KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 17. november 2014 Stad: Kommunehuset Møterom Børilden 3. etg Kl.: Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Rådmann til sakene 73/14 og 74/14, dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap til sak 72/14 og Kjartan Aa Berge frå Ernst & Young deltok på tlf til sak 72/14 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 69/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var forslag om at kontrollutvalet fikk orientering om revisjon av kommunerekneskapen for 2014 og at det vart tatt opp som eiga sak. Innkalling og saksliste vart godkjent med endring om at orientering om revisjon av kommunerekneskapen vert satt opp på sakslista. Den fikk sak nr 76/14 eventuelt får sak nr 77/14. 70/14 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vert godkjent slik den ligg føre. 71/14 Skriv og meldingar Brev frå Fylkesmannen til kommunane i Hordaland om statsbudsjettet 2015 Kontrollutvalet tok skriv og meldingar til etterretning. 72/14 Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap status Saksvedlegg: Referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap Kjartan Aa Berge frå Ernst & Young deltok på møte på telefon. Han gjorde greie for statusen til gjennomføringa av selskapskontrollen: Har fått ein tilsendt ein del dokumentasjon og jobbar med å få oversikt over den Er i ferd med å inngå avtalar om intervju for dei aktuelle aktørane i første veke i desember Jobbar etter den tidsplan som vart lagt

2 Møteutskrift Side 2 av 7 Kontrollutvalet hadde fått tilsendt referatet frå AS Austrheim Næringsselskap med vedlegg. Der går det fram at 4 av dei 5 leilighetatane som selskapet kjøpte no er seld. Avdelingsleiar Rolf Henning Myrmel vart engasjert til å styre prosessen med sal av eigedommane. Dei 4 leilighetane vart i 2010 kjøpt for kr ,- og seld for kr ,-, det er 27 % lågare enn kjøpesummen. I tillegg kjem kostnadane med sal og kjøp. Dagleg leiar i selskapet Jan Olav Osen møtte og svarte på spørsmål som gjaldt referatet frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap : Kva rolle har Olav Andersen når han møter i styret? Dagleg leiar opplyste om at han møtte som rekneskapskyndig og var med i heile møte Det vart stilt spørsmål om økonomisjefen sin deltaking ville få nokon betyding når saker som gjeld næringsselskapet vert lagt fram for kommunestyret og økonomisjefen står som sakshandsamar. Dagleg leiar såg ikkje noko problem med dette. I referatet sak 22 er det vist til avtale om grunnarbeid for dei 6 tomtane som viser at kontrollutvalet si innstilling til vedtak er gjort på feil grunnlag. Kontrollutvalet bad om å få denne avtalen. Avtalen vart delt ut i møte, kontrollutvalet har ikkje sett denne avtalen før. Den er datert og der går det fram at AS Austrheim Næringsselskap skal utbetale eit forskott til Breidvik Eiendom AS på kr ,- til opparbeiding av 6 tomter på gnr 142 bnr 182. Sal og kjøp av eigedommane viser eit tap. Det vart stilt spørsmål om kva dette tapet skuldast. Dagleg leiar forklarte det med at ein hadde kjøpt leilighetane for dyrt. Det var ingen takst når leilighetane vart kjøpt av Breidvik Eiendom AS. Salsprisen no i 2014 er om lag slik taksten viser. Dei tre tomtene som er seld er dei tomtene som det er bygd hus på. Dagleg leiar opplyste om at to av tomtene er «seld» til selskapet sjølv der det er bygd to hus. Slik at det berre er ei tomt som er seld eksternt og ikkje tre slik kontrollutvalet fikk inntrykk av i oppsettet frå dagleg leiar. Selskapet eig no tre tomtar, ein leilighet og to hus og 12,5 % av Mongstad Vekst. Kontrollutvalet peika på at kommunen sin garanti må oppdaterast slik at den vert i samsvar med lånegjelda i kommunalbanken. Kontrollutvalet såg det som viktig å få det gjennomført raskt slik at det kjem med i rekneskapen for Rådmann/dagleg leiar lova å lova å få det utført. Kontrollutvalet ser det som viktig at kjøpet og salet av desse leilighetane får ein grundig gjennomgang i selskapskontrollen. Det synes noko underleg at leilighetane i løpet av ein fireårsperiode har redusert verdien med 27 %. Det går heller ikkje fram av møteprotokollen at styret har kommentert dette tapet. Avdelingsleiar Rolf Henning Myrmel bør bli intervjua i samband med undersøkinga av desse sala. Det bør også komme fram koreleis prosessen med salet var. Avtalen mellom Breidvik Eiendom AS og AS Austrheim Næringsselskap datert var ikkje kjent for kontrollutvalet før den vart lagt fram i dette møte. Avtalen er underskreve av Odd Arne Blindheim og Jan Olav Osen. Som ein del av denne avtalen vart det betalt ut eit forskott på kr til opparbeding av 6 tomtar på gnr

3 Møteutskrift Side 3 av bnr 182 i Austrheim til Breidvik Eiendom AS. Prosjektet med desse einebustadane vart ikkje realisert. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at denne avtalen viser at kontrollutvalet si innstilling til vedtak i kommunestyresak 056/14 bygger på feil grunnlag slik styret i næringsselskapet skriv. Advokat Solberg vurderte også dette kjøpet etter oppmoding frå dagleg leiar/rådman. Advokat Solberg konkluderte i epost endeleg om

4 Møteutskrift Side 4 av 7 at totalentreprisen skulle vore ute på anbod. I sin grunngjeving viser heller ikkje advokat Solberg til avtalen Avtalen gir grunnlag for ein rekke nye spørsmål både med omsyn til regelverket for offentleg innkjøp og utbetaling av eit forskott før ei vare eller teneste er levert. For kontrollutvalet er det uklart kva som var grunnlaget for forskottet på kr ,- og endeleg status for denne, og om eventuelt beløpet er eller skulle vore tilbakebetalt. Kontrollutvalet tok orienteringa frå Ernst & Young til etterretning. Kontrollutvalet ser det som viktig at selskapskontrollen tar med seg dei problemstillingane som kjem som følgje av referatet frå AS Austrheim Næringsselskap med vedlegg. Avtalen frå og forskottet som er utbetalt på kr frå AS Austrheim Næringsselskap til Breidvik Eiendom AS må undersøkast. 73/14 Oppfølging av kommunestyrevedtak 054/14 og kontrollutval sak 35/14 og 47/14 fakturering av Breidvik Eiendom AS. Bakgrunn for saka er kommunestyret si sak 054/14 basert på kontrollutvalet si sak 35/14 og kontrollutvalet si sak 47/14. Kommunestyret sitt einstemmige vedtak i 054/14: «Kommunestyret har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kommunestyret ber om at rådmann snarast fakturerer Kystlandsbyen AS restbeløpet som ikkje er fakturert med heimel i avtalen frå » I saksutgreiinga frå kontrollutvalet står der følgjande: «Kontrollutvalet registrerer at arbeidet som var med i avtalen av er utført. Det er ingenting i avtalen som tilseier at det avtalte beløpet på kr ,- inklusiv mva ikkje skulle vore fakturert i sin heilskap.» Kommunen har motrekna kr ,- til selskapet. Dette vart gjort utan mva. Med bakgrunn i sak 34/14 frå kontrollutvalet har no kommunen sendt ut krav om innbetalinga av mva på dette beløpet. Selskapet har difor betalt ,- kr av det totale beløpet på kr ,-. Det gjenstod difor kr ,- som kommunestyret einstemmig vedtok at rådmann snarast fakturerer Kystlandsbyen. I sak 47/14 frå kontrollutvalet står der følgjande: «Kommunen har ein avtale med Breidvik Eiendom AS datert om deling av utgiftene til planleggjar for utarbeiding av detaljplan for Åråsvågen. Den avtalen

5 Møteutskrift Side 5 av 7 bygde på formannskapet sin sak 031/10. Kostnaden skulle delast med 1/3 på Breidvik Eiendom AS og 2/3 på Austrheim kommune. Kontrollutvalet sendte epost med spørsmål til rådmann om dette var fakturert. I møte fekk kontrollutvalet opplyst om at det ikkje var fakturert noko til selskapet. Kommunen sine nettokostnader til dette prosjektet var kr ,-. Økonomisjef orienterte om at 1/3 av dette beløpet pluss mva vil bli fakturert selskapet. Samrøystes vedtak i sak 46/14: Kontrollutvalet tek det til vitande at kommunen no fakturerer Kystlandsbyen AS tidlegare Breidvik Eiendom AS for det skuldige beløpet. Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret tek det til vitande at kommunen no fakturerer Kystlandsbyen AS tidlegare Breidvik Eiendom AS for det skuldige beløpet.» Med bakgrunn i desse vedtaka ønskja kontrollutvalet ein dokumentasjon på at vedtaka var følgt opp. Det vart sendt ein epost til rådmann med følgjande spørsmål: «Er Breidvik Eiendom fakturert for restbeløpet til steinfylling sjå kontrollutvalet si sak 35/14 og kommunestyresak 054/14 Deling av utgiftene til planleggjar er dette fakturert Breidvik Eiendom AS sjå kontrollutvalet si sak 47/14. Ønskjer å få ein kopi av fakturane som er sendt og bilaga som dokumenterer innbetalingane.» Det ble bedt om svar innan Det vart etterlyst svar frå rådmann Rådmann svarer at økonomisjef jobbar med svar. Økonomisjefen sender dokumentasjon på at kommunen har fakturert den manglande mva, følgt opp kontrollutvalet si sak 34/14. Rådmann får epost og om at spørsmåla i epost ikkje er besvart. Rådmann hadde bedt assisterande rådmann møtte i kontrollutvalet for å orientere om status for saka. Det vart delt ut eit notat med tre vedlegg. Dei to første vedlegga dokumenterte at manglande mva var fakturert og innbetalt, noko som var sendt i epost frå økonomisjef før møte. Vedlegg 3 viser at det no er sendt faktura for 1/3 av utgiftene som gjeld avtalen av Det er fakturert kr ,- inkl mva med betalingsfrist Det vart ikkje opplyst noko om kvifor ikkje dette var fakturert tidlegare. Det er ikkje fakturert Kystlandsbyen for det resterande beløpet på kr ,- inklusiv MVA. I notatet frå rådmann og assiterande rådmann står det følgjande som grunngjeving for at det ikkje er fakturert: «Det er ikkje sendt krav om eventuelt restbeløp etter avtale datert Grunnen er at området ikkje er målt opp slik at ein kan rekna ut den delen kommunen eventuelt skal kosta. Jamfør K-sak 089/13.»

6 Møteutskrift Side 6 av 7 Dette skjedde i møte Assisterande rådmann orienterte om at det har vore møte mellom kommunen og Kystlandsbyen for å følgje opp avtalen frå Slik kontrollutvalet forstod assisterande rådmann vil restbeløpet på kr ,- inkl mva bli fakturert, men det vart ikkje sagt noko konkret om tidspunkt. Det vart stilt spørsmål om ein kjente til andre tenester som er levert til selskapet som ikkje er fakturert. Assisterande rådmann kunne ikkje sjå at det var levert andre tenester til Kystlandsbyen som ikkje er fakturert. Det vart delt ut eit notat som gjaldt rutinar for mva. Det vart også stilt spørsmål til assisterande rådmann om kvifor spørsmål på epost ikkje vart besvart. Kontrollutvalet registrerer at kommunen ikkje har fakturert slik kontrollutvalet og kommunestyret har vedteke. Det er først no i dag sendt faktura på kr ,- inkl mva. Slik at status på spørsmåla som vart stilt var at administrasjon ikkje hadde fakturert slik kommunestyret hadde bestemt. Argumenta om å ikkje fakturere restbeløpet på kr ,- er at området ikkje er oppmålt. Dette argumentet har også tidlegare vore nytta og kommunestyret avviste det i sitt vedtak 054/14. Kontrollutvalet konstaterer at rådmann ikkje føl opp kommunestyret sitt vedtak om å fakturere Kystlandsbyen AS. Det er først sendt ein faktura på kr ,- inkl mva når saka vart tatt opp frå kontrollutvalet. Framleis manglar det å fakturere kr ,- inkl mva. Kontrollutvalet forventar at kommunestyret sitt vedtak vert iverksatt omgåande slik at dette vert innbetalt i Kontrollutvalet vil ha tilsendt kopi av faktura og dokumentasjon på innbetaling. 74/14 Kommunen sine rutinar når saksdokument vert lagt fram i politiske møte, med omsyn til arkivering og oppdatering av saksvedlegg på nett. Bakgrunnen for denne saka er at ein registrerer at det vert lagt fram saksdokument i politiske møte, men at det synes som at ikkje saksvedlegga på nett vert oppdatert. Det gjer at ein er usikker på om ein har riktig og fullstendig dokumentasjon på kva grunnlag vedtak er gjort på. Det vart mellom anna etterlyst dokument som gjaldt rekneskap og budsjett rapportering. Rådmann og Kristin Nesbø orienterte om praksisen og rutinane for dokument som vert lagt fram i politiske møte. For å vere sikker på at en har alle dokument så må ein gå inn på innsyn og politiske møte. Der skal alle dokument i utgangspunktet vere med, også dei som vert lagt fram i møte. Kontrollutvalet stilte spørsmål som vart besvart i møte. Kontrollutvalet så det som nyttig å få denne gjennomgangen.

7 Møteutskrift Side 7 av 7 Kontrollutvalet tok administrasjon sin orientering til etterretning. 75/14 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Austrheim kommune, regnskapsåret 2014 Sakstilfang: Brev frå revisjonen I følgje 15 i forskrift om revisjon skal revisjonen kvart år legge fram ein eigenvurdering av uavhengighet til kontrollutvalet. Kontrollutvalet har ingen merknad til revisors uavhengighet. 76/14 Revisjon av kommunerekneskapen 2014 Revisjonen gav ein orientering. Revisjon av rekneskapen for 2014 er starta opp og i interimsrevisjonen har ein sett på: Fokusområde i årsrekneskapen o Forpliktingar o Stort meirforbruk er signalisert for 2014 o Overtid og bistillingar o Investeringsprosjekt/sal av anleggs midlar o Minsteavdrag o Nærståande o Garanti o Likvidar Rutinar for inntektsføring Investeringsprosjekt Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 77/14 Eventuelt Neste møte i kontrollutvalet er kl Austrheim,