Vareregister (BD00)
Page 2 of 17 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Vareregister 03.02.2014 BDR 3.0 Lagt info. om ny funk. <Justere beholdning> 21.05.2015 HamMir INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Søk og oppslag i vareregisteret.... 3 Beskrivelse av felter i varekortet... 6 Kan ikke endres i BD00... 7 Faner i vareregisteret.... 8 Prisfanen... 8 Fanen tillegg... 9 Fanen EAN... 10 Fanen Alternativ leverandør... 10 Fanen Matrise... 10 Knapper i vareregisteret:... 12 Knapper i Liste - visning:... 12 Knapper i varekortet... 14 Opprette ny vare i vareregisteret... 15 Opprette vare der EAN (GTIN) er ukjent.... 16
Page 3 of 17 Forord: Vareregisteret er «hjertet» i systemet. Data fra vareregisteret brukes til rapportering i mange forskjellige retninger i CS-Web, så det er veldig viktig at datagrunnlaget i vareregisteret er korrekt. Søk og oppslag i vareregisteret. Søk-feltet har mange forskjellige søkemuligheter. Vanlig tekst og «Enter» gir deg søk på varenavn1. Her listes søket etter varenavn1. Alternativt kan du bruke frisøk og søke med * som vil gi deg treff på alt som inneholder ordet du søkte etter både i varenavn1 og varenavn 2. I bildet under er søket huset*steiner + Enter og det gir ett treff Gå inn på varekortet ved å trykke Enter eller med knappen «Varekort», og der ser du all informasjon om varen og hvordan den er registrert i vareregisteret.
Page 4 of 17 Det finnes i tillegg flere andre søke alternativer. Du legger alltid inn verdien du skal søke etter først, for så å velge hvilke premisser du vil gjøre søket på. Skal du for eksempel søke etter leverandørens varenr på en artikkel så legger du inn leverandørens varenr 123468 i tilfellet under, og velg knappen Lev.artikkel.
Page 5 of 17 Da vil søket gi liste på leverandørens artikkelnr øverst, og vise resten av resultatene i stigende rekkefølge. Tilsvarende for de andre knappene. Det er også mulig å benytte knappen frisøk eller utvidet søk, men stort sett vil «stjernesøk» gi det samme resultatet som frisøk. Men utvidet søk gir deg en liste på forskjellige premisser som kan velges for søk: I tillegg kan man opprette egendefinert søk-knapp på matrise-søk. Hvis det for eksempel ofte søkes på matrise 6-serier. Da kan dette defineres i BD80, slik at det vises en egen knapp for serier.
Page 6 of 17 Fra BD80: MERK! Nummeret du legger i feltet <Egendefinert> kommer fra valgene under søkekriterier. Vises slik ved varesøk i BD00: Beskrivelse av felter i varekortet Det er svært mange felter å bli kjent med i varekortet. Men mange av dem er basert på tabeller og oppsett i andre program, som har en sammenheng med informasjon i varekortet. Forklaring til feltene: Varenr: EAN (det du skanner på varen). Lev. artikkelnr: Leverandørens artikkelnummer. Navn-1: Tittel/varenavn. Navn-2: Forfatter/varenavn2.
Page 7 of 17 Bongtekst: Blir automatisk satt til samme som Navn-1, men kan overstyres hvis ønskelig. Varegruppe: Søkbart felt, hentes fra varegruppetabell (BD01). Leverandør: Søkbart felt, hentes fra leverandørregister (BD70). Profil: Tabell fra profiloppsett i BD80. Her defineres det hvordan varen skal kalkuleres m.m. MVA: Tabell fra MVA oppsett i BD80, her defineres det om varen skal selges inkludert MVA eller ikke. Utgått eget lager: Kan styre om denne varen kan bestilles eller ikke. Utgått leverandørens lager: Kan styre om denne varen er utgått fra leverandør eller ikke. Sortiment: Fritekst, ikke styrt mot tabell men vises ved bestilling og på utvalgte salgsrapporter. Antall pr enhet: Hvor mange er det i den pakken som selges på dette EAN. Enhetstekst: Normalt sett stk, men være annet. Må defineres i BD80. Lev. status: Fritekst, kan være status som leverandør sender. Egenskaper: Matrise. Her vises definert matrise fra matriseregisteret. Kan defineres pr varesystem. Egne felter som er søkbare, disse er og kriterier for utvalg ved utvalgte rapporter (salg og andre oppslag). Lokasjon: Fysisk definering av plassering. Kan styres mot lokasjonstabell (OF08). Alternativ lokasjon: Et nivå til på lokasjon, blir ikke styrt mot lokasjonstabell. Min.best ant: Minste bestillingsantall som sendes leverandør. Systemet overstyrer til denne verdien hvis det blir bestilt under definert antall. Bestillingspunkt: Ved bruk av genererte bestillingsforslag basert på min/max verdier vil denne verdien si noe om når vare blir definert som klar til ny ordre inn. Bestillings-max: Ved bruk av generert bestillingsforslag, vil denne verdien være max av hva som foreslås på ny leverandørordre. Kan ikke endres i BD00 Beholdning: Viser antall på lager. Bestilt: Viser antall i bestilling. Bes. kunder: Viser antall av varen som er bestilt til kunder. Reservert: Viser antall som ligger på vent til å bli fakturert. Gjennomsyn: Viser antall som er levert ut til gjennomsyn. Disse feltene blir bare påvirket av endringer som skjer ved transaksjoner i henhold til beskrivelse av feltet. For eksempel beholdning vil kun bli endret ved mottak/salg/varetelling.
Page 8 of 17 Faner i vareregisteret. Prisfanen Rabatt-gruppe (Bok): Tabell over bokgrupper i henhold til norsk bokbransje standard. Må defineres i BD80/Rabatt-grupper (Bok). F5 i feltet rabatt-gruppe i BD00 viser listen fra BD80 Låst pris: Sett X her hvis du ikke vil at oppdatering fil-import skal overstyre utprisen. Valuta-kode: Følger valutakoden på leverandøren. Norske leverandører = Blank. Valuta-Pris: Pris i valuta. Grunnpris: Utgangspunkt for utregning av innpris. Opprettet: Dato for når varen ble opprettet. Rab-1%: Rabatt i forhold til grunnpris. Rab-2%: Kan brukes i tillegg til rab-1 hvis det må defineres spesielt. Frakt i kr.: Her kan det legges beløp for frakt på varen. Frakt i %: Her kan det legges % i frakt på varen. Innpris: Regnes ut basert på de premissene som er lagt i feltene over. F5 i feltet innpris gir deg oversikt over kostpris (FIFO) - hvilken pris varen hadde ved varemottak. Det er denne kostprisen som blir brukt for grunnlag til utregning av bruttofortjeneste ved salg. Sist solgt/sist kjøpt: Siste dato for varens aktivitet. Kalkyle: Utpris kan også beregnes basert på kalkyle. Basert på oppsett av profilen på varen vil kalkylen beregne en utpris basert på innverdi eller grunnpris. Utpris: Settes direkte med mindre det er bruk av påslagstabell og psykologisk pristabell (se egen dokumentasjon for dette). BF i %: Viser bruttofortjenesten som kan forventes basert på forhold mellom innpris og utpris. Til kasse: Stå i feltet BF i% og bruk knappen «Til kasse» (eller F5) så sendes denne varen til kassen. MVA-justert pris: Viser utsalgsprisen uten MVA der dette er aktuelt. Veiledende pris: Informasjonsfelt der det er aktuelt å legge inn en veiledende pris. På tilbud: Viser kampanjepris/tilbudspris når varen er med på en kampanje fra BD03. Melding: Dato for når siste melding er lagt inn. Er det dato her kan meldingen leses ved knappen «Tillegg» som du finner i listen ved søk.
Page 9 of 17 Fanen tillegg Følgende felter er aktuelt for bokhandel: Etikett: Hvilket etikettformat skal brukes ved utskrift av etiketter på varen (Ref Vedlikehold Etiketter (BD89)). Vareeier: Forlagets ID i henhold til norsk bokbransjestandard. Det er ikke sjekk mot tabell her, men for å kunne ta nytte av funksjonen basert på dette feltet i BD00 må det en komplett tabell på disse i vareeierregisteret (RE705). De andre feltene beskrives slik: Sesong: Brukes i tekstilmodulen. Avrunding: Avrundingskode i forhold til beregning av utpris. Må finnes tabell i BD80/Avrundings-koder. Serienr: Ved bruk av serienr, X,1,2 eller 3 = Krav til utfylling av serienr. m.m på kasse/of14. Sperre rabatt: Hvis varen skal ekskluderes fra rabatt-avtaler. Ref Ajourhold av rabatter (OF05). Produktklassifisering/vekt og kubikk der det brukes. Pant: Skal varen selges med pant, må det defineres i varekortet i dette feltet med beløp for pant.
Page 10 of 17 Fanen EAN Vise de EAN som eventuelt er lagt til som tilleggs-ean på denne varen. Fanen Alternativ leverandør Viser om det er lagt opp en alternativ leverandør i en periode på denne varen. (ref Knapp Alt.lev) Fanen Matrise Vise flere matriser der det er definert. Visning i varekortet er begrenset til 5 matriser, men finnes det flere (ref Matriseregisteret) vil disse vises i tillegg på denne fanen. Justere beholdning Funksjonen <Justere beholdning> brukes til å korrigere/overstyrer beholdning på en vare. For riktig bruk av funksjonen må du ta hensyn til følgende: Funksjonen må brukes med forsiktighet, og når du er 100% sikker på at det nye beholdningen gjelder Funksjonen er kun tilgjengelig for brukere med rett adgangsnivå Konferer med din kontaktperson på Visma for dokumentasjon eller veiledning omkring nivåstyring Den nye inntastede verdien vil overstyre den gamle- konferer avsnittet nedenfor omkring dette MERK! <Justere beholdning> vil KUN være aktiv for brukere med rett adgangsnivå og ikke til alle. Bruk av funksjonen: Gå inn på varekortet til den aktuelle varen du skal justere beholdning på. På den utvalgte vises en beholdning på (-1). Dette skal vi endre til 2 se bildet nedenfor:
Page 11 of 17 Fra bildet ovenfor klikk på <Justere beholdning>, og du vil få følgende bildet: I dette bildet angir du antallet du skal justere beholdningen til, i vårt tilfelle (2). Klikk <OK> for å lagret ny beholdningen. MERK! Det er svært viktig å huske at verdien du taster inn i feltet <Ny beholdning>, overstyrer <Nåværende beholdning>. Den legger IKKE på nåværende beholdning, slik at tallet 2-1 skal utgjøre 1. Resultat av endringen vil være som følgende: Du kan se at beholdningen på ovenstående vare har endret seg fra (-1) til (2).
Page 12 of 17 Knapper i vareregisteret: Det er mange knapper og funksjoner i vareregisteret. Det er forskjellige knapper tilgjengelig avhengig av hvor du står: Knapper i Liste - visning: : Brukes når du skal generere etiketter på varen. Sender en fil til «Uttak etiketter» (CS33), og selve utskriften av etikettene skjer derfra. Viser beholdning på andre butikker i samme varesystem. Viser slag/kjøp av varen pr måned i år og i fjor, i kroner og antall. Viser din butikk, men også mulig for oppslag på alle butikker i samme varesystem. Gir mulighet for å endre lokasjon og bestillingspunkter uten å måtte gå inn på varekortet. Viser salg/kjøp og historikk på kostpris (FIFO) på varen. Hvilken kampanje/tilbud varen er på (ref kampanje BD03). Brukes til å opprette består av vare. Se egen dokumentasjon. Varekortet, samme som Enter Nytt søk, samme som F4 Bestillinger som er aktive på varen
Page 13 of 17 Viser tilleggsinformasjon på varen, kan være fritekst. Tar deg til nytt bildet for flere valg: Retur: Legge inn eller vise returinformasjon på varen hvis aktuelt. Varestatistikk: Viser omsetning av kun denne varen pr butikk og definert på periode. Alternativ enhet: Ved bruk av alternativ enhet på varen legges det inn her. Melding: Lese eller registrere/redigere melding på varen. Kundestatistikk på denne varen: Viser om hvilke kunder som har handlet denne varen på kredittsalg (faktura). Melding: Vareregisteret og tydelig visning når det ligger en melding på varen I vareregisteret markeres det med grønt når det ligger en melding på varen.
Page 14 of 17 Knapper i varekortet Vises litt høyt i varekortet. Denne knappen har 2 kopifunksjoner. 1: Tar kopi av vareinformasjonen hvis du ønsker å opprette et nytt EAN med tilsvarende vareinformasjon. 2: Kopiere også EAN hvis du vil ta det med til OF14 for å «lime inn» der. Ellers er det følgende knapper: Viser logg på hvem/hva som har gjort endringer på utsalgspris (Utpris). Viser andre butikkers inn/ut-pris. Mulig å gjøre endringer direkte i listen. Legge til alternativ leverandør på varen (ref fanen alternativ leverandør). Ved bruk av alternativ enhet på varen legges det inn her. For å legge til flere EAN på varen (ref fanen EAN). Viser tilleggsinformasjon på varen, kan være fritekst. Det er en funksjon som gjør det mulig å legge bestillings-punkt antall og bestillings-max antall på flere butikker fra varekortet.
Page 15 of 17 Viser informasjon relatert til bok Slette varen fra vareregisteret. Det er kun varer uten beholdning eller aktive bestillinger som kan slettes. Det er kontroll mot alle butikker i samme varesystem. Viser slag/kjøp av varen pr måned i år og i fjor. I kroner og antall. Viser din butikk, men også mulig for oppslag på alle butikker i samme varesystem. Brukes for å sende denne varen til kassen. Stå i feltet BF i% og bruk denne knappen (eller F5) så sendes denne varen til kassen. Legge inn verdier i matrisefeltene. Til å opprette «Består-av» vare. Se egen dokumentasjon. Lagre endringer og gå ut av varekortet. Samme som tastaturknappen END. Ut av varekortet uten å lagre endringer. Samme som Esc på tastaturet. Opprette ny vare i vareregisteret Mange benytter muligheten for direkte import av varer fra leverandøren, eller ved innlesning fra Excel til OF50. Se egen dokumentasjon for dette. Opprette en ny vare i BD00 gjøres basert på at man har nødvendig vareinformasjon tilgjengelig. I inngangsbildet til BD00 legger du inn EAN (GTIN) i søkefeltet, og trykker Enter. Er det en ny vare/nytt EAN (GTIN) får du beskjed om «ukjent» og da vet du at denne ikke finnes i BD00. Velg så knappen «Ny vare», og du blir tatt til varekortet for å legge inn tilhørende vareinformasjon. Basert på at det er satt opp med kontroll på EAN på ditt firma vil BD00 sjekke at det EAN som brukes er gyldig EAN nr, før du tas til varekortet.
Page 16 of 17 Her legger du vareinformasjon i henhold til beskrivelse av feltene i dette dokumentet, eller basert på rutiner som eventuelt er laget for din bedrift. Når du er ferdig med nødvendig vareinformasjon velger du «Lagre» eller knappen «END» for å lagre endringene. Nå er varen opprettet i ditt vareregister. Opprette vare der EAN (GTIN) er ukjent. Varer som blir levert fra leverandør uten påtrykket EAN kan legges inn i BD00, der BD00 oppretter en EAN på varen. Da må du har leverandørens artikkelnr som ID. Ikke legg noe verdi i søkefeltet, men gå rett på knappen «Ny vare». Her lar du «Oppgi EANnr» stå blankt, og velger i stedet «Hent neste varenr». Da foreslår systemet neste ledige EAN, og du velger OK for å komme videre til varekortet.
Page 17 of 17 I varekortet er det nå viktig at du legger inn leverandørens artikkelnr, slik at varen får den ID en tilknyttet. Så legger du resten av vareinformasjonen inn, i henhold til beskrivelse av feltene i dette dokumentet. Fordi du nå har opprettet et EAN er det også nødvendig å velge den etikett-typen som er definert for pris-etikett med EAN. Du må skrive ut etiketter tilhørende denne varen, for at du skal kunne bruke skanner ved salg/annen registrering. Se beskrivelse av etikett i dette dokumentet.