Selvledelse Arbeidshefte for leksjon #05 Prioritering Vida Pluss AS
Introduksjon... 3 Læringsmål... 3 Eisenhower-matrisen (Viktig/Haster)... 3 Pareto-prinsippet (80/20-regelen)... 4 Vida Pluss AS... 6
Introduksjon I arbeidshverdagen tar vi alle små og store valg. Vi skal være effektive, som kan bety å gjøre de riktige tingene. I tillegg skal det vi gjør ha en effekt, som kan bety å gjøre tingene riktig. Verbet «Prioritere» kommer fra Latin og betyr å velge hva som kommer først. Som en hjelp til å prioritere og bevisstgjøre oss i arbeidshverdagen viser vi deg noen enkle tankemodeller. LÆRINGSMÅL - Hva er prioritering? - Tankemodell: Eisenhower-matrisen (Viktig/haster) - Tankemodell: Pareto-prinsippet EISENHOWER-MATRISEN (VIKTIG/HASTER) Den første tankemodellen er Eisenhower-matrisen eller VIKTIG/HASTER matrisen. Det er et godt verktøy for å sortere og prioritere dine arbeidsoppgaver. Den tidligere Amerikanske presidenten Dwight. D. Eisenhower sa: Det er ofte slik at det som er viktig, ikke haster og det som haster er ofte ikke så viktig Når du setter opp matrisen (se leksjonsfilmen) får du fire felt eller områder. I det første området skriver du ned det som er viktig og som virkelig haster; dette er det REAKTIVE området. Her har du oppgaver som har en tidsfrist og som skal leveres, kanskje helst i går. Det andre området er det PROAKTIVE, dette er stedet du ønsker å bruke mest mulig tid. Her arbeider du med ting som er VIKTIG, men som enda ikke haster. Ved å gjøre oppgavene her ligger du foran. Med denne sorteringen finner du frem til hva du i ditt arbeid kan gjøre for å ligge på forskudd i stedet for å drive for mye med hastearbeid og såkalt brannslukking. De to andre områdene gir deg også gode sorteringer i eget arbeid. Det tredje området er oppgaver som, for deg, ikke er VIKTIGE, men som HASTER for andre du samarbeider med i kommunen. Det fjerde området er et område som verken haster eller er viktig med hensyn til å få arbeidet ditt gjort på en god måte; andre ting som kanskje mer tilhører til privatlivet.
PARETO-PRINSIPPET (80/20-REGELEN) Mønsteret som ligger bak Pareto-prinsippet eller 80/20-regelen, ble oppdaget for over hundre år siden, i 1897, av den italienske økonomen Vilfredo Pareto. Hans oppdagelse har senere fått mange navn Pareto-prinsippet, Paretos lov, 80/20-regelen, prinsippet om minste innsats og prinsippet om ubalanse. I arbeidshverdagen er det slik at alt du gjør; ikke har like stor effekt på sluttresultatet. Alt betyr ikke like mye. Det er noe som har større effekt og noe som har mindre effekt på det du ønsker å oppnå. Tanken bak Pareto-prinsippet er å finne fram til hva du kan gjøre som gir deg størst effekt. Eller som illustrasjonen (se leksjonsfilmen) viser: 20% av innsatsen du legger inn fører til 80% av resultatet som kommer ut. 20% av årsakene til dine utfordringer på jobben skaper 80% av de negative konsekvensene. Når du har satt deg et lite eller et stort mål kan det lønne seg å bruke litt tid på å reflektere over disse to spørsmålene for å finne ut hva som FREMMER OG HVA SOM HEMMER deg: 1) Hvilken 20% innsats gir meg 80% av resultatet/måloppnåelsen jeg søker? 2) Hvilke 20% av årsaker/kilder skaper 80% av forstyrrelsene i min arbeidshverdag?
Oppgave Skriv ned oppgavene og/eller målene dine for en periode (la oss si en uke eller en måned). Når du har laget en slik liste, gjør oppgavene under: 1) Bruk et A4-ark og lag Eisenhower-matrisen. Dvs. fire kvadranter. Øverst til venstre flytter du ting fra listen som er VIKTIGE og som HASTER. Øverst til høyre; ting som er VIKTIGE, men som IKKE HASTER. Nederst til venstre; ting som er IKKE VIKTIGE, men som HASTER. Tilslutt nederst til høyre; ting som er IKKE VIKTIG og IKKE HASTER. 2) Når du har fordelt oppgavene inn i matrisen. Vurdèr hvor mye tid du bruker på oppgavene i de ulike kvadrantene. Hva ser du? Kan du, med enkle grep, sørge for å: a) Bruke mer tid i kvadranten med oppgaver som er VIKTIGE, men som IKKE HASTER (ligge på forskudd)?, b) Fjerne oppgaver som ligger i de to nederste kvadrantene (de er jo tross alt ikke viktige)? 3) Skriv ned svarene dine, stikkord, på de to spørsmålene under: a) Hvilken 20% innsats gir meg 80% av resultatet/måloppnåelsen jeg søker? b) Hvilke 20% av årsaker/kilder skaper 80% av forstyrrelsene i min arbeidshverdag?
Vida Pluss AS Vida Pluss er et rådgivningsselskap som har spesialisert seg på praktisk organisasjons- og lederutvikling i kommunal sektor. De siste årene har mer enn 22 kommuner og bydeler gjennomført deres program. Selskapet introduserte begrepet organisasjonshelse og helsefremmende lederskap i Norge basert på dybdeintervju og kvalitative analyser av hva norske organisasjoner gjør for å skape lønnsomhet, fornøyde medarbeidere og tilfredse kunder. Partnerne i Vida Pluss lanserte i 2011 sine funn i boken «Helsefremmende lederskap - slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk). Fra bokomtalen: «Strukturelementene i bedriften må ha i seg kulturelementene. Det stivbente og det byråkratiske på den ene siden må balanseres med verdier, holdninger og atferd på den andre siden.» - Jon Fredrik Baksaas, konsernsjef for Telenor ASA «Boken setter fokus på den enorme kraft som forløses gjennom å sette den enkelte medarbeider i sentrum. Praktiske eksempler viser hvordan helsefremmende lederskap bidrar til at bedriften når sine øvrige mål. Bør leses av alle ledere.» - Dag Mejdell, konsernsjef for Posten Norge AS Nærmere informasjon om ledertrening for kommunal sektor: http://www.vidapluss.no