Nettverksmøte 15.09.11 Fastlønn v/anne Slupphaug
Agenda Velkommen Rutiner ved for mye utbetalt lønn Informasjon fra Lønnstjenesten Innspill fra nettverksgruppa Eventuelt
FOR MYE UTBETALT LØNN v/åslaug Berre Tre prinsipp vi må følge: 1. For mye avregnet lønn, skatt, pensjon m.m. skal tilbakeføres umiddelbart 2. Bruk alltid reell dato (f.eks sluttdato, permisjonsdato m.m. som har ført til feilutbetalingen) 3. Tilbakebetalingskrav sendes skriftlig til lønnstakeren sammen med faktura på netto skyldig beløp
For mye utbetalt lønn, forts. Hvem gjør hva: Attestanten varsler Lønnstjenesten om feilutbetalingen straks forholdet er kjent. Kan gjerne varsle via mail, men det må da alltid sendes et anvist bilag i tillegg (f.eks via Andre meldinger i Paga Web) Lønnstjenesten regner ut netto skyldig beløp Lønnstjenesten rapporterer tilbake til attestant hvilket nettobeløp som skal kreves inn Lønnstjenesten tilbakefører lønn, skatt, pensjonstrekk m.m. i lønnssystemet (hvis feilutbetalingen gjelder inneværende år) eller skriver endringsoppgave, lager posteringsbilag til regnskapet, retter opp feriegrunnlag og historikk i SPK (hvis feilutbetalingen gjelder tidligere år)
Eksempel på rapportering fra Lønnstjenesten til attestant Oversikt over skyldig beløp Hei! Her kommer en oversikt over for mye utbetalt 17.3.-31.3.2010 på Kari Knutsen. Tilbakeført reg.lønn 17.-31.3. 13.821,13 -Tilbakef pensjonstrekk 276,40 -Tilbakef forskuddstrekk 5.146,00 =Netto for mye utbetalt 8.398,73 Tilbakeføring i lønnssystemet foretas på hovedlønn april. Utsending av faktura: - Fakturagrunnlaget må krediteres konto 2933 - Kopi av faktura/fakturagrunnlag må sendes til Lønnstjenesten Eventuell avtale om trekk i lønn: - Kopi av avtalen må oversendes Lønnstjenesten Mvh Lønnstjenesten
For mye utbetalt lønn, forts. Attestant sørger for at fakturagrunnlag blir utskrevet. Skyldig beløp må krediteres konto 2933 (NB! Uten k-sted) Kopi av fakturagrunnlag sendes til Lønnstjenesten Ved manglende innbetaling genererer fakturarutinen automatisk 2 purringer og deretter en vurdering av inkassovarsel Hvis det avtales flere avdrag, må det sendes inn fakturagrunnlag for hvert avdrag. Betinger at dette avtales skriftlig. I helt spesielle tilfeller kan faktura erstattes av lønnstrekk. Attestant sender kopi av lønnstrekkavtale til Lønnstjenesten for igangsetting av trekk Vedkommende må fortsatt ha lønn ved NTNU Nedbetalingen bør være innenfor en 12-månedersperiode Underskrives av både attestant og skyldner Skal vise trekkbeløp pr. mnd og når beløpene skal trekkes
For mye utbetalt lønn, forts. Angående avskriving av for mye utbetalt lønn: Ifølge Lov om foreldelse (Foreldelsesloven) er den alminnelige foreldelsesfrist 3 år Det må foreligge dokumentert begrunnelse for at NTNU skal dekke feilutbetalingen. Det krever særskilt saksbehandlingsprosedyre I tilfelle avskriving: Netto skyldig beløp blir innberettet på lønnstakeren det året avskrivingen skjer Skyldig beløp + arbeidsgiveravgift blir samtidig utgiftsført på tilhørende enhet Eventuelle spørsmål rettes til Lønnstjenesten v/gerd Strømsvik (98069)
Informasjon fra Lønnstjenesten Nye skjema for Nyansettelse er i en pilotfase Flere nye ansattforholdskoder vil bli tatt i bruk Kodene skal innføres også med tanke på et framtidig felles påloggingssystem Skjemaene vil i første omgang bli utprøvd hos DMF (attestanter for fastlønn og variabel lønn), før de tas i bruk av alle enheter Hvis testfasen går bra, kan de bli satt i drift før årsskiftet. Muligens i november Mer informasjon kommer Pilotprosjektet for innføring av refusjonsbehandling, ferie- og fraværsregistrering via PagaWeb vil bli evaluert i september Evalueringen vil avgjøre om og hvordan dette vil bli innført for hele NTNU
Informasjon fra Lønnstjenesten, forts. Automatisk generert «Ansattnummer» Fødselsnummer skal ikke lenger være identifikasjonsnøkkel til lønnssystemet Det foregår arbeid for å få dette på plass så snart som mulig Det henger sammen med sikkerhetshensyn at personnummer ikke skal brukes Forskudd på lønnsutbetaling Benyttes i de tilfeller der lønnsanvisning er kommet for seint til lønnskjøring Obs! Gjelder ikke lønnslån Husk vedlegg til forskuddsbilaget. For eksempel kopi av kontrakt, eller utskrift av blankett sendt via PagaWeb Telefonhenvendelser til Lønnstjenesten: Vi har endret på gruppenummerstrukturen i telefonkatalogen/innsida. Gruppetelefoner: 95300 Fastlønn 95390 Variabel lønn eller reise 98088 Brukerstøtte system 90855 Ekspedisjon (alle)
Innspill fra nettverksgruppa Innspill:
Eventuelt Hva skjer videre i høst? Fordeling av kontrollansvar Internkontroll av bilag registrert i PagaWeb Overvåkningskontroller Hva betyr dette for oss? Møter mellom Lønnstjenesten og de enkelte fakultetenes fastlønnsattestanter Møteplan må settes opp Neste nettverksmøte er berammet til 17. november Går det greit å skille lønnsmedarbeiderrollen fra HR-rollen? Praktiske erfaringer? Konflikt mellom rutiner og prosedyrer?