Medarbeiderundersøkelsen 2013.

Dato: 18.11.2013 Saksbehandler: Monica Holmen Skjeldrum/ Karin Ask-Henriksen Direkte telefon: Vår referanse: Deres referanse: Klinikk/avdeling: HR- avdelingen Medarbeiderundersøkelsen 2013. Møte Saksnr. Møtedato Styremøte 63/2013 25.11.13 Ingress Vestre Viken gjennomførte medarbeiderundersøkelsen i september. Årets svarprosent endte på 77 %, hvilket var en klar forbedring fra i fjor da svarprosenten var 73 %. Svarprosenten i 2011 var 66 %. Dette er en god indikasjon på at engasjementet rundt undersøkelsen er økende. Det oppleves at en økende andel ledere ser viktigheten av å følge opp resultatene og de tiltak som seksjonen setter i handlingsplanen. I rapporten for Vestre Viken på totalnivå er det en økning i skår innenfor de aller fleste spørsmålene sammenlignet med i fjor, og ingen av spørsmålene viser nedgang. Spesielt gledelig er det å se økning innen områdene faglig utvikling, medvirkning og jobbtilfredshet. Ledere har mottatt rapporter med resultatene for sin enhet og jobber nå med videre oppfølging av disse som en del av det lokale forbedringsarbeidet. Forslag til vedtak Styret tar saken om medarbeiderundersøkelsen, presentasjon av resultater 2013 og videre prosess til orientering. Drammen, 18. november 2013 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Formål

Medarbeiderundersøkelsen er en årlig spørreundersøkelse, og er i første rekke et verktøy i det lokale forbedringsarbeidet av arbeidsmiljøet. Den er en del av en felles standard for kartlegging og oppfølgingsarbeid, som helseforetakene i Helse Sør-Øst følger. Hensikten med medarbeiderundersøkelsen: 1. Lokalt forbedringsarbeid Å gi den enkelte leder og medarbeidere en oversikt over hvordan kolleger som jobber sammen oppfatter sin arbeidssituasjon Identifisere styrker og forbedringsbehov i egen enhet Utvikle organisasjonen og arbeidsmiljøet 2. Styringsinformasjon Få en oversikt over det totale bildet med hensyn til hva medarbeidere i foretaket mener om sin arbeidssituasjon Kontroll av det systematiske HMS arbeidet Spørreskjemaet som benyttes er utviklet for å få frem variasjon i synspunkter innen enhetene om forhold som påvirker motivasjon, trivsel og helse hos medarbeiderne. Gjennomføringen Vestre Viken gjennomførte undersøkelsen i løpet av september. Årets svarprosent endte på 77 %, hvilket var en god forbedring fra i fjor da svarprosenten var 73 %. Svarprosenten i 2011 var på 66 % og i 2010 var 60 %. Under presenteres en oversikt over svarprosent ved de ulike klinikkene: Svarprosent Antall i enhet Vestre Viken 77 % 6515 Drammen sykehus % 1548 Bærum sykehus 80 % 899 Ringerike sykehus 78 % 529 Kongsberg sykehus 74 % 291 Intern service 80 % 516 Psykisk helse og rus 74 % 1670 Prehospitale tjenester 62 % 278 Medisinsk diagnostikk 84 % 545 Administrasjon VVHF 87 % 229 Foretaksledelse 100 % 10

Undersøkelsen ble i 2013 gjennomført med verktøyet Confirmit, det samme som ved de tre foregående årene. Verktøyet fungerer svært bra og det har ikke vært noen tekniske utfordringer i årets undersøkelse. Spørsmål og tolkning av rapporter Spørsmålene i undersøkelsen 2013 er identiske med spørsmålene i 2012 og 2011. Medarbeiderundersøkelsen består av følgende hovedområder: Resultat og utviklingsfokus, verdier, arbeidsglede og motivasjon, arbeidsmiljø og samspill, opplevd vold og trusler, jobbrelatert sykefravær, opplevd lederadferd, pasientsikkerhetskultur og likeverd. Hvert hovedområde er delt inn i delområder med enkeltspørsmål. Resultater fra hovedområdene og delområdene blir presentert senere i saken. Spørreskjemaet består av totalt 16 tema hvorav 65 spørsmål (5 bakgrunn, 57 skalaspørsmål, 8 ja/nei utsjekkspørsmål) Resultatene presenteres i rapporten på en skala fra 1 100 der 1 oppfattes som mest belastende/minst ønsket og 100 minst belastende/mest ønsket. I rapportene den enkelte enhet mottar, sammenlignes resultatene både mot fjorårets resultater, samt en norm som er satt med bakgrunn i 42 000 svar i HSØ i 2012. Rapportene med resultater fra undersøkelsen ble sendt til de respektive ledere 28. oktober 2013. Enheter med 5 eller flere besvarte undersøkelser får egen rapport. Rapporten skal danne grunnlag for arbeid med eget arbeidsmiljø i den enkelte enhet/seksjon. Alle ledere skal presentere resultatene for sine ansatte. Medarbeidere som skal svare på Medarbeiderundersøkelsen: Alle ansatte som er ansatt i minst 30 % stilling i enheten. Medarbeidere som ikke skal svare på Medarbeiderundersøkelsen: Ansatte som har vært ansatt kortere enn 3 måneder Ansatte som er ute av sykehuset i ulønnet permisjon Timelønnede/tilkallingsvikarer Ansatte som har vært sykemeldt eller i annen permisjon over 1 år

Resultater 2013 I diagrammene som følger, presenteres totale skår for Vestre Viken i 2013 sammenlignet med skår i 2012 og 2011.Resultatene er presentert per hovedemne, med resultater for delområdene (gjennomsnitt av spørsmålene som er definert i delområdet). Det er en økning i skår innenfor de aller fleste spørsmålene fra i fjor, og ingen av spørsmålene viser nedgang. Det er heller ingen avvik fra norm på noen av spørsmålene. Et avvik fra norm er definert som de tilfellene der svaret faller blant de 15% nederste eller 15% øverste i skårsjiktet (sammenlignet med 42.000 besvarelser i Helse Sør-Øst 2012). Spesielt gledelig er det å se at en økt andel av medarbeidere opplever at medvirkningen er god. Det er en viktig indikator for følelsen av tilhørighet til arbeidsstedet hvilket igjen påvirker jobbtilfredsheten. Opplevelsen av egenkontroll er også blant hva som er forbedret sammenlignet med i fjor. Egenkontroll er avgjørende i forbindelse med mestring av arbeidsoppgaver og opplevelse av arbeidsbelastning. Selv om arbeidsmengden kan være like stor, vil den føles mindre belastende dersom den er mer forutsigbar. Spørsmål som måler faglig utvikling har også klart høyere skår. Det er en større andel medarbeidere som føler at de får utvikle seg gjennom jobben. Det er flere som opplever at det i større grad legges til rette og at det gis tilstrekkelig undervisning på arbeidsstedet. Dette er viktige faktorer for jobbtilfredsheten. Ingen av økningene i skår på Vestre Viken-nivå er imidlertid beregnet til å ha en signifikant forbedring, men så lenge alle områdene skårer høyere er det grunn til å anta at en stor andel av medarbeiderne har det i gjennomsnitt bedre på jobb. Variasjonene vil være mer synlige på enhetsnivå, og det er også der arbeidet med forbedring og bevaring av arbeidsmiljøet i hovedsak foregår. I rapportene fra underliggende enheter er det mange som har signifikante og reelle økninger i skår innenfor flere områder. Dette tyder på at arbeidet fører frem. Det er imidlertid viktig å stadig tenke ytterligere forbedringer, og ikke minst opprettholde det som fungerer bra. Svarprosenten viser en gjennomgående øking for hvert år og er en god indikasjon på at engasjementet rundt undersøkelsen er økende. Det oppleves at en økende andel ledere ser viktigheten av å følge opp resultatene og de tiltak som seksjonen setter i handlingsplanen.

Resultat- og utviklingsfokus Temaene i dette hovedområdet er viktig i forhold til å nå resultater og videreutvikle enheten og medarbeiderne. Klare MÅL er viktige for at alle skal kunne bidra best mulig og alle enheter har behov for å lære sv sine feil og videreutvikle driften. Resultatet for FORBEDRINGSARBEID og FAGLIG UTVIKLING viser medarbeidernes opplevelse av kulturen for dette arbeidet. Mål 68 66 65 Forbedringer Faglig utvikling 69 68 67 64 62 61 Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 20 30 40 50 60 70 80 Det er en forbedring i skår innenfor alle områdene fra i fjor. Spesielt gledelig er økningen i opplevelsen av faglig utvikling. Opplevelsen av å få tilstrekkelig undervisning og veiledning til å kunne gjøre en god jobb, faglig utvikling gjennom jobben samt at det legges til rette for å utvikling ferdigheter er noe bedre enn i fjor. Det er blant de faktorene som forklarer mest av variasjonen i jobbtilfredshet.

Verdier Vår visjon er gode og likeverdige helsetjenestere til alle som trenge det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Våre verdier, som skal prege vårt arbeid, er kvalitet, trygghet og respekt. Temaene i dette hovedområdet viser i hvilken grad våre medarbeidere opplever at enheten drives i tråd med disse verdiene. Kvalitet Trygghet Respekt 78 78 78 Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 20 40 60 80 100 Det er økning i skår på alle spørsmålene under delområdet kvalitet. Medarbeiderne opplever i større grad at det ivaretas høy faglig kvalitet, det arbeides mer effektivt og samarbeidet mellom yrkesgruppene fungerer godt. Det oppleves også at avtaler holdes og at det i økt grad vises respekt til pasienter/servicemottakere. Alle områdene ligger også på linje eller noe over norm, som er HSØ resultat fra 2012.

Arbeidsglede og motivasjon Temaene i dette hovedområdet viser i hvilken grad medarbeiderne opplever MOTIVASJON, ARBEIDSGLEDE og TILHØRIGHET til arbeidsplassen. Medarbeidere som trives og er motiverte har en klar egenverdi. Jobbtilfredshet virker positivt inn på pasienters opplevelse av behandlingen. Motivasjon 77 Arbeidsglede Tilhørighet 78 74 73 Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 20 40 60 80 100 Innenfor området arbeidsglede og motivasjon er det en økning i skår på alle de underliggende spørsmålene, og de ligger også over normen HSØ. På spørsmålet om hvorvidt man sier til sine venner at de har en god arbeidsplass å jobbe på er skåren øket fra til 78. Hvor interessant og motiverende medarbeiderne vurdere at jobben i seg er har en skår på 80. Hvorvidt medarbeiderne er stolt av sin arbeidsplass har en skår på 77. Det er gode skår, men er allikevel grunn til å jobbe med å øke den ytterligere.

Arbeidsmiljø og samspill Temaene i dette hovedområdet måler belastningsfaktorene KONFLIKTER, ARBEIDSBELASTNING og ROLLEKONFLIKT. Disse faktorene kan skape opplevelse av negativt stress og bidra til fravær og jobbskifte. I tillegg måles faktorene MEDVIRKNING, ROLLEKLARHET, SOSIALT SAMSPILL og EGENKONTROLL, som bidrar til å mestre belastningsfaktorene. Medvirkning 60 58 57 Rolleklarhet 88 88 88 Sosialt samspill 80 79 80 Konflikter Arbeidsbelastning 63 62 62 74 74 Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 Egenkontroll 44 43 43 Rollekonflikt 70 69 70 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Det oppleves en forbedring i hvordan medarbeiderne oppmuntres til å ta del i viktige avgjørelsen samt å oppmuntres til å si ifra dersom man har en annen mening. Det ligger også over skår i normen HSØ. På spørsmålene som måler arbeidsbelastning er skåren den samme som i fjor, bortsett fra spørsmålet som går på om du må utføre oppgaver du ikke behersker. Der oppleves utviklingen positiv sammenlignet med i fjor. Opplevelsen av egenkontroll er svakt høyere enn i fjor, men ligger noe under normen HSØ. Den lå også under normen i fjor. Dette er et område som bør gis ekstra fokus, da opplevelsen av egenkontroll er viktig for hvordan man opplever arbeidsbelastningen Andelen av de som opplever at samarbeidet fungere godt er økt fra i fjor, det samme med støtte og hjelp fra arbeidskollegaer. Ingen av økningene betraktes reelle i statistisk forstand, men de peker gjennomgående i riktig retning.

Pasientsikkerhetskultur, jobbrelatert sykefravær og vold/trusler Pasientsikkerhetskultur 78 Jobbrelatert sykefravær 87 88 88 Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 Vold og trusler 91 91 91 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Skåren på spørsmålene innenfor pasientsikkerhetskultur viser en klar positiv utvikling, og ligger godt over skåren på normen. Medarbeiderne oppgir at de i stor grad ville føle seg trygge dersom de var pasient ved foretaket. Emnet jobbrelatert sykefravær samt vold og trusler, er stabilt fra i fjor, og ligger på samme nivå som referansen (normen HSØ). Opplevd lederadferd Opplevd lederadferd 74 Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 20 30 40 50 60 70 80 Medarbeideres opplevelse av leders atferd er tilsvarende som i fjor, og ligger på samme nivå som referansen (normen HSØ). Spørsmålene som ligger til dette temaet måler den lederatferden som virker sterkest inn på arbeidshelse, trivsel og motivasjon. Den måler også medarbeiders opplevelse av kvalitet innenfor sentrale HR-oppgaver. Det er ønskelig at medarbeiders opplevelse av lederskapet utdypes i oppfølgingsarbeidet og at de kan bidra til å få frem konstruktive innspil til hvordan lederskapet i enheten kan forbedres. Tabellen under viser utviklingen i andel ja på ulike indikatorer i forbindelse med oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen. Tall i parentes er fra i fjor. Selv om tallene viser en forbedring, er det klart at oppfølgingsprosessen må det jobbes enda mer systematisk med.

Andel ja Involvert i oppfølgingen av forrige MU? 56% (48%) Gjennomført utviklings-/medarbeidersamtale? 61% (56%) Hjalp samtalen til med å klargjøre mål? 77% (77%) Hjalp samtalen deg til å finne frem til forbedringer i 65% (65%) arbeidet? Fikk du gitt de tilbakemeldingene du ønsket i samtalen? 92% (91%) Resulterte samtalen i en skriftlig kompetanseutv.plan? 56% (55%) Har tiltakene i kompetanseplanen blitt gjennomført? 65% (63%) Enkelte funn Vestre viken 2013 2012 Jobbtilfredshet 77 Økningen i skår på jobbtilfredshet indikerer at det er flere ansatte som er tilfreds med sin jobbsituasjon i år sammenlignet med i fjor. Indikatoren er beregnet ut fra et gjennomsnitt av følgende spørsmål fra undersøkelsen: Temaer som måler jobbtilfredshet er spørsmål innenfor områdene motivasjon, arbeidsglede og tilhørighet. Det er en økning i skår innenfor alle spørsmålene på området.

De temaene skal forklare variasjonen i jobbtilfredshet best, er blant annet faglig utvikling, sosialt samspill og rolleklarhet. Utviklingen i skår på den typen spørsmål er av den grunn viktig å ha spesielt fokus på i forhold til den ansattes motivasjon, arbeidsglede og tilhørighet. Spørsmålene er som følger: Utviklingen i skår fra i fjor på spørsmålene som forklarer variasjonen i jobbtilfredshet peker i riktig retning. Et av spørsmålene under faglig utvikling er det viktig å merke seg. Mange medarbeidere vurderer konstruktive tilbakemeldinger som meget viktig for jobbtilfredsheten, og er et område det bør være kontinuerlig fokus på. Det har ikke vært noen utvikling i skår fra i fjor, og skåren er også så vidt under skåren på referansen. Indikatorer oppsummert Ett av helseregionens fem prioriterte mål for perioden 2011 2014 er: Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. Det er fremdeles et godt stykke igjen før alle medarbeidere opplever at de er involvert i oppfølgingsarbeidet. Det er stor spredning innenfor foretaket i forhold til resultatopplevelse av dette, men i gjennomsnitt totalt sett opplever 56% av de som har svart at de har deltatt i oppfølging av undersøkelsen. Det er imidlertid en klar forbedring fra i fjor, der 48% opplevde å bli involvert i oppfølgingsarbeidet. Dette innebærer at involvering av medarbeidere i forbedringsarbeidet etter kartleggingen fortsatt må være et ledelsesfokus. Det er også viktig i forhold til ambisjonen om å øke svarprosenten på undersøkelsen ytterligere ved neste års gjennomføring.

Indikatorer summert totalt og per klinikk: Indikatorer - oppsummert Jobbtilfredshet Jobbrelatert sykefravær Involvert i oppfølging 2013 Gjennomført utv.samtale Vestre Viken 77 88 0,56 0,61 Drammen sykehus 80 90 0,50 0,56 Bærum sykehus 78 88 0,51 0,51 Ringerike sykehus 82 91 0,53 0,66 Kongsberg sykehus 73 87 0,45 0,59 Intern service 74 79 0,65 0,74 Psykisk helse og rus Prehospitale tjenester Medisinsk diagnostikk Støtte adm og ledelse Støtte medisinske fag 87 0,61 0,63 84 0,32 0,46 73 88 0,63 0,654 91 0,79 0,83 85 98 0,68 0,78 Foretaksledelse 90 100 0,9 1 Oppfølgingsarbeid Måling av medarbeidernes jobbtilfredshet gjøres årlig, og er en del av arbeidet med å etablere et godt og resultatorientert arbeidsmiljø. Rapportene fra undersøkelsen beskriver summen av enkeltmedarbeideres vurdering av arbeidssituasjonen. Alle ansatte har krav på å få presentert resultatene fra undersøkelsen. Det er avgjørende for det videre arbeidet i sekskjonene å ha tilbakemeldingsmøter der medarbeidere får se resultatene og kan utdype tolkningen/forståelsen av spørsmålene. Videre skal seksjonene bruke resultatene til å jobbe fram en handlingsplan for egen enhet. Denne handlingsplanen skal beskrive et bevaringsområde et område som gruppen mener er viktig å ta vare på. Videre kommer enheten fram til minimum et forbedringsområde og beskriver tiltak for å nå en ønsket situasjon innenfor dette området. Dersom det er aktuelt å arbeide videre med enkelt tiltak fra handlingsplanen som ble etablert foregående år, er det fullt mulig å føre dette videre på årets handlingsplan. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde. I dette tilfellet er det naturlig å

samarbeide med verneombud blant annet ved gjennomgang av rapport og planlegging av videre arbeid i enheten. Den enkeltes ansvar for å bidra til et velfungerende arbeidsmiljø framheves og forbedringsbevaringstiltak i enheter forplikter arbeidstakere ved at de selv får ansvar for gjennomføring av ulike tiltak. Lokal handling og bred medvirkning er sentrale prinsipper i arbeidet. Det er en målsetting at alle medarbeidere på alle nivå skal delta i spørreundersøkelsen og aktivt trekkes med i etableringen av tiltak og handlingsplaner. Det er viktig å sørge for at handlingsplanen holdes levende og at det jevnlig gjøres opp status på oppfølgingsarbeidet. Arbeidet skal gjøres i alle ledd i Vestre Viken og følges opp i linjen. Det er utarbeidet en elektronisk handlingsplan som er distribueres til alle ledere for registrering. Frist for ferdigstilte handlingsplaner er 15. mars 2014. Hvordan sikre at ledere følger opp medarbeiderundersøkelsen Hvordan oppfølgingen skal skje i linjen Ledere følges opp på gjennomførte møter med sine medarbeidere og etablerte handlingsplaner. Det bør gjennomføres møter hos overordnede ledere for å følge opp handlingsplanene for den enkelte underordnede enhet eller ledergruppe. Hvordan ledere ivaretas Overordnet leder har ansvar for å følge opp ledere som kommer dårlig ut i undersøkelsen, anbefale veiledning/hjelp uten å overta ansvaret. Risikovurdering bør gjennomføres dersom det i undersøkelsen blir kartlagt områder som skårer spesielt lavt. Dette for å vurdere risiko for helseskade. Denne vurderingen kan gjøres uavhengig av resultatsoppfølgingsmøtet. HR bidrar med støtte. Hvordan foretaksledelsen ser sitt ansvar i forhold til tema med gjennomgående lave skår Vise at medarbeideres opplevde arbeidssituasjon blir tatt på alvor. Synliggjøre områder som krever spesiell oppmerksomhet og sørge for tiltak som etableres følges opp. Konklusjon Administrerende direktør forslår på denne bakgrunn at styret tar saken om medarbeiderundersøkelsen, presentasjon av resultater 2013 og videre prosess til orientering.