Møteinnkalling Grimstad kontrollutvalg Dato: 14.10.2015 kl. 9:00 Møtested: Rådhuset, Møterom Hamsun 3. etasje Arkivsak: 15/10152 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller tlf. 90589043. Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Økonomisjef Helge Moen, sak 35/15 kl. 09:00 Kommunalsjef Berit Grønning Nielsen, sak 36/15 ca. kl. 09:30 Fagansvarlig Petter Tobiassen, sak 37/15 ca. kl. 10:00 Juridisk seniorrådgiver Hallvard Bjørgum, sak 37/15 ca. kl. 10:00 Konstituert kommunalsjef Heide Sten-Halvorsen, sak 38/15 ca. kl. 10:20 Ordfører Hans Antonsen, sak 39/15 ca. kl. 10:40 Etter møtet vil kontrollutvalgets møtende medlemmer/varamedlemmer bli invitert til en enkel avslutningslunsj på Smag og Behag, ca. kl. 12:00. Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/10152-8 Godkjenning av innkalling 14.10.2015 3 Møteprotokoll 2/15 15/10152-7 Godkjenning av protokoll fra møte 8.9.2015 4 Saker til behandling 35/15 15/13981-1 Orientering om 2. tertial 2015 5 36/15 15/14310-1 Orientering om kjøp av helsetjenester 6 1
37/15 15/14326-1 Orientering om kommunens rolle som frembortfester av eiendom 7 38/15 15/14329-4 Matrikkeltilsyn gjennomført i Grimstad kommune 8 39/15 15/14339-1 Dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret perioden 2011-2015 10 40/15 15/14027-1 Oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS 11 41/15 15/12852-3 Andre orienteringer 14.10.2015 12 42/15 15/12853-3 Referat- og drøftingssaker 14.10.2015 13 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 07.10.2015 For kontrollutvalgsleder Gunnar Topland Benedikte Vonen Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av innkalling 14.10.2015 Arkivsak-dok. 15/10152-8 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 2/15 Innkalling til møte 14.10.2015 godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte 8.9.2015 Arkivsak-dok. 15/10152-7 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 2/15 Protokoll fra møte 8.9.2015 godkjennes. Vedlegg: Protokoll 2015-09-08 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 35/15 Orientering om 2. tertial 2015 Arkivsak-dok. 15/13981-1 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 35/15 Redegjørelsen tas til orientering. Grimstad kommune ligger etter 2. tertial an til en ytterligere forverring av forventet resultat for 2015, sammenlignet med situasjonen etter 1. tertial. Kontrollutvalget skal ikke behandle rapport fra 2. tertial, men det er en naturlig anledning for kontrollutvalget til å gjøre seg kjent med kommunens økonomiske situasjon og utfordringer. Dette er viktig for å kunne utføre den tilsynsrollen kontrollutvalget har i kommunen. Økonomisjef Helge Moen orienterer om Grimstad kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2015 i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Det blir ikke sendt ut vedlegg i saken, da disse nå kun legges ut på kommunens hjemmeside og ikke egner seg til å trykkes opp. Selve saksfremlegget fra rådmannen ligger i sakspapirene til kommunestyret 19.10.2015. 5
36/15 Orientering om kjøp av helsetjenester Arkivsak-dok. 15/14310-1 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 36/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Rådmannen har avdekket at det over tid er kjøpt inn tjenester til helsesektoren i kommunen fra leverandører som ikke har rammeavtale med kommunen. Han ønsker å orientere kontrollutvalget om saken. Kommunalsjef Berit Grønning Nielsen vil orientere i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Vi gjør oppmerksom på at det kan bli aktuelt for kontrollutvalget å vurdere å lukke møtet med hjemmel i kommuneloven 31 punkt 2 og/eller 5. 6
37/15 Orientering om kommunens rolle som frembortfester av eiendom Arkivsak-dok. 15/14326-1 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 37/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. I tomteområdet Prestegårdsskogen i Grimstad er tomtene bortfestet fra Opplysningsvesenets fond til Grimstad kommune, som så fremfester tomtene videre til innbyggere til boligformål. Kontrollutvalget har bedt om en orientering om kommunens rolle i dette bildet. Hvilke regelverk og retningslinjer har kommunen å forholde seg til, og hvordan sikrer kommunen at dette skjer på rett måte? Hvilken rettspraksis er styrende på området? Spørsmålet har dukket opp i forbindelse med at fondet overfor Grimstad kommune har varslet om en kraftig økning av festeavgiften. På bakgrunn av dette har kommunen varslet fremfesterne om avgiftsregulering tilsvarende som i kommunens forhold til fondet. Fremfestere (innbyggere) har stilt spørsmål ved om kommunens praksis med å legge hele denne økningen i festeavgift over på innbyggerne, er korrekt. Det er likevel viktig at det er det generelle og overordnede i denne type saker som er av kontrollutvalgets interesse, og ikke en enkelt sak. Fagansvarlig Petter Tobiassen og juridisk seniorrådgiver Hallvard Bjørgum vil orientere i saken i møtet. 7
38/15 Matrikkeltilsyn gjennomført i Grimstad kommune Arkivsak-dok. 15/14329-4 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 38/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber om bekreftelse når avvik er lukket. Statens Kartverk gjennomførte våren 2015 tilsyn med Grimstad kommune som matrikkelmyndighet. Endelig rapport fra tilsynet forelå 9.6.2015 og inneholdt følgende konklusjon: Avvik: - I saker som krever oppmålingsforretning har kommunen innarbeidet rutiner som ikke er i samsvar med matrikkellovens krav. - Kommunens føring av bygningsopplysninger i matrikkelen er mangelfull. Merknad: - Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kartverket ba om skriftlig tilbakemelding fra kommunen innen 1.9.2015 med redegjørelse for de tiltakene som gjennomføres for å rette opp avvikene. Konstituert kommunalsjef Heidi Sten-Halvorsen vil orientere om oppfølgingen av tilsynet i møtet. Vedlegg: Tilsynsrapport fra Statens Kartverk matrikkel Tilsynsopplysninger Varsel om matrikkeltilsyn Vedlegg til sak 8
9
39/15 Dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret perioden 2011-2015 Arkivsak-dok. 15/14339-1 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 39/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget skal være kommunestyrets eget redskap i den kommunale egenkontrollen. Ved siden av rådmannens og revisjonens ansvar for kontroll, tilsyn og revisjon, har kontrollutvalget på oppdrag fra kommunestyret ansvar for å føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen. Dette er periodens siste møte i kontrollutvalget, og det er tid for ettertanke og å gi gode råd fremover til neste kontrollutvalg. Ordfører Hans Antonsen møter i utvalget for å drøfte den dialogen som har vært mellom kontrollutvalget og kommunestyret i perioden 2011-2015. 10
40/15 Oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS Arkivsak-dok. 15/14027-1 Arkivkode. 217 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 40/15 Kontrollutvalget ber Arendal Revisjonsdistrikt IKS utføre oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. I saksfremlegget til sak 28/15 Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Grimstad (behandlet i kontrollutvalgets møte 8.9.2015), viste saksbehandler til prioriteringene som var gjort i forhold til gjennomføring av selskapskontroller i inneværende periode. En bestilt selskapskontroll i Biva AS var blitt stanset pga. mulige endringer i eierstruktur. Ett av de andre selskapene som var prioritert i Plan for selskapskontroll for Grimstad kommune for perioden 2013-2015, var Agder IKT Driftssenter IKS. Det ble gjennomført selskapskontroll i dette selskapet i 2009. Denne er ikke senere blitt fulgt opp, med tanke på om merknader er tatt til følge. Av hensyn til ressurser tilgjengelige for gjennomføring av selskapskontroll i inneværende periode, har Arendal Revisjonsdistrikt IKS sagt seg villige til å gjennomføre en oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. Vurdering fra sekretariatet: Det er 6 år siden det ble gjennomført selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. For denne type selskap er dette lang tid, og det er stor sannsynlighet for at store endringer er gjennomført i selskapet og i forholdet mellom selskapet og kommunen siden den tid. Det er likevel på sin plass å følge opp de anbefalingene som ble gitt til selskapet og kommunen i 2009, slik at eventuelle uavklarte forhold kan sjekkes ut. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget ber revisjonen utføre en oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. 11
41/15 Andre orienteringer 14.10.2015 Arkivsak-dok. 15/12852-3 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 41/15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisor 2. Orienteringer fra leder 3. Orienteringer fra sekretariatet 12
42/15 Referat- og drøftingssaker 14.10.2015 Arkivsak-dok. 15/12853-3 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 14.10.2015 42/15 Saken tas til orientering. 1. Erfaringer fra inneværende periode tips og råd til nytt kontrollutvalg 2. Neste møte 2.12.2015 3. Eventuelt 13