KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 19. januar 2014 Stad: Kommunehuset Møterom Børilden 3. etg Kl.: Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Revisjon: Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 01/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 02/15 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vert godkjent slik den ligg føre. 03/15 Skriv og meldingar Kommunestyresak 135/14 ( ) protokoll frå kontrollutvalet vert teke opp som sak i neste kommunestyremøte Kommunestyresak 159/14 ( ) nedskriving av garanti AS Austrheim Næringssselskap Kontrollutvalet oppfattar kommunestyret sitt vedtak i sak 135/14 at ein ønskjer at kontrollutvalet kjem tilbake med forslag til vedtak i sakene 72/14 og 73/14. Kontrollutvalet oppdaterer sakene med ny informasjon og har framlegg til vedtak for kommunestyret. 04/15 Oppfølginga av sak 72/14 «Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap status» «72/14 Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap status Saksvedlegg: Referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap Kjartan Aa Berge frå Ernst & Young deltok på møte på telefon. Han gjorde greie for statusen til gjennomføringa av selskapskontrollen: Har fått ein tilsendt ein del dokumentasjon og jobbar med å få oversikt over den

2 Møteutskrift Side 2 av 10 Er i ferd med å inngå avtalar om intervju for dei aktuelle aktørane i første veke i desember Jobbar etter den tidsplan som vart lagt Kontrollutvalet hadde fått tilsendt referatet frå AS Austrheim Næringsselskap med vedlegg. Der går det fram at 4 av dei 5 leilighetatane som selskapet kjøpte no er seld. Avdelingsleiar Rolf Henning Myrmel vart engasjert til å styre prosessen med sal av eigedommane. Dei 4 leilighetane vart i 2010 kjøpt for kr ,- og seld for kr ,-, det er 27 % lågare enn kjøpesummen. I tillegg kjem kostnadane med sal og kjøp. Dagleg leiar i selskapet Jan Olav Osen møtte og svarte på spørsmål som gjaldt referatet frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap : Kva rolle har Olav Andersen når han møter i styret? Dagleg leiar opplyste om at han møtte som rekneskapskyndig og var med i heile møte Det vart stilt spørsmål om økonomisjefen sin deltaking ville få nokon betyding når saker som gjeld næringsselskapet vert lagt fram for kommunestyret og økonomisjefen står som sakshandsamar. Dagleg leiar såg ikkje noko problem med dette. I referatet sak 22 er det vist til avtale om grunnarbeid for dei 6 tomtane som viser at kontrollutvalet si innstilling til vedtak er gjort på feil grunnlag. Kontrollutvalet bad om å få denne avtalen. Avtalen vart delt ut i møte, kontrollutvalet har ikkje sett denne avtalen før. Den er datert og der går det fram at AS Austrheim Næringsselskap skal utbetale eit forskott til Breidvik Eiendom AS på kr ,- til opparbeiding av 6 tomter på gnr 142 bnr 182. Sal og kjøp av eigedommane viser eit tap. Det vart stilt spørsmål om kva dette tapet skuldast. Dagleg leiar forklarte det med at ein hadde kjøpt leilighetane for dyrt. Det var ingen takst når leilighetane vart kjøpt av Breidvik Eiendom AS. Salsprisen no i 2014 er om lag slik taksten viser. Dei tre tomtene som er seld er dei tomtene som det er bygd hus på. Dagleg leiar opplyste om at to av tomtene er «seld» til selskapet sjølv der det er bygd to hus. Slik at det berre er ei tomt som er seld eksternt og ikkje tre slik kontrollutvalet fikk inntrykk av i oppsettet frå dagleg leiar. Selskapet eig no tre tomtar, ein leilighet og to hus og 12,5 % av Mongstad Vekst. Kontrollutvalet peika på at kommunen sin garanti må oppdaterast slik at den vert i samsvar med lånegjelda i kommunalbanken. Kontrollutvalet såg det som viktig å få det gjennomført raskt slik at det kjem med i rekneskapen for Rådmann/dagleg leiar lova å lova å få det utført. Kontrollutvalet ser det som viktig at kjøpet og salet av desse leilighetane får ein grundig gjennomgang i selskapskontrollen. Det synes noko underleg at leilighetane i løpet av ein fireårsperiode har redusert verdien med 27 %. Det går heller ikkje fram av møteprotokollen at styret har kommentert dette tapet. Avdelingsleiar Rolf Henning Myrmel bør bli intervjua i samband med undersøkinga av desse sala. Det bør også komme fram koreleis prosessen med salet var.

3 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 3 av 10 Avtalen mellom Breidvik Eiendom AS og AS Austrheim Næringsselskap datert var ikkje kjent for kontrollutvalet før den vart lagt fram i dette møte. Avtalen er underskreve av Odd Arne Blindheim og Jan Olav Osen. Som ein del av denne avtalen vart det betalt ut eit forskott på kr til opparbeding av 6 tomtar på gnr 142 bnr 182 i Austrheim til Breidvik Eiendom AS. Prosjektet med desse einebustadane vart ikkje realisert.

4 Møteutskrift Side 4 av 10 Kontrollutvalet kan ikkje sjå at denne avtalen viser at kontrollutvalet si innstilling til vedtak i kommunestyresak 056/14 bygger på feil grunnlag slik styret i næringsselskapet skriv. Advokat Solberg vurderte også dette kjøpet etter oppmoding frå dagleg leiar/rådman. Advokat Solberg konkluderte i epost endeleg om at totalentreprisen skulle vore ute på anbod. I sin grunngjeving viser heller ikkje advokat Solberg til avtalen Avtalen gir grunnlag for ein rekke nye spørsmål både med omsyn til regelverket for offentleg innkjøp og utbetaling av eit forskott før ei vare eller teneste er levert. For kontrollutvalet er det uklart kva som var grunnlaget for forskottet på kr ,- og endeleg status for denne, og om eventuelt beløpet er eller skulle vore tilbakebetalt. Kontrollutvalet tok orienteringa frå Ernst & Young til etterretning. Kontrollutvalet ser det som viktig at selskapskontrollen tar med seg dei problemstillingane som kjem som følgje av referatet frå AS Austrheim Næringsselskap med vedlegg. Avtalen frå og forskottet som er utbetalt på kr frå AS Austrheim Næringsselskap til Breidvik Eiendom AS må undersøkast. Nytt i saka: Ordførar/styreformann i AS Austrheim Næringsselskap har i intervju med Strilen nokre kritiske innvendingar til sak 72/14 i kontrollutvalet. Den viktigaste innvendinga, slik kontrollutvalet oppfattar det, er at leigeinntektene ikkje er med i framstillinga i saka. I følgje styreleiar i selskapet ville prosjektet då vist ein gevinst på kr ,-. Kontrollutvalet vil prøve å få belyst den totale økonomien ytterlegare i prosjektet ved å ta med leigeinntektene og kostnadene. Kontrollutvalet har gått gjennom rekneskapen frå og med 2009 til og med 2013 slik dei er lagt fram for generalforsamlinga. Kontrollutvalet har gjort nokon føresetnadar: Den totale kostnaden med kjøp av leiligheter og tomter i 2009 er på kr 10,1 mill kr. I tillegg er der investert kr i Kontrollutvalet reknar med at i den summen er forskottsutbetalinga til Breidvik Eiendom AS på kr Salsinntektene frå leilighetane er henta frå notatet som dagleg leiar i selskapet hadde utforma til styret sitt møte Har då nytta den salsummen som der er ført opp og trekt frå kostnadane med salet. For å få ein total på prosjektet så har kontrollutvalet foretatt eit «tenkt» sal av den gjenverande leiligheten for netto kr som er på det nivå som tilsvarande leilighet vart seld for i Har og nytta kr pr tomt for dei tre siste tomtene det gir total salsinntekt på kr ,-. På den måten har ein fått fram eit totalresultat for prosjektet. Sal av lelighetar og tomter 2013/14 - netto "Tenkt sal" - leilighet "Tenkt sal" av 3 tomter Totalt inkl "tenkt sal"

5 Møteutskrift Side 5 av 10 Selskapet har også anna aktivitet enn eigedom. Kostnadene til dagleg leiar, styret og revisjon har i desse 5 åra vore nesten kr i gjennomsnitt. Kontrollutvalet har som eit forsiktig anslag nytta som ein årleg kostnad som er belasta dette prosjektet. Kostnadene med skatt er tatt med i heilskap Renteutgiftene er knytta opp i mot dette prosjektet AS Austrheim Næringsselskap kjøp og sal av leilighetar og inntekter frå utleige og utgifter for åra i kr Totalt Kjøp av tomt/leilighet Inntekt ved sal - kostnad sal -netto Gevinst/tap ved sal og kjøp av eigedom Leige inntekter Kostnad - dagleg leiar, styret og revison Renovasjon Telefoni og data Reparasjon og vedlikehald bygning Skatt Renteutgifter Total utgift Totalt tap Kontrollutvalet registrerer at det har vore høge leigeinntekter i prosjektet og at prosjektet ville hatt ein positiv økonomi dersom ikkje salet av leilighetane og tomtene hadde skjedd til ein vesentleg lågare sum enn det dei er kjøpt for. Endeleg sal av den siste leiligheten og tomtene kan gi eit litt anna resultat enn det som er satt opp her. Kontrollutvalet reknar med at økonomien til selskapet vert nærare belyst i rapporten frå Ernst & Young. Spesielt bør førehandsutbetalinga i 2010 på kr belysast. Denne rapporten vil sannsynleg vere ferdig i februar/mars Kontrollutvalet registrerer at AS Austrheim Næringsselskap har eit tap ved kjøp og sal av leilighetane og tomtene, sjølv om ein tek med leigeinntektene og utgiftene. Kontrollutvalet vil ha rapporten om selskapskontroll frå Ernst & Young før ein gjer vidare vurdering om eventuelle tiltak.

6 Møteutskrift Side 6 av 10 Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret registrerer at AS Austrheim Næringsselskap har eit tap ved kjøp og sal av leilighetane og tomtene, sjølv om ein tek med leigeinntektene og utgiftene. Kommunestyret vil ha rapporten om selskapskontroll frå Ernst & Young før ein gjer vidare vurdering om eventuelle tiltak. 05/15 Oppfølginga av sak 73/14 «Oppfølging av kommunestyrevedtak 054/14 og kontrollutval sak 35/14 og 47/14 fakturering av Breidvik Eiendom AS» 73/14 Oppfølging av kommunestyrevedtak 054/14 og kontrollutval sak 35/14 og 47/14 fakturering av Breidvik Eiendom AS. Bakgrunn for saka er kommunestyret si sak 054/14 basert på kontrollutvalet si sak 35/14 og kontrollutvalet si sak 47/14. Kommunestyret sitt einstemmige vedtak i 054/14: «Kommunestyret har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kommunestyret ber om at rådmann snarast fakturerer Kystlandsbyen AS restbeløpet som ikkje er fakturert med heimel i avtalen frå » I saksutgreiinga frå kontrollutvalet står der følgjande: «Kontrollutvalet registrerer at arbeidet som var med i avtalen av er utført. Det er ingenting i avtalen som tilseier at det avtalte beløpet på kr ,- inklusiv mva ikkje skulle vore fakturert i sin heilskap.» Kommunen har motrekna kr ,- til selskapet. Dette vart gjort utan mva. Med bakgrunn i sak 34/14 frå kontrollutvalet har no kommunen sendt ut krav om innbetalinga av mva på dette beløpet. Selskapet har difor betalt ,- kr av det totale beløpet på kr ,-. Det gjenstod difor kr ,- som kommunestyret einstemmig vedtok at rådmann snarast fakturerer Kystlandsbyen. I sak 47/14 frå kontrollutvalet står der følgjande: «Kommunen har ein avtale med Breidvik Eiendom AS datert om deling av utgiftene til planleggjar for utarbeiding av detaljplan for Åråsvågen. Den avtalen bygde på formannskapet sin sak 031/10. Kostnaden skulle delast med 1/3 på Breidvik Eiendom AS og 2/3 på Austrheim kommune. Kontrollutvalet sendte epost med spørsmål til rådmann om dette var fakturert. I møte fekk kontrollutvalet opplyst om at det ikkje var fakturert noko til selskapet. Kommunen sine nettokostnader til dette prosjektet var kr ,-. Økonomisjef orienterte om at 1/3 av dette beløpet pluss mva vil bli fakturert selskapet.

7 Møteutskrift Side 7 av 10 Samrøystes vedtak i sak 46/14: Kontrollutvalet tek det til vitande at kommunen no fakturerer Kystlandsbyen AS tidlegare Breidvik Eiendom AS for det skuldige beløpet. Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret tek det til vitande at kommunen no fakturerer Kystlandsbyen AS tidlegare Breidvik Eiendom AS for det skuldige beløpet.» Med bakgrunn i desse vedtaka ønskja kontrollutvalet ein dokumentasjon på at vedtaka var følgt opp. Det vart sendt ein epost til rådmann med følgjande spørsmål: «Er Breidvik Eiendom fakturert for restbeløpet til steinfylling sjå kontrollutvalet si sak 35/14 og kommunestyresak 054/14 Deling av utgiftene til planleggjar er dette fakturert Breidvik Eiendom AS sjå kontrollutvalet si sak 47/14. Ønskjer å få ein kopi av fakturane som er sendt og bilaga som dokumenterer innbetalingane.» Det ble bedt om svar innan Det vart etterlyst svar frå rådmann Rådmann svarer at økonomisjef jobbar med svar. Økonomisjefen sender dokumentasjon på at kommunen har fakturert den manglande mva, følgt opp kontrollutvalet si sak 34/14. Rådmann får epost og om at spørsmåla i epost ikkje er besvart. Rådmann hadde bedt assisterande rådmann møtte i kontrollutvalet for å orientere om status for saka. Det vart delt ut eit notat med tre vedlegg. Dei to første vedlegga dokumenterte at manglande mva var fakturert og innbetalt, noko som var sendt i epost frå økonomisjef før møte. Vedlegg 3 viser at det no er sendt faktura for 1/3 av utgiftene som gjeld avtalen av Det er fakturert kr ,- inkl mva med betalingsfrist Det vart ikkje opplyst noko om kvifor ikkje dette var fakturert tidlegare. Det er ikkje fakturert Kystlandsbyen for det resterande beløpet på kr ,- inklusiv MVA. I notatet frå rådmann og assiterande rådmann står det følgjande som grunngjeving for at det ikkje er fakturert: «Det er ikkje sendt krav om eventuelt restbeløp etter avtale datert Grunnen er at området ikkje er målt opp slik at ein kan rekna ut den delen kommunen eventuelt skal kosta. Jamfør K-sak 089/13.» Dette skjedde i møte Assisterande rådmann orienterte om at det har vore møte mellom kommunen og Kystlandsbyen for å følgje opp avtalen frå Slik kontrollutvalet forstod assisterande rådmann vil restbeløpet på kr ,- inkl mva bli fakturert, men det vart ikkje sagt noko konkret om tidspunkt.

8 Møteutskrift Side 8 av 10 Det vart stilt spørsmål om ein kjente til andre tenester som er levert til selskapet som ikkje er fakturert. Assisterande rådmann kunne ikkje sjå at det var levert andre tenester til Kystlandsbyen som ikkje er fakturert. Det vart delt ut eit notat som gjaldt rutinar for mva. Det vart også stilt spørsmål til assisterande rådmann om kvifor spørsmål på epost ikkje vart besvart. Kontrollutvalet registrerer at kommunen ikkje har fakturert slik kontrollutvalet og kommunestyret har vedteke. Det er først no i dag sendt faktura på kr ,- inkl mva. Slik at status på spørsmåla som vart stilt var at administrasjon ikkje hadde fakturert slik kommunestyret hadde bestemt. Argumenta om å ikkje fakturere restbeløpet på kr ,- er at området ikkje er oppmålt. Dette argumentet har også tidlegare vore nytta og kommunestyret avviste det i sitt vedtak 054/14. Kontrollutvalet konstaterer at rådmann ikkje føl opp kommunestyret sitt vedtak om å fakturere Kystlandsbyen AS. Det er først sendt ein faktura på kr ,- inkl mva når saka vart tatt opp frå kontrollutvalet. Framleis manglar det å fakturere kr ,- inkl mva. Kontrollutvalet forventar at kommunestyret sitt vedtak vert iverksatt omgåande slik at dette vert innbetalt i Kontrollutvalet vil ha tilsendt kopi av faktura og dokumentasjon på innbetaling. Nytt i saka: Økonomisjefen har i epost med vedlegg opplyst om at status for saka er følgjande: Faktura på kr ,- er fakturert den , men ikkje betalt. Er lagt inn i kommunen sine purrerutinar. Faktura på kr ,- er fakturert og har betalingsfrist På spørsmål kva purrerutinar kommunen har og kva som er gjort av konkret med beløpet på kr ,- som ikkje er innbetalt, svarer økonomisjef slik i epost : «Våre purrerutiner er at vi sender purring en gang i måneden. Økonomiavdelingen har, over lengre tid, hatt et stort arbeidspress på seg. Derfor ligger vi etter med arbeidsoppgaver, og er bl.a. ikke ajour med purringer. Purring vil bli sendt så snart vi makter det.» Kontrollutvalet kan ikkje sjå å ha motteke nokon dokumentasjon som tilseier at kommunestyret sitt vedtak i møte i sak 054/14 ikkje skulle vore effektuert langt tidlegare enn no Slik kontrollutvalet ser det så har kommunen enten for dårlege rutinar for å følgje opp saker til fakturering, eller så ligg det i denne saka føre argument for å unnlate fakturering som kontrollutvalet ikkje er kjent med. Rådmann har ikkje hatt ein tilfredsstillande oppfølging av kommunestyret sitt vedtak i sak 054/14 i møte om fakturering av uteståande beløp.

9 Møteutskrift Side 9 av 10 Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i kommunestyret: Rådmann har ikkje hatt ein tilfredsstillande oppfølging av kommunestyret sitt vedtak i sak 054/14 i møte om fakturering av uteståande beløp. Kommunestyret ber rådmann om å sette i verk innkrevjing av dei uteståande beløpa omgåande dersom dei ikkje betalt inn innan forfall. Kommunestyret vil ha skrifteleg rapport frå rådmann i neste møte om kva som er gjort og status for innkrevjinga. 05/15 Årsmelding 2014 kontrollutvalet Sakstilfang: Utkast til årsmelding Utkast til årsmelding vart gjennomgått i møte. Kontrollutvalet ber om at årsmeldinga vert lagt fram for kommunestyret til godkjenning. 06/15 Møteplan for kontrollutvalet Sakstilfang: Utkast møteplan kontrollutvalet 2015 Kontrollutvalet diskuterte planen og kva saker som er aktuelle i året Det vart satt opp følgjande møtedatoar: - Dato vert fastlagt når ein veit kor tid rapport selskapskontroll AS Austrheim Næringsselskap er klar til handsaming april uttale til rekneskap og årsmelding september Kontrollutvalet vedtok møteplan for /15 Møteprotokollar frå politiske utval Formannskapet har i sak 257/14 handsama lønn til rådmann og assisterande rådmann. Den saka har formannskapet unnateke offentligheit. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at det er nokon heimel for at rådmann og assisterande rådmann si lønn er unntatt offentligheit. Kontrollutvalet viser til Kommunalrett, kommuneforlaget side der spørsmålet er handsama. Det kan vere at deler av saka kan unntas offentligheit, det må da vurderast særskilt. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at formannskapet har heimel i sak 257/14 for å unnta rådman og assisterande rådmann si lønn offentligheit. 08/15 Eventuelt Kommunestyret fikk i møte lagt fram eit notat i møte om rådmann sin oppfølging av kommunestyret sin sak 058/14 om manglande fakturering av MVA. Saka kom frå kontrollutvalet.

10