Er arkiv på agendaen til KS? Presentasjon for KAI-konferansen 7. september 2011 Line Richardsen KS Innovasjon og utvikling
Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning ekommune 2012
ekommune 2012 En ambisiøs satsing! Til sammen 46 mål for kommuner og fylkeskommuner Til sammen 42 tiltak som KS tar sikte på å gjennomføre
ekommune 2012 Fokusområder i ekommune 2012 1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. IKT i helse og omsorg 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. E-handel 8. Arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT-arkitektur 11. Åpne standarder 12. Fri programvare 13. Grønn IT 14. Bredbånd 15. Interkommunalt IKT-samarbeid 16. Strategisk IKT-ledelse 17. Kompetanseutvikling
vi som jobber med tiltakene er Ellen Karin Lars
ekommune 2012 Fokusområder i ekommune 2012 1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. IKT i helse og omsorg 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. E-handel 8. Arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT-arkitektur 11. Åpne standarder 12. Fri programvare 13. Grønn IT 14. Bredbånd 15. Interkommunalt IKT-samarbeid 16. Strategisk IKT-ledelse 17. Kompetanseutvikling
Fra ekommune 2012
Bakgrunn I ekommune 2012 er det anført at KS vil etablere en faggruppe for elektronisk arkiv under KS IKT-forum Faggruppen ble etablert i august 2009 og er en av faggruppene under KS IKT-forum Faggruppen er gitt betegnelsen KS Faggruppe for dokumentasjon og arkiv
KS faggruppe for dokumentasjon og arkiv Medlemmene i gruppen: Kari Remseth, IKA Trøndelag (leder) Hilde Bjørnaa, IKA Troms Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal Jan Tore Helle,Bergen kommune, Byarkivet Anne Grethe Hovde, Orkdal kommune Laila Risdal, Lillesand kommune Harriet Terjesen, Vestfold fylkeskommune Wenche Stinessen, Trondheim kommune
Mandat Mål og arbeidsområde Faggruppen er et rådgivende organ for KS, og skal bl.a. bidra til å realisere mål i ekommune knyttet til saksbehandling, arkivdanning og arkivbevaring Faggruppen skal ivareta interesser og behov knyttet til faglige standarder, spesifikasjoner og til bestemmelser i lov og forskrift for arkiv og dokumenthåndtering i kommunesektoren Faggruppen skal i tillegg bidra til kompetanseheving og erfaringsutveksling og sette viktige spørsmål innenfor sitt fagområde på dagsorden Faggruppen skal bistå KS i høringssaker Faggruppen skal bidra til å etablere og påvirke KS sin arkivpolitikk
Strategi mot 2012 - hovedmålet Arkiv- og dokumentbehandling i kommunal sektor skal sikre god service, ivareta juridiske rettigheter og forpliktelser, samt effektiv saksbehandling
Strategi - hovedtemaer 1. Arkivpolitikk 2. Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling 3. Arkivfunksjonalitet i ulike systemer 4. Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver på vegne av kommunene og fylkeskommunene
Arkivpolitikk - målsettinger Effektmål Økt bevissthet hos politikere og administrative ledere om betydningen av arkivets funksjon i organisasjonen Resultatmål Politikere og administrative ledere har relevant kunnskap om arkivproblematikk i egen organisasjon Nasjonale og regionale konferanser omhandler relevante temaer innenfor arkivområdet Kommunene har oppdaterte arkivplaner Større andel av nasjonale finansieringsordninger må komme kommunal sektor til gode
Arkivpolitikk - tiltak Bidra med innspill om arkivfaglige tema til strategikonferansene som KS arrangerer Drive lobbyisme i/for KS Bidra inn i den varslede stortingsmeldingen om arkiv og den videre behandling av denne Påvirke utdanningsinstitusjonene innenfor arkiv Bidra til å arrangere arkivlederkonferanse tematikk/innhold Bidra til at kommunesektoren utvikler og oppdaterer kommunale arkivplaner Økt samarbeid med andre relevante fagmiljøer som for eksempel, KAI, Norsk arkivråd, LLP m.fl. Jobbe for tilsvarende finansiering for kommunale arkivdepotinstitusjoner som for museumsinstitusjonene
Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling Effektmål: Kommuner og fylkeskommuner gjennomfører gode prosesser og tar ut gevinster ved overgangen til elektronisk arkiv
Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling Resultatmål: Alle kommuner og fylkeskommuner har gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser (ekommunemål) Arkivledere har tilstrekkelig kompetanse til å bevisstgjøre og påvirke arbeidsprosesser og organisatoriske endringer knyttet til dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering Alle kommuner og fylkeskommuner tilbyr kompetansetiltak innenfor dokumentasjon og arkiv
Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling Flere resultatmål: Alle kommuner og fylkeskommuner tar ut gevinster ved overgangen til elektronisk arkiv Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på Internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt offentlighet. (ekommune-mål) Alle kommuner og fylkeskommuner vurderer arkiv- og dokumenthåndtering opp mot risiko og tiltak knyttet til informasjonssikkerhet og personvern i henhold til personvernlovgivningen, norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren og Datatilsynets anbefalinger
Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling Tiltak: Spredning av informasjon og Beste praksiseksempler gjennom KS IKT-forum KS vil utarbeide en veileder for håndtering av henvendelser i henhold til arkivlovverket, herunder elektroniske skjema (ekommune-tiltak) Bidra til erfarings- og kompetansespredning om tiltak knyttet til informasjonssikkerhet og personvern med relevans for arkiv- og dokumenthåndtering
Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling Tiltak forts.: Utarbeide anbefaling om kompetansekrav for arkivlederrollen Kartlegge behov for kompetanseheving innenfor dokumentasjon og saksbehandling Bidra med erfaringer og informasjon knyttet til kompetanseoppbygging og organisasjonsutvikling Påvirke prioritering av kompetanseutvikling i kommunesektoren - alle saksbehandlere skal ha gjennomført grunnleggende opplæring i arkivrutiner Synliggjøre betydningen av dokumentasjon for kommunale ledere
Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Effektmål: Sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder i kommunen.
Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Resultatmål: Alle fagsystem for kommunespesifikk oppgaveløsning (lovpålagte tjenester) har funksjonalitet for elektronisk saksbehandling, journalføring, arkivering og avlevering. Alle kommuner og fylkeskommuner har etablert digitalt saksarkiv, basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi (ekommune-mål) Alle kommuner og fylkeskommuner har utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer (ekommunemål)
Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Tiltak forts.: KS vil arbeide for at det blir utviklet en åpen Noark 5 Kjerne som offentlig felleskomponent for arkivsystem og fagsystem. (ekommune-tiltak) KS vil arbeide for at det blir gjennomført et prosjekt som arbeider med informasjonsforvaltning i samhandlingstjenester mellom flere forvaltningsnivå. (ekommune-tiltak) KS vil utarbeide og forvalte standarder for integrasjon mellom datafangstsystemer, sak- /arkivsystemer og fagsystemer. (ekommune-tiltak)
Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Tiltak: Bidra til styrket bestillerkompetanse i kommunal sektor gjennom å utvikle enkle veiledere og informasjonsarbeid slik at kommunene stiller arkivmessige krav ved nyanskaffelser, videreutvikling og integrasjon. Bidra til retningslinjer for håndtering av objektarkiv/spesialarkiv med ulike ordningsprinsipper Bidra med veiledningsarbeid for fagenhetene i kommunesektoren Spre kunnskap om tilgjengelige standarder for samhandling/integrasjon mellom systemer
Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver på vegne av kommunene/fylkeskommunene Effektmål: Sikre tilgjengelighet og bevaring av rettighetsdokumentasjon skapt organer når disse løser oppgaver på vegne av kommunal forvaltning
Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver på vegne av kommunene/fylkeskommunene Resultatmål: Kommunesektoren stiller krav til at organet som utfører tjenester for kommunen skal avlevere bevaringsverdig arkivmateriale til kommunens arkivdepot Organet som løser oppgaver på vegne av kommunal sektor, utfører sine oppgaver i henhold til offentlig lovverk sine dokumentasjonskrav
Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver på vegne av kommunene/fylkeskommunene Tiltak: Utarbeide forslag til avtale/vedtekter om krav til håndtering av dokumentasjon og arkivmateriale for organ som løser oppgaver på vegne av kommunene/fylkeskommunene
Handlingsplan Masse tiltak! De listede tiltakene tas inn i en handlingsplan hvor Tiltakene prioriteres i henhold til KS og faggruppens ønsker og behov Det gjennomføres konkrete aktiviteter, etableres prosjekter osv etter kapasitet, kostnad og tid
Akkurat nå i faggruppen Møte med Kulturdepartementet Dialogmøte mellom kommunesektoren og staten om arkiv Prosjektbeskrivelser under arbeid Prosjekt knyttet til problemstillinger innenfor pleie og omsorg EPJ vs arkiv Lovverk Leverandørene Prosjekt knyttet til kompetanseheving Etablering av flere tilbud om kurs og seminarer Prosjekt for utarbeidelse av tekstforslag til avtale/vedtekter om krav til håndtering av dokumentasjon og arkivmateriale for organ som løser oppgaver på vegne av kommunene/fylkeskommunene
Akkurat nå i KS
Felles IKT-utvikling i kommunal sektor Oppdragsgiver Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) Arbeidsgruppe FAD Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) KS Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) Bergen kommune (rep for K10) Hamar kommune (rep for KS IKT-forum)
Mandatet Arbeidet skal synliggjøre nye styrings- og organiseringsmuligheter innen IKT-området for kommunene og mellom kommune og stat, med henblikk på at det offentlige skal tilby effektive tjenester til innbyggere og næringsliv
ekommune 2012 Utfordringer med dagens kommunale IKT-utvikling Dagens kommunale IKTutvikling og forvaltning er ressurskrevende Dagens kommunale IKTportefølje og arkitektur hemmer mer enn den tilrettelegger for nye og innovative IKT-løsninger Det er store gap mellom kommunene på IKTområdet Det er vanskelig å få representert kommuner med store forskjeller i IKT-modenhet
ekommune 2012 Strategisk og operativ kompetanse Stadig større strategisk og operativt kompetansebehov hos de ansvarlige for elektroniske tjenester og for samspillet mellom systemene Utfordring for spesielt de små kommunene, som typisk rår over begrenset IKT-kompetanse og IKTressurser
ekommune 2012 Store forskjeller i tjenestetilbudet Kommuner med små IKT-ressurser klarer ikke å følge med i den rivende utviklingen innenfor IKT Vanskelig for kommuner å treffe effektive og kloke valg mht. IKT-investeringer De ulike teknologiske og organisatoriske forutsetningene gjør at det skapes større digitale skiller mellom kommunene
ekommune 2012 Kompetanse om IKT er en utfordring Enkelte rådmenn er svært godt orientert om muligheter og utfordringer med IKT Andre ser mer på IKT som et nødvendig onde, og er primært opptatt av IKT-drift, og ikke i så stor grad tjenesteutvikling vha. IKT
ekommune 2012 De store kommunene og samarbeidsregioner.. Det er hovedsakelig bare de store kommunene og enkelte interkommunale IKT-samarbeid som: har ressurser til å ta investeringen i fremtidsrettet IKT-utvikling tilfredsstiller de fremtidige tjenesteorienterte kravene til samvirkeevne, fleksibilitet og skalerbarhet
ekommune 2012 Stor variasjon mht interkommunale samarbeid Mulighetene for effektivisering og bedre utnyttelse av ressurser er knyttet til stordriftsfordeler Redusere enhetspriser Redusere drifts- og vedlikeholdskostnader Redusere sårbarheten med IKT-ressurser Mulighet for bedre og flere digitale tjenester til innbyggere og næringsliv
ekommune 2012 Interkommunale IKT-samarbeid som ikke fungerer så godt. Ulike ambisjonsnivåer hos kommunene Ulike teknologiske behov hos kommunene Manglende bestiller-kompetanse i kommunene Manglende strategisk kompetanse i kommunene Samarbeidet er for lite for å trekke ut stordriftsfordelene
ekommune 2012 Manglende samordning i de ulike forvaltningsnivåene IKT-kravene til kommunal sektor fra fagsektorene er lite koordinert Departementer og statlige etater tar ikke hensyn til kommunenes synspunkter og behov Mangel på en enhetlig kommunal IKT-arkitektur gjør koordineringsarbeid på vegne av kommunal sektor vanskelig Mangel på beslutningsmyndighet på IKT-området på vegne av kommunal sektor fører til mange og sprikende kommunale interessekrav
Manglende kommunale fellesløsninger på IKT-området Kommunene etterspør fellesløsninger for en enklere og mer kostnadseffektiv IKT-utvikling Det er ønskelig med en sterkere grad av standardisering og felles spesifikasjoner slik at kommunene kan gjenbruke hverandres løsninger f.eks. brukerrettede elektroniske tjenester for innbyggere og næringsliv
Manglende oversikt over kommunale IKT-kostnader Utfordringen er at IKT-virksomheten i kommunene ikke er uniform En kommune kan velge å betrakte alle prosjekter som har elementer av IKT-utvikling/anskaffelse som IKT-prosjekter Andre kan velge å knytte hele eller deler av tilsvarende prosjekter og kostnader til utvikling og forvaltning av et fagområde eller en praksis Kommunene velger også å organisere IKT-virksomheten forskjellig I noen kommuner har de egen IKT-avdeling som drifter og forvalter kommune virksomheten på vegne av de ulike kommunale etatene og virksomhetene Andre igjen velger å organisere virksomheten mer distribuert Vanskelig å etablere en baseline som kan benyttes til å estimere kostnadsutviklingen fremover
Rapportens hovedfunn Både fra kommunal og statlig side pekes det på at det er betydelige utfordringer knyttet til manglende IKT- samordning på kommuneområdet. Det vises til at dagens IKT-utvikling og forvaltning i kommunene er ressurskrevende, og at det er et stort potensiale for mer IKTsamarbeid og samordning i kommunal sektor. Kommunenes oppgaver er relativt like, kommunene skal tilby likeverdige tjenester til sine innbyggere og næringsliv. I store trekk de samme behovene for IKT-løsninger for hele kommunal sektor. For kommunene er det også en stor utfordring at de møter mange og ukoordinerte krav fra ulike statlige sektorer på IKT- området.
Fire ulike scenarier for hvilke IKT-oppgaver som bør utføres felles Scenario 0: Nullscenarioet (Ikke ytterligere tiltak for felles styring og samordning ) Scenario 1: Tilrettelegger (Utvikle og forvalte felles kommunalt IKT-rammeverk) Scenario 2: Formidler (Utvikle, forvalte og formidle felleskomponenter basert på et felles kommunalt rammeverk) Scenario 3: Leverandør (Utvikler, forvalter og leverer felles IKT-tjenester)
Anbefalingene fra Decoteam davinci Det etableres en enhet med en effektiv beslutningsmyndighet på IKT-området Enheten bør få ansvar og myndighet til å fremme en kostnadseffektiv og fremtidsrettet IKTutvikling i kommunal sektor Enheten bør ha mandat til å tale kommunal sektors sak i forbindelse med anvendelse av IKT i samhandling med statlige sektorer Over tid bør en gå inn for scenario 2: Formidler. Det bør foretas en gradvis tilnærming, slik at en starter med scenario 1: Tilrettelegger før en gradvis gjør tilpasninger i retning av scenario 2 Leverandørrollen (scenario 3) kan være hensiktsmessig for spesielle felleskomponenter Det synes avgjørende at en samlet kommunesektor får eierskap til en felles satsing som beskrevet. Dette kan best realiseres gjennom en egen juridisk enhet eid og styrt av kommunene Finansiering av oppstart bør skje ved statlige tilskudd Kommunene kan bidra gjennom egeninnsats i prosjekter, men også her bør det ligge insentiver i form av statlige støtteordninger Implementering bør gjennomføres ved et fasedelt program over fem år. Første fase bør starte så snart som mulig basert på en interimsorganisasjon
ekommune 2012 Veien videre FAD konsekvensutredning KS organisatorisk, juridisk og finansiell utredning Utredning ferdig i september Fremmes som sak for hovedstyret Konsultasjonsmøte med FAD Finansiering felles IKT-samordning i kommunesektoren Prosjektfinansiering knyttet til felleskomponenter og oppgaver for felles enhet Forpliktende møte på IKT-området mellom kommunesektor og stat Et felles organ/møte for hele offentlig sektor der det gjøres prioriteringer som omfatter tverrsektorielle satsinger på IKT