Programbeskrivelse
«Smart City» er et konsept som anvendes på miljø- og klimasatsning i mange byer i ulike land. Hovedideen er å begrense klimagassutslipp gjennom å bruke ny tilgjengelig teknologi og næringsutvikling for å få på plass lønnsomme «grønne» løsninger. Konseptet preges av et likeverdig partnerskap mellom næringsliv og myndigheter/kommune. I Bærum har man valgt å knytte SmartCity Bærum og Bærum Næringsråd sammen for å forsterke et privat og offentlig samarbeid. Erfaringene så langt viser at næringslivet er svært interessert og tar vel i mot et slikt initiativ fra kommunen. Sandvika, 6. desember 2012 (orienteringssak til Sektorutvalg miljø, klima og kommunalteknikk) 2
Innhold Formål... 4 Samarbeid i Bærum mellom næringslivet og kommunen... 4 Samarbeidsprinsipper for SmartCity Bærum (SCB)... 4 Programbeskrivelsens mål og hensikt... 6 Mandat... 7 Styret... 7 Programkontoret... 7 Prosjektgrupper... 8 SmartCity Bærum forumet... 8 Organisering og rapportering... 9 Organisasjonsplan... 10 Finansiering... 11 Grunnfinansiering... 11 Medlemskontingent... 11 Prosjektavgift... 11 Ekstern støtte... 11 Mål og strategier... 12 Kommunikasjon... 13 Kommunikasjonsmål... 13 Hovedbudskap... 13 Støttebudskap... 13 3
Formål Samarbeid i Bærum mellom næringslivet og kommunen SmartCity Bærum er et partnerskap mellom kommunen og næringslivet i Bærum. Målet er å redusere energibruk og klimagassutslipp gjennom felles prosjekter og samarbeid. Hovedideen er å begrense klimautslipp gjennom å utvikle ny teknologi, rutiner og organisatoriske grep for å få på plass "grønne" løsninger, og samtidig fremme mer miljøvennlig næringsutvikling med god lønnsomhet. Visjonen for SmartCity Bærum er Lønnsomt samspill for en grønnere fremtid. Denne visjonen bærer i seg en erkjennelse av at dagens miljø- og klimautfordringer må møtes gjennom et konstruktivt offentlig/privat samarbeid, for å utvikle framtidens løsninger og skape et marked for smarte løsninger. Dette stiller krav til aktiv utøvelse av lederskap: Teknologi, økonomiske virkemidler og rutiner må tas i bruk slik at det skapes synergi for å fremme og sikre vår felles livskvalitet på lang sikt. Med smarte løsninger menes løsninger som: Samarbeid Utnytter kompetanse og bidrar til bedre kommunikasjon på tvers av bransjer i næringslivet og med offentlig sektor Miljø Reduserer energibruk og klimagassutslipp Attraktivitet Motiverer til en atferdsendring hos innbyggere og til smarte investeringer for næringslivet Realiserbar Er konkrete og gjennomførbare i løpet av de neste fem årene Teknologi Benytter tilgjengelig og smart teknologi og infrastruktur Effektivitet Bidrar til effektivisering av eksisterende ressurser Samarbeidsprinsipper for SmartCity Bærum (SCB) SmartCity Bærum inviterer til både samarbeid og konkurranse. Det fokuseres primært på samarbeid, samtidig er SmartCity Bærum positiv til konkurranse mellom deltakende bedrifter når tiden er moden og situasjonen tilsier det. Det forventes at konkurranseaspektet vil bli tydeligere i senere faser av programmet. SmartCity Bærum skal i utgangspunktet være et åpent program, hvor deling av kompetanse og erfaringer skal gi grobunn for å ta i bruk utprøvde løsninger som har dokumentert positiv klima-/miljøeffekt innovasjon som leder til nye, realiserbare løsninger med forventet positive effekter å skape merverdi gjennom gjensidig tilpasning for å stimulere til gode løsninger etablering av markedsmekanismer som stimulerer til klima-/miljøsatsing å forene krefter for å påvirke andre aktører (stat, fylke, andre offentlige etater, organisasjoner, ) til å velge, og få på plass, miljø-/klimavennlige rammebetingelser og infrastruktur. å sikre leverandørnøytralitet 4
Programmet skal være leverandørnøytralt og være en arena for å fremme ulike teknologier og løsninger. Samarbeidsprinsipper for SmartCity Bærum Åpenhet Delekultur Ta initiativ Selvfinansiert Deltakerne er åpne om selskapenes interesser i programmet Deltakerne etterstreber i størst mulig grad deling av informasjon og kunnskap om prosjektene, i og på tvers av programmet Programmet fremmer gode initiativ i privat og offentlig sektor, og deltakerne oppfordres til å være proaktive og ambisiøse Programmet er i størst mulig grad selvfinansiert, med prosjekter som er kommersielt verdiskapende eller får frem en stor samfunnsmessig verdi. 5
Programbeskrivelsens mål og hensikt Dette dokumentet gir en beskrivelse av hvordan SmartCity Bærum organiseres og styres. Programbeskrivelsen evalueres og videreutvikles/ revideres ved behov. Programbeskrivelsen skal klargjøre organisasjon, ansvarsforhold, arbeidsrammer og intensjoner om prosesser slik at vi kan gjøres i stand til å oppfylle SmartCity Bærums målsetninger og strategier. Programbeskrivelsen og den løpende evalueringen av denne skal bidra til: Gjennomføring av SmartCity Bærum Forventningsavklaring i forhold til resultater, rammer, arbeidsform, styring, kommunikasjon og rapportering i programmet Overordnede føringer om prosesser og proaktiv styring Bevissthet omkring behov for ressurstilgang, kapasitet og kompetanse i programmet Evaluering av arbeidsform i programmet for videreutvikling og løpende forbedring av arbeidet. 6
Mandat Programmet organiseres med en styre, et programkontor, prosjektgrupper og et SmartCity forum. Styret Styringsgruppen skal sikre at styringen av programmet er i tråd med målsetninger og føringer. Styret skal fungere som et forankrings- og beslutningsorgan, gi veiledninger og styringssignaler, vurdere og redusere risikopunkter, samt bidra til fremdrift. Videre skal styret bidra til å: 1. Utarbeide/videreutvikle ambisjonsnivå for SmartCity Bærum. 2. Fastsette normer for driftstilskudd som omtalt i pkt. 7 pkt. 1-4. 3. Representere SmartCity Bærum utad SmartCity Bærum ledes av et styre bestående av 1 representant oppnevnt av Bærum kommune, 1 representant oppnevnt av Bærum Næringsråd og inntil 3 medlemmer valgt av SmartCity Bærum Forum. Medlemmer velges for 2 (to) år. Det kan oppnevnes varamedlemmer med møterett. Bærum kommunes styrerepresentant er også styreleder. Framtidens byer v. Miljøverndepartementet deltar med sin observatør. Denne har møte- og talerett i styret. Styret er høyeste myndighet i programmet. Programkontoret Programkontoret skal ha det løpende ansvaret for fremdrift og gjennomføring av SmartCity Bærum. Det skal fungere som et knutepunkt mellom styret, prosjektene og SmartCity Bærum forumet. Programkontoret bemannes med daglig leder og evt. innleide støtte/konsulenter. Programkontoret skal fremstå som sterkt, profesjonelt og effektivt og bidra til følgende: - sikre tett og god oppfølging av prosjekter - tilrettelegge for økt kunnskapsdeling og læring - rekruttere relevante selskaper - identifisere og prioritere prosjektideer - fremme synergier mellom prosjektene Programkontoret har kommunikasjonsansvaret for SmartCity Bærum. Bærum Næringsråd og SmartCity Bærum skal gjennom programkontoret samarbeide innenfor rammene og visjonen i programmet, og skal trekke veksel på hverandres områder. 7
Prosjektgrupper Hvert prosjekt vil bestå av en definert gruppe med aktører og en prosjekteier. Prosjektleder er normalt prosjekteier og vil representere selskapet eller selskapene med det overordnede ansvaret for prosjektet. Prosjekteier har gjennomføringsansvaret for prosjektet og skal rapportere til styret via programkontoret. Programkontoret vil støtte arbeidet til prosjekteier/prosjektleder. SmartCity Bærum forumet Alle som har sluttet seg til programmet og betalt deltakeravgift samt representanter for deltagende prosjekter er medlemmer av SmartCity Bærum Forum. Forumet skal holdes informert om utviklingen i programmet og tas med i vurdering av nye prosjekter. Forumet skal bestå av de deltakere som deltok i forprosjektet, aktører som kobles på etter hvert og politikere i Bærum. 8
Organisering og rapportering Programkontoret samlokaliseres med Bærum Næringsråd og det er utarbeidet avtale mellom Bærum kommune og Bærum næringsråd om leie av lokaler. SmartCity Bærum benytter seg av regnskapsførsel, revisor, datatjenester, kontortjenester og andre administrative tjenester som Bærum Næringsråd eller deres samarbeidspartnere tilbyr. Bærum kommune har ansvaret for programmets daglige ledelse, og eventuell annen medvirkning av ikke-økonomisk art ( tilrettelegging ) som måtte vise seg nødvendig for å få programmet til å fungere etter hensikten. Sektorutvalg miljø, klima og kommunalteknikk orienteres årlig om prosjektets aktiviteter og fremdrift. Styret ble stiftet 31. mai 2012 og består følgende representanter som er valgt for 2 år. Styrets leder: Arthur Wøhni, Bærum kommune Medlemmer Ane Mjaaseth, Bærum Næringsråd Bjørn Holm, Entra Amund Ringdal, Microsoft Nils Øveraas, Accenture Vararepresentanter med møte- og talerett Roar Fundingsrud, IBM (vara) Anders Nohre-Walldèn, Asplan Viak (vara) Observatør med møte- og talerett Øyvind Aarvig, Framtidens byer (observatør) Daglig ledelse/programkontor (ikke valgt) Unni Larsen, SmartCity Bærum 9
Organisasjonsplan 10
Finansiering Smart City Bærum skal være et likeverdig partnerskap mellom kommune og deltakende bedrifter/organisasjoner. Grunnfinansiering Bærum kommune bidrar primært til grunnfinansiering av programkontoret. Framtidens byer har bidratt med støtte til etablering av programkontoret. Medlemskontingent Alle medlemmene av Smart City Bærum betaler en årlig deltakeravgift som fastsettes av styret. Medlemsavgiften er satt til kr. 10.000,- pr. medlem. Prosjektavgift Prosjektene som gjennomføres gjennom programmet Smart City Bærum betaler inn en engangsavgift. Prosjekteier er ansvarlig for denne avgiftet. Avgiftens størrelse fastsettes av styret. Prosjektavgift er satt til kr. 50.000,- pr. prosjekt Dersom det av særlige grunner søkes unntak av prosjektavgift må dette behandles særskilt i programstyret. Ekstern støtte Programmet og prosjektene skal tilstrebe å skaffe seg ytterligere finansiering gjennom andre tilgjengelige kilder. Miljøverndepartementet, Enova, Transnova, Innovasjon Norge m.fl. 11
Mål og strategier Smart Bærum skal i utgangspunktet skape resultater innen områdene bygg og transport, og skal representere et bredt partnerskap mellom kommunen og næringslivet. Programmet skal i hovedsak være prosjektdrevet, og vil fokusere på kommersielt interessante prosjekter og muligheter. Erfaringsutveksling og «læring gjennom samarbeid» er viktige innsatsområder sammen med informasjonsdeling og skalering av gode pilotprosjekter. Smart City Bærum har en viktig rolle ved å påvirke andre aktører (stat, fylke, andre offentlige etater, organisasjoner) til å velge, og få på plass, miljø-/klimavennlige rammebetingelser og infrastruktur. Bærums opplegg for Smart City tar også mål av seg til å fungere som en lokal oppfølging av Vision 2050, som er et veikart fram mot bærekraftig utvikling, utarbeidet av World Business Council for Sustainable Development. Det er utarbeidet et eget strategidokument. Hovedmålene er gjengitt nedenfor. 1. Overordnet mål: SmartCity Bærum skal redusere energibruk og klimautslipp innen bygg og transport. 2. Innovasjon og klimagevinst: Prioritere prosjekter som tar i bruk nye løsninger og tilgjengelig teknologi, og som er realiserbare innen programperioden 3. Markedsføre og kommunisere: Skape oppmerksomhet og engasjement hos politikere, næringsliv, organisasjoner, Framtidens byer, andre offentlige aktører og allmennheten. Etablere og utvikle et forum bestående av medlemmer av Smart City Bærum. 4. Ledelse, medvirkning og ressurser: Smart City Bærum har et styre som er proaktivt, skaper entusiasme og bidrar til faglig utvikling 12
Kommunikasjon For å sikre engasjement og oppmerksomhet rundt SmartCity Bærum er det kritisk å gjennomføre målrettede og planlagte kommunikasjonsaktiviteter mot viktige interessenter. Det er utviklet en egen kommunikasjonsstrategi i samarbeid med Bærum kommunes infoavdeling. Hovedinnhold i strategien gjengis nedenfor. Kommunikasjonsmål Skape oppmerksomhet og engasjement om Smart City hos politikere, næringsliv, organisasjoner, offentlige aktører og allmennheten Skape ønske om å delta i Smart City og motivere deltakerne til å være gode ambassadører for Smart City Bærum Få enda flere deltakere og partnere til å delta i felles selvfinansierte prosjekter innenfor områdene bygg og transport Påvirke rammebetingelser og infrastruktur med utgangspunkt i de konkrete prosjektene Bygge kunnskap og bidra til et positivt omdømme for deltakere og partnere i Smart City Hovedbudskap SmartCity Bærum skal redusere energibruk og klimautslipp innen bygg og transport. SmartCity Bærum skal utvikle smarte løsninger som gir miljømessige gevinster SmartCity Bærum skal gjennom offentlig/privat samarbeid fremme lønnsom og miljøvennlig næringsutvikling. Støttebudskap Redusere energibruk og klimautslipp o Øke bruken av fornybar energi o Utvikle ny og ta i bruk eksisterende informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) o Fremme miljøvennlig by- og næringsutvikling med god lønnsomhet ved å ta i bruk nye løsninger og tilgjengelig teknologi Utvikle smarte løsninger (innovasjon) o Skape god lønnsomhet gjennom å utvikle teknologi, rutiner og organisatoriske grep for partnerne i SmartCity o Fremme miljøvennlig by- og næringsutvikling med god lønnsomhet ved å ta i bruk nye løsninger og tilgjengelig teknologi o Legge til rette for kunnskapsdeling og erfaringsutveksling i bransjene o Fremme miljøvennlig og attraktive produkter og tjenester Fremme offentlig/privat samarbeid o Bygge kunnskap og bidra til et positivt omdømme for partnere i SmartCity Bærum o Etablere sterke koblinger mellom miljøutfordringer og næringsutvikling i kommunen o Øke antall pilotprosjekter o Økt innovasjon på tvers av selskap, industri og sektorer 13