2.tertial 2018 Arrangement Verksted/kurs: 420 Arrangement: 390 Klassebesøk: 151 I tertialrapporten for 2. tertial 2017 oppga vi et samlet tall for verksted/kurs og arrangement. I år har vi skilt mer nøyaktig mellom verksted/kurs og andre arrangement. I den nevnte rapporten for 2. tertial 2017 oppga vi at vi hadde 681 arrangement totalt. Dersom vi slår sammen årets tall for verksted/kurs og arrangement får vi 810. En økning på 19%. Når det gjelder klassebesøk økte dette fra 92 til 151, sammenlignet med 2. tertial 2017. En vekst på 64%. Konklusjon 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 2. tertial 2018 til orientering. 2. Revidert driftsbudsjett vedtas i tråd med Bibliotek- og kulturhussjefens forslag. Anne Torill Stensberg Bibliotek- og kulturhussjef Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur 7

18/18 Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) - 18/25101-1 Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) : Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: 04.09.2018 18/25101-1 Deres ref Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 18/18 11.09.2018 På sakslisten Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget godkjenner at kafédrift i 4 etg skal etableres av organisasjoner/bedrifter som driver arbeidstrening for voksne. Kaféen skal drives non-profitt og et eventuelt overskudd skal gå til et veldedig formål 2. Kulturhussjefen får fullmakt til å forhandle med Fontenehuset om drift av kafé i 4. etg som en prøveperiode på 1 år fra oppstartsdato. 3. Styret for Sølvberget evaluerer kafédriften innen prøveperiodens slutt. 1

18/18 Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) - 18/25101-1 Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) : Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) Etablering av kafédrift i 4. etg på Sølvberget (Salongen) Bakgrunn for saken Servering i 4. etasje er omtalt i planpapirene for både Nye Sølvberget og Kiellandsenter. I begge prosjektene er dette løftet opp som en av suksessfaktorene. Fakta Tilbudet plasseres i den tidligere ansattkantinen og med tilgang til takterrassen. Dette sikrer nærhet til Kiellandsenteret og biblioteksamlingen. Det gir også mulighet for en liten scene med små, intime arrangementer. Det er også forventet at kafeen vil være attraktiv og bidra til å trekke folk opp i 4. etasje. Lokalet har fått navnet Salongen. Styret for Sølvberget KF har hatt en intensjon om at drift av kafé skal være et prosjekt som gir noe tilbake til samfunnet. I dette ligger det at det skal være bedrifter/organisasjoner som driver med arbeidstrening for voksne som skal så for kafédriften. Kjøkkenet i 4. etasje er ikke utstyrt for matproduksjon og dermed blir kafeen et utsalgssted for andres varer. Vurdering Sølvberget har i løpet av høsten vært i kontakt med flere aktuelle aktører om drift av kafé. Det vi ønsket å få til var en kafé som var åpen på dagtid, mandag lørdag. Det har vist seg vanskelig for flere av aktørene å drive arbeidstrening i helgene. Arbeidstrening krever oppfølging av veiledere. For Sølvberget sin del og for inntektspotensialet for en kafé har åpen lørdag vært en forutsetning, og avgjørende for valg av samarbeidspartner. Konseptet om kafedrift som arbeidstrening etableres som en forsøksordning med en prøveperiode på 1 år. På denne måten kan Sølvberget gjøre seg erfaringer med denne typen drift. Vi må i prøveperioden finne ut om kafédriften går i balanse. I perioden må Sølvberget finne en driftsmodell som gjør at kaféen tilpasser seg den øvrige driften på huset. Konklusjon 1. Styret for Sølvberget godkjenner at kafédrift i 4 etg skal etableres av organisasjoner/bedrifter som driver arbeidstrening for voksne. Kaféen skal drives non-profitt og et eventuelt overskudd skal gå til et veldedig formål 2. Kulturhussjefen får fullmakt til å forhandle med Fontenehuset om drift av kafé i 4. etg som en prøveperiode på 1 år fra oppstartsdato. 3. Styret for Sølvberget evaluerer kafédriften innen prøveperiodens slutt. Roar Houen Prosjektleder Nye Sølvberget Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2