SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: ikt-leder / prosjektleder Arkiv: 064 Arkivsaksnr.: 17/2331-18 HEIM KOMMUNE IKT-STRATEGI Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: - Heim kommune IKT-strategi - Tjenestestruktur ny kommune 2020, Halsa, Snillfjord og Hemne - Intensjonsavtale kommunesammenslåing av kommunene Halsa, Hemne og Snillfjord Saksopplysninger: 1. januar 2020 skal Hemne, Halsa, og en del av Snillfjord kommune slås sammen til Heim kommune. I den forbindelse er det etablert et sammenslåingsprosjekt, hvorav et eget delprosjekt er etablert for digital sammenslåing av dagens kommuner. Delprosjektet for digital sammenslåing av nye Heim kommune har fått et mandat fra prosjektledelsen, hvor planlegging, koordinering og gjennomføring av den digitale sammenslåingen er sentrale ansvarsoppgaver. Et viktig verktøy i denne prosessen er en IKT-strategi som skal gi føringer i forhold til de valg og beslutninger som skal gjøres i forbindelse med etablering og utvikling av digitale løsninger for Heim kommune. IKT-strategien er utarbeidet av medlemmene i delprosjekt digital sammenslåing av Halsa-Snillfjord- Hemne. I arbeidet er det engasjert faglig rådgivning og konsulentbistand fra Sopra Steria. Vurdering: Hensikten med IKT-strategien er å gi føringer for de strategiske valg og beslutninger som skal gjøres i forbindelse med etablering av IKT-løsninger for Heim kommune. IKT-strategien gjelder fram til en ny IKT-strategi eller digitaliseringsstrategi etableres i Heim kommune. En IKT-strategi skal understøtte de valg og føringer som ligger i nasjonale føringer, intensjonsavtalen, rapport om tjenestestruktur og vedtak i fellesnemnda. Videre skal IKT-strategien støtte opp om prinsippet om «digitalt førstevalg», som innebærer at nettbaserte tjenester er hovedregelen for kommunikasjon mellom kommunen og brukerne. Det er viktig å huske på at IKT er kun et middel og ikke et mål i seg selv, og IKT må sees i et helhetlig perspektiv som tar høyde for gevinster for brukerne, organisasjonen og prosesser.
Arbeidet med en IKT-strategi for nye Heim kommune har tatt utgangspunkt i politiske avgjørelser og føringer som er vedtatt av Fellesnemnda. Intensjonsavtalen som er inngått mellom Hemne, Halsa og Snillfjord kommune i mai 2016, samt dokumentet om tjenestruktur i den nye kommunen inneholder politiske føringer for hvilke elementer som er viktige i etableringen av den nye kommunen. I følge Intensjonsavtalen er hovedmålet for den nye kommunen å etablere en livskraftig distriktskommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitet til å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. En annen forutsetning for utarbeidelsen av IKT-strategien er Fellesnemndas vedtak i sak 34/17, som sier følgende: Fellesnemnda vurderer en mulig tilslutning til IKT Orkide i 2018 på vegne av den nye kommunen. En beslutning bør fattes på grunnlag av en prosess som ender opp i en IKT-strategi for den nye kommunen. I intensjonsavtale står det videre under grunnlaget for en den nye kommunen: Den nye kommunen vil bli en stor kystkommune med utpreget desentralisert profil, og vil kunne håndtere de fleste oppgaver uten behov for interkommunale samarbeid. Dette er lagt inn som en grunnleggende forutsetning for IKT- strategien, sammen med rapport «Tjenestestruktur». Forholdet til IKT Orkide Den digitale sammenslåingen av kommunene er den mest tidkrevende og komplekse prosessen i hele prosjektet. Den griper inn i alle fag og i prosesser i sammenslåingsprosjektet. Kommunene har fått egne prosjektmidler til å etablere geografisk informasjonsportal. En kan si at det å lykkes med den digitale sammenslåingsprosessen er helt grunnleggende for å komme i mål med å slå sammen kommunene. Delprosjekt «digital sammenslåing» har startet arbeidet og jobber ut i fra at arbeidet skal gjøres i egen regi. Et eventuelt valg om å tilslutte seg IKT Orkide vil påvirke alle faser i IKT- prosjektet og en må da restarte prosessen. En vil da med en gang måtte få IKT Orkide inn i prosjektet og planlegge ut i fra allerede etablerte fellesløsninger der. Målet med sammenslåingsprosjektet er ikke å ivareta dagens IKT- avdeling i Hemne eller IKT Orkide. Begge disse forholdene er underordnet. Målet er å etablere en livskraftig distriktskommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitet til å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Valgte IKT-løsninger må støtte opp under dette. Hovedprosjektet er organisert i en rekke arbeidsgrupper bestående av ansatte som skal bidra til å skape den nye kommunen. Arbeidsgruppene kan påvirke fagideologi, organisering og valg av deres viktigste arbeidsredskap fagsystem. En mulig tilslutning til IKT Orkide er et politisk valg som går langt utover et IKT-samarbeid. Retningsvalget har konsekvenser i forhold til faglige nettverk (fylkes- og regiontilhørighet), innkjøpsavtaler, regionråd, tjenestesamarbeid og IKT-samarbeid. Rekkevidden av retningsvalget er dermed av en slik art at det ikke bare kan ses i forhold til IKT-samarbeid. En slik beslutning må ses i sammenheng med kommunereformens intensjoner, intensjonsavtalen og rapport om tjenestestruktur.
Dette handler egentlig om retningsvalg og går langt ut over en mer snever fortolkning av formuleringen om IKT-samarbeid. Det er viktig at rekkevidden av dette er forstått når en nå foretar dette valget. Følgende punkter er viktig i en slik vurdering: Prosessen. Dagens Hemne og Snillfjord kommuner vil måtte innlemmes i Halsas og IKT Orkides systemer uten noen form for prosess. Etter prosjektleders oppfatning er dette en uheldig løsning da likeverdigheten mellom kommunene på et av de mest sentrale områdene for sammenslåingsprosessen forsvinner. De ansatte i to av tre kommuner mister muligheten for å påvirke valg. Fylkestilhørighet. Den nye kommunen skal tilhøre Trøndelag. Det naturlige er at dette skal styre mye av retningen i forhold til hvilke regiontilknytning den nye kommunen skal ha. Faglige nettverk i forhold til regional stat (Fylkesmannen) og fylkeskommune må logisk sett gå mot Trøndelag. Innkjøpsavtaler. Alle kommunene i Trøndelag, med unntak av Trondheim er tilsluttet innkjøpsavtalene til fylkeskommunen. Dette innebærer innkjøp av alt fra tjenester, medisiner, arbeidstøy, IKT, skolemateriell, næringsmidler m.v. Det er ikke mulighet til å reservere seg mot deler av avtaleverket, dvs. man kan ikke velge bort IKT-avtalene og fremdeles benytte seg av de øvrige avtalene. Man er enten tilsluttet alle innkjøpsavtalene eller ingen. Orkide har et eget innkjøpssamarbeid. IKT Orkide har egne avtaler på IKT-anskaffelser. Den nye kommunen vil da måtte velge hvilken innkjøpsordning den vil være en del av. Tjenestesamarbeid og IKT-samarbeid. Retningen for tjenestesamarbeid vender seg mot Møre og Romsdal istedenfor Trøndelag. IKT Orkide er et 27-samarbeid som har ambisjoner om å gå fra et driftssamarbeid til tjenesteutvikling og tjenestesamarbeid. IKT Orkide har faglige nettverk (8 faggrupper med deltakelse fra alle kommuner) og den nye kommunen vil da måtte delta i disse nettverkene for å kunne være med å påvirke valg som foretas her. Tjenestesamarbeid og IKT-samarbeid henger nøye sammen med hverandre. Det vil si at retningsvalget har konsekvenser for alle tjenester i den nye kommunen. Det blir etter saksbehandler sitt syn mer ressurskrevende å delta i faglige nettverk i to retninger. Tilhørighet til regionråd. Hvis en går så tungt inn i samarbeidet som medlemskap IKT Orkidè er, så er det naturlig også å delta i de styrende organer i Orkidè for å påvirke retning. Det er mulig å være med i regionråd i to retninger. Økonomi De største utgiftene i forhold til en digital sammenslåingsprosess vil være like uavhengig av om dette gjøres i egen regi eller ved å tilslutte seg IKT Orkide. Det å slå sammen fagsystemer/data fra 3 kommuner til en felles løsning for den nye kommunen, vil måtte skje ved kjøp av eksterne tjenester fra leverandørene av de ulike fagsystemene. I tillegg vil investeringer i teknisk infrastruktur, samband og løsninger for samhandling/informasjonsdeling innad i kommunen være uavhengig av dette. Kommunal og moderniseringsdepartementet anbefaler norske kommuner å vurdere skytjenester som et alternativ når de skal anskaffe IKT-tjenester. Vi ser også at leverandørmarkedet nå mer og mer ønsker å levere sine løsninger som skytjenester. En del leverandører tilbyr allerede nå sine løsninger kun som skytjenester. Denne strategien ligger også som et mål i IKT-strategien for Heim kommune. Dette innebærer at istedenfor å drifte ikt-løsningen lokalt (eller å kjøpe den fra IKT Orkide) så leveres tjenesten nå direkte fra den eksterne leverandøren.
Fokus endres fra IKT driftsoppgaver til utvikling og brukerstøtte lokalt. Dette medfører at ressursene må omfordeles. Det er ikke uvanlig at en ansatt har både 3 og 4 enheter i daglig bruk. På skolene i Hemne har for eksempel alle elever sin personlige enhet og alle lærere har to, alle politikere har en enhet. Bruk av velferdsteknologi bidrar til at fokus til lokal støtte og utvikling økes ytterligere. Det er også selvsagt fordeler med å være en del av et større samarbeid. En kan få fordeler gjennom å være en større aktør, det vil si at en kan få bedre priser på noe. Gjennom medlemskap i den fylkeskommunale innkjøpsordningen i Trøndelag har imidlertid medlemskommunene svært gode rammeavtaler på IKT-utstyr og IKT-konsulenttjenster. Heim kommune IKT-strategi IKT-strategien er skrevet uavhengig av IKT Orkide og deres fellesløsninger, og baseres på at Heim kommune skal ha sin egen IKT-strategi. Ved et vedtak om tilslutning til IKT Orkide, vil Heim kommune måtte forholde seg til IKT Orkide sin IKT-strategi. Det er etablert en visjon for Heim IKT: Heim IKT skal levere tjenester som understøtter organisasjonens og brukernes krav om en effektiv, tilgjengelig og mobil kommune. Dette innebærer at Heim IKT skal bidra til å skape framtidsrettede tjenester til beste for ansatte, innbyggere og næringsliv gjennom enkel tilgang til stabile og mobile ikt-tjenester som gir mulighet for samhandling på tvers av sektorene i kommunen og ut mot eksterne samarbeidspartnere. For å oppnå denne visjonen er det utarbeidet en IKT-strategi for Heim kommune. IKT-strategien er bygget opp av fire hovedområder; tilgjengelighet, bærekraft, samhandling og brukeren i sentrum. Essensen i IKT-strategiens fire hovedområder kan oppsummeres i 10 strategiske mål for Heim IKT: Heim IKT skal bidra til at informasjon og tjenester er lett tilgjengelig for ansatte og innbyggere i kommunen, uavhengig av arbeids- eller bosted. De ansatte skal kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver på en god og effektiv måte uavhengig av hvor de befinner seg. Heim kommune skal tilstrebe å benytte dynamiske løsninger, som for eksempel skybaserte tjenester, der dette er formålstjenlig. Heim IKT skal legge til rette for infrastruktur og løsninger for samhandling og informasjonsdeling innad i kommunen, samt med andre aktører der det er ønskelig. Samband må etableres og teknisk utstyr må standardiseres for å forenkle og stabilisere daglig IKT-drift. Heim IKT skal sørge for oppetid og stabil drift av nødvendige systemer og tjenester. Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT i Heim kommune. Heim IKT skal ta miljømessige hensyn i valg av IKT-løsninger. Nye digitale løsninger må være universelt utformet, og de eksisterende løsningene skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar 2021. I overgangen til ny kommune skal Heim IKT sørge for at alle kritiske IKT-systemer er på plass for å sette den nye kommunen i drift 1. januar 2020.
Vedtar fellesnemnda prosjektleders tilråding, innebærer det at Heim kommune går videre uten medlemskap i IKT Orkide. Prosjektleders tilråding: Foreliggende IKT-strategi for Heim kommune vedtas. Dette innebærer at Heim kommune går videre med selvstendige IKT-løsninger.