Innhold Ansettelse... 2 Overfør ansatte «Bytt betaler automatisk»... 2 Landingssider... 2 LANDINGSSIDE for innmelding av fast giver med EAG... 2 GDPR... 3 Dokumentasjon av samtykker... 3 Utvide DM-kode med flervalg for Tredjepart... 4 Kampanje... 5 Målgruppe angi maks resultat... 5 Automatisering... 5 Automatisk kravkjøring og sende betalingskrav på AvtaleGiro... 5 Kurs... 6 Bokstaver i kursnummer... 6 Bekreftelse på avmelding... 6 Winorg Digitale Arbeidsplass... 7 Tillitsvalgtverktøy... 7 Persondashboard: Fast Giver... 7 Kursadministrasjonsverktøy... 8 Nytt felt i deltakerlister... 8 Ledsagere i kursmodulen... 9 Drilldown fra påmeldte deltakere til deltakerliste... 9 Velge arrangør for kurset... 9 Merke en aktivitet at den skal med på hotellrapport... 10 Standard kursrapport... 10 Begrensning av rettigheter for kurs og personer... 12 Side 1
Ny funksjonalitet/feilretting Her er en liste over ny funksjonalitet/vesentlig feilretting som er nytt i Winorg i mars 2018. Dette er bare en kort beskrivelse av funksjonalitet. Se hjelp i Winorg for mer detaljer eller kontakt din kunderådgiver dersom du har spørsmål tilknyttet funksjonaliteten eller ønsker å få oppgradert Winorg/tilpasninger for å få tilgang til det som presenteres her. Informasjon Kunder må ha installert Office som er supportert av Microsoft (Office 2013 eller nyere) for Word og Outlook integrasjon for at Winorg skal fungere optimalt. Ansettelse Overfør ansatte «Bytt betaler automatisk» I rutinen for å overføre ansatte fra en bedrift til en annen kan man nå velge at også annenbetaler på medlemskap, abonnement og kurs, skal byttes til ny arbeidsgiver. Oppsett: Hvis parameter AUTOBYTT_ANBET står til J, vil dette krysset være satt på som standard. Landingssider LANDINGSSIDE for innmelding av fast giver med EAG Winorg tilbyr landingsside for innmelding av faste givere hvor man i innmeldingsprosessen kan tilby signering av AvtaleGiro-avtale elektronisk. Side 2
Dersom signeringen avbrytes/feiler sendes det automatisk ut e-post med lenke til signeringen slik at man kan fortsette der man slapp senere. Man kan også be om å få tilsendt e-post med lenke til signeringen. Landingssiden kan tilpasse enkelte elementer til kundens profil. Ta kontakt med Winorg om du ønsker mer informasjon om denne løsningen. GDPR Dokumentasjon av samtykker Winorg tilbyr hjelp til oppdatere og dokumentere samtykker før 25. mai. Sammen med kunden finner vi hvem som skal få utsendelsen og hvordan tekst/innhold skal være. Det sendes ut en e-post med overgang til en landingsside hvor man kan oppdatere valgte samtykker. Man lister ut de samtykkene personen har og kan ha. Når mottaker godkjenner samtykker oppdateres disse automatisk i Winorg med riktig krav til dokumentasjon og kilde. Side 3
Det sendes automatisk ut sms til de som har mobilnummer og ikke e-postadresse med lenke til samme landingsside hvor man kan oppdatere valgte samtykker. Winorg tilbyr automatisk påminnelse til de som ikke har respondert. Teknisk info: Dette er en tjeneste som leveres frem til GDPR trår i kraft. Vi forhåndsavkrysser derfor de samtykkene man allerede er registrert med. Når medlem/giver godkjenner samtykkene vil vi avslutte de eksisterende samtykkene og opprette nye med riktig krav til dokumentasjon og kilde. Utvide DM-kode med flervalg for Tredjepart Nedtrekksmeny for "Tredjepart" er endret til å være flervalg tilsvarende som det er for "Personopplysninger". Dette for å kunne markere flere tredjeparter på ett samtykke. Mulighet for å registrere hvilke tredjeparter man forholder seg til for de ulike samtykkene gjøres for å tilfredstille nye regler om dokumentasjon. Side 4
Kampanje Målgruppe angi maks resultat Noen som jobber med målgrupper ønsker å kunne plukke ut et antall personer av en gruppe og så fortsette å jobbe med resten av gruppene etterpå. Frem til nå har ikke målgruppe støttet denne arbeidsmetodikken siden vi alltid har lagt resten av personene (som ikke ble plukket ut) over i «rest». I målgruppe kan man nå angi et maks resultat på venstre side og så fortsette å jobbe med resten av personene videre. Vi håper dette vil gjøre målgruppe enda mer anvendelig fremover. Automatisering Automatisk kravkjøring og sende betalingskrav på AvtaleGiro Side 5
For å effektivisere arbeidsrutiner har vi nå tilrettelagt for automatisering av både kravkjøre av AvtaleGiro for faste givere den 25 hver måned og automatisk opplasting av filen til Nets. Ta kontakt med oss dersom dette er av interesse å få satt opp. Kurs Bokstaver i kursnummer Vi har sperret for bruk av bokstaver i kursnummer siden vi opplevde en del feilsituasjoner ved kombinasjon av tall og bokstaver. Bekreftelse på avmelding Det er nå mulig å sette opp automatisk bekreftelse til kursdeltaker når man får en avmelding på et kurs. På den måten får man effektivt sendt en bekreftelse på at avmelding er mottatt. Oppsett: Man benytter hendelse som heter «AD - Avmeldt kursdeltakelse (melding til deltaker)» og man benytter flettegrunnlag som heter «Kurs-avmeldte-deltakerinformasjon». Hendelsen AK - Avmeldt kursdeltakelse som lå i standard fra før, er døpt om til "Avmeldt kursdeltakelse - melding til kurssekretær" for at man ikke skal forveksle disse to hendelsene. Denne hendelsen lager en aktivitet som går til kurssekretær og ikke til deltaker, når en deltaker melder seg av et kurs. Side 6
Winorg Digitale Arbeidsplass Vi utvidet stadig både Tillitsvalgtverktøyet og Kursadministrasjonsverktøyet vårt til glede for alle brukere. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at nye løsninger sjeldent leveres automatisk ut til kundene ved oppgradering. Alt ligger tilgjengelig og så er det bare å bestille det man ønsker å aktivere. Tillitsvalgtverktøy Persondashboard: Fast Giver Vi har utvidet persondashboard med fast giver. Registrering av personer Nå kan man registrere nye personer. Side 7
Etter at personen er registrert får man valg på hva man ønsker å registrere i tillegg, for eksempel ansettelse, samtykke osv. Kursadministrasjonsverktøy Nytt felt i deltakerlister Det er laget felter for deltakertype i slik at alle deltakertyper vises. Dette er gjort følgende steder: - Påmeldinger på venteliste Side 8
- Webpåmeldinger - Deltakerliste - Aktiviteter deltakerliste - Overnatting deltakerliste Ledsagere i kursmodulen Winorg har nå utvidet funksjonalitet til å håndtere ledsagere på kurs. Disse behøver ikke angis med navn, bare med antall per deltaker. Man setter opp på hvert kurs om det skal tillates å registreres ledsagere. Man kan da melde på deltagere med ledsagere via påmeldingsskjema og via manuell påmelding. Teknisk: Webservices for kursdeltagere er også oppdatert til å håndtere ledsagere Drilldown fra påmeldte deltakere til deltakerliste Vi har nå lagt inn drilldown fra tallene fra oversikten på et kurs og ned til deltakerlisten. Velge arrangør for kurset Ved opprettelse av kurs har vi utvidet til at man selv kan angi hvem som er arrangør for kurset. Dersom man bare har tilgang til en forening velges denne automatisk. Dersom man har tilgang til flere foreninger kan man nå velge i organisasjonsstrukturen for å knytte korrekt arrangør til kurset man oppretter. Side 9
Merke en aktivitet at den skal med på hotellrapport Vi jobber med å lage standardrapporter for kurs. Erfaringen vår er at noen av aktivitetene som registreres er relevante å få med på hotellrapporten. Aktiviteter er derfor nå utvidet slik at man kan markere om aktiviteten gjelder overnatting og dermed skal være med i hotellrapporten/rapport til kurssted. Selve hotellrapporten er ikke ferdig ennå, men dette er første steg på veien. Standard kursrapport Side 10
Vi kan nå tilby første standard kursrapport. Den er tilgjengelig under menypunktet Rapporter. Rapporten viser informasjon om aktiviteter og overnattinger. Side 11
Det vil komme flere rapporter etterhvert. Begrensning av rettigheter for kurs og personer For de organisasjonenen som har strenge krav til rettighetsbegresninger har vi laget gode og gjennomførte løsninger. Som tillitsvalgt har man rettighet til en/flere foreninger/bedrifter og alle personer tilknyttet disse. Tanken er at den samme rettighetshåndteringen skal finnes i kursadministrasjonsverktøyet. Som tillitsvalgt i ett lokallag skal man få tilgang til KAV. Når man logger inn i KAV skal arrangementslisten gi tilgang til alle kurs som er knyttet til eget lokallag. Man skal få tilgang til å se og melde på personer som man har rettigheter til i eget lokallag. Som fylkesansvarlig skal man få tilgang til å se alle kurs som er arrangert av eget fylkeslag og alle lokallag under fylkeslaget. Dersom det er behov for å se et begrenset antall kurs, for eksempel bare de som er arrangert på fylkesnivå settes det opp som filter. Følgende områder påvirkes: Arrangementslista: - Begrenses til å vise kurs man har rettighet til å se Deltaker: - Webgodkjenning må vise alle aktører selv om de ikke har aktørid, ellers får man ikke gjort jobben Disse listene må begrenses til å kun vise aktører man har rettighet til: - Alle deltakerlister - Deltakere på aktiviteter - Deltakere på overnatting Side 12
Meld på deltaker: - Begrense søket for å taste inn medlemsnummer - Begrense søket for å søke etter en person Side 13