KONTROLLUTVALET FOR FEDJE KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato 27.09.2012 Stad: Fleirbrukshallen Kl.: 13.00 16.50 Tilstades: Alf Nordseth/leiar, Inger Steinsbø/nestleiar og Inge Waage Innkalla: Rådmann Vidar Bråten til sakene 22/12, 23/12, 24/12 og 25/12, assisterande rådmann Grethe Herøy til sak 22/12 og økonomi og IT ansvarleg Bjarte Villanger til sakene 23/12 og 24/12 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 19/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 20/12 Godkjenning av møteutskrift frå sist møte Møteutskrift frå 31.05.12 vart godkjent. 21/12 Skriv og meldingar Tilsynssak eit trygt og godt skulemiljø for elevar kommunen sitt svarbrev Av brevet frå kommunen går det fram at skulen ikkje er godkjent. Kontrollutvalet stilte spørsmål til rådmann om kva tiltak som er satt i gong for å få skulen godkjent. Rådmann kunne ikkje sei noko konkret når skulen vil verta godkjent. Kontrollutvalet tok skriv og meldingar til etterretning. 22/12 Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske utvalt Kommunestyret har i sak 044/12 gjort vedtak om skjenkeløyve til Holmen Cafe Fedje kommune Kontrollutvalet Side 1 av 7
Slik kontrollutvalet forstår det er alkoholgruppene som det er vist til i vedtaket følgjande som ein finn i Lov om omsetning av alkoholholdig drikk m.v. (alkoholloven) 1-3: - alkoholholdig drikk gruppe 1: drikk som inneholder over 2,5 og høyst 4,7 volumprosent alkohol - alkoholholdig drikk gruppe 2: drikk som inneholder over 4,7 og mindre enn 22 volumprosent alkohol - alkoholholdig drikk gruppe 3: drikk som inneholder fra og med 22 til og med 60 volumprosent alkohol I alkoholloven 4-4 står det følgjande om tidsinnskrenking for skjenking av alkoholholdige drikker. «Skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 3 kan skje fra kl. 13.00 til 24.00. Skjenking av annen alkoholholdig drikk kan skje fra kl. 08.00 til 01.00. Kommunestyret kan generelt for kommunen eller for det enkelte skjenkested innskrenke eller utvide tiden for skjenking i forhold til det som følger av første ledd. Fastsatt skjenketid kan utvides for en enkelt anledning. Skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 3 er forbudt mellom kl. 03.00 og 13.00. Skjenking av annen alkoholholdig drikk er forbudt mellom kl. 03.00 og 06.00. Tiden for skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 3 kan ikke fastsettes utover den tid det kan skjenkes annen alkoholholdig drikk.» I handbok til alkoholloven gitt ut av sosial og helsedirektoratet står det følgjande som kommentar til 4-4. Kontrollutvalet stilte spørsmål til rådmann om kvifor administrasjon i sitt forslag til vedtak hadde innstilt på å tillatte skjenking av alkohol i gruppe III frå kl 12.00 når loven sin maksimaltid er frå kl 13.00. Rådmann og assisterande rådmann orienterte om saka. Møteboka til kommunestyret er ikkje godkjent ennå. Rådmann vil ta det opp som ein merknad til godkjenning til møteboka at løyvet vil gjelde frå kl 13.00 slik loven set krav om. Slik at den feilen vil bli retta opp. Det vil skje i kommunestyret sitt møte 27. september. Holmen Cafe vil bli orientert om dette. Fedje kommune Kontrollutvalet Side 2 av 7
I alkoholloven 1 6 står der følgjande om bevillingsperioden: I veilederen til 1 6 står der følgjande: Kontrollutvalet stilte spørsmål ved om kvifor ikkje det ambulerande skjenkeløyve/skjenkeløyve til enkelthøve var tatt opp som handsaming i kommunestyret. Kontrollutvalet vier til 1-6 i alkoholloven. Rådmann orienterte om saka. Ambulerande skjenkebevilling er heimla i 4-5 i alkoholloven. Der går det ikkje fram at ambulerande skjenkebevilling skal handsamast kvart 4. år slik det er krav om i 1-6. Dei søknadane som har vore på Fedje har i hovudsak gjeldt søknadar om skjenking av alkohol i opne lag. 4-5 kan berre nyttast til lukka lag. Søknadar til opne lag må difor handamast etter 1-6. Søknadane på Fedje til skjenking i opne lag har vore handsama etter 1-6. Rådmann har handsama desse søknadane etter fullmakt frå kommunestyret. Det vart stilt spørsmål i møte om denne fullmakten til rådmann burde vore handsama av kommunestyret kvart fjerde år, viser til 1-6 i alkoholloven. Kontrollutvalet meiner at kommunestyret sitt vedtak i sak 044/12 som gjeld Holmen Cafe ikkje er i samsvar med alkoholloven 4-4. Kontrollutvalet vil tilrå at kommunestyret vurderer om rådmann sin fullmakt til å kunne gi løyve til skjenking av alkohol burde vore handsama av kommunestyret kvart fjerde år, viser til 1-6 i alkoholloven. 23/12 Oppfølging av revisjonsrapport nr 7 og revisjonen sin rapport om likvide midlar utanfor kommunerekneskapen Saksvedlegg: Revisjonsrapport nr 7 23.05.12 og Revisjonsrapport nr 2 15.11.2010 Likvide midlar utanfor kommunerekneskapen Revisjon skriv i revisjonsrapport nr 2 15.11.2010. Fedje kommune Kontrollutvalet Side 3 av 7
Alle bankkontoar som er oppretta i kommunen sitt namn skal vere med i kommunerekneskapen. Kontantkassar som er eigd av personale skal ikkje vere med i kommunerekneskapen. Aksjar BKK - verdiar Verdien pr aksje er i rekneskapen satt til 81.519,-. Har ikkje funne nokon dokumentasjon på denne verdsettinga. Det vil bli jobba vidare med saka. Eigenkapital Udekka saldo i investeringsrekneskapen. Den vil bli dekka inn i 2012. Kommunale utlån Har oppfølging på gamle utlån som ikkje er innfridd. Budsjett Vil bli gjort budsjettjusteringar no i 2012, mellom anna disponering av fond og årsresultat og investeringsbudsjettet. Notar til rekneskapen Vil gjere ei vurdering av kva krav som er for notar ved utarbeiding av rekneskapen for 2012. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning og forventar at administrasjon følgjer opp dei ulike punkta. 24/12 Økonomisk status til kommunen og arbeidet med budsjettet for 2013 Rådmann og økonomi og IT ansvarleg gav ein orientering om status for økonomien så langt. Den økonomiske rapporteringa følgjer dei rutinane som er bestemt. Økonomien så langt er i samsvar med budsjett. Reknar med å få eit økonomisk resultat på linje med fjoråret. Lønnsutgiftene held seg innafor budsjett. Investeringane til eit bustadområde vert høgare enn budsjettert. Har utført relativt mye vedlikehald i 2012. Det har ført til at ein må fremme ein budsjettjustering for kommunestyret. Omstillingsprosjektet første fase er avslutta. Har no fått inn inntektene. Har fått tilsagn om midlar til eit fase to prosjekt. Det er ikkje tatt endeleg stilling til korleis dette prosjektet skal følgjast opp. Fedje kommune Kontrollutvalet Side 4 av 7
Har søkt om skjønnsmidlar frå Fylkesmannen - 3 mill kr over to år. Vere med å dekke utgiftene som kommunen har til næringsutvikling. Budsjettarbeidet for 2013 har starta opp. Vil utvikle nokre mål for dei ulike einingane. Administrasjon sitt forslag vil bli presentert for politisk nivå i oktober/november. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 25/12 Kommunen sine rutinar for å følgje offentleglova Bakgrunn for saka: I forvaltningsrevisjonsrapport om Arkivtenesta og sakshandsamingsrutinar for Fedje kommune i 2010 står der følgjande: «Sakshandsamarane gir uttrykk for at gradering av dokument i forhold til offentleglova og forvaltningslova kan vere ei utfordring, og gjennomgangen av postjournalen viser at 1 av 5 dokument vert gradert i postjournalen. I lys av den nye Offentleglova som trådte i kraft i 2009, der det mest sentrale føremålet ( ) er å styrkje retten til innsyn i saksdokument i forvaltninga, tilrår revisjonen at kommunen bør setje offentleglovgivinga og kommunens graderingspraksis på dagsorden, for å forsikre seg om at kommunen har ein praksis i tråd med krav og intensjonen i offentleglovgivinga. Konkret lovheimel for unntak frå offentleg innsyn bør angis på postjournalen, og kommunen bør sikre at det vises til lovheimel i den nye Offentleglova, og ikkje den gamle, slik praksisen er i dag. I følgje kommunens høyringsuttale, vil dette bli retta opp når oppdatert versjon av WebSak vert implementert i januar 2011.» I revisjonen sin tilråding står der: «Fedje kommune bør vurdere sin praksis med omsyn til gradering av inngåande og utgåande dokument, for å forsikre seg om at den er i tråd med krav og føremål i offentleglovgivinga.» Rådmann og assisterande rådmann gav ein orientering om rutinane kommunen har for å følgje krava som er i offentleglova. Kurs for dei tilsette er gjennomført med ekstern kurshaldar, har også hatt interne kurs Sakshandsamar er ansvarleg for at offentleglova vert nytta riktig på sine saker Fedje bruker sakshandsamingssystemet slik at innsyn vert mogleg i dei ulike dokumenta. Nokre saker vert ikkje publisert. Det vart etterlyst rutinar for kva saker som ikkje vert publisert. Dette er eit arbeid som kommunen jobbar kontinuerlig med. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. Fedje kommune Kontrollutvalet Side 5 av 7
26/12 Plan forvaltningsrevisjon Sakstilfang: Overordna analyse I følgje kommuneloven 77 pkt 4 skal det gjennomførast forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutval står det i 10 at kontrollutalet skal utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon som kommunestyret vedtek. Kommunestyret kan gi fullmakt til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Kontrollutvalet hadde fått tilsendt ein overordna analyse for kommunen, med forslag til aktuelle område for forvaltningsrevisjon. Ut i frå dagens ressurssituasjon, vert det antyda at kontrollutvalet kan prioritere 2-3 område for forvaltningsrevisjon i kommunestyreperioden. Med bakgrunn i denne analysen var der følgjande forslag til område som kunne vere aktuelle for forvaltningsrevisjon i denne kommunestyreperioden: Etikk korleis arbeidar kommunen med problemstillingar knytt til etikk og varsling i organisasjonen? Vedtaksoppfølging har kommunen system som sikrar at vedtak vert følgt opp? Vedtaksutforming -stettar dei formkrava i lov og regelverk? Har kommunen godt nok grunnlag når vedtak vert fatta? Korleis er kvalitetssikringa? Offentleg lova og innsyn Status for kommunale planar vurdering av prosess og måloppnåing Innkjøp korleis er innkjøpsprosessen organisert i kommunen. Regelverk, rutinar, ansvar og rollar. IKT: ressursbruk, organisering og måloppnåing. Tenestetilbod til barn og unge med særskilte behov Kommunen som skuleeigar og godkjenning av skulebygg Skulefritidsordninga (SFO) ressursbruk, omfang og kvalitet på tenesta KOSTRA kvalitet på rapporteringa frå kommunen Miljøplanlegging i kommunen Økonomistyring Investeringsprosjekt organisering, ansvar, prosjektstyring Barnehageområdet korleis forvaltar og driftar kommunen dette tenesteområde Barnevern Organisering, drift og vedlikehald av kommunale bygg og anlegg Samfunnstryggleik- og beredskapsarbeidet Kontrollutvalet vurderte dei ulike temaområda og gjorde ei heilskapleg prioritering. Kontrollutvalet prioriterer følgjande område for forvaltningsrevisjon i denne kommunestyreperioden: Vedtaksoppfølging har kommunen system som sikrar at vedtak vert følgt opp? Organisering, drift og vedlikehald av kommunale bygg og anlegg Samfunnstryggleik- og beredskapsarbeidet Fedje kommune Kontrollutvalet Side 6 av 7