STRAND KOMMUNE UTVIKLINGSAVDELINGEN Fylkesmannen i Rogaland Forvaltningsavdelingen Postboks 59 4001 STAVANGER Deres ref.: Vår ref.: JournalpostID: Arkivkode: Dato: 2010/6485 07/1778-30 / ERSTER 10/15600 031, 8,34 01.09.2010 RAPPORT OM BRUK AV PROSJEKTSKJØNNSMIDLER Viser til brev av 17.06.2010 der det bes om kortfattet rapport for bruk av prosjektskjønnsmidler som ble tildelt i 2009. Vedlagt følger foreløpig sluttrapport for Strand kommune sitt kvalitetskommuneprosjekt. Endelig rapport foreligger ved utgangen av året. Med hilsen Terje Ersland kvalitetssjef Dok.dato Tittel 01.09.2010 Sluttrapport_pr august 2010.pdf Postadr. : Postboks 115, 4126 JØRPELAND Tlf. sentralbord: 51743000 Telefaks: 51748386 Besøksadr.: Rådhusgata 2b, 4100 JØRPELAND Tlf. direkte: 51743010 E-post: postrnottak@strand.kommune.no
KVALITE SA MEN OM BEDRE TJENESTER Kvalitetskommuneprogrammet Sluttrapport 2010-08-31
INNHOLD 1. Innledning 2 2. Kort beskrivelse av prosjektene: 4 3. Mål, tiltak og status for prosjektene ved slutten av prosjektperioden 5 3.1 Den gode oppvekst 5 3.2 God verdibasert omsorg 6 3.3 God og riktig styringsinformasjon 7 3.4 Frisk av jobben 9 4. Økonomi 10 5 Synliggjøring: 10 6. Videre arbeid 11 1. Innledning Strand kommune har siden høsten 2008 deltatt i det nasjonale Kvalitetskommuneprogrammet. Selve programmet avsluttes sommeren 2010 og denne rapporten beskriver mål, tiltak og oppnådde resultater ved utgangen av prosjektperioden. Rapporten foreslår også opplegg for videreføring av samarbeidet som er etablert. Kommunalministeren legger til grunn at Kvalitetskommuneprogrammet videreføres fra om med 1. januar 2011, men det er ikke besluttet hvilken satsing som blir videreført. Prosjektet er organisert med 4 arbeidsgrupper og en styringsgruppe etter følgende opplegg: Prosjektorganisering r. 2 r. 3 t" r. 4 Side 2 av 11
Føl ende ersoner har deltatt i ru ene: Arbeids ru e nærvær Innsatsområde; sykefravær / gravide / slitasje Deltakere 1 Mette Barkved Hansen, personalsjef (leder) 2 Audhild Høyvik, virksomhetsleder 3 Laila Steinsvik, leder av Administrasjonsutvalget 4 Aslaug Kolstø, tillitsvalgt Delta 5 Arnhild Karlsen, tillitsvalgt Fagforbundet 6 Nils Kjetil Nessa, NAV Strand Arbeids ru e omsor Innsatsområde; uønsket deltid, individuelle planer, verdihåndbok 1 Solveig Lande, virksomhetsleder (leder frem til 1.7.2010) 2 Siri Twijnstra, virksomhetsleder (leder) 3 Elise Gjelsås. personalkonsulent (permisjon til høsten 2010) 4 Sidsel Heimlund Skjæveland, IP-koordinator 5 Evy Haugsdal, tillitsvalgt Delta 6 lnger Wagle, hovedtillitsvalgt Fagforbundet 7 Linda Barka, Fagforbundet 8 Torbjørn Thorbjørnsen, folkevalgt Arbeids ru e o vekst Innsatsområde; verdihåndbok, tjenestekvalitet, læringsutbytte 1 Wictor Juul (leder) 2 Guro Harboe Ur, virksomhetsleder 3 Mette Bakke, virksomhetsleder 4 Sveinung Fjelde, leder av levekårsutvalget 5 Bjørn Gisle Lyse, tillitsvalgt Utdanningsforbundet 6 Ingunn R Ringodd, hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Arbeids ru e s rin Innsatsområde; tjenestenivå/-informasjon, verdidokument, tjenestekvalitet 1 Jan Leland, kommunalleder teknisk og næring (leder) 2 Geir Danielsen, virksomhetsleder 3 Vibeke Bø Langeland, økonomisjef 4 Helge Steinsvåg, ordfører 5 Solveig Bjørlo, hovedtillitsvalgt Delta 6 Njål Ove Lyse, tillitsvalgt Fagforbundet Prosjektleder Terje Ersland Side 3 av 11
2. Kort beskrivelse av prosjektene: Oppvekst: Legge til rette for økt myndiggjøring av barnehage- og skoleansatte i deres mø e med brukerne. Tilrettelegge for å sikre god kvalitet i tjenestetilbudet i skoler og barnehager. Utarbeide verdihåndbok som skal gjelde for alle som arbeider med barn og unge i Strand. Utarbeide ny struktur for tilsyn og kvalitetsforbedringer i skole og barnehager, for å sikre maksimalt lærin sutb tte for alle. Pleie- og omsorg: Legge til rette for økt medvirkning og medbestemmelse til brukere med sammensatte kommunale tjenester. Legge til rette for økt myndiggjøring av omsorgsansatte i deres møte med brukerne. Vurdere andre arbeidstidsordninger for å sikre gode tjenester til brukerne. Videreutvikle et mer brukervennlig system for individuell plan. Utarbeide en kvalitetshåndbok som skal gjelde alle som på kommunens vegne har omsorg for andre. Utarbeide en konkret lan for å få flere heltidsansatte. Pros'ekter å tvers av sektorer: Skape mer realistiske forventninger til det kommunale tjenestetilbudet, og gi administrasjon og folkevalgte et forbedret beslutningsgrunnlag. Utarbeide tiltak for å sikre god og riktig informasjon om kommunens tjenestetilbud. Definere hvilke verdier som skal kjennetegne møte med brukerne av kommunens tjenester. Utarbeide prosedyrer for kvalitetssikring av tjenestetilbudet med basis i møtet med den enkelte bruker. Reduks'on av s kefravær: Legge til rette for å stabilisere et lavt sykefravær i Strand kommune. Ha spesielt fokus på redusert sykefravær, at gravide blir lengst mulig i jobb og reduserte slitasjeskader. Utarbeide tiltak for å redusere sykefraværet i utvalgte virksomheter. Utarbeide tiltak som gjør at gravide kan være lengre i arbeid. Bidra til kom etansehevin for å redusere slitas'eskader. Side 4 av 11
- 3. Mål, tiltak og status for prosjektene ved slutten av prosjektperioden Det er viktig å dokumentere resultater. Hvilke resultatmål er satt, hvilke tiltak er gjennomført for å nå målene. Siste kolonne viser i hvilken grad målene er nådd. 3.1 Den gode oppvekst I I» Hovedmålet med ros'ektet/ ros'ektene: Yte gode oppvekstvilkår. Brukerne skal oppleve god kvalitet i møtet med Strand kommune. Få gode rutiner for styring og kontroll slik at tilbudet utvikles kontinuerlig. Utvikle systemer som sikrer brukermedvirkning fra alle som er avhen i av kommunen. Prosjektstart: 2009 Prosjektslutt: 31.12.2010 Myndigjorte ansatte. Utarbeide verdidokument for å beskrive ønsker opptreden i ulike arbeidssituasjoner; i møte med brukere, folkevalgte, organisasjonen og kollegaer. Utarbeide rutiner for kvalitetssikring av tjenestetilbudet i skoler og barnehager: årlig kvalitetsmelding fra virksomhetene årlig tilbakemelding kvalitetsbesøk hver 3 år Utkast til felles verdidokument er utarbeidet etter høring i organisasjonen, men dokumentet må forankres bedre i kommunens styringssystem. Styringsgruppa ønsker å knytte endelig verdifolder opp til arbeid med implementering av bedre st rin sdata. Ferdigstilt felles årlig kvalitetsmelding for barnehagene, meldingen er tilrettelagt elektronisk. Integrert med WebSak for å sikre at årlig tilbakemelding kan gjennomføres på en god måte. Arbeider med tilsvarende opplegg for skolene. Opplegg for kvalitetsbesøk er etablert. Resultater; Etablert kvalitetsmelding for barnehagene via kommunens hjemmesider OK Årlig tilbakemelding på kvalitetsmelding til barnehagene - OK Kvalitetsbesøk i skoler og barnehager hvert 3. år - OK Side 5 av 11
3.2 God verdibasert omsorg I Hovedmålet med ros'ektet/ ros'ektene: Yte god verdibasert omsorg. Utvikle systemer som sikrer brukermedvirkning fra alle som er avhengig av sammensatte tjenester fra kommunen. Brukerne skal oppleve god kvalitet i møtet med Strand kommune. Få gode rutiner for styring og kontroll slik at tilbudet utvikles kontinuerli. Prosjektstart: 2009 Prosjektslutt: 31.12.2010 Bruk av individuell plan IP hos alle brukere med sammensatte kommunale t'enester. Økt medvirkning fra brukerne av individuell plan. Ansatte skal føle trygghet for at de leverer gode tjenester til brukerne. Redusere antall ansatte som følger opp hver enkelt bruker. Redusere uønsket deltid. Kursing av virksomhetene i bruk av individuell plan IP Ta i bruk internettbasert verktøy for IP Synliggjøre kravene i Kvalitetsforskriften for de ansatte. Vurdere andre arbeidstidsordninger. Bevisstgjøre ansatte på å søke større stilling. Kurs for 40 koordinatorer ble gjennomført den 19.02.2010. 1nnfører nytt felles verktøy innen 31.10.2010 (ACOS IP). Alle aktuelle virksomheter deltar. Jørpeland Nord har prøvd ut nytt opplegg for å bevisstgjøre forskriften for ansatte i virksomheten. Ikke mulig å løse oppgaven innenfor prosjektperioden. Har startet innhenting av kunnskap om ulike arbeidstidsordninger; Deltatt på seminar i Time kommune om heltid og deltid i mars. Egen samling med R f Ike-kommunene i mai. Gruppa har lagt oppdraget på vent. Henger sammen med unktet over. Resultater; Kurs i bruk av IP for koordinatorer - OK Testet ut informasjonsopplegg for Kvalitetsforskriften - OK Side 6 av 11
3.3 God og riktig styringsinformasjon ' Hovedmålet med ros'ektet/ ros'ektene: Yte god og riktig styringsinformasjon. Skape realistiske forventninger til det kommunale tilbudet. Brukerne skal oppleve god kvalitet i møtet med Strand kommune. Få gode rutiner for styring og kontroll slik at tilbudet utvikles kontinuerli. Prosjektstart: 2009 Prosjektslutt: 31.12.2010 Gi bedre informasjon om tjenestetilbudet til kommunen. Definere et omforent tjenestenivå på kommunale tjenester. Sjekke ut kommunens omdømme som leverandør av gode kommunale tjenester. Sikre medvirkning fra brukere av kommunale tjenester. Mer fornøyde ansatte Publisere standardiserte tjenestebeskrivelser fra Nasjonal tjenestekatalog. Utarbeide målekart for kommunale tjenester. Gjennomføre Innbyggerundersøkelse (omdømm e- undersøkelse). Ta i bruk alle definerte brukerundersøkelser i BedreKommune.no. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse knyttet til gjennomføring av lokale lønnsforhandlin er 209 tjenestebeskrivelser er publisert på kommunen sine hjemmesider for alle aktuelle t'enester. Tau skole har testet ut utkast til nytt målekart for sin virksomhet. Skal vurdere disse resultatene opp mot innføring av ny struktur for driftsplan for 2011. Har fått presentert Arendal kommune sitt styringssystem for å få innblikk i hvordan slik informasjon kan gjøres tilgjengelig for beslutningsta erne. Undersøkelsen ble gjennomført høsten 2009. Styringsgruppa skal utarbeide opplegg for forbedret omdømme i 2010. Administrasjon og tillitsvalgte har idedugnad 2.6.2010, de folkeval te i au ust. Har tatt i bruk 12 av 19 tilgjengelige brukerundersøkelser i en syklus på hvert annet år. Alle undersøkelser planlegges gjennomført i 2010. Har tatt i bruk ny rapportgenerator som viser utvikling av resultater over tid (BedreInnsikt fra Bedre- Kommune.no Gjennomført i mars 2010. Resultatene er evaluert i mastergradsoppgave våren 2010. Side 7 av 11
Resultater; Tjenestebeskrivelser publisert på internett - OK Eksempel på målekart for tjenestenivå i en virksomhet - OK Gjennomført innbyggerundersøkelsen og levert sluttrapport - OK Alle aktuelle brukerundersøkelser tatt i bruk - OK Tatt i bruk rapportmodulen Bedre Innsikt - OK Gjennomført medarbeiderundersøkelse vedr lokale lønnsforhandlinger - OK Side 8 av 11
3.4 Frisk av jobben Hovedmålet med ros'ektet/ ros'ektene: Bli frisk av jobben. Stabilisere "friskheten" til 94% for de ansatte. Prosjektstart: 2009 Prosjektslutt: 31.12.2010 Opprettholde lavt sykefravær Beholde gravide lengre i jobb Forebygge slitasjeskader Bruk av samtale leder - ansatt innen 3 dager. Bruk av egenmelding i stedet for sykemelding. Tilrettelegging av arbeidsplasser sammen med NAV. Lage opplegg for 3 samtaler ansatt jordmor leder. Utarbeide informasjonsbrosjyre til gravide. Tilrettelegging av arbeidslasser sammen med NAV. Gi veiledning og opplæring av fysio-/ ergoterapeut. Bruk av samtale fysio- /ergoterapeut leder ansatt. Tilrettelegging av arbeidsplass sammen med NAV Tau skole har testet ut økt bruk av egenmelding. Langelandsmoen har testet ut prosedyre for samtaler for leder ansatt. De har også testet ut samarbeid med NAV vedrørende fravær. Ny brosjyre og mal for oppfølgingsplan er utarbeidet. Materiellet er sendt ut til alle virksomheter og lagt ut på intranettet. Evaluering av o le et i høst. Fjelltun skole og Økonomiavdelingen har testet ut opplegg. Skal gjennomføres egen opplæring i samarbeid med NAV høsten 2010. Resultater Testet ut økt bruk av egenmelding i en virksomhet OK Testet ut prosedyre for samtale leder ansatt i en virksomhet - OK Utarbeidet informasjonsfolder for gravide - OK Utarbeidet mal for oppfølgingsplan av gravide - OK Side 9 av 11
4. Økonomi Status ved utgangen av august måned 2010: 5 Synliggjøring: Det er viktig at prosjektene synliggjøres både internt og eksternt. Hvilke former for synliggjøring er gjennomført i ros'ekt erioden? G'ennomført i 2008: Oppstartssamling for brukerrepresentanter, folkevalgte, ansatte og administrasjon høsten 2008. Informasjon lagt ut på intranett. Gennomført i 2009: Informasjonsfoldere internt i organisasjonen, har fokusert på arbeidet i arbeidsgruppene. Informasjon lagt ut på intranett. G'ennomført i 2010: En sluttsamling for brukerrepresentanter, folkevalgte, ansatte og administrasjon høsten 2010. Resultater lagt ut på intranett og til slutt på internett. Side 10 av 11
6. Videre arbeid Skrive inn ti s om tiltak o resultater som bør videreføres i etterkant av ros'ektet Det er behov for mer fokus på å få resultatene fra delprosjektene ut på alle arbeidsplasser. Skal kommunen oppnå gode resultater må ansatte og deres ledere stå sammen om dette. For å oppnå arbeidsglede og engasjement fra alle ståsteder, må trepartsamarbeidet videreføres i et samarbeid med brukerne. Trepartsamarbeidet har ikke fungert optimalt i prosjektet. Det har også vært vanskelig å skape engasjement utenfor arbeidsgruppene før gruppene har resultater å legge frem fra arbeidet sitt. Trepartsamarbeidet som en samarbeidsarena for kvalitetsutvikling ser likevel ut til å være en nyttig samarbeidsform som bør videreutvikles. Deltakelsen fra folkevalgte bør knyttes til ordfører, varaordfører og aktuelle utvalgsledere. Siden kommunalministeren ønsker å videreføre Kvalitetskonmimuneprogrammet fra om med 1.januar 2011, foreslås det derfor å videreføre prosjektet under dagens organisering frem til 31.12.2010. Dette betyr at de etablerte arbeidsgruppene for nærvær, omsorg, oppvekst og styringsinformasjon samt styringsgruppa viderefører sitt arbeid frem til det foreligger et konkret forslag til videre opplegg. Rapporten utfylt av: Terje Ersland Prosjektleder Side 11 av 11