Mulighetenes OPPLAND 02.10.2013

Mulighetenes OPPLAND 02.10.2013 IKT-strategi 2013-2016

OFK IKT-strategi 2013-2016 Innhold 1. Formål... 3 2. Visjon, overordnede mål og prinsipper for IKT... 4 3. Status og nåsituasjonen for IKT... 5 4. Rammebetingelser og eksterne føringer... 6 Lovgivning... 6 Teknologisk utvikling... 6 Nasjonale føringer og pålegg... 7 Fylkeskommunalt samarbeid... 7 5. Satsingsområder for IKT 2013-2016... 8 5.1 Felles arkitekturprinsipper og integrasjonsløsninger... 9 5.2 Elektroniske samhandlingsløsninger... 10 5.3 Nye fellessystemer... 11 5.4 Geografiske informasjonssystemer... 12 5.5 Digitalisere all kommunikasjon mellom OFK, befolkning, næringsliv... 13 5.6 Innovasjon og utvikling... 14 6. Organisering og styring av IKT... 15 7. Kompetanse... 17 8. Handlingsplan og økonomi... 18 2

1. Formål Den overordnede målsettingen for fylkeskommunens arbeid i 2012-2016 er uttrykt i styringsdokumentene for visjon, mål og strategier i Regional planstrategi og Regionalt handlingsprogram. Det legges opp til knytning mellom visjon, mål og strategier i fylkeskommunens styringsdokumenter og mål og prioriteringer i OFK IKT-strategi 2013-2016. Fylkeskommunen vil i tiden fremover merke utfordringer innen mange områder: Strammere økonomiske rammer, miljøutfordringer, raske skifter innen opplæring/skole, konkurranse om kompetanse til offentlig sektor og et sterkere press for sentralisering. Teknologien utvikler seg raskt, og samfunnet forventer at det offentlige i større grad tilbyr moderne, effektive og tilgjengelige digitale tjenester. Regjeringens program "På nett med innbyggerne" legger opp til en offensiv utvikling av offentlige digitale tjenester. IKT skal bidra til å støtte organisasjonspolitikken i OFK, og være et virkemiddel for å understøtte virksomheten og tjenesteproduksjonen. I tillegg skal det tas stilling til om, og i hvilken grad, IKT skal brukes aktivt som politisk og administrativt virkemiddel for samfunnsutvikling, næringsutvikling, utdanning, kultur, mv. IKT-strategien skal bidra til at satsing og utvikling innen IKT skjer koordinert og helhetlig på tvers av virksomheten i fylkeskommunen. Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning, og de ansattes kompetanse er avgjørende for utvikling og effektivisering av forvaltning og tjenester. IKT-strategien beskriver visjon, overordnet mål og prinsipper samt delmål og strategier for fylkeskommunens felles satsingsområder innen IKT. IKT-strategien vil være fylkesrådmannens styringsdokument og gi prioriteringer for perioden 2013-2016. I tillegg oppfordres det og legges opp til at fagenheter selv kan utarbeide del-strategier for utvikling og utnyttelse av IKT i egen virksomhet. OFK IKT-strategi følger prioriteringer i KS nylig vedtatte "Digitaliseringsstrategi 2013-2016 for kommuner og fylkeskommuner". I tillegg har regjeringen vedtatt digitaliseringsprogram "På nett med innbyggere". Fylkeskommunen vil også følge Difi (Direktoratet for IT-forvaltning) standarder for IKT, samt at gjeldende norsk lovverk stiller krav til utforming og bruk av våre IKT løsninger. Ambisjonsnivået i IKT-strategi for Oppland fylkeskommune er i tråd med den nasjonale IKT satsingen i kommuner og fylkeskommuner. Konkretisering av tiltak for å understøtte satsingsområder og prioriteringer i IKT-strategien fastsettes i årlig handlingsplaner. IKT-handlingsplan knyttes opp mot fylkeskommunens budsjett- og økonomiplanprosess. IKT-strategien skal være et «levende» dokument, og drøftes og revideres løpende i forhold til å møte interne og eksterne utfordringer. Mandat for arbeidet med IKT-strategien er beskrevet i saksdokument: 201201907-1. 3

2. Visjon, overordnede mål og prinsipper for IKT Fylkeskommunen ønsker å ligge i forkant i sin IKT-utvikling. Fylkeskommunens visjon for IKT er i tråd med Regjeringens nylig lanserte digitaliseringsprogram "På nett med innbyggerne" og KS satsing gjennom "Digitaliseringsstrategi 2013-2016 for kommuner og fylkeskommuner". Visjon for Oppland fylkeskommunes IKT-utvikling: "Fulldigitalisert fylkeskommune, på nett med innbyggerne". - IKT skal bidra til utvikling og innovasjon. Overordnede mål for IKT i Oppland fylkeskommune IKT skal støtte opp om virksomheten i Oppland fylkeskommune Oppnå en mer tilgjengelig og åpen forvaltning ved elektronisk samhandling internt og eksternt IKT skal bidra til å redusere tidkrevende arbeid og manuelle rutiner, og til å oppnå bedre ressursutnytting og gevinstrealisering Overordnede prinsipper, Oppland fylkeskommune skal: Satse visjonært, ligge i forkant og ta i bruk nye muligheter Etablere felles arkitekturprinsipper, integrerte IKT-løsninger og fulldigitaliserte tjenester Legge til rette for effektivisering og gevinstrealisering Legge til rette digital kommunikasjon i kontakt med publikum. Videreutvikle portaler med arbeidsflyt, innbyggerdialog og digital samhandling Sørge for standardisering, forenkling og brukervennlighet Legge til rette for IKT-samarbeid og -samordning regionalt og nasjonalt Øke ansattes kompetanse til å utnytte IKT Tilby moderne samhandlingsløsninger til alle ansatte Fig: Sammenhengen mellom visjon, mål, strategi og tiltak Visjon Overordnede mål og prinsipper Satsingsområder Mål Delmål - Strategi Årlig handlingsplan for IKT med tiltak, økonomi/rammer 4

3. Status og nåsituasjonen for IKT Fylkeskommunens sist vedtatte IKT-strategi utløp i 2008. I perioden 2009-2013 er det gjennomført årlig revidering og oppdatering av strategien og handlingsplan for IKT, nedfelt i FR-gjennomføringsdokument med tilhørende årlige budsjettrammer for felles IT-investeringer. Fylkeskommunens IKT-strategi har vært førende for IKT-utviklingen for alle deler av virksomhetene i OFK. Det er oppnådd gjennomgående felles infrastruktur og felles brukersystemer, samt at retningslinjer og felles rammeavtaler for IKT-anskaffelser er lagt til grunn for alle innkjøp i hele OFK. Dette har bidratt til standardisering og effektivisering. Det er etablert godt samarbeid med fylkeskommunens enheter om samordning, standardisering og bruk av felles løsninger. Oppland fylkeskommune vant ekommuneprisen i 2009 og ble vurdert best i Norge på digitale tjenester til innbyggere og næringsliv, sikkerhet og strategisk IKT-ledelse. OFK ble nominert til samme pris i 2011. Tidligere IKT-strategier har hatt hovedfokus på å etablere infrastruktur og bredbånd, informasjonsportaler, fellesløsninger, arkitektur og løsninger for elektronisk samhandling samt digitalisering av forvaltningsoppgaver. Fig: Satsingsområder i OFK IKT strategi 2001-2012 5

Noen eksempler på områder hvor fylkeskommunen ligger lang fremme, og har lykkes med sin IKTsatsing ved regionalt samarbeid og utvikling av nye tjenester er blant annet: Elektronisk billettsystem for kollektivtransport Sanntidssystem for trafikkinformasjon Innføring elektronisk pasientjournal og digital røntgen for tannhelsetjenesten Fullelektronisk sak-/arkivløsning og dokumenthåndtering Integrasjonsløsninger (Rett i Mappa) Elev-PC ordningen, innføring av felles ID for elever (Feide) Bredbånd fiber satsingen i alle regioner i Oppland I løpet av 2012-2013 er det gjennomført en kartlegging av fagenhetene og en besøksrunde til alle videregående skoler i Oppland. Kartleggingen er lagt til grunn for noen av de foreslåtte prioriteringer i IKT-strategien. Fagenhet IKT har også vært representert i referansegruppe for KS sitt arbeid med å utarbeide Digitaliseringsstrategi 2013-2016 for kommuner og fylkeskommuner. Hovedfokus i tidligere IKT-strategi har vært å bidra til en samordning av fylkeskommunens IKTutvikling. Det er lagt vekt på å oppnå stabile IKT tjenester med høy grad av sikkerhet, kvalitet og tilgjengelighet. De årlige handlingsplaner har vektlagt innføring av moderne verktøy og støttesystemer, slik at fagenheter og virksomheter i OFK får utført sine oppgaver og oppnår sine mål. 4. Rammebetingelser og eksterne føringer IKT er et viktig verktøy, som skal bidra til at politisk ledelse, administrativ toppledelse, sentraladministrasjonen og virksomheter når sine mål. Det er imidlertid en lang rekke rammer og eksterne føringer som må hensyntas ved utforming av IKT-strategi. Lovgivning Flere lover griper direkte inn i hvordan informasjonssystemer utformes og benyttes: Personopplysningsloven Forvaltningsloven (Forskrift om IT-standarder for offentlig forvaltning) Offentleglova Opplæringslova Helseregisterloven Arkivlova Teknologisk utvikling Den teknologiske utvikling går raskt, og må legges til grunn for strategiutvikling på alle plan. Den gir konsekvenser for hvordan arkitekturen utformes og hvordan data sikres. Den rådende utviklingen går fortsatt i retning mer mobilitet og åpne nettverk, samt "webifisering" av programvare, som innebærer at stadig flere felles- og fagsystemer blir tilgjengelige via vanlig nettleser. Dette gjør også at det legges til rette for at brukere kan benytte forskjellige klientmaskiner ("Bring your own device"). Som en konsekvens av denne utviklingen blir det mer fokus på å sikre selve dataene i stedet for å sikre datamaskinene og nettverkene. 6

Nasjonale føringer og pålegg OFK vil følge opp regjeringens nylig vedtatte digitaliseringsprogram "På nett med innbyggerne". Fylkeskommunens IKT strategi understøtter Difi (Direktoratet for IT forvaltning) sine nasjonale standarder og KS planer hvor elektronisk tjenesteyting skal være hovedløsningen for forvaltningens samhandling med brukere. KS har nylig utarbeidet IKT-strategi, "Digitaliseringsstrategi 2013-2016 for kommuner og fylkeskommuner", blant annet med bakgrunn i regjeringens nylig lanserte digitaliseringsprogram. På enkelte områder er det nedfelt nasjonale pålegg som fylkeskommunen må følge: Felles elektronisk ID for elever (Feide) Tilkobling til helsenett for refusjoner fra NAV NOARK 5 Opptak/eksamen videregående skole Universell utforming (digital deltakelse for alle) Personvern og informasjonssikkerhet Fylkeskommunalt samarbeid Fylkeskommunalt samarbeid innen IKT er ofte fundert ut fra praktiske og økonomiske forhold. De er imidlertid som oftest forpliktende og langsiktige og legger dermed føringer for utforming av strategi. Eksempler på områder hvor fylkeskommunen i dag har samarbeid er: VIGO Nytt skoleadministrativt system, SAS Buddy/Feide FOT-samarbeidet, sak/arkiv - dokumenthånderting og integrasjoner Tannhelse (Opus) Interkommunalt arkivsamarbeid om depottjenester 7

5. Satsingsområder for IKT 2013-2016 Oppland fylkeskommune ønsker å prioritere enkelte, felles satsingsområder i IKT-strategien. Disse skal bidra til å oppfylle visjon og overordnete mål for IKT. Satsingsområdene med tilhørende mål kan vurderes og revideres årlig som del av det løpende arbeidet med oppfølging av IKT-strategien og tilhørende handlingsplaner med tiltak. Felles satsingsområder for IKT 2013-2016 1. Etablere arkitekturprinsipper og integrasjonsløsninger 2. Legge til rette for elektronisk samhandlingsløsninger 3. Ta i bruk nye fellessystemer 4. Utvikle geografiske informasjonssystemer og bruk av kartsystemer i OFK 5. Digitalisere all kommunikasjon mellom OFK, befolkning og næringsliv 6. Innovasjon og utvikling Fig: Felles satsingsområder i OFK IKT strategi 2013-2016 Felles satsingsområder beskrives i det de etterfølgende underkapitler med mål, delmål og strategi for hvert satsingsområde. 8

5.1 Felles arkitekturprinsipper og integrasjonsløsninger OFK skal etablere og følge vedtatte IKT arkitekturprinsipper for at ulike IT-løsninger i Oppland fylkeskommune passer sammen og kan benyttes i sammenheng. Arkitekturprinsipper skal bidra til at alle får mulighet til elektronisk kontakt med fylkeskommunen i form av bedre utforming, ensartede samordnede arbeidsprosesser, enkel tilgang og at informasjon er oppdatert og tilgjengelig. Felles arkitektur i offentlig forvaltning kan ha den effekt at flere tjenester kan automatiseres blant annet gjennom elektronisk saksbehandling. Oppland fylkeskommune ønsker å legge Difis og KS anbefalte og obligatoriske IKT-standarder for offentlig sektor til grunn for anskaffelse og utvikling av systemløsninger. Systemløsninger skal støtte utveksling og deling av data til omkringliggende systemer med bruk av standardisert grensesnitt og standard kompenenter. Løsninger skal oppfylle forskrift til Forvaltningsloven om IT-standarder i offentlig forvaltning, og tilfredsstille de til en hver tid gjeldende krav som stilles i lover og forskrifter. Mål: OFK skal ha en helhetlig og effektiv IKT-utvikling, slik at fylkeskommunen kan samhandle elektronisk med innbyggere, næringsliv og med andre offentlige virksomheter. Delmål: Det skal oppnås bedre kvalitet på saksbehandling Potensialet for økt automatisering skal utnyttes Informasjon skal kun registreres en gang Oppnå et bedre analysegrunnlag for beslutninger Det skal være mulighet til elektronisk kontakt med fylkeskommunen i form av bedre utforming av ensartede og samordnede arbeidsprosesser Det skal finnes samordnede og tilgjengelige data i egnede formater slik at disse kan brukes i nye sammenhenger og understøtte helhetlige nettjenester og selvbetjeningsløsninger Strategi: Sørge for at tiltak som har betydning for flere tjenester blir samordnet Etablere sikker innlogging til fylkeskommunens tjenester (eid) Se innføring og utvikling av IKT-løsninger i sammenheng med arbeidsprosesser og organisering Legge til rette for større grad av samordning av arkitektur mellom statlige, kommunale og fylkeskommunale IKT-løsninger Etablere sikker utveksling av sensitiv informasjon til blant annet kommuner og publikum Sikre utveksling av data ved bruk av felleskomponenter og tjenesteorientert systemarkitektur 9

5.2 Elektroniske samhandlingsløsninger Informasjonsteknologi (IKT) er først og fremst er et virkemiddel for å nå fylkeskommunens mål om kvalitet, effektivitet og tjenesteproduksjon. Elektronisk samhandling er produksjon av sammensatte tjenester der digital informasjon skal flyte. Kompetanse om egne prosesser er vesentlig for å kunne føye dem sammen med andres. Den teknologiske utviklingen er i sterk endring. Brukere forventer større fleksibilitet og tilgjengelighet til IKT, "til enhver tid" og fra "hvor som helst". Mobilverktøy, lesebrett og portable PC-er tas i bruk i alle deler av virksomheten. Dette stiller nye krav til IKTløsninger, nettverkstilgang og kapasitet, til sikkerhet og autentisering, og til kompetanse hos brukere. IKT-løsningene benyttes også i sterkere grad til elektronisk samhandling og dialog med andre utenfor egen organisasjon. Sosiale medier, videomøter, øyeblikksmeldinger og tilgjengelighetsmarkering tas aktivt i bruk i alle deler av virksomheten i OFK og også av samarbeidspartnere og brukere av våre tjenester. Særlig i de videregående skolene, men også i de administrative og politiske deler av fylkeskommunen skjer denne utviklingen raskt. Fylkeskommunen ønsker å ligge i forkant i sin IKTutvikling, og vektlegger innføring av moderne og effektivitetsfremmende verktøy og støttesystemer slik at virksomheter og ansatte i OFK får utført sine oppgaver og oppnår sine målsettinger. Ansatte forventer også at OFK kan tilby moderne samhandlingsløsninger, som også blir viktig for å kunne tilby attraktiv en arbeidsplass i OFK. Mål: OKF skal oppnå effektivisering av arbeidsoppgaver og kvalitet i tjenesteproduksjonen Delmål: Tidkrevende arbeid og manuelle rutiner skal reduseres for å oppnå bedre ressursforbruk og gevinstrealisering Papirbasert kommunikasjon innen og mellom forvaltningsnivå og ovenfor brukere av tjenester, skal erstattes med elektronisk samhandling Arbeidsprosesser og oppgaveløsning skal legges om for å kunne ta ut forventete effektiviseringsgevinster Strategi: Ta i bruk nye teknologiske verktøy og muligheter Sørge for at ansatte har nok IKT-kompetanse til å utnytte fordelene ved elektronisk samhandling Tilby moderne samhandlingsløsninger til alle ansatte Øke bruken av videokonferanser internt og eksternt Øke bruk av mobile løsninger og sosiale medier Sørge for tilstrekkelig kapasitet og sikker tilgang til kommunikasjonsløsninger 10

5.3 Nye fellessystemer OFK har kommet langt på vei med å etablere moderne infrastruktur og løsninger for elektronisk samhandling og elektroniske tjenester. Det gjenstår imidlertid en god del for å kunne oppnå forenkling og forbedring i brukerens opplevelse av løsningene. Integrasjon mellom fagsystemer og administrative støttesystemer er nødvendig for å oppnå effektivitet, forenkling og reell digital samhandling internt og eksternt. Skjemaløsninger, innsynsløsninger og mekanismer for elektronisk signatur må etableres som grunnlag for en mer døgnåpen forvaltning. Målet er blant annet effektivisering og forenkling ovenfor innbyggere og brukere av våre tjenester. Skybaserte tjenester kan bidra til mer kostnadseffektiv drift og bedre tilgjengelighet. Dette bør utredes og vurderes nærmere. OFK er i ferd med å innføre nye IKT-systemer for helhetlig virksomhetsstyring, og innfører Visma Enterprise løsning er innen lønn/personal, regnskap/økonomi, innkjøp og virksomhetsstyring fra og med 2014. Nye skoleadministrative løsninger planlegges innført i 2016, hvor OFK nå deltar i felles anskaffelse av nye skoleadministrative systemer i samarbeid med øvrige fylkeskommuner og Oslo kommune. Andre løsninger videreutvikles og tilpasses til vedtatte standarder for IKT, eller nye løsninger vurderes fortløpende som erstatning for tidligere versjoner eller for å ivareta nye behov. Mål: OFK skal ha enhetlige, moderne og brukervennlige IKT-løsninger som støtter virksomhetens prosesser. Delmål: Unngå at samme data registreres flere ganger Effektive styringsverktøy skal være tilgjengelig Relevant informasjon skal være lett tilgjengelig for dem som har behov Drift av IKT-løsninger skal være kostnadseffektiv Bruken av papir skal reduseres, det skal legges til rette for utvikling av "Grønn IT" Elektroniske brukertjenester skal være universelt utformet Fellesløsninger skal støtte vedtatte IKT arkitekturprinsipper og standarder Strategi: Sørge for å automatisere, forenkle og standardisere prosessene på tvers av virksomhetene Anskaffe administrative løsninger og fagsystemer med sømløs integrasjon mellom de ulike delene av løsningen Legge til rette for at brukerne skal selv kunne utføre oppgaver gjennom selvbetjeningsløsninger Gjennomføre kostnad-/nyttevurdering ved anskaffelse av IKT-løsninger Gjeldende forskrift om universell utforming skal legges til grunn for anskaffelse/utvikling av IKTløsninger 11

5.4 Geografiske informasjonssystemer For å få et velfungerende samfunn er vi avhengig av at geografiske data (data om stedfestede objekter) etableres og gjøres tilgjengelig slik at alle kan nyttiggjøre seg av disse. Kjennetegnet på om vi har lykkes vil være om datagrunnlaget er fullstendig og pålitelig. Datagrunnlaget skal kunne brukes til prioriterte oppgaver som næringsutvikling, sysselsetting, bosetting og planprosesser innenfor planog bygningslovenes område mv. Det vil si at alle faktaopplysninger det er behov for finnes, og at de er tilrettelagt slik at de enkelt kan brukes som et middel for effektive og åpne planprosesser og en god gjennomføring. GIS brukt som verktøy i saksbehandling, planlegging og prosjektering i en organisasjon vil kunne føre til opp til en halvering av kostnadene til å skaffe oppdaterte informasjon. Det er en omfattende oppgave å gjøre OFKs stedfestede informasjon tilgjengelig i digital form. Det må derfor nøye vurderes hva som skal presenteres i et geografisk informasjonssystem, og det må settes av tilstrekkelig med ressurser for å få gjennomført digitaliseringen. Oppland fylkeskommune deltar i samarbeidet om utviklingen av innsynsløsningen "InnlandsGIS" sammen med Hedmark fylkeskommune og fylkesmennene i Hedmark og Oppland. Partene er forpliktet til å delta med ressurser i samarbeidet, enten i form av arbeidsinnsats eller alternativ økt økonomisk bidrag. Mål: OFKs stedfestede informasjon digitaliseres og gjøres tilgjengelig internt og eksternt skal, så langt det anses som hensiktsmessig. Delmål: Bedre offentlig saksbehandling ved bruk av geografisk informasjon Økt bruk av geografiske data for å fremme den samfunnsmessige nytten av slike data Arealplaner, mm skal digitaliseres og legges ut på nettet. Stedfestet informasjon som har allmenn interesse skal være tilgjengelig for publikum på døgnåpen geografisk informasjonsportal GIS på Internett skal være en viktig plattform for fremtidig planlegging og informasjon Økt sikkerhet og effektivitet ved lagring og gjenfinning av kartdata innen kulturminnevern, plansaker og samferdsel. Strategi: Legge til rette for integrert bruk av geografisk informasjon i de ulike saks- og støttesystemer Gjøre tilgjengelig kart og geografisk informasjon for ansatte gjennom innsynsløsninger som samhandler med arkivsystem, for derigjennom å sikre tverrfaglig anvendelse. Avsette tilstrekkelig med ressurser for å ivareta forpliktelsen i samarbeidet om utvikling av "InnlandsGIS", samt sørge for nødvendig tverrfaglig koordinering for utvikling av eget geografisk informasjonssystem Arbeide aktivt med kompetanseutvikling, både på saksbehandlernivå og på ledernivå Legge forholdene til rette for interkommunale samarbeidsløsninger 12

5.5 Digitalisere all kommunikasjon mellom OFK, befolkning, næringsliv Når brukeren skal være i sentrum stiller det krav til organisering av arbeidet i fylkeskommunen. Vi ønsker å utvikle nye løsninger og oppnå mer effektiv samhandling på tvers av forvaltningsnivåer, virksomheter og strukturer. Dette krever at vi holder sterk styring og fokus på gjennomføring. Ting "går seg ikke til" underveis. Er de offentlige tjenestene tilpasset brukernes behov? Vi må tenkes nytt i forhold til hvordan gjør ting i dag. Innføring av tjenester basert på SMS, chat, telefon, sosiale medier og andre møteplasser vil blant annet kunne innebære nye åpningstider for at tjenester skal kunne tilbys 24/7. Forbrukerne går fra PC til mobil og nettbrett. Det er en sterk vekst i at man kobler nettbrett med skreddersydde bransjeløsninger, også for offentlige tjenester. Politikere og beslutningstakere forventer informasjon - over alt - hele tiden - papirløst. Saksbehandlere kan benytte lesebrett til befaringer og ved reiser. Forbrukerne driver utviklingen gjennom økte forventinger, og forventer at det offentlige tilbyr ulike tjeneste-"app er". Det er stort innsparingspotensial ved å digitalisere mer av de offentlige tjenestene og arbeidsprosessene. Regjeringens mål er at statsforvaltningen, kommuner og fylkeskommuner så langt det er mulig skal være tilgjengelig på nett en fulldigitalisert forvaltning. En digitalisert forvaltning som skal gi bedre tjenester og at digitalisering skal frigjøre ressurser til områder der behovet er stort. Mål: Mer effektiv ressursbruk, bedre og raskere møte med fylkeskommunen Delmål: OFKs tjenester skal være serviceorienterte med god kvalitet og tilpasset brukerens ønsker, behov og forventninger Innbyggerne, næringsliv og samarbeidspartnere skal "eie" sin sak og skal kunne følge saksbehandlingen Overføring og utveksling av data skal ikke kompliseres av formater eller andre tekniske hindre Kommunikasjon med fylkeskommunen skal skje digitalt Strategi: Legge trykk på digitaliseringen i de enkelte fagområder og virksomhetene i OFK Sørge for at arbeidsprosessene blir fulldigitaliserte, Sørge for at sikkerhetsløsninger gjøres så enkle at de ikke oppleves som en uoverstigelig barriere Samordne fylkeskommunens IKT-strategi mellom fylkeskommune, kommune og stat Velge robuste løsninger med tilstrekkelig ytelse, kapasitet og tilgjengelighet Utvikle løsninger som kan godta flere standarder for passord/innlogging (BankID, Buypass, Commfides, etc.) 13

5.6 Innovasjon og utvikling Innovasjon er motiverende og krevende. For å nå ambisiøse mål må organisasjonen ha vilje til nyskaping og endring. Innovasjon satt i system gjør at gode ideer og ny teknologi blir ivaretatt og foredlet. Vilje til endring handler om å få enkeltmennesker til å være åpne for nye muligheter. Hvordan skal vi i Oppland fylkeskommune bruke IKT til å sikre økt verdiskaping og fremme innovasjon? Vi må få frem de beste forslagene til hvordan legge til rette for gode tjenester for brukerne, innovasjon i næringslivet og gode løsninger i det offentlige. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv er ønsket om å effektivisere interne prosesser og i større grad gi innbyggerne mulighet til å kommunisere med det offentlige ved hjelp av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Kommuner og fylkeskommuner vil i stor grad utvikle de samme løsningene, eventuelt med lokale justeringer. Det er derfor naturlig at kommunene samarbeider rundt etablering av slike løsninger, både lokalt, regionalt og nasjonalt. Gjennom standardisering, utvikling av felles kravspesifikasjoner og deling av teknologi og kompetanse kan kommunesektoren utvikle tjenester av høy kvalitet. Mål: Oppnå effektivisering, utvikle nye og bedre tjenester til interne og eksterne ved bruk ny teknologi og nye arbeidsprosesser og/eller ny organisasjonsform. Delmål: IKT skal bidra til innovasjon og utvikling OFK skal ha en endringskultur hvor ansatte er mottakelige for nye løsninger OFK skal være en organisasjon som raskt gjør nytte av nye løsninger og ny teknologi Strategi: Delta i utvikling og utprøving av nye teknologiske løsninger innenfor utvalgte områder Være pådriver for nødvendige omstillinger. Videreutvikling av IKT regionalt og nasjonalt Bygge opp og/eller delta i samarbeid og kompetansenettverk i og mellom fylkeskommuner og kommunene Legge til rette for innovasjon i egen organisasjon og hos leverandører/utviklere Utnytte finansieringsordninger Tilrettelegge for alternative måter å utnytte IKT på hvor bruken støtter læring og tverrfaglig samarbeid 14

6. Organisering og styring av IKT Rolle og ansvarsfordeling innen IKT De aller fleste IKT-saker behandles administrativt. Fylkesrådmannen vedtar fylkeskommunens IKTstrategi og således gir føringer på IKT-området som skal gjelde hele fylkeskommunen. Enkelte IKTsaker underlegges imidlertid politisk behandling. Dette gjelder for eksempel elev- PC ordningen, infotavler og billetteringssystemer til Opplandstrafikk, samt annen utvikling av felles infrastruktur i Oppland fylkeskommune. Årlig investeringsramme for felles IKT infrastruktur vedtas av fylkestinget. Fagenhet IKT i sentraladministrasjonen håndterer oppgaver og ansvar innen IKT på vegne av fylkesrådmannen. Alle fylkeskommunens enheter knyttes sammen i et bredbåndsnett. Det satses på fellesløsninger der dette er hensiktsmessig, etter som dette gir store besparelser og andre gevinster. IKT-strategien har et fire-års perspektiv, og gjelder frem til og med 2016. Under normale omstendigheter vil det ikke være behov for årlige revisjoner av strategien. Ved vesentlige forandringer i forutsetningene som strategien bygger på, kan det imidlertid være aktuelt med en revisjon. Endring av denne IKT-strategien skal godkjennes av fylkesrådmannen. I korte trekk er ansvar og oppgavefordelingen slik: Fylkesrådmann har ansvar for konsern IKT-strategien. Strategien med prioriterte tiltak/handlingsplan skal behandles hvert år av FR-ledergruppe. Rapportering i forbindelse med IKT-strategi og handlingsplaner følges opp i FR-dialogmøter. Ansvar for fellessystemer og nettinfrastruktur herunder konsernnettet ligger hos fylkesrådmannen. Ansvaret for videreutvikling/anskaffelse av virksomhetsspesifikke systemer, tillegges det respektive virksomhetsområde. Med unntak av fellesinfrastrukturmidler som skal bidra til utbygging og vedlikehold av felles infrastruktur skal anskaffelse og drift av teknologi i hovedtrekk finansieres og kostnadsføres i den virksomhet som teknologien skal anvendes. Eiere av fellessystemer og virksomhetsspesifikke systemer er ansvarlig for å tilpasse systemene til å kunne avgi relevant informasjon til Intranett/Internett og til vedtatte fellessystemer. Økonomisk nytte/gevinst i forbindelse med større systemoppgraderinger og IKTinvesteringer synliggjøres i budsjett/økonomiplaner og IKT-handlingsplaner. 15

Organisering IKT Fagenhet IKT Er felles utviklings-, drift- og støttefunksjon hos fylkesrådmannen. Har ansvaret for felles konsern IKT-strategi samt utvikling, drift/støtte og Servicedesk i forbindelse med felles kommunikasjonsnett og administrative/fagenhetenes fellesløsninger Planlegging og oppfølging av årlig handlingsplan for IKT Er systemeier for flere fellessystemer og felles infrastruktur. Har i tillegg ansvar for utvikling, drift- og støtte for fagenhetenes og virksomhetenes fellesløsninger. Har rådgivnings- og samordningsansvar og overordnet faglig ansvar for det som er felles for IKT-bruk og felles IKT-løsninger i hele fylkeskommunens virksomhet. Skal også ha ansvar og bistå i utviklingsprosjekter og fylkeskommunale bidrag til økt innovasjon og utvikling i Oppland innen IKT området. Har ansvar for det strategiske og operative arbeidet hva gjelder OFK sine fellessystemer, herunder planlegging, budsjettering og leveranse av tilhørende tjenester. Er tjenesteeier for SLA (driftsavtaler) og for å overholde avtalte servicenivåer. Virksomhetenes og fagenhetenes IKT-miljøer De videregående skolene har selvstendig ansvar for lokal IKT-infrastruktur og lokale IKT-løsninger for den enkelte virksomhet. Der lokal infrastruktur er integrert eller samspiller med fellesløsninger skal disse tilpasses gjeldende vedtatte standarder. Fylkesopplæringssjefen tar beslutning om valg av felles infrastruktur og felles løsninger for de videregående skolene. Fylkesopplæringssjefen er ansvarlig for relevant og god deltakelse i beslutningsprosesser for valg av felles løsninger. Enkelte fagenheter/virksomheter har egne IKT-medarbeidere med særskilt ansvar for oppgaver innen planlegging, rådgivning, drift og støtte innen IKT. Fagenhetene/virksomhetene har også ansvar for å bidra til samarbeide med fagenhet IKT og koordinere felles aktiviteter og drifts-/støtte oppgaver knyttet til virksomhetens egne IKT-løsninger. 16

Organisering av eierskap og administrasjon av systemer Systemeier HVEM: Systemeier knyttet til en stilling og den lederfunksjonen med hovedansvar for anvendelse av løsningen/systemet i organisasjonen ROLLE: Er leverandørens kontraktspart og som eier avtalen i organisasjonen. System eier har det avtalemessige, sikkerhetsmessige og økonomiske ansvaret for systemet, for anvendelse, økonomi, drift og utvikling Fagsystemene eies som regel av fagenhetslederen, leder av virksomhet/virksomhetsområde. Felles systemer og felles basis infrastruktur eies og driftes av fagenhet IKT. Systemansvarlig HVEM: Systemansvarlig er en navngitt person i organisasjonen. Vedkommende pekes ut og får fullmakt og myndighet fra systemeier. ROLLE: Systemansvarlig forvalter avtalen på vegne av systemeier og er den som har ansvaret for daglig bruk/anvendelse, administrasjon og drift av systemet. Systemansvarlig er hovedkontakt mot leverandør og hovedansvarlig for systemadministrasjon, og sørger for drift, opplæring og brukerstøtte via superbrukere. Systemansvarlig skal også orientere seg om andre relaterte systemer og løsninger i organisasjonen. Systemadministrasjon HVEM: System administrasjon drift legges som hovedregel til en person/funksjon i fagenhet IKT for felles systemer, eller til navngitt person i den enkelte fagenhet/virksomhet for virksomhetsspesifikt lokalt system. HVEM: System administrasjon oppgaver innen opplæring, brukerstøtte og utvikling kan legges til en egnet person i organisasjonen. ROLLE: System administrasjon er den daglige administrasjonen, adm. av brukere, opplæring, brukerstøtte, tilgang osv. Opplæring kan også gjerne leveres av andre, eksterne og interne. Systemansvarlig IKT ServiceDesk/Superbruker er ansvarlig for informasjon, foreslår utvikling, avvikling osv. til systemeier To typer brukerstøtte; ServiceDesk og anvendelse. HVEM: Daglig brukerstøtte på systemet/løsningen utføres av navngitte brukerstøttepersoner med tilstrekkelig kompetanse samt superbrukere som selv er brukere og medarbeidere i enhetene. HVEM: Teknisk brukerstøtte, fysisk tilgang etc. for felles systemer utføres av fagenhet IKT. ROLLE: teknisk (feilmeldinger, tilgang, drift osv.) og brukerstøtte for systemet. Noen av disse kan være superbrukere. 7. Kompetanse Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Systemeiers og ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling og effektivisering av forvaltning og tjenesteyting. Oppland fylkeskommune skal legge til rette for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger. Fylkeskommunens ansatte skal også kunne gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av digitale tjenester som tilbys. Vedtatte prinsipper nedfelt i Læringsstrategi for Oppland fylkeskommune legges til grunn for kompetanseutvikling ved innføring og bruk av IKT. Systemeiere for de ulike delsystemer er ansvarlig for at det legges til rette tilstrekkelig IKT-opplæring til ansatte og brukere. Fagenhet IKT skal være en pådriver for å utvikle IKT-kompetanse og styrke IKT-utviklingen i Oppland Fylkeskommune. Dette skal gjøres ved å samarbeide med eksisterende faglige miljøer, og ved å bidra til og delta i nettverksdannelser. 17

8. Handlingsplan og økonomi I tråd med IKT-strategien og tilhørende satsingsområder skal det utarbeides årlige handlingsplaner som del av fylkeskommunens plan- og budsjettarbeid. Finansieringen må være løpende og tilstrekkelig. Tiltakene bør rammefinansieres over tid. Forutsigbarhet over tid er en nøkkelfaktor til oppfyllelse av målene i den vedtatte IKT-strategien. Langsiktig finansiering vil også bidra til å sikre nødvendig innovasjon og utvikling på området. Fagenhet IKT og virksomhetsområdene skal spille inn forslag om felles IT-investeringer og tilhørende driftskostnader til fylkesrådmannen i den årlige budsjettprosessen. Fagenhet IKT har ansvar for det strategiske og operative arbeidet hva gjelder OFK sine fellessystemer og felles infrastruktur, herunder planlegging, budsjettering og leveranse av tilhørende tjenester. Med unntak av rammen for felles IT-investeringer som skal bidra til utbygging og vedlikehold av fylkeskommunens felles infrastruktur, skal anskaffelse og drift av virksomhetens løsninger og teknologi i hovedtrekk finansieres og kostnadsføres i den virksomhet som teknologien skal anvendes. Budsjett for felles IT-investeringer forvaltes av fagenhet IKT vedtas i årlig FRgjennomføringsdokument, og kommer i tillegg til fagenhet IKT årlige rammer for IKT-drift. 18

19

20