Side 1 av 18 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Røsvatn Dato: 29.01.2014 Tidspunkt: 09:00 13:30 Medlemmer: Forfall: Vara: SV Bjørnar Hansen (varaordfører) AP Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) SP Mirjam Holta (representant) AP Asgeir Almås (Ordfører) SP Harald Lie (representant) AP Finn Ove Hofstad (vararepresentant) SP Terje Daleng (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Rådmann: Stian Skjærvik Formannskapssekretær: Mona Vik Larsen Av 5 medlemmer møtte 3 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 001/14 Referatsaker 002/14 Endring av finansreglement 2012-2015 003/14 Sluttrapport - Bygging av bredbåndsforbindelse Joesjø - Hattfjelldal, Krutfjällslänkan. 004/14 Sluttrapport for prosjekt Utbygging av aksessnett fiber i Hattfjelldal 005/14 Preparering av snøscooterløyper i Hattfjelldal kommune, etterjulsvinteren 2014 006/14 Regionalplan for Vefsna, høringsuttale 007/14 Behov for tiltak - elev med særlige behov 008/14 Fordeling av kostnader og eventuelle inntekter som følger av prosessene i kjølvannet av Terrasaken Underskrifter:
Side 2 av 18 Rådmannens orientering til formannskap den 29.01.14. 1. Eierskapsmelding forslag til innhold. Kommunestyret har flere ganger og senest i fm behandling av Boligpolitisk plan, ytret ønske om å få utarbeidet eierskapsmelding for kommunens eierskap i selskaper. Rådmannen har i den anledning laget et forslag til innhold i en slik melding. Forslaget fremlegges for gjennomgang og innspill til hva slags prosess for politisk diskusjon som ønskes. (gjennomgang forslag v/ S.Lund). 2. Videre arbeid med samfunnshusprosjekt. Første del av prosjekt samfunnshus er tilnærmet ferdig. Det gjenstår noe restarbeid på kjøkken mv. Det betyr at bevilgningen på 2,4 mill.kr. er brukt. Kommunen er gitt tilsagn på tilskudd på 2,7 mill. (kulturhusmidler fra NFK). Denne summen er beregnet på bakgrunn av en søknadssum på ca. 8 mill.kr., dvs. kostnadsrammen for totalrenovering av hele samfunnshuset. Fase to av prosjektet ble kostnadsberegnet til ca. 5,2 mill.kr. I denne delen ligger nytt ventilasjonsanlegg, lillesal, garderober og toalett, lys og scenerigg, teleskoptribune. Kommunen har begrenset med fondsmidler til rådighet, noe som betyr at det bør prioriteres mellom gjenstående tiltak. Etter rådmannens syn bør prosjektet vurderes splittet i flere deler og fremdriftplanen forlenget. Det vil bli forelagt sak til politisk behandling så snart som mulig. Tilbakemeldinger fra formannskapet på hvilke prioriteringer som bør gjøres er derfor ønskelig. 3. Montenegro Appartments mulig ny driftsmodell. Det ble avholdt et styremøte i Bergen lørdag 25 januar. Hovedtemaet for møtet var fremtidig driftsmodell. Det ble diskutert forskjellige muligheter og scenarioer basert på ny driftsmodell. Det ble fattet en enstemmig beslutning på følgende driftsmodell: På vegne av eierne oppretter styret et Norsk aksjeselskap som hver enkelt eier kjøper seg inn med en andel. En leilighet=en andel. Det vil si, eier man to eller flere leiligheter må man kjøpe en andel pr. leilighet. Prisen pr. andel er 3.500 kr. Selskapet skal IKKE ha noen ansatte eller eiendeler ved oppstart. Pengene skal benyttes som arbeidskapital i forhold til drift av andelseiernes leiligheter i MA komplekset. Bakgrunnen for opprettelse av et eget driftsselskap som eies 100% av eierne er at man enkelt kan velge driftspartner(e) som skal benyttes. En annen stor fordel er at også legger til rette for en mye enklere prosess i forhold til eventuelle oppkjøp av fellesarealer/basseng/restaurant/bar. I praksis betyr det at alle leilighetseiere blir eiere av det nye selskapet. Driftsselskapet leier i sin tur inn en lokal driftspartner for å besørge driften av leilighetene. Eierne betaler inn månedlig vedlikehold som vanlig, hus kontakt betaler så inn til driftsselskapet som igjen overfører en sum pr måned til driftspartner. Det samme gjelder også eventuelle andre utgifter alt etter faktura. Eksisterende samarbeid med Montenegro Apartments Doo. opphører 28 februar 2014. Nytt samarbeid innledes med Idereiser fra 1 mars 2014. Idereiser oppretter en lokal driftsorganisasjon i Djenovici som skal ivareta alle tjenestebehov som skissert i informasjonsmail 12 januar.
Side 3 av 18 I epost datert 28.01. opplyser styreleder T.Blix at selskapet stiftes formelt i disse dager (Et vanlig AS). Stiftere er Wilhelm Pedersen og T.Blix. Når selskapet er formelt opprettet vil eierne kunne kjøpe seg inn i selskapet. Pris:3.500kr/andel (leilighet) (I prinsippet 1 aksje) Når papirene er klare vil dette sendes ut til alle eierne. Dette er trolig klart i løpet av en måneds tid Formannskapets tilbakemelding: Punkt 1: Formannskapet ser positivt på det forelagte forslaget til Eierskapsmelding. Formannskapet mener videre at administrasjonen må utarbeider et forslag/alternativ, som gir et godt utgangspunkt til diskusjon. Det ønskes sak forelagt til kommunestyret. Videre ønskes det en årlig rullering på eierskapsmeldingen til kommunestyret. Punkt 2: Formannskapet er opptatt av at det som mangler for at samfunnshuset skal fremstå som ferdig, må bli gjort.
Side 4 av 18 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: DATO- 14/73 14/462 Mona V. Larsen 20.01.2014 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 29.01.2014 001/14 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 29.01.2014 Formannskapet Møtebehandling: Referater/meldinger tas til orientering. FS-001/14 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 29.01.14 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/8256 S 29.11.2013 Delegasjon hjertestarter 2 13/8399 S 06.12.2013 Fødselspermisjon 3 13/8379 S 05.12.2013 Skjenkebevilling for enkeltanledning - utvidelse av eksisterende alminnelig bevilling 4 13/8521 I 12.12.2013 Monica Moen Pressemelding - Nettleie 2014 HK. 5 13/8556 S 13.12.2013 Ansettelse i svangerskapsvikariat som psykiatrisk sykepleier 6 13/8604 S 16.12.2013 Midlertidige ansettelser ved
Side 5 av 18 enhet for miljøterapi 7 13/8688 S 18.12.2013 Engasjering av sykepleier Malin Torgersen 8 13/8692 S 18.12.2013 -Delegasjon hjertestarter brann 9 13/8700 S 19.12.2013 Susanne Mari From - overføring av ferie fra 2013 til 2014 10 13/8701 S 19.12.2013 Instans for utkalling av Psykososial Støttegruppe (PSgruppen) 11 13/8675 I 17.12.2013 Det kongelige kommunal- og regionaldepartementet. Orientering om endringer i lov av 15. juni 2001 nr. 70 om fastsejing og endring i kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 12 13/8739 S 20.12.2013 Anne Katrin Sørdal Søknad om permisjon 13 13/8754 I 19.12.2013 Nordland Fylkeskommune Oppsigelse av innkjøpssamarbeid 14 14/139 I 06.01.2014 HelgelandsKraft Forberedelse valg av bedriftsforsamlingsmedlemmer til Helgeandskraft 15 14/13 I 20.12.2013 Norges vassdrags og energidirektorat Pris på konsesjonskraft år 2014 for konsesjoner gitt etter 10.04.1959 16 14/297 S 14.01.2014 Endring i forhold til fødselspermisjon 17 14/300 S 14.01.2014 Delegert endringsvedtak: Ansettelse i 40 % svangerskapsvikariat ved PROadministrasjonen 18 14/304 S 22.01.2014 Forlengelse av delegering og stedfortredergodtgjøring 19 14/372 S 16.01.2014 Støtte til utdanning 20 14/389 I 16.01.2014 Helgelandskraft Pressemelding - Rettstvist fallrettigheter Forsland kraftverk. 21 14/443 S 20.01.2014 Utviding av engasjement som prosjektmedarbeider i Prosjekt for felles legetjenester Grane
Side 6 av 18 kommune og Hattfjelldal kommune 22 14/456 S 20.01.2014 Kompensasjon for merarbeid 23 13/5566 S 16.08.2013 Søknad om permisjon fra skolen 19. - 22.8.13 24 13/5568 S 19.08.2013 Søknad om permisjon fra skolen 19. - 22.8.13 25 13/5573 S 19.08.2013 Søknad om permisjon fra skolen 19. - 23.8.13 26 13/5576 S 19.08.2013 Søknad om permisjon fra skolen 19. - 23.8.13 27 13/5702 S 22.08.2013 Søknad om permisjon fra skolen 28 13/6702 S 30.09.2013 Søknad om permisjon fra skolen 26., 27., 30. sept. og 1. okt. 2013 29 13/7101 S 18.10.2013 Søknad om permisjon fra skolen 9.12. - 20.12.13 30 13/8427 S 09.12.2013 Permisjon fra skolen 9. - 12.12.13 31 13/8438 S 09.12.2013 Søknad om permisjon fra skolen 18. - 20.12.13 samt 6. - 7.1.14 (5 skoledager)
Side 7 av 18 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-250 13/1212 13/8115 Lise Bråten 16.01.2014 Endring av finansreglement 2012-2015 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 29.01.2014 002/14 Kommunestyret 19.02.2014 Rådmannens innstilling Finansreglement datert 25.11.13 godkjennes. 29.01.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-002/14 Vedtak: Finansreglement datert 25.11.13 godkjennes.
Side 8 av 18 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet i saken. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 26.11.2013 73260 Revidering Reglement for finansforvaltning.doc Oppsummering av saken: Revidering av kommunens finansreglement. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak KS 046/12 et revidert finansreglement. Vurdering: I siste vedtatte finansreglement ligger følgende begrensninger for plasseringene: Kredittrisiko Risikoklasse 1 Risikoklasse 2 Risikoklasse 3 Risikoklasse 4 Risikoklasse 5 Total porteføljefordeling Inntil 10 % av total forvaltningskapital Maksimalt 30 % av total forvaltningskapital Maksimalt 40 % av total forvaltningskapital Maksimalt 10 % av total forvaltningskapital Maksimalt 10 % av total forvaltningskapital Risikoklasse 1 ble endret fra Minimum 10 % til Inntil 10 % av forvaltningskapitalen. Hver risikoklasse har en maksimal-prosent. Hvis en summerer disse maksimal-prosentene, kommer en til 100 %. Det vil si at handlingsrommet er blitt borte. Det må plasseres nøyaktig den prosenten som står på hver risikoklasse. Dette er tilnærmet umulig å håndtere i praksis. Saksbehandler foreslår derfor at man øker en av risikoklassene med 10 %. Når man da summerer alle risikoklassene, kommer man opp på en maksgrense på 110 %. Det vil i praksis si at plasseringen på hver gruppe har litt slingringsmonn. Det foreslås å endre begrensningene slik: Kredittrisiko Risikoklasse 1 Risikoklasse 2 Risikoklasse 3 Risikoklasse 4 Total porteføljefordeling Inntil 10 % av total forvaltningskapital Maksimalt 30 % av total forvaltningskapital Maksimalt 50 % av total forvaltningskapital Maksimalt 10 % av total forvaltningskapital
Side 9 av 18 Risikoklasse 5 Maksimalt 10 % av total forvaltningskapital Ellers er finansreglementet uendret. Ifølge finansreglementets pkt 9.3. skal det innhentes uttalelse fra ekstern kompetanse ved endringer i finansreglementet. Forslaget til revidert finansreglement er sendt til Finøk as til vurdering. Deres uttalelse er: Det er vår oppfatning at Finansreglement for Hattfjelldal kommune legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og rammer og retningslinjer i Finansforskriften. Endelig vurdering av Reglementets samlete risikorammer må imidlertid kommunestyret gjøre selv og vurdere disse opp mot kommunens økonomiske evne til å bære risiko. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Se rådmannens innstilling. Lise Bråten økonomikonsulent
Side 10 av 18 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-056 10/934 14/215 Lars Wiik 10.01.2014 Sluttrapport - Bygging av bredbåndsforbindelse Joesjø - Hattfjelldal, Krutfjällslänkan. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 29.01.2014 003/14 Kommunestyret 19.02.2014 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre tar sluttrapporten for prosjekt Bygging av bredbåndsforbindelse Joesjø - Hattfjelldal, Krutfjällslänkan, til orientering. 29.01.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-003/14 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre tar sluttrapporten for prosjekt Bygging av bredbåndsforbindelse Joesjø - Hattfjelldal, Krutfjällslänkan, til orientering.
Side 11 av 18 Habilitet i forvaltningen: Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 10.01.2014 74524 Krutfjellenken rev rapport.pdf 10.01.2014 74525 Krutfjellenken rev regnskap.pdf 21.01.2014 74921 Slutrapport Bottnia.doc Saksopplysninger: Det vises til kommunestyresak 036/11. Prosjektet har bygd en fiberbasert bredbåndsforbindelse mellom Hattfjelldal og Joesjø i Storuman kommune, og gjennom denne skapt alternative trafikkveier (redundans) samt bedre leveringssikkerhet i området. Det har vært lagt til grunn at et økt grenseoverskridende nettbasert samarbeide med konkurranseutsatte bredbåndstjenester, skal gi positiv utvikling i begge regionene. Prosjektmål. Målet for prosjektet har vært: Det skal finnes en fiberbasert forbindelse mellom Joesjø i Sverige og Hattfjelldal i Norge. Denne forbindelsen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne takle dagens og fremtidig trafikk i området. Fiberforbindelsen skal gjøre det mulig å skape redundans, dvs alternative trafikkveier som kan benyttes ved f.eks en avgraving av en fiberkabel. Målsettingene med prosjektet er oppnådd i henhold til prosjektsøknad. Vi har fått en fiberoptisk forbindelse mellom Hattfjelldal og Storuman kommune (Joesjø). Dette har muliggjort en videre utbygging i Hattfjelldal som har resultert i utbygging av aksessnett med tilbud om fiber til næringsliv, kommunale institusjoner og private. Det er planlagt videreføring av denne fiberoptiske forbindelsen til Trofors (Grane kommune) og også til Hemnes kommune med videreføring til Nesna. Når dette kan aktualiseres er litt usikkert, men det jobbes med ett samarbeidsprosjekt for og få en forbindelse fra Hattfjelldal over Oslia og Varntresk til Hemnes kommune (Korgen). Denne regner vi med å realisere i løpet av 2014, og skal etter hvert kobles mot E6 fiberen som er under legging gjennom hele Nordland fylke. Ved overtakelse av leveransen ble det reklamert på en del områder som entreprenør skulle utbedre. Det er med bakgrunn i reklamasjonene holdt tilbake ca kr 150.000,- av kontraktssum for å kunne finansiere utbedringene. Dette er utbedringer som må løses etter hvert. Det er således viktig at disse midlene, som er allerede er ført som utgift og gjeld til entreprenør, ført i balansen blir tilgodesett for ferdigstillelse av prosjektet. Om denne summen holder, er noe uvisst, da det ennå ikke er bestemt hvilke metoder som velges for å løse disse problemene. Prosjektet har gitt oss som har jobbet med det, en god erfaring med å jobbe med slike prosjekter. All kommunikasjon med så vel statlige som fylkeskommunale organisasjoner, har forløpt utmerket. Spørsmål som er blitt stilt til saksbehandlere er raskt og effektivt besvart til stor nytte for oss i prosjektet. Vår konklusjon etter å ha avsluttet dette prosjektet, er at vi har fått en utmerket fiberforbindelse mellom Hattfjelldal og Joesjø. Fiberforbindelsen er aktiv i bruk i dag, og den fungerer fullt ut etter forventningene vi hadde til den.
Side 12 av 18 Vi ser derfor ingen betenkeligheter med å gå på ett lignende prosjekt igjen. Økonomi. Total budsjettramme for prosjektet var i utgangspunktet på kr. ca. 6,8 mill.kr. eks.mva. Det ble søkt Sametinget om medfinansiering på 1 mill.kr. med bakgrunn i Sameskolens eksistens og behov for stor fiberkapasitet. Sametinget gav avslag. Partnerskap Indre Helgeland støttet prosjektet med kr.200.000,-. Budsjettet har blitt noe justert som følge av overnevnte og samlet kostnadsramme viser en total prosjektkostnad på ca. 8,9 mill.kr. inkl.mva. Ser man bort at kommunen selv måtte dekke manglende finansiering fra Sametinget, så er prosjektet gjennomført i hht. opprinnelige planer. Kommunens andel av netto prosjektkostnad (eks.mva) er på kr. 3.331.175,- som er i underkant av 50%. Fylkeskommunens andel er på kr.3.470.000,-. Lars Wiik Prosjektkoordinator.
Side 13 av 18 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: FE-056 11/1218 14/214 Lars Wiik 10.01.2014 Sluttrapport for prosjekt Utbygging av aksessnett fiber i Hattfjelldal Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 29.01.2014 004/14 Kommunestyret 19.02.2014 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre tar sluttregnskapet for Prosjekt Utbygging av aksessnett med samlet sum på kr.3.659.065,- til orientering. 29.01.2014 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-004/14 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre tar sluttregnskapet for Prosjekt Utbygging av aksessnett med samlet sum på kr.3.659.065,- til orientering.
Side 14 av 18 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 10.01.2014 74521 Aksessnettet rev rapport.pdf 10.01.2014 74522 Aksessnettet rev regnskap.pdf Saksopplysninger: Prosjektet har bygd en fiberbasert bredbåndsforbindelse som dekker hele Hattfjelldal sentrum samt oppsittere langs Rv 73 fra Kruttfjellet ned til Sæteren og videre ned Oladalen til Hattfjelldal. Prosjektet er andre del av fiberprosjektet for utbygging av høyhastighets bredbånd i Hattfjelldal. Prosjektmål. Prosjektets hovedmål var å bygge ut fiber for å få et kvalitativt godt nok bredbåndstilbud til å bedrifter, offentlige institusjoner i Hattfjelldal, samt til private kunder. Denne forbindelsen skulle ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne takle dagens og fremtidig kapasitetskrav. Fiberforbindelsen skal skape redundans, dvs alternative trafikkveier og leveringssikkerhet som kan benyttes ved brudd i en fiberkabel. Målsettingene med prosjektet er oppnådd i henhold til prosjektsøknad. Prosjektets omfang. Prosjektet med utbygging av aksessnettet er altså fase 2 av utbyggingen av fiber til Hattfjelldal. Stamfiberprosjektet - "Kruttfjellenken", er ferdigstilt og aksessnettet er nå bygget ut for å sikre framføringen av bredbåndsignalene til kundene. For å få frem bredbåndssignalet har man bygget et aksessnett (spredenett) for at alle kunder skal kunne tilkoble seg nettet. Pr. i dag er det ca. 70 abonnenter som er koblet mot vår innholdsleverandør T3 i Sverige. Potensielle kunder i Hattfjelldal sentrum er ca 300, så her bør en kunne øke denne andelen noe framover. For tiden arbeides det med prosjektet Utbygging av fiber mellom Hattfjelldal og Hemnes. Dette er et prosjekt som skal binde sammen Hattfjelldal og Hemnes kommune med fiberkommunikasjon, og vil i praksis si at vi legger stamfiber fra Oslia (Krutåga) over Varntresk og ned til Korgen sentrum. En tar da også sikte på å gi fibertilgang til oppsitterne langs traseen. Viktigheten av å bygge fiber i dag gjenspeiles av de signaler som Telenor kommer med, hvor de ser for seg at all kobber (DSL-linjer) vil bli satt ut av drift i løpet av 2017. De vil da satse på mobilt bredbånd til de som da ikke har tilgang på andre fiber- eller radiosamband. Økonomi: Prosjektkostnaden var på kr. 3.621.000,-. Inkl.mva. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr.3.659.065,-. Kommunal egenandel ble budsjettert til kr. 1.480.000,-, mens regnskapet viser kr.1.484.661,-. Avvik kr. 4.661,-. I dette prosjektet er det holdt igjen ca 28.000,- kroner for ferdigstillelse av reklamasjon på siste del mot sørvollen. Kostnadene er utgiftsført allerede, men er ført som kortsiktig gjeld. Lars Wiik Prosjektkoordinator.
Side 15 av 18 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-K01 11/1189 14/431 Jan Inge Helmersen 17.01.2014 Preparering av snøscooterløyper i Hattfjelldal kommune, etterjulsvinteren 2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 29.01.2014 005/14 Rådmannens innstilling 1. Hattfjelldal kommune forlenger kontrakt for preparering av løypenettet for snøscooter i Hattfjelldal fra og med d.d. til og med 30.04.2014. Dette med Daleng scooter og service AS. Kontraktinngåelse delegeres Rådmannen. 2. Det gis følgende kontering: Kostnader preparering: 625.360.13700.3164: 171.200,- Finansiering : 625.360.19533.3164: 171.200,- 3. Sluttrapport for prosjekt kommersialisering av løypenettet for snøscooter forelegges Formannskapet medio 2014. 29.01.2014 Formannskapet Møtebehandling: Terje Daleng ønsker sin habilitet vurdert fordi Vidar Daleng er hans sønn. Han ble erklært inhabil etter forvaltningsloven 6 første ledd, og forlot møtet. Innkalt vararepresentant Stine R. Engdahl tiltrådte under behandlingen av saken. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-005/14 Vedtak: 1. Hattfjelldal kommune forlenger kontrakt for preparering av løypenettet for snøscooter i Hattfjelldal fra og med d.d. til og med 30.04.2014. Dette med Daleng scooter og service AS. Kontraktinngåelse delegeres Rådmannen. 2. Det gis følgende kontering: Kostnader preparering: 625.360.13700.3164: 171.200,- Finansiering : 625.360.19533.3164: 171.200,- 3. Sluttrapport for prosjekt kommersialisering av løypenettet for snøscooter forelegges Formannskapet medio 2014. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 29.01.14 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 16 av 18 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 22.01.2014 74357 74063_1revidert kontrakt_p.doc Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 5 S 06.12.2011 Gjennomgang og eventuell antakelse av tilbud på preparering av snøscooterløyper i Hattfjelldal kommune 10 I 22.01.2012 Daleng scooter & Underskrevet kontrakt service 11 U 04.09.2012 Daleng Scooter og service 12 I 12.04.2013 Mikkeljord, Marit skilting 13 U 15.04.2013 Mikkeljord, Marit SV: skilting 14 I 19.04.2013 Hasvo Etikett for merking av løypekort 15 I 15.05.2013 Kampli, Arnfinn SV: Fakturering sccoterløyver Evalueringsmøte, Preparering av snøscooterløyper i Hattfjelldal kommune 18 U 09.12.2013 A/S, Daleng Scooter; Evaluering løypepreparering Almas, Asgeir 16 U 17.12.2013 A/S, Daleng Scooter resyme møte den 17.12.2013 Saksopplysninger: Hattfjelldal kommune har gjennom de to forutgående vintersesonger hatt kontrakt med Daleng scooter og service AS om preparering av løypenettet for snøscooter. Dette med bakgrunn i Formannskapets vedtak: FS-134/11 Vedtak: 1. Hattfjelldal formannskap antar tilbud på preparering av løypenettet for snøscooter fra tilbyder Daleng scooter & service, v/ Vidar Daleng. Inngåelse av kontrakt mellom antatt tilbyder og kommunen for sesongene 2011/2012 og 2012/2013 delegeres Rådmannen. Og Formannskapets vedtak i sak 012/12 Prosjekt standardheving av løypenettet for snøscooter i Hattfjelldal kommune : FS-012/12 Vedtak: 1. Hattfjelldal formannskap godkjenner prosjektbeskrivelsen datert 10.01.12 som grunnlag for gjennomføring av prosjektet Kommersialisering av løypenettet for snøscooter i Hattfjelldal. 2. Prosjektet gis følgende bevilgning: Kostnader: 602.325.10100.602x: 100.000,- 602.325.12700.602x: 100.000,- 602.325.12500.602x: 500.000,- Finansiering: 602.325.19504.602x: - 350.000,- (Vefsnafondet) 602.325.17700.602x: - 350.000,- (Ekstern finansiering).
Side 17 av 18 Vurdering: Det nasjonale forsøket med kommunal forvaltning av motorferdsel, hvor Hattfjelldal har vært en av forsøkskommunene, er nå inne i sin sluttfase og avsluttes 01.05.2014. Merkingen og prepareringen av løypenettet har de to siste sesonger blitt utført av Daleng scooter og service. Kontrakten utløp våren 2013. Grunnet manglende saksbehandlingskapasitet har det ikke blitt gjort ny anbudskonkurranse. Hattfjelldal kommune kan med utgangspunkt i forskrift om offentlige anskaffelser, 2-1 2-1.Anvendelsesområde for forskriftens ulike deler (1) Forskriftens del I gjelder for alle anskaffelser som omfattes av denne forskrift, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. (2) For kontrakter hvor den anslåtte verdi overstiger 500.000 kroner eksl. mva. men ikke overstiger terskelverdiene angitt i 2-2 (terskelverdier), gjelder reglene i forskriftens del I og del II. For følgende kontrakter, som ikke overstiger terskelverdiene angitt i 2-2 (terskelverdier), gjelder likevel kun del I (alminnelige bestemmelser): a. anskaffelsen kan bare foretas hos én leverandør i markedet, for eksempel av tekniske eller kunstneriske årsaker, eller for å beskytte en enerett mv., b. det foreligger et usedvanlig fordelaktig tilbud som gjør det mulig å anskaffe ytelser til en pris som ligger vesentlig under normale markedspriser, og en anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke lar seg gjennomføre i det tidsrommet tilbudet foreligger, c. anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse, De forhold som det her vises til gjør at konkurranse ikke har blitt gjennomført. Administrative og økonomiske konsekvenser: Når det gjelder finansiering av løypeprepareringen for den tid som gjenstår av forsøksperioden vil den forhåpentligvis kunne dekkes gjennom inntektene av kortsalget. Inntektene har erfaringsmessig vært i tilnærmet samme størrelsesorden som netto prepareringskostnader. Kontering: Kostnader preparering: 625.360.13700.3164: 171.200,- Finansiering : 625.360.16500.3164: 171.200,- Konklusjon/anbefaling: Da det her ikke er mulig å utsette kontraktinngåelse i den tid det tar å gjennomføre en konkurranse foreslås at kontrakt med Daleng scooter og service AS forlenges for den tid som gjenstår av forsøket. Det vil si fra d.d. og fram til 01.05.2014. Jan Inge Helmersen skogbrukssjef
Side 18 av 18 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-L10, TI-&13 14/31 14/533 Jan Inge Helmersen 22.01.2014 Regionalplan for Vefsna, høringsuttale Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 29.01.2014 006/14 Kommunestyret 19.02.2014 29.01.2014 Formannskapet Møtebehandling: Bjørnar Hansen foreslår å utsette saken til onsdag 12.02.14. Bjørnar Hansen sitt forslag om å utsette saken enstemmig vedtatt. FS-006/14 Vedtak: Saken utsettes til onsdag 12.02.14.