ARBEIDSMILJØUTVALGET ÅRSRAPPORT 2014

ARBEIDSMILJØUTVALGET ÅRSRAPPORT 2014

Om arbeidsmiljøutvalg (AMU) Alle virksomheter med minst 50 ansatte, har plikt til å opprette et arbeidsmiljøutvalg. Arbeidsgiver og arbeidstaker skal være representert med like mange representanter. Medlemmene velges for 2 år av gangen. Arbeidsmiljøutvalget skal arbeide for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten, og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet. Mer informasjon om AMU finnes på Arbeidstilsynet sine faktasider: http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78950 Medlemmene i AMU er valgt for en to-års perioden 01.01.2014 31.12.2015. AMU skal hvert år avgi en rapport om sin virksomhet til styret for Uni Research (jf. Aml. 7-2 (6)). Rapporten er ment å gi en oversikt over AMUs arbeid i 2014. AMU har valgt å etablere et arbeidsutvalg, som er et saksforberedende underutvalg som i 2014 har bestått av 2 representanter fra arbeidstakerne og 2 representanter fra arbeidsgiver. For et mer fullstendig bilde av HMS arbeidet i bedriften viser vi til Årsrapporten for Helse Miljø og sikkerhetsarbeid i Uni Research 2014. SAMMENSETNING OG MØTER I 2014 MEDLEMMER Arbeidsgiverrepresentanter Adm. Aina Berg Personaldir. Britt Skorpen Forskningsdir. Arne Skauge Forskn.leder Reidar Jakobsen Arbeidstakerrepresentanter Avdelings controller Cato Kolseth Forsker II Tone Morken Forsker II Anne Bjune Hovedverneombud (HVO) Sverre Hetland VARAMEDLEMMER Arbeidsgiverrepresentanter Forskningsdir. Hege Randi Eriksen Personal- og adm.leder Renate Storetvedt Lien Forskningsdir. Trond Dokken Forskn.leder Kari Ludvigsen Arbeidstakerrepresentanter Forsker II Marthe Haave Konsulent Cecilie Fjellbakk Konsulent Edle Burgess Vara HVO Inger Lise Dale -Davidsen Faste observatører: Kokstad BHT ved Yrkeshygieniker Ann Margot Whyatt HMS-leder Trond Kvaleid AMUs ARBEIDSUTVALG Fra arbeidsgiversiden: Personaldirektør Britt Skorpen og HMS-leder Trond Kvaleid Fra arbeidstakersiden: Hovedverneombud Sverre Hetland og forsker II Anne Bjune

Sekretær for AMU: HMS leder har vært sekretær for AMU Antall møter i 2014: AMU har hatt 4 møter Arbeidsutvalget har hatt 4 møter ARBEIDSMILJØUTVALGETS ARBEID I 2014 Nedenfor følger en kopi av AMUs behandlede saker. Behandlede saker 01/14 Konstituering av AMU. Arbeidstakersiden har ledelsen i AMU i 2014 Vedtak: Sverre Hetland leder AMU de neste 12 månedene. Leder av AMU setter innhold i innkallingene, som blir laget og sendt ut av HMS-leder. 02/14 HMS-hendelser etter forrige AMU. Vedtak: HMS-leder orienterte om de to hendelsene. Det skal lages en oversikt over slike hendelser og denne sendes ut med hver innkalling. Status for oppfølging av hendelsene skal inngå i oversikten. 03/14 Arbeidsutvalget til AMU sammensetning. Vedtak: 2 av AMUs arbeidstakerrepresentanter og 2 arbeidsgiverrepresentanter utgjør arbeidsutvalget, som har møte ca. 2 uker før hvert AMU. Fremover vil dette utvalget bestå av HVO, Anne Bjune, personaldirektør og HMS-leder. 04/14 Opplæring av nyvalgte AMU-medlemmer og verneombud Personaldirektør beskrev måter å gjennomføre opplæring på. Mulig at arbeidsgiverforeningen (Abelia) kan holde aktuelle kurs. Vedtak: Det gjennomføres et 1-dags kurs for AMU-medlemmene første halvår. Til våren neste år arrangeres et 40-timers kurs for de AMUmedlemmene og nyvalgte verneombud som ikke har slik opplæring. 05/14 Nytt verneområde er foreslått ved UR Miljø ved Institutt for Biologi i 3 etg. Bioblokken. Vedtak: Grunnen til ikke å umiddelbart opprette nytt verneområde som foreslått, er at AMU ønsker å vurdere om flere Uni Research-ansatte enn de aktuelle i UR Miljø skal innlemmes i nytt verneområde. Det er flere ansatte i ulike avdelinger og verneområder ved UR som har sitt daglige virke i nærliggende lokaler, og AMU ønsker å vurdere om det kan være

hensiktsmessig å samle alle disse i samme verneområde. AMU hadde ikke oversikt over antall og hvordan disse er lokalisert i forhold til hverandre, eller andre forhold som kan være av betydning, og valgte å vente med beslutning før tilstrekkelig informasjon foreligger (neste AMU-møte). 06/14 Orienteringssaker Adm. Dir. redegjorde for: Nybygget har vært planlagt sammen med Rieber i ca. 2 år. Det vil trolig bli besluttet rundt påsketider hvorvidt bygget skal realiseres. Arne S. Svindland har igangsatt arbeid med å forberede et kvalitetssikringssystem av produksjonen ved UR. UR har nå èn logo som skal benyttes. Firmaets navn skal fra nå hete «Uni Research + «avdelingens navn»». Uni Research Sars vil muligens bli overført til UiB (virksomhetsoverdragelse). Arbeidsmiljøundersøkelsen som ble sendt ut 3/2, vil bli fulgt opp på en annen måte nå enn den ble i 2012. Avdelingene vil få en «oppskrift» på gjennomføring av oppfølgingen. 07/14 HMS-hendelser i 2013 og 2014 AMU fikk en skriftlig fremstilling av innrapporterte avvik, nesten-ulykker og ulykker for hele 2013 og 2014. Samtlige meldinger er rapportert «lukket» av avdelingene. 2013 er antallet meldinger 9, mot 22 både i 2011 og 2012. Det ble diskutert om dette skylles færre hendelser eller underrapportering. Vedtak: AMU tar tallene til etterretning. AMU understreker viktigheten i at mottaker av meldinger gir tilbakemelding til de som innrapporterer. Dette tema vil bli tatt opp i ledergruppen i Uni R. 08/14 Revisjonsrapport Uni Research CIPR Revisjonsrapport etter revisjon i laboratoriene 28. mars ble lagt frem for AMU. Avdelingen har bedt om utsettelse av frist for å sette tidsfrist for gjennomføring av tiltak til 30. april. Vedtak: Status i saken legges fram for AMU på neste møte 24. september 09/14 Årsrapport AMU 2013 Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å lage en rapport som viser hvilke saker AMU har behandlet i foregående år. Den skal også vise hvem som har vært medlemmer i AMU. Vedtak: AMU tar årsrapport AMU 2013 til etterretning og anbefaler at den oversendes styret for Uni Research. Rapporten legges ut på intranett.

10/14 Årsrapport HMS 2013 Uni R lager hvert år en oppsummering av HMS-arbeidet som er utført og planlagt utført i foregående år, samt betraktninger om HMS-arbeidet. Den inneholder også en oppsummering av statusrapportene fra de 7 avdelingene og Hovedkontoret. Vedtak: AMU tar HMS rapport2013 til etterretning og anbefaler at den legges frem for styret for Uni Research. 11/14 HMS-handlingsplan 2012 2014 HMS handlingsplanen er en del av det systematiske HMS-arbeidet i selskapet og inngår i internkontrollen. I 2012 vedtok AMU på møte 03.05.2012 sak 11/12 HMS-handlingsplan for 2012 2014. Planen skal revideres hvert år. Styret vedtar HMS-handlingsplan og revisjoner av HMS-handlingsplan for selskapet. Planen ble tatt opp i AMU denne gangen for å få innspill og diskusjon rundt planen. Den skal nå gjennomgås av hovedkontoret før den overleveres styret for behandling og vedtak. Vedtak: AMU tar planen til etterretning. Tiltak i planen som er utført bør tas bort. Velferdstiltak tas med under «psykososialt arbeidsmiljø» AMU anbefaler at revidert HMS-handlingsplan legges frem for selskapets styre 12/14 Arbeidsmiljøundersøkelsen 2014 Personaldirektør Britt Skorpen presenterte hovedrapporten for Uni R. Hun beskrev hvordan oppfølgingen vil skje i avdelingene. Vedtak: AMU tar rapporten til etterretning. 13/14 Nytt verneombud er valgt i Uni R. Miljø Sam Marin. Verneombud Kristin Hatlen er gått ut i permisjon og ønsket å fratre vervet. Frøydis Lygre er valgt til nytt verneombud. Vara er som tidligere Stian Kvalø. Vedtak: AMU tar valget til etterretning. 14/14 IA-avtale med Arbeidslivssenteret NAV Abbas Sharifian fra NAVs arbeidslivstjeneste orienterte om ny nasjonal avtale, vår egen IA-avtale med NAV, samt IA-handlingsplan som vi skal lage intern i Uni R. når avtalen mellom Uni R og NAV er signert. I avtalen er det nedfelt at vi skal ha 2 IA-møter i året. Abbas S. mente at disse møtene kunne gjennomføres i ordinære AMU-møter. Vedtak: AMU anbefaler Uni R. å inngå avtale med NAV. AMU oppretter da en gruppe som utarbeider en handlings-plan. Gruppen skal bestå av HVO, HMS-leder, NAV (Abbas S.), samt en forsker og en tillitsvalgt. HR-dir.

finner en tillitsvalgt, Reidar J. finner en forsker sammen med Hege, og HMS-leder hører med Åse Kvinnsland Kodal på Klima. 15/14 Revisjon Uni Research CIPR Vedtak: AMU tar rapporten til etterretning 16/14 Revisjon Uni Research Miljø Vedtak: AMU tar rapporten til etterretning 17/14 Revisjon Uni Research Klima Vedtak: AMU tar rapporten til etterretning 18/14 Helserisikovurdering Uni Research CIPR HMS-leder orienterte om at det er gjort helserisikovurdering av alle arbeidsmiljøfaktorer unntatt psykososiale forhold. Noe av vurderingene er utført med bakgrunn i krav i lov & forskrift. Ansatte blir tilbudt helsekontroll hos BHT i etterkant. I november er det Uni R. Miljø som skal risikovurderes. Det er BHT som utfører vurderingene. Vedtak: AMU tar rapporten til etterretning 19/14 HMS-hendelser siden forrige AMU HMS-leder redegjorde for de 5 meldingene. Det ble en diskusjon om varslinger av f.eks trakassering skal opp i AMU. Det var overvekt av AMU-medlemmer som mente at personvernet vanskeliggjør en slik praksis, men at AMU heller må bli orientert om hvor mange varslingssaker som oppstår gjennom et år. Vedtak: AMU tar HMS-meldingene til etterretning. HR-dir og adm.dir undersøke med Abelia - hva er etisk og juridisk forsvarlig ved rapportering om varsling til AMU. HVO skal høre med arbeidstilsynet. HMS-leder sjekker ut hvorvidt avdelingene gjennomfører brannvernkurs for personell som jobber i eller ved laboratorier. 20/14 HVO tok opp et tema som ble diskutert på dagskurs for AMU 9. april forskjell på vedtak og orienteringssaker i AMU. Vedtak: AMU konkluderer med at et «vedtak» må forstås som en anbefaling til Unis ledelse om å vedta/følge opp AMUs oppfatning. Dette skiller seg fra saker som kommer inn under arbeidsmiljølovens 7-2: «Hvis arbeidsmiljøutvalget finner det påkrevet for å verne arbeidstakernes liv eller helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet, innenfor rammen av bestemmelsene gitt i eller i medhold av denne lov. For å klarlegge om det foreligger helsefare, kan utvalget også vedta at arbeidsgiveren skal utføre målinger eller undersøkelser av arbeidsmiljøet». I slike situasjoner kan AMU pålegge arbeidsgiver aktivitet. Pålegget fra AMU kan da kun stoppes/endres av

arbeidstilsynet eller AMU selv. 21/14 Orienteringssak ved HR-dir: Uni Research Sars og Paralabs overgang til UiB HR-direktør orienterte om Sars Centre sin overgang til UiB. Det er ca. 50 ansatte i Sars i dag. Ansatte kan i reservere seg mot overføring til UiB, men det vil i praksis trolig medføre at de er uten ansettelse i Uni R. For tiden pågår det møter mellom arbeidsgiver og arbeidstakernes organisasjoner. Det er gitt tilbud om individuelle støttesamtaler. AMIS (arbeidsmiljøundersøkelsen): Forskningsdirektørene skal i Uni Research sitt ledermøte legge fram hvordan oppfølgingen av undersøkelse blir gjennomført i den enkelte avdeling. Adm. dir informerte om Uni Research Computing sin Paralab som også går over til UiB. Her er det 3-5 ansatte som blir overført. Computing har fått midler av Unis styre til videre utvikling av «Big data». 22/14 Valg av nye verneombud for perioden 2015 2016 (2 år) Det skal velges nye verneombud for neste 2- års periode. Det er et ønske at flest mulig tar gjenvalg. HMS-leder bistår avdelingene med valgsedler osv. Valgene håndteres av avdelingene, som ved tidligere valg. Kurs i lovpålagt grunnopplæring i HMS vil bli gjennomført i 2015, for dem som ikke har slik opplæring. Vedtak: AMU støtter forslag til gjennomføring av valg. 23/14 Varslingsrutiner Dette tema har vært oppe i AMU i tidligere møter. Det ble diskutert hvorvidt varsler som arbeidsgiver mottar, og som gjelder varsler mot enkeltpersoner, skal videreformidles til verneombudet (VO) av arbeidsgiver, og skal den som varsler kunne sette seg i mot at VO får slik informasjon. Vedtak: Verneombudet (VO) skal informeres om varsler som arbeidsgiver mottar. Hvis en varsler ikke ønsker at VO skal få innsyn i hva eller hvem varslet gjelder, skal VO kun informeres om at det er mottatt en varslingssak. Ønsker ikke varsler å involvere VO, skal HVO orienteres om at det er mottatt en varslingssak. Hvis et varsel gjelder enkeltpersoner, skal personer det varsles om ha samme rettigheter som varslere. Selskapets rutiner for intern varsling endres som en følge av dette vedtaket. Innkomne varsler, ulykker og nesten-ulykker anonymiseres før de blir fremlagt for AMU 24/14 Endring av verneområde i Uni Research CIPR Foreslått av forskningsdirektør i CIPR.

Vedtak: AMU endrer verneområdene i tråd med forslaget. Verneområde 2.20 «Mikrobiologi gruppen» i Thormøhlensgt. 49 nedlegges. Ansatte her får verneområde 2.10 i Realfagbygget som sitt verneområde. 25/14 Endring av verneområde i Uni Research Neural Circuits and Behaviour Group Foreslått av HMS-leder å legge verneområdet inn under hovedkontoret sitt verneområde. Vedtak: AMU legger ned verneområde 9.10. Ansatte her får verneområde 5.30 som sitt verneområde. 5.30 er en Uni Research Miljø arbeidsplass i HiB- Bioblokken. 26/14 Nye avviksmeldinger og ulykker /nesten-ulykker Det var 2 slike meldinger vedlagt innkallingen. Ytterligere 2 meldinger ble sendt AMUs sekretær i ettertid. Vedtak: AMU tar de fire meldingene til etterretning. HMS-leder følger opp 2 av disse (1 fra UR CIPR og 1 fra UR Miljø) 27/14 Orienteringssaker HVO orienterte: Samordningsavtalen mellom UiB og UR er fortsatt er under utarbeidelse. IA-avtalen er signert og IA- handlingsplan er under utarbeidelse av en gruppe nedsatt av AMU. Frist for å ha en handlingsplan ferdig er 13. januar 2015. Arbeidsmiljøundersøkelsen (AMIS): Det er viktig å jobbe videre med utviklingsområdene som har kommet på handlingsplanene etter de avdelingsvise gjennomgangene. HVO innhenter mer info om dette på møte med verneombudene. HVO ber om at avdelingenes handlingsplaner blir sendt ham. HR-direktør skal sjekke ut med avdelingene om dette gjøres. HR-direktør orienterte: Arbeidsmiljøundersøkelsen er fulgt godt opp ved avdelingene og i forskningsgruppene med gruppearbeid og utarbeidelse av handlingsplaner. Forskningsdirektørene har presentert sine avdelingers handlingsplaner i ledergruppen. Planen er å komme frem til 2-4 satsingsområder som skal være felles for hele selskapet. I tillegg er det utarbeidet satsingsområder for avdelingene og for forskningsgruppene som det skal jobbes med fremover. Prosessen med overføring av Sars-senteret til Universitetet i Bergen (UiB) er i rute. Det er ingen ansatte som har reservert seg mot overføringen. Det har vært informasjonsmøter med tillitsvalgte og hovedverneombud til stede. Videre har det vært gruppesamtaler med de ansatte (administrative- tekniske og vitenskapelige). Det har også vært mulighet for individuelle samtaler.

Adm. direktør orienterte: Parallab ved UR Computing overtas av UiB. Det er ennå ikke avklart hvorvidt dette er en virksomhetsoverdragelse.. Avdelingen Uni Research Miljø har de siste seks årene hatt en jevn vekst, men uten å kunne vise til positive økonomiske resultat. Underskuddene i avdelingen økte vesentlig i 2013 og prognoseresultatene i 2014 er også negative. Dette gjelder spesielt gruppen SAM marin. Det er satt i verk mange tiltak for å bedre økonomien i gruppen. Saken blir lagt frem for selskapets styre i månedsskiftet januar/februar. Bergen, 00. måned 2015 Aina Berg Leder Medlem av